Pasos del proceso de adquisiciones

Pasos del proceso de adquisiciones

Empezar

Pasos del proceso de adquisiciones

Paso 2: Preparación de Documentos de Adquisición

Paso 3: Selección de Proveedores

Paso 5: Administración del Contrato

Paso 4: Negociación y Adjudicación

Paso 1: Planificación de Adquisiciones

Descripción

De acuerdo con Schiele (2018) y PMI (2021), la planificación de adquisiciones es la etapa inicial del proceso de adquisiciones en donde se establece el marco estratégico para la obtención de bienes y servicios necesarios para el proyecto. En esta etapa se definen las necesidades del proyecto en términos de bienes y servicios, se identifican las estrategias de adquisición más adecuadas, se establece el presupuesto y se desarrolla un plan de adquisiciones detallado. Adicionalmente, es importante resaltar que las “compañías existen por vender, pero su rentabilidad depende de comprar” (Schiele, 2018, p.46), es por eso por lo que es tan importante seguir cuidadosamente un proceso de adquisición para mantener la rentabilidad y disminuir los riesgos para la compañía que pueden incluso afectar la calidad de sus productos.

Objetivos

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Establecer un presupuesto realista y alineado con el alcance del proyecto.

Identificar las estrategias de adquisición más eficientes y efectivas para cada tipo de necesidad.

Definir claramente las necesidades del proyecto en términos de bienes y servicios.

Desarrollar un plan de adquisiciones detallado que coordine las actividades de adquisición con el cronograma general del proyecto.

Investigación de mercado:

Estimación de costos:

Selección de la estrategia de adquisición:

Desarrollo del plan de adquisiciones:

Actividades clave

Análisis de las necesidades del proyecto:

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Identificar y documentar las necesidades específicas de bienes y servicios del proyecto, considerando aspectos como la calidad, la cantidad, las especificaciones técnicas y los plazos de entrega.

Recopilar información sobre proveedores potenciales, sus capacidades, productos o servicios ofrecidos y precios.

Elaborar un documento formal que describa las estrategias de adquisición seleccionadas, el cronograma para cada etapa del proceso, los roles y responsabilidades de los involucrados y los procedimientos de seguimiento y control.

Determinar la estrategia más adecuada para cada tipo de necesidad, considerando opciones como compras directas, licitaciones públicas o privadas, subcontratación o acuerdos marco.

Calcular los costos previstos para la adquisición de cada bien o servicio, considerando precios de mercado, impuestos, costos de transporte y otros gastos asociados.

Herramientas y recursos útiles

Bases de datos de proveedores:

Software de gestión de adquisiciones:

Modelos de presupuesto para adquisiciones:

Plantillas de análisis de necesidades:

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Herramientas para documentar y organizar las necesidades específicas de bienes y servicios del proyecto.

Plataformas online o directorios que permiten identificar y comparar proveedores potenciales.

Herramientas tecnológicas que facilitan la planificación, el seguimiento y la gestión de las actividades de adquisición.

Plantillas predefinidas para estimar los costos de adquisición de bienes y servicios.

Recomendaciones

• Involucrar a los stakeholders relevantes en el proceso de planificación de adquisiciones, considerando las perspectivas de los equipos técnicos, financieros y legales.
• Establecer criterios claros y objetivos para la evaluación de proveedores, considerando aspectos como la calidad, el costo, la experiencia y la capacidad de respuesta.
• Documentar todas las decisiones y actividades relacionadas con las adquisiciones, asegurando la transparencia y la trazabilidad del proceso.
• Comunicar de manera efectiva el plan de adquisiciones a todas las partes interesadas, asegurando la comprensión y el cumplimiento de las responsabilidades.

Puedes encontrar una matriz de análisis de involucrados (RACI) en la siguiente liga:

Descripción

Según PMI (2021). A preparación de documentos de adquisición es una etapa crucial del proceso de adquisiciones en proyectos, donde se formalizan los requisitos del proyecto y se establecen las condiciones para la selección de proveedores. En esta etapa se elaboran documentos como la solicitud de propuestas (RFP), la solicitud de cotizaciones (RFQ) o cualquier otro documento relevante que describa las necesidades del proyecto y atraiga a potenciales proveedores calificados. La calidad y el detalle de estos documentos son fundamentales para garantizar un proceso de selección transparente, competitivo y eficiente, y para obtener el mejor valor posible para la inversión del proyecto.

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Objetivos

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Fomentar la competencia entre proveedores, incentivando la presentación de propuestas innovadoras y con la mejor relación calidad-costo

Establecer criterios objetivos y transparentes para la evaluación de propuestas o cotizaciones, asegurando la equidad y la justicia en el proceso de selección

Comunicar claramente las necesidades del proyecto a los proveedores potenciales, evitando ambigüedades o interpretaciones erróneas.

Sentar las bases para una relación contractual sólida y de confianza con el proveedor seleccionado.

Proteger los intereses del proyecto y de la organización, estableciendo condiciones claras y exigentes para la entrega de bienes o servicios.

Redacción del documento de adquisición:

Revisión y aprobación del documento:

Emisión del documento de adquisición:

Actividades clave

Definición del tipo de documento de adquisición:

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Herramientas y recursos útiles

Software de gestión de adquisiciones:

Herramientas de colaboración online:

Bases de datos de referencias:

Plantillas de documentos de adquisición:

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Herramientas predefinidas que facilitan la estructuración y el contenido de los documentos de adquisición, como RFP, RFQ o invitaciones a licitar.

Sistemas informáticos que permiten crear, editar y gestionar documentos de adquisición de manera automatizada y eficiente.

Plataformas que permiten a los equipos de trabajo colaborar en la redacción y revisión de los documentos de adquisición, facilitando la comunicación y el intercambio de ideas.

Recursos que proporcionan ejemplos de documentos de adquisición utilizados en proyectos similares.

Recomendaciones

Definir objetivos y alcance:

Registros y documentación

Publicación adecuada:

Comunicación efectiva con proveedores:

Estructura organizada:

Actualización y mejora continua:

Evaluación transparente y equitativa:

Lenguaje claro y conciso:

Involucrar stakeholders:

Precisión, completitud y consistencia:

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Reúna un equipo multidisciplinario que incluya representantes de las áreas técnicas, financieras, legales y de adquisiciones del proyecto. Considere la participación de usuarios finales o expertos externos si es necesario

Establezca los objetivos específicos de la adquisición y defina el alcance, incluyendo características técnicas, plazos, condiciones de pago y requisitos de garantía.

Evite tecnicismos y utilice un lenguaje sencillo y profesional.

Siga un formato lógico que facilite la lectura y comprensión. Incluya introducción, especificaciones, criterios de evaluación, condiciones generales del contrato y calendario de actividades.

Revise cuidadosamente el documento para detectar errores, omisiones o inconsistencias. Solicite la revisión y aprobación por parte de las partes interesadas relevantes. Verifique que el documento esté alineado con los objetivos del proyecto, las regulaciones aplicables y las políticas de la organización.

En caso de que su organización sea pública, publique el documento en el sitio web de la organización o en plataformas de contratación pública. Distribuya el documento a proveedores potenciales preseleccionados o mediante notificaciones públicas. Si su organización es privada, apéguese al proceso de publicación definido internamente.

Defina criterios de evaluación claros, objetivos y medibles. Evalúe las propuestas de manera imparcial y transparente, siguiendo los criterios establecidos en el documento de adquisición. Documente el proceso de evaluación y las decisiones tomadas, incluyendo las justificaciones para la selección del proveedor ganador.

Responda a las consultas y preguntas de los proveedores de manera oportuna y profesional. Mantenga a los proveedores informados sobre el progreso del proceso de licitación y la selección del proveedor. Comunique la decisión final de manera clara y transparente a todos los proveedores participantes.

Mantenga un archivo completo del proceso de preparación de documentos de adquisición. Conserve los registros de acuerdo con las políticas de la organización y las regulaciones aplicables.

Revise y evalúe el proceso después de cada proyecto. Identifique las áreas de mejora y las lecciones aprendidas para optimizar el proceso en futuros proyectos. Implemente las mejoras identificadas para aumentar la eficiencia, la transparencia y la efectividad del proceso de adquisiciones.

Descripción

La selección de proveedores es una etapa crucial del proceso de adquisiciones en proyectos, donde se evalúan las propuestas o cotizaciones recibidas de proveedores potenciales para elegir al que mejor se adapte a las necesidades del proyecto en términos de calidad, costo, experiencia y capacidad. Esta decisión estratégica tiene un impacto significativo en el éxito del proyecto, ya que un proveedor inadecuado puede generar retrasos, sobrecostos, problemas de calidad o incluso el fracaso del proyecto.

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Objetivos

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Seleccionar un proveedor confiable y con experiencia comprobada en la entrega de bienes o servicios similares.

Identificar al proveedor que ofrezca la mejor relación calidad-costo, considerando tanto los aspectos técnicos como económicos de la propuesta.

Contribuir al logro de los objetivos del proyecto en términos de alcance, tiempo, costo y calidad

Mitigar los riesgos asociados a la adquisición, como retrasos en la entrega, problemas de calidad o incumplimiento de los términos del contrato

Proceso

Verificación de referencias:

Selección final del proveedor:

Evaluación de propuestas o cotizaciones:

De acuerdo con Schiele (2018), describe los siguientes pasos en el proceso.

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Recomendaciones

Identificar criterios de evaluación objetivos y ponderados

Evaluar las propuestas de manera objetiva y transparente

Realizar una búsqueda exhaustiva de proveedores potenciales

Solicitar información y propuestas a los proveedores preseleccionados

Recomendaciones adicionales para la selección de proveedores

Aplicar criterios de selección para la precalificación de proveedores

Asignar ponderaciones a cada criterio

Establecer objetivos específicos y medibles

Involucrar a las partes interesadas relevantes

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Recomendaciones adicionales para la selección de proveedores

Visitar las instalaciones del proveedor

Documentar las lecciones aprendidas

Establecer un plan de gestión del proveedor

Monitorear el desempeño del proveedor

Verificar las referencias del proveedor

Realizar entrevistas con los proveedores finalistas

Negociar el contrato con el proveedor seleccionado

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Se pueden realizar entrevistas con los proveedores finalistas para obtener información adicional sobre su propuesta, su experiencia y su capacidad para cumplir con los requisitos del proyecto.

Si es posible, se pueden visitar las instalaciones del proveedor para observar su capacidad operativa, conocer a su equipo y evaluar su ambiente de trabajo.

Se debe verificar las referencias del proveedor con clientes anteriores para obtener información sobre su desempeño, la calidad de su trabajo y su nivel de servicio al cliente.

Una vez seleccionado el proveedor, se debe negociar el contrato con el mismo. El contrato debe ser claro, conciso y proteger los intereses del proyecto y de la organización.

Se debe establecer un plan de gestión del proveedor que defina las expectativas de la organización, los indicadores de desempeño y los mecanismos de comunicación y seguimiento.

Es importante monitorear el desempeño del proveedor durante la ejecución del proyecto para asegurarse de que cumple con los términos del contrato y los requisitos del proyecto. Se deben establecer indicadores de desempeño (KPIs) y realizar revisiones periódicas para evaluar el desempeño del proveedor.

Al finalizar el proyecto, se deben documentar las lecciones aprendidas en el proceso de selección de proveedores. Esta información puede ser útil para mejorar los procesos de selección en futuros proyectos.

El rol del Project Manager

El Project Manager, o líder de proyectos, es crucial en la culminación exitosa de los proyectos empresariales. Este profesional asume diversas responsabilidades clave, como elaborar el plan del proyecto y las estrategias para su ejecución, coordinar al equipo, gestionar riesgos y realizar evaluaciones continuas para asegurar un desarrollo eficaz del proyecto. Además de poseer conocimientos técnicos sólidos, el Project Manager necesita desarrollar habilidades en organización, liderazgo, comunicación y negociación para gestionar proyectos de manera efectiva.

Una de las responsabilidades cruciales del gestor de proyectos es interactuar con los stakeholders, es decir, todas las partes interesadas que pueden influir en el proyecto. Este grupo incluye clientes, socios, patrocinadores, inversores, proveedores, empleados y directores de la empresa, y puede ampliarse dependiendo del tipo de proyecto, incorporando sindicatos, asociaciones e incluso entidades gubernamentales. Mediar con estos grupos diversos presenta desafíos únicos; el gestor debe comprender sus características específicas para negociar acuerdos que impulsen el logro de los objetivos del proyecto. Una negociación ineficaz puede poner en riesgo el éxito del proyecto, por lo que es fundamental para el Project Manager ser un negociador versátil, adaptable y hábil en la resolución de conflictos.

Habilidades de negociación

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La habilidad para negociar eficazmente depende de otras habilidades fundamentales que el director de proyectos debe cultivar a lo largo de su carrera profesional:

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Estas habilidades son críticas para el Project Manager en su rol de gestionar relaciones efectivas con stakeholders y garantizar el éxito general del proyecto.

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Toma de decisiones y resolución de conflictos: Fundamental para finalizar negociaciones de manera eficiente y efectiva, minimizando el riesgo de prolongar innecesariamente el proceso, lo cual podría comprometer el éxito del proyecto.

Empatía: La capacidad de ponerse en el lugar del otro permite crear un ambiente favorable para la negociación, promoviendo acuerdos satisfactorios para ambas partes.

Capacidad de comunicación: Además de escuchar, es crucial comunicar claramente las ideas y propuestas. El tono, el lenguaje verbal y no verbal influyen en el resultado de las negociaciones.

Capacidad de escucha activa: Escuchar activamente es esencial para comprender las necesidades y deseos de los stakeholders, facilitando la búsqueda de soluciones mutuamente beneficiosas.

Capacidad de análisis: Esencial para identificar problemas y proponer soluciones prácticas durante las negociaciones.

Objetivos

• Negociar con el proveedor seleccionado los términos y condiciones del contrato, incluyendo el precio, los plazos de entrega, las condiciones de pago, las garantías de calidad, las penalidades por incumplimiento y los mecanismos de resolución de disputas (PMI, 2021). • Hay que asegurar que los términos del contrato sean claros, concisos y protejan los intereses del proyecto y de la organización.

Elementos importantes en el proceso

¿Qué debo conocer antes de negociar?:

Otros elementos clave:

Preparar la negociación:

Ejecución de la negociación:

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Tipos de contrato

Contratos de costos reembolsables

Contratos por tiempo y materiales

Contratos de precio fijo

En la dirección de proyectos, existen tres grupos fundamentales de tipos de contratos según PMI (2021):

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Características importantes de los documentos de contratación

Gestión de riesgos

Definición de expectativas

Claridad y Transparencia:

Facilitación de la administración

Cumplimiento legal

En la gestión de proyectos, los documentos de contratación son fundamentales para establecer claramente las expectativas, obligaciones y términos del acuerdo entre el comprador y el vendedor. Según el PMBOK 7 (PMI, 2021), estos documentos son esenciales para asegurar que las adquisiciones se realicen de manera eficiente, efectiva y conforme a los objetivos del proyecto. Los elementos que deben tomarse en cuenta para elaborarlos son:

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• Dan una descripción clara de los bienes y servicios que se adquirirán.
• Especifican los criterios de aceptación y las condiciones de entrega, lo que ayuda a evitar malentendidos y disputas.

• Establecen las expectativas mutuas en términos de calidad, plazos, costos y rendimiento.
• Incluyen especificaciones técnicas y otros requisitos que los proveedores deben cumplir.
• Base para la Evaluación de Propuestas:
• Sirven como base para la evaluación y comparación de las propuestas recibidas de los proveedores.

• Ayudan a asegurar que todas las propuestas se evalúen de manera consistente y justa

• Incluyen cláusulas que abordan posibles riesgos, como penalizaciones por retrasos, garantías y seguros.
• Ayudan a mitigar riesgos al definir claramente las responsabilidades y obligaciones de ambas partes.

• Aseguran el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables al proceso de contratación.
• Incluyen términos y condiciones que protegen a ambas partes en el acuerdo contractual.

• Proveen un marco claro para la administración y monitoreo del contrato durante su ejecución.
• Ayudan a gestionar cambios, resolver disputas y asegurar el cumplimiento de las condiciones acordadas.

Herramientas y recursos útiles

6. Requisitos de presentación de propuestas:

2. Criterios de evaluación y selección:

7. Procedimientos de comunicación:

3. Términos y condiciones:

4. Requisitos de cumplimiento legal:

8. Roles y responsabilidades:

5. Cláusulas de riesgo y penalización:

1. Descripción clara y completa del alcance

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Incluir una descripción detallada de los bienes y servicios que se van a adquirir, especificaciones técnicas, cantidad, calidad y plazos de entrega.

Definir claramente los criterios que se utilizarán para evaluar y seleccionar a los proveedores, como precio, calidad, experiencia y capacidad técnica.

Incluir términos y condiciones detallados, como plazos de pago, términos de entrega, garantías, seguros y cláusulas de resolución de disputas.

Asegurarse de que los documentos cumplan con todas las leyes y regulaciones aplicables, incluyendo aspectos laborales, ambientales y de propiedad intelectual.

Incluir cláusulas que aborden posibles riesgos y penalizaciones por incumplimiento, retrasos y defectos en la calidad.

Especificar los requisitos y el formato que deben seguir los proveedores para presentar sus propuestas, incluyendo la documentación necesaria y los plazos de entrega de las mismas.

Definir claramente los procedimientos y canales de comunicación entre el comprador y los proveedores, tanto durante el proceso de licitación como durante la ejecución del contrato.

Asignar y definir claramente los roles y responsabilidades de todas las partes involucradas en el proceso de adquisición, incluyendo los puntos de contacto y las responsabilidades de supervisión y gestión.

Importancia

Los documentos de contratación son una piedra angular en el proceso de adquisiciones y en la gestión de proyectos en general. Su correcta elaboración y utilización aseguran que las adquisiciones se realicen de manera estructurada y conforme a los objetivos del proyecto, minimizando riesgos y optimizando recursos. El PMBOK 7 (PMI, 2021), subraya la importancia de estos documentos como herramientas esenciales para la gestión efectiva de las relaciones entre compradores y vendedores.

Pasos del proceso de adquisiciones

Department of Defense (DoD). (2018). Defense Acquisition Guide (DAG). Washington, DC: DoD. https://www.dau.edu/blogs/all-new-defense-acquisition-guidebook-da Project Management Institute (PMI). (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Seventh Edition. Newtown Square, PA: PMI Schiele, H. (2018). Purchasing and Supply Management.Zijim, H., Klump, M., Regattieri, A. & Heragu, S. (E). Operation Logistics and Supply Chain Management. Springer. https://www.researchgate.net/publication/327320611_Purchasing_and_Supply_Management

• Seleccionar el tipo de documento de adquisición más adecuado en función del alcance, la complejidad y el valor del bien o servicio que se requiere.
• Considerar opciones como la solicitud de propuestas (RFP) para proyectos complejos que requieren soluciones innovadoras, la solicitud de cotizaciones (RFQ) para adquisiciones de bienes o servicios estandarizados, o la invitación a licitar para proyectos de gran envergadura con regulaciones específicas.

• Someter el documento de adquisición a una revisión interna por parte de expertos técnicos, legales y financieros para asegurar su precisión, completitud y cumplimiento con las regulaciones aplicables
• Obtener la aprobación final del documento por parte de las autoridades competentes dentro de la organización, como el director del proyecto, el gerente de adquisiciones o el comité de adquisiciones.

• Estructurar el documento de manera clara, concisa y organizada, siguiendo las mejores prácticas de redacción técnica y utilizando un lenguaje sencillo y comprensible.
• Incluir una descripción detallada de las necesidades del proyecto, especificando las características técnicas, funcionales y de calidad de los bienes o servicios requeridos.
• Definir los criterios de evaluación que se utilizarán para seleccionar al proveedor, considerando aspectos como la calidad, el costo, la experiencia, la capacidad y el cumplimiento de los plazos
• Establecer las condiciones generales del contrato, incluyendo los términos de pago, las garantías de calidad, las penalidades por incumplimiento y los mecanismos de resolución de conflictos.

• Publicar el documento de adquisición en los canales de comunicación adecuados, como el sitio web de la organización, plataformas de contratación pública o portales especializados en adquisiciones.
• Enviar el documento de adquisición a los proveedores potenciales preseleccionados, proporcionándoles suficiente tiempo para preparar y presentar sus propuestas o cotizaciones.
• Establecer un plazo claro para la recepción de propuestas o cotizaciones, asegurando la igualdad de oportunidades para todos los proveedores interesados.

• Revisar cuidadosamente las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores potenciales, asegurando que cumplan con los requisitos técnicos y funcionales establecidos en el documento de adquisición • Analizar en detalle la metodología propuesta por cada proveedor para la entrega del bien o servicio, considerando aspectos como la planificación, la gestión de riesgos, el control de calidad y la comunicación. • Evaluar la experiencia y la capacidad técnica del proveedor, considerando su historial de proyectos similares, la calificación de su personal, la disponibilidad de recursos y las certificaciones o reconocimientos obtenidos.

• Contactar con clientes anteriores del proveedor para obtener referencias sobre su desempeño, la calidad del trabajo entregado, el cumplimiento de los plazos y la atención al cliente (PMI, 2021).
• Solicitar al proveedor referencias de proyectos similares realizados, incluyendo información de contacto de los responsables de esos proyectos para verificar la información proporcionada.
• Investigar la reputación del proveedor en el mercado, buscando comentarios y evaluaciones en plataformas online o consultando con asociaciones gremiales del sector.

• Evaluar las propuestas y cotizaciones finales, considerando todos los factores analizados y ponderando la importancia de cada uno en función de las necesidades del proyecto
• Seleccionar al proveedor que ofrezca la mejor propuesta en términos de calidad, costo, experiencia, capacidad y confiabilidad.
• Notificar al proveedor seleccionado su elección y formalizar la relación mediante la firma del contrato.

Es fundamental definir claramente los objetivos que se persiguen con la selección del proveedor. Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido (SMART). Por ejemplo, "identificar al proveedor que ofrezca la mejor relación calidad-costo, considerando tanto los aspectos técnicos como económicos de la propuesta, con un ahorro mínimo del 10% en comparación con el presupuesto estimado".

Se deben establecer criterios de evaluación claros, objetivos y ponderados que permitan comparar las propuestas de los diferentes proveedores de manera justa y transparente. Estos criterios pueden incluir aspectos como:

• Calidad técnica: Experiencia del proveedor en proyectos similares, calificación del personal técnico, certificaciones y reconocimientos obtenidos, metodologías de trabajo y control de calidad.
• Costo: Precio total de la propuesta, condiciones de pago, costos asociados, historial de cumplimiento de presupuestos en proyectos anteriores.
• Capacidad y experiencia: Disponibilidad de recursos humanos y técnicos, capacidad de producción o entrega, experiencia en el sector o industria relevante.
• Confiabilidad y desempeño: Reputación del proveedor en el mercado, referencias de clientes anteriores, historial de cumplimiento de contratos, capacidad de respuesta ante imprevistos.
• Propuesta comercial: Valor agregado ofrecido por el proveedor, innovación en la solución propuesta, flexibilidad para adaptarse a cambios en los requerimientos del proyecto.

Cada criterio de evaluación debe asignarse una ponderación que refleje su importancia relativa en la decisión final. La suma de las ponderaciones debe ser igual a 100%.

• Formar un equipo de selección multidisciplinario: Es recomendable formar un equipo de selección que incluya representantes de las áreas técnicas, financieras, legales y de adquisiciones del proyecto. Cada miembro del equipo aportará su perspectiva y experiencia para una evaluación completa y objetiva de las propuestas.
• Considerar la participación de usuarios finales o expertos externos: Si el proyecto lo requiere, se puede invitar a expertos o especialistas de confianza en la materia.
• Asegurar la comunicación y colaboración entre las partes interesadas: Es fundamental mantener una comunicación abierta y transparente entre todos los miembros del equipo de selección y las partes interesadas relevantes. Esto permitirá compartir información, discutir criterios de evaluación y tomar decisiones consensuadas.

Identificar fuentes de información para la búsqueda de proveedores: Existen diversas fuentes de información que pueden utilizarse para identificar proveedores potenciales, tales como:

• Directorios de proveedores online: Plataformas que permiten buscar proveedores por sector, ubicación, productos o servicios ofrecidos y otros criterios relevantes.
• Asociaciones gremiales: Organizaciones que agrupan empresas de un mismo sector y pueden proporcionar información sobre proveedores confiables y con experiencia en el área.
• Recomendaciones de clientes o proveedores actuales: Consultar con clientes o proveedores con los que se haya trabajado previamente para obtener recomendaciones sobre proveedores potenciales.
• Ferias y eventos comerciales: Asistir a ferias y eventos relacionados con el sector del proyecto para conocer proveedores y evaluar sus productos o servicios.

Una vez identificados los proveedores potenciales, se debe realizar una precalificación para seleccionar a aquellos que cumplan con los criterios mínimos establecidos en términos de experiencia, capacidad, confiabilidad y solvencia financiera.

Se debe enviar a los proveedores preseleccionados una solicitud de información o propuesta (RFP) que describa en detalle los requisitos del proyecto, los criterios de evaluación y las instrucciones para la presentación de propuestas.

Se debe enviar a los proveedores preseleccionados una solicitud de información o propuesta (RFP) que describa en detalle los requisitos del proyecto, los criterios de evaluación y las instrucciones para la presentación de propuestas.

• Tener claros los objetivos.
• Participación abierta y orientada a los objetivos que establecimos previamente.
• Ceder elementos con el objetivo de poder ganar otros. Ceder en lo que veamos que no afecta los objetivos del proyecto.
• Apoyar a la otra parte para buscar un ganar/ganar.
• Hay que asegurar que los objetivos sean alcanzados durante y al final de la negociación..

a. Las capacidades del equipo y la organización si voy a negociar justamente necesito conocer las de mi equipo para saber qué cosas puedo ofrecer como elementos intercambiables dentro de una negociación. b. Los objetivos de la organización y del proyecto. Nuestras negociaciones tienen que ir enlazadas justamente con los objetivos que tiene la organización con la estrategia que tiene la organización y con lo que el proyecto busca. c. Desarrollar una estrategia de negociación con base en las capacidades de mi equipo y las capacidades de la organización, los límites que existen y los objetivos de la organización.

Desarrollar habilidades de negociación que me permitan llevar una negociación adecuada. Utilizar herramientas como: a. El acta del proyecto: en la que se establecen los objetivos generales y específicos. b. Lista de entregables del proyecto. c. Lista de partes interesadas o stakeholders. d. Minutas y documento del contrato. Es importante documentar y formalizar acuerdos, nunca deben quedar solo en palabras. Siempre generar minutas de soporte y actualizar las cláusulas del contrato cuando sea necesario.

• Analizar los límites de la negociación. Para llegar a un acuerdo es conocer los límites de mi organización (establecer máximos y mínimos en dinero, en tiempo, en recursos), hasta lo cual puedo ampliar la negociación.
• Evaluar las prioridades y determinar los objetivos finales que busca con estas negociaciones (en cuánto quiero dejar el costo del contrato después de negociar, por ejemplo). Es importante verificar que se cumplan los objetivos del acuerdo, participar en las negociaciones de manera activa y determinar las estrategias de negociación.
• Hacer una lista de elementos intercambiables (tiempo, bienes o servicios, tipo de personal involucrado, etc.). Consiste en negociar elementos del contrato al subir o bajar el precio. Por ejemplo, bajo el precio del contrato, pero le voy a invertir menos tiempo y/o involucro menos personas además de reducir el alcance.

Se usan en proyectos de ingeniería civil e industrial, consultoría y desarrollo de software. Las ventajas principales incluyen la simplificación de la gestión para el comprador y un fuerte incentivo para que el vendedor controle los costos. Las compañías suelen tener experiencia con este tipo de contratos, lo que permite al comprador conocer el precio total antes del inicio del trabajo. Sin embargo, estos contratos pueden llevar a que el vendedor subvalore el trabajo inicialmente para luego intentar recuperar ganancias mediante solicitudes de cambios o incluso dejando partes del trabajo sin concluir si enfrenta pérdidas. El comprador debe elaborar un enunciado de trabajo detallado, lo cual puede resultar más costoso que los contratos de costos reembolsables si hay detalles incompletos.

Se caracterizan por la rapidez con la que pueden establecerse, ya que requieren un enunciado de trabajo menos detallado. Estos contratos son adecuados cuando se necesitan recursos adicionales de manera temporal, pero presentan desventajas significativas. El vendedor factura por horas o unidades, lo que puede llevar a mayores costos para el comprador, y no tiene incentivos para controlar los costos. Este tipo de contrato solo es adecuado para trabajos de bajo esfuerzo y requiere un control diario intensivo por parte del comprador

Permiten un enunciado de trabajo más simple y requieren menos esfuerzo para definir el alcance en comparación con los contratos de precio fijo. Generalmente son menos costosos para el comprador, ya que el vendedor no incluye tanto riesgo en el costo. Sin embargo, estos contratos requieren que el comprador audite las facturas del vendedor y tienen un riesgo moderado en cuanto al control de costos por parte del vendedor. El precio total puede desconocerse inicialmente para el comprador.