Pilotez une équipe d'intervenants 2023

An

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Projet 8 - Parcours IRP (Openclassrooms) - Pilotez une équipe d'intervenants Production réalisée par Sophie Caristan Llamas (décembre 2023)

Réalisé par Sophie Caristan Llamas - cheffe de projet

Comité de Pilotage "Form'LabCom"

Introduction - Présentation - Étapes et objectifs du projet Avancement - Phase 1 : Recrutement - Phase 2 : Séminaire- Phase 3 : FormationsBilan pédagogique et FinancierAxes d'améliorationPrise de décisions Rédaction du Plan d'action

Début : 18h00Durée : 25 mn

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Présentation et validation de l'odre du jour

Président du comité de pilotage : Monsieur Z. Directeur des opérations spécifiques ANR Animation du comité de pilotage : Madame CARISTAN LLAMAS. Cheffe de projet ANR Invités : Monsieur De Souffron - Chargé de projets scientifiques LabCom ANR Madame N.R – Coordinatrice pédagogique ANR Madame Vaillant - Facilitatrice Form'LabCom

Programme de formation

Problématique

Au démarrage des deux dernières éditions : entraves, tensions lors du travail en commun dues aux différences “culturelles”.

Sur les thématiques : Conduite du changement Gestion de projet Transfert de compétences

Form'LabCom

L'Agence nationale de la recherche Mission de financement de la recherche sur des projets de coopération entre opérateurs publics / entreprises

ANR

Programme LabCom

Co-construction et co-direction de Laboratoires Communs entre acteurs de la recherche et entreprises

CONTEXTE DU PROJET

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Evaluation continue des actions de formation et leurs résultats.

Comité de Pilotage Décembre

Lancement du projet JANVIER 2023

Séminaire 8 et 9 juin

décembre

janvier

Rétroplanning prévisionnel

Bilan financier Bilan pédagogique

au moins 10 sessions en 9 mois

Formation des LabCom 1ère série de janvier à novembre

Définition et Recrutement de 5 intervenants avril-mai

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Étapes et objectifs du PROJET

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Avancement du projet

Ethique Responsabilité et intégrité scientifique Déontologie Confidentialité Motivation

Documents du comité de pilotage

Recruter les "facilitateurs"

Critères

Principaux critères / valeurs dans le choix : double compétences / expériences recherche et entreprise et SOFT SKILLS

1 - Profil facilitateur (analyse des besoins) 2 - Méthodologie de recrutement 3 - Recherche et Sourcing Linkedin 4 - Contact personnalisé avec profils sourcés 5 - Entretiens individuels (Grille d'évaluation) 6 -Politique RH de l'ANR

Avril - mai : recruter des intervenants

RECRUTEMENT

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Réalisation d'une MindMap Synthèse des informations à retenir

Tables rondes Ateliers Intervenants extérieurs :

• Modérateur expert
• 2 anciens LabCom
• Facilitating Consultant
• Gestion de projet
• Management

Organisation

Objectifs

Se rencontrer Créer une synérgie Connaître la vision et les valeurs de l'ANR Découvrir la problématique des LabCom Se former en situation réelle aux méthodes et outils à utiliser dans les LabCom...

Pédagogies actives Ateliers coopératifs Expérimentations Situations réelles Interdisciplinarité Posture et rôle du facilitateur Méthodes d'évaluation

Ligne pédagogique

8 et 9 juin 2023 :

Séminaire d'intégration

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Un formateur a été absent pour une formation, elle a dû être reportée quelques mois après

En raison d’imprévus, deux Labcoms ont préféré reporter la session à cause du faible nombre de participants.

1 en cours

De juin à novembre T0 + 9 l'objectif prévisionnel était de former 10 LabCom : 10 sessions (*) soit dans les 3 mois suivant le lancement.

(*) session : 5 demi journées

Atteinte partielle

Résutats

5 LabCom ont été formés intégralement 9 LabCom à former au lieu des 10 prévus

1 à programmer

FORMATIONS

5 terminées / validées

2 reportées

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Bilans pédagogique et financier

Evaluation continue des actions de formation et leurs résultats.

réalisation d’actions managériales communes et la production documentaire collective

Bonne satisfaction globale

LIKERT 6

VERBATIMS

Par module :

Par Labcom :

Quelques collaborateurs encore réticents sur l'interêt de la formation / niveau pas suffisamment expert du programme et d'un facilitateur / perte de temps / quelques conflits culturels ...Un LabCom : très mauvais retours

Format Modules théoriques Attractivité des modules disparate Problème avec un facilitateur

Retours quantitatifs des PARTICIPANTS

Sur les 5 LabCom, 4 sont satisfaits et notent un CHANGEMENT DE COMPORTEMENT : - Moins de conflits - Plus de travail collectif - Meilleure entente générale

Retours qualitatifs des DIRIGEANTS

BILAN PÉDAGOGIQUE LABCOM

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BILAN PÉDAGOGIQUE FORM'LABCOM

Disparité

- Salles

- Retours de la Coordinatrice pédagogique : difficultés à organiser les agendas des facilitateurs / LabCom / participants / salles / absences

- Equipement défaillant ou absent (Vidéo projecteur / paperboard - Salles non prévues / indisponibles - Qualité de l'acceuil au sein des LabCom / entreprises à améliorer :

• organisation
• clés
• café / petit déjeuner

Retours sur l'ORGANISATION ET LA LOGISITIQUE

Inexistant

Pas d'avis sur les 5 LabCom

Pas d'avis sur modules 1,2, 4

Retours hétérogènes

Suivi sur le terrain

Part à l'étranger

1 facilitateur quitte le projet

Face à deux participants résistants

1 facilitateur en difficulté

Comportement / Implication / Dialogue Culture commune

4 / 5 avis positifs

Retours des FACILITATEURS

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Le budget va s'équilibrer par l’économie effectuée sur la masse salariale. Nécessité de recadrer les établissements de budget et prestations relatives aux salles et à l'équipement !

Dépassement léger lié aux dépenses séminaire + COVID

Dépense problématique vu les retours sur la logistique

Dépense adaptée, nous menons moins de sessions que prévues

Dépense adaptée, la masse salariale étant plus importante en début de projet

32,3 %

7,9 %

65,5 %

40,9%

Budget restant : 71 100 € pour les 4 sessions à animer

78 900 € pour 5 sessions réalisées

59,1%

Management de projet

34,5 %

Prestation formation

92%

Régie / forfait

67,7%

Fonctionnement

Budget : 150 000 € / 10 sessions

BILAN FINANCIER (état d'exécution)

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Axes d'amélioration

PROCESSUS D'ÉVALUATION et D'AMÉLIORATION CONTINUE

AXES D'AMÉLIORATIONS (PROPOSITIONS)

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Évaluation des facilitateurs (Proposition)

Objectifs amélioration continue : - Garantir l’homogénéité entre les FACILITATEURS - Superviser leurs interventions pour plus de professionnalisation (montée en compétences) - Détecter et résoudre rapidement les problèmes potentiels et accompagner

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Plan d'action ?

Facilitateurs

Form'LabCom

Identifier défis et obstacles

Encourager à participer, Communication bienveillante, feedback constructif

Utiliser les bons outils et ressources appropriées, espaces de travail dédiés

une vision claire et des objectifs mesurables alignés sur la ligne pédagogique de l'ANR Evaluer / Ajuster

A partir des données présentées, le Comité doit à présent établir des objectifs, identifier les opportunités et définir le travail à réaliser critères de succès et établir un plan d'action détaillé.

QUALITÉ DE LA FORMATION

MIEUX ÊTRE DES PARTIES PRENANTES

QUALITÉ DES RESSOURCES

QUALITÉ DES PRESTATIONS DES FACILITATEURS formations, coaching, ateliers de brainstorming et sessions de partage

PLAN D'ACTION : Facilitateur, un nouveau métier !

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CONCLUSION

Globalement Form'LabCom est une expérience innovante pour répondre aux objectifs que l'ANR s’est fixé : 1 - pérenniser les LabCom ; 2 - création de nouveaux LabCom. Nécessité de s'inscrire dans une démarche d’amélioration continue tant sur les résultats qualitatifs que sur les processus qui passe par la professionnalisation des facilitateurs.

• Validation de la date du prochain Comité de Pilotage : Mars 2024
• Validation de l'ordre du jour : évaluation des améliorations proposées / décidées.

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Merci de votre attention