Teoría de la organización

Teoría de la organización

PRESENTADO POR: Marlene Amairani

Teoría de la Organización y su aplicación para las metas.

La teoría de la organización es una disciplina sumamente importante que apunta al estudio de las estructuras, procesos y comportamientos dentro de sus organizaciones. Ahora bien, la aplicación que usa para alcanzar las metas son las siguientes:

• Eficiencia y eficacia: Mejorar los recursos que están disponibles para así lograr los objetivos de una manera mas eficiente posible.
• Adaptabilidad: Se deben de crear estructuras y procesos que puedan permitir organización y adaptarse rápidamente a algunos en el entorno.
• Innovación: Se encarga de fomentar un ambiente agradable donde se debe de impulsar creatividad e innovación.
• Control y evaluación: Se desarrolla nuevos sistemas de control y evaluación donde se pueda permitir monitorear el desempeño organizacional.
• Comunicación efectiva: Implantar ciertos canales de comunicación claros y efectivos donde se pueda facilitar la coordinación y la colaboración entre las organizaciones.

Estructura híbrida: Combina elementos de diferentes estructuras organizativas para que así pueda adaptarse a sus diferentes necesidades específicas de la empresa. Como también puede incluir características de estructuras funcionales, divisionales, matriciales entre otros.

Estructura horizontal o plana: Está conformada para reducir los niveles jerárquicos y promover una mayor autonomía y responsabilidad hacia los empleados. La toma de decisiones se descentraliza y se fomenta una mejor colaboración.

Estructura de red: Está estructura se basa en crear una red de relaciones y alianzas con otras empresas, proveedores y socios. Ya que, la empresa se enfoca en las competencias centrales y en externalizan sus funcionamientos.

Estructura matricial: Está estructura se basa en combinar elementos de las estructuras funcional y divisional. Aquí los empleados tienen 2 jefes que como lo mencione antes uno es funcional y el otro divisional. Esto llega a crear una matriz de responsabilidades y comunicación.

Estructura divisional: La organización se basa en dividirse en unidades o divisiones autónomas, cada una es responsable de un producto, servicio o mercado, y en una región geográfica. Cada división tiene sus propios recursos como funciones, marketing, finanzas, recursos humanos, etc.

Estructuras organizativas.

Estructura funcional: En esta estructura la organización se divide en varios departamentos que están basados en funciones especificas como por ejemplo marketing, finanzas, recursos humanos, producción etc.

Diagrama de Ishikawa ( Diagrama de Espina de Pescado): Representa las etapas causas potenciales que tiene algún problema o efecto. En su utilidad se utiliza para ayudar en la identificación y analizar las causas de la raíz de algún problema de un proceso.

Diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique): Se utiliza un grafico de red para que así pueda representar las tareas y sus dependencias. La utilidad que conlleva es útil para la planificación y gestión de proyectos complejos.

Diagrama de gantt: Representa las actividades de dichos proyectos en una línea del tiempo. La utilidad ayuda a planificar y dar seguimiento a los proyectos, permitiéndonos ver el progreso de las actividades.

Diagrama de actividad: En este diagrama es muy similar al del flujo pero es comúnmente utilizado para la gestión de proyecto. Su utilidad nos facilita en la planificación y para la gestión de actividades asegurándonos que todas las tareas sean realizadas.

Diagrama de flujo de proceso (DFP): En este diagrama representa símbolos estándares como rectángulos (actividades), diamantes (decisiones), flechas (flujo de proceso), y por ultimo óvalos (inicio y fin). Su utilidad es para ayudar a identificar cuellos de botella, redundancias oportunidades de mejora en el proceso.

Diagramas de proceso-secuencia de operaciones.

Los diagramas de proceso-secuencia de operaciones son unas herramientas visuales que representan de una manera grafica la información, etapas, pasos y actividades que están involucradas en un proceso especifico que está dentro de una organización. Existen 5 diferentes diagramas que nos puede ayudar a entender, analizar y mejorar los procesos operativos.

Pasos para la elaboración de diagramas de flujo.

Pasos para la elaboración:

• Definir el propósito y el alcance del diagrama.
• Identificar las actividades y tareas.
• Secuenciar las actividades.
• Seleccionar los símbolos correctos y adecuados.
• Dibujar el diagrama.
• Revisar y validar el diagrama.
• Documentar y distribuir.

Contribución al diseño de procedimientos:

• Claridad y comprensión: Los diagramas de flujo deben de tener una visión clara, para que se pueda facilitar la comprensión de las tareas.
• Identificación de ineficiencias: Se debe de visualizar el proceso completo para que así sea más fácil de identificar.
• Estandarización: Nos ayuda a estandarizar los procedimientos, asegurándonos que todos los empleados sigan los mismos pasos.
• Facilita la capacitación: Nos ayuda a proporcionar una guía visual de los procedimientos.
• Mejora la comunicación: Facilitan la comunicación entre diferentes áreas/departamentos y en los niveles de la organización.
• Base para la documentación: Sirve para base de creación manuales de procedimientos dandonos una estructura clara y detallada.
• Soporte para la mejora continua: Nos permite un análisis continuo y la mejora de algunos procesos para cualquier cambio o actualización.

Control de versiones

Revisión periódica

Actualización y mantenimiento

Distribución

Aprobación formal

Aprobación y distribución

Validación con usuarios

Revisión interna

Revisión y validación.

Consistencia

Claridad y precisión

Redacción del manual

Descripción del procedimiento

Responsables

Alcance

Objetivos

Portada

Introducción

Índice

Portada

Procedimientos

Estructura del manual

Análisis de información

Elaborar un cronograma

Recolección de información

Asignar responsabilidades

Diseño del manual.

Definir el alcance

Planificación y organización.

Investigación preliminar.

Pasos para diseñar manuales de procedimientos.

Diseños manuales de procedimientos.

Importancia en la gestión organizativa.

• Estandarización de procesos: Esto ayuda a estandarizar las actividad y proyectos asegurándonos que todos los empleados sigan los mismos pasos.
• Mejora de la eficiencia: Al documentar y analizar los procedimientos, es probable identificar y eliminar redundancias.

• Facilita la capacitación: Es una herramienta valiosa para la capacitación de los nuevos empleados proporcionándonos una guía valiosa y clara.
• Transparencia y responsabilidad: Promueven transparencia y responsabilidad en la organización una vez que se definió las responsabilidades y pasos a seguir.
• Soporte para la toma de decisiones: Nos proporciona una base sólida para tomar decisiones, ya que se deben de documentar los procesos y procedimientos.
• Cumplimiento normativo: Influye asegurar el cumplimiento de normas y las regulaciones, debido a que se debe de documentar procedimientos necesarios para cumplir con los requisitos.
• Mejora continua: Cualquier cambio o actualización en cualquier procedimientos puede ser cómodamente documentado y también comunicado.
• Reducción de riesgos: Al momento de documentar y estandarizar los procedimientos, es posible que se reduzcan riegos asociados a la variabilidad de alguna ejecución.

Bimbo debe de implementar nuevas tecnologías para mejorar el empaquetado de los productos y así poder evitar futuros problemas o defectos.

Mejora continua

Colaboración con autoridades

Comunicación con el consumidor

Inspección y corrección

Retiro del producto

Bimbo consigue trabajar con profeco para que asi puedan asegurar que se cumplan con las regulaciones y proteger a los consumidores.

Bimbo tiene la responsabilidad de avisarles a los consumidores sobre el problema que se encontró e informar del retiro de los productos.

La empresa tiene el compromiso de realizar una inspección para identificar el problema y corregirlo.

Si es que se detecta un problema de empaque, Bimbo debe de retirar el empaque afectado del mercado para que así puedan evitar el llegar a los proovedores/consumidores.

Situación practica.

En la empresa Bimbo busca mejorar su eficiencia y reducir costos. Gracias a los empleados fue que investigaron la teoría organizacional para así poder entender el como estructurar el problema que esta conllevando la empresa. Utilizando diagramas de proceso pudieron identificar uno de los cuellos de la botella. Uno de los cuellos de la botella que identificaron es la etapa del empaquetado de algunos productos, donde uno de los producto ocasiono que los productos se acumularan, porque el equipo del producto no pudo seguir el ritmo de la producción.¿Cuáles fueron los pasos que podrían seguir los empleados para ayudar a la empresa para abordar este problema?

Situación practica.

BENEFICIOS ESPERADOS.

Garantizar que los productos estén bien empaquetados protege de la salud de los consumidores, lo cual eso es fundamental para la empresa.

6. Seguridad del consumidor.

Implementando nuevas tecnologías y procesos para la mejora de los empaque, alimenta una cultura de innovación y mejora continua para la empresa.

5. Innovación y mejora continua.

1. Mejora de la calidad del producto.

Al momento de identificar y corregir los problemas del empaque, Bimbo se debe de asegurar que lleguen a los consumidores en muy buenas condiciones.

2. Protección de la reputación.

Se debe de actuar rápidamente en quitar los productos defectuosos y comunicárselo a la comunidad.

3. Cumplimiento normativo.

Contribuir con las autoridades y cumplir con las regulaciones para evitar sanciones y problemas legales.

4. Reducción de costos a largo plazo.

Solucionar problemas de empaque efectivamente y reducir costos de productos, desperdicios y posibles demandas.

¡GRACIAS!