V2024 - cycle de vie d'un projet AC131

Focus sur le cycle de vie du projet Comprendre les étapes clés d’une convention

Mobilités de l’enseignement supérieur financées par des fonds de politique intérieure AC 131

Focus sur le cycle de vie du projet :comprendre les étapes clés d’une convention

PP 2024

Postulat : ce que vous savez des moments clés d'une convention

La durée contractuelle d'une convention est de 26 mois

En théorie, cela signifie que chaque convention peut couvrir 2 années académiques

Titulaire de la charte ECHE, vous pouvez candidater à l'appel à projets tous les ans

Pourquoi candidater tous les ans ?

Notre conseil : 1 convention = 1 année académique

Regardons de plus près comment cela fonctionne

Candidatures

20 février 2024

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En amont de votre convention : l'appel à candidatures (périodicité annuelle en février)

La convention prend effet le 1er juin de l'année en cours

Candidatures

1er juin 2024

Début des activités de mobilité

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A mi-parcours de votre convention, vous devrez soumettre votre rapport d'avancement

Candidatures

Début des activités de mobilité

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Rapport d'avancement

30 juin 2025

1er juin 2024

Les activités de mobilité devront être terminées au 31 juillet 2026

Candidatures

Début des activités de mobilité

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Fin des activités de mobilité

31 juillet 2026

1er juin 2024

Rapport d'avancement

30 juin 2025

Dans un délai de 30 jours suivant la fin des activités, vous devrez soumettre votre rapport final

Candidatures

Début des activités de mobilité

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Rapport final

31 août 2026

Fin des activités de mobilité

31 juillet 2026

1er juin 2024

Rapport d'avancement

30 juin 2025

A la même période (juin 2024), vous connaîtrez le montant qui vous sera alloué pour la convention suivante

Candidatures

Début des activités de mobilité

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Rapport final

31 août 2026

Fin des activités de mobilité

31 juillet 2026

Rapport d'avancement

30 juin 2025

Résultat appel à candidatures 2025

1er juin 2025

Début des activités de mobilité

Convention 2024

Convention 2025

Votre nouvelle convention débutera alors au 1er juin 2025

1er juin 2024

Candidatures

Début des activités de mobilité

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Rapport final

31 août 2026

Fin des activités de mobilité

31 juillet 2026

Rapport d'avancement

30 juin 2025

Résultat appel à candidatures 2025

Ceci vous permet d'effectuer votre rapport d'avancement en connaissant :

Année académique 2024-2025

Mobilités réellement effectuées et/ou programmées

Convention 2024

Convention 2025

Début des activités de mobilité

1er juin 2025

Année académique 2025-2026

Mobilités à venir mais pas encore programmées

ce que vous avez utilisé sur l'année académique qui vient de s'écouler

ce que vous avez obtenu pour financer vos mobilités sur l'année académique suivante

1er juin 2024

Ainsi, au moment du rapport d'avancement, vous êtes en mesure de faire le point sur vos mobilités (réellement effectuées et programmées) mais aussi sur votre budget.

Votre nouveau budget sera égal à votre consommation réelle et donc votre taux de performance financière sera de 100 %Cela permet de caler chaque convention sur l'année académique en cours et d'éviter ainsi les effets accordéons d'une gestion multi-conventionsLes fonds restitués pourront ainsi être redistribués aux autres structures qui ont besoin de fonds complémentaires

Il vous reste des fonds et vous n'avez plus de mobilités programmées sur l'année académique en cours

Cas de figure n°1

Vous devez alors rendre ces fonds au moment du rapport d'avancement

Votre demande sera étudiée au regard des sommes restituées par les autres structuresVotre performance sera calculée sur le nouveau budget qui vous sera alloué

Vous n'avez plus assez de fonds et il vous reste encore des mobilités programmées sur l'année académique en cours

Cas de figure n°2

Vous pouvez demander des fonds complémentaires

Votre budget est ou sera entièrement consommé dans le courant de l'été et de nouvelles mobilités auront lieu dès septembre

Cas de figure n°3

Vous pouvez maintenir le budget actuel

Le budget étant bouclé vous pouvez ainsi programmer vos nouvelles mobilités sur la nouvelle convention

Quel est le meilleur moment pour rendre des fonds ?Rapport d'avancement ou Rapport final ?

Rapport d'avancementLes montants restitués à l'Agence nationale sont ensuite partagés entre les différentes structures qui ont demandé des fonds complémentairesCela permet d'avoir une performance financière optimale et au plus proche des 100 %

Rapport finalLes montants restitués à l'Agence nationale ne peuvent pas être partagés et sont restitués à la Commission européenneCela impactera votre performance financière, mais aussi celle de l'Agence nationale et conditionnera les futures dotations

Faites le point avant le rapport d'avancement, sans oublier de finaliser la saisie de vos mobilités sur Beneficiary Module, en tenant compte des financements accordés sur votre nouvelle convention

En conclusion

Candidatez tous les ans sur la base de l’estimation de vos besoins en mobilités pour l’année académique suivante

(intégrez éventuellement les périodes de stages et les départs en mobilité d’études intervenant parfois dès l’été dans les pays nordiques par exemple)