Présentation EAEA

Le protocole relatif au dispositif de rémunération et à la classification des emplois du 30 novembre 2004 prévoit une évaluation des compétences des agents, réalisée au cours d’un entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement (EAEA) obligatoire, sur la base des référentiels d’emplois et de compétences.

Livret d'Entretien Annuel d'Evaluation et d'Accompagnement

Les objectifs et leur calendrier pourront être exceptionnellement revus au cours de la période, en cas d’événement majeur pouvant les impacter, d’un commun accord entre le manager et le collaborateur.

A savoir

Durant cet entretien, les échanges doivent s’appuyer sur des éléments précis et objectifs (sur des faits observés et non sur des impressions et/ou perceptions).

• D’identifier les besoins en formation professionnelle et en accompagnements (tutorat, monitorat, immersion…) ; • D’échanger sur les conditions et la charge de travail, la conciliation vie personnelle-vie professionnelle ; • D’assurer le suivi des conditions d'exercice du télétravail pour les collaborateurs concernés ; • De faire un point sur les activités d’animation de formations internes pour les salariés concernés ; • De faire part de ses souhaits d’évolution professionnelle.

• D’avoir un moment privilégié avec son manager, de s’exprimer, d’être entendu et d’être conseillé ; • D’échanger sur le feedback 360 si l’évalué a souhaité bénéficier de l’offre RH ; • De faire le point sur l’activité de l’année écoulée et sur l’atteinte des objectifs fixés lors du précédent entretien ; • D’évaluer les compétences mises en œuvre dans la tenue de l’emploi au regard des attendus formalisés dans le référentiel emploi • De déterminer les nouveaux objectifs à atteindre pour l’année à venir, qui doivent être mesurables, ambitieux, réalisables et définis selon un calendrier précis ; • De déterminer les compétences à accroître

Ce que permet l'EAEA

📅 La périodicité de l’entretien est annuelle. Les entretiens doivent être réalisés en présentiel🧑‍💼. Le recours au distanciel ne pouvant s’envisager que dans des conditions particulières et très exceptionnelles, et préalablement validé par le pilote de fonctionLes campagnes des entretiens annuels d’évaluation et d’accompagnement se déroulent sur le 1er semestre de l’année après diffusion de la note interne et l’ouverture de la campagne dans l’outil Talentsoft. L’entretien est réalisé par le responsable direct du collaborateur👈. Il est recommandé que cet entretien soit préparé 📝par le/la manager mais aussi par le/la collaborateur/trice, ce qui facilitera les échanges. Le temps de préparation à l’entretien est réalisé sur le temps de travail.❗ S’il y a changement de managers, l’EAEA se déroule avec le nouveau manager.❗Le nouveau manager doit disposer au préalable du bilan de l’année écoulée effectué par le manager précédent. Si l’ancien manager est encore présent, le bilan peut être réalisé par le manager précédent et la partie fixation des objectifs réalisée par le nouveau manager. Il est conseillé que les managers aient un échange sur l’évaluation et le bilan (présentiel, téléphone, Teams..) en retenant la modalité qui leur semble la plus appropriée en fonction des situations.

L'organisation de l'entretien

Les thèmes abordés lors de l'EAEA

1) Bilan de l'année écoulée

Dans la partie bilan, devront être rédigés :

• Un commentaire général sur les faits marquants de l’année écoulée (changement d’organisation, éléments de contexte) mais aussi les principales réussites, les difficultés majeures et les progrès réalisés.
• Un point sur la conciliation vie professionnelle/vie personnelle (organisation du travail, charge de travail, amplitude horaire…) - point obligatoire pour les cadres au forfait.
• Un point sur le télétravail (les conditions d’exercice, la charge de travail, le maintien du lien avec l’organisme, …)
• L’évaluation de l’atteinte des objectifs
• Les appréciations des formations réalisées

Les agents intégrés à un projet transversal au sein de l’entreprise doivent pouvoir le valoriser (temps passé, actions réalisées, compétences mises en œuvre, etc).❗ RAPPEL : Les absences concernant la maladie, la maternité ou relative à une activité syndicale n’ont pas à être abordées au cours de l’entretien.❗

Pour réaliser ce bilan, il est nécessaire de se référer aux référentiels emplois et compétences. Les référentiels emplois et compétences sont accessibles aux emplacements suivants : M:\GDM\RH\Référentiels Emplois et sous Talentsoft. L’évaluation de la tenue de l’emploi s’effectue sur la base des activités et des compétences requises listées dans le référentiel. Chaque activité et chaque compétence devront être évaluées.L’évaluation des activités est réalisée selon les critères suivants :

• Activité non demandée
• Activité demandée mais non réalisée
• Activité demandée et réalisée

L’évaluation des compétences est réalisée selon les niveaux de maitrise suivants :

• Non mise en œuvre : Compétence non requise dans le périmètre du poste ou n’étant pas évaluable
• Initiation : Mettre en œuvre une compétence, dont on a une connaissance théorique ou une pratique récurrente, de façon élémentaire nécessitant une supervision ou un accompagnement
• Application : Mettre en œuvre une compétence de façon régulière, dans des conditions normales, nécessitant une supervision ou un accompagnement restreint
• Maîtrise : Mettre en œuvre une compétence de façon régulière sans aucune supervision ni accompagnement, ou dans des conditions complexes et diversifiées, nécessitant une adaptation importante sans accompagnement particulier
• Expertise : Mettre en œuvre une compétence de façon régulière dans des conditions diversifiées et inattendues, sans aucun accompagnement tout en étant capable d’anticiper et d’innover

Le manager pourra, dès qu’il le souhaite, noter un commentaire en cliquant sur la bulle située au début de chaque activité et de chaque compétence.Le niveau de maîtrise de la compétence positionné dans les Référentiels Emplois & Compétences est une indication permettant d’objectiver l’évaluation des compétences lors de l’EAEA. Pour rappel il existe 4 niveaux de maîtrise de la compétence : initiation, application, maîtrise, expertise.Le principe est le suivant : le palier requis est le niveau attendu de maîtrise d’une compétence pour un collaborateur exerçant pleinement son emploi, dans des conditions normales.Ces indications sont des éléments permettant d’objectiver une évolution professionnelle d’un collaborateur, dans le cadre d’une demande d’évolution salariale ou d’un souhait de mobilité professionnelle.

2) Évaluation de la tenue de l'emploi

3) Évaluation de l'atteinte des objectifs fixés lors du dernier EAEA

L’appréciation des résultats s’effectue objectif par objectif sur la base :

• D’un ou plusieurs indicateurs précis permettant de mesurer le degré d’atteinte de l’objectif qui avait été fixé

• Du délai de réalisation

Chaque résultat est apprécié selon une échelle de valeur permettant de mesurer l’écart entre les attentes et les réalisations :

• Dépassé
• Atteint
• Partiellement atteint
• Non atteint
• Reporté
• Abandonné

Le bilan des résultats de l’année est fondé sur des faits observés et non sur des impressions ou des perceptions. L’appréciation des résultats prend en compte, si besoin, les aléas qui ont pu survenir au cours de l’exercice et qui peuvent expliquer une performance différente de celle attendue. Les raisons peuvent être liées :

• A l’organisation
• A des nouvelles priorités de l’organisme
• Aux moyens accordés…

Le manager ajoute en commentaire les faits significatifs sur lesquels repose l’évaluation. ❗ RAPPEL : Dans l’outil SI Talents : Clôturer l’ensemble des objectifs quel que soit le degré d’atteinte, sauf s'ils doivent être maintenus l’année suivante.❗

Phase de projection

Les objectifs sont également accompagnés des conditions de leurs mises en œuvre comme par exemple :

• Mise à disposition d’outils, de documentations,
• Réunion de service, groupe de travail,
• Proposition d’un tutorat, d’un accompagnement, d’actions de formation ...

L’objectif doit être précis et se décliner en verbe actif : Etre en mesure de / Contrôler / Mettre en place / Produire / Se former à / Exploiter / Utiliser / Résoudre...Exemples : « Améliorer l’accueil » est un vœu mais ce n’est pas un objectif mesurable. « Limiter la durée de l’accueil à 10 minutes les jours d’échéance » est un objectif précis, mesurable.

L’objectif, qui doit être mesurable, est assorti d’indicateurs qui permettront, à la fin de l’exercice, d’évaluer son niveau d’atteinte.Exemples :

• Se référer à tel tableau de bord,
• Vérifier l’atteinte de l’objectif grâce aux indicateurs d’activité,
• Créer, si nécessaire, un indicateur qui permettra de suivre l’évolution de l’objectif fixé…

Le manager et le collaborateur s’entendent sur les objectifs, les moyens d’accompagnement, les indicateurs de réussite, les niveaux d’exigences attendus et les délais de réalisation. Les objectifs fixés sont négociés individuellement et portent sur les priorités de l’organisme et du service.Chaque salarié se voit fixer : ▶️ De 1 à 3 objectifs d’activité et de progrès fixés par le manager. Au moins 1 des 3 objectifs doit permettre le développement de compétences du collaborateur. A ces objectifs il est possible d’ajouter un objectif à l’initiative du collaborateur (optionnel). Lors de la saisie d’un objectif à la main du collaborateur merci de noter « COLLAB » en début de libellé.

Définition des objectifs pour la période à venir

Si au cours de l’année les objectifs évoluent, les managers ont la possibilité de réaliser un avenant à l’EAEA

Pour formaliser un objectif

Dans l’outil TALENTSOFT :

• Aller sur le module EVALUATION/CAMPAGNE/Saisie hors Campagne.
• Rechercher l’évaluateur, l’évalué par le nom, puis sélectionner le collaborateur concerné et valider.
• Dans la liste déroulante sélectionner le formulaire « Avenant EAEA » et saisir le formulaire en cliquant sur « Démarrer la saisie »

• Un but : quels sont les objectifs pour l’année à venir ?
• Des moyens : comment procéder pour y parvenir ?
• Une échéance : en combien de temps peuvent-ils être réalisés ?
• Des indicateurs de résultat : sur quelle base peut-on évaluer l’efficacité de notre action et les progrès accomplis ? Quel est le niveau d’exigence, la cible ?

Phase de projection pour les managers

Les salariés à partir du niveau 8 : en complément des objectifs d’activité et de progrès, sont fixés des objectifs pour l’attribution de la prime de résultats. ▶️ Ces objectifs sont limités à 4 et s’ajoutent aux autres objectifs. Les objectifs fixés pour la période à venir et les objectifs en lien avec la prime de résultats (le cas échéant) doivent être différents. Les objectifs primables doivent être :

• En lien avec la fonction du collaborateur dans l’organisation
• Des objectifs de type « opérationnel » en lien direct avec les objectifs stratégiques de l’organisme ou de la direction
• Être clairement décrits et évaluables, par le biais d’un indicateur de résultat et d’une valeur cible ou échéance
• Si un objectif est repris d’une année sur l’autre, la valeur cible ou l’échéance doit proposer un progrès, une évolution.

Les managers doivent avoir au moins un objectif managérial dans leurs objectifs primables. Pour les cadres « primables » managers/non managers, 2 objectifs communs (et leur pondération) seront définis par le Codir et communiqué avant l’ouverture de la campagne.

Par ici

Il est mis à la disposition des managers le référentiel des bonnes pratiques permettant une réflexion ou la définition d’un objectif le cas échéant sur les bonnes pratiques individuelles ou collectives à développer. Des supports d’autodiagnostic permettant à chaque manager de faire le point sur sa pratique au regard de la charte des valeurs managériales sont mis à disposition à l’emplacement suivant : T:\RH - Managers\Auto diagnostic valeurs+Charte+ Référentiel des Bonnes Pratiques.

Les objectifs fixés à un manager sont des objectifs liés uniquement au management, sauf dans le cas où ce même manager a en charge directe la gestion d’une partie de la production.

Définition des souhaits de formation

Lorsqu’un réel besoin en formation est exprimé, différentes informations doivent être complétées comme :le thème de la formation, les objectifs et finalités attendus, les compétences à acquérir ou à développer, le niveau de priorité, la période de formation souhaitée, l’avis du responsable évaluateur... Le pôle formation peut recontacter l’agent et le manager afin d’obtenir des informations supplémentaires qui lui permettront de proposer les formations qui répondentau mieux aux besoins exprimés. Cette rubrique est l'un des éléments qui permet au pôle formation d'établir le plan de développement des compétences de l'année en cours ou de l'année N+1. Les actions seront inscrites au plan de développement de compétences selon la priorisation suivante :

1. Les actions de formation obligatoires
2. Orientations prioritaires et stratégiques de la branche et de l’organisme
3. Les actions de formation indispensables à la bonne tenue de l’emploi pour atteindre les attendus des compétences clés de l’emploi
4. Les autres besoins de formation individuels non indispensables.

❗ RAPPEL : Dans l’outil SI Talents : Clôturer l’ensemble des objectifs quel que soit le degré d’atteinte, sauf s'ils doivent être maintenus l’année suivante.❗

Vérifier que les collaborateurs aient bien eu au moins une action de formation sur les 4 dernières années et proposer systématiquement une action à un agent qui n’en aurait pas suivie. L’article 8 du protocole d’accord du 19 décembre 2019- relatif à la formation professionnelle au sein des organismes sociaux - prévoit une garantie individuelle d’accès à la formation professionnelle à tous les salariés présents qui n’auraient pas suivi de formation professionnelle depuis 4 ans. Celle-ci intervient dans l’année suivant cette période de 4 ans. Ce suivi est effectué à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement ou de l’entretien professionnel. À l’issue de cet entretien, la formation est choisie d’un commun accord entre l’employeur et le salarié. Cette formation doit permettre de concourir au développement des compétences du salarié en lien ou non avec son poste de travail ou d’acquérir une qualification plus élevée. Elle est inscrite au plan de développement des compétences.

Si un besoin de formation émis lors du dernier EAEA n'a pas fait l'objet d'une action de formation et qu'il reste d'actualité, le manager ne doit pas créer une nouvelle demande dans Talentsoft (pour éviter les doublons) ; il est demandé au manager de le signaler au pôle Formation (aiformation.centre@urssaf.fr).En revanche, si un besoin antérieur n'est plus d'actualité, il est nécessaire de l'annuler ou d'effectuer un signalement auprès du pôle formation. Un entretien non clôturé ne permet pas la remontées des besoins de formations

❗ Rappels ❗

Demande d'évolution du référentiel

Cette partie permet de faire remonter des propositions d’évolution du référentiel : Proposition de suppression d’activités et/ou de compétences ET Proposition de création d’un référentiel emploi, d’ajout d’activités et/ou de compétences. Pour actualiser un référentiel emploi, les évolutions d’activités et/ou de compétences doivent concerner une majorité de collaborateurs évalués sous ce dernier.

Expression des projets professionnels

Le collaborateur et le manager échangent sur des projets professionnels au sein de l’emploi actuel du collaborateur et sur des souhaits de mobilité fonctionnelle et/ou géographique. Il peut aussi être évoqué les souhaits d’implication sur des projets transverses (intérêt pour participer à un groupe de travail ou un chantier dans le cadre du projet de l’entreprise), de partage ou de mise à disposition de compétences maîtrisées ou expertes.Ces rubriques permettent de disposer d’informations nécessaires en matière de gestion prévisionnelle des emplois et des carrières (GPEC) et de formation professionnelle (identification comme ressource régionale volontaire pour mener un monitorat, tutorat ou animer une session de formation). ❗ Il est possible de demander un rendez-vous avec le service RH en précisant éventuellement le motif et la période souhaitée pour la réalisation de l’entretien. ❗

Commentaires

L’évaluateur, comme le collaborateur, ont une partie commentaire qu’ils peuvent compléter. Le manager doit indiquer dans cette zone de commentaire si le collaborateur est éligible ou non pour une attribution de points de développement professionnel.L’éligibilité à une prime de résultats et les demandes de parcours peuvent être saisies dans cette partie mais feront l’objet d’autres dispositifs dans le cadre de la campagne salariale

Validation de l'EAEA

Le manager et le collaborateur ont tous deux la possibilité de rédiger un commentaire général.💬La validation du salarié en cliquant sur « APPROUVER LE FORMULAIRE » n'implique pas son adhésion avec les évalautions ou objectifs de son manager, mais permet de cloturer l'entretien saisi dans l'outil. Un éventuel désaccord peut être inscrit dans les parties « COMMENTAIRES » de l'évalué et/ ou de l'évaluateur.En cas de contestation, le salarié a la possibilité de solliciter un entretien auprès de sa hiérarchie supérieure.A la fin de la période EAEA, l’ensemble des EAEA non clôturés fera l’objet d’une clôture administrative avec l’apposition du commentaire « clôture administrative » afin de s’assurer de la remontée et la prise en compte dans TalentSoft des besoins de formations exprimés.

Le manager fait un retour à chaque agent sur les critères qu’il a renseigné le concernant dans l’outil de priorisation lors de l’EAEA ou bien lors d’un échange à une date ultérieure. Il est recommandé de faire ce retour avant transmission au pilote de fonction.Une réunion d’harmonisation de l’évaluation des critères est à réaliser au sein de chaque fonction entre les managers en amont du renseignement de l’outil et une seconde réunion avant la validation des évaluations des critères.L’absence de restitution à la Direction par le pilote de fonction du tableau de priorisation entraînera la non-attribution de points de développement professionnel au service concerné.

Lorsque le manager propose un collaborateur pour un parcours, il le mentionne dans le fichier de propositions de parcours professionnels qui lui est transmis dans le cadre de la campagne salariale en précisant si la proposition est à l'initiative du manager ou du collaborateur (un collaborateur non proposé peut décider de présenter lui-même sa candidature, il doit dans ce cas en informer son manager).

Le lien entre EAEA et rémunération est défini par ailleurs dans la note de cadrage relative à la campagne salariale de l’organisme.Les demandes d’attribution salariales (points de développement professionnel, primes de résultats, parcours professionnels) sont effectuées hors Talentsoft dans le cadre du processus de gestion de la campagne salariale. Concernant les points de développement professionnel, le manager notifie en commentaire final l’éligibilité ou l’inéligibilité d’un collaborateur à l’attribution de points de développement professionnel. Pour être éligible, c'est-à-dire proposable, il est nécessaire d'atteindre tous ses objectifs d’activités et de progrès, toutefois :

• si la non-atteinte des objectifs n’est pas imputable au salarié, son éligibilité n’est pas remise en cause ;
• si un objectif est partiellement atteint, il peut être compensé par un objectif dépassé.
• l’EAEA doit avoir eu lieu avant la date limite de la période de la campagne.

❗L’éligibilité ne présume pas l’octroi de points, car une priorisation des agents éligibles devra être réalisée à l’aide de l’outil critères. Une fois complété, ce document est transmis aux pilotes de fonction et au collaborateur pour la partie les concernant.❗

Lien entre EAEA et rémunération

Comment me préparer aux EAEA en tant qu'évalué ?

Même si vous avez la possibilité de dialoguer et de communiquer régulièrement avec votre responsable, l’entretien annuel est un moment privilégié d’échange avec lui🗣️. Dans le cadre de cet entretien, il s’agit véritablement de faire une pause dans votre quotidien de travail et de faire le point sur vos activités 🗂️ dans un cadre d’échanges et de dialogue 👦👱‍♀️. Ce sera également l’occasion de donner votre point de vue sur l’année écoulée et les difficultés éventuellement rencontrées👩🏽‍💻, afin d’être à terme plus à l’aise dans votre emploi et votre environnement de travail. En affichant une attitude positive🙂vous contribuez de manière efficace à la réussite de l’entretien. ⏲️Chacun doit y consacrer du temps nécessaire sur son temps de travail et s’investir dans la démarche pour que l’EAEA soit le plus efficace et le plus constructif possible 📈.

2. Comment préparer mon entretien ?

1. Pourquoi préparer son entretien ?

Pour que l'entretien soit le plus constructif possible

Pour formuler mes attentes dans le cadre de mon emploi

Pour faire mon propre bilan de l'année écoulée

Pourquoi préparer mon entretien ?

Pour me sentir plus à l'aise lors de l'échange avec mon manager et favoriser le dialogue

L'entretien annuel ne s'improvise pas

Vous pouvez vous aider notamment de votre référentiel emploi disponible sous M/GDM/RH/ Référentiels emploi année en cours ou Dans Talentsoft dans le menu Référentiels RH, des éléments contenus dans votre Dossier Electronique de l'Agent (DEA).

Comment préparer mon entretien ?

Espace RH

Retrouvez-ici les tutos de l'équipe formation

Vous pouvez utiliser le catalogue de formation pour définir vos besoins de formations. Comment accéder au catalogue ?

Vous avez la possibilité de télécharger le formulaire vierge directement via :Mon Talentsoft > Mes documents > Documents partagés

Comment éditer le support de préparation de l'EAEA ?

Il est nécessaire de formuler votre bilan de manière écrite. Pour cela, appuyez-vous autant que possible sur des faits concrets, des événements :

• Faites le bilan de votre année (technique, environnement, formation, outils), de vos activités et de vos attentes exprimées depuis l’entretien précédent,
• Faites le point sur votre poste, vos compétences,
• Lister vos principales réussites et vos difficultés au cours de l’année écoulée : « ai-je rempli les objectifs qui m’avaient été fixés l’an dernier ? - si cela n’est pas le cas, pour quelles raisons ? comment y remédier ? »
• Identifier et lister vos points d’améliorations,
• Recensez les questions à poser et les demandes, identifiez une ou deux attentes par rapport à cet entretien que vous exprimerez de façon claire et argumentée,
• Réfléchissez à vos objectifs professionnels, aux formations souhaitées, à vos besoins d’accompagnements (tutorat, monitorat, immersion, aide ponctuelle…)
• Remémorez-vous les tâches réalisées et votre participation aux différents dossiers, chantiers, groupes de travail
• Consultez votre agenda, vos notes prises dans l’année, vos dossiers etc. …
• Recueillez tout ce qui constitue des traces concrètes et précises de l’activité de l’année, de l’atteinte des objectifs.

Ne subissez pas l’entretien annuel, soyez acteur et force de proposition.

Formalisez ce qui vous paraît important

Comment me préparer aux EAEA en tant qu'évaluateur ?

2. Comment préparer l'entretien de mon collaborateur ?

1. Pourquoi préparer l'entretien ?

Pour que l'entretien soit le plus constructif possible

Pour formuler mes attentes dans le cadre de son emploi

Pour faire le bilan de l'année de chaque collaborateur de mon équipe

Pourquoi préparer l'entretien ?

Des entretiens bien conduits constituent une réelle qualité d'informations

Pour me sentir plus à l'aise lors de l'échange avec mon collaborateur et favoriser le dialogue

Comment éditer le support de préparation de l’EAEA ? Le formulaire vierge est directement téléchargeable via Mon Talentsoft > Mes documents > Documents partagés Les formulaires disponibles dans l'outil sont :

• EAEA Employés et cadre NON PRIMABLE
• EAEA Employés et cadres primables

Comment préparer l'entretien de mon collaborateur ?

Espace RH

Retrouvez-ici les tutos de l'équipe formation

Vous pouvez utiliser le catalogue de formation pour définir les besoins de formations. Comment accéder au catalogue ?

L'entretien devra être préparé préalablement à l'aide :

• Du recueil des objectifs de l’organisme et du service pour la nouvelle période

• Des référentiels emplois et compétences disponibles

• Du bilan d’activité de la période précédente

• De toutes les informations disponibles sur la façon dont le collaborateur a maîtrisé son poste, mis en œuvre les compétences requises

• Des objectifs fixés sur la période précédent

• Des compétences que le collaborateur gagnerait à acquérir

devrh.centre@urssaf.fr

Chargée de missions RH

Expert RH

Ton manager

Le pôle Développement RH

Annabelle GOUDOT

Marc DUCOURNEAU

Vers qui me tourner en cas de questions ?

Merci de votre attention

Avez-vous des questions ?