Nouvelle version - Recommandations FAD éduform

Septembre 2023

Recommandations pour la mise en œuvre des formations réalisées à distance (totalement ou partiellement), dans le respect de notre référentiel qualité EDUFORM

FFFOD *: Forum des acteurs de la formation digitale https://www.fffod.org/

Inspiration

Cette synthèse a été réalisée par le GIP FTLV de Nancy, à partir Guide du FFFOD * de janvier 2023 « QUALIOPI ET LA FORMATION MULTIMODALE - Eléments de preuve - Recommandations pour la mise en application du référentiel national qualité Qualiopi »

Cette synthèse précise, pour chaque indicateur EDUFORM concerné, les recommandations à prendre en compte pour la mise en œuvre des formations réalisées (totalement ou partiellement) à distance, dans le respect de notre référentiel qualité EDUFORM.Pour chaque indicateur concerné, le niveau attendu et le critère éduform sont rappelés; les recommandations correspondantes à l’indicateur sont précisées. Seules les recommandations spécifiques aux prestations à distance y sont mentionnées. L’objectif de cette présentation est d’attirer l’attention des acteurs du réseau sur les points de vigilance à intégrer dans nos pratiques ,dès lors qu’une formation est réalisée (totalement ou partiellement) à distance, pour le respect de nos engagements EDUFORM.

Indicateurs éduform concernés par la formation à distance (1/3)

CRITERE 5 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus- Indicateur 7 (information au public sur les prestations proposées)CRITERE 7 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations - Indicateur 13 (définition des contenus et modalités de mise en œuvre de la prestation) - Indicateur 15 (définition des procédures de positionnement et d'évaluation des acquis à l'entrée de la prestation) CRITERE 9 : La contractualisation des engagements avec le bénéficiaire - Indicateur 17 (le contrat avec le bénéficiaire et son contenu) CRITERE 10 : L'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalites d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en oeuvre - Indicateur 18 (information aux publis bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation) - Indicateur 19 (mise en oeuvre et adaptation de la prestation, de l'accompagnement et du suivi ) - Indicateur 20 (évaluation de l'atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation) - Indicateur 21 (description et mise en oeuvre des mesures pour favoriser l'engagement des bénéficiaires)

Indicateurs éduform concernés par la formation à distance (2/3)

- Indicateur 23 (anticipation, avec l'apprenant en alternance, en lien avec l'entreprise, des missions confiées) - Indicateur 26 (vérification du respect des conditions de présentation des bénéficiaires à la certification) CRITERE 11 : L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en oeuvre - Indicateur 29 (mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d'un environnement approprié à la prestation)- Indicateur 30 (mobilisation et coordination des différents intervenants internes et/ou externes) - Indicateur 31 (mise à disposition du bénéficiaire des méthodes, outils, ressources pédagogiques adaptées) CRITERE 12 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en oeuvre les prestations- Indicateur 33 (mobilisation et évaluation des compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations) - Indicateur 34 (entretien et développement des compétences des salariés adaptées aux prestations)

Indicateurs éduform concernés par la formation à distance (3/3)

CRITERE 14 : L'inscription et l'nvestissement du prestataire dans son environnement professionnel- Indicateur 38 (réalisation d'une veille légale et réglementaires sur le champ de la formation professionnelle)- Indicateur 40 (réalisation d'une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques) - Indicateur 41 (mobilisation des expertises, outils et réseaux nécessaires pour acceuillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap) - Indicateur 42 (vérification réguliére de la mise à jour des compétences des sous-traitants)CRITERE 3 : La surveillance et l’évaluation de l’efficacité du système qualité à partir des mesures réalisées, du recueil et de la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes sur les prestations délivrées - Indicateur 4 (réalisation d'une veille concernant la qualité de ses prestations) - Indicateur 5 (mise en oeuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes) - Indicateur 6 (mise en oeuvre des mesures d'amélioration à partir de l'analyse)

Critères éduform

des recommandations pour la formation à distance

Critère 3

Critère 14

Critère 12

Critère 11

Critère 10

Critère 9

Critère 7

Critère 5

Sommaire

Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

Critère 5

Indicateur 7: information au public sur les prestations proposées

Niveau attendu

Descriptif indicateur 7

• Information du public à prévoir, sur les compétences et les outils numériques nécessaires pour participer aux activités et travaux à distance (notamment : E-Learning sur un LMS tel que E-GRETA-CFA, classe virtuelle).

• Support à prévoir, indiquant les ressources mises à disposition du stagiaire, leur mode d’accès (LMS, cloud collaboratif), l’assistance technique et pédagogique, le programme indiquant les activités pédagogiques à effectuer à distance et durées moyennes, les évaluations qui jalonnent ou concluent l'action de formation.

• Le contact et les modalités d'accessibilité à la formation, notamment en ligne, pour les personnes en situation de handicap, sont inclus dans l’information.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

L'identification précise des objectifs des prestations proposées et l'adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

Critère 7

Niveau attendu

Descriptif indicateur 13

Indicateur 13 : définition des contenus et modalités de mise en œuvre de la prestation

• Programme proposant des activités et modalités de formation (notamment si elles sont distancielles) adaptées au public bénéficiaire et aux objectifs pédagogiques visés (mentionnant cette adaptation) doit être présenté aux apprenants.

• Pour les bénéficiaires en situation de handicap: prévoir une étude des adaptations possibles pour le suivi des séquences à distance (accessibilité numérique), en fonction des handicaps, via les référents handicap

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Niveau attendu

Descriptif indicateur 15

Indicateur 15 : définition des procédures de positionnement et d'évaluation des acquis à l'entrée de la prestation

• Vérification avec l’apprenant, des équipements numériques nécessaires au suivi de séquences de formation à distance (notamment E-Learning sur LMS, classe virtuelle).

• Test de vérification des compétences numériques nécessaires pour participer aux activités et travaux à distance, à faire passer.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

La contractualisation des engagements avec le bénéficiaire

Critère 9

Niveau attendu

Descriptif indicateur 17

Indicateur 17 : le contrat avec le bénéficiaire et son contenu

Le document de contractualisation de la prestation avec le bénéficiaire d'une action de formation en tout ou partie à distance doit préciser notamment: - l'assistance technique et pédagogique proposée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours, - les activités pédagogiques à effectuer par le bénéficiaire à distance et leur durée moyenne, - ainsi que les évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation (en conformité avec l'offre de formation).

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE et Obligation liée au Code du Travail

L'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en oeuvre

Critère 10

Descriptif indicateur 18

Indicateur 18 : information aux publis bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation

Niveau attendu

• Convocation requise, précisant les modalités d’accueil (en présentiel et/ou à distance par exemple à l’occasion d’une classe virtuelle) .
• Offre de formation, contrat pédagogique ou PIF requis, incluant le programme proposé et précisant les activités pédagogiques à effectuer à distance et les objectifs visés, leurs durées moyennes et planification, les modalités de formation correspondantes (par ex: E-Learning en autonomie, classe virtuelle avec formateur), les évaluations qui jalonnent ou concluent l'action de formation (notamment pour les séquences distancielles), les ressources mises à disposition du stagiaire et leur mode d’accès (LMS du type E-GRETA-CFA pour les activités de E-Learning, cloud collaboratif), l’accompagnement (ou assistance) technique et pédagogique proposé tout au long du parcours.
• Règlement intérieur doit intégrer les consignes à respecter en présentiel/à distance/en situation de travail . Dans la partie à distance, préciser les modalités de réalisation et de suivi de l’assiduité des séquences de formation à distance, ainsi que les obligations d’assiduité du stagiaire.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Descriptif indicateur 19

Indicateur 19 : mise en oeuvre et adaptation de la prestation, de l'accompagnement et du suivi

Niveau attendu

• Plan d’accompagnement (technique, pédagogique, social, méthodologique) et de suivi individualisé proposé tout au long du parcours de formation, remis à l’apprenant en amont de sa formation: il précise les modalités et la planification de cet accompagnement et de ce suivi.
• Traçabilité de l’accompagnement et du suivi réalisés: compte rendu d’accompagnement complété tout au long du parcours de formation, forums d’échange complétés sur le LMS, commentaires rédigés par les formateurs sur le LMS concernant les résultats obtenus suite à un quiz ou un devoir rendu, tableau de suivi des résultats par les référents (administratif, parcours, …)
• CGU de la plateforme LMS (E-Learning)

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Indicateur 19 : mise en oeuvre et adaptation de la prestation, de l'accompagnement et du suivi

Comment attester l'assiduité d’un apprenant sur les séquences de formation réalisées à distance (en classe virtuelle synchrone, ou en E-Learning asynchrone) ?

• Signer une attestation d’assiduité à distance, en tant que formateur accompagnateur

• Prouver cette assiduité (en cas de contrôle) : des jalons (évaluations) à prévoir pour chaque ½ journée, des preuves d’activités pédagogiques à collecter et à conserver 4 ou 10 ans

• Assurer la traçabilité de cette assiduité dans la durée

• Voir un exemple d’attestation d’assiduité à distance

RECOMMANDATIONS SPECIALES "Attestation d'assiduité à distance"

Descriptif indicateur 20

Indicateur 20 : évaluation de l'atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation

Niveau attendu

• Planification de jalons réguliers (et preuves de réalisation) tout au long du parcours de formation (minimum: 1 par demi journée): évaluation des acquis et de la progression pédagogique (par exemple: quiz sur LMS, devoir à déposer sur le LMS, évaluation orale en classe virtuelle).

• Suivi des résultats et feedback transmis à l’apprenant: notes obtenues aux quiz, devoirs rendus et évaluations orales, commentaires faits à l’apprenant (par exemple: feedback automatique des quiz via le LMS, commentaire d’un devoir ou message dans le forum)

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Descriptif indicateur 21

Indicateur 21 : description et mise en oeuvre des mesures pour favoriser l'engagement des bénéficiaires

Niveau attendu

• Construction d’un parcours de formation interactif, intégrant des travaux réguliers à réaliser par l’apprenant (quiz, devoir, jeu) et des activités d’échange entre apprenants et formateurs (débat oral en classe virtuelle, brainstorming, messages sur le forum du LMS…)

• Justificatifs de réalisation des travaux réalisés à distance par l’apprenant et des résultats obtenus (traçabilité assurée par le LMS notamment pour les activités quiz, devoirs rendus)

• Mise en œuvre du plan d’accompagnement et de suivi individualisé prévus dans l’offre de formation ou PIF: notamment procédure de suivi de l’assiduité à distance (pour les séquences de E-Learning sur LMS et pour les classes virtuelles) et de relance des absents.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Descriptif indicateur 23

Indicateur 23 : anticipation, avec l'apprenant en alternance, en lien avec l'entreprise, des missions confiées

Niveau attendu

• Possibilité de produire un livret d'apprentissage en ligne, partagé entre l'organisme de formation et l'entreprise via le LMS, ainsi que des rendez-vous synchrones de suivi pour vérifier la coordination entre les apprentissages centre/entreprise (en présentiel ou classe virtuelle).

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Descriptif indicateur 26

Indicateur 26 : vérification du respect des conditions de présentation des bénéficiaires à la certification

Niveau attendu

• Vérification auprès du certificateur des conditions de passage de l’examen à distance, des outils autorisés et des conditions d’accessibilité s’il y a lieu.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en oeuvre

Critère 11

Descriptif indicateur 29

Indicateur 29 : mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d'un environnement approprié

Niveau attendu

• Equipement numérique mobilisé à distance par l’apprenant: vérification que l’apprenant dispose de l’équipement nécessaire, correspondant aux pré-requis mentionnés dans l’offre de formation
• Outils de formation à distance mobilisés, sécurisés: notamment le LMS E-GRETA-CFA et son outil intégré de classe virtuelle BBB
• Aide à la prise en main de ces outils par l’apprenant en amont ou début de formation : à proposer
• Mise à disposition de formateurs accompagnateurs formés aux pratiques et outils de formation à distance, pour assurer l’animation et l’accompagnement des séquences prévues à distance

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Descriptif indicateur 30

Indicateur 30 : mobilisation et coordination des différents intervenants internes et/ou externes

Niveau attendu

• Maîtrise d'outils et compétences liées à l’animation et l’accompagnement de formation à distance de la part des intervenants mobilisés : mentionnées dans les fiches de postes ou les CV
• Communication à l’apprenant sur les personnes chargées de l’assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours (offre de formation, PIF).
• Plan de professionnalisation des acteurs relatif à la formation à distance / multimodale : doit être proposé

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Descriptif indicateur 31

Indicateur 31 : mise à disposition du bénéficiaire des méthodes, outils, ressources pédagogiques adaptées

Niveau attendu

• Information dans l’offre de formation sur les ressources pédagogiques mises à disposition à distance, notamment via le LMS E-GRETA-CFA

• Proposition d’une aide à la prise en main de ces outils par l’apprenant en amont ou début de formation (séquence présentielle, classe virtuelle, tutos, hotline téléphonique…)

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en oeuvre les prestations

Critère 12

Descriptif indicateur 33

Indicateur 33 : mobilisation et évaluation des compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées

Niveau attendu

• Mobilisation et évaluation des compétences en animation digitale des intervenants internes/externes

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Descriptif indicateur 34

Indicateur 34 : entretien et développement des compétences des salariés adaptées aux prestations

Niveau attendu

• Planification dans le plan de développement des compétences numériques des acteurs de notre réseau, de formations dédiées à la digitalisation de nos formations, aux pratiques et outils d’animation et d'accompagnement/suivi de formation à distance et multimodale

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

L'inscription et l'investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Critère 14

Descriptif indicateur 38

Indicateur 38 : réalisation d'une veille légale et réglementaires sur le champ de la formation professionnelle

Niveau attendu

• Adhésion au consortium national E-GRETA-CFA et participation de la Cellule Formation multimodale académique aux Groupes de Travail du consortium (qui assurent une veille), notamment le GT 4 « juridique »

• Abonnement à des publications spécialisées (FFFOD), via le consortium E-GRETA-CFA qui est membre du FFFOD

• Eléments extraits de cette veille sont diffusés aux acteurs du réseau, notamment via les formations du plan de professionnalisation dédiées à la FM, ou dans les groupes de travail liés à la FM.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Descriptif indicateur 40

Indicateur 40 : réalisation d'une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques

Niveau attendu

• Adhésion au consortium national E-GRETA-CFA et participation de la Cellule Formation multimodale académique aux Groupes de Travail du consortium (qui assurent une veille), notamment les groupes : GT 1 : Ingénieries pédagogiques en FOAD et ressources éditeurs liées, GT 2 : Technologies et infrastructures pour la FOAD, GT 3 : Ingénierie de production et de diffusion de dispositifs multimodaux, GT 5 : RH pour la FOAD, transition et professionnalisation des acteurs , GT 6 : Open Badges, GT 7 : Organisations et impacts du déploiement de notre LMS E-GRETA-CFA
• Abonnement à des publications spécialisées (FFFOD), via le consortium E-GRETA-CFA qui est membre du FFFOD

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Descriptif indicateur 41

Indicateur 41 : mobilisation des expertises, outils et réseaux nécessaires pour accompagner les publics en situation de handicap

Niveau attendu

• Adhésion au consortium national E-GRETA-CFA et participation de la Cellule Formation multimodale académique aux Groupes de Travail du consortium (qui assurent une veille), notamment le groupe GT 8 : Accessibilité numérique et multimodalité
• Mobilisation d’un référent handicap et sensibilisation à l’accessibilité numérique, via le plan de professionnalisation des acteurs
• Etude des adaptations possibles pour le suivi des séquences à distance, en fonction des handicaps, avec l’appui de la cellule FM académique

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Descriptif indicateur 42

Indicateur 42 : vérification réguliére de la mise à jour des compétences des sous-traitants

Niveau attendu

• La vérification régulière de la mise à jour de leurs compétences par les sous-traitants comprend une vérification de la mise à jour des compétences nécessaires au digital learning et à la conception et l’animation de formation à distance.

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

Critère 3

Descriptif indicateur 4

Indicateur 4 : réalisation d'une veille concernant la qualité de ses prestations

Niveau attendu

• Insertion de questions spécifiques aux séquences de formation proposées à distance dans le questionnaire d’enquête de satisfaction

• Envoi des enquêtes à tous les participants y compris ceux qui suivent une formation 100% distancielle (+ capitalisation et analyse des réponses).

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Descriptif indicateur 5

Indicateur 5 : mise en oeuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes

Niveau attendu

• Accès de la Cellule Formation Multimodale aux résultats des enquêtes de satisfaction

• Participation de la Cellule FM au traitement des insatisfactions, aléas, difficultés et réclamations liés à la formation à distance

• Information de la Cellule FM sur les points spécifiques à la FM mentionnés sur les fiches action qualité

• Procédure de traitement des réclamations: précise les éléments spécifiques à la FAD

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Descriptif indicateur 6

Indicateur 6 : mise en oeuvre des mesures d'amélioration à partir de l'analyse

Niveau attendu

• Participation de la Cellule FM à l’analyse des réclamations, des enquêtes de satisfaction, des audits liées à la formation à distance et à la proposition de mesures d’améliorations

RECOMMANDATIONS spécifiques à la FORMATION A DISTANCE

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter gip-qualite@ac-nancy-metz.fr

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