PROCESO DE EVIDENCIAS
Dalia Alicia Mendoza
Created on June 18, 2024
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Transcript
Gestión de Evidencias - Dalia Mendoza
Evidencias
Capacitación de
Validación de Información
Paso 1
+1
En caso de que se realice una validación incorrecta o falta de validación se le realizara sanción
Administración de evidencias
Paso 4
Registro de la información
Paso 3
Validación de PDF´S
Paso 2
Alimentación del tracking y seguimiento
Validación de Documentos
Almacenamiento de las evidencias
Validación de evidencias
Seguimiento entregas finalizadas
Proceso de Validación de Evidencias
Errores ques se comenten al momento de cerrar los PDF´S
INCIDENCIAS
Documentos que debe contener los PDF
DOCUMENTOS
Puntos importantes que se deben consdierar al momento de cerrar los PDF y liberar las unidades
+ Info
+ Info
+ Info
Evidencias que se deben cargar en la aplicacion ML
EVIDENCIAS EN APP
EVIDENCIAS
Nota: Esto aplica para Modelo, Gepp y Multicuentas
Cuando se tenga un rechazo por cambio de UPC se va cerrar en otros y en observaciones se pondra el producto sobrante con su upc.
CAMBIO DE UPC
Sobrante Facturado
Sobrante Facturado
Sobrante No Facturado
Sobrante No Facturado
Cometer errores frecuentes en el llenado de acuses y compartir informacíon erroneo esto generará sanción $$
Realizar las correciones en el momento y compartirlas al grupo
Informa de inccidencias ocurridos durante la descarga (formato de reporte)
Hacer un seguimiento en tiempo de tu programa
Aclara tus dudas antes de Finalizar los PDF
Eviar los PDF´S a los grupos de validación de acuerdo a la región que corresponda
Consideraciones
¡MuchasGracias!
Una vez que finalice la entrega el coordinador debe FINALIZAR EL PDF aun si tiene incidencia, en este caso unicamente se envia al grupo de validación quedando en espera al envio a la LT hasta su autorización.
EVIDENCIAS (PDF)
Ejemplo
Nota: La correcciones se tendran que solicitar en el mismo grupo de validación
Tiempo de validaciones
- 5hr maximo para recibir y dar el visto bueno del pdf por parte de ATC, se realizara la revisión de información y evidencias (VALIDADO)
- 24hr para mandar las corecciones (parte del Coordinador)
- Documentación completa
- Información registrada en la app vs factura y folios
Revisión de datos de documentos vs app
Validación de pdf´s
Una vez que el coordinador manda sus PDF´S a los grupos correspondientes, el ejecutivo procede a realizar la revisión.
- MCC (aplica solo modelo)
- Folio recibidor
- Números de las facturas
- Sku del producto rechazado (aplica solo para Gepp y Multicuentas)
- Nombre del coordinador
- Costo factura
- Ejecutivo quien valida
- Costo incidencia (Gepp y Multicuentas)
- Costo total
- Documentos (Validado, corrección, pednientes)
El ejecutivo debera registrar la información en el tracking con forme a los datos que se solicita por cliente
Registro de la información
Se aplicara sancion del 5% de descuento al coordinador y 5% al supervisor (DECENAL) que incurra en alguno de los siguientes escenarios
SANCIONES
- No envien los PDF una vez que finalizan el servicio y/o su turno
- Corrección (si solicita corrección de PDF y esta no se realiza en tiempo dentro de las 24hr)
- Aclaración por parte del cliente (si tras la aclaracion impone una sanción a ML por falta de evidencias) el cobro de esta se le realizara al coordinador y ejecutivo que valido (No aplica el descuento del 5%)
Evidencias cargadas en la APP
- Fotografía del sello (Marchamos)
- Fotografía de aperturas de puertas (donde se vea la Mercancía)
- Fotografía de la identificación del operador (sin excepción)
- Fotografía de la devolución del producto (en caso de rechazo por daño, cambio upc, tarima ladeadas, sobrantes, etc)
Nota: Todo lo que sale de Valder en la app deben de estar cargadas las fotogradías de los sellos
Listado de errores más frecuentes
- Error de captura en sistema (número de factura, Cartonaje, número de sello, costo factura etc.)
- Orden de la documentación
- Falta de evidencias
- Documentación invertida
- Escaneos ilegibles (fotos cortadas, capturas, fotografías borrosas
- Alimentar el tracking con el programa que manda el cliente
- Actualizar el estatus de la parte de documentos (Pendientes)
- Seguimiento de la entregas, al liberar las unidades el coordinador debera de compartir su PDf a los grupos para su validación
Se aplicará sancion del 30% decenales al coordinador que incurra en alguna de los siguientes escenarios,
- Aclaración por parte del cliente (si tras la aclaracion impone una sanción a ML por errores de evidencias)
- Validaciones de pdf (dar visto bueno a un pdf mal cerrado)
- Captura de información en la Base de Datos
- Falta de captura
SANCIÓN
- Fotografías o escaneos borrosas
- Escaneo cortadas
- Fotografía con hojas dobladas
- Fotografías donde salen los dedos
- Fotografías tomadas encima de otras hojas
Escaneo o Fotografía de Documentos
Se debera tomar fotografias o escanear lo documentos a la hoja completa, utilizando la aplicacion CamScanner o cámara de celular.
- El ejecutivo debera guaradar las evidencias en su carpeta por cliente
- Al cierre de mes debera compartir al area de Gestión de Evidencias
Al finalizar la revisión y validar que todo esta correcto el ejecutivo debera dar el "OK" al coordinador para liberar su unidad.
Administración de evidencias
- Super ofertas
- Texcoco
- 7 Eleven
- Conasuper
- Gomart
- Mas bodega
- Walmart
- Sams
- Chedraui
- Soriana
- Comextra
- Zorro
- City Club
- La Europea
- Heb
- Oxxo
Modelo
- Acuse de Maniobras Latino (Fotografías de Marchamos, Identificación del operador y Devolución del producto)
- Factura
- Folio
- Orden de salida (unicamente para La Merced)
La merced - Del Fruto - Valle Redondo - Colchones America - Therapedic
Walmart
- Acuse de Maniobra Latino (Fotografías de Marchamos, Identificación del operador y Devolución del producto)
- Carta porte
- Mapa de carga
- Factura
- Folio
- Acuse Maniobra Latino (Fisico)
- Acuse de Maniobras Latino (Fotografías de Marchamos, Identificación del operador y Devolución del producto)
- Carta porte
- Mapa de carga
- Facturas selladas
- Anexos (Hoja de rechazo)
Gepp
La documentación debera de ir en el orden como se presenta.
Debe contener los pdf por CLIENTE
Documentación
El ejecutivo debera de considerar estos puntos para su validación
- Validación en tiempo
- Mandar las correcciones en tiempo (en caso de que no se realice el ejecutivo tendrá que realizar las correcciones)
- Se realizar corte cada 12hr de las correcciones, mismas que se compartira en el grupo de correcciones (7am - 7pm)