Pilotez une équipe d'intervenants 2023

Projet 8 - Parcours IRP (Openclassrooms) - Pilotez une équipe d'intervenants Production réalisée par Sophie Caristan Llamas (décembre 2023)

Comité de Pilotage "Form'LabCom"

Réalisé par Sophie Caristan Llamas - cheffe de projet

An

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Présentation et validation de l'odre du jour

Introduction - Présentation - Étapes et objectifs du projet Avancement - Phase 1 : Recrutement - Phase 2 : Séminaire- Phase 3 : FormationsBilan pédagogique et FinancierAxes d'améliorationPrise de décisions Rédaction du Plan d'action

Début : 18h00Durée : 25 mn

Président du comité de pilotage : Monsieur Z. Directeur des opérations spécifiques ANR Animation du comité de pilotage : Madame CARISTAN LLAMAS. Cheffe de projet ANR Invités : Monsieur De Souffron - Chargé de projets scientifiques LabCom ANR Madame N.R – Coordinatrice pédagogique ANR Madame Vaillant - Facilitatrice Form'LabCom

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CONTEXTE DU PROJET

Problématique

Programme LabCom

ANR

Au démarrage des deux dernières éditions : entraves, tensions lors du travail en commun dues aux différences “culturelles”.

L'Agence nationale de la recherche Mission de financement de la recherche sur des projets de coopération entre opérateurs publics / entreprises

Co-construction et co-direction de Laboratoires Communs entre acteurs de la recherche et entreprises

Form'LabCom

Programme de formation

Sur les thématiques : Conduite du changement Gestion de projet Transfert de compétences

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Étapes et objectifs du PROJET

Rétroplanning prévisionnel

Bilan financier Bilan pédagogique

Comité de Pilotage Décembre

Evaluation continue des actions de formation et leurs résultats.

Formation des LabCom 1ère série de janvier à novembre

Séminaire 8 et 9 juin

Lancement du projet JANVIER 2023

Définition et Recrutement de 5 intervenants avril-mai

au moins 10 sessions en 9 mois

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janvier

décembre

Avancement du projet

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RECRUTEMENT

Documents du comité de pilotage

Avril - mai : recruter des intervenants

Recruter les "facilitateurs"

1 - Profil facilitateur (analyse des besoins) 2 - Méthodologie de recrutement 3 - Recherche et Sourcing Linkedin 4 - Contact personnalisé avec profils sourcés 5 - Entretiens individuels (Grille d'évaluation) 6 -Politique RH de l'ANR

Critères

Principaux critères / valeurs dans le choix : double compétences / expériences recherche et entreprise et SOFT SKILLS

Ethique Responsabilité et intégrité scientifique Déontologie Confidentialité Motivation

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Séminaire d'intégration

8 et 9 juin 2023 :

Ligne pédagogique

Objectifs

Organisation

Réalisation d'une MindMap Synthèse des informations à retenir

Tables rondes Ateliers Intervenants extérieurs :

• Modérateur expert
• 2 anciens LabCom
• Facilitating Consultant
• Gestion de projet
• Management

Se rencontrer Créer une synérgie Connaître la vision et les valeurs de l'ANR Découvrir la problématique des LabCom Se former en situation réelle aux méthodes et outils à utiliser dans les LabCom...

Pédagogies actives Ateliers coopératifs Expérimentations Situations réelles Interdisciplinarité Posture et rôle du facilitateur Méthodes d'évaluation

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FORMATIONS

De juin à novembre T0 + 9 l'objectif prévisionnel était de former 10 LabCom : 10 sessions (*) soit dans les 3 mois suivant le lancement.

5 terminées / validées

(*) session : 5 demi journées

1 en cours

En raison d’imprévus, deux Labcoms ont préféré reporter la session à cause du faible nombre de participants.

2 reportées

Un formateur a été absent pour une formation, elle a dû être reportée quelques mois après

1 à programmer

Résutats

5 LabCom ont été formés intégralement 9 LabCom à former au lieu des 10 prévus

Atteinte partielle

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Bilans pédagogique et financier

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BILAN PÉDAGOGIQUE LABCOM

Evaluation continue des actions de formation et leurs résultats.

Retours quantitatifs des PARTICIPANTS

Retours qualitatifs des DIRIGEANTS

Sur les 5 LabCom, 4 sont satisfaits et notent un CHANGEMENT DE COMPORTEMENT : - Moins de conflits - Plus de travail collectif - Meilleure entente générale

Par Labcom :

Bonne satisfaction globale

réalisation d’actions managériales communes et la production documentaire collective

Quelques collaborateurs encore réticents sur l'interêt de la formation / niveau pas suffisamment expert du programme et d'un facilitateur / perte de temps / quelques conflits culturels ...Un LabCom : très mauvais retours

Format Modules théoriques Attractivité des modules disparate Problème avec un facilitateur

Par module :

VERBATIMS

LIKERT 6

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BILAN PÉDAGOGIQUE FORM'LABCOM

Retours des FACILITATEURS

1 facilitateur en difficulté

4 / 5 avis positifs

Face à deux participants résistants

Comportement / Implication / Dialogue Culture commune

1 facilitateur quitte le projet

Part à l'étranger

Disparité

Retours hétérogènes

Retours sur l'ORGANISATION ET LA LOGISITIQUE

Pas d'avis sur modules 1,2, 4

- Salles

Pas d'avis sur les 5 LabCom

- Equipement défaillant ou absent (Vidéo projecteur / paperboard - Salles non prévues / indisponibles - Qualité de l'acceuil au sein des LabCom / entreprises à améliorer :

• organisation
• clés
• café / petit déjeuner

Suivi sur le terrain

Inexistant

- Retours de la Coordinatrice pédagogique : difficultés à organiser les agendas des facilitateurs / LabCom / participants / salles / absences

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BILAN FINANCIER (état d'exécution)

Budget : 150 000 € / 10 sessions

78 900 € pour 5 sessions réalisées

Budget restant : 71 100 € pour les 4 sessions à animer

67,7%

34,5 %

59,1%

92%

Fonctionnement

Management de projet

Prestation formation

Régie / forfait

32,3 %

65,5 %

7,9 %

40,9%

Dépense problématique vu les retours sur la logistique

Dépense adaptée, nous menons moins de sessions que prévues

Dépense adaptée, la masse salariale étant plus importante en début de projet

Dépassement léger lié aux dépenses séminaire + COVID

Le budget va s'équilibrer par l’économie effectuée sur la masse salariale. Nécessité de recadrer les établissements de budget et prestations relatives aux salles et à l'équipement !

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Axes d'amélioration

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AXES D'AMÉLIORATIONS (PROPOSITIONS)

PROCESSUS D'ÉVALUATION et D'AMÉLIORATION CONTINUE

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Évaluation des facilitateurs (Proposition)

Objectifs amélioration continue : - Garantir l’homogénéité entre les FACILITATEURS - Superviser leurs interventions pour plus de professionnalisation (montée en compétences) - Détecter et résoudre rapidement les problèmes potentiels et accompagner

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Plan d'action ?

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PLAN D'ACTION : Facilitateur, un nouveau métier !

A partir des données présentées, le Comité doit à présent établir des objectifs, identifier les opportunités et définir le travail à réaliser critères de succès et établir un plan d'action détaillé.

Facilitateurs

QUALITÉ DES RESSOURCES

QUALITÉ DE LA FORMATION

Utiliser les bons outils et ressources appropriées, espaces de travail dédiés

une vision claire et des objectifs mesurables alignés sur la ligne pédagogique de l'ANR Evaluer / Ajuster

Form'LabCom

QUALITÉ DES PRESTATIONS DES FACILITATEURS formations, coaching, ateliers de brainstorming et sessions de partage

MIEUX ÊTRE DES PARTIES PRENANTES

Encourager à participer, Communication bienveillante, feedback constructif

Identifier défis et obstacles

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CONCLUSION

Globalement Form'LabCom est une expérience innovante pour répondre aux objectifs que l'ANR s’est fixé : 1 - pérenniser les LabCom ; 2 - création de nouveaux LabCom. Nécessité de s'inscrire dans une démarche d’amélioration continue tant sur les résultats qualitatifs que sur les processus qui passe par la professionnalisation des facilitateurs.

• Validation de la date du prochain Comité de Pilotage : Mars 2024
• Validation de l'ordre du jour : évaluation des améliorations proposées / décidées.

Merci de votre attention

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