202508_E_KA131_SUP_CYCLE VIE PROJET

Mobilités de l’enseignement supérieur financées par des fonds de politique intérieure AC 131

Focus sur le cycle de vie du projet : comprendre les étapes clés d’une convention

Focus sur le cycle de vie du projet Comprendre les étapes clés d’une convention

MP 2025

Postulat : ce que vous savez des moments clés d'une convention

La durée contractuelle d'une convention est de 26 mois

En théorie, cela signifie que chaque convention peut couvrir 2 années académiques

Titulaire de la charte ECHE, vous pouvez candidater à l'appel à projets tous les ans

Pourquoi candidater tous les ans ?

Notre conseil : 1 convention = 1 année académique

Regardons de plus près comment cela fonctionne

En amont de votre convention : l'appel à candidatures (périodicité annuelle en février)

Candidatures

. . . . . . . .

février 2025

La convention prend effet le 1er juin de l'année en cours

Début des activités de mobilité

Candidatures

. . . . . . . .

1er juin 2025

A mi-parcours de votre convention, vous devrez soumettre votre rapport d'avancement

Rapport d'avancement

Début des activités de mobilité

Candidatures

. . . . . . . .

02 juin 2026

1er juin 2025

Les activités de mobilité devront être terminées au 31 juillet 2027

Fin des activités de mobilité

Rapport d'avancement

Début des activités de mobilité

Candidatures

. . . . . . . .

31 juillet 2027

1er juin 2025

02 juin 2026

Dans un délai de 60 jours suivant la fin des activités, vous devrez soumettre votre rapport final

Rapport d'avancement

Début des activités de mobilité

Fin des activités de mobilité

Rapport final

Candidatures

. . . . . . . .

31 juillet 2027

30 sept 2027

1er juin 2025

02 juin 2026

A la même période (juin 2026), vous connaîtrez le montant qui vous sera alloué pour la convention suivante

Résultat appel à candidatures 2026

Rapport d'avancement

Début des activités de mobilité

Fin des activités de mobilité

Rapport final

Candidatures

. . . . . . . .

31 juillet 2027

02 juin 2026

Convention 2024

30 sept 2027

1er juin 2025

Votre nouvelle convention débutera alors au 1er juin 2026

Début des activités de mobilité

1er juin 2026

Convention 2026

Ceci vous permet d'effectuer votre rapport d'avancement en connaissant :

ce que vous avez utilisé sur l'année académique qui vient de s'écouler

ce que vous avez obtenu pour financer vos mobilités sur l'année académique suivante

Rapport d'avancement

Début des activités de mobilité

Fin des activités de mobilité

Résultat appel à candidatures 2026

Rapport final

Candidatures

. . . . . . . .

1er juin 2025

30 sept 2027

31 juillet 2027

02 juin 2026

Convention 2024

Année académique 2025-2026

Mobilités réellement effectuées et/ou programmées

Début des activités de mobilité

1er juin 2026

Convention 2026

Année académique 2026-2027

Mobilités à venir mais pas encore programmées

Ainsi, au moment du rapport d'avancement, vous êtes en mesure de faire le point sur vos mobilités (réellement effectuées et programmées) mais aussi sur votre budget.

Cas de figure n°1

Il vous reste des fonds et vous n'avez plus de mobilités programmées sur l'année académique en cours

Vous devez alors rendre ces fonds au moment du rapport d'avancement

Votre nouveau budget sera égal à votre consommation réelle et donc votre taux de performance financière sera de 100 % Cela permet de caler chaque convention sur l'année académique en cours et d'éviter ainsi les effets accordéons d'une gestion multi-conventions Les fonds restitués pourront ainsi être redistribués aux autres structures qui ont besoin de fonds complémentaires

Cas de figure n°2

Vous n'avez plus assez de fonds et il vous reste encore des mobilités programmées sur l'année académique en cours

Vous pouvez demander des fonds complémentaires

Votre demande sera étudiée au regard des sommes restituées par les autres structures Votre performance sera calculée sur le nouveau budget qui vous sera alloué

Cas de figure n°3

Votre budget est ou sera entièrement consommé dans le courant de l'été et de nouvelles mobilités auront lieu dès septembre

Vous pouvez maintenir le budget actuel

Le budget étant bouclé vous pouvez ainsi programmer vos nouvelles mobilités sur la nouvelle convention

Quel est le meilleur moment pour rendre des fonds ? Rapport d'avancement ou Rapport final ?

Rapport d'avancement Les montants restitués à l'Agence nationale sont ensuite partagés entre les différentes structures qui ont demandé des fonds complémentaires Cela permet d'avoir une performance financière optimale et au plus proche des 100 %

Rapport final Les montants restitués à l'Agence nationale ne peuvent pas être partagés et sont restitués à la Commission européenne Cela impactera votre performance financière, mais aussi celle de l'Agence nationale et conditionnera les futures dotations

En conclusion

Candidatez tous les ans sur la base de l’estimation de vos besoins en mobilités pour l’année académique suivante

(intégrez éventuellement les périodes de stages et les départs en mobilité d’études intervenant parfois dès l’été dans les pays nordiques par exemple)

Faites le point avant le rapport d'avancement, sans oublier de finaliser la saisie de vos mobilités sur Beneficiary Module, en tenant compte des financements accordés sur votre nouvelle convention