FASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

fases y características de un proyecto de traducción

La gestión de proyectos parece una tarea sencilla. No obstante, su correcta ejecución requiere de grandes dosis de organización y comunicación, dos de las cualidades más importantes en un gestor de proyectos.

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PARECE QUE ALGUIEN CONOCE BIEN A SU CLIENTE... WARNING! NO TE RELAJES DEMASIADO.

TRANQUILO POLLITO... TODO TIENE SOLUCIÓN.

¡QUÉ SUBIDÓN TENER UN BUEN EQUIPO!

¡QUÉ GANAS DE EMPEZAR A GESTIONAR PROYECTOS!

MUCHAS RISAS Y POCO TRABAJAR. VEREMOS CÓMO ACABA ESTO...

ESTE NO SE HA LEÍDO LA ACTIVIDAD

ALGUIEN NO SE HA LEIDO EL TEMARIO DE ALEXANDRA...

SUPER NATALIA AL RESCATE

POKERFACE. NO SE HA ENTERADO DE NADA DE LO QUE HA DICHO ALEXANDRA.

DON'T PANIC! GESTIONAR UN PROYECTO PUEDE DAR VERTIGO, PERO SI SIGUES LOS PASOS TODO SALDRÁ BIEN

ESTE GESTOR LA HA LIADO Y AHORA VIENEN LAS LÁGRIMAS...

¡QUE NO CUNDA EL PÁNICO! TRANQUILIDAD Y MUCHA ORGANIZACIÓN.

3 categorías de proyectos según sus características

caso 2

caso 3

caso 1

HORA DE LUCIRSETraducción de un documento sencillo de un nuevo cliente. Nos toca trabajar solos y demostrar de qué estamos hechos.

DON'T RELAX!Encargo de cliente habitual. Ya conocemos su funcionamiento y disponemos de memorias y bases de datos de proyectos anteriores.

DON'T PANIC BABY!Proyecto de gran envergadura. Se necesitará la participación de varios traductores y más profesionales, pero con dedicación y organización todo saldrá fenomenal.

-DOCUMENTO SENCILLO, NUEVO CLIENTE-

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PREPARACIÓN

TRADUCCIÓN

REVISIÓN

1. Comprobación de las especificaciones facilitadas por el cliente. 2. Revisión otrográfica, gramatical y estilística.

Traducción de un documento sencillo en cuyo proceso solo se involucra el gestor. Nosotros estaremos al cargo de todo el proceso.

1. Especificaciones del cliente.
2. Caracterización del TO.
3. Comprobar si existe terminología específica.

1. Resolución de dudas lingüísticas y terminológicas.
2. Proyecto individual, decisiones traductológicas individuales.

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Presupuesto

Hacer un seguimiento estructurado y un presupuesto será mucho más sencillo ya que seremos los únicos involucrados en el desarrollo del proyecto.

CASO 1

2

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4

3

-DOCUMENTO SENCILLO, NUEVO CLIENTE-

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PREPARACIÓN

TRADUCCIÓN

REVISIÓN

1. Comprobación de las especificaciones facilitadas por el cliente. 2. Revisión otrográfica, gramatical y estilística.

Traducción de un documento sencillo en cuyo proceso solo se involucra el gestor. Nosotros estaremos al cargo de todo el proceso.

1. Especificaciones del cliente.
2. Caracterización del TO.
3. Comprobar si existe terminología específica.

1. Resolución de dudas lingüísticas y terminológicas.
2. Proyecto individual, decisiones traductológicas individuales.

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Presupuesto

Hacer un seguimiento estructurado y un presupuesto será mucho más sencillo ya que seremos los únicos involucrados en el desarrollo del proyecto.

CASO 1

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-encargo de cliente habitual-

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PREPARACIÓN

TRADUCCIÓN

REVISIÓN

Comprobación de las especificaciones facilitadas por el cliente. Revisión otrográfica, gramatical y estilística.

Nos enfrentaremos a un encargo de cliente habitual por lo que dispondremos ya de memorias de traducción y bases de datos terminólogicas para desarrollar nuestro trabajo. Nosotros nos encargaremos de todo el trabajo de principio a fin.

1. Especificaciones del cliente.
2. Caracterización del TO.
3. Comprobar si existe terminología específica.

1. Resolución de dudas lingüísticas y terminológicas.
2. Proyecto individual, decisiones traductológicas individuales.

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CASO 2

Presupuesto

Hacer un seguimiento estructurado y un presupuesto será mucho más sencillo ya que seremos los únicos involucrados en el desarrollo del proyecto.

-NADA ES IMPOSIBLE-

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Abordaremos la gestión de un proyecto de gran envergadura. Es necesario formar un gran equipo, donde contaremos con la participación de varios traductores, un técnico en caso de ser una web, editores, revisores, terminólogos, maquetadores...

CASO 3

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ANÁLISIS Y PRESUPUESTO

PREPARACIÓN

TRADUCCIÓN Y REVISIÓN

CIERRE DEL PROYECTO

GESTIÓN ECONÓMICA

FIDELIZACIÓN

ARCHIVOS Y ACTUALIZACIÓN

START

FINISH

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2

4

1

5

3

6

-ANÁLISIS-

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Es la carta de presentación del profesional, así como la primera toma de contacto con el cliente

-presupuesto-

¡CUIDADO!

La fase de análisis es crucial para que nuestro proyecto arranque en la buena dirección. Tras recibir y aceptar el encargo, es necesario asegurarse de que todos los archivos funcionan correctamente, estudiar detenidamente las caracteristicas del encargo y organizar el equipo para poder realizar una buena tarea de gestión.

• Ingresos y gastos estimados.
• Control del historial financiero.
• Organizaqar metas y objetivos.
• Flexibilidad y contingencias.
• Seguimiento y evaluación.

+ info

1

-FASE DE preparación-

Traducción

Revisión lingüística

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Control de calidad lingüística

Tareas adicionales

Número de personas del equipo

¿QUÉ ELEMENTOS DEBEREMOS TENER EN CUENTA EN ESTA FASE PARA ORGANIZAR EL FLUJO DE TRABAJO DE FORMA EFICIENTE?

2

(Traductores)

(Revisores, terminólogos)

(Revisores, terminólogos y gestor)

-traducción Y REVISIÓN-

Funciones de PM

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Ventajas de las entregas parciales

Archivos de seguimiento

TRELLO

3

-CIERRE DEL PROYECTO-

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Comprobación exhaustiva de que los archivos son los correctos y de que cumplen las especificaciones del cliente.

1. Correo electrónico. 2. FTP (File Transfer Protocol)

Confirmación de la recepción por parte del cliente de los archivos.

¿CÓMO ENVIAMOS EL ENCARGO?

CHECK

CON LUPA

¿SE ACABÓ YA?

4

-GESTIÓN ECONÓMICA-

¿QUÉ INCLUYE UNA FACTURA?

La factura

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¿IVA?

¿IRPF?

5

-fidelización y satisfacción-

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Si la situación lo permite, es muy recomendable enviar una encuenta de calidad a nuestro cliente semanas antes de la entrega final para conocer el grado de satisfacción con vistas a mejorar la comunicación y estrechar el vínculo con el cliente.

6

-Archivado, actualización,revisión-

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Archivar los documentos del proyecto es un proceso periódico en el que se archivas documentos que no se van a ultilizar en un periodo de tiempo.

Es muy conveniente realizar una revisión preiódica de las memorias de traducción que dispones para evitar errores en futuras traducciones.

Actualizar los archivos que empleamos de forma regular para evitar contratiempos.

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3

2

-buen trabajo-

Si has llegado hasta aquí, no hay nada que te pare. Estás más que preparado para poner en práctica tus conocimientos en el apasionante mundo de la gestión de proyectos .

"Despacito y buena letra, que el hacer las cosas bien, importa más que el hacerlas".

Antonio Machado

HOME

¡CUIDADO! En caso de trabajar con clientes internacionales podremos clasificarlos en dos categorías: pertenecientes a la Mercado Común Europeo y los no pertencientes al Mercado Común Europeo. CASO 1: si el país europeo en el que tiene el domicio fiscal tiene IVA, este no se aplicará, así como el IRPF. Se recomienda comprobar su número de IVA intracomunitario en el VIES (sistema de intercambio de información sobre el IVA). En el segundo caso, no se retiene tampoco el IRPF, pero sí se repercutirá el IVA. Es importante redactar la factura con la moneda del cliente y la fecha en la que se ha redactado dicha factura.

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Elementos de una factura

• Logo de la empresa.
• Datos de la empresa que presta el servicio.
• Número de la factura.
• Fecha de emisión de la factura.
• Datos del cliente.
• Concepto.
• Precio unidad.
• Precio total.
• Subtotal.
• IVA.
• IRPF.
• Total.
• Forma de pago.

¿En qué consiste?

LA FACTURA

Una factura para un gestor de proyectos de traducción actúa como un registro detallado de los costos asociados, facilitando la gestión financiera y el seguimiento de los pagos. Además, proporciona transparencia en la facturación, siendo esencial para la contabilidad y la planificación presupuestaria.

Manos a la obra

Funciones del PM

Adecuación de los recursos asignados y comprobación de que los archivos del cliente funcionan correctamente y de que están actualizados. Confección de un equipo competente y completo en el plazo establecido y con las máximas garantías de calidad. Correcta repartición de las cargas de trabajo.Confección de un cronograma de tareas realista.Cumplimiento de la planificación.

Trello es una herramienta visual que permite a los equipos gestionar cualquier tipo de proyecto y flujo de trabajo, así como supervisar tareas. Añade archivos, checklists o incluso automatizaciones: personalízalo todo según las necesidades de tu equipo.

TRELLO

¿Qué elementos debe incluir?

Presupuesto

1. Datos de la empresa/prestador del servicio: nombre, NIF o CIF, domicilio fiscal, teléfono, correo, etc.).
2. Datos del cliente: nombre, NIF o CIF, domicilio, teléfono, correo, etc.).
3. Concepto: el servicio que se ofrece. Incluir el número de palabras o de horas, coste de cada servicio y costes asociados.
4. Importe: importe desglosado. Base imponible (suma de los productos sin IVA), porcentaje de IVA aplicado e importe total con IVA.
5. ¡CUIDADO! Asegurarse de qué tipo de IVA y si se aplica o no a clientes internacionales.
6. Modo de pago: modo en el que queremos recibir el pago. Contemplar la posibilidad de solicitar un anticipo en caso de proyectos de gran envergadura.Plazos de entrega: contemplar entregas parciales si es el caso, así como las finales (los plazos se deberán cumplir).
7. Número de presupuesto para facilitar su clasificación.

Fase de preparación

Tareas adicionales

Preparación de los archivos, tarea que dbe incluirse en la hoja de ruta, las correciones periódicas y todos los trámites pertinentes para la correcta entrega del proyecto. Además, podemos incluir la elaboración de diagramas (diagráma de Gantt) y de tablas de hoja de ruta por colores para realizar una correcta planificación de todo el proceso.

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Fase de preparación.

Número de personas

Tareas (traducción + revisión lingüística + control de calidad lingüística), Nº de días calculados, Nº de personas = Duración prevista en días. El equipo humano en un proyecto de traducción es fundamental, ya que la comunicación efectiva y la colaboración entre traductores, editores y gestores son clave para garantizar la calidad y coherencia del resultado final. La habilidad y coordinación del equipo impactan directamente en el éxito y eficiencia del proyecto.

Fase de preparación.

Revisión lingüística

La revisión lingüística en proyectos de traducción es crucial para garantizar la exactitud y coherencia del mensaje final. Identifica y corrige posibles errores gramaticales, asegurando una comunicación precisa y profesional. ATTENTION! La revisión lingüística puede comenzar cuando al traducción se encuentre a medio camino para ahorrar tiempo y maximizar la eficiencia del equipo. Conviene organizar los días (D1, D4, D9, por ejemplo) para asignar las diferentes etapas de trabajo de revisión.Volumen de unidades del proyecto 50000 % 7500 palabras/día = 6,6 días o 7 días con imprevistos.

Trello es una herramienta visual que permite a los equipos gestionar cualquier tipo de proyecto y flujo de trabajo, así como supervisar tareas. Añade archivos, checklists o incluso automatizaciones: personalízalo todo según las necesidades de tu equipo.

TRELLO

Fase de preparación.

Control de calidad

El control de calidad lingüística en traducción es esencial para garantizar la precisión y coherencia del mensaje, adaptarse culturalmente y cumplir con normativas. Abarca la corrección de errores gramaticales, la coherencia terminológica y la verificación del formato, asegurando traducciones de alta calidad y efectivas en la comunicación intercultural.Volumen de unidades del proyecto 50000 % 15000 palabras/día = 3,33 días o 4 días con imprevistos.

Ventajas principales:

¿Entregas parciales?

1. Comprobar que el proyecto sigue la planificación prestablecida, y en caso contrario, buscar soluciones a tiempo para solventar los motivos del retraso. 2. Detección de problemas técnicos de los archivos enviados por el cliente con antelación para comunicárselo. 3. Determinar el nivel de calidad de la traducción y poder realizar un seguimiento constante, lo que nos permitirá realizar retroalimentaciones a los participantes del equipo para asegurarnos de una correcta evolución del proyecto.

Apartados que debe uncluir una factura.

La factura

• Logo de la empresa.
• Datos de la empresa que presta el servicio.
• Número de la factura.
• Fecha de emisión de la factura.
• Datos del cliente.
• Concepto.
• Precio unidad.
• Precio total.
• Subtotal.
• IVA.
• IRPF.
• Total.
• Forma de pago.

Fase de preparación.

La traducción

La planificación del volumen de trabajo y como distribuirlo es una tarea esencial del gestor de proyecto. La media de palabras al día que un traductor profesional puede traducir es de en torno a 3000 unidades y, si consideramos los posibles imprevistos, redondearemos a unas 2500 unidades traducidas al día.Volumen de unidades del proyecto 50000 % 2500 palabras/día = 20 días o 21 días con imprevistos.

¿Qué debemos tener en cuenta?

Análisis inicial

Debemos realizar un exhaustivo análisis del proyecto para poder conocer a fondo su naturaleza y todos los requisitos, tanto a nivel logístico como humano para la elaboración de un presupuesto los más adecuado para cada tipo de encargo.

1. Número de palabras.
2. Fecha de entrega.
3. Carga de trabajo.
4. Traductores internos y externos.

¿Para qué sirven?

Archivos de seguimiento

Gracias a este tipo de archivos podremos comprobar de un vistazo en qué momento se encuentra la traducción en todo momento. Es muy recomendable el uso de colores como herramienta de comprobación de las diferentes tareas a lo largo del proceso. De este modo dejaremos toda la actividad, los avances y los posibles contratiempos registrados.

Error más frecuente en la elaboración del presupuesto:

¡CUIDADO!

Ofrecer un precio muy alto.

Ofrecer un precio muy bajo.

"La virtud está en el término medio, pequeño saltamontes".

Aristóteles