Arquivo- organização e manutenção

organização e manutenção

Arquivo

UFCD 0653

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Índice

1. Definição de Arquivo

2. Funções de Arquivo

3. Características do Arquivo

4. Etapas dos Arquivos

5. Requisitos

6. Normas

7. Imagens

Definição de Arquivo

O arquivo é um meio de organizar e sistematizar a informação, que espelha e traduz a vida de uma organização, facilitando e tornando rápido o acesso àqueles que necessitem de o consultar. Considera-se o arquivo como o local onde os documentos são conservados, em formato físico ou digital; o conjunto de tarefas que asseguram a organização sistematizada da informação/documentação, a sua conservação e o acesso à consulta; o conjunto de documentos, devidamente classificados e ordenados.

Funções de arquivo

Conservação:

• Permite uma consulta/utilização futura;
• Serve como meio de prova;
• Respeita a obrigatoriedade legal;
• Constitui um fundamental auxiliar de memória;
• Constitui uma base de estudo para a tomada de decisões dentro da organização;
• Constitui um valor patrimonial e histórico da empresa.

Organização

• Evita o extravio de documentos;
• Permite um acesso rápido à informação;
• Possibilita uma localização eficaz do documento;
• Possibilita um controlo dos acontecimentos e atos administrativos.

Proteção

• Mediante a utilização de equipamento adequado;
• Proporciona condições ambientais ideais, de forma a não se danificarem os suportes.

Simples

Flexível

Fiável

Características do arquivo:

Acessível

Atual

Completo

Funcional

Preciso

Preservado

Rentável

Etapas do arquivo

Reunir, Analisar e Selecionar

Classificar e Ordenar

Arquivar

Consultar/Transmitir

Conservar

Manter

• Espírito metódico e ordenado
• Ética e descrição
• Paciência e diplomacia
• Responsabilidade

• Boa memória
• Capacidade de análise e de síntese
• Atenção
• Concentração e organização

• Local independente e exclusivo
• Bons acessos
• Espaço amplo e de fácil acesso

Apetrechamento humano

Localização espacial

Requisitos

Medidas contra:

• Incêndios e inundações
• Roubo
• Resistência que o pavimento oferece

Segurança

Ambientais

• Iluminação
• Temperatura
• Humidade
• Ventilação

Condições ergonómicas, de segurança e de acessibilidade

Enquadrar-se numa perspetiva de:

• Espaço
• Conservação
• Proteção e praticabilidade de acesso à consulta

Apetrechamento material

• O cumprimento das condições ergonómicas, de segurança e de acessibilidade;
• O tipo de arquivo e o método de classificação escolhidos;
• Os custos que se pretende ter; o acesso prático e rápido aos documentos;
• O aspeto decorativo.

Aspetos a ter em conta no momento da escolha:

• O espaço que se dispõe; a disposição que se tem ou que se pretende dar ao material;
• A capacidade de expansão do arquivo;
• A natureza, tamanho, formato e quantidade dos documentos a arquivar;
• A frequência de consulta dos documentos;

Normas

• Escolher a pasta adequada ao tipo e peso do papel;
• Evitar a duplicação de documentos, sempre que possível, procedendo ao seu arquivo no serviço emissor;
• Fotocopiar a documentação recebida em papel térmico, ou do género , pois a tinta desvanece-se com o tempo,
• Guardar também as notas, anotações ou despachos que possam ser relevantes para a análise de um determinado processo;
• Verificar regularmente o estado das pastas;

• Anotar num formulário próprio as falhas encontradas no arquivo;

• Arquivar os documentos completos, com os respetivos anexos, incluindo toda a informação recente relevante;
• Colocar a documentação a arquivar agrupada por processo ou assunto, em pastas ou tabuleiros, procedendo ao seu arquivo o mais rápido possível;
• Contribuir para a preservação dos originais, disponibilizando cópias digitalizadas dos documentos para consulta, por e-mail ou intranet da empresa;

• Inutilizar toda a documentação desnecessária ou ultrapassada, usando destruidoras de papel sempre que possível;

• Não encher demasiado as pastas;
• Não tirar apenas um documento do dossiê, mas toda a capa, para evitar que algum documento se extravie. No caso de se tirar apenas um documento, deve-se deixar uma folha que indique quando foi tirado e onde se encontra ou a quem se entregou;
• Não utilizar agrafos ou clipes, quando se arquiva um documento por um longo período de tempo;

• Respeitar os prazos legais definidos para cada tipo de documento;

• Ser bastante criterioso com o modo de atribuir documentos à pasta " Diversos", já que esta pode ter tanto de cómodo porque abarca tudo, como de perigoso;
• Ser claro na atribuição de títulos aos processos, fazendo com que estes sejam precisos e claros, evitando, por exemplo, a utilização de siglas;
• Utilizar o material que se aplique mais às nossas necessidades: por um lado, o plástico protege melhor os documentos de agentes destruidores do papel ( por exemplo, as capas plásticas absorvem a tinta, tornando os documentos ilegíveis.

Porta- cartões

Etiquetas para pasta

Mola para papéis

Porta- Revistas

Tabuleiros

Suporte móvel

Armário de arquivo

Material de Escritório

Pastas de processos

Caixas de arquivo

Classificadores

Pastas de arquivo

Pastas arquivo suspenso

Material de Escritório

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