Autoservicio de compras

para generar solicitudes de compras

"Autoservicio de Compras”

Iniciar

Capacitación virtual para usuarios solicitantes y aprobadores.

Conozca la nueva herramienta

Autoevaluación

Le invitamos a la capacitación virtual del manejo del “Autoservicio de compras – Oracle”, desde el rol de usuario solicitante o de aprobador de gasto en la unidad.

La herramienta le permite revisar y aprobar solicitudes de compra, visualizar los anexos de la solicitud, hacer comentarios o requerir información adicional, generar la aprobación por medio de un botón.

Aprobador del gasto

La herramienta le permite crear las solicitudes de compra de bienes o servicios, apoyo pago a proveedores, pedidos internos y tener la trazabilidad desde la creación de la solicitud, hasta los datos del pago al proveedor.

Usuario solicitante

Link de acceso al ambiente de pruebas

Le invitamos a completar una breve evaluación de los conocimientos adquiridos en este modulo de capacitación. Su participación es fundamental para medir el impacto de la formación.

Autoevaluación

¿Qué puedo recepcionar?

Recepción de bienes o servicios

Video interactivo

Le invitamos a completar una breve evaluación de los conocimientos adquiridos en este módulo de capacitación.

Mis recepciones

Video interactivo

A tener en cuenta

Acciones del autoservicio

Alertas de error

Solicitudes de compra

Inicio

Ir al ambiente de pruebas

¿Tiene preguntas?

Usuario solicitante

(más de 20 líneas)

(Compra de bienes en stock)

(Formulario Cotizaciones)

Solicitud múltiple

Solicitud de pedido interno

Solicitud compra de catálogo

Solicitud compra no catálogo

Inicio

Ir al ambiente de pruebas

Solicitud cotización

¿Tiene preguntas?

Página de inicio autoservicio de compras

Volver

Usuario solicitante

Trazabilidad

A tener en cuenta

Tipos de línea

Tipo de compra

Responsable: flujo de aprobación

Diferentes aprobadores

Posibles cambios

Monedas

Cuenta de cargos

Solicitudes para proyectos

Inicio

Ir al ambiente de pruebas

Volver

¿Tiene preguntas?

Cancelar solicitud

Ver historial de documentos

Reasignar

Guardar y cerrar

Retirar y editar

Guardar

Distribuciones

¿Tiene preguntas?

Editar

Duplicar

Ver PDF

-Categorías principales:

Volver

Inicio

Acciones a realizar con autoservicio

Ir al ambiente de pruebas

Actualización tasa de cambio

Porcentajes de distribución

Cuenta de cargos - uso vs artículo

Fecha de entrega

Completar plantillas de información

¿Tiene preguntas?

Inicio

Ir al ambiente de pruebas

Volver

Volver

Alertas de error

Inicio

Ir al ambiente de pruebas

¿Tiene preguntas?

Gestionar aprobaciones

Volver

Aprobador

Auto - evaluación Usuario solicitante

https://forms.office.com/r/K1cwKb9LJQ

Inicio

Ir al ambiente de pruebas

¿Tiene preguntas?

Volver

Para asegurar que ha adquirido los conocimientos y habilidades deseados en esta autocapacitación, le invitamos a completar una breve evaluación. Su participación es fundamental para medir el impacto de la formación y seguir mejorando nuestros programas.

¡Le invitamos a evaluar su conocimiento!

Trazabilidad sobre las acciones ejecutadas en la solicitud.

Guarda la información diligenciada dejando la solicitud en estado incompleta para posteriormente enviarla a aprobación.

Si envió la solicitud para aprobación y necesita realizar modificaciones use la opción “Retirar y editar”

La solicitud puede generar error si la distribución porcentual no es igual a 100%

Realice distribuciones porcentuales a través del botón “Fraccionar”

¡¡IMPORTANTE!!! Este campo determina el flujo de aprobación del gasto en su unidad, de acuerdo con la estructura jerárquica de HCM, dando cumplimiento a la politica de delegaciones institucionales y atribuciones de los cargos.

Crea una nueva solicitud a partir de la copia de información de una solicitud existente.

Una solicitud puede contener diferentes tipos de línea:

• Pedido interno:

Compras de bienes en stock manejados desde el Almacén General: café, crema de leche, resmas de papel, cajas de archivo.

• Compra catálogo:

Compra de productos previamente negociados.

• Compra no catálogo:

Compra de bienes o servicios no disponibles en catálogo.

Permite guardar la información de su solicitud en curso.

El usuario puede ejecutar esta acción después de aprobada la solicitud y antes de que exista una orden de compra asociada, esto para evitar la pérdida del consecutivo asignado. Si la solicitud aún no ha sido aprobada, no es posible utilizar la acción cancelar por perdida de consecutivos para la generación de informes, se recomienda reutilizarla para posteriores requerimientos.

¿Devoluciones o correciones a entradas de mercancia ?

No, estas serán gestionadas por el Servicio de Compras por medio del formato solicitud recepción para bienes y servicios.

¿Solicitudes relacionadas a importaciones?

No, estas serán gestionadas directamente desde el servicio de compras.

¿Artículos de pedido directo PD?

No, estas no requieren recepción, estos pedidos no generan orden de compra, en el ciclo de vida se puede hacer trazabilidad del estado del envío, el cual una vez se encuentre en estado cerrado, significa que ya el Almacén General hizo entrega de los elementos.

¿Recepciones relacionadas con inventarios?

No, se deben realizar desde la Gestión del Inventario. Para las unidades que manejan organización de inventarios deben gestionar la recepción de mercancía a través del inventario y no desde el autoservicio de compras - mis recepciones.

La opción “Ciclo de Vida”, nos asegura ver la trazabilidad de cada una de las solicitudes generadas y el momento en el que se encuentran:Información de Línea: muestra el estado de las líneas de la solicitud Orden de compra: permite visualizar si ya existe o no una orden de compra relacionada a cada una de las líneas; el estado y el responsable de las órdenes de compra ya gestionadas. Recepciones: muestra los números de aceptaciones realizadas y la persona que gestionó dicha recepción. Facturación: el solicitante puede acceder a la factura, fechas programadas de pago y al final fecha de pago de la orden de compra.

Seleccionar de manera adecuada el tipo de compra bien o servicio, permite:

• Aplicar correctamente impuestos, tasas y tarifas.
• Coherencia entre el código de artículo seleccionado y el tipo de compra.
• Evitar la devolución de las solicitudes dado que este campo viaja a la orden de compra y no permite el cambio.
• Alterar las estadísticas de compra de bienes o servicios en la universidad.

Le permite visualizar el archivo PDF de la solicitud seleccionada.

Para solicitudes en otras monedas (USD, EUR y GBP), si la tasa de tipo de cambio no se ha actualizado desde el área de Contabilidad, se genera el siguiente error.

Diligencie en su totalidad las plantillas de información para evitar este error. Para enviar su solicitud vaya al icono Información adicional requerida y complete los campos.

Solicitud en estado pendiente de aprobación: Si requiere modificar la solicitud después de enviada, puede utilizar la opción “Retirar y editar”, hacer el cambio, guardarla y enviarla de nuevo a aprobación.Solicitud en estado aprobado, sin orden de compran generada: Tener en cuenta los pasos ya mencionados y adicionalmente al momento de hacer los cambios, en el campo de descripción y justificación, incluir el motivo por el cual se hace el cambio dado que el aprobador debe repetir la aprobación de la solicitud. Solicitud con orden de compra en estado abierto: Solo permite cambios de texto, o de CECOS siempre y cuando se mantenga el mismo aprobador de gasto. No son permitidos los cambios de valores. Solicitudes con órdenes de compra en estados diferentes a abierto: No permiten cambios.

Valide la cuenta de cargos antes de enviar la solicitud para aprobación, si el uso no está activo en el artículo seleccionado, genera una dinámica contable errada, haciendo la cuenta de cargos con cuentas de salarios y sueldos, la solicitud se deja guardar y enviar a aprobación pero una vez enviada esta será rechazada automáticamente.

Importante diligenciar los campos de cabecera de la solicitud en el cual se requiere información de si corresponde a un proyecto.Para la disponibilidad presupuestal, además del nombre del gestor encargado, se requiere anexar el correo en el cual hacen dicha confirmación. En los segmentos contables: En el campo de objeto se debe seleccionar (0000000000 – Sin Asignar) Campo de Número de proyecto: diligenciarlo y de esta manera traerá la información desde el módulo de proyectos relacionada a ese proyecto sobre el cual se está generando la solicitud. La información de No. De Tarea y Tipo de gasto, es necesaria diligenciarla de acuerdo con la información del proyecto en mención.

Permite modificar solicitudes en estado: “Incompleta”

Verifique si la fecha de entrega de la solicitud es igual a la fecha actual o posterior, ya que si no es así se genera el siguiente error:

1. La recepción de bienes y servicios deben realizarse una vez la unidad reciba el bien o servicio, el solicitante puede gestionar la recepción directamente en el autoservicio de compras.
2. La recepción se puede realizar únicamente cuando se recibe físicamente el bien o a satisfacción el servicio, los documentos de evidencia de recibido deben quedar anexos en la transacción.
3. El número de recepción de orden de compra debe ser informado al gestor responsable de la compra, para que se continúe el proceso con el proveedor.
4. Las recepciones de solicitudes múltiples se gestionan con el número de orden de compra.

Envía la solicitud a la persona de su elección.

Las monedas a utilizar en la solicitud de compra son:

• COP (Peso colombiano)
• USD (Dólar estadounidense)
• EUR (Euro)
• GBP (Libra esterlina)

Si requiere crear la solicitud con una moneda diferente, importante hacer la conversión a COP con la TRM del día e incluir este valor. En el campo de notas al comprador, dejar la nota de aclaración de la moneda en la cual la universidad debe hacer la transacción.

Es posible crear una solicitud con varios aprobadores.Es necesario crear una línea para cada aprobador, de esta manera les llegará la notificación de aprobación. En este caso todos tendrán que generar la acción de aprobación individualmente y de esta manera se puede continuar con el proceso de envío de la solicitud para su respectivo trámite en el servicio de compras.

La validación de la dinámica contable de la solicitud se puede hacer antes de dar enviar, de esta manera se puede garantizar la calidad de la información que luego se verá reflejada en la ejecución presupuestal de las unidades. Cuando los usos no están activos en los códigos de artículos seleccionados, se genera un error en la cuenta de cargos, reflejando el cargue a una cuenta de personal profesional, si se continua sin hacer la corrección la solicitud será rechazada automáticamente por el sistema.