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Tipos de datos y propiedades de los campos en Ms. Access

Universidad IndoaméricaComputación y SociedadPor: Julián Hernández

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Empezar

Tipos de datos aplicables a un campo

Texto corto: Permite introducir texto alfanumérico hasta 255 caracteres.Texto largo: Almacena grandes cantidades de texto. Almacena hasta 65.536 caracteres. Si la información que contiene el campo va a ser mayor sería más conveniente utilizar un tipo Objeto OLE.Número: Almacena datos numéricos de tamaño 1, 2, 1 u 8 bytes. Para datos numéricos con los que no se vaya a operar quiza sea mejor ponerlos como campos tipo Texto.Fecha/Hora: La entrada de fechas y horas en este campo nos permitirá operar con ellas (obtener el mes de una fecha, días entre dos fechas).Moneda: Para almacenar datos de moneda.

Tipos de datos aplicables a un campo

Autonumérico: Incrementa automáticamente un valor numérico para cada registro de entrada a la tabla (1,2,3, etc). En este campo no hay que introducir ningún valor.Sí/No: Almacena valores lógicos. En la entrada de datos las opciones serán: Sí/No - Verdadero/Objeto OLE: Contiene datos OLE almacenados en otras aplicaciones que soporten OLE (vídeos, sonidos, etc). Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco).Hipervínculo: Vincula a un recurso de internet. Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una de otra tabla.Asistente para búsqueda: Permite restringir el tipo de campo para que sólo acepte datos de una lista de valores (introducida durante la ejecución del asistente para búsqueda) o de campos.Datos Adjuntos: Se puede adjuntar imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico.

Pasos para establecer la clave

1. Seleccione el campo. 2. Haga clie sobre el icono clave principal de la barra de herramientas o pulse con el botón derecho del ratón sobre el campo que desea sea clave y seleccione, del menú contextual la opción clave principal.Para hacer que más de un campo sea clave seleccionar los campos (teniendo pulsada la tecla de mayúsculas) y pulsar sobre el icono Clave principal.

Establecer una clave principal

Especificaciones de los campos

Un campo clave es un campo que identifica de manera única a un registro o fila, es decir, sabiendo el valor del campo clave conocemos qué valores le «acompañan en el registro.Por ejemplo el DNI sería un buen campo clave, ya que sabiendo su valor, tendré acceso al resto de los datos de la persona.

Propiedades de los campos en MS.Access

Especificaciones de los campos:Las propiedades de los campos varían según su tipo. Todas estas propiedades se especifican en:La pestaña General: para restringir los valores para el campo, acotar su tamaño, forzar un determinado formato.La pestaña Búsqueda Búsqueda: pincipalmente permite escoger el tipo de control (cuadro de edición, lista desplegable, etc) que se presentará para introducir valores en el campo.

Propiedades de los campos en MS.Access

Tamaño del campoReservado para lexto y números:- Para texto: número máximo de caracteres que albergará el campo.- Para números: númeromáximo de digitos.Formato: definir la presentación de los datos del campo. Por ejemplo:- En un campo numérico podría ser interesante verlo con separador de millares, como por-centaje, etc.- Un formato fecha con la forma dd/mm/aa o bien con Día-Nombre del Mes-Año.- Para los tipos de datos Sí/No, que aplarezca Sí o No, Activado o Desactivado, Verdaderoo Falso.

Máscara de entrada

Controlará cómo se insertan los datos en el campo.Se puede utilizar para obligar al usuario a introducir datos de un tipo determinado (por ejemplo, permitir introducir sólo caracteres numéricos, o sólo letras o 2 números seguidos de 5 letras).A menudo es más fácil utilizar el Asistente para máscaras de entrada para establecer la propiedad automaticamente.

Para ello hacemos click sobre de la máscara de entrada indicada.

Título

Seleccione en la cebecera de la columna así aparecerá el texto dando acceso a la entrada de datos de la tabla o del formulario. Para ello debemos de seguir los siguientes pasos:1. Abra la tabla de artículos en vista de diseño.2. Seleccione el campo código.3. Vaya al apartado título y teclee en el cuadro de texto: código del artículo.

Valor Predeterminado

Sirve para indicar el valor del campo tendrá por defecto.Cuando se introduzcan nuevos registros, el valor que indique en ese apartado aparecerá en el campoautomaticamentePara ello seguimos las siguientes indicaciones.1. Abra la tabla Artículos en vista de diseño.2. Seleccione el campo cantidad en alquiler.3. Escriba sobre el cuadro de texto de la propiedad valor predeterminado un 0.4. Seleccione el campo cantidad de venta yrepita el paso indicado.

Regla de validación

Esta propiedad sirve para controlar que los datos quer se introduzcan en el campo cumplan determinadas condiciones:1. Abra la tabla de Artículos en la Vista diseño.2. Seleccione el campo fecha de adquisición.3. Abra el generador de expresiones, propiedad de validación, pulse el botón <, seleccione la función fecha (), después o y otra vez fecha()la expresión quedaría de la siguiente manera

Texto de validación

Texto de error que aparecerá cuando el valor del campo no cumpla la regla de validación. Para ello seguimos los siguientes pasos.1. Abra la tabla artículos en vista diseño.2. Seleccione el campo fecha de adquisición3. Teclee la fecha debe ser menor o igual a la fecha de hoy.

Requerido

Esta propiedad indicará si es o no obligatorio introducir datos en el campo. Seleccione:Sí, si es obligatorio que el campo tenga datos.No, si el campo puede no contener datos, estariacíos. Para ello debemos:1.- Seleccione el campo.2.- Ir a propiedad requerida y en la lista desplegable y seleccionar Sí.

Indexado

Un campo indexado hace mas rápidas las ordenaciones y las búsquedas, además de facilitar esas relaciones entre tablas.Esta propiedad establece se la tabla se indexa por este campo. Se puede elegir entre Sí.- Sí (sin duplicados) significa que cada campo tiene que tener un valor único para toda la tabla..- Sí (con duplicados) el campo puede tener valores repetidos.

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¡Gracias!