Les fondamentaux du métier de GFA

LES FONDAMENTAUX DU METIER DE GFA

INTRODUCTION

Présentation

Horaires

Contractualisation

Programme

Qui est qui ? :)

9H00 -12H30 13H30 -16H30

Régles de vie du groupe et objectifs personnel des stagiaires

Les outils pour exercécer au mieux le métier de GFA

LE PLAN DE FORMATION

3 grandes parties

1- Procédure de consultation2- Exécution du marché3-Partie financière

1 - Création opération SIS

2 - Lancement de la procédure

1-Procédure de consultation

2-1 Exemples des piéces obligatoires du titulaire

3- Rapport analyse & notification

Complément Fiche consultation

3-1 Exemple tableau ouverture

3-2 Modèle RAO

3-3 Exemple RAO Vieil Hesdin

3-4 Lettre commande voierie

3-5 Lettre de commande bâtiment

3-6 BC 2023-4 RD 77 sains les pernes travaux dépollution cuve

3-7 AE ETGC signé Ent-Dir-Ent

3-2-1 CALCUL PENALITES RECETTES

2-2 BC E22-2023 RD 901 WAILLY BEAUCAMP

2-1 OS

1- Appropriation du marché

1-1 FICHE GESTION MARCHE VIERGE

2-Exécution du marché

1-2 FICHE GESTION MARCHE 2023 Travaux

1-3 FICHE GESTION MARCHE 2023 Prestation de service

3-2 Clauses particulières du marché pénalités

2- Vie du marché

2-3 suivi exemplaire unique des marchés 2023

2-4 COURRIER NOTIF SOUS TRAITANT

2-5 COURRIER NOTIF TITULAIRE

2-6 DC4_2023_Duree_contrat_sous_traitance 1er janvier 2024

3-1 Clauses particulières du marché Révisions

4-8 BON pesée ENROBES

4-5 CONSTAT MARCHE CCA PI & MO

4-4 VALORISATION

4- Service Fait

4-1 CONSTAT PAGE 1

2-Exécution du marché

4-2 CONSTAT PAGE 2

4-3 CONSTAT PAGE 3

4-6 PV ADMISSION DES FOURNITURES COURANTES

4-7 BL

3- M57

2-1 Tableau TE marché 2023

1- RBF

1-1 RBF adopté par le CD

3-Partie financière

1-2 Délib amortissement 2022

1-3 modéle fiche répartition composant

2- Engagement

3-1 Circulaire INTB0200059C du 26 fev 2002

3-2 Délibération cadre 2022

Procédure de la consultation

Avant de lancer une consultation, il faut demander la création d’une opération SIS. Pour cela il faut connaitre sur quel dossier la consultation doit être lancée. Puis il faut aller dans SIS, dans la bibliothèque référentiel achats et chercher si l’opération est déjà crée.

Création opération SIS :

Si l'opération est déjà crée, vous pourrez l’utiliser pour votre consultation. Sinon il faut demander la création auprès de l’UDF/PADT en lien avec le service Mission Administration des Logicielles ressources Humaines et commande publique qui gère SIS. (Isabelle Matel) Attention, pour certains dossiers ils sont créés une seule fois comme pour les dossiers de fonctionnement par exemple.

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr2_408495/tableau-des-seuils-commande-publique-juin-2023

La demande auprès de l’UDF se présente de cette manière : Référence de l’opération : OPS-…N° dossier Maitrise d’ouvrage Libellé de l’opération : intitulé du dossier Année de l’enveloppe : Année de l’AP Montant HT Travaux : le montant à indiquer est bien celui global du dossier et non pas l’estimation de votre consultation si le montant dépasse les 100 000 Ht automatiquement SIS vous bloque pour votre procédure MSF Montant HT hors travaux : si connu car la computation se fait sur le code nomenclature L’UDF vérifie la cohérence dans GDA et si d’autres consultations ont déjà été passées. Une opération n’est pas une ligne de dossier. Par exemple, si sur une opération grands travaux vous délègue une ligne pour faire des travaux en lien avec l’opération initiale, le montant de l’opération est bien celui de l’enveloppe globale. Si vous souhaitez le passer en marché sans pub ou sur devis, vous devez vous rapprocher du service concerné et de la commande publique pour voir si cela est possible. (autre exemple: les travaux écologiques) Par contre pour les enveloppes de travaux urgents, là on fonctionne bien par ligne de dossier. On ne peut pas dire sur mon dossier j’ai 200 000 HT mais je vais utiliser que 100 000 HT donc je fais un marché sans publicité. Il faut rendre les crédits en étape budgétaire avant de lancer cette consultation. Puis l’UDF transmet son accord au service d’Isabelle Matel pour création de l’opération. Là vous pouvez commencer à créer votre consultation. Cette procédure est importante pour la vérification des seuils réglementaires de la commande publique.

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr1_268309/nomenclature-codes-famille-marches-de-services-version-6-6-du-10-janvier-2024

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr1_281481/nomenclature-codes-famille-marches-de-fournitures-version-5-2-du-10-janvier-2024

Lorsqu’il ne s’agit pas d’une consultation pour des travaux, là on doit en premier lieu avant même de demander le devis, se poser la question du code nomenclature. Le code nomenclature sert à computer les seuils pour les fournitures et les services. Pour rappel, au-delà de 40 000 HT par an par code, vous devez consulter en MAPA via la commande publique. Au-delà de 221 000 HT, c’est une procédure formalisé. Vous pouvez retrouver les tableaux mis à jour régulièrement par la commande publique sur intranet. Ces tableaux précise le pôle achat c’est-à-dire la personne en charge du code et de son suivi dans l’année. C’est pourquoi il vous est demandé de vérifier auprès de cette personne que le code est disponible pour votre procédure.

Code nomenclature

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr1_919089/quid-des-autres-marches-publics-prevus-par-le-code-de-la-commande-publique

-MP autres marchés (reprendre la fiche de la commande publique ex : SNCF, SFR …))

-UGAP / CAP territoires- Marchés subséquents

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr2_408499/fiche-calcul-des-petits-lots-janvier-2022

-MAPA petits lots

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pl1_926168/modalites-de-saisie-des-marches-sans-formalite-msf-dans-sis

-Sans publicité ni mise en concurrence art 2122-8 (ou article 6 du décret pour les marchés travaux moins de 100 000 HT)

Si l’estimation de votre procédure est inférieure à 25 000 HT, une lettre de commande peut être suffisante (règlement interne de la commande publique). Au-delà un contrat signé des deux parties est obligatoire. Plusieurs types de consultation sont possibles au sein des services opérationnels jusque 100 000 HT pour les travaux et 40 000 HT pour les Fournitures et services : -Sans publicité avec mise en concurrence (au moins 2 devis) art 2123-1-1

Lancement de la procédure:

Pour les marchés supérieurs à 5 000 HT, ces documents doivent être remis à jour tous les 6 mois pendant la durée du chantier. Le Département a souscrit à e-attestation afin de vérifier la stabilité des informations et éviter ainsi de réclamer ces pièces à nouveau en cours de chantier. C’est pourquoi il est vraiment important de rentrer les bonnes informations dans SIS.

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pl1_318468/modele-courrier-attributaire-provisoire-version-1-3-septembre-2023

Une fois que les analyses ont été faites et afin de finaliser le contrat, il faut réclamer à l’entreprise toutes les pièces obligatoires pour notifier le marché dès le premier euro. Attestation fiscale Certificat social (attestation de vigilance) Attestation de congés payés Liste nominative des salariés étrangers Pouvoir de la personne habilitée à engager la société Justification de la souscription d’une assurance responsabilité décennale (pour les marchés travaux) - … Vous pouvez retrouver ces éléments dans l’intrant de la commande publique :

Pièces à réclamer

Le code famille si on est en FCS

Le code CPV

L’imputation qui correspond au dossier sur lequel on va engager

Le délai d’exécution qui ne correspond pas à la durée de validité

La procédure de passation

Informations obligatoires dans SIS et sur la fiche Marché

Elle est intégrée pour les marchés sans acte d’engagement après mais elle est tout de même obligatoire dans SIS pour terminer la procédure.

Il faut bien vérifier que le SIRET choisi dans SIS correspond bien au SIRET du devis et qu’il est bien crée dans GDA

Elle est importante lors de mise en concurrence. Vous devez avoir une date limite de remise des offres.

Elle correspond à la date de demande de devis à l’entreprise (si sans mise en concurrence elle correspond à la date du devis)

Pour les MSF gérés par les services opérationnels, il est possible d’engager avant la notification. Cependant, il faut que le marché soit en statut visé par UDF (pour éviter des erreurs). C’est un acte de validation crée par UDF. Dès que la date de notification est connue, UDF créera l’acte de notification. Pour rappel, la date de notification est la date d’accusé de réception par l’entreprise du marché.

Point de vigilance pour l’engagement

RIB

Justification de la souscription d’une assurance responsabilité décennale

Pouvoir de la personne habilitée à engager la société

Liste nominative des salariés étrangers

Certificat social (attestation de vigilance)

Attestation fiscale

Pour sélectionner les offres, il faut les analyser puis les classer selon les modalités et critères préalablement choisis et portés à la connaissance des candidats. Pour les marchés publics, il est à noter que deux modalités de classement des critères peuvent être utilisées : la pondération & la hiérarchisation. La pondération affecte chacun des critères d’un coefficient chiffré. L’analyse des offres s’en trouve affinée et permet de faciliter le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse. De plus, cette méthode garantit plus efficacement le respect de l’égalité des candidats. Elle est obligatoire pour les marchés passés selon une procédure formalisée et fortement recommandée pour les marchés passés selon une procédure adaptée. La hiérarchisation est une technique de classement des critères de choix des offres par ordre décroissant d’importance. Il est déconseillé d’y recourir, car cette technique rend l’objectivité de l’analyse difficile à établir Les offres doivent être reçues dans le délai indiqué lors du lancement de la consultation. A la date limite de remise des offres : ouverture des plis, vérification des pièces transmises et rédaction du tableau d’ouverture. Celui-ci est rédigé dans l’ordre chronologique des ouvertures de candidature. (voir exemple) A la suite de cette ouverture le rapport d’analyse des offres est rédigé.

Rapport d’Analyse

Les marchés d’un montant inférieur à 25 000 € HT sont généralement notifiés par lettre de commande. Les lettres de commande avec la signature électronique du directeur sont envoyées par mail à l’entreprise pour retour signé électroniquement avec une date de réception (« reçu le ») . Cette date de réception vaut date de notification. Si l’entreprise ne répond pas ou oubli de renvoyer le document on peut utiliser l’accusé de réception du mail mais qui juridiquement n’est pas suffisant. (exemples de lettres de commande). Avec outlook, par sécurité, il est préférable d’envoyer via le transfert de fichier qui fait un horodatage des ouvertures de documents. Les marchés d’un montant supérieur à 25 000 € HT sont notifiés par une lettre de notification. Cette lettre de notification permet de transmettre à l ’entreprise l’acte d’engagement – le bordereau des prix unitaires et le détail estimatif (les pièces contractuelles du marché). La lettre et les documents sont principalement envoyés par mail avec accuse de réception. Il y a un encart dans l’acte d’engagement qui permet d’accusé réception de manière électronique sur le document. (exemple)

Notification d’un marché

Cette phase permet de s’assurer que le candidat est apte à exercer son activité professionnelle, dispose de la capacité économique et financière, dispose des capacités techniques et professionnelles nécessaires à l’exécution du marché. Une candidature est irrecevable si le candidat : se trouve dans un cas d’exclusion prévue par le code des marchés (exemple : condamnation définitive, absence de déclarations fiscales ou sociales, liquidation judiciaire…) ne satisfait pas aux conditions de participation fixées dans les documents de la consultation produit de faux renseignements ou documents. Si le tiers existe dans la base de donnée SIS & GDA vérification des données du tiers ( Raison sociale, Adresse, N°SIRET, compte bancaire….) Si création de tiers demande de création à assistance grand angle. Les pièces à fournir sont l’extrait K-BIS, le RIB à l’adresse du titulaire, acte d’engagement ou avenant …

Vérification du tiers

3-1 Exemple tableau ouverture

3-2 Modèle RAO

3-3 Exemple RAO Vieil Hesdin

3-4 Lettre commande voierie

3-5 Lettre de commande bâtiment

3-6 BC 2023-4 RD 77 sains les pernes travaux dépollution cuve

3-7 AE ETGC signé Ent-Dir-Ent

Complément Fiche consultation

execution du marche

Lorsque c’est une lettre de commande il n’y pas de référence au CCAG donc vigilance car rien ne sécurise votre marché en soi. (délais, pénalités, garantie…). Attention certains marchés dépendent encore de l’ancien CCAG vigilance en terme de lecture.

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr2_547773/ccag-techniques-de-l-information-et-de-la-communication-commente-2021

CCAG Techniques de l’information et de la communication

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr2_539047/ccag-maitrise-d-oeuvre-commente-2021

CCAG Maitrise d’œuvre

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr2_547771/ccag-prestations-intellectuelles-commente-2021

CCAG Prestations intellectuelles

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr1_548377/ccag-fournitures-courantes-et-services-commente-2021

CCAG Fournitures courantes et services

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr2_539048/ccag-travaux-commente-2021

CCAG Travaux

Afin de bien s’approprier les différentes clauses du marché, la création d’une fiche récapitulative est très utile afin notamment de ne pas relire le marché à chaque paiement :)Tout d’abord, il faut déterminer sur quels types de CCAG le marché cible. C’est la bible de vos marchés en terme d’exécution.

Exécution du marché : Appropriation du marché

Cas pratique : Etablissement de la fiche marché

Le groupement est : Conjoint lorsque chacun des opérateurs économiques membres du groupement s’engage à exécuter la ou les prestations qui sont susceptibles de lui être attribuées dans le marché Si vous êtes dans ce cas, chaque co-traitant a l’obligation de déposer lui-même ses pièces de facturation dans CHORUS PRO. Les co-traitants non mandataires déposeront leurs factures sous le cadre de facturation A3 « dépôt de projet d’un projet de décompte mensuel par le co-traitant ». Cette pièce ira directement chez le mandataire pour validation puis elle arrivera au Département. (Exemple M. 2021620000055400)

Cas d’un groupement

Solidaire lorsque chacun des opérateurs économiques membres du groupement est engagé financièrement pour la totalité du marché Dans ce cas, le mandataire reçoit hors Chorus Pro toutes les factures de ses co-traitants et devra déposer en format A4 « Projet de décompte mensuel déposé par un fournisseur » la totalité des documents avec sa demande de paiement. En fonction de l’acte d’engagement, les paiements peuvent être faits sur un compte unique ou sur des comptes séparés.

1-1 FICHE GESTION MARCHE VIERGE

1-2 FICHE GESTION MARCHE 2023 Travaux

1-3 FICHE GESTION MARCHE 2023 Prestation de service

Si aucune précision n’est faite, l’avance est due obligatoirement. Cette avance doit être engagée séparément de l’engagement du marché. La somme des deux engagements couvre la totalité du montant du marché. L’avance est engagée sur une ligne de dossier différente car elle est imputée sur une opération différente (ex: C04-800D01 Avance travaux voirie). La création de cette ligne de dossier supplémentaire est faite par l’UDF/PADT à la demande des services opérationnels. (à vérifier avec Marylise). L’engagement est fait par le service opérationel. Le paiement de l’avance est fixé dans le CCAP et en général à la date de démarrage des travaux. C’est pourquoi il est important de créer votre acte de démarrage et d’informer l’UDF/PADT pour payer l’avance. (exemple OS)

Si le marché est supérieur à deux mois et supérieur à 50 000 HT, l’entreprise peut refuser ou accepter le paiement d’une avance.

Vie du marché : Avance

Pour démarrer, il faut voir dans les clauses de l’acte d’engagement si c’est à la notification, par Ordre de service (OS) ou par bon de commande. (exemples)

Vie du marché : Démarrage

Une retenue de garantie peut être prévue dans les clauses du marché. La retenue de garantie a pour seul objet de couvrir les réserves formulées à la réception des prestations du marché et, le cas échéant, celles formulées pendant le délai de garantie lorsque les malfaçons n'étaient pas apparentes ou que leurs conséquences n'étaient pas identifiables au moment de la réception. 1- La Retenue de garantie La mise en place d’une retenue de garantie est conditionnée par l’existence d’un délai de garantie. Ce délai est défini dans le marché et est généralement d’un an. La RG de 5% maximum est déduite sur chaque acompte et mis sur un compte d’attente à la paierie départementale. Pour les services, les crédits sont utilisés. Le montant de la RG se calcule en TTC (exemple sur un acompte de 10 000 TTC la RG sera de 500 TTC). Dans l'hypothèse où le montant des sommes dues au titulaire ne permettrait pas de procéder au prélèvement de la retenue de garantie, celui-ci est tenu de constituer une garantie à première demande.

Vie du marché : Retenue de garantie

Si le montant du marché augmente via un avenant, le montant de la RG augmente également. La RG ne s’applique pas sur le versement de l’avance. Le remboursement de la retenue de garantie intervient dans un délai de 30 jours après la fin de délai de garantie. Si des réserves restent à lever, la retenue est remboursée dans un délai de 30 jours après la date de leur levée..2- La Garantie à première demande et caution personnelle Le titulaire du marché a la possibilité, pendant toute la durée du marché, de substituer à la retenue de garantie une garantie à première demande ou, si l'acheteur ne s'y oppose pas, une caution personnelle et solidaire.L'objet de cette garantie de substitution est identique à celui de la retenue de garantie qu'elle remplace. La garantie de substitution est constituée pour le montant total du marché y compris les modifications en cours d'exécution (avenants..). Lorsque le titulaire du marché est un groupement solidaire, la garantie de substitution est fournie par le mandataire pour le montant total du marché. Lorsque le titulaire du marché est un groupement conjoint, chaque membre du groupement fournit une garantie de substitution correspondant aux prestations qui lui sont confiées. Si le mandataire du groupement conjoint est solidaire de chacun des membres du groupement, la garantie de substitution peut être fournie par le mandataire pour le montant total du marché. Si la garantie à première demande est fournie après le premier acompte, la RG retenue lors du premier acompte est reversée au titulaire par le biais d’un CA transmis à la paierie (voir modèle Catherine L. ). Dans le cas d’une caution personnelle et solidaire, un CA autorisant la caution doit être fourni au premier acompte. (voir modèle Catherine L.).

Définition : L’avenant est un accord de volonté, signés des deux parties, ayant pour objet de modifier les dispositions d’un contrat ou d’un marché public en cours de validité. Les avenants ne peuvent ni bouleverser l’économie du marché, ni en changer l’objet, sauf en cas de circonstances imprévues ou de sujétions techniques imprévues ne résultant pas du fait des parties. Article L2194-1 Un marché peut être modifié sans nouvelle procédure de mise en concurrence dans les conditions prévues par voie réglementaire, lorsque :1° Les modifications ont été prévues dans les documents contractuels initiaux 2° Des travaux, fournitures ou services supplémentaires sont devenus nécessaires ;3° Les modifications sont rendues nécessaires par des circonstances imprévues ;4° Un nouveau titulaire se substitue au titulaire initial du marché ;5° Les modifications ne sont pas substantielles ;6° Les modifications sont de faible montant.Qu’elles soient apportées par voie conventionnelle ou, lorsqu’il s’agit d’un contrat administratif, par l’acheteur unilatéralement, de telles modifications ne peuvent changer la nature globale du marché. Cet avenant doit être rédigé durant le délai d’éxécution du marché. L’avenant est enregistré dans GDA par l’UDF/PADT. Sur les marchés gérés par les services opérationnels, il est conseillé de se rapprocher des services de la commande publique afin de rédiger de manière réglementaire l’avenant notamment au niveau des délégations de signature.

Changement en cours de marché: Avenants

La prolongation de délai est déterminé dans les clauses du marché et dans les CCAG référencés dans le marché. Pour les marchés liés au CCAG Travaux, l’OS de prolongation n’est autorisé que pour les jours d’intempéries (sauf phrase magique), sinon il faut faire une décision de prolongation. (exemple Catherine L.) Elles peuvent intégrés à des avenants. Au niveau du département la phrase ci-dessous permet de faciliter l’exécution et l’organisation du marché en cas d’imprévus :

Changement en cours de marché: Prolongations de délai

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr1_801604/creation-ou-modification-d-un-tiers-personne-physique

Une fois que le choix est fait et le document signé ou en cours de signature, vous devez demander une modification du tiers auprès d’Assistance GDA via le formulaire OUTLOOK. Si l’adresse du tiers a changé vous devez transmettre également un nouveau RIB avec l’adresse correspondante.

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr1_880514/avenant-de-transfert-version-1-1-septembre-2023

Pour l’avenant :

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr1_423114/certificat-administratif-version-1-2-septembre-2023

Lorsqu’un tiers du marché modifie son numéro de SIRET, il y a deux possibilités l’avenant ou le CA : Pour le CA :

Changement en cours de marché: Changement de tiers

Attestation de l’administration fiscale certifiant que l’entreprise est à jour des déclarations fiscales obligatoires au 31 décembre de l’année précédant la déclaration de sous-traitance. Copie de la liasse fiscale 3666 revêtue de la mention originale « j’atteste sur l’honneur être à jour des déclarations fiscales obligatoires à la date du (date du jour de signature de l’attestation)

https://www.urssaf.fr/portail/home/utile-et-pratique/verification-attestation.html

Lors de la réception d’un acte de sous traitance par l’entreprise certains documents sont obligatoirement à joindre à celui-ci. Il faut donc vérifier que les pièces sont bien jointes à l’acte de sous traitance (DC4) et que celui-ci est bien complété. Documents obligatoires : DC2 chaque rubrique doit être impérativement complétée : Chiffre d’affaires - Moyens humains et techniques – Références A signer par le sous-traitant. Attestation de fourniture de déclarations sociales émanant de l’organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions sociales incombant au titulaire (attestation U.R.S.S.A.F.). Il est possible de vérifier cette attestation sur le site:

Changement en cours de marché: Sous-Traitance

Attestations d’assurance RC professionnelle et décennale en cours de validité au moment de la déclaration de sous-traitance ainsi que celles valides à la Date Réglementaire d’Ouverture de Chantier. -Agrément ou attestation QUALIBAT, le cas échéant -Relevé d’identité bancaire ou postal -En cas de redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet justifiant que la société a bien été habilitée à poursuivre son activité pendant la durée prévisible d’exécution des travaux/prestations Si toutes les pièces sont fournies et validées, il faut notifier au titulaire du marché la copie certifiée conforme de l’acte de sous traitance (DC4) par recommandé. (exemple)Lors du retour de la prise de recommandé par le titulaire, on notifie au sous traitant la copie certifiée conforme est exécutoire en date du (date de prise du recommandé par le titulaire du DC4) de l’acte de sous traitance (DC4). (exemple) Ensuite il faut déposer les pièces sous le répertoire I-MARCHE et demander la création de l’acte de sous traitance à UDF dans GDA. Pour information nous disposons de 21 jours pour notifier cet acte, ce délai passé, la réception des documents mentionnés à l’article R. 2193-3 vaut également acceptation du sous-traitant et agrément des conditions de paiement.

Changement en cours de marché: Sous-Traitance

2-1 OS

2-2 BC E22-2023 RD 901 WAILLY BEAUCAMP

2-3 suivi exemplaire unique des marchés 2023

2-4 COURRIER NOTIF SOUS TRAITANT

2-5 COURRIER NOTIF TITULAIRE

2-6 DC4_2023_Duree_contrat_sous_traitance 1er janvier 2024

Un prix ferme est un prix invariable pendant la durée du marché.Un marché est conclu à prix ferme, lorsque cette forme de prix n'est pas de nature à exposer les parties à des aléas majeurs du fait de l'évolution raisonnablement prévisible des conditions économiques pendant la période d'exécution des prestations.Le prix ferme est actualisable dans les conditions définies au présent paragraphe. Le prix ainsi actualisé reste ferme pendant toute la période d'exécution des prestations et constitue le prix de règlement. Lorsqu'un marché est conclu à prix ferme en application de l'article R. 2112-10, ses clauses précisent :1° Que ce prix sera actualisé si un délai supérieur à trois mois s'écoule entre la date à laquelle le soumissionnaire a fixé son prix dans l'offre (souvent on déroge pour la date limite de remise des offres) et la date de début d'exécution des prestations ;2° Que l'actualisation se fera aux conditions économiques correspondant à une date antérieure de trois mois à la date de début d'exécution des prestations. Exemple: Mois de remise des offres : Août 2023 et début des travaux septembre 2023 alors les prix sont fermes. Mois de remise des offres : Août 2023 et début des travaux décembre 2023 : Les prix seront actualisés selon la formule indiqué dans le marché soit In/I0 Le coefficient ainsi calculé servira pour la totalité du marché.

Clauses particulières: Révisions – Prix fermes

On sait que M0 est le mois de juin 2022 et la réalisation des prestations est en décembre 2022 pouvez-vous calculer le coefficient de variation ? Que pouvons-nous dire sur la révision ? Pour cette même formule, si M0 est en juin 2023 et la réalisation des prestations en décembre 2023 pouvez-vous calculer le coefficient de variation ? Que pouvons-nous dire sur la révision ?

Un prix révisable est un prix qui peut être modifié, dans des conditions fixées au présent article, pour tenir compte des variations économiques.Lorsque le prix est révisable, les clauses du marché fixent la date d'établissement du prix initial, les modalités de calcul de la révision ainsi que la périodicité de sa mise en œuvre. Voici un exemple de rédaction de révisions :

Clauses particulières: Révisions Mensuelles

La date de notification du marché est au 04/11/2022. Le mois M0 est au 29/08/2022. Pouvez-vous calculer le coefficient pour la campagne 01 ? Que peut-on dire de la révision ? Si nous avons un SF au 10/11/2024, quel coefficient sera utilisé ? Celui de la campagne 01 ou celui de la campagne 02 ? Et pourquoi ? Lors de la campagne 03, si le service dépasse la fin de la campagne quand est-il du calcul du coefficient ?

La révision peut également se faire annuellement. Voici un autre exemple de rédaction. Elle est souvent utilisée pour les accords cadre à bons de commande. (marché 893)

Clauses particulières: Révisions annuelles

Assistance GDA envoie à l’UDF chaque mois un tableau des acomptes qui ont eu une révision provisoire. L’UDF peut ainsi procéder au paiement des révisions définitives. Si ces révisions sont positives, elles sont payées sur l’engagement initial sur la même imputation. Si les révisions définitives sont négatives, une ligne de dossier doit être crée sur le dossier initial ainsi qu’un engagement de recette. L’UDF crée la ligne et le service opérationnel crée l’engagement. L’UDF procède à la liquidation de recette et le bureau recettes valide la liquidation.

Clauses particulières: Révisions définitives

Si ce n’est pas le cas, lors de la liquidation, le montant de la révision sera pris sur votre montant HT et de ce fait si vous avez plusieurs paiements vous ne vous rendrez pas compte tout de suite qu’il vous manque des crédits sur l’engagement. Une vigilance doit être apportée à ce niveau. De même, quand vous soldez vos engagements, veillez à ce que ces montants soient en cohérence avec les acomptes sinon le calcul du montant maxi du marché pourrait être erroné.

Il est important de provisionner la révision sur votre engagement dans la partie réservée à cet effet.

Clauses particulières: Engagement des révisions

Il y a eu deux liquidations sur cet engagement AC9 et AC19.

Montant de la révision

Montant HT

Si les révisions sont négatives au moment du paiement, elles se déduisent automatiquement du montant HT. Il ne faut pas les inscrire dans votre engagement sinon elles diminuent l’engagement et ne laisse plus assez de HT pour payer une éventuelle autre facture. Ci-dessous un exemple d’engagement soldé pas comme il faut :

Il y a eu deux liquidations sur cet engagement AC9 et AC19.

Montant de la révision

Montant HT

Dans cet exemple on devrait avoir sur l’engagement 67 888,40 HT (montant HT - révisions négatives) et en révisions 2 635,75 HT ce qui revient au même au total mais dans le cumul du marché ce n’est pas le cas.

Montant prix en compte dans le cumul.

Les pénalités de retard prévues par les clauses d’un marché public ont pour objet de « réparer » le préjudice causé par le non-respect du titulaire du marché des délais d’exécution contractuellement prévus. Les CCAG prévoient et stipulent les pénalités à appliquer en cas de litige. Le CCAP peut déroger à ces clauses. Il peut y avoir plusieurs types de pénalités qui doivent être définies dans le CCAP. - Première vigilance à la lecture : jours calendaires/ouvrés/ouvrables Lorsque le délai est fixé en jours, il s’entend en jours calendaires et il expire à minuit le dernier jour du délai. Un délai fixé en jours calendaires inclut les samedis, dimanches et jours fériés. Un jour ouvré est un jour de travail. Usuellement, il s’agit en conséquence d’un jour de semaine hors week-end. Un jour ouvrable intègre le samedi mais exclut le dimanche et les jours fériés. Deuxième vigilance: l’obligation d’appliquer les pénalités si elles sont constatées Dans le décret des pièces justificatives on dit bien que : « En cas d’exonération ou de réduction de ces pénalités: une délibération ou décision de l’autorité compétente prononçant l’exonération ou la réduction. ». Il faut donc une délibération si on ne veut pas appliquer des pénalités.

Clauses particulières: Pénalités

Montant du BC : 12 000 HT Délai 2 Mois Démarrage 10/10/2023 Calculez la pénalité encourue suivant le CCAP ci-joint. La pénalité est-elle versée TTC ?

Le montant des pénalités de retard pouvant être appliqué est, dans les nouveaux CCAG 2021, plafonné à 10% du montant du marché ou du bon de commande. De plus, le seuil en-deçà duquel le titulaire est exonéré du paiement des pénalités de retard est harmonisé et fixé à 1 000 € dans tous les CCAG sauf indication contraire dans le CCAP.

Clauses particulières: Pénalités

Montant du marché : 50 000 Ht Démarrage : 08/07/2023 Délai : 4 Mois Réception: 12/12/2023 Calculez le montant de la pénalité suivant le CCAP ci-joint. Quelle est la particularité lors du paiement concernant la révision des prix ? L’engagement se fait sur quelle opération et sur quelle section ?

Clauses particulières: Pénalités

Montant du BC: 3 000 HT Délai : 2 Mois Démarrage : 08/07/2023 Livraison N°1: 31/07/2023 pour un montant de 2 000 HT Livraison N°2: 20/09/2023 pour un montant de 1 000 HT Calculez le montant de la pénalité suivant le CCAP ci-joint. Vous devez joindre la fiche de calcul de pénalité à votre Service fait et vous assurez que l’engagement est fait avant de constatez votre demande de paiement.

Clauses particulières: Pénalités

3-2-1 CALCUL PENALITES RECETTES

Le service fait consiste à vérifier que les opérations qui matérialisent la dépense (prestations de service, livraisons de biens, versement de subventions…) ont été réellement exécutées conformément aux exigences formulées. Au sein de notre collectivité, le service fait se distingue en deux éléments : Constatation du service fait : Cette opération, réalisée au plus près du fait générateur, a pour objectif de s’assurer de la réalité de la réalisation de la prestation ou de la livraison auprès du Département. La constatation détermine la date de réalisation du service fait. Certification du service fait : C’est l’étape par laquelle l’ordonnateur atteste la conformité à l’engagement de la livraison ou de la prestation. Elle est portée de façon dématérialisée dans le système d’information financier de la collectivité sur les demandes de paiement avant liquidation. La certification du service fait doit être réalisée par l'ordonnateur ou par une personne ayant reçu une délégation de signature à cet effet.

Partie Exécution du Marché:Définition du Service Fait

Pour les prix en tonnage, il faut vérifier avec le bon de pesée. (voir exemple). Point de vigilance : Lors de la saisie du service fait dans GDA il faut être attentif aux quantités saisie et au montant HT générer par le service fait qui doit être conforme à la facture fournie pas l’entreprise. En effet, les logiciels différent en terme de calcul et si besoin il faut ajouter un prix écart d’arrondi en plus ou en moins. Pour les marchés Fournitures le BL est demandé et pour les services un PV d’admission sauf indication contraire dans le marché.

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pl1_902718/fiche-memo-02-verification-d-une-facture

Pour cela vous pouvez vous aider de la check list :

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr2_271492/decret-n-2022-505-du-23-mars-2022-fixant-la-liste-des-pieces-justificatives-des-depenses-des-collectivites-territoriales-des-etablissements-publics-locaux-et-des-etablissements-publics-de-sante

Pour vérifier et constater un Service fait, il faut vérifier que la demande de paiement correspond aux pièces du marchés et au CCAG auquel le marché fait référence. Il faut également joindre les documents obligatoires liés au décret des pièces justificatives

Vérifications et documents à transmettre lors de la constatation

Avez-vous eu des rejets qui vous posent des questionnements ?

Une fois le service fait certifié, la demande de paiement arrive directement à l’UDF au statut en attente d’acompte ou en attente de liquidation (factures UGAP, CAP Territoires…) L’Udf reprend toutes les pièces du marché et les pièces transmises pour vérification du service fait. L’UDf peut effectuer un rejet pour correction et la demande de paiement revient au service au statut en attente de service fait à corriger et un mail vous est transmis avec le motif du refus. Ces motifs peuvent être : Ecart arrondi Manque BL ou PV Erreur de quantités Erreur sur la facture Erreur d’imputation Manque fiche de pénalités …

Refus du Service fait par l’UDF

Lorsque la liquidation est rejetée par la paierie. Une liquidation est faite par le bureau Fiabilité des comptes pour annuler la liquidation erronée et ainsi rendre les crédits dans l’engagement sauf s’il s’agit d’une exercice antérieur, les crédits reviennent dans le pot commun. La demande de paiement se retrouve donc dans les en attente de liquidation car l’acompte reste en cours. Si le motif du rejet ne modifie pas le montant de l’acompte, l’UDF peut reprendre l’acompte crée et procéder de nouveau à la liquidation (ex: pièces manquantes, mauvaise répartition des co-traitants,…). Sinon l’UDF demande l’annulation de l’acompte et procède ou demande aux services opérationnels selon les cas de procéder aux modifications nécessaires pour repasser le rejet. (ex: erreur d’imputation, erreur de centimes, …)

Rejet de la paierie

Une annulation de mandat est faite quand on constate une erreur qui a été commise mais que la paierie a payé le mandat. Nous devons effectuer une annulation de mandat. Quand cette annulation concerne un mandat émis dans la même année, les crédits sont remis au niveau de l’engagement. Si cette annulation concerne un mandat émis sur un exercice antérieur, là il est procédé à un titre de recette qui n’est pas forcément envoyé à l’entreprise en fonction du motif de l’annulation. Motifs déjà rencontrés : Erreur du calcul de révision de prix Erreur d’imputation Voir exemple du marché 2022-6200000113

Annulation d’un mandat

PAIERIE DEPARTEMANTALE (Paiement) 10 jours

UDF (Liquidation & mandatement) 10 jours

MDADT (Constatation – Certification) 10 jours

Au département du Pas de Calais il est fixé à 30 jours. Ce délai est divisé pour chaque phase du paiement en moyenne à :

Délai de paiement

4-1 CONSTAT PAGE 1

4-2 CONSTAT PAGE 2

4-3 CONSTAT PAGE 3

4-4 VALORISATION

4-5 CONSTAT MARCHE CCA PI & MO

4-6 PV ADMISSION DES FOURNITURES COURANTES

4-7 BL

4-8 BON pesée ENROBES

Partie financiere

Le CD a adopté le 4/12/2023 le nouveau règlement budgétaire et financier applicable au 1er janvier 2024. Il reprend toutes les informations importantes concernant les règles comptables du Département. Certains éléments ont été simplifiés pour faciliter le quotidien des gestionnaires comptables :) 1- La première partie reprend tout le cadre budgétaire et les obligations réglementaires. Ces informations sont importantes à connaitre notamment pour les concours. Le grand changement lié à la M57 est la fongibilité des crédits. En effet, le budget du département est voté par fonction c’est à dire par politique publique avec une politique croisée par nature. Les crédits sont votés par chapitre. Avant pas de possibilité de faire des virements de crédits d’une fonction à une autre. Par exemple de l’ancienne fonction 6 (voirie) sur la fonction 2 (bâtiments). Maintenant c’est possible sans dépasser 7,5% du montant des dépenses réelles de la section. (voir article 1-4-4)

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr1_924394/20231204-cd-adoption-du-nouveau-reglement-budgetaire-et-financier-a-compter-de-l-exercice-budgetaire-2024?portal=p0_114211

Partie Financière : Règlement Budgétaire et Financier

2- La deuxième partie du règlement évoque la gestion pluriannuelle avec les définitions d’AP, AE et CP. (lecture du RBF) Le grand changement est que les AP datant de moins de 5 ans pourront avoir des mouvements d’affectation décidés soit en étape budgétaire soit en commission permanente. Cela facilitera grandement notamment lorsqu’il manque quelques euros liés aux révisions. Toute AP est caduque à l’issue de l’exercice ça veut dire qu’on ne peut plus l’affecter. (exemples: les travaux urgents ou études). Le montant non affecté tombe au moment des opérations de clôture.

Fonction 0 : Services Généraux ex: 020E06 Entretien des bâtiments départementaux Fonction 1 : Sécurité Fonction 2 : Enseignement, formation professionnelle et apprentissage Fonction 3 : Culture, Vie Sociale, Jeunesse, Sports et Loisirs Fonction 4 : Santé et Action sociale Fonction 5 : Aménagement des territoires et Habitat Fonction 6 : Action économique Fonction 7 : Environnement Fonction 8 : Transports ex: 843B04 strict entretien

Les huit fonctions identifiées dans la M57 sont les suivantes :

Après

Avant

La nouveauté également c’est qu’une liste des propositions de clôture d’affectation sera présentée au moins une fois par an lors de la session relative au vote du compte administratif N-1. Dans le cadre d’une clôture d’une affectation d’autorisation de programme ou d’autorisation d’engagement, il conviendra de faire apparaitre : Les références de l’AP/AE La description de l’affectation Les références de dossier ou tranche source et cible Le montant affecté à l’origine Le montant réalisé

3- La troisième partie évoque l’exécution budgétaire que nous avons déjà vu dans les points précédents ou que nous allons voir dans les points suivants. Il faut retenir que les engagements rattachés l’année N seront annulés s’ils ne sont pas payés en N+1 afin d’éviter de trainer des engagements qu’on ne peut plus solder. 4- La dernière partie parle de la gestion patrimoniale où il y a beaucoup de changement lié à la M57. Tout d’abord l’amortissement par composants qui touche tous nos investissements bâtimentaires. Un nouveau tableau d’amortissement a donc été voté. (voir document) Pour les consultations faites à partir de 2023, les services doivent transmettre à UDF/PADT une fiche patrimoine pour déterminer les composants s’ils ne sont pas clairs au niveau du marché. C’est valable également pour les bons de commandes. Il existe maintenant un élément de patrimoine par marché voir plusieurs si le marché concerne plusieurs composants et un élément par bon de commande. Avant l’élément de patrimoine était crée pour l’opération complète. (trouver un exemple). De plus, l’amortissement n’est plus linéaire (lorsque le dossier est terminé et tous en même temps) mais au prorota temporis c’est à la date de mise en service du bien (on a pris la date de réception des travaux). Il est donc important de transmettre les PV de réceptions au plus tôt pour que le bureau de la fiabilité puissent amortir. Cette opération est donc faite plusieurs fois dans l’année.

Le deuxième gros changement concerne les subventions.En M52, les subventions étaient amorties de manière annuelle et l’année suivant leur règlement. Un élément de patrimoine annuel était créé pour chaque opération et imputation (ex : un élément de patrimoine pour le 741K05- 20414 Communes et structures interco) A partir des dossiers votés en 2023, l’amortissement des subventions se fera au prorata temporis c’est-à-dire dès le versement du solde de la subvention (date de mise en service) et sur le même amortissement que celui de la collectivité concernée. La délibération de la collectivité concernant son amortissement doit donc devenir une pièce obligatoire transmise au moment du paiement. Pour les communes de moins de 3 500 habitants, le Département a dérogé à la M57 : o Amortissement linéaire sans prorata temporis o Amortissement en lien avec notre délibération de 2012 Pour les communes de plus de 3 500 habitants, cela signifie : o Chaque subvention a son propre plan d’amortissement en lien avec la convention de subvention ou l’un des documents demandés par le service opérationnel Pour les deux cas on est dans une individualisation des subventions : un élément de patrimoine par subvention versée.

1-1 RBF adopté par le CD

1-2 Délib amortissement 2022

1-3 modéle fiche répartition composant

Engagement juridique : C’est l’acte par lequel la collectivité crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge. Il prend la forme de bon de commande, marché, arrêté, délibération ou convention. Engagement comptable : C’est l’acte qui précède ou est concomitant à l’engagement juridique. Il permet de s’assurer de la disponibilité des crédits pour l’engagement juridique qui s’apprête à être conclu. Il est constitué obligatoirement de trois éléments : • un montant prévisionnel de dépenses • un tiers concerné par la prestation • une imputation budgétaire (chapitre, article et compte par nature)

Partie Financière :Engagement - Définitions

Avec le nouveau RBF, les délais pour engager, selon le type d’affectation de la dépense, ont été revus en augmentation pour éviter de trop fréquentes dérogations.

Engagement : Caducité d’engager l’AP

Attention avec le nouveau RBF, les dérogations devront être justifiées auprès du service des finances avant prorogation.

Dans votre quotidien, cela est représenté par ce genre de message d’erreur :

Il faut donc modifier cet intitulé pour être le plus précis et clair possible. Pour un accord cadre à bons de commande il faut noter le numéro du bon de commande impérativement.

Il faut faire également modifier l’objet car c’est l’intitulé de la tâche qui se met automatiquement.

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr2_742884/communaute-grand-angle?portlet=pr2_807712

Pour créer l’engagement dans GDA, il faut déjà se référer aux procédures de la communauté GDA.

Engagement : création

Particularité des dossiers d’aide : l’engagement se fait au moment de la validation du dossier lors de la validation d’une étape budgétaire ou du vote de la CP. En effet, la demande d’aide est d’abord créé dans les services opérationnels ou directement par le demandeur vie e-partenaire ou par le service . Ensuite, si cette demande est accepté, le dossier est crée directement depuis la demande soit par les UAAT ou par Nathalie Tellier (pour les aires de covoiturage par exemple).

Particularité des engagements de recette : Pour des révisions négatives : noter le numéro du bon de commande Pour des pénalités : noter le numéro du bon de commande Le montant HT est égal au TTC – exception: récupération d’avance

Pour que l’engagement soit validé par le service des Finances, il faut que : S’il s’agit d’un accord cadre à bons de commande, le bon de commande soit joint signé par le service Le marché soit validé par le service des finances (statut visé ou notifié) L’imputation de l’engagement soit correcte (investissement, fonctionnement, fournitures, prestations …) La révision soit prévue Le type d’engagement soit correct (voir tableau)

La caducité de l’engagement correspond à la durée de vie de l’engagement. Il est déterminé par l’enveloppe financière sur laquelle il est engagé mais également en fonction de la durée de vie du marché. Par exemple, pour le fonctionnement il a une durée de vie de 1 an puisque l’enveloppe de fonctionnement est valable une année. Sa prorogation se fait par le bureau de la qualité comptable.

Engagement : Caducité de l’engagement

Pour rappel, les engagements en fonctionnement sont valables une année et doivent être payés dans l’année. Il existe une journée complémentaire indiquée dans le RBF qui permet de liquider ces engagements sur l’exercice N jusqu’au 15/01 de l’année suivante (en général). Le rattachement d’un engagement concerne uniquement les engagements de la section de fonctionnement. On peut rattacher un engagement lorsque le service fait a été constaté par les services opérationnels (bons de livraisons, PV d’admissions, PV de travaux, constats …). Lors de ce rattachement Écriture de contre passation copie (écran)

Rattachement d’un engagement

2-1 Tableau TE marché 2023

Le CD a adopté le 12/12/2022 le référentiel budgétaire et comptable M57 à compter de l’exercice 2023. Ce nouveau référentiel a pour but de regrouper tous les référentiels publiques (M14 communes, M52 Département …). Quelques changements ont donc été entrepris à la lecture de ce référentiel notamment en matière patrimoniale dont on a parlé tout à l’heure. 1- Modification de certaines imputations L’imputation 6135 Locations mobilières en M52 a été divisée en M57 au 61351 Locations Matériel roulant et 61358 Locations Autres. Pour information, la location du matériel roulant concerne les Nacelles, pelles hydrauliques (pneus ou chenilles) remorques… L’imputation 20414 Communes et structures intercommunales a été divisée en 2041482 communes et 2041582 organismes publics divers (dont les structures intercommunales)

https://intranet.pasdecalais.fr/jcms/pr1_803212/delib-adoption-du-referentiel-budgetaire-et-comptable-m-57-a-compter-de-l-exercice-budgetaire-2023-cd-20221212?portal=p0_114211

Partie Financière : M57

Pour le paiement des subventions, le paiement des acomptes ne se fera plus directement sur le compte 204 mais sur une imputation 2324 versements échelonnés. Le dossier sera toutefois créé sur la bonne imputation mais au moment du paiement l’UDF/PADT modifiera l’imputation si le paiement concerne un acompte ou un paiement unique pour solde. Cette partie permet de faire le lien avec l’imputation comptable en général. Avec la certification des comptes, il va falloir de plus en plus être vigilant dans nos imputations notamment entre les différentes section : Investissement ou Fonctionnement. Pour cela il y a la circulaire de 2012 et la délibération annuelle qui permet de faire le point sur les achats qui même inférieurs au seuil des 500 euros TTC doivent être passés en investissement.

Partie Financière : M57

3-1 Circulaire INTB0200059C du 26 fev 2002

3-2 Délibération cadre 2022

FIN

Merci de votre écoute en espérant que cette formation est répondue à vos attentes

-Contrat de sous-traitance (article L2193-7 CCP)

-Attestation congés payés et intempéries ou attestation stipulant qu'il ne cotise pas (- de 6 mois)

Lors de la réception d’un acte de sous traitance par l’entreprise certains documents sont obligatoirement à joindre à celui-ci. Il faut donc vérifier que les pièces sont bien jointes à l’acte de sous traitance (DC4) et que celui-ci est bien complété. Documents obligatoires : -DC2 chaque rubrique doit être impérativement complétée : Chiffre d’affaires - Moyens humains et techniques – Références A signer par le sous-traitant. -Attestation de fourniture de déclarations sociales émanant de l’organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions sociales incombant au titulaire (attestation U.R.S.S.A.F.). Il est possible de vérifier cette attestation sur le site:

Changement en cours de marché: Sous-Traitance

Attestations d’assurance RC professionnelle et décennale en cours de validité au moment de la déclaration de sous-traitance ainsi que celles valides à la Date Réglementaire d’Ouverture de Chantier. -Agrément ou attestation QUALIBAT, le cas échéant -Relevé d’identité bancaire ou postal - KBIS moins de 3 mois - Attestation lutte contre letravail illégal de moins de 6 moisAutres pièces à fournir le cas échéant: -En cas de redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet justifiant que la société a bien été habilitée à poursuivre son activité pendant la durée prévisible d’exécution des travaux/prestations- En cas de désiamantage : certification pour le traitement de l'amiante Si toutes les pièces sont fournies et validées, il faut notifier au titulaire du marché la copie certifiée conforme de l’acte de sous traitance (DC4) par recommandé. (exemple)Lors du retour de la prise de recommandé par le titulaire, on notifie au sous traitant la copie certifiée conforme est exécutoire en date du (date de prise du recommandé par le titulaire du DC4) de l’acte de sous traitance (DC4). (exemple) Ensuite il faut déposer les pièces sous le répertoire I-MARCHE et demander la création de l’acte de sous traitance à UDF dans GDA. Pour information nous disposons de 21 jours pour notifier cet acte, ce délai passé, la réception des documents mentionnés à l’article R. 2193-3 vaut également acceptation du sous-traitant et agrément des conditions de paiement.

Changement en cours de marché: Sous-Traitance

Les fondamentaux du métier de GFA

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LE PLAN DE FORMATION

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