Guía de compra

Inicio

Guía del proceso de compras, contratos de egresos y negociaciones estratégicas

Recepción de bienes o servicios

Déjenos saber ¿qué necesita?

Cotización

Información almacén general

Apoyo pago a proveedores

Compra catálogos

Compra importación o exportación temporal

Compra bien o servicio

Links de interés

Herramienta de apoyo adquisición de bienes o servicios

Consulta y creación de terceros

Link de acceso a Oracle

Consulta y creación de articulos

Formatos

Compra de bienes o servicios

Para dar cumplimiento a la directriz de compras es importante, no generar hechos cumplidos. El proveedor debe prestar el servicio o entregar el bien, con una orden de compra previamente gestionada.

Política de delegación y atribuciones

Códigos de artículos

Lineamiento de pagos

Verificar Proveedor creado

Directriz de compras

Política de cotizaciones

Categorías y requisitos para cada tipo de compra

Calendario compras y cuentas por pagar

Formatos

Formulario solicitud compra de bien o servicio

Pólizas

Animales y Plantas

Construcciones y Edificaciones

Tecnología Y Multimedia

Suministros de Oficina ‐ Aseo ‐ Cafetería

Servicios Especializados

Servicios de Mantenimiento

Seguros

Servicios Básicos

Medicamentos ‐ Químicos ‐ Gases

Maquinaria y Equipos

Impresos ‐ Libros ‐ Publicidad

Dotaciones

Ferretería ‐ Eléctricos ‐ Electrónicos

Afiliaciones y Contribuciones

Seleccione la categoría que requiere comprar

Son compras de productos no incluídos en catálogo:

Categorías

Flores y Plantas - Arboles y Arbustos - Semillas y Similares - Insumos material vegetal.

Insectos - Roedores - Animales de granja - Anfibios y Reptiles - Aves y Peces - Insumos para Animales

Son compras de productos no incluídos en catálogo:

Requisitos

Requisitos

Material vegetal

Animales

Animales y Plantas

Categorías

Materiales bases.

Tableros y telones - Cortinas - Elementos y accesorios de decoración, organización, almacenamiento - Materiales de lencería.

Pisos y alfombras - Puertas, Ventanas, Divisiones - Materiales para acabados.

Acabados

Predios y edificaciones construcciones

Insumos para construcciones

Requisitos

Terrenos - Edificios - Construcciones.

Dotación y organización de espacios

Pólizas

Construcciones y Edificaciones

Categorías

Materiales bases.

Tableros y telones - Cortinas - Elementos y accesorios de decoración, organización, almacenamiento - Materiales de lencería.

Pisos y alfombras - Puertas, Ventanas, Divisiones - Materiales para acabados.

Acabados

Predios y edificaciones construcciones

Insumos para construcciones

Requisitos

Terrenos - Edificios - Construcciones.

Dotación y organización de espacios

Pólizas

Construcciones y Edificaciones

Categorías

Polizas

Desarrollo de personal ‐ Largo plazo, Capacitaciones.

Aporte y donaciones - Auxilio a estudiantes.

Afiliaciones y membresías, Convenios, Inscripción a cursos, Inscripción y acceso a eventos y Actividades culturales.

Afiliaciones y sostenimiento

Desarrollo de personal

Aportes y donaciones - Auxilios

Requisitos

Requisitos

Requisitos

Afiliaciones y Contribuciones

Categorías

Vestuario para actividades deportivas y culturales - elementos para actividades deportivas, sociales, culturales - Obras de arte.

Elementos y utensilios de laboratorio, médicos, talleres - Consumibles de laboratorio, médicos, y seguridad industrial - Elementos de protección personal y seguridad industrial - Vestuario industrial, médico, de laboratorio - Elementos de ergonomía.

Vestuario y accesorios para dotación personal.

Dotación institucional para personal

Dotación deportiva y cultural

Dotación de laboratorio ‐ Medica ‐ EPP

Requisitos

Ventajas compra catálogo

Consulta de Catálogos

Dotaciones

Categorías

Polizas

Componentes eléctricos.

Materiales eléctricos - Herramientas eléctricas y repuestos - Iluminación.

Materiales de ferretería - Herramientas de ferretería y repuestos - Lubricantes, aceites, grasas, anticorrosivos - Elementos de cerrajería - Herramientas de carpintería y repuestos - Grifería general y elementos para baños.

Ferretería

Electrónicos

Eléctricos

Requisitos

Ventajas compra catálogo

¿Qué es un activo fijo?

Consulta de Catálogos

Ferretería ‐ Eléctricos ‐ Electrónicos

Categorías

*Se deben seguir los parámetros definidos por imágen institucional

Documentos impresos y publicidad impresa - Material POP - Accesorios y elementos de publicidad y propaganda.

Impresos ‐ Artes gráficas ‐ Material publicitario

Libros impresos - Libros electrónicos - Material audiovisual.

Libros - Material audiovisual

Servicios para impresos, Artes gráficas, Material publicitario - Servicios de publicidad digital - Servicios de publicidad en medios convencionales - Servicios de marketing y comunicaciones.

Servicios de impresos – Libros y publicidad

Suscripciones

Suscripción medios impresos - Suscripción medios digitales.

Materiales librería Uniandes.

Materiales librería Uniandes

Ventajas compra catálogo

Impresos ‐ Libros ‐ Publicidad

Acelerómetros - Agitadores - Analizadores - Autoclaves - Balanzas - Baños de laboratorio - Bombas de laboratorio - Cámaras y cabinas de laboratorios - Carros de laboratorios - Centrífugas - Compresores - Condensadores - Controladores - Cromatógrafos - Equipos de refrigeración - Hornos industriales y muflas - Impresoras 3d - Incubadoras - Microscopios - Purificadores de agua - Simuladores - Otros equipos médicos - Otros equipos de laboratorio y talleres - Accesorios y repuestos para equipos de laboratorios, talleres, médicos..

Categorías

Equipos de laboratorio ‐ talleres – médicos

Máquinas de gimnasio y deporte - Instrumentos musicales - Accesorios y repuestos para instrumentos musicales - Accesorios y repuestos para máquinas de gimnasio y deporte.

Equipos culturales y deportivos

Equipos hidráulicos, eléctricos , electromecánicos - Equipos de seguridad electrónica y atención a emergencias - Accesorios y repuestos para equipos de infraestructura.

Equipos de infraestructura para edificaciones

Equipos y electrodomésticos de cocina ‐ aseo – oficina

Equipos y electrodomésticos de cocina y alimentación - Equipos y electrodomésticos de oficina - Equipos y electrodomésticos de aseo - Accesorios y repuestos para equipos y electrodomésticos de cocina, aseo, oficina.

Vehículos - Accesorios y repuestos para flota y equipos de transporte.

Flota y equipos de transporte

Requisitos

Repuestos y accesorios

Ventajas compra catálogo

¿Qué es un activo fijo?

Maquinaria y Equipos

Pólizas

Categorías

Sustancias químicas controladas - Sustancias y compuestos químicos - Medios de cultivo.

Medicamentos - Medicamentos para cuidado de animales.

Gases - Combustibles.

Gases y combustibles

Servicios para combustibles y gases

Químicos

Servicio de llenado de gases - Servicio de llenado de combustible - Transporte de combustible y gases.

Medicamentos

Requisitos

Ventajas compra catálogo

Sustancias controladas

Medicamentos ‐ Químicos ‐ Gases

Pólizas

A tener en cuenta

¿Qué debo hacer en caso que un tercero preste un equipo o máquina para alguna actividad en la Universidad?

¿Si un equipo de la Universidad que se encuentra a mi cargo sufre un daño que debo hacer?

¿Si un equipo de la Universidad que se encuentra a mi cargo se pierde o es hurtado que debo hacer?

¿Si requiero hacer uso de uno o varios equipos de propiedad de la Universidad para uso académico fuera del Campus que debo hacer?

Categorías

Seguros de cumplimiento - Seguros de calidad.

Póliza de clavo a clavo (Obras de arte)

Seguros de cumplimiento y calidad

Cubre cualquier daño, pérdida o hurto de obras de arte durante su exposición en determinadas ferias o eventos.

Requisitos

Pólizas

Seguros

Categorías

Arrendamientos - Alquiler material audiovisual - entre otros.

Transporte aéreo de personas - Transporte terrestre y marítimo de personas - Alojamiento - Auxilios de viaje.

Servicios de transporte de personas ‐ Alojamientos ‐ Viajes

Vigilancia, Aseo, Restaurante, Mensajería y transporte de mercancía, Almacenamiento y bodegaje, de parqueadero, médicos, Servicios públicos.

Servicios administrativos básicos

Requisitos

Arrendamiento y alquileres

Consulta de Catálogos

Ventajas compra catálogo

Transporte terrestre de personas

Servicios

Servicios Básicos

Pólizas

Categorías

Polizas

Mantenimiento e instalación de equipos de infraestructura, equipos de redes de datos, equipos audiovisuales y de comunicación, equipos de cómputo, equipos de impresión y escaneo, equipos y elementos de laboratorio, talleres, médicos, de flota y equipo de transporte de equipos y elementos culturales y deportivos, de equipos electrodomésticos, de cocina, aseo, oficina, de herramientas de ferretería y eléctricos.

Mantenimiento e instalación de obra civil, de mobiliario, de señalización de cerrajería y mantenimiento de terrenos.

Mantenimiento e instalación de redes de gas, de redes eléctricas, de redes hidrosanitarias, de redes de automatización, de redes audiovisuales, de redes de ventilación y aire acondicionado, de redes de cableado estructurado.

Mantenimiento e instalación de equipos ‐ partes ‐ accesorios

Servicios de mantenimiento de software

Requisitos

Mantenimientos e instalaciones locativas

Terrenos - edificios - construcciones.

Mantenimiento e instalación de redes infraestructura

Pólizas

Servicios de Mantenimiento

Categorías

Servicios de asesoría - Consultoría TI - Consultorías de negocios y administración corporativa - Consultorías en diseño y construcción - Avalúos.

Servicios notariales - Servicios financieros y de impuestos - Servicios consulares - Derechos comerciales - Trámites legales.

Consultorías y asesorías técnicas

Servicios profesionales

Servicios legales y financieros

Servicios outsourcing de personal, de procesamiento de datos, para eventos, de construcción, de laboratorio e investigación, de recursos humanos, de producción, edición, traducción, transcripción, de sastrería y costura.

Requisitos

Servicios

Pólizas

Servicios Especializados

Categorías

Bebidas alcohólicas - Bebidas no alcohólicas - Café, Aromática, Té - Frutas y verduras - Otros alimentos para cafetería y cocina.

Compras Outsourcing

Útiles y elementos de papelería y manualidades - Consumibles para equipos de oficina.

Materiales y consumibles de oficina

Utensilios y elementos de cocina y menaje - Utensilios e insumos de aseo - Higiénicos - Desechables y consumibles de cocina.

Ventajas compra catálogo

Elementos de aseo y cafetería

Requisitos

Alimentos ‐ Bebidas ‐ Licores

Suministros de Oficina ‐ Aseo ‐ Cafetería

Hosting y computación en la nube - Suscripciones a páginas web - Suscripciones SAAS - Certificados digitales.

Equipos de servicio de datos - Equipos de servicio de red - Accesorios y repuestos - Equipos de redes y datos.

Servicios en la nube

Licencias

Categorías

Equipos de impresión y escaneo.

Computadores de escritorio.

Videoproyectores.

Equipos y accesorios audiovisuales y de comunicación

Equipos y accesorios de redes y datos

Equipos y accesorios de impresión y escaneo

Licencias especializadas - Licencias institucionales.

Equipos y accesorios de computo

Requisitos

Compra de equipos de computo

Repuestos y accesorios

Requisitos

Ventajas compra catálogo

Tecnología y Multimedia

¿Qué es un activo fijo?

Pólizas

La herramienta de apoyo gestión de adquisiciones de bienes y servicios

Descargue aquí la herramienta de apoyo gestión de adquisiciones de bienes y servicios

Le permite identificar el mecanismo de formalización que aplica para una compra y la necesidad de constitución de pólizas por parte del proveedor. Lo anterior, de acuerdo con los montos y riesgos asociados al suministro de los bienes o prestación de los servicios. El resultado le indicará el servicio que le apoyará y acompañará en la gestión, ya sea compras o contratos de egresos. o negociación estratégica.

Solicitar la creación de artículos y sus usos

Válidación y creación códigos de artículos

Consultar lista de artículos y sus usos

Le invitamos a consultar en el siguiente link, si el código de artículo que requiere para la compra está creado, los usos activos y la pospre en la cual quedará ejecutado su gasto. Si aún no está creado el código de artículo o el uso no está activo, ingrese al siguiente link para solicitar su creación.

Antes de solicitar la creación del tercero ingrese y valide si el proveedor ya se encuentra creado

Verifique si el Proveedor ya se encuentra creado

Solicitud de creación de proveedores nacionales

Solitud de creación de proveedores Internacionales

Creación de terceros

• Solicitar apoyo a compras o a negociación estratégica

• Revisar catálogos

A tener en cuenta:

• Los pantallazos tomados de las páginas web de almacenes y grandes superficies no reemplazan la cotización. Estos elementos tienen condiciones diferentes en: tiempos de entrega, volatilidad de precios y stock limitados.

• El tiempo de respuesta y envío de las cotizaciones depende del tipo de bien a cotizar.

• Solicitar directamente cotizaciones a los proveedores

Cotizaciones

Negociación en invitación privada

Política de cotizaciones

Para gestionar cotizaciones de bienes o servicios: recurrentes o no recurrentes, se cuenta con las siguientes opciones:

Formulario solicitud cotización

Compra de bienes en catálogos

Política de delegación y atribuciones

Son listados de precios negociados por el área de abastecimiento estratégico, operados por el servicio de compras en los cuales encuentra mejores condiciones de precio, calidad, tiempos de entrega y disponibilidad de productos.

Lineamiento de pagos

Directriz de compras

Política de cotizaciones

Categorías y requisitos

Ventajas compra catálogo

Calendario compras y cuentas por pagar

Consulta de catálogos

Formulario solicitud compra de bien o servicio

Si bien o servicio es recibido en la unidad

Política de delegación y atribuciones

Si bien o servicio es recibido en el almacén general

Devoluciones

Lineamiento de pagos

Solicitar la recepcion del bien o servicio

Directriz de compras

Política de cotizaciones

Calendario compras y cuentas por pagar

Recepción de bienes o servicios

La recepción física de bienes puede ocurrir en el almacén general o en las unidades. Los servicios son recibidos directamente por las unidades. Una vez recibido a satisfacción el bien o servicio, solicitar la recepción con su respectiva evidencia: remisión, prefactura o documento de entrega.

Apoyo pago a proveedores

Para dar cumplimiento a la directriz de compras es importante, no generar hechos cumplidos. El proveedor debe prestar el servicio o entregar el bien, con una orden de compra previamente gestionada.

Política de delegación y atribuciones

Códigos de artículos

Lineamiento de pagos

Verificar Proveedor creado

Política de cotizaciones

Directriz de compras

Calendario compras y cuentas por pagar

Servicios

Formatos

Formulario solicitud compra de bien o servicio

Pólizas

Almacén general

Apoya la recepción, verificación y entrega de los bienes a las unidades. Los bienes no recibidos en el almacén general son: compras inventariables en ERP, elementos de gran volúmen, peso o riesgo de manipulación (químicos, reactivos). Tiempo de entrega de bienes recibidos, máximo 2 días con excepción en los computadores, dado que una vez recibidos, deben pasar por un proceso configuración que realiza el área de Tecnología, y este tiempo puede oscilar entre 3 y 8 días adicionales.

Ubicación Física: Calle 18N°1 – 81 bloque Ñi

Contactos:339 4949 ext. 2825 – 3286 – 3163 / Directo: 3324343

Horarios de atención a proveedores: lunes a viernes, jornada continua de 7:30 a.m. a 1:00 p.m.

Servicios adicionales del almacén general

Aspectos a tener en cuenta para compras internacionales

Polizas

Aspectos a tener en cuenta para préstamos, devoluciones, reparaciones o garantías internacionales

¿A qué se le conoce como exportación en la Universidad?

¿Qué sucede si no hago el trámite de garantía de forma adecuada?

¿Cómo y cuándo puedo solicitar este servicio?

¿Qué diferencia hay entre una compra por importación ordinaria y una por Courier?

¿Por qué se debe aumentar un porcentaje al valor de la compra?

¿Cómo se realizan las compras por internet con proveedores del exterior en la Universidad?

¿Cuánto puede tardar un proceso de importación?

¿Si tengo que realizar una compra en el exterior que debo hacer?

¿Cómo puedo mejorar los tiempos de entrega de mi compra?

Compra importación o exportación temporal

La recepción física de bienes puede ocurrir en el Almacén General o en las Unidades. Los servicios son recibidos directamente por las unidades.Es importante que una vez reciban a satisfacción el bien o servicio, soliciten por medio del formato, la recepción del bien o servicio con su respectiva evidencia

Solicitar la recepción de bienes o servicios

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Para dar cumplimiento a la política de compras es importante no generar hechos cumplidos, el proveedor debe prestar el servicio o entregar el elemento, con una orden de compra previamente gestionada.

Apoyo pago a proveedores

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra
4. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos previamente aprobado.
5. Formato de activos fijos, diligenciado en su totalidad.

Formatos

Formato activos fijos: Contiene la información que se requiere para administración y control de los activos de la universidad. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos: El área de Mantenimiento confirma la información técnica del equipo y los detalles de consumo eléctrico del mismo con el fin de validar su correcta adecuación.

Compra de repuestos o parte adicional para un activo fijo (accesorios): El servicio de compras entra a validar con el área de Activos Fijos, que el valor no supere el 50% del costo actual del activo, en caso de exceder dicho valor, esta compra debe manejarse como Activo Fijo, para lo cual se solicitará a la unidad el Formato de Activos Fijos previamente diligenciado. Repuesto: parte de un activo que debe ser sustituido, se activa si su valor de adquisición supera el 50% del valor del activo fijo principal y su vida útil supera un año. Se debe indicar el valor de la parte que se reemplazará para poderla dar de baja.

Requisitos para solicitar la compra

Requisitos para solicitar la compra

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de solicitud compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios"

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Pólizas

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta - matriz de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados arroja la necesidad de generar pólizas.

Para más información sobre pólizas escriba a gestionseguros@uniandes.edu.co

Para realizar una compra se requiere:

• Identificar la necesidad
• Diligenciar la solicitud de la compra
• Obtener la aprobación del gasto
• Enviar la solicitud aprobada

Comprar un bien o servicio

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Compra de Equipos de Computo

La Universidad cuenta con un catálogo para la compra institucional de equipos de computo, en el cual se especifican las características y referencias de los equipos que cada uno de los cargos puede requerir para el desarrollo de su labor. Los catálogos de computadores negociados son Windows y MAC. Con el fin de garantizar la adecuada gestión de los computadores de escritorio y portátiles, la Universidad definirá los procesos de compra institucional de equipos requeridos en cada año, previa negociación y selección de: proveedores, referencias y condiciones comerciales y de servicio. Dentro del presupuesto anual programado, cada Unidad debe indicar las cantidades y referencias de equipos que desean adquirir en el siguiente periodo. Este proceso busca cubrir las siguientes necesidades de la Universidad:

1. Renovación de los computadores de escritorio y portátiles WINDOWS que cumplen siete (7) años o más.
2. Renovación de los computadores de escritorio y portátiles MAC que cumplen cinco (5) años o más.
3. Adquisición de computadores nuevos para un proyecto de investigación planeado con fondos externos y tenga la estructura de costos valida en el ERP de la Universidad.

Las excepciones a estas reglas (referencias y proveedores no Institucionales) deberán ser sometidas a las instancias de aprobación definidas por la Universidad, y para su evaluación es requisito que cumplan los lineamientos de compra de hardware de TI. Tiempos de entrega: El tiempo de entrega es establecido en las negociaciones por cada uno de los proveedores, es importante tener en cuenta que una vez el equipo sea entregado en el Almacén General, se solicita la configuración al área de Tecnología, cuyo tiempo de respuesta puede estar entre los 3 y 8 días adicionales a la fecha de entrega del proveedor.

Compras de productos oservicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios: Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Para pagos por transferencia:

Pago con tarjeta de crédito:

1. Diligenciar el formulario de apoyo pago a proveedores y en observaciones incluir: el link de pago y la autorización de las retenciones asumidas cuando sean solicitudes diferentes a Inscripciones, membresías y publicaciones.
2. Disponibilidad de tiempo del solicitante en la unidad, para una reunión por Teams, Zoom etc., y en compañia realizar el pago en línea.
3. Luego de realizado el pago, enviar la factura generada por la entidad, la cual debe ser solicitada a nombre de la Universidad de los Andes con fecha vigente, para desde el servicio de compras, legalizar el pago ante cuentas por pagar.

Requisitos para solicitar la compra

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario solicitud de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Para pagos por transferencia:

Pago con tarjeta de crédito:

1. Diligenciar el formulario de apoyo pago a proveedores y en observaciones incluir: el link de pago y la autorización de las retenciones asumidas cuando sean solicitudes diferentes a Inscripciones, membresías y publicaciones.
2. Disponibilidad de tiempo del solicitante en la unidad, para una reunión por Teams, Zoom etc., y en compañia realizar el pago en línea.
3. Luego de realizado el pago, enviar la factura generada por la entidad, la cual debe ser solicitada a nombre de la Universidad de los Andes con fecha vigente, para desde el servicio de compras, legalizar el pago ante CXP.

Requisitos para solicitar la compra

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario solicitud de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

• Computador y Tablet
• Televisor
• Amplificador de Audio y Sonido
• Agitador
• Balanza para Laboratorio
• Proyector
• Sistema de Electroforesis
• Sonómetro
• PH-Metro

El reporte de los activos fijos se realiza por medio del Formato de activos fijos diligenciado por las unidades.

¿Qué es un activo fijo?

Activo Fijo es todo bien cuya vida útil es superior a un año, no está destinado para la venta y cuyo valor de adquisición es superior a 50 UVT (Unidad de Valor Tributario año 2025 $49.799). Total Monto Activo Fijo $2.489.950 Las siguientes descripciones serán registradas como activos fijos así tengan un valor inferior a 50 UVT:

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.
4. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios: Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Servicios

• Para legalizar el pago de servicios previamente negociados desde la unidad, lo pueden solicitar por medio del formulario de solicitud apoyo pago a proveedores anexando la pre factura o la cotización.
• Es importante dar cumplimiento a la Directriz de Compra de Bienes o Servicio en cuanto a número de cotizaciones requeridas según el monto del servicio a contratar.
• Para el pago de servicios a personas naturales: si el monto es menor o igual a 1/2 SMMLV, se debe solicitar el trámite al servicio de compras, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente:
• Gestionar con anticipación con GHDO la verificación de la relación contractual de la persona que les prestó el servicio con la universidad, en el periodo de tiempo que realizó el servicio.
• Este aval permite identificar al usuario el camino a tomar de la siguiente manera: si efectivamente hay una relación contractual, el usuario debe solicitar la generación de una bonificación. Si no existe, es el servicio de compras quien apoya el trámite del pago.
• Para el pago de servicios a personas naturales: si el monto es mayor a 1/2 SMMLV, se debe solicitar el trámite al servicio de Contratación Civil.

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Son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, se refiere a elementos de compra recurrentes en la universidad, cuyo objetivo es tener mejores condiciones de precio, calidad, tiempos de entrega y disponibilidad de productos.

Comprar por Catálogos

Compras de productos o servicios no catálogo:

Compras de productos en catálogo:

Los catálogos son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, son elementos de compra recurrentes en los cuales como universidad se busca obtener mejores condiciones de precio, tiempos de entrega y disponibilidad, al momento de requerirse.

Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Ventajas de comprar elementos de catálogo:

1. - Proceso de compra más ágil
2. - Proveedor creado
3. - Códigos de artículo previamente creados
4. - Disponibilidad oportuna de los elementos
5. - Precios competitivos
6. - Compromisos de entrega eficientes
7. - No se requieren cotizaciones comparativas para gestionar la compra
8. - No se requieren formatos de viabilidad de compra e instalación de equipos

Conoce lo que debes tener en cuenta para el proceso de compras internacionales

Compra importación o exportación temporal

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Pólizas

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta - matriz de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados arroja la necesidad de generar pólizas.

Para más información sobre pólizas escriba a gestionseguros@uniandes.edu.co

¿Qué debo hacer en caso que un tercero preste un equipo o máquina para alguna actividad en la Universidad?

Existen dos modalidades de préstamo por parte de un tercero:

• Equipo o máquina para demostración que debe ser utilizado en actividades académicas y permanecer dentro del campus de la Universidad.
• Bienes que se encuentren bajo la responsabilidad y cuidado de la Universidad y estén siendo utilizados en actividades académicas.

Para cualquiera de las dos modalidades se debe reportar:

1. Descripción del equipo o máquina.
2. Valor.
3. Fecha de ingreso y salida del campus.
4. Actividad en la que se va a utilizar el equipo o máquina.
5. Medidas de protección y seguridad con las que contará dentro del campus.
6. Información sobre quien operara el equipo o la máquina.

Aval

Aval del Centro médico en compra de medicamentos: Garantizar el control del uso correcto de medicamentos

Ventajas de comprar elementos de catálogo:

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Centro Médico.

Compras de productos en catálogo: Los catálogos son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, son elementos de compra recurrentes en los cuales como universidad se busca obtener mejores condiciones de precio, tiempos de entrega y disponibilidad, al momento de requerirse.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Área responsable de la recepción, verificación y entrega de los bienes a las unidades.

Información del almacen general

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Requisitos para solicitar la compra

a. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.b. Formulario de solicitud compra diligenciado y aprobado desde la unidad. c. Cotización aprobada para la compra. d. Verificación de GHDO, si aplica.

Verificación en GHDO pago a personas naturales por orden de compra, para pagos de hasta 1/2 SMMLV: Gestionar con anticipación con GHDO la verificación de la relación contractual de la persona que les prestó el servicio con la universidad, en el periodo de tiempo que realizó el servicio.

Compra de repuestos o parte adicional para un activo fijo (accesorios):

¿Qué es considerado un repuesto? Es una parte de un activo que debe ser sustituido, se activa si su valor de adquisición supera el 50% del valor del activo fijo principal y su vida útil supera un año. Requisitos Se debe indicar al área de Activos Fijos, el valor de la parte que se reemplazará para poder dar de baja.El servicio de compras entra a validar con el área de Activos Fijos, que el valor no supere el 50% del costo actual del activo, en caso de exceder dicho valor, esta compra debe manejarse como Activo Fijo, para lo cual se solicitará a la unidad el Formato de Activos Fijos previamente diligenciado.

Compras de productos o servicios no catálogo:

Compras de productos en catálogo:

Los catálogos son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, son elementos de compra recurrentes en los cuales como universidad se busca obtener mejores condiciones de precio, tiempos de entrega y disponibilidad, al momento de requerirse.

Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Ventajas de comprar elementos de catálogo:

1. - Proceso de compra más ágil
2. - Proveedor creado
3. - Códigos de artículo previamente creados
4. - Disponibilidad oportuna de los elementos
5. - Precios competitivos
6. - Compromisos de entrega eficientes
7. - No se requieren cotizaciones comparativas para gestionar la compra
8. - No se requieren formatos de viabilidad de compra e instalación de equipos

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

+info

Para solicitar una cotización, es importante incluir información detallada sobre los bienes o servicios que necesita, así como la cantidad y el plazo de entrega.

Cotizaciones

Requisitos para solicitar la compra

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización o cuenta de cobro aprobada para la compra.

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra
4. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos previamente aprobado.
5. Formato de activos fijos, diligenciado en su totalidad.

Compra No catálogo

Compra por catálogo

Formatos

Formato activos fijos: Contiene la información que se requiere para administración y control de los activos de la universidad. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos: El área de Mantenimiento confirma la información técnica del equipo y los detalles de consumo eléctrico del mismo con el fin de validar su correcta adecuación.

Requisitos

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos para solicitar la compra

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de solicitud compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra
4. Remisión o resumen de la póliza.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Pago con tarjeta de crédito:

1. Diligenciar el formulario de apoyo pago a proveedores y en observaciones incluir: el link de pago y la autorización de las retenciones asumidas cuando sean solicitudes diferentes a: inscripciones, membresías y publicaciones.
2. Disponibilidad de tiempo del solicitante en la unidad, para una reunión por Teams, Zoom etc. y realizar el pago en línea.
3. Luego de realizado el pago, enviar la factura generada por la entidad, la cual debe ser solicitada a nombre de la Universidad de los Andes con fecha vigente, para desde el servicio de compras legalizar el pago ante CXP.

Pago por transferencia:

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra. Según condiciones de pago del proveedor, pueden ser solicitados por transferencia electrónica o por tarjeta de crédito

Compras de productos oservicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios: Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Tenga en cuenta

Sustancias controladas

Para la compra de sustancias controladas se debe tener en cuenta lo siguiente: Las sustancias controladas son aquellas sustancias químicas cuya distribución está restringida y que para ser utilizadas requieren de permisos especiales de entes del estado. En el servicio de compras apoyamos la gestión de los trámites necesarios para obtener los permisos de compra y administración de sustancias controladas ante el Ministerio de Justicia y del Derecho. Nuestro alcance en sustancias controladas es: verificación de cupos, revisión de inventarios con las diferentes sucursales e informar al SICOQ sobre los consumos diarios realizados desde la universidad. Si desea revisar información adicional sobre sustancias controladas puede seleccionar los siguientes link:

• Presentación sobre generalidades, usos y legislación de las Sustancias Controladas (link)
• Guía de registro movimientos SICOQ (Link)
• Instructivo solicitud renovación plataforma SICOQ. (Link)
• Sucursales de almacenamiento en Uniandes de Sustancias Controladas y responsables. (Link)
• Listado de las sustancias controladas y sus códigos de artículo. (link)

La universidad anualmente actualiza el certificado CCITE y recibe visitas esporádicas de Estupefacientes para verificar el debido proceso y manejo de las sustancias controladas en las diferentes sucursales.

Pólizas

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta - matriz de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados arroja la necesidad de generar pólizas.

Para más información sobre pólizas escriba a gestionseguros@uniandes.edu.co

¿Si un equipo de la Universidad que se encuentra a mi cargo se pierde o es hurtado que debo hacer?

• Debe ingresar al enlace https://adenunciar.policia.gov.co/adenunciar/default.aspx, que corresponde al hurto a personas, y diligenciar la información requerida.
• La descripción de los hechos en tiempo, modo y lugar debe ser clara y concisa.
• Al día siguiente debe llegar un correo al usuario con la confirmación del radicado de la fiscalía (16 dígitos).
• En ambos casos es importante enviar el denuncio a la Oficina de Seguridad de la Universidad al correo seguserv@uniandes.edu.co para iniciar los trámites administrativos

Pólizas

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta - matriz de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados arroja la necesidad de generar pólizas.

Para más información sobre pólizas escriba a gestionseguros@uniandes.edu.co

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos para solicitar la compra

a. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria. b. Formulario de solicitud compra diligenciado y aprobado desde la unidad. c. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar. d. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos, previamente aprobado. e. Formato de activos fijos, si aplica.

Verificar si la compra del elemento corresponde a un activo fijo para diligenciar el formato de activos fijos, el cual contiene la información que se requiere para administración y control de los activos de la universidad. Eléctricos: Para la compra de elementos que necesitan conexión eléctrica, se requiere solicitar con anticipación al área de Mantenimiento, el aval del "Formato de Viabilidad para la compra de bienes y servicios".

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra
4. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos previamente aprobado.
5. Formato de activos fijos, diligenciado en su totalidad.

Compra No catálogo

Compra por catálogo

Formatos

Formato activos fijos: Contiene la información que se requiere para administración y control de los activos de la universidad. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos: El área de Mantenimiento confirma la información técnica del equipo y los detalles de consumo eléctrico del mismo con el fin de validar su correcta adecuación.

Requisitos

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Compras de productos o servicios no catálogo:

Compras de productos en catálogo:

Los catálogos son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, son elementos de compra recurrentes en los cuales como universidad se busca obtener mejores condiciones de precio, tiempos de entrega y disponibilidad, al momento de requerirse.

Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Ventajas de comprar elementos de catálogo:

1. - Proceso de compra más ágil
2. - Proveedor creado
3. - Códigos de artículo previamente creados
4. - Disponibilidad oportuna de los elementos
5. - Precios competitivos
6. - Compromisos de entrega eficientes
7. - No se requieren cotizaciones comparativas para gestionar la compra
8. - No se requieren formatos de viabilidad de compra e instalación de equipos

Pólizas

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta - matriz de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados arroja la necesidad de generar pólizas.

Para más información sobre pólizas escriba a gestionseguros@uniandes.edu.co

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Compras de productos en catálogo: Los catálogos son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, son elementos de compra recurrentes en los cuales como universidad se busca obtener mejores condiciones de precio, tiempos de entrega y disponibilidad, al momento de requerirse.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

+info

Para realizar una compra se requiere:

• Identificar la necesidad
• Diligenciar la solicitud de la compra
• Obtener la aprobación del gasto
• Enviar la solicitud aprobada

Comprar un bien o servicio

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra
4. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos previamente aprobado.
5. Formato de activos fijos, diligenciado en su totalidad.

Formatos

Formato activos fijos: Contiene la información que se requiere para administración y control de los activos de la universidad. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos: El área de Mantenimiento confirma la información técnica del equipo y los detalles de consumo eléctrico del mismo con el fin de validar su correcta adecuación.

Compra de repuestos o parte adicional para un activo fijo (accesorios): El servicio de compras entra a validar con el área de Activos Fijos, que el valor no supere el 50% del costo actual del activo, en caso de exceder dicho valor, esta compra debe manejarse como Activo Fijo, para lo cual se solicitará a la unidad el Formato de Activos Fijos previamente diligenciado. Repuesto: parte de un activo que debe ser sustituido, se activa si su valor de adquisición supera el 50% del valor del activo fijo principal y su vida útil supera un año. Se debe indicar el valor de la parte que se reemplazará para poderla dar de baja.

Requisitos para solicitar la compra

Pólizas

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta - matriz de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados arroja la necesidad de generar pólizas.

Para más información sobre pólizas escriba a gestionseguros@uniandes.edu.co

Requisitos para solicitar la compra

a. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.b. Formulario de solicitud compra diligenciado y aprobado desde la unidad. c. Cotización aprobada para la compra. d. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios.

Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios: Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Transporte terrestre de personas

Para los servicios de pasajeros menores a 10 personas: Las unidades directamente pueden solicitar la cotización y el servicio al proveedor, se recomienda siempre tener una orden de compra emitida y aceptada por el proveedor antes de la ejecución del servicio, dado que el traslado de personas maneja unos riesgos importantes para las personas y para la universidad. Para los servicios de pasajeros mayores a 10 personas: Los proveedores a cotizar son los que previamente han sido seleccionados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, dado que estos cumplen con las pólizas y seguridad que se requiere para el traslado de grupo de personas, este tipo de servicios pueden ser prestados por el proveedor con la orden de compra emitida dado el riesgo de traslado de personas.

Pólizas

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta - matriz de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados arroja la necesidad de generar pólizas.

Para más información sobre pólizas escriba a gestionseguros@uniandes.edu.co

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Pólizas

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta - matriz de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados arroja la necesidad de generar pólizas.

Para más información sobre pólizas escriba a gestionseguros@uniandes.edu.co

La recepción física de bienes puede ocurrir en el Almacén General o en las Unidades. Los servicios son recibidos directamente por las unidades.Es importante que una vez reciban a satisfacción el bien o servicio, soliciten por medio del formato, la recepción del bien o servicio con su respectiva evidencia

Solicitar la recepción de bienes o servicios

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Servicios

• Para legalizar el pago de servicios previamente negociados desde la unidad, lo pueden solicitar por medio del formulario de solicitud apoyo pago a proveedores anexando la pre factura o la cotización.
• Es importante dar cumplimiento a la Directriz de Compra de Bienes o Servicio en cuanto a número de cotizaciones requeridas según el monto del servicio a contratar.
• Para el pago de servicios a personas naturales: si el monto es menor o igual a 1/2 SMMLV, se debe solicitar el trámite al servicio de compras, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente:
• Gestionar con anticipación con GHDO la verificación de la relación contractual de la persona que les prestó el servicio con la universidad, en el periodo de tiempo que realizó el servicio.
• Este aval permite identificar al usuario el camino a tomar de la siguiente manera: si efectivamente hay una relación contractual, el usuario debe solicitar la generación de una bonificación. Si no existe, es el servicio de compras quien apoya el trámite del pago.
• Para el pago de servicios a personas naturales: si el monto es mayor a 1/2 SMMLV, se debe solicitar el trámite al servicio de Contratación Civil.

Conoce lo que debes tener en cuenta para el proceso de compras internacionales

Compra importación o exportación temporal

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Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Compras Outsourcing

Son proveedores negociados por la Oficina de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, con condiciones especiales de tiempo de entrega, precio y suministro. Los productos bajo esta modalidad son: elementos de oficina, papelería, cafetería y aseo, los cuales se solicitan directamente a través de las plataformas de los proveedores.

Actualmente bajo esta modalidad encontramos a:– Panamericana Outsourcing S.A. Jessica C. Rodríguez Álvarez, Servicio al Cliente, Teléfono: 2916900 Ext 103 https://www.panamericana-outsourcing.com.co/

¿Cómo se hacen las solicitudes de estos productos? a. La unidad directamente ingresar al portal web del proveedor y hace el pedido. b. Este pedido debe ser aprobado por el aprobador del gastos de la unidad. c. Proveedor hace entrega directamente al usuario solicitante, quien firma una remisión de recibido. d. El proveedor hace cierre mensuales y envía la información a compras para que se legalice la orden de compra y se continue con el proceso de radicación y pago de factura.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

+info

La recepción física de bienes puede ocurrir en el Almacén General o en las Unidades. Los servicios son recibidos directamente por las unidades.Es importante que una vez reciban a satisfacción el bien o servicio, soliciten por medio del formato, la recepción del bien o servicio con su respectiva evidencia

Solicitar la recepción de bienes o servicios

Son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, se refiere a elementos de compra recurrentes en la universidad, cuyo objetivo es tener mejores condiciones de precio, calidad, tiempos de entrega y disponibilidad de productos.

Comprar por Catálogos

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Compras de productos o servicios no catálogo:

Compras de productos en catálogo:

Los catálogos son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, son elementos de compra recurrentes en los cuales como universidad se busca obtener mejores condiciones de precio, tiempos de entrega y disponibilidad, al momento de requerirse.

Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Ventajas de comprar elementos de catálogo:

1. - Proceso de compra más ágil
2. - Proveedor creado
3. - Códigos de artículo previamente creados
4. - Disponibilidad oportuna de los elementos
5. - Precios competitivos
6. - Compromisos de entrega eficientes
7. - No se requieren cotizaciones comparativas para gestionar la compra
8. - No se requieren formatos de viabilidad de compra e instalación de equipos

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Se deben seguir los parámetros definidos por imagen instituciona

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Pólizas

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta - matriz de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados arroja la necesidad de generar pólizas.

Para más información sobre pólizas escriba a gestionseguros@uniandes.edu.co

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Se deben seguir los parámetros definidos por imagen instituciona

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Para pagos por transferencia:

Pago con tarjeta de crédito:

1. Diligenciar el formulario de apoyo pago a proveedores y en observaciones incluir: el link de pago y la autorización de las retenciones asumidas cuando sean solicitudes diferentes a Inscripciones, membresías y publicaciones.
2. Disponibilidad de tiempo del solicitante en la unidad, para una reunión por Teams, Zoom etc., y en compañia realizar el pago en línea.
3. Luego de realizado el pago, enviar la factura generada por la entidad, la cual debe ser solicitada a nombre de la Universidad de los Andes con fecha vigente, para desde el servicio de compras, legalizar el pago ante cuentas por pagar.

Requisitos para solicitar la compra

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario solicitud de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Correo para actualización de proveedores

Correo apoyo proveedores

Enlace de autorregistro para el proveedor

Pagina web Zona proveedores

Manual de autorregistro

Como solicitar la creación del proveedor nacional

Le informamos que a partir de la fecha, todos los proveedores deben ingresar y llenar la información en el autoregistro en nuestra plataforma. Este proceso es sencillo y rápido y le permitirá al proveedor tener una mejor experiencia con nosotros. Para realizar el autoregistro, acceda en el siguiente enlace: Una vez que haya completado el registro, recibirá un correo electrónico de confirmación.

El almacén general recibe el bien: Es el encargado de tramitar directamente, la entrada de mercancía en el ERP e informar el numero de recepción a la persona que elaboró la orden de compra, con copia a la persona solicitante de la misma, y de esta manera, el área que gestionó la solicitud: compras o contratos de egresos, envíe los datos al proveedor: número de orden de compra, recepción de mercancía y recomendaciones a tener en cuenta de CXP, para una correcta radicación de factura.

Requisitos para solicitar la compra

a. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria. b. Formulario solicitud de compra diligenciado y aprobado desde la unidad. c. Cotización aprobada para la compra d. Visto bueno de Comité Institucional para el Cuidado y Uso de Animales CICUA

Aval de Comité Institucional para el Cuidado y Uso de Animales CICUA para la compra de animales: La ley 84 de 1989, indica que los animales usados en investigación son responsabilidad institucional y estos deben estar asociados a proyectos de investigación aprobados y activos por el comité CICUA, estos animales deben ser adquiridos en sitios autorizados para la venta. El CICUA hace seguimiento del bienestar, cuidado, habitad y transporte de los animales usados en procesos de investigación.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Si la compra es de Sustancias Controladas, adicional tener en cuenta lo siguiente: - Verificar con anticipación el cupo con el Servicio de Compras. - La solicitud de compra debe contener solamente productos controlados. - Los proveedores de estas sustancias deben contar con el certificado actualizado de carencia de informes por tráfico de estupefacientes (CCITE), emitido por la subdirección de Estupefacientes.

Requisitos para solicitar la compra

Requisitos a. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.b. Formulario de solicitud compra diligenciado y aprobado desde la unidad. c. Cotización aprobada para la compra d. Visto bueno de Centro Médico, si aplica. e. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios, si aplica.

Compra de medicamentos: Es importante solicitar el visto bueno al Centro Médico por ser los encargados en la Univesidad de garantizar el control y uso correcto de los mismos. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios: Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Compras de productos o servicios no catálogo:

Compras de productos en catálogo:

Los catálogos son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, son elementos de compra recurrentes en los cuales como universidad se busca obtener mejores condiciones de precio, tiempos de entrega y disponibilidad, al momento de requerirse.

Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Ventajas de comprar elementos de catálogo:

1. - Proceso de compra más ágil
2. - Proveedor creado
3. - Códigos de artículo previamente creados
4. - Disponibilidad oportuna de los elementos
5. - Precios competitivos
6. - Compromisos de entrega eficientes
7. - No se requieren cotizaciones comparativas para gestionar la compra
8. - No se requieren formatos de viabilidad de compra e instalación de equipos

Pólizas

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta - matriz de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados arroja la necesidad de generar pólizas.

Para más información sobre pólizas escriba a gestorseguros@uniandes.edu.co

Compras de productos o servicios no catálogo:

Compras de productos en catálogo:

Los catálogos son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, son elementos de compra recurrentes en los cuales como universidad se busca obtener mejores condiciones de precio, tiempos de entrega y disponibilidad, al momento de requerirse.

Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Ventajas de comprar elementos de catálogo:

1. - Proceso de compra más ágil
2. - Proveedor creado
3. - Códigos de artículo previamente creados
4. - Disponibilidad oportuna de los elementos
5. - Precios competitivos
6. - Compromisos de entrega eficientes
7. - No se requieren cotizaciones comparativas para gestionar la compra
8. - No se requieren formatos de viabilidad de compra e instalación de equipos

Conoce lo que debes tener en cuenta para el proceso de compras internacionales

Compra importación o exportación temporal

+info

• Computador y Tablet
• Televisor
• Amplificador de Audio y Sonido
• Agitador
• Balanza para Laboratorio
• Proyector
• Sistema de Electroforesis
• Sonómetro
• PH-Metro

El reporte de los activos fijos se realiza por medio del Formato de activos fijos diligenciado por las unidades.

¿Qué es un activo fijo?

Activo Fijo es todo bien cuya vida útil es superior a un año, no está destinado para la venta y cuyo valor de adquisición es superior a 50 UVT (Unidad de Valor Tributario año 2025 $49.799). Total Monto Activo Fijo $2.489.950 Las siguientes descripciones serán registradas como activos fijos así tengan un valor inferior a 50 UVT:

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Conoce lo que debes tener en cuenta para el proceso de compras internacionales

Compra importación o exportación temporal

Compras de productos o servicios no catálogo:

Compras de productos en catálogo:

Los catálogos son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, son elementos de compra recurrentes en los cuales como universidad se busca obtener mejores condiciones de precio, tiempos de entrega y disponibilidad, al momento de requerirse.

Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Ventajas de comprar elementos de catálogo:

1. - Proceso de compra más ágil
2. - Proveedor creado
3. - Códigos de artículo previamente creados
4. - Disponibilidad oportuna de los elementos
5. - Precios competitivos
6. - Compromisos de entrega eficientes
7. - No se requieren cotizaciones comparativas para gestionar la compra
8. - No se requieren formatos de viabilidad de compra e instalación de equipos

Requisitos para solicitar la compra

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de solicitud compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, remisión resumen de la póliza

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra
4. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos previamente aprobado.
5. Formato de activos fijos, diligenciado en su totalidad.

Formatos

Formato activos fijos: Contiene la información que se requiere para administración y control de los activos de la universidad. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos: El área de Mantenimiento confirma la información técnica del equipo y los detalles de consumo eléctrico del mismo con el fin de validar su correcta adecuación.

Compra de repuestos o parte adicional para un activo fijo (accesorios): El servicio de compras entra a validar con el área de Activos Fijos, que el valor no supere el 50% del costo actual del activo, en caso de exceder dicho valor, esta compra debe manejarse como Activo Fijo, para lo cual se solicitará a la unidad el Formato de Activos Fijos previamente diligenciado. Repuesto: parte de un activo que debe ser sustituido, se activa si su valor de adquisición supera el 50% del valor del activo fijo principal y su vida útil supera un año. Se debe indicar el valor de la parte que se reemplazará para poderla dar de baja.

Requisitos para solicitar la compra

Área responsable de la recepción, verificación y entrega de los bienes a las unidades.

Información del almacen general

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Pago con tarjeta de crédito:

1. Diligenciar el formulario de apoyo pago a proveedores y en observaciones incluir: el link de pago y la autorización de las retenciones asumidas cuando sean solicitudes diferentes a: inscripciones, membresías y publicaciones.
2. Disponibilidad de tiempo del solicitante en la unidad, para una reunión por Teams, Zoom etc. y realizar el pago en línea.
3. Luego de realizado el pago, enviar la factura generada por la entidad, la cual debe ser solicitada a nombre de la Universidad de los Andes con fecha vigente, para desde el servicio de compras legalizar el pago ante CXP.

Pago por transferencia:

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra. Según condiciones de pago del proveedor, pueden ser solicitados por transferencia electrónica o por tarjeta de crédito

Compra producto No Catálogo: a. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria. b. Formulario de solicitud compra diligenciado y aprobado desde la unidad. c. Cotizaciones que especifiquen las características técnicas del equipo a comprar, con una garantía extendida mínima de 3 años. d. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos previamente aprobado. e. Formato de activos fijos.

Requisitos para solicitar la compra

Compra producto de Catálogo:a. Formulario de solicitud compra diligenciado y aprobado desde la unidad. b. Pantallazo del catálogo donde indique la referencia a comprar. c. Formato de activos fijos, si aplica.

Para la compra de elementos que necesitan conexión eléctrica, se requiere solicitar con anticipación al área de Mantenimiento, el aval del "Formato de Viabilidad para la compra e instalación de bienes y servicios". Formato de Activos Fijos: contiene la información que se requiere para administración y control de los activos de la universidad.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, se refiere a elementos de compra recurrentes en la universidad, cuyo objetivo es tener mejores condiciones de precio, calidad, tiempos de entrega y disponibilidad de productos.

Comprar por Catálogos

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Contacto

¿Cómo y cuándo puedo solicitar este servicio?

Este servicio únicamente aplica para envíos por concepto de garantía y/o reparación de equipos. También podrá solicitarse en el caso de algún tipo de préstamo que requiera la salida del equipo del país. La unidad deberá contactar al Servicio de Compras para realizar el acompañamiento y/o gestión del envío. Nota: Las salidas de los equipos en condición de garantía y/o reparación requieren de igual forma un proceso de exportación el cual necesita de la gestión de una Agencia de Aduana para que al momento de retorno del equipo a la Universidad no se presente ninguna novedad ante la DIAN.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Pólizas

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta - matriz de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados arroja la necesidad de generar pólizas.

Para más información sobre pólizas escriba a gestorseguros@uniandes.edu.co

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Ventajas de comprar lementos de catálogo:

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Si la compra es de Sustancias Controladas, adicional a lo anterior:

1. Verificar el cupo con el Servicio de Compras
2. La solicitud de compra debe contener solamente productos controlados
3. Los proveedores de estas sustancias deben contar con el certificado actualizado de carencia de informes por tráfico de estupefacientes (CCITE), emitido por la subdirección de Estupefacientes.

Compras de productos en catálogo: Los catálogos son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, son elementos de compra recurrentes en los cuales como universidad se busca obtener mejores condiciones de precio, tiempos de entrega y disponibilidad, al momento de requerirse.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Para realizar una compra se requiere:

• Identificar la necesidad
• Diligenciar la solicitud de la compra
• Obtener la aprobación del gasto
• Enviar la solicitud aprobada

Comprar un bien o servicio

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Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

• Computador y Tablet
• Televisor
• Amplificador de Audio y Sonido
• Agitador
• Balanza para Laboratorio
• Proyector
• Sistema de Electroforesis
• Sonómetro
• PH-Metro

El reporte de los activos fijos se realiza por medio del Formato de activos fijos diligenciado por las unidades.

¿Qué es un activo fijo?

Activo Fijo es todo bien cuya vida útil es superior a un año, no está destinado para la venta y cuyo valor de adquisición es superior a 50 UVT (Unidad de Valor Tributario año 2025 $49.799). Total Monto Activo Fijo $2.489.950 Las siguientes descripciones serán registradas como activos fijos así tengan un valor inferior a 50 UVT:

Pólizas

La póliza es uno de los instrumentos que se utiliza para cubrir a la universidad de algunos riesgos (recursos y personas), por lo anterior es un documento importante a tener en cuenta y el cual es necesaria su expedición y trámite por parte de los proveedores, si se presentan las siguientes situaciones:

1. Se establece de común acuerdo entre la Universidad y el proveedor la necesidad de expedir una póliza por los términos y condiciones de la compra en particular.
2. Se evidencie un riesgo en cuanto a la calidad de los productos, bienestar de las personas, cumplimiento de plazo, manejo de los recursos.
3. El proveedor solicita un anticipo de hasta el 50% del valor total sin incluir IVA, y si este valor es igual o superior a 50 SMMLV, se requiere la expedición de pólizas.
4. Las categorías de compra especiales y riesgosas: trabajo en alturas, trabajos eléctricos, ventanería y perfilería, recolección residuos químicos, servicios de fumigación, manipulación de combustibles o equipos explosivos entre otras, independientemente de su monto, requieren de la expedición de pólizas según el riesgo determinado.
5. Si el resultado de diligenciar la herramienta - matriz de apoyo para adquisición de bienes o servicios, por los riesgos evidenciados arroja la necesidad de generar pólizas.

Para más información sobre pólizas escriba a gestorseguros@uniandes.edu.co

Para dar cumplimiento a la política de compras es importante no generar hechos cumplidos, el proveedor debe prestar el servicio o entregar el elemento, con una orden de compra previamente gestionada.

Apoyo pago a proveedores

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Para solicitar una cotización, es importante incluir información detallada sobre los bienes o servicios que necesita, así como la cantidad y el plazo de entrega.

Cotizaciones

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Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Para dar cumplimiento a la política de compras es importante no generar hechos cumplidos, el proveedor debe prestar el servicio o entregar el elemento, con una orden de compra previamente gestionada.

Apoyo pago a proveedores

+info

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Para realizar una compra se requiere:

• Identificar la necesidad
• Diligenciar la solicitud de la compra
• Obtener la aprobación del gasto
• Enviar la solicitud aprobada

Comprar un bien o servicio

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Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Se deben seguir los parámetros definidos por imagen instituciona

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos para solicitar la compra

a. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria. b. Formulario de solicitud compra diligenciado y aprobado desde la unidad. c. Cotización aprobada para la compra. d. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos, previamente aprobado. e. Formato de activos fijos, si aplica.

Verificar si la compra del elemento corresponde a un activo fijo para diligenciar el formato de activos fijos, el cual contiene la información que se requiere para administración y control de los activos de la universidad. Para la compra de elementos que necesitan conexión eléctrica, se requiere solicitar con anticipación al área de Mantenimiento, el aval del "Formato de Viabilidad para la compra e instalación de bienes y servicios".

Cómo solicitar la creación del proveedor Internacional

Si requieren crear la compañía o persona natural extranjera los documentos son los siguientes:

1. Declaración de origen de fondos - Versión inglés (Adjunto)
2. Declaración de prevención de lavado de activos - Versión inglés (Adjunto)
3. Formato de giros al exterior. (Adjunto en versión Inglés)
4. Plantilla estándar de creación Proveedor (NO enviar esta plantilla al proveedor, esta es de manejo interno) ( Adjunto Excel -Esta debe ser diligenciada por la Unidad de Uniandes que realiza la solicitud, siguiendo instrucciones que hay en la misma plantilla y con la información suministrada por el proveedor, en los campos que aplique. Si tienen dudas de cómo diligenciarlo con gusto pueden escribir a proveedorescompras@uniandes.edu.co
5. Una vez se tenga los documentos anteriores, se envía correo solicitando el registro a:

creaciontercero@uniandes.edu.co , copiando a proveedorescompras@uniandes.edu.co

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Compras de productos oservicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios: Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios"

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

La unidad recibe directamente por parte del proveedor el bien o servicio: Importante, diligenciar el formato de solicitud de recepción para bienes o servicio, anexando la evidencia del recibido: remisión, prefactura o documento de entrega. Una vez recibida la solciitud, el servicio de compras tramita la entrada de mercancía en el ERP e informa a la persona que elaboró la orden de compra, el numero de recepción de mercancía con copia a la persona solicitante, para que el área que gestionó la compra: compras o contratos de egresos, sea el responsable de enviarle los datos al proveedor: número de orden de compra, recepción de mercancía y recomendaciones a tener en cuenta de CXP, para una correcta radicación de factura.

Área responsable de la recepción, verificación y entrega de los bienes a las unidades.

Información del almacen general

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¿Si un equipo de la Universidad que se encuentra a mi cargo sufre un daño que debo hacer?

Remitir al correo gestionseguros@uniandes.edu.co “Formato reclamación seguros” que puede descargar en el link, con la descripción de los hechos en tiempo, modo y lugar. Anexar los siguientes documentos: 1) Informe técnico del daño emitido por un experto (persona natural o jurídica). 2) Cotización de la reparación y/o reposición del equipo. 3) Bitácora de mantenimiento del equipo (si aplica). Dependiendo del caso la aseguradora podrá solicitar información adicional.

Para solicitar una cotización, es importante incluir información detallada sobre los bienes o servicios que necesita, así como la cantidad y el plazo de entrega.

Cotizaciones

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1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra
4. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos previamente aprobado.
5. Formato de activos fijos, diligenciado en su totalidad.

Compra No catálogo

Compra por catálogo

Formatos

Formato activos fijos: Contiene la información que se requiere para administración y control de los activos de la universidad. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos: El área de Mantenimiento confirma la información técnica del equipo y los detalles de consumo eléctrico del mismo con el fin de validar su correcta adecuación.

Requisitos

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra
4. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos previamente aprobado.
5. Formato de activos fijos, diligenciado en su totalidad.

Formatos

Formato activos fijos: Contiene la información que se requiere para administración y control de los activos de la universidad. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos: El área de Mantenimiento confirma la información técnica del equipo y los detalles de consumo eléctrico del mismo con el fin de validar su correcta adecuación.

Compra de repuestos o parte adicional para un activo fijo (accesorios): El servicio de compras entra a validar con el área de Activos Fijos, que el valor no supere el 50% del costo actual del activo, en caso de exceder dicho valor, esta compra debe manejarse como Activo Fijo, para lo cual se solicitará a la unidad el Formato de Activos Fijos previamente diligenciado. Repuesto: parte de un activo que debe ser sustituido, se activa si su valor de adquisición supera el 50% del valor del activo fijo principal y su vida útil supera un año. Se debe indicar el valor de la parte que se reemplazará para poderla dar de baja.

Requisitos para solicitar la compra

Compra de repuestos o parte adicional para un activo fijo (accesorios):

¿Qué es considerado un repuesto? Es una parte de un activo que debe ser sustituido, se activa si su valor de adquisición supera el 50% del valor del activo fijo principal y su vida útil supera un año. Requisitos Se debe indicar al área de Activos Fijos, el valor de la parte que se reemplazará para poder dar de baja.El servicio de compras entra a validar con el área de Activos Fijos, que el valor no supere el 50% del costo actual del activo, en caso de exceder dicho valor, esta compra debe manejarse como Activo Fijo, para lo cual se solicitará a la unidad el Formato de Activos Fijos previamente diligenciado.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios"

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Negociación en invitación privada:

1. Se definen especificaciones del bien o servicio requerido junto con la unidad solicitante. Igualmente se define el tipo de evento a realizar (subasta inversa, solicitud de información o solicitud de oferta)
2. Se elaboran términos de referencia en conjunto con la dirección jurídica y se configura la invitación y documentos del proceso de solicitud de propuestas en el ERP Oracle.
3. Se buscan los proveedores potenciales que pueden cubrir la necesidades y se invitan a registrarse en el ERP Oracle.
4. Se hacen sesiones de preguntas y respuestas para que los proponentes aclaren dudas y carguen al sistema sus propuestas en los plazos establecidos.
5. Se hace la evaluación técnica y comercial de las propuestas en conjunto con las unidades usuarias.
6. Se selecciona el contratista y se formaliza la adjudicación del contrato.

Compra de Servicios:Cuando se requiera legalizar el pago de servicios previamente negociados desde la unidad, lo pueden solicitar por medio del formulario de solicitud apoyo pago a proveedores anexando la pre factura o la cotización. Es importante que tengan en cuenta dar cumplimiento a la Política de Compra de Bienes o Servicio en cuanto a número de cotizaciones requeridas según el monto del servicio a contratar.

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de solicitud compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra
4. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos previamente aprobado.
5. Formato de activos fijos, diligenciado en su totalidad.

Formatos

Formato activos fijos: Contiene la información que se requiere para administración y control de los activos de la universidad. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos: El área de Mantenimiento confirma la información técnica del equipo y los detalles de consumo eléctrico del mismo con el fin de validar su correcta adecuación.

Compra de repuestos o parte adicional para un activo fijo (accesorios): El servicio de compras entra a validar con el área de Activos Fijos, que el valor no supere el 50% del costo actual del activo, en caso de exceder dicho valor, esta compra debe manejarse como Activo Fijo, para lo cual se solicitará a la unidad el Formato de Activos Fijos previamente diligenciado. Repuesto: parte de un activo que debe ser sustituido, se activa si su valor de adquisición supera el 50% del valor del activo fijo principal y su vida útil supera un año. Se debe indicar el valor de la parte que se reemplazará para poderla dar de baja.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos oservicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios: Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Se deben seguir los parámetros definidos por imagen instituciona

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

+info

Área responsable de la recepción, verificación y entrega de los bienes a las unidades.

Información del almacen general

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, o PDF del catálogo donde indique la referencia a comprar.
4. Visto bueno de Diseño y construcción si aplica.
5. Anexar el resultado de la Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios

Formatos y avales

Visto bueno del área de Diseño y Construcción:Para la instalación de compras que demanden un espacio físico especial o mobiliario se requiere el visto bueno por parte del jefe de Diseño y Construcción de Gerencia del Campus. Herramienta de apoyo para la adquisición de bienes o servicios:Permite identificar los riesgos de la compra.

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, se refiere a elementos de compra recurrentes en la universidad, cuyo objetivo es tener mejores condiciones de precio, calidad, tiempos de entrega y disponibilidad de productos.

Comprar por Catálogos

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1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra
4. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos previamente aprobado.
5. Formato de activos fijos, diligenciado en su totalidad.

Compra No catálogo

Compra por catálogo

Formatos

Formato activos fijos: Contiene la información que se requiere para administración y control de los activos de la universidad. Formato de viabilidad de compra e instalación de equipos: El área de Mantenimiento confirma la información técnica del equipo y los detalles de consumo eléctrico del mismo con el fin de validar su correcta adecuación.

Requisitos

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Para dar cumplimiento a la política de compras es importante no generar hechos cumplidos, el proveedor debe prestar el servicio o entregar el elemento, con una orden de compra previamente gestionada.

Apoyo pago a proveedores

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Para solicitar devoluciones: Solicitarlo por el formato de Recepción de Bienes y Servicios indicar el numero de la entrada de mercancía Detallar el motivo por el cual está solicitando la devolución.

La recepción física de bienes puede ocurrir en el Almacén General o en las Unidades. Los servicios son recibidos directamente por las unidades.Es importante que una vez reciban a satisfacción el bien o servicio, soliciten por medio del formato, la recepción del bien o servicio con su respectiva evidencia

Solicitar la recepción de bienes o servicios

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Compras de productos o servicios no catálogo:

Compras de productos en catálogo:

Los catálogos son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, son elementos de compra recurrentes en los cuales como universidad se busca obtener mejores condiciones de precio, tiempos de entrega y disponibilidad, al momento de requerirse.

Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Ventajas de comprar elementos de catálogo:

1. - Proceso de compra más ágil
2. - Proveedor creado
3. - Códigos de artículo previamente creados
4. - Disponibilidad oportuna de los elementos
5. - Precios competitivos
6. - Compromisos de entrega eficientes
7. - No se requieren cotizaciones comparativas para gestionar la compra
8. - No se requieren formatos de viabilidad de compra e instalación de equipos

Compras de productos o servicios no catálogo:

Compras de productos en catálogo:

Los catálogos son listados de precios negociados por el área de Abastecimiento Estratégico y Alianzas, y operados por el servicio de compras, son elementos de compra recurrentes en los cuales como universidad se busca obtener mejores condiciones de precio, tiempos de entrega y disponibilidad, al momento de requerirse.

Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Ventajas de comprar elementos de catálogo:

1. - Proceso de compra más ágil
2. - Proveedor creado
3. - Códigos de artículo previamente creados
4. - Disponibilidad oportuna de los elementos
5. - Precios competitivos
6. - Compromisos de entrega eficientes
7. - No se requieren cotizaciones comparativas para gestionar la compra
8. - No se requieren formatos de viabilidad de compra e instalación de equipos

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra, remisión resumen de la póliza

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

¿Si requiero hacer uso de uno o varios equipos de propiedad de la Universidad para uso académico fuera del Campus que debo hacer?

Se debe reportar la salida de los equipos a los siguientes correos:

• Control de inventarios: moviacti@uniandes.edu.co
• Seguros: gestionseguros@uniandes.edu.co
• Salida de equipos: seguserv@uniandes.edu.co

Indicando la siguiente información: 1) Descripción del equipo 2) Número de inventario 3) Fecha salida 4) Fecha de regreso 5) Lugar de la actividad 6) Actividad a realizar

Requisitos

1. Verificar tercero creado en Oracle con cuenta bancaria.
2. Formulario de compra diligenciado y aprobado desde la unidad.
3. Cotización aprobada para la compra.

Se deben seguir los parámetros definidos por imagen instituciona

Requisitos para solicitar la compra

Compras de productos o servicios no catálogo:Se requiere el cumplimiento de los requisitos en su totalidad, según la categoría de compra.

Para solicitar una cotización, es importante incluir información detallada sobre los bienes o servicios que necesita, así como la cantidad y el plazo de entrega.

Cotizaciones

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Servicios adicionales Almacén general

a. Administrar los bienes de inventario en stock: café, crema de leche, resmas de papel y cajas de archivo. b. Realizar entrada de mercancía en el ERP a los bienes recepcionados en el Almacén General​ c. Apoyar el contacto entre el proveedor y la unidad para casos de devoluciones y garantía de bienes. Si requiere informar sobre alguna eventualidad, descargue el formato de Novedades aquí: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX "d. Administrar los inventarios de reintegros: bienes o elementos que están en buen estado y pueden ser usados en otras áreas. No incluye computadores dado que este inventario es manejado por el área de Tecnología. Para el caso de los reintegrados las unidades deben diligenciar el formato de reporte de novedad y enviarlo al correo: moviacti@uniandes.edu.co. " e. Apoyar los procesos de donación que se realizan en la universidad f. Realizar las ventas de subasta de los bienes dados de baja g. Gestionar y controlar los temas relacionados a las sustancias controladas.

Servicios

• Para legalizar el pago de servicios previamente negociados desde la unidad, lo pueden solicitar por medio del formulario de solicitud apoyo pago a proveedores anexando la pre factura o la cotización.
• Es importante dar cumplimiento a la Directriz de Compra de Bienes o Servicio en cuanto a número de cotizaciones requeridas según el monto del servicio a contratar.
• Para el pago de servicios a personas naturales: si el monto es menor o igual a 1/2 SMMLV, se debe solicitar el trámite al servicio de compras, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente:
• Gestionar con anticipación con GHDO la verificación de la relación contractual de la persona que les prestó el servicio con la universidad, en el periodo de tiempo que realizó el servicio.
• Este aval permite identificar al usuario el camino a tomar de la siguiente manera: si efectivamente hay una relación contractual, el usuario debe solicitar la generación de una bonificación. Si no existe, es el servicio de compras quien apoya el trámite del pago.
• Para el pago de servicios a personas naturales: si el monto es mayor a 1/2 SMMLV, se debe solicitar el trámite al servicio de Contratación Civil.