Presentación Forermación y Orientación Laboral

• Francisco López Ramírez
• Lizeth Ramirez Estrada
• Contaduría Pública 9°
• Plantel Tlaquepaque

2.3 INFORME DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Evaluación y auditoría admón. de negocios

Método American Management aplicado a Fraga Mex

Aquí puedes incluir un dato relevante a destacar

Función Económica

Recopilación de Información Análisis de estados financieros de los últimos tres años.  Evaluación de rentabilidad por la línea de producto.  Revisión de costos y presupuestos vs resultados reales.

Análisis y Evaluación Identificación de productos menos rentables y áreas de alto costo.  Comparación de rentabilidad con competidores del sector.  Priorización de reducción de costos y mejora de eficiencia operativa.

Deficiencias  Falta de análisis detallado de los costos indirectos que podrían estar influyendo negativamente en la rentabilidad.  Carencia de una comparación exhaustiva con los competidores en términos de rentabilidad por la línea de producto.  No se prioriza adecuadamente la reducción de costos y la mejora de la eficiencia operativa basada en datos analíticos.

Estructura Formal

Recopilación de informaciónSe revisan los organigramas y se evalúa la claridad en la definición de roles y responsabilidades para optimizar la comunicación y la toma de decisiones.

Deficiencias Organigramas poco claros o desactualizados que no reflejan correctamente las responsabilidades y relaciones dentro de la empresa.  Comunicación ineficiente entre departamentos debido a roles ambiguos o superposiciones de funciones.  Decisiones lentas o poco efectivas debido a una estructura de toma de decisiones no definida o demasiado burocrática.

Utilidades

Recopilación de informaciónSe analiza la rentabilidad de las diferentes líneas de negocio y se identifican oportunidades para aumentar los ingresos y reducir gastos no esenciales.

Deficiencias  Falta de diversificación en las fuentes de ingresos, dependiendo excesivamente de pocas líneas de negocio rentables.  Ineficacia en la gestión de costos, resultando en gastos no esenciales que afectan la rentabilidad general.  Insuficiente análisis de oportunidades para mejorar los márgenes de beneficio a través de estrategias de precios o reducción de costos.

Atención a los Accionistas

Recopilación de informaciónSe evalúa la transparencia de la empresa hacia los accionistas y se implementan medidas para mejorar la comunicación y la confianza.

Deficiencias  Comunicación limitada o inconsistente con los accionistas sobre los resultados financieros y estrategias futuras.  Falta de transparencia en la divulgación de información relevante que podría afectar las decisiones de inversión de los accionistas.  Ausencia de mecanismos formales para la retroalimentación y consulta con los accionistas sobre políticas corporativas importantes.

Investigación y Desarrollo

Recopilación de Información Revisión de proyectos de investigación en curso y resultados obtenidos.  Evaluación de la inversión en innovación frente a nuevos productos y mejoras.

Deficiencias Enfoque limitado en proyectos de investigación que no están alineados con las necesidades y tendencias del mercado actual.  Insuficiente asignación de recursos para la investigación de nuevas tecnologías o innovaciones que podrían generar nuevos productos competitivos.  Falta de integración de la investigación y desarrollo con otras áreas estratégicas de la empresa, limitando el impacto de nuevas ideas en la cadena de valor.

Consejo de Administración

Análisis y EvaluaciónSe evalúa la efectividad del consejo en la dirección estratégica de la empresa y se sugieren mejoras en la gobernanza corporativa.

Deficiencias Falta de diversidad en la composición del consejo, limitando la variedad de perspectivas y experiencia disponibles.  Insuficiente alineación del consejo con la estrategia a largo plazo de la empresa, resultando en decisiones estratégicas inconsistentes o desalineadas.  Falta de evaluaciones periódicas del desempeño individual de los miembros del consejo y del consejo en su conjunto.

Políticas Fiscales

Recopilación de Información.Se revisan las políticas fiscales y se asegura el cumplimiento de las obligaciones tributarias para evitar riesgos financieros y legales.

Deficiencias. Adopción de políticas fiscales a corto plazo que podrían no estar alineadas con los objetivos financieros a largo plazo de la empresa.  Incumplimiento ocasional de obligaciones tributarias debido a falta de supervisión o actualización de cambios en la legislación fiscal.  Dependencia excesiva de estrategias de depreciación que podrían no optimizar adecuadamente los beneficios fiscales disponibles.

Eficiencia en la Producción

Análisis y Evaluación.Se realizan análisis detallados de los procesos de producción para identificar oportunidades de mejora en la eficiencia operativa y la calidad del producto.

Deficiencias. Procesos de producción obsoletos o ineficientes que resultan en mayores costos operativos y menor calidad del producto.  Falta de inversión en tecnología y capacitación que podría mejorar la productividad y reducir los tiempos de ciclo.  Deficiencias en la gestión de la cadena de suministro que afectan la disponibilidad de materias primas y componentes necesarios para la producción.

Producción

Recopilación de Información. Evaluación de capacidad actual y proyecciones de demanda.  Análisis de eficiencia de líneas de producción y tiempos de ciclo.  Revisión de calidad y control de procesos.

Análisis y Evaluación. Identificación de cuellos de botella y áreas de mejora en eficiencia.  Comparación de índices de calidad con estándares de la industria.  Propuesta de mejoras en tecnología y procesos para aumentar la capacidad y reducir desperdicios.

Deficiencias. Capacidad de producción insuficiente para satisfacer la demanda del mercado, resulta en pérdida de oportunidades de ventas.  Calidad inconsistente del producto debido a problemas en el control de procesos o falta de estándares claros de calidad.  Ineficiencias en la gestión de inventarios que podrían llevar a un aumento de los costos de almacenamiento y manejo.

Evaluación de los Ejecutivos

Análisis y Evaluación.Se realiza una revisión exhaustiva del desempeño de los ejecutivos clave para asegurar que estén alineados con los objetivos estratégicos y se toman medidas para fortalecer el liderazgo.

Deficiencias.Falta capacidad de los ejecutivos para adaptarse a cambios en el entorno externo o interno de la organización.

Fraga Mex ha experimentado un crecimiento significativo en los últimos años, lo que ha impulsado la necesidad de una evaluación profunda de sus operaciones para garantizar la sostenibilidad a largo plazo. En este sentido, se ha llevado a cabo una auditoría administrativa integral, con el objetivo de identificar áreas de mejora y fortalecer la efectividad organizacional.

Preparado por: Lizeth Ramirez EstradaFecha: 06/07/2024

Informe de Auditoría Administrativa: Análisis y Recomendaciones

Análisis y Hallazgos Clave

La auditoría reveló diversas oportunidades para optimizar el funcionamiento de Fraga Mex. A continuación, se detallan los hallazgos clave por área:

1. Función Económica • Análisis de Costos Incompletos: La falta de un análisis detallado de los costos indirectos dificulta la identificación de áreas de reducción y la toma de decisiones informadas sobre la rentabilidad. • Falta de Comparación Competitiva: La ausencia de comparaciones exhaustivas con competidores impide evaluar la posición relativa de Fraga Mex en el mercado y determinar estrategias adecuadas. • Priorización de Costos Ineficaz: La toma de decisiones para reducir costos y mejorar la eficiencia operativa no se basa en datos analíticos sólidos, lo que puede llevar a medidas ineficaces. 2. Estructura Formal • Organigramas Desactualizados: Los organigramas no reflejan con precisión la estructura organizacional actual, generando confusión en la asignación de roles y responsabilidades. • Comunicación Deficiente: La falta de claridad en los roles y la superposición de responsabilidades obstaculizan la comunicación efectiva entre departamentos, afectando la colaboración y la eficiencia. • Toma de Decisiones Lenta: La estructura de toma de decisiones actual, poco definida o burocrática, retrasa los procesos y limita la capacidad de respuesta ante cambios en el mercado. 3. Utilidades • Diversificación Limitada: La dependencia excesiva de un número reducido de líneas de negocio rentables aumenta el riesgo ante fluctuaciones del mercado y limita las oportunidades de crecimiento. • Gestión de Costos Ineficiente: La presencia de gastos no esenciales reduce la rentabilidad y la eficiencia operativa. • Análisis de Márgenes de Beneficio Insuficiente: La falta de análisis profundo de precios y costos impide identificar áreas para mejorar los márgenes de beneficio.

4. Atención a los Accionistas • Comunicación Insuficiente: La comunicación con los accionistas sobre resultados financieros y estrategias es limitada o inconsistente, lo que genera desconfianza e incertidumbre. • Falta de Transparencia: La divulgación de información relevante no es del todo transparente, afectando la imagen corporativa y la confianza de los inversionistas. • Mecanismos de Retroalimentación Inadecuados: La ausencia de canales formales para la retroalimentación y consulta con los accionistas limita su participación en la toma de decisiones. 5. Investigación y Desarrollo • Enfoque Incorrecto en Proyectos: La priorización de proyectos de investigación desalineados con las necesidades del mercado y las tendencias futuras limita la innovación y el crecimiento. • Recursos Insuficientes: La inversión inadecuada en investigación y desarrollo de nuevas tecnologías y productos innovadores restringe la competitividad a largo plazo. • Falta de Integración: La investigación y el desarrollo no están integrados con otras áreas estratégicas de la empresa, lo que impide la transferencia de conocimiento y la generación de valor. 6. Consejo de Administración • Falta de Diversidad: La composición del consejo no refleja la diversidad de perspectivas y experiencias necesarias para una toma de decisiones efectiva. • Desalineación Estratégica: La falta de alineación entre el consejo y la estrategia a largo plazo de la empresa genera decisiones inconsistentes y poco efectivas. • Evaluaciones de Desempeño Inadecuadas: La ausencia de evaluaciones periódicas del desempeño individual y colectivo del consejo limita su capacidad de mejora y la toma de decisiones estratégicas acertadas.

7. Políticas Fiscales • Corto Plazo: Las políticas fiscales actuales no están alineadas con los objetivos financieros a largo plazo, lo que puede generar riesgos y afectar la sostenibilidad. • Incumplimiento Tributario: El incumplimiento ocasional de obligaciones fiscales, debido a la falta de supervisión o actualización ante cambios legales, genera riesgos financieros y legales. • Estrategias de Depreciación Limitadas: La dependencia excesiva de una sola estrategia de depreciación puede no optimizar los beneficios fiscales disponibles. 8. Eficiencia en la Producción • Procesos Obsoletos: Los procesos de producción ineficientes aumentan los costos operativos, reducen la calidad del producto y limitan la capacidad de respuesta a la demanda del mercado. • Falta de Inversión en Tecnología y Capacitación: La insuficiente inversión en tecnología moderna y capacitación del personal limita la productividad, la calidad y la innovación. • Gestión Deficiente de la Cadena de Suministro: Las ineficiencias en la gestión de la cadena de suministro afectan la disponibilidad de materias primas y componentes, interrumpiendo la producción y aumentando costos. 9. Producción • Capacidad Insuficiente: La capacidad de producción actual no satisface la demanda del mercado, lo que genera pérdida de oportunidades de ventas y limita el crecimiento. • Calidad Inconsistente del Producto: La falta de control de procesos y estándares de calidad claros genera productos inconsistentes, afectando la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa. • Gestión Ineficaz de Inventarios: La gestión ineficiente de inventarios aumenta los costos de almacenamiento, manejo y obsolescencia, reduciendo la rentabilidad.

Recomendaciones Para abordar las deficiencias identificadas y aprovechar las oportunidades de mejora, se recomiendan las siguientes acciones: 1. Función Económica • Implementar análisis detallados de costos indirectos para identificar áreas de reducción y optimizar la rentabilidad. • Realizar comparaciones regulares de rentabilidad por la línea de producto con competidores para establecer estrategias competitivas y precios adecuados. • Establecer un sistema analítico robusto para priorizar y gestionar la reducción de costos y la mejora de la eficiencia operativa de manera efectiva. 2. Estructura Formal • Actualizar y clarificar los organigramas para reflejar con precisión la estructura organizacional actual, roles, responsabilidades y líneas de comunicación. • Establecer protocolos claros de comunicación y coordinación entre departamentos para mejorar la colaboración, el flujo de información y la toma de decisiones. • Revisar y simplificar la estructura de toma de decisiones para agilizar procesos, mejorar la capacidad de respuesta y la eficiencia organizacional.

3. Utilidades• Explorar nuevas fuentes de ingresos y diversificar las líneas de negocio para reducir la dependencia de segmentos específicos y aumentar la resiliencia ante cambios del mercado. • Implementar políticas estrictas de gestión de costos para eliminar gastos no esenciales, optimizar el uso de recursos y mejorar la rentabilidad. • Realizar análisis detallados de precios y costos para identificar áreas de mejora en los márgenes de beneficio y explorar estrategias de optimización de precios. 4. Atención a los Accionistas • Mejorar la comunicación proactiva con los accionistas mediante informes financieros claros, reuniones periódicas y canales de comunicación accesibles. • Establecer prácticas de divulgación transparentes y consistentes para fortalecer la confianza, la transparencia y la rendición de cuentas. • Implementar mecanismos formales de retroalimentación, como encuestas, reuniones o comités de accionistas, para permitir su participación en decisiones corporativas clave. 5. Investigación y Desarrollo • Priorizar proyectos de investigación alineados con las tendencias y necesidades del mercado actual y futuro, asegurando la innovación y el desarrollo de productos o servicios relevantes. • Aumentar la asignación de recursos para investigación y desarrollo de nuevas tecnologías, productos y procesos innovadores que fortalezcan la competitividad a largo plazo. • Fomentar la colaboración interdepartamental para integrar la investigación y el desarrollo con las estrategias corporativas globales, asegurando la transferencia de conocimiento y la generación de valor en toda la organización.

6. Consejo de Administración • Promover la diversidad en la composición del consejo para incluir una variedad de perspectivas, experiencias y conocimientos que enriquezcan la toma de decisiones. • Establecer sesiones regulares de alineación estratégica entre el consejo y la alta dirección para asegurar que las decisiones estratégicas estén alineadas con los objetivos a largo plazo de la empresa. • Implementar evaluaciones periódicas del desempeño individual de los miembros del consejo y del consejo en su conjunto, utilizando métricas relevantes y buscando retroalimentación externa, para mejorar la efectividad y la toma de decisiones estratégicas. 7. Políticas Fiscales • Desarrollar políticas fiscales que apoyen los objetivos financieros a largo plazo de la empresa, considerando aspectos como la inversión, la expansión y la sostenibilidad. • Establecer un sistema robusto de monitoreo y cumplimiento de obligaciones tributarias, incluyendo actualizaciones constantes sobre cambios en la legislación fiscal, para mitigar riesgos financieros y legales. • Diversificar estrategias fiscales para optimizar los beneficios fiscales disponibles, considerando incentivos, depreciación, amortización y otras herramientas, buscando asesoría fiscal especializada para garantizar el cumplimiento legal y la maximización de beneficios fiscales.

8. Eficiencia en la Producción• Implementar mejoras en los procesos de producción, incluyendo la adopción de tecnologías modernas, metodologías lean manufacturing y reingeniería de procesos, para optimizar la eficiencia operativa, reducir costos y mejorar la calidad del producto. • Realizar inversiones estratégicas en tecnología moderna y capacitación del personal para modernizar los procesos, aumentar la productividad, mejorar la calidad y fomentar la innovación. • Optimizar la gestión de la cadena de suministro mediante la implementación de sistemas de planificación y control de inventarios, la colaboración con proveedores confiables y la gestión eficiente de la logística, para garantizar la disponibilidad oportuna de materias primas y componentes esenciales, reducir costos y mejorar la eficiencia operativa. 9. Producción • Mejorar la capacidad de producción mediante la inversión en infraestructura adecuada, la ampliación de instalaciones o la implementación de estrategias de producción just-in-time, para satisfacer la demanda del mercado, capturar nuevas oportunidades de ventas y aumentar el crecimiento. • Implementar sistemas de control de calidad robustos que incluyan inspecciones, pruebas y auditorías regulares, para asegurar la consistencia del producto, el cumplimiento de estándares de calidad y la satisfacción del cliente. • Optimizar la gestión de inventarios mediante la implementación de sistemas de pronóstico de la demanda, control de stocks y políticas de rotación de inventarios, para reducir costos de almacenamiento, manejo y obsolescencia, mejorar la eficiencia operativa y liberar capital para inversiones estratégicas.

Se recomienda a la alta dirección revisar detenidamente este informe, discutir las acciones propuestas, establecer un plan de implementación detallado con responsables, plazos y recursos asignados, y monitorear de cerca el progreso y los resultados obtenidos. La participación de todos los niveles de la organización será fundamental para el éxito de esta iniciativa de mejora continua. Estamos a su disposición para proporcionar cualquier apoyo adicional necesario para asegurar la implementación efectiva de estas recomendaciones y el logro de los objetivos estratégicos de Fraga Mex. Firma Lizeth Ramirez Estrada

OPINIÓN Fue interesante realizar esta actividad, el identificar las deficiencias para determinar cuáles son los puntos que requieren mayor enfoque, con el objetivo de mejorar el rendimiento y lograr los objetivos que tiene definidos la organización, es muy relevante para cualquier empresa o negocio.