PRESENTACIÓN FORMAS BÁSICA

Licenciatura en ArchivonomíaAlumna: Ramírez Vélasquez MaribelMatricula: 20210D0077 Materia: Diagnóstico y planeación documentalProfesora: Mtra. Evelin Adriana Zea ElizaldeActividad 1

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONALESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

Presentación

DIAGNÓSTICO

1.5. Ámbito

1.6.4. Estudio de viabilidad

1.6.3. Evaluación de resultados

1.6.2. Desarollo

1.6.1. Planeación

1.6. Etapas del diagnóstico

1.4. Diagnóstico documental

1.3. Importancia del diagnóstico

1.2. Antecedentes: auditoria administrativa

1.1. Concepto de diagnóstico

Índice

El diagnóstico es un proceso mediante el cual se identifican y analizan problemas, condiciones o situaciones en una determinada área o contexto, con el objetivo de comprender su naturaleza, causas y consecuencias. El término se utiliza en una variedad de campos, incluyendo la medicina, la psicología, la educación, la ingeniería, la administración y otros.

1.1. CONCEPTO DE DIAGNÓSTICO

Los antecedentes de una auditoría administrativa de diagnóstico se refieren a los eventos, circunstancias o razones que llevan a la realización de esta auditoría en una organización o empresa. Estos antecedentes suelen ser factores que indican la necesidad de evaluar y analizar la administración y operaciones de la entidad en busca de oportunidades de mejora, eficiencia y cumplimiento de objetivos.

1.2. ANTECEDENTES :AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El diagnóstico administrativo es una herramienta esencial para las organizaciones, ya que desempeña un papel crucial en la mejora de la gestión y el rendimiento. El diagnóstico administrativo es esencial para evaluar y mejorar la gestión y el rendimiento de una organización. Proporciona una visión clara de la situación actual de la organización y facilita la planificación estratégica y la implementación de medidas correctivas y de mejora. Además, promueve la eficiencia, la innovación y la adaptación a un entorno empresarial en constante cambio.

1.3. IMPORTANCIA DEL DIAGNÓSTICO

El diagnóstico documental se refiere a un proceso sistemático de evaluación y análisis de la documentación de una organización o entidad para comprender su estado actual, identificar problemas o deficiencias en la gestión de documentos y proponer mejoras. Esta práctica es comúnmente utilizada en empresas, instituciones, archivos, bibliotecas y otras entidades que manejan grandes volúmenes de documentos. El objetivo principal del diagnóstico documental es mejorar la gestión de la información y la documentación, asegurando que los documentos estén organizados, accesibles y protegidos de acuerdo con las necesidades y regulaciones de la organización.

1.4. DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL

El término ámbito del diagnóstico se utiliza para referirse al alcance o la extensión de un diagnóstico en un contexto específico. Cuando se realiza un diagnóstico, ya sea en medicina, negocios, tecnología, psicología u otros campos, es importante definir claramente el ámbito o el alcance del diagnóstico para delimitar cuál es el problema o situación que se está evaluando y cuáles son las áreas que se incluirán en el análisis.El ámbito documental se refiere al contexto en el cual los documentos son creados, gestionados y utilizados. Comprender y considerar las características específicas del ámbito documental es esencial para una adecuada gestión de documentos y para cumplir con las regulaciones y normativas aplicables.

1.5. ÁMBITO

El proceso de diagnóstico varía según el contexto en el que se aplique, ya sea en medicina, negocios, tecnología, educación u otros campos. Sin embargo, en términos generales, se pueden identificar varias etapas comunes en el proceso de diagnóstico. Estas etapas proporcionan un marco general para el proceso de diagnóstico, que puede variar en detalle y complejidad según el campo específico en el que se aplique. El proceso de diagnóstico es fundamental para la toma de decisiones informadas y la resolución de problemas en diversos contextos.

1.6. ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO

ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO

* Identificación del Problema o Situación* Recopilación de Datos* Análisis de Datos* Formulación de Hipótesis* Pruebas y Evaluación* Diagnóstico* Comunicación del Diagnóstico* Desarrollo de Estrategias de Intervención o Solución* Implementación de Acciones Correctivas* Seguimiento y Evaluación Continua

1.6.1. PLANEACIÓN

La planificación del diagnóstico es una fase crucial en cualquier proceso de evaluación o diagnóstico, ya sea en el ámbito médico, empresarial, educativo u otro. Esta etapa implica la preparación y el diseño de la estrategia que se seguirá para llevar a cabo la evaluación o diagnóstico de manera efectiva. Estos son los pasos para planificar un diagnóstico, teniendo en cuenta la definición de objetivos y propósito:Clarifica el propósito del diagnóstico: Saber que problema o situación se pretende abordar o entenderEstablecer objetivos claros y medibles: Qué resultados se espera obtener del diagnósticoDefinir las preguntas clave que se desea responder a través del diagnóstico. Identificación de las Partes Interesadas: Identificar a las personas o grupos interesados en el proceso de diagnóstico. Selección de Métodos y Herramientas: Seleccionar los métodos y herramientas apropiados para recopilar datos y llevar a cabo la evaluación. Esto puede incluir encuestas, entrevistas, análisis de datos existentes, pruebas de laboratorio, observación, revisión de documentos, entre otros.

Definición de Muestra y Alcance: Determinar la población o muestra que será objeto de la evaluación. Establece el alcance del diagnóstico, es decir, los límites y las áreas específicas que se examinarán.Planificación de Recursos: Asignar los recursos necesarios para llevar a cabo el diagnóstico, como personal, presupuesto, tiempo y tecnología. Diseño de Instrumentos y Cuestionarios: Desarrollar los instrumentos de recopilación de datos, como cuestionarios, guías de entrevistas o formularios de observación. Planificación de Tiempo: Establecer un cronograma que incluya las fechas de inicio y finalización de cada fase del diagnóstico, incluir tiempo para la preparación, la recolección de datos, el análisis y la presentación de resultados. Recopilación de Datos: Llevar a cabo la recopilación de datos de acuerdo con el plan establecido, seguir los procedimientos y métodos definidos previamente.Procesamiento y Análisis de Datos: Procesar y analizar los datos recopilados utilizando las técnicas y herramientas apropiadas. Extraer conclusiones basadas en los resultados. Presentación de Resultados: Preparar un informe o presentación que comunique de manera efectiva los resultados del diagnóstico. Asegurar de incluir hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

Implementación de Acciones Correctivas: Identificar los problemas o áreas de mejora, desarrolla e implementa acciones correctivas según sea necesario. Seguimiento y Evaluación Continua: Realizar un seguimiento continuo para evaluar el impacto de las acciones correctivas y para garantizar que se estén logrando los objetivos del diagnóstico.La planificación del diagnóstico es esencial para garantizar que se realice de manera eficiente y que los resultados sean confiables y útiles. Un plan bien diseñado proporciona una hoja de ruta clara y asegura que se aborden los aspectos más relevantes de la situación o problema que se está evaluando.

1.6.2. DESARROLLO

El desarrollo de la etapa del diagnóstico implica llevar a cabo las actividades planificadas para recopilar datos, analizar la situación y llegar a conclusiones significativas, para el desarrollar esta etapa es importante tomar en cuenta los siguientes puntos:Recopilación de Datos: Implementar los métodos y herramientas de recopilación de datos que se han seleccionado en la fase de planificación. Esto puede incluir encuestas, entrevistas, observaciones, revisión de documentos, análisis de datos existentes u otros métodos específicos según el contexto.Registro y Documentación: Llevar un registro detallado de todos los datos recopilados. Esto incluye información sobre la fecha, el lugar, los participantes, las respuestas, las observaciones y cualquier otro detalle relevante.Calidad de los Datos: Supervisar la calidad de los datos recopilados para asegurarse de que sean precisos, fiables y representativos de la situación o problema que se está evaluando. Realizar comprobaciones de consistencia y validez.Procesamiento de Datos: Procesar los datos recopilados utilizando las técnicas y herramientas adecuadas. Esto puede incluir la limpieza de datos, la codificación, la tabulación y la organización de la información para su análisis posterior.

Análisis de Datos: Realizar un análisis de los datos para identificar patrones, tendencias y relaciones significativas. Utiliza técnicas estadísticas, gráficos y otros métodos relevantes según la naturaleza de los datos. Extraer conclusiones preliminares basadas en el análisis.Interpretación de Resultados: Interpretar los resultados del análisis de datos en función de los objetivos y las preguntas de diagnóstico definidos previamente. Identificar hallazgos clave y tendencias emergentes.Diagnóstico: Basarse en la interpretación de los resultados, llegar a un diagnóstico claro y conciso de la situación o problema que se está evaluando. Describir las causas subyacentes o los factores contribuyentes identificados.Validación y Verificación: Si es posible, compartir los resultados preliminares con expertos o partes interesadas para obtener retroalimentación y validar las conclusiones. Presentación de Resultados: Preparar un informe o presentación que comunique de manera efectiva los resultados del diagnóstico. Utilizar gráficos, tablas y ejemplos concretos para respaldar tus conclusiones e incluir el diagnóstico y las causas identificadas.Revisión y Aprobación: Presentar los resultados y el diagnóstico a las partes interesadas para su revisión y aprobación.

Recomendaciones: En base al diagnóstico realizado, formular recomendaciones específicas para abordar los problemas identificados o mejorar la situación. Estas recomendaciones deben ser prácticas y factibles.Plan de Acción: Desarrollar un plan detallado que describa cómo se implementarán las recomendaciones. Establecer plazos, responsables y recursos necesarios.Implementación de Acciones Correctivas: Llevar a cabo las acciones correctivas o mejoras según el plan establecido, realizar un seguimiento adecuado para garantizar que se cumplan los plazos y se logren los objetivos del diagnóstico.Evaluación Continua: Realizar un seguimiento y una evaluación continua para medir el impacto de las acciones correctivas y para asegurarte de que se estén logrando los objetivos del diagnóstico.Documentación y Archivo: Documentar y archivar todos los resultados, informes, recomendaciones y acciones implementadas para futuras referencias y auditorías.El desarrollo del diagnóstico es un proceso crucial que requiere atención cuidadosa a los detalles, análisis sólido y comunicación efectiva de los resultados. Un diagnóstico bien ejecutado proporciona información valiosa para la toma de decisiones informadas y la mejora de la situación o problema evaluado.

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1.6.3. EVALUACIÓN DE RESULTADOS

La evaluación de resultados de las etapas del diagnóstico es fundamental para determinar si se han cumplido los objetivos establecidos y si se han logrado los resultados deseados.Para llevar a cabo la evaluación de resultados hay que tomar en cuenta los siguientes puntos:Comparación con Objetivos y Metas: Comparar los resultados obtenidos con los objetivos y metas que se establecieron al inicio del proceso de diagnóstico. Evalúar si se han alcanzado, superado o no cumplido.Análisis de Hallazgos: Analizar en detalle los hallazgos clave del diagnóstico. Identificar patrones, tendencias y relaciones significativas en los datos recopilados.Revisión de Conclusiones: Revisar las conclusiones y el diagnóstico final obtenidos en el proceso de diagnóstico. Asegúrar que estén respaldados por los datos y el análisis realizados.

Informe de Resultados: Preparar un informe final que resuma los resultados de la evaluación, incluyendo una descripción clara de los logros, las áreas de mejora y las lecciones aprendidas.Comunicación de Resultados: Comunicar los resultados de la evaluación a todas las partes interesadas relevantes, incluyendo la alta dirección, equipos de trabajo y otras partes involucradas.Revisión y Ajuste de Estrategia: Es necesario, revisar y ajustar la estrategia o las acciones futuras en función de los resultados y las lecciones aprendidas durante el proceso de diagnóstico.Documentación y Archivo: Documentar y archivar todos los informes y documentación relacionados con la evaluación de resultados para futuras referencias y auditorías.Validación y Retroalimentación: Si es posible y relevante, compartir los resultados con expertos o partes interesadas para obtener retroalimentación y validación externa.

Cumplimiento de Recomendaciones: Evaluar si las recomendaciones formuladas en el diagnóstico se han implementado de manera efectiva. Verificar si se han logrado los resultados previstos con las acciones correctivas.Impacto en la Situación o Problema: Evaluar el impacto real del diagnóstico y las acciones implementadas en la situación o problema evaluado. Mide si se han producido mejoras significativas. Medición de Indicadores Clave: Si se han definido indicadores clave de rendimiento (KPIs) durante el proceso de diagnóstico, mider y comparar estos indicadores antes y después de la implementación de las acciones correctivas. Feedback de los Involucrados: Obtener retroalimentación de las personas involucradas en el proceso de diagnóstico, así como de otras partes interesadas. Preguntar sobre su percepción de los resultados y la efectividad de las acciones tomadas.Aprendizaje y Mejora Continua: Identificar lecciones aprendidas durante el proceso de diagnóstico y la implementación de acciones correctivas. Utilizar esta información para mejorar futuros diagnósticos y procesos similares.La evaluación de resultados es esencial para evaluar la efectividad de un proceso de diagnóstico y para garantizar que se logren mejoras significativas en la situación o problema evaluado. También proporciona información valiosa para la toma de decisiones informadas y la planificación de acciones futuras.

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1.6.4. ESTUDIO DE VIABILIDAD

El estudio de viabilidad en la etapa del diagnóstico es una evaluación exhaustiva que se realiza para determinar si una determinada acción, proyecto o iniciativa es factible y viable desde diversos puntos de vista antes de tomar decisiones importantes.Este estudio se lleva a cabo como parte del proceso de diagnóstico para evaluar si las soluciones propuestas son prácticas y pueden implementarse con éxito. Acontinuación se hace una explicación más detallada: Evaluación Económica: Se analizan los costos y los beneficios esperados de la acción o proyecto. Esto incluye estimar los gastos iniciales, los costos operativos, los ingresos potenciales y los beneficios a largo plazo. Se calculan índices financieros como el ROI (Retorno de la Inversión) y el periodo de recuperación.

Evaluación Técnica: Se evalúa la viabilidad técnica de la acción o proyecto. Esto implica determinar si se tienen las habilidades técnicas y la capacidad para llevar a cabo la implementación con éxito. Se consideran aspectos como la disponibilidad de tecnología, la infraestructura necesaria y los recursostécnicos.Evaluación Operativa: Se examina cómo funcionará la acción o proyecto en la práctica. Se consideran los procedimientos operativos, los flujos de trabajo, la capacidad de producción, la logística y la gestión operativa. Se busca optimizar la eficiencia y la efectividad. Evaluación Legal y Regulatoria: Se revisan las leyes, regulaciones y normativas que pueden afectar la acción o proyecto. Se asegura que la iniciativa cumpla con todas las leyes y normas aplicables. Se evalúan los posibles obstáculos legales y se identifican las licencias o permisos necesarios. Evaluación Ambiental y Social: Se analizan los posibles impactos ambientales y sociales de la acción o proyecto. Se busca minimizar cualquier efecto negativo en el medio ambiente y la comunidad. Esto puede implicar la realización de estudios de impacto ambiental y social.Análisis de Mercado: Se evalúa la demanda del mercado para la acción o proyecto. Se investiga el tamaño del mercado, la competencia, las tendencias del consumidor y la viabilidad de la propuesta en el mercado actual.

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Evaluación de Recursos Humanos: Se determina si se cuenta con el personal adecuado y con las habilidades necesarias para llevar a cabo la acción o proyecto. Se identifican las necesidades de capacitación y se planifican estrategias de adquisición de talento si es necesario.Evaluación de Riesgos: Se identifican y evalúan los posibles riesgos y obstáculos que podrían surgir durante la implementación. Se desarrollan estrategias de mitigación y planes de contingencia para abordar los riesgos identificados.Resumen Ejecutivo: Se presenta un resumen ejecutivo que resume los resultados de todas las evaluaciones realizadas y proporciona una recomendación sobre la viabilidad del proyecto o la acción propuesta.El estudio de viabilidad en la etapa del diagnóstico es esencial para tomar decisiones informadas y minimizar los riesgos asociados con nuevas acciones o proyectos. Proporciona una base sólida para determinar si es apropiado avanzar con la implementación o si es necesario realizar ajustes o considerar alternativas.

Diagnóstico es el proceso de identificar, analizar y describir una situación o problema específico, determinando sus causas subyacentes y sus posibles efectos, con el propósito de obtener una comprensión más profunda y precisa de la situación. El proceso de diagnóstico generalmente implica la recopilación de datos, la evaluación de evidencia, el análisis de patrones y la formulación de conclusiones. El objetivo principal del diagnóstico es proporcionar información que oriente la toma de decisiones, la planificación de acciones y la búsqueda de soluciones efectivas para abordar la situación o problema en cuestión. En diferentes contextos, el diagnóstico puede llevarse a cabo de manera más formal, como en el diagnóstico médico, donde un profesional de la salud utiliza información médica, pruebas y evaluaciones para determinar una enfermedad o afección en un paciente. O puede ser un proceso más informal, como en la resolución de problemas en la vida cotidiana, donde una persona identifica y analiza las causas de un problema para encontrar una solución. En resumen, el diagnóstico es un proceso esencial para comprender problemas, tomar decisiones informadas y abordar situaciones de manera efectiva en una variedad de campos y contextos.

CONCLUSIONES

Diagnóstico Empresarial: Un enfoque práctico" de Rafael Luján Álvarez: Este libro ofrece una visión práctica de cómo llevar a cabo un diagnóstico empresarial, con ejemplos y casos reales.https://librosdescargas.gratis/diagnostico-empresarial.htmlDiagnóstico Empresarial de José Luis Cárdenas Barón: Este libro aborda diferentes aspectos del diagnóstico empresarial, desde la identificación de problemas hasta la implementación de soluciones.https://librosdescargas.gratis/diagnostico-empresarial.htmlDiagnóstico Empresarial / Victor Portugal, / Bogotá D.C.,Fundación Universitaria del Área Andina. 2017Edición:Fondo editorial AreandinoFundación Universitaria del Área AndinaCalle 71 11-14, Bogotá D.C., ColombiaTel.: (57-1) 7 42 19 64 ext. 1228E-mail: publicaciones@areandina.edu.cohttp://www.areandina.edu.coPrimera edición: noviembre de 2017

BIBLIOGRAFIA

Diagnóstico y Evaluación de Empresas: Herramientas para la toma de decisiones de Ricardo Palma Mendoza: Este libro proporciona herramientas y técnicas para evaluar el desempeño de las empresas y tomar decisiones informadas.https://www.esic.edu/rethink/management/herramientas-para-la-toma-de-decisiones file:///C:/Users/marib/Downloads/Dialnet-SerYPertenecerLaGestionDeLaTrayectoriaEnRicardoPal-4794254.pdf Recuperados el 17 de septiembre del 2023.