Gérer un Build et Run

Comment gérer un BUILD ou un RUN ?

Différences ?

BUILD

Finalité?

Mode ?

RUN

Finalité?

Mode ?

Différences ?

BUILD

Créer des Produits

Mode Projet

RUN

Réaliser des Services

Mode Ticket

Les phases

La structuration globale vs les processus associés

Exercice 1

..

Les Bons Mots

Initialisation

Le Build se découpe en 3 phases génériques principales. Elles sont toutes importantes et ont chacune des objectifs et des livrables.

Execution

Management

Bacler l'une met en dérive les suivantes...

Terminaison

Transition

Le Run se découpe en 3 phases génériques principales. Elles sont toutes importantes et ont chacune des objectifs et des livrables.

Execution

Management

Bacler l'une mets en dérive les suivantes...

Réversibilité

Les Processus de Réalisation de Build

by INETUM

Références GMS

..

• Gestion des exigences
• Preparation du Projet
• Lancement des Travaux
• Execution des Travaux
• Vérification et Validation
• Tests
• Livraison
• Recettes
• Clôture technique du Projet
• Garantie
• Mesure et Analyse

• ER5105
• ER5200
• ER5201
• ER5210
• ER5211
• ER5212
• ER5220
• ER5230
• ER5240
• ER5250
• ER6510

Les Processus d'un Run

by INETUM

Références GMS

..

• Initialisation de la prestation
• Lancement de la prise en compte
• Prise en compte
• Execution et contôle de la prestation
• Gestion de la réversibilité
• Clôture Technique

• ER5310
• ER5315
• ER5320
• ER5350
• ER5370
• ER5380

Les Processus du Pilotage

by INETUM

Références GMS

..

• Lancement des Travaux
• Planification de la qualité d'une prestation
• Management des ressources affectées
• Suivi des prestations en maîtrise Inetum
• Gestion des non-conformités
• Gestion des incidents
• Gestion de l'evolution des prestations

• ER5201
• ER6060
• ER6070
• ER6110
• ER6410
• ER6420
• ER6440

• Les risques sont détectés et maîtrisés,
• Les engagements acceptés sont satisfaits,
• Les exigences sont respectées,
• Le contrat se déroule conformément au budget, aux délais et performances attendus
• Le projet est réalisé conformément aux Plans,
• Les incidents et les problèmes rencontrés sont pris en compte et traités,
• Le client est satisfait

Les Processus des services Run (IS)

by INETUM

Références GMS

..

• ER5411
• ER5412
• ER5421
• ER5422
• ER5423
• ER5424
• ER5425
• ER5426
• ER5427
• ER5431
• ER5432
• ER5441
• ER5442
• ER5451
• ER5605
• ER5625
• ER5650

• Gestion du Catalogue de Services IP
• Création et modification de services IP
• Gestion des niveaux de services IP
• Gestion des rapports de service IP
• Gestion de la disponibilité IP
• Gestion de la continuité IP
• Gestion de la capacité IP
• Gestion de la sécurité de l'information IP
• Budgétisation et comptabilisation des services IP
• Gestion des incidents et des demandes IP
• Gestion des problèmes IP
• Gestion des configurations IP
• Gestion des changements IP
• Gestion des mises en production IP
• Gestion des exigences d'un service IP
• Gestion de la transition d'un service IP
• Gestion du Service delivery IP

Initier

La phase d'Initialisation/Transition est LA phase à ne pas rater.

Préquel

De l' Avant Vente au Debut de Prestation

..

Gate 5

Engagements

Financier

Documents de la Gate 5

Les Gates

..

Il est indispensable pour bien débuter une prestation d'avoir en sa possession :

• Le cahier des charges ou Appel d'offre
• La réponse à Appel d'offre (ainsi que la soutenance éventuelle)
• Le tableau de gestion des Risques en Avant-Vente (T011)
• Le contrat

Et bien evidement plus que les posséder, il faut les lire et les étudier...

Les Engagements du Build

..

Après avoir lu les documents "initiaux", il est indispensable pour le CP de s'engager sur le Triptique classique du Projet de BUILD :

• Coût
• Délais
• Qualité

Le CP est en droit (voire devoir) d'effectuer une réelle phase d'analyse sur ces éléments et donc en droit d'argumenter sur un eventuel ajustement de l'une de ses dimensions

N'oubliez pas de Revoir l'Estimation

Les Engagements

..

La voix du Client

Inquietez-vous de ce que veut réellement le client : Il s'agit d'affiner et d'affirmer les besoins réels

Kano

Suivi Financier

SAP

..

Il est indispensable à ce moment d'initialiser l'outil permettant d'effectuer le suivi financier.

En réalité, cette activité est le plus souvent attribuée au Directeur de Projet.Il faut que vous soyez informés !

Focus Initialisation / Lancement

1ère Phase

..

Contrat et Engagements

Actions et Moyens

Gestion

Contrat et Plan Projet

..

Le Contract ManagementLe PAQ S'assurer de la mise en place des processus Sécurité et Conformité RGPD

Les Principes

..

Le management du contrat se fait tout au long de la vie de la prestation

Exemples de points à Contrôler :

• Durée du contrat
• Type de contrat
• RACI
• Conditions de sortie
• Gouvernance
• Risques
• KPI, pénalités
• Scope IN / Scope OUT
• Critère et Modalité de Recette
• Facturation

ContractManager

Le PAQ (M003), Le PAQM (M002) ou Le PQS (M040)

..

• Initialiser la rédaction du PAQ/PAQM ou PQS en binome avec le DP et avec le RQ dans la boucle

Sommaire

Sommaire : PAQ

Sommaire : PAQM

Sommaire : PQS

Ces Plans sont les véritables décrets d'application du Projet !

En phase avec la Sécurité et RGPD

..

• Le CSP (Correspondant Sécurité Prestation) doit mettre en place :

PAS

M927

PGDCP

M953

Vous devez vous assurer d'être en conformité avec ces Plans

Actions et Moyens

..

Définition initiale Constituer "l'environnement" Vulgariser le contexte

Les différents BS (Breakdown Structure) BUILD

..

SEARCH

Les différents items de la Transition RUN

WATCH

..

&

MENU

READ MORE

LISTEN

PLAY

1. Pilotage : Elaborer le planning de la reprise de l'existant
2. Reprise de l'existant : Documentations et Sources
3. Reprise de l'existant : Installation, déploiement et exécution
4. Reprise de l'existant : Bilan et Plan d'actions
5. Diagnostic : Audit infrastructure, architecture et code
6. Diagnostic : Photo applicative (Backlog, performance et niveau de sécurité)
7. Montée en compétence métier
8. Transfert de connaissance Service du mainteneur cédant vers l'entrant
9. Maintenance en double sur environnement BAC à Sable
10. Maintenance sous contrôle du mainteneur cédant sur environnement de production

ACCEPT

Mise en place de "L'environnement"

..

• Le Matériel
• La Logistique

Bureaux

Infrastructures

Ordinateurs

Locaux

Fournitures

Licences Logiciels

Vulgariser le contexte

..

Mettre en avant :

• Les Engagements
• Les Risques et Opportunités
• Les Pénalités possibles
• Les Instances de Gouvernance
• Les Demandes Particulières du Client
• Les Processus à respecter
• Les Templates à employer

Base de Connaissance

Activité de gestion

..

Lancement Initialiser les outils Le client

Exercice 2

..

Réunionsde Lancement

Les réunions de Lancement

..

Lancer le projet (kikoff) avec 2 réunions de Lancement :

Interne

Externe

M056

M057

Vers le client

Avec votre équipe

Mettre en place le futur Suivi

..

• Mettre en place tous les Processus en fonction du contexte et des Plans

• Développer les indicateurs contractuels et ceux permettant un suivi de la performance (KPI).

• Mise en place des outils de Suivi
• Saisie d'activités,
• Tableau des Risques,
• Planning,
• Plan de charge,
• Plan d'action,
• Matrice de compétences

• Réfléchir à un plan de Communication
• Mise en place des outils de Ticketing (>RUN)

Préparer l'execution du RUN

..

Il est important de faire une sorte de Bilan de la Phase de Transition en Interne et avec le Client. Le passage en mode execution du RUN doit se faire grâce à :

• Tous les outils ouverts et disponibles

• Les processus contrôlés et applicables

• Le bon niveau de compétences de l'équipe

Relation Client

..

Créer de la proximité avec votre interlocuteur côté client :

• Participer à toutes les réunions ou présentations où le Chef de Projet Client est présent.

• Instaurer, dès le début, des points hebdomadaires où sont présentés les activités et l'avancement de la phase d'initialisation.

• Soyez disponible et à l'écoute du Client.

Reprendre un RUN ou un BUILD en cours doit s'apparenter à une phase d'initialisation

Exercice Fil Rouge

..

Le RACI

Définition RACI

..

RACI => R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed Responsible (Execute & Review) : Personne qui réalise la tâche. Il y a au moins un rôle de Responsible, bien que d'autres personnes puissent être déléguées pour aider au travail requis. Accountable (Decide & Control) : Personne qui supervise et rend des comptes. Il doit y avoir un et un seul rôle Accountable pour chaque tâche ou produit livrable. L’ Accountable conçoit et valide le processus, il attribue les rôles et approuve le travail fourni par le Responsible. Consulted (Expertise & Check): Personnes qui sont consultées (par le “A” ou le “R”) avant de prendre une décision ou de réaliser une action, généralement des "experts" en la matière. Informed : Personnes qui doivent être informées du progrès par le “A”, souvent seulement à la fin d’une tâche ou d’un livrable.

Au coeur du Sujet

L'execution des Prestations

Mener le Build

2ème Phase

..

Les Etapes de l'exécution

Les activités de Gestion

Les Etapes de l'exécution du Build

..

La Validationou Recette

Cadrage Fonctionnel(optionnel)

Le Ticketing

..

Fermeture du Ticket

Contrainte du processus : Convention de service

Demande Clientou Elément déclencheur

Exercice 3

..

Les semaines du CP ?

Gérer la Phase d'execution

..

Analyse et Suivi

Comités

Reporting

Contrôles

Gérer la Phase d'execution

..

Analyse et Suivi

La maîtrise de la Dérive...

A votre avis quels sont les éléments nécessaires afin de maîtriser la Dérive ?

Gérer la Phase d'execution

..

Analyse et Suivi

• La base du suivi de Build : Le RAF !

Le RAF va vous permettre de gérer au mieux les mises à jours de planning et de plan de charge, de prévoir la dérive, d'adapter ou de manager les Risques, de gérer les connaissances de l'équipe, etc...

• L'analyse des informations/données :
• Garantir le triptique Coût/Délais/Qualité
• Garantir la performance des Services (données de l'outils de ticketing)

Vos décisions de Pilotage doivent toutes être le résultat d'une réelle analyse de données afin d'avoir des Leviers de Performance efficaces

Pensez à faire des Rétrospectives : Les Starfish...

Gérer la Phase d'execution

• Validation du CR précédent
• Météo
• Faits marquants de la période
• Suivi des KPI
• Suivi des livrables
• Travaux prévus pour la période à venir
• Suivi financier
• Suivi contractuel
• Suivi des risques / Suivi des actions / Suivi des décisions
• Evaluation de la qualité perçue
• Prochaine réunion

..

Comités

M058

Important

• Préparation des Comités

• Animation des Comités

• CR des Comités

Très Important

Ultra Important

Gérer la Phase d'execution

..

Reporting

• Comité Interne et Client
• Vigireport
• Rapport Flash

Chaque reporting contient un élément Budgtaire et des Informations tirées de gestions telles que les Risques, les Actions, les Jalons, les Problèmes, les Changements, les Indicateurs.Ils sont parfois amandés de Tendance

Gérer la Phase d'execution

..

• S'assurer que les bon processus sont suivi

Contrôles

• S'assurer que les bons processus sont suivis
• Les saisies d'activité doivent être faites et justes
• Faire faire des revues "Opérationnelles" : Revue de code, Revue de conception, etc...
• Contrôler les étapes d'Estimation et de Mise à Disposition du Client
• S'assurer que l'outil de Ticketing est correctement utilisé

Les contrôles sont les seuls moyens pour maîtriser votre projet

Outillage

• T011
• F022
• T055
• T036
• M022

• Tableau des Risques
• Plan d'action
• Matrice de compétence Projet
• Plan de Charge
• Dossier Projet Standard

Références GMS

• Planning : Il n'y a pas d'outillage "parfait" pour la planification. Néanmoins, MS Project Online répond aux attentes.

Terminaison

Clôture et Garantie

Savoir Terminer

3ème Phase

..

Clôture

Garantie

Clôture

"Technique"

PV de recette : Avec ou sans réserve, obtenir le PV signé. Si réserve, décrire nos engagements

Revue des livrables : s'assurer qu'ils ont été livrés et validés

Activer le plan de ramp-down. Arret des outils.

Ne pas oublier le Bilan de Projet

M007

La garantie

• La période de garantie débute à l’approbation du Procès-verbal de recette définitive par le client.

• Les conditions d’intervention en période de garantie doivent avoir été définies contractuellement.

• Les modalités détaillées d’intervention doivent être définies dans le Plan Assurance Qualité (PAQ).

• L’environnement, les sources, la documentation et le dossier de projet sauvegardés lors de l’initialisation de la période de garantie doivent être disponibles ainsi que les ressources humaines planifiées.

Au cours de la période, chaque demande d’intervention émise par le client doit :

• Etre exprimée formellement et faire l’objet d’un enregistrement.
• Faire l’objet d’une réponse et être exécutée dans les délais prévus.
• Faire l’objet d’un suivi.
• Faire l’objet d’une validation par le client.

Réversibilité

Phase de transfert et Cloture

La phase de réversibilité doit être gérée comme un projet.

Reprise des services : La reprise des services par le client doit être organisée. Il faut définir, pour chaque service couvert par la prestation, les modalités de reprise : · Acteurs pertinents chez le client (ou chez ses fournisseurs), · Acteurs INETUM, · Modalités de réalisation, · Modalités de contrôle.

Restitution des moyens : La liste exhaustive des éléments à céder doit être établie et des solutions adaptées à chaque cas doivent être définies : · Moyens à restituer au client (équipements, logiciels, moyens humains…), · Moyens à restituer à des fournisseurs (licences, moyens humains ;..), · Moyens à restituer en interne, en particulier libération des ressources humaines. Les critères de validation des restitutions doivent être établis.

Ne pas oublier les Bilans

M007