DIAGNOSTICO Y PLANEACION DOCUMENTAL

"Manuel Martínez el diagnóstico “es la conclusión del estudio de la investigación de una realidad, expresada en un juicio comparativo sobre una situación dada”, la cual se analizó".

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1.1 CONCEPTO DE DIAGNOSTICO:

"Jack Fleitman (1997) El diagnóstico hace parte de la auditoria, es un componente de esta, para realizar una auditoria completa se debe partir de un diagnóstico general de la organización".

"Jean Pierre Thibaut (1994) Considera que la auditoria es un componente del Diagnóstico El diagnóstico es el acto o arte de conocer, se utiliza para determinar el grado de eficiencia en la Gestión de la Organización".

º En 1968, C. A. Clark visualiza la auditoría como un elemento de peso en la evaluación de la función y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos fundamentales de la auditoría administrativa. Fernando Vilchis Plata explica cómo está integrado el informe de auditoría, cómo debe prepararse y que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia.

º En 1966, José Antonio Fernández desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría administrativa.

"Hechos históricos de mayor relevancia para la Administración, en especial como precedentes para la formación de una rama especializada que se dedique a el control y revisión periódica del desempeño organizacional:

C"

1.2 ANTECEDENTES: AUDITORIA ADMINISTRATIVA

º En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo.

º En 1977, Patricia Diez de Bonilla y Jorge Álvarez Anguiano proponen aplicaciones viables de llevar a la práctica y un marco metodológico que permite entender la esencia de la auditoría de manera más accesible, respectivamente.

º En 1971, Agustín Reyes Ponce ofrece una visión general de la auditoría administrativa.

1.3 IMPORTANCIA DEL DIAGNOSTICO:

"El diagnóstico permite obtener una panorámica, respecto a la situación real de los archivos que integran el Sistema Institucional de Archivos de una entidad pública, incluyendo los servicios y el grado de implementación y madurez de los procesos de gestión documental".

"El diagnóstico documental es la revisión minuciosa de los documentos que maneja una compañía y debe ser efectuado por un especialista en gestión documental, cuya labor es examinar y comprobar que los documentos se encuentren en buen estado, verificando que exista una organización dependiendo de las necesidades de cada compañía, reportando cualquier anomalía que identifique y generando las acciones a tener en cuenta para tener un proceso documental adecuado".

1.4 DIAGNOSTICO DOCUMENTAL:

"Se describen las características que deben satisfacer los sistemas de gestión documental para ser de utilidad a las organizaciones en las que se trabaja de forma corporativa en un marco colectivo de comunicación, colaboración y coordinación. se pone de manifiesto la necesidad de integrar diferentes tecnologías avanzadas, reunidas bajo el epígrafe de "groupware", que permitan la automatización de los diferentes aspectos del trabajo corporativo. para conocer la realidad de estos sistemas, se analiza un producto comercial de gestión documental con una amplia implantación en el mercado".

1.5 AMBITO

En esta etapa de la gestión documental se evalúan los ficheros y la información, además de su creación, categorización e ingreso, creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de la información. Para ello, se tiene en cuenta la relevancia y la funcionalidad de los documentos en los procesos en los que intervienen. El fin último de esta etapa es gestionar e intervenir con eficacia en el ahorro de recursos".

2º "Producción: evaluación de documentos para ahorrar recursos:

Es la primera fase del programa y comprende todas aquellas actividades orientadas a la generación y valoración de documentos de la empresa en cumplimiento con el contexto legal, técnico, funcional y administrativo. En ella se incluye el análisis de procesos, el diseño de normas y objetivos de gestión basados en la producción, el almacenamiento y la categorización, el análisis diplomático y el registro en el sistema de gestión documental".

1º "Planeación: revisa y valora la información en el contexto legal, técnico y funcional:

1.6 ETAPAS DEL DIAGNOSTICO

"Estos son los pasos a seguir para un buen diagnóstico documental: Tener acceso directo con las personas que efectúan la gestión documental en la compañía. La gestión documental es un proceso en donde participan muchas personas, es por esto que se debe realizar entrevistas individuales y en conjunto, identificando que documentos producen, como los gestionan y almacenan. Luego de las entrevistas, se debe analizar la información y la manera en que se encuentra organizada, basado en el organigrama, la estructura de la compañía y las normas del Archivo General de la Nación y otras Instituciones Gubernamentales que regulen la entidad. Evaluación de los documentos, donde se inspeccionen los distintos tipos de archivo con los cuales cuenta la compañía, los cuales se encuentran divididos en:

"El archivo histórico que como su nombre lo indica, es el que nunca se debería eliminar porque nos cuenta la historia de la compañia". "Archivo central es el archivo que por sus cualidades ya no se encuentra en gestión inmediata, pero si se puede consultar con regularidad". "Archivo de gestión es el archivo que gestionamos a diario, cuya función tiene que ver con los procesos que se efectúan en la compañía con inmediatez".

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

Esta etapa se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión). Se aplica en expedientes de investigación disciplinaria, como pueden ser las denuncias o la resolución de apertura de una investigación".

4º "Organización: acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción:

Es la actuación necesaria para registrar, vincular un documento a un trámite, distribuir, describir, recuperar y acceder a la consulta de dicho documento. El análisis integral de la información permite a la empresa conocer su influencia en todos los procesos, así como sus funciones a nivel interno y externo. Para ello, se revisan los trámites en los que se ha utilizado el fichero, su facilidad de acceso y su relevancia".

3º "Tramitación: el curso del documento desde su producción hasta el cumplimiento de su función administrativa:

En esta etapa se valoran y seleccionan los documentos para garantizar su conservación o posterior eliminación. Se seleccionan los documentos en cualquiera de las fases del ciclo vital con vistas a su conservación o eliminación. En esta etapa intervienen las siguientes actividades: eliminación de documentos, conservación total, selección, microfilmación y digitalización".

6º "Disposición: registro sistémico que establece valores documentales:

En esta fase se definen las políticas de transferencia de documentos, en base al formato, la migración y la estructura, así como la conservación y la conversión. Los principales objetivos son: traspasar las funciones de gestión, conservación, acceso y consulta a un servicio especializado; y optimizar el aprovechamiento del espacio. Por tanto, esta etapa garantiza a los usuarios el acceso a la información, evita la producción irracional de documentos y concentra la información útil, entre otras ventajas".

5º "Transferencia: tiene en cuenta el formato, la migración y la estructura:

La terminología archivística define esta fase como el tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de los documentos ”.

8º "Valoración: valores de la información de la entidad:

El principal objetivo de esta etapa es preservar los ficheros a largo plazo en base a la estabilidad física, tecnológica y de protección documental en todas sus dimensiones. Es aplicable en documentos electrónicos de archivo y documentos digitales, entre otros. Y algunas de las estrategias clave de conservación son: la asignación de responsabilidades, la adquisición de la infraestructura técnica apropiada, y la creación de las condiciones para el manejo y el almacenamiento de soportes físicos".

7º "Mantenimiento: maneras de preservar la información:

"Una definición de planeación simple es la "toma anticipada de decisiones" En este sentido, toda decisión de planeación se basa en el conocimiento previo de la realidad para controlar las acciones presentes, encaminadas al logro de un objetivo deseado y satisfactorio, y prever sus consecuencias futuras. Planear significa elegir, definir opciones frente al futuro, pero también significa, proveer los medios necesarios para alcanzarlo. Se trata de trazar con premeditación un mejor camino desde el presente con el propósito de obtener o impedir un determinado estado futuro de las cosas".

1.6.1 PLANEACION:

"Elegir los métodos de evaluación correcta: Para que los resultados sean los adecuados, los instrumentos que utilices para evaluar también deben serlo; un ejemplo de ello podría ser querer evaluar la satisfacción al cliente, algo que usando el presupuesto de gastos no podrás conocer en absoluto".

"Identificar lo que se está evaluando: Este punto va de la mano con el anterior, pues conocer esto te evita procesos innecesarios y resultados no requeridos".

"Crear objetivos específicos: Antes de buscar resultados, esta es una de las bases fundamentales para poder avanzar; así, se debe tener en claro bajo qué punto se está trabajando para establecer metas y poder crear las estrategias correctas y hacer los cambios necesarios".

1.6.2 EVALUACION DE RESULTADOS

"La evaluación de resultados permite obtener informaciones y analizar el cumplimiento de las propuestas para cada uno de los objetivos específicos del programa en términos de su actividad, su eficacia y su eficiencia para obtener conclusiones que permitan retroalimentar la gestión del programa, además identificar, planificar y gestionar otros programas y proyectos. Esta evaluación de resultados concluye con un informe de evaluación que permita identificar la efectividad, la validez y la eficiencia del programa y sacar conclusiones y recomendaciones para futuros programas o proyectos".

Resumen ejecutivo. Descripción del producto o servicio. Consideraciones tecnológicas y viabilidad técnica.Analisis de mercado del producto o servicio. Estrategias de marketing. Planificación temporal. Proyecciones financieras. Resultados y recomendaciones".

"Un estudio de viabilidad es un análisis de investigación en el que se tienen en cuenta todos los factores relevantes que afectan al proyecto -incluyendo las consideraciones económicas, técnicas, legales, planificación, así como los estudios de mercado- para determinar la probabilidad de completar el proyecto con éxito. Del mismo modo, un estudio de viabilidad también está diseñado para identificar posibles problemas que puedan surgir al llevar a cabo el desarrollo de un nuevo producto. El resultado se centra en determinar si la inversión de recursos proporcionará un resultado deseable, utilizando la investigación cualitativa y cuantitativa para evaluar las necesidades del proyecto. Una vez finalizada la investigación, las conclusiones se plasmarán en un informe de viabilidad que debe incluir los siguientes elementos:

1.6.4 ESTUDIO DE VIABILIDAD:

El diagnóstico documental es una revisión exhaustiva de los documentos gestionados por la empresa y debe ser realizado por un experto en gestión documental cuyo trabajo es comprobar y verificar si los documentos se encuentran en buen estado, verificar la existencia de la organización según sea necesario para cada uno de las empresas que se vem involucradas en este mismo ambito. ¡GRACIAS !

CONCLUSIONES:

Los sistemas de gestión documental en el ámbito del trabajo corporativo Autores: José Manuel Martínez Sánchez, José Ramón Hilera González Localización: Revista general de información y documentación, ISSN 1132-1873, ISSN-e 1988-2858, Vol. 7, Nº 2, 1997, págs. 237-255 Idioma: español

Dolande Fernando. (2001, noviembre 5). <em>Antecedentes históricos de la auditoría administrativa</em>. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/antecedentes-historicos-de-la-auditoria-administrativa/

Dolande Fernando. (2001, noviembre 5). <em>Antecedentes históricos de la auditoría administrativa</em>. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/antecedentes-historicos-de-la-auditoria-administrativa/

https://www.eumed.net/libros-gratis/2013a/1314/diagnostico.html

https://www.infinitiaresearch.com/noticias/estudio-de-viabilidad-de-un-proyecto-como-realizarlo/

BIBLIOGRAFIA:

https://www.euroinnova.edu.es/blog/que-es-una-evaluacion-de-resultados

https://archivo.minambiente.gov.co/index.php/temas-planeacion-y-seguimiento/47-tema-inicial

https://www.docunecta.com/blog/etapas-y-fases-de-la-gestion-documental

https://www.infinitiaresearch.com/noticias/estudio-de-viabilidad-de-un-proyecto-como-realizarlo/