V2024 - cycle de vie d'un projet AC131

PP 2024

Focus sur le cycle de vie du projet : comprendre les étapes clés d’une convention

Mobilités de l’enseignement supérieur financées par des fonds de politique intérieure AC 131

Focus sur le cycle de vie du projet Comprendre les étapes clés d’une convention

Regardons de plus près comment cela fonctionne

Notre conseil : 1 convention = 1 année académique

Pourquoi candidater tous les ans ?

Titulaire de la charte ECHE, vous pouvez candidater à l'appel à projets tous les ans

En théorie, cela signifie que chaque convention peut couvrir 2 années académiques

La durée contractuelle d'une convention est de 26 mois

Postulat : ce que vous savez des moments clés d'une convention

En amont de votre convention : l'appel à candidatures (périodicité annuelle en février)

. . . . . . . .

20 février 2024

Candidatures

. . . . . . . .

Début des activités de mobilité

1er juin 2024

Candidatures

La convention prend effet le 1er juin de l'année en cours

1er juin 2024

30 juin 2025

Rapport d'avancement

. . . . . . . .

Début des activités de mobilité

Candidatures

A mi-parcours de votre convention, vous devrez soumettre votre rapport d'avancement

30 juin 2025

Rapport d'avancement

1er juin 2024

31 juillet 2026

Fin des activités de mobilité

. . . . . . . .

Début des activités de mobilité

Candidatures

Les activités de mobilité devront être terminées au 31 juillet 2026

30 juin 2025

Rapport d'avancement

1er juin 2024

31 juillet 2026

Fin des activités de mobilité

31 août 2026

Rapport final

. . . . . . . .

Début des activités de mobilité

Candidatures

Dans un délai de 30 jours suivant la fin des activités, vous devrez soumettre votre rapport final

1er juin 2024

Votre nouvelle convention débutera alors au 1er juin 2025

Convention 2025

Convention 2024

Début des activités de mobilité

1er juin 2025

Résultat appel à candidatures 2025

30 juin 2025

Rapport d'avancement

31 juillet 2026

Fin des activités de mobilité

31 août 2026

Rapport final

. . . . . . . .

Début des activités de mobilité

Candidatures

A la même période (juin 2024), vous connaîtrez le montant qui vous sera alloué pour la convention suivante

1er juin 2024

ce que vous avez obtenu pour financer vos mobilités sur l'année académique suivante

ce que vous avez utilisé sur l'année académique qui vient de s'écouler

Mobilités à venir mais pas encore programmées

Année académique 2025-2026

1er juin 2025

Début des activités de mobilité

Convention 2025

Convention 2024

Mobilités réellement effectuées et/ou programmées

Année académique 2024-2025

Ceci vous permet d'effectuer votre rapport d'avancement en connaissant :

Résultat appel à candidatures 2025

30 juin 2025

Rapport d'avancement

31 juillet 2026

Fin des activités de mobilité

31 août 2026

Rapport final

. . . . . . . .

Début des activités de mobilité

Candidatures

Ainsi, au moment du rapport d'avancement, vous êtes en mesure de faire le point sur vos mobilités (réellement effectuées et programmées) mais aussi sur votre budget.

Vous devez alors rendre ces fonds au moment du rapport d'avancement

Cas de figure n°1

Il vous reste des fonds et vous n'avez plus de mobilités programmées sur l'année académique en cours

Votre nouveau budget sera égal à votre consommation réelle et donc votre taux de performance financière sera de 100 % Cela permet de caler chaque convention sur l'année académique en cours et d'éviter ainsi les effets accordéons d'une gestion multi-conventions Les fonds restitués pourront ainsi être redistribués aux autres structures qui ont besoin de fonds complémentaires

Vous pouvez demander des fonds complémentaires

Cas de figure n°2

Vous n'avez plus assez de fonds et il vous reste encore des mobilités programmées sur l'année académique en cours

Votre demande sera étudiée au regard des sommes restituées par les autres structures Votre performance sera calculée sur le nouveau budget qui vous sera alloué

Le budget étant bouclé vous pouvez ainsi programmer vos nouvelles mobilités sur la nouvelle convention

Vous pouvez maintenir le budget actuel

Cas de figure n°3

Votre budget est ou sera entièrement consommé dans le courant de l'été et de nouvelles mobilités auront lieu dès septembre

Rapport final Les montants restitués à l'Agence nationale ne peuvent pas être partagés et sont restitués à la Commission européenne Cela impactera votre performance financière, mais aussi celle de l'Agence nationale et conditionnera les futures dotations

Rapport d'avancement Les montants restitués à l'Agence nationale sont ensuite partagés entre les différentes structures qui ont demandé des fonds complémentaires Cela permet d'avoir une performance financière optimale et au plus proche des 100 %

Quel est le meilleur moment pour rendre des fonds ? Rapport d'avancement ou Rapport final ?

(intégrez éventuellement les périodes de stages et les départs en mobilité d’études intervenant parfois dès l’été dans les pays nordiques par exemple)

Candidatez tous les ans sur la base de l’estimation de vos besoins en mobilités pour l’année académique suivante

En conclusion

Faites le point avant le rapport d'avancement, sans oublier de finaliser la saisie de vos mobilités sur Beneficiary Module, en tenant compte des financements accordés sur votre nouvelle convention