PROCESO DE EVIDENCIAS

Gestión de Evidencias - Dalia Mendoza

Evidencias

Capacitación de

Paso 1

+1

En caso de que se realice una validación incorrecta o falta de validación se le realizara sanción

Administración de evidencias

Paso 4

Registro de la información

Paso 3

Validación de PDF´S

Paso 2

Alimentación del tracking y seguimiento

Registro de la información

Compartir al area de gestión de evidencias

Administración de evidencias

Validación de PDF´S

Alimentar tracking

Proceso de Validación de Evidencias

Errores ques se comenten al momento de cerrar los PDF´S

INCIDENCIAS

Documentos que debe contener los PDF

DOCUMENTOS

Puntos importantes que se deben consdierar al momento de cerrar los PDF y liberar las unidades

+ Info

+ Info

+ Info

Evidencias que se deben cargar en la aplicacion ML

EVIDENCIAS EN APP

EVIDENCIAS

Nota: Esto aplica para Modelo, Gepp y Multicuentas

Cuando se tenga un rechazo por cambio de UPC se va cerrar en otros y en observaciones se pondra el producto sobrante con su upc.

CAMBIO DE UPC

Sobrante Facturado

Sobrante Facturado

Sobrante No Facturado

Sobrante No Facturado

¡MuchasGracias!

Ejemplo

• Documentación completa
• Información registrada en la app vs factura y folios

Revisión de datos de documentos vs app

Validación de pdf´s

Una vez que el coordinador manda sus PDF´S a los grupos correspondientes, el ejecutivo procede a realizar la revisión.

• MCC (aplica solo modelo)
• Folio recibidor
• Números de las facturas
• Sku del producto rechazado (aplica solo para Gepp y Multicuentas)
• Nombre del coordinador
• Costo factura
• Ejecutivo quien valida
• Costo incidencia (Gepp y Multicuentas)
• Costo total
• Documentos (Validado, corrección, pednientes)

El ejecutivo debera registrar la información en el tracking con forme a los datos que se solicita por cliente

Registro de la información

Evidencias cargadas en la APP

• Fotografía del sello (Marchamos)
• Fotografía de aperturas de puertas (donde se vea la Mercancía)
• Fotografía de la identificación del operador (sin excepción)
• Fotografía de la devolución del producto (en caso de rechazo por daño, cambio upc, tarima ladeadas, sobrantes, etc)

Nota: Todo lo que sale de Valder en la app deben de estar cargadas las fotogradías de los sellos

Puntos a considerar:

• Almacenar las evidencias en las carpetas correspondientes
• Eliminar de las carpetas las evidencias que se mandan a corrección
• Subir las evidencias a la nube del cliente (Gepp)
• Dar un doble check a los pdf que comparten con el cliente
• Cierre de mes las carpetas tendrán que tener el total de entregas finalizas (efectiva)

Listado de errores más frecuentes

• Error de captura en sistema (número de factura, Cartonaje, número de sello, costo factura etc.)
• Orden de la documentación
• Falta de evidencias
• Documentación invertida
• Escaneos ilegibles (fotos cortadas, capturas, fotografías borrosas

• Alimentar el tracking con el programa que manda el cliente
• Actualizar el estatus de la parte de documentos (Pendientes)
• Seguimiento de la entregas, al liberar las unidades el coordinador debera de compartir su PDf a los grupos para su validación

Se aplicará sancion del 30% decenales al coordinador que incurra en alguna de los siguientes escenarios,

• Aclaración por parte del cliente (si tras la aclaracion impone una sanción a ML por errores de evidencias)
• Validaciones de pdf (dar visto bueno a un pdf mal cerrado)
• Captura de información en la Base de Datos
• Falta de captura

SANCIÓN

• Fotografías o escaneos borrosas
• Escaneo cortadas
• Fotografía con hojas dobladas
• Fotografías donde salen los dedos
• Fotografías tomadas encima de otras hojas

Escaneo o Fotografía de Documentos

Se debera tomar fotografias o escanear lo documentos a la hoja completa, utilizando la aplicacion CamScanner o cámara de celular.

• El ejecutivo debera guaradar las evidencias en su carpeta por cliente
• Al cierre de mes debera compartir al area de Gestión de Evidencias

Al finalizar la revisión y validar que todo esta correcto el ejecutivo debera dar el "OK" al coordinador para liberar su unidad.

Administración de evidencias

• Super ofertas

• Texcoco
• 7 Eleven
• Conasuper
• Gomart
• Mas bodega

• Walmart
• Sams
• Chedraui
• Soriana
• Comextra
• Zorro
• City Club
• La Europea
• Heb
• Oxxo

Modelo

• Acuse de Maniobras Latino (Fotografías de Marchamos, Identificación del operador y Devolución del producto)
• Factura
• Folio
• Orden de salida (unicamente para La Merced)

La merced - Del Fruto - Valle Redondo - Colchones America - Therapedic

Walmart

• Acuse de Maniobra Latino (Fotografías de Marchamos, Identificación del operador y Devolución del producto)
• Carta porte
• Mapa de carga
• Factura
• Folio
• Acuse Maniobra Latino (Fisico)

• Acuse de Maniobras Latino (Fotografías de Marchamos, Identificación del operador y Devolución del producto)
• Carta porte
• Mapa de carga
• Facturas selladas
• Anexos (Hoja de rechazo)

Gepp

La documentación debera de ir en el orden como se presenta.

Debe contener los pdf por CLIENTE

Documentación

El ejecutivo debera de considerar estos puntos para su validación

• Validación en tiempo
• Mandar las correcciones en tiempo (en caso de que no se realice el ejecutivo tendrá que realizar las correcciones)
• Se realizar corte cada 12hr de las correcciones, mismas que se compartira en el grupo de correcciones (7am - 7pm)