4.17.16

Tema 4.Disciplina en la ejecución

Construcción

CApítulo 17

Disciplina en la Ejecución

En las Gerencias de Proyectos sabemos que los colaboradores tienen disciplina en la ejecución cuando:1. Planifican y priorizan las tareas para generar resultados alineados con las metas de la organización.2. Establecen objetivos alineados con la estrategia. 3. Desglosan los objetivos en iniciativas y acciones. 4. Organizan y priorizan actividades clave con cronogramas adecuados.Un Gerente de Proyecto y su equipo deben entender nuestros estándares de operación para implementarlos a diario con disciplina y asegurarse de que se están haciendo de forma correcta de manera que genere el valor esperado.La ejecución impecable implica seguir la Metodología y sus procesos siempre, lo que asegura el logro de los objetivos.

Un ejemplo

¿Por qué es tan valiosa la disciplina al ejecutar la Metodología y los procesos de cada Proyecto?Cuando actúas con disciplina y sigues los pasos adecuados ganas libertad, pero ¿Por qué? Es muy fácil:No se trata de inventar el agua tibia ¡Ya hay una forma correcta de hacer las cosas! Si sigues los pasos, tu atención y talento no tienen que dedicarsea construir sobre lo hecho, sino a atender con ojo de lupa otros Proyectos, otras necesidades, y tomar acciones proactivas como ingenierías de valor e incluso colaborar con otros.Es decir, la disciplina permite que te enfoques en lo importante y no sólo en lo urgente, porque esas urgencias se previenen o evitan al actuar correctamente.

La importancia de la disciplina

Nuestra industria se tiene que llenar de las mejores prácticas retomando lo que mejor hacen otras industrias; esa revolución tiene una relación muy grande con la disciplina, porque implica adoptar métodos o estrategias que tienen pasos y alcances muy específicos.¿Qué pasa si no ejecutamos correctamente y con disciplina? Tenemos el ejemplo lamentable de la Seguridad Social en nuestro país, donde hay una crisis y problemas en sus fianzas, seguros, Contratos, y esto tiene que ver con la falta de Expertos tomando decisiones y ejecutándolas. Esto nos enseña que debemos recordar que nosotros no somos Expertos en todo, así que necesitamos tener la habilidad y humildad para acudir al Juicio de Expertos yrecomendar a nuestro Cliente el Experto indicado de acuerdo con el Proyecto.Cuando tenemos nuestra junta de Expectativas al inicio de un Proyecto podemos capitalizar nuestras Lecciones Aprendidas, identificando qué salió muy bien y podemos repetir, qué salió en extremo mal y debemos evitar, qué no tomamos en cuenta y debemos planificar, etc.

Regresemos al inicio

Siempre que hacemos un programa o un Presupuesto no tomamos en cuenta riesgos que han pasado en otros Proyectos: recuerda que siempre debemos considerar posibles escenarios, incluso los peores de ellos para saber qué haremos y cómo lo manejaremos: esto nos permite planear.En otro momento del Proyecto, cuando llegamos a una junta y no estamos preparados, esa falta de disciplina genera inseguridad de que va a pasar y esto deja en evidencia nuestra falta de Metodología y disciplina: no podemos permitirnos nunca la falta de planeación.En esencia: el Plan de Proyecto es nuestra ruta, y el Gerente de Proyecto debe estar consciente de él en todo momento. No sólo eso, debe anticiparse a él y mirarmuchos pasos y días adelante. Cumplir con los estándares y la Metodología implica cumplir con la promesa de venta que hicimos con nuestro Cliente y finalmente es para lo que nos pagan.Los objetivos del Proyecto están asociados a las variables tiempo, calidad y costos. Cuando esos tres elementos se atienden correctamente el Proyecto tiene los resultados esperados e incluso por encima de las Expectativas.

Panel DE expertos

Para establecer correctamente los objetivos estamos desarrollando otras actividades como los paneles de Expertos, donde invitamos a gente externa a la organización para aprovechar su conocimiento yexperiencia. En esas sesiones de trabajo hacemos todas las preguntas que necesitamos y documentamos la experiencia a través de videos, lo que nos ayuda a ampliar la biblioteca de información del Proyecto, ampliando el respaldo y cantidad de información a la que podemos acudir para cumplir lo pactado.Atención: debemos compartir nuestras Lecciones Aprendidas y capitalizarlas desde el día 1 del siguiente Proyecto o Etapa; continuamente tenemos que buscar todas las Lecciones Aprendidas relacionadas con lo que voy a hacer, lo que nos coloca muchos niveles arriba de las habilidades que tenemos hoy.Actuar estratégicamente nos lleva a considerar el uso de tecnologías como inteligencia artificial, Big data, y cualquier recurso que nos permita obtener, procesar y analizar la información que recabamos de manera mucho más inteligente y efectiva.

Disciplina en las Herramientas

Una vez que se han forjado los objetivos, actuamos para lograrlos y eso nos lleva al uso de diferentes Herramientas y Formatos que documentan el avance, logros, incidencias, puntos de análisis o mejora. En este sentido debemos analizar si las Herramientas y documentos que estamos llenando -aun con la firma de los involucrados- son claros para todos, cumplen con su objetivo, permiten que el Cliente tome decisiones con claridad, son entendibles, etc. Si esto no es así, hay que hacer un alto o resolverlo, porque implica que lo que hacemos no apunta al objetivo. Retomemos las Lecciones Aprendidas: la información que contiene ese apartado de los Proyectos debe ser una fuente continua de consulta desde la formación del equipo de trabajo para el Proyecto.Necesitamos ser consistentes en este proceso, pues a veces ocurre que presentamos al Cliente la experiencia de un equipo, esto le da certeza, pero al momento de la contratación el equipo no se pudo conformar con la gente que presentamos. Obviamente esto genera incertidumbre en el Cliente, así que debemos evitarlo.

Cómo Ejecutar con Disciplina

Otro componente importante de esta competencia es la organización; en este punto el Gerente de Proyecto debe tener notas, un programa, una agenda del Proyecto de manera personal, porque la organización de Proyectos implica un orden y disciplina que requiere estos recursos para tener un panorama completo.Nuestros Gerentes deben anticiparse a los sucesos, generar el tiempo y organizar su jornada para mirar continuamente hacia adelante, no 1 ni 2 sino 15 pasos adelante para anticiparse a lo que pueda ocurrir y prever soluciones.Hablando de la anticipación, el Gerente debe pensar qué va a pasar en determinados lapsos de tiempo hacia adelante; en este sentido, muchos Clientes dicen: “está bien el reporte, pero ¿cuál es el pronóstico del Proyecto?, ¿hacia dónde me va a llevar?, ¿en verdad lo termino en 24 meses?, ¿voy a lograr el Presupuesto?” Ser previsor del trabajo es algo que debemos hacer todos los días.

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Documentación correcta

Parte de la ejecución disciplinada implica la documentación correcta de las Lecciones Aprendidas: promueve con tu equipo que lo hagan con documentos, videos, presentaciones o audios. Cualquier medio que los haga sentir cómodos y que muestre de la mejor forma esa información que no podemos pasar por alto. A veces una imagen dice más que mil palabras, a veces un audio ayuda mucho más que la lectura de un proceso completo.

Cuando nos equivocamos

Sin embargo, claro que hay momentos en los que nos equivocamos y admitir los errores es difícil, porque implica aceptar que fallamos con una promesa de venta. Por eso, es muy importante que desde el inicio del Proyecto tomemos el tiempo necesario para que el equipo que tenga la información y capacitación suficientes y eso nos permita presentarlo ante el Cliente con más certidumbre.

Lecciones Aprendidas

Desde el inicio y durante la ejecución del Proyecto podemos usar como guía justo el documento de Lecciones Aprendidas, y complementarlo con nuestra formación para dominar las 13 áreas del conocimiento o las 5 Etapas que implica la ejecución de un Proyecto. Con esta herramienta podemos ver dónde estamos en alcance, tiempo, legal o ambiental y esto nos apoya a identificar algo que quizá estemos omitiendo y trabajar en ello: así podemos planear y priorizar.

Un Ejemplo

Imagina que llega una persona al hospital y tiene una situación muy especial; el doctor principal acude a los Especialistas y establece un vínculo con algún investigador o doctor de otro hospital en el mundo para hacerse de la experiencia que necesita para dar atención al paciente. ¡Lo mismo ocurre en nuestra industria!Nuestra responsabilidad es identificar cómo podemos ayudar al Negocio de nuestro Cliente, y ponernos en sus zapatos para anticipar qué puede salir mal en cualquier aspecto del Proyecto para ser capaces de responder sus preguntas a partir de nuestra experiencia.

Eso implica que hay que hacer un traje a la medida para cada Proyecto, para cada Contrato y para cada especialidad, y establecer las reglas o estrategias que se apeguen al Modelo de Negocio del Cliente.