Pasos del proceso de adquisiciones

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Pasos del proceso de adquisiciones

Paso 1: Planificación de Adquisiciones

Paso 4: Negociación y Adjudicación

Paso 5: Administración del Contrato

Paso 3: Selección de Proveedores

Paso 2: Preparación de Documentos de Adquisición

Pasos del proceso de adquisiciones

De acuerdo con Schiele (2018) y PMI (2021), la planificación de adquisiciones es la etapa inicial del proceso de adquisiciones en donde se establece el marco estratégico para la obtención de bienes y servicios necesarios para el proyecto. En esta etapa se definen las necesidades del proyecto en términos de bienes y servicios, se identifican las estrategias de adquisición más adecuadas, se establece el presupuesto y se desarrolla un plan de adquisiciones detallado. Adicionalmente, es importante resaltar que las “compañías existen por vender, pero su rentabilidad depende de comprar” (Schiele, 2018, p.46), es por eso por lo que es tan importante seguir cuidadosamente un proceso de adquisición para mantener la rentabilidad y disminuir los riesgos para la compañía que pueden incluso afectar la calidad de sus productos.

Descripción

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Objetivos

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Análisis de las necesidades del proyecto:

Actividades clave

Desarrollo del plan de adquisiciones:

Selección de la estrategia de adquisición:

Estimación de costos:

Investigación de mercado:

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Plantillas de análisis de necesidades:

Modelos de presupuesto para adquisiciones:

Software de gestión de adquisiciones:

Bases de datos de proveedores:

Herramientas y recursos útiles

• Involucrar a los stakeholders relevantes en el proceso de planificación de adquisiciones, considerando las perspectivas de los equipos técnicos, financieros y legales.
• Establecer criterios claros y objetivos para la evaluación de proveedores, considerando aspectos como la calidad, el costo, la experiencia y la capacidad de respuesta.
• Documentar todas las decisiones y actividades relacionadas con las adquisiciones, asegurando la transparencia y la trazabilidad del proceso.
• Comunicar de manera efectiva el plan de adquisiciones a todas las partes interesadas, asegurando la comprensión y el cumplimiento de las responsabilidades.

Puedes encontrar una matriz de análisis de involucrados (RACI) en la siguiente liga:

Recomendaciones

Según PMI (2021). A preparación de documentos de adquisición es una etapa crucial del proceso de adquisiciones en proyectos, donde se formalizan los requisitos del proyecto y se establecen las condiciones para la selección de proveedores. En esta etapa se elaboran documentos como la solicitud de propuestas (RFP), la solicitud de cotizaciones (RFQ) o cualquier otro documento relevante que describa las necesidades del proyecto y atraiga a potenciales proveedores calificados. La calidad y el detalle de estos documentos son fundamentales para garantizar un proceso de selección transparente, competitivo y eficiente, y para obtener el mejor valor posible para la inversión del proyecto.

Descripción

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Objetivos

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Definición del tipo de documento de adquisición:

Actividades clave

Emisión del documento de adquisición:

Revisión y aprobación del documento:

Redacción del documento de adquisición:

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Plantillas de documentos de adquisición:

Bases de datos de referencias:

Herramientas de colaboración online:

Software de gestión de adquisiciones:

Herramientas y recursos útiles

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Precisión, completitud y consistencia:

Involucrar stakeholders:

Lenguaje claro y conciso:

Evaluación transparente y equitativa:

Actualización y mejora continua:

Estructura organizada:

Comunicación efectiva con proveedores:

Publicación adecuada:

Registros y documentación

Definir objetivos y alcance:

Recomendaciones

La selección de proveedores es una etapa crucial del proceso de adquisiciones en proyectos, donde se evalúan las propuestas o cotizaciones recibidas de proveedores potenciales para elegir al que mejor se adapte a las necesidades del proyecto en términos de calidad, costo, experiencia y capacidad. Esta decisión estratégica tiene un impacto significativo en el éxito del proyecto, ya que un proveedor inadecuado puede generar retrasos, sobrecostos, problemas de calidad o incluso el fracaso del proyecto.

Descripción

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Objetivos

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De acuerdo con Schiele (2018), describe los siguientes pasos en el proceso.

Evaluación de propuestas o cotizaciones:

Selección final del proveedor:

Verificación de referencias:

Proceso

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Involucrar a las partes interesadas relevantes

Establecer objetivos específicos y medibles

Asignar ponderaciones a cada criterio

Aplicar criterios de selección para la precalificación de proveedores

Recomendaciones adicionales para la selección de proveedores

Solicitar información y propuestas a los proveedores preseleccionados

Realizar una búsqueda exhaustiva de proveedores potenciales

Evaluar las propuestas de manera objetiva y transparente

Identificar criterios de evaluación objetivos y ponderados

Recomendaciones

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Negociar el contrato con el proveedor seleccionado

Realizar entrevistas con los proveedores finalistas

Verificar las referencias del proveedor

Monitorear el desempeño del proveedor

Establecer un plan de gestión del proveedor

Documentar las lecciones aprendidas

Visitar las instalaciones del proveedor

Recomendaciones adicionales para la selección de proveedores

El Project Manager, o líder de proyectos, es crucial en la culminación exitosa de los proyectos empresariales. Este profesional asume diversas responsabilidades clave, como elaborar el plan del proyecto y las estrategias para su ejecución, coordinar al equipo, gestionar riesgos y realizar evaluaciones continuas para asegurar un desarrollo eficaz del proyecto. Además de poseer conocimientos técnicos sólidos, el Project Manager necesita desarrollar habilidades en organización, liderazgo, comunicación y negociación para gestionar proyectos de manera efectiva.

El rol del Project Manager

Una de las responsabilidades cruciales del gestor de proyectos es interactuar con los stakeholders, es decir, todas las partes interesadas que pueden influir en el proyecto. Este grupo incluye clientes, socios, patrocinadores, inversores, proveedores, empleados y directores de la empresa, y puede ampliarse dependiendo del tipo de proyecto, incorporando sindicatos, asociaciones e incluso entidades gubernamentales. Mediar con estos grupos diversos presenta desafíos únicos; el gestor debe comprender sus características específicas para negociar acuerdos que impulsen el logro de los objetivos del proyecto. Una negociación ineficaz puede poner en riesgo el éxito del proyecto, por lo que es fundamental para el Project Manager ser un negociador versátil, adaptable y hábil en la resolución de conflictos.

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Estas habilidades son críticas para el Project Manager en su rol de gestionar relaciones efectivas con stakeholders y garantizar el éxito general del proyecto.

La habilidad para negociar eficazmente depende de otras habilidades fundamentales que el director de proyectos debe cultivar a lo largo de su carrera profesional:

Habilidades de negociación

• Negociar con el proveedor seleccionado los términos y condiciones del contrato, incluyendo el precio, los plazos de entrega, las condiciones de pago, las garantías de calidad, las penalidades por incumplimiento y los mecanismos de resolución de disputas (PMI, 2021). • Hay que asegurar que los términos del contrato sean claros, concisos y protejan los intereses del proyecto y de la organización.

Objetivos

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Ejecución de la negociación:

Preparar la negociación:

Otros elementos clave:

¿Qué debo conocer antes de negociar?:

Elementos importantes en el proceso

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En la dirección de proyectos, existen tres grupos fundamentales de tipos de contratos según PMI (2021):

Contratos de precio fijo

Contratos por tiempo y materiales

Contratos de costos reembolsables

Tipos de contrato

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En la gestión de proyectos, los documentos de contratación son fundamentales para establecer claramente las expectativas, obligaciones y términos del acuerdo entre el comprador y el vendedor. Según el PMBOK 7 (PMI, 2021), estos documentos son esenciales para asegurar que las adquisiciones se realicen de manera eficiente, efectiva y conforme a los objetivos del proyecto. Los elementos que deben tomarse en cuenta para elaborarlos son:

Cumplimiento legal

Facilitación de la administración

Claridad y Transparencia:

Definición de expectativas

Gestión de riesgos

Características importantes de los documentos de contratación

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1. Descripción clara y completa del alcance

5. Cláusulas de riesgo y penalización:

8. Roles y responsabilidades:

4. Requisitos de cumplimiento legal:

3. Términos y condiciones:

7. Procedimientos de comunicación:

2. Criterios de evaluación y selección:

6. Requisitos de presentación de propuestas:

Herramientas y recursos útiles

Los documentos de contratación son una piedra angular en el proceso de adquisiciones y en la gestión de proyectos en general. Su correcta elaboración y utilización aseguran que las adquisiciones se realicen de manera estructurada y conforme a los objetivos del proyecto, minimizando riesgos y optimizando recursos. El PMBOK 7 (PMI, 2021), subraya la importancia de estos documentos como herramientas esenciales para la gestión efectiva de las relaciones entre compradores y vendedores.

Importancia

Pasos del proceso de adquisiciones

Se debe enviar a los proveedores preseleccionados una solicitud de información o propuesta (RFP) que describa en detalle los requisitos del proyecto, los criterios de evaluación y las instrucciones para la presentación de propuestas.

Se debe enviar a los proveedores preseleccionados una solicitud de información o propuesta (RFP) que describa en detalle los requisitos del proyecto, los criterios de evaluación y las instrucciones para la presentación de propuestas.

a. Las capacidades del equipo y la organización si voy a negociar justamente necesito conocer las de mi equipo para saber qué cosas puedo ofrecer como elementos intercambiables dentro de una negociación. b. Los objetivos de la organización y del proyecto. Nuestras negociaciones tienen que ir enlazadas justamente con los objetivos que tiene la organización con la estrategia que tiene la organización y con lo que el proyecto busca. c. Desarrollar una estrategia de negociación con base en las capacidades de mi equipo y las capacidades de la organización, los límites que existen y los objetivos de la organización.

• Evaluar las propuestas y cotizaciones finales, considerando todos los factores analizados y ponderando la importancia de cada uno en función de las necesidades del proyecto
• Seleccionar al proveedor que ofrezca la mejor propuesta en términos de calidad, costo, experiencia, capacidad y confiabilidad.
• Notificar al proveedor seleccionado su elección y formalizar la relación mediante la firma del contrato.

Desarrollar habilidades de negociación que me permitan llevar una negociación adecuada. Utilizar herramientas como: a. El acta del proyecto: en la que se establecen los objetivos generales y específicos. b. Lista de entregables del proyecto. c. Lista de partes interesadas o stakeholders. d. Minutas y documento del contrato. Es importante documentar y formalizar acuerdos, nunca deben quedar solo en palabras. Siempre generar minutas de soporte y actualizar las cláusulas del contrato cuando sea necesario.

Se usan en proyectos de ingeniería civil e industrial, consultoría y desarrollo de software. Las ventajas principales incluyen la simplificación de la gestión para el comprador y un fuerte incentivo para que el vendedor controle los costos. Las compañías suelen tener experiencia con este tipo de contratos, lo que permite al comprador conocer el precio total antes del inicio del trabajo. Sin embargo, estos contratos pueden llevar a que el vendedor subvalore el trabajo inicialmente para luego intentar recuperar ganancias mediante solicitudes de cambios o incluso dejando partes del trabajo sin concluir si enfrenta pérdidas. El comprador debe elaborar un enunciado de trabajo detallado, lo cual puede resultar más costoso que los contratos de costos reembolsables si hay detalles incompletos.

• Formar un equipo de selección multidisciplinario: Es recomendable formar un equipo de selección que incluya representantes de las áreas técnicas, financieras, legales y de adquisiciones del proyecto. Cada miembro del equipo aportará su perspectiva y experiencia para una evaluación completa y objetiva de las propuestas.
• Considerar la participación de usuarios finales o expertos externos: Si el proyecto lo requiere, se puede invitar a expertos o especialistas de confianza en la materia.
• Asegurar la comunicación y colaboración entre las partes interesadas: Es fundamental mantener una comunicación abierta y transparente entre todos los miembros del equipo de selección y las partes interesadas relevantes. Esto permitirá compartir información, discutir criterios de evaluación y tomar decisiones consensuadas.

• Seleccionar el tipo de documento de adquisición más adecuado en función del alcance, la complejidad y el valor del bien o servicio que se requiere.
• Considerar opciones como la solicitud de propuestas (RFP) para proyectos complejos que requieren soluciones innovadoras, la solicitud de cotizaciones (RFQ) para adquisiciones de bienes o servicios estandarizados, o la invitación a licitar para proyectos de gran envergadura con regulaciones específicas.

Se caracterizan por la rapidez con la que pueden establecerse, ya que requieren un enunciado de trabajo menos detallado. Estos contratos son adecuados cuando se necesitan recursos adicionales de manera temporal, pero presentan desventajas significativas. El vendedor factura por horas o unidades, lo que puede llevar a mayores costos para el comprador, y no tiene incentivos para controlar los costos. Este tipo de contrato solo es adecuado para trabajos de bajo esfuerzo y requiere un control diario intensivo por parte del comprador

• Someter el documento de adquisición a una revisión interna por parte de expertos técnicos, legales y financieros para asegurar su precisión, completitud y cumplimiento con las regulaciones aplicables
• Obtener la aprobación final del documento por parte de las autoridades competentes dentro de la organización, como el director del proyecto, el gerente de adquisiciones o el comité de adquisiciones.

Una vez identificados los proveedores potenciales, se debe realizar una precalificación para seleccionar a aquellos que cumplan con los criterios mínimos establecidos en términos de experiencia, capacidad, confiabilidad y solvencia financiera.

• Contactar con clientes anteriores del proveedor para obtener referencias sobre su desempeño, la calidad del trabajo entregado, el cumplimiento de los plazos y la atención al cliente (PMI, 2021).
• Solicitar al proveedor referencias de proyectos similares realizados, incluyendo información de contacto de los responsables de esos proyectos para verificar la información proporcionada.
• Investigar la reputación del proveedor en el mercado, buscando comentarios y evaluaciones en plataformas online o consultando con asociaciones gremiales del sector.

Permiten un enunciado de trabajo más simple y requieren menos esfuerzo para definir el alcance en comparación con los contratos de precio fijo. Generalmente son menos costosos para el comprador, ya que el vendedor no incluye tanto riesgo en el costo. Sin embargo, estos contratos requieren que el comprador audite las facturas del vendedor y tienen un riesgo moderado en cuanto al control de costos por parte del vendedor. El precio total puede desconocerse inicialmente para el comprador.

• Estructurar el documento de manera clara, concisa y organizada, siguiendo las mejores prácticas de redacción técnica y utilizando un lenguaje sencillo y comprensible.
• Incluir una descripción detallada de las necesidades del proyecto, especificando las características técnicas, funcionales y de calidad de los bienes o servicios requeridos.
• Definir los criterios de evaluación que se utilizarán para seleccionar al proveedor, considerando aspectos como la calidad, el costo, la experiencia, la capacidad y el cumplimiento de los plazos
• Establecer las condiciones generales del contrato, incluyendo los términos de pago, las garantías de calidad, las penalidades por incumplimiento y los mecanismos de resolución de conflictos.

• Publicar el documento de adquisición en los canales de comunicación adecuados, como el sitio web de la organización, plataformas de contratación pública o portales especializados en adquisiciones.
• Enviar el documento de adquisición a los proveedores potenciales preseleccionados, proporcionándoles suficiente tiempo para preparar y presentar sus propuestas o cotizaciones.
• Establecer un plazo claro para la recepción de propuestas o cotizaciones, asegurando la igualdad de oportunidades para todos los proveedores interesados.

• Revisar cuidadosamente las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores potenciales, asegurando que cumplan con los requisitos técnicos y funcionales establecidos en el documento de adquisición • Analizar en detalle la metodología propuesta por cada proveedor para la entrega del bien o servicio, considerando aspectos como la planificación, la gestión de riesgos, el control de calidad y la comunicación. • Evaluar la experiencia y la capacidad técnica del proveedor, considerando su historial de proyectos similares, la calificación de su personal, la disponibilidad de recursos y las certificaciones o reconocimientos obtenidos.

• Tener claros los objetivos.
• Participación abierta y orientada a los objetivos que establecimos previamente.
• Ceder elementos con el objetivo de poder ganar otros. Ceder en lo que veamos que no afecta los objetivos del proyecto.
• Apoyar a la otra parte para buscar un ganar/ganar.
• Hay que asegurar que los objetivos sean alcanzados durante y al final de la negociación..

Se deben establecer criterios de evaluación claros, objetivos y ponderados que permitan comparar las propuestas de los diferentes proveedores de manera justa y transparente. Estos criterios pueden incluir aspectos como:

• Calidad técnica: Experiencia del proveedor en proyectos similares, calificación del personal técnico, certificaciones y reconocimientos obtenidos, metodologías de trabajo y control de calidad.
• Costo: Precio total de la propuesta, condiciones de pago, costos asociados, historial de cumplimiento de presupuestos en proyectos anteriores.
• Capacidad y experiencia: Disponibilidad de recursos humanos y técnicos, capacidad de producción o entrega, experiencia en el sector o industria relevante.
• Confiabilidad y desempeño: Reputación del proveedor en el mercado, referencias de clientes anteriores, historial de cumplimiento de contratos, capacidad de respuesta ante imprevistos.
• Propuesta comercial: Valor agregado ofrecido por el proveedor, innovación en la solución propuesta, flexibilidad para adaptarse a cambios en los requerimientos del proyecto.

Identificar fuentes de información para la búsqueda de proveedores: Existen diversas fuentes de información que pueden utilizarse para identificar proveedores potenciales, tales como:

• Directorios de proveedores online: Plataformas que permiten buscar proveedores por sector, ubicación, productos o servicios ofrecidos y otros criterios relevantes.
• Asociaciones gremiales: Organizaciones que agrupan empresas de un mismo sector y pueden proporcionar información sobre proveedores confiables y con experiencia en el área.
• Recomendaciones de clientes o proveedores actuales: Consultar con clientes o proveedores con los que se haya trabajado previamente para obtener recomendaciones sobre proveedores potenciales.
• Ferias y eventos comerciales: Asistir a ferias y eventos relacionados con el sector del proyecto para conocer proveedores y evaluar sus productos o servicios.

• Analizar los límites de la negociación. Para llegar a un acuerdo es conocer los límites de mi organización (establecer máximos y mínimos en dinero, en tiempo, en recursos), hasta lo cual puedo ampliar la negociación.
• Evaluar las prioridades y determinar los objetivos finales que busca con estas negociaciones (en cuánto quiero dejar el costo del contrato después de negociar, por ejemplo). Es importante verificar que se cumplan los objetivos del acuerdo, participar en las negociaciones de manera activa y determinar las estrategias de negociación.
• Hacer una lista de elementos intercambiables (tiempo, bienes o servicios, tipo de personal involucrado, etc.). Consiste en negociar elementos del contrato al subir o bajar el precio. Por ejemplo, bajo el precio del contrato, pero le voy a invertir menos tiempo y/o involucro menos personas además de reducir el alcance.

Cada criterio de evaluación debe asignarse una ponderación que refleje su importancia relativa en la decisión final. La suma de las ponderaciones debe ser igual a 100%.

Es fundamental definir claramente los objetivos que se persiguen con la selección del proveedor. Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido (SMART). Por ejemplo, "identificar al proveedor que ofrezca la mejor relación calidad-costo, considerando tanto los aspectos técnicos como económicos de la propuesta, con un ahorro mínimo del 10% en comparación con el presupuesto estimado".