Gérer un Build et Run

Comment gérer un BUILD ou un RUN ?

Finalité?

RUN

Mode ?

Différences ?

Finalité?

BUILD

Mode ?

Réaliser des Services

RUN

Mode Ticket

Différences ?

Créer des Produits

BUILD

Mode Projet

Les phases

La structuration globale vs les processus associés

Les Bons Mots

Exercice 1

..

Bacler l'une met en dérive les suivantes...

Management

Terminaison

Execution

Initialisation

Le Build se découpe en 3 phases génériques principales. Elles sont toutes importantes et ont chacune des objectifs et des livrables.

Bacler l'une mets en dérive les suivantes...

Management

Réversibilité

Execution

Transition

Le Run se découpe en 3 phases génériques principales. Elles sont toutes importantes et ont chacune des objectifs et des livrables.

• ER5105
• ER5200
• ER5201
• ER5210
• ER5211
• ER5212
• ER5220
• ER5230
• ER5240
• ER5250
• ER6510

Références GMS

Les Processus de Réalisation de Build

by INETUM

..

• Gestion des exigences
• Preparation du Projet
• Lancement des Travaux
• Execution des Travaux
• Vérification et Validation
• Tests
• Livraison
• Recettes
• Clôture technique du Projet
• Garantie
• Mesure et Analyse

• ER5310
• ER5315
• ER5320
• ER5350
• ER5370
• ER5380

Références GMS

Les Processus d'un Run

by INETUM

..

• Initialisation de la prestation
• Lancement de la prise en compte
• Prise en compte
• Execution et contôle de la prestation
• Gestion de la réversibilité
• Clôture Technique

• Les risques sont détectés et maîtrisés,
• Les engagements acceptés sont satisfaits,
• Les exigences sont respectées,
• Le contrat se déroule conformément au budget, aux délais et performances attendus
• Le projet est réalisé conformément aux Plans,
• Les incidents et les problèmes rencontrés sont pris en compte et traités,
• Le client est satisfait

• ER5201
• ER6060
• ER6070
• ER6110
• ER6410
• ER6420
• ER6440

• Lancement des Travaux
• Planification de la qualité d'une prestation
• Management des ressources affectées
• Suivi des prestations en maîtrise Inetum
• Gestion des non-conformités
• Gestion des incidents
• Gestion de l'evolution des prestations

Références GMS

Les Processus du Pilotage

by INETUM

..

• ER5411
• ER5412
• ER5421
• ER5422
• ER5423
• ER5424
• ER5425
• ER5426
• ER5427
• ER5431
• ER5432
• ER5441
• ER5442
• ER5451
• ER5605
• ER5625
• ER5650

Références GMS

Les Processus des services Run (IS)

by INETUM

..

• Gestion du Catalogue de Services IP
• Création et modification de services IP
• Gestion des niveaux de services IP
• Gestion des rapports de service IP
• Gestion de la disponibilité IP
• Gestion de la continuité IP
• Gestion de la capacité IP
• Gestion de la sécurité de l'information IP
• Budgétisation et comptabilisation des services IP
• Gestion des incidents et des demandes IP
• Gestion des problèmes IP
• Gestion des configurations IP
• Gestion des changements IP
• Gestion des mises en production IP
• Gestion des exigences d'un service IP
• Gestion de la transition d'un service IP
• Gestion du Service delivery IP

Initier

La phase d'Initialisation/Transition est LA phase à ne pas rater.

Financier

Engagements

Gate 5

Préquel

De l' Avant Vente au Debut de Prestation

..

Il est indispensable pour bien débuter une prestation d'avoir en sa possession :

Et bien evidement plus que les posséder, il faut les lire et les étudier...

Documents de la Gate 5

Les Gates

..

• Le cahier des charges ou Appel d'offre
• La réponse à Appel d'offre (ainsi que la soutenance éventuelle)
• Le tableau de gestion des Risques en Avant-Vente (T011)
• Le contrat

N'oubliez pas de Revoir l'Estimation

Les Engagements du Build

..

Après avoir lu les documents "initiaux", il est indispensable pour le CP de s'engager sur le Triptique classique du Projet de BUILD :

• Coût
• Délais
• Qualité

Le CP est en droit (voire devoir) d'effectuer une réelle phase d'analyse sur ces éléments et donc en droit d'argumenter sur un eventuel ajustement de l'une de ses dimensions

Kano

Inquietez-vous de ce que veut réellement le client : Il s'agit d'affiner et d'affirmer les besoins réels

La voix du Client

Les Engagements

..

Suivi Financier

SAP

..

Il est indispensable à ce moment d'initialiser l'outil permettant d'effectuer le suivi financier.

En réalité, cette activité est le plus souvent attribuée au Directeur de Projet.Il faut que vous soyez informés !

Gestion

Actions et Moyens

Focus Initialisation / Lancement

1ère Phase

..

Contrat et Engagements

Le Contract ManagementLe PAQ S'assurer de la mise en place des processus Sécurité et Conformité RGPD

Contrat et Plan Projet

..

Exemples de points à Contrôler :

• Durée du contrat
• Type de contrat
• RACI
• Conditions de sortie
• Gouvernance
• Risques
• KPI, pénalités
• Scope IN / Scope OUT
• Critère et Modalité de Recette
• Facturation

ContractManager

Les Principes

..

Le management du contrat se fait tout au long de la vie de la prestation

Sommaire : PQS

Sommaire : PAQ

Sommaire : PAQM

Sommaire

Ces Plans sont les véritables décrets d'application du Projet !

Le PAQ (M003), Le PAQM (M002) ou Le PQS (M040)

..

• Initialiser la rédaction du PAQ/PAQM ou PQS en binome avec le DP et avec le RQ dans la boucle

M927

M953

Vous devez vous assurer d'être en conformité avec ces Plans

PGDCP

PAS

En phase avec la Sécurité et RGPD

..

• Le CSP (Correspondant Sécurité Prestation) doit mettre en place :

Définition initiale Constituer "l'environnement" Vulgariser le contexte

Actions et Moyens

..

Les différents BS (Breakdown Structure) BUILD

..

LISTEN

SEARCH

MENU

ACCEPT

READ MORE

PLAY

&

WATCH

1. Pilotage : Elaborer le planning de la reprise de l'existant
2. Reprise de l'existant : Documentations et Sources
3. Reprise de l'existant : Installation, déploiement et exécution
4. Reprise de l'existant : Bilan et Plan d'actions
5. Diagnostic : Audit infrastructure, architecture et code
6. Diagnostic : Photo applicative (Backlog, performance et niveau de sécurité)
7. Montée en compétence métier
8. Transfert de connaissance Service du mainteneur cédant vers l'entrant
9. Maintenance en double sur environnement BAC à Sable
10. Maintenance sous contrôle du mainteneur cédant sur environnement de production

Les différents items de la Transition RUN

..

Infrastructures

Licences Logiciels

Fournitures

Locaux

Ordinateurs

Bureaux

Mise en place de "L'environnement"

..

• Le Matériel
• La Logistique

Base de Connaissance

Mettre en avant :

Vulgariser le contexte

..

• Les Engagements
• Les Risques et Opportunités
• Les Pénalités possibles
• Les Instances de Gouvernance
• Les Demandes Particulières du Client
• Les Processus à respecter
• Les Templates à employer

Lancement Initialiser les outils Le client

Activité de gestion

..

Réunionsde Lancement

Exercice 2

..

M057

M056

Vers le client

Avec votre équipe

Externe

Interne

Les réunions de Lancement

..

Lancer le projet (kikoff) avec 2 réunions de Lancement :

Mettre en place le futur Suivi

..

• Mettre en place tous les Processus en fonction du contexte et des Plans

• Développer les indicateurs contractuels et ceux permettant un suivi de la performance (KPI).

• Mise en place des outils de Suivi
• Saisie d'activités,
• Tableau des Risques,
• Planning,
• Plan de charge,
• Plan d'action,
• Matrice de compétences

• Réfléchir à un plan de Communication
• Mise en place des outils de Ticketing (>RUN)

Préparer l'execution du RUN

..

Il est important de faire une sorte de Bilan de la Phase de Transition en Interne et avec le Client. Le passage en mode execution du RUN doit se faire grâce à :

• Tous les outils ouverts et disponibles

• Les processus contrôlés et applicables

• Le bon niveau de compétences de l'équipe

Relation Client

..

Créer de la proximité avec votre interlocuteur côté client :

• Participer à toutes les réunions ou présentations où le Chef de Projet Client est présent.

• Instaurer, dès le début, des points hebdomadaires où sont présentés les activités et l'avancement de la phase d'initialisation.

• Soyez disponible et à l'écoute du Client.

Reprendre un RUN ou un BUILD en cours doit s'apparenter à une phase d'initialisation

Le RACI

Exercice Fil Rouge

..

Définition RACI

..

RACI => R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed Responsible (Execute & Review) : Personne qui réalise la tâche. Il y a au moins un rôle de Responsible, bien que d'autres personnes puissent être déléguées pour aider au travail requis. Accountable (Decide & Control) : Personne qui supervise et rend des comptes. Il doit y avoir un et un seul rôle Accountable pour chaque tâche ou produit livrable. L’ Accountable conçoit et valide le processus, il attribue les rôles et approuve le travail fourni par le Responsible. Consulted (Expertise & Check): Personnes qui sont consultées (par le “A” ou le “R”) avant de prendre une décision ou de réaliser une action, généralement des "experts" en la matière. Informed : Personnes qui doivent être informées du progrès par le “A”, souvent seulement à la fin d’une tâche ou d’un livrable.

Au coeur du Sujet

L'execution des Prestations

Les activités de Gestion

Mener le Build

2ème Phase

..

Les Etapes de l'exécution

La Validationou Recette

Cadrage Fonctionnel(optionnel)

Les Etapes de l'exécution du Build

..

Contrainte du processus : Convention de service

Fermeture du Ticket

Demande Clientou Elément déclencheur

Le Ticketing

..

Les semaines du CP ?

Exercice 3

..

Contrôles

Reporting

Comités

Analyse et Suivi

Gérer la Phase d'execution

..

La maîtrise de la Dérive...

A votre avis quels sont les éléments nécessaires afin de maîtriser la Dérive ?

Analyse et Suivi

Gérer la Phase d'execution

..

Pensez à faire des Rétrospectives : Les Starfish...

• L'analyse des informations/données :
• Garantir le triptique Coût/Délais/Qualité
• Garantir la performance des Services (données de l'outils de ticketing)

Vos décisions de Pilotage doivent toutes être le résultat d'une réelle analyse de données afin d'avoir des Leviers de Performance efficaces

• La base du suivi de Build : Le RAF !

Le RAF va vous permettre de gérer au mieux les mises à jours de planning et de plan de charge, de prévoir la dérive, d'adapter ou de manager les Risques, de gérer les connaissances de l'équipe, etc...

Analyse et Suivi

Gérer la Phase d'execution

..

• Validation du CR précédent
• Météo
• Faits marquants de la période
• Suivi des KPI
• Suivi des livrables
• Travaux prévus pour la période à venir
• Suivi financier
• Suivi contractuel
• Suivi des risques / Suivi des actions / Suivi des décisions
• Evaluation de la qualité perçue
• Prochaine réunion

M058

Ultra Important

Très Important

Important

• Préparation des Comités

• Animation des Comités

• CR des Comités

Comités

Gérer la Phase d'execution

..

Chaque reporting contient un élément Budgtaire et des Informations tirées de gestions telles que les Risques, les Actions, les Jalons, les Problèmes, les Changements, les Indicateurs.Ils sont parfois amandés de Tendance

• Comité Interne et Client
• Vigireport
• Rapport Flash

Reporting

Gérer la Phase d'execution

..

Les contrôles sont les seuls moyens pour maîtriser votre projet

• S'assurer que les bon processus sont suivi

• S'assurer que les bons processus sont suivis
• Les saisies d'activité doivent être faites et justes
• Faire faire des revues "Opérationnelles" : Revue de code, Revue de conception, etc...
• Contrôler les étapes d'Estimation et de Mise à Disposition du Client
• S'assurer que l'outil de Ticketing est correctement utilisé

Contrôles

Gérer la Phase d'execution

..

Références GMS

• Planning : Il n'y a pas d'outillage "parfait" pour la planification. Néanmoins, MS Project Online répond aux attentes.

• T011
• F022
• T055
• T036
• M022

Outillage

• Tableau des Risques
• Plan d'action
• Matrice de compétence Projet
• Plan de Charge
• Dossier Projet Standard

Terminaison

Clôture et Garantie

Garantie

Savoir Terminer

3ème Phase

..

Clôture

"Technique"

M007

Ne pas oublier le Bilan de Projet

Activer le plan de ramp-down. Arret des outils.

PV de recette : Avec ou sans réserve, obtenir le PV signé. Si réserve, décrire nos engagements

Revue des livrables : s'assurer qu'ils ont été livrés et validés

Clôture

Au cours de la période, chaque demande d’intervention émise par le client doit :

• Etre exprimée formellement et faire l’objet d’un enregistrement.
• Faire l’objet d’une réponse et être exécutée dans les délais prévus.
• Faire l’objet d’un suivi.
• Faire l’objet d’une validation par le client.

• La période de garantie débute à l’approbation du Procès-verbal de recette définitive par le client.

• Les conditions d’intervention en période de garantie doivent avoir été définies contractuellement.

• Les modalités détaillées d’intervention doivent être définies dans le Plan Assurance Qualité (PAQ).

• L’environnement, les sources, la documentation et le dossier de projet sauvegardés lors de l’initialisation de la période de garantie doivent être disponibles ainsi que les ressources humaines planifiées.

La garantie

Réversibilité

Phase de transfert et Cloture

M007

Ne pas oublier les Bilans

Reprise des services : La reprise des services par le client doit être organisée. Il faut définir, pour chaque service couvert par la prestation, les modalités de reprise : · Acteurs pertinents chez le client (ou chez ses fournisseurs), · Acteurs INETUM, · Modalités de réalisation, · Modalités de contrôle.

Restitution des moyens : La liste exhaustive des éléments à céder doit être établie et des solutions adaptées à chaque cas doivent être définies : · Moyens à restituer au client (équipements, logiciels, moyens humains…), · Moyens à restituer à des fournisseurs (licences, moyens humains ;..), · Moyens à restituer en interne, en particulier libération des ressources humaines. Les critères de validation des restitutions doivent être établis.

La phase de réversibilité doit être gérée comme un projet.