LINEE GUIDE

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USO BITRIX

LINEE GUIDA

Gruppi di lavoro

Documenti

Incarichi e progetti

Calendario

Chat e chiamate

Feed

Considerazioni generali per sezioni

Linee Guida

Responsabili

1. Al fine di condividere informazioni riguardanti a tutti, è necessario includere nella relativa comunicazione il destinatario "A: tutti gli utenti".
2. Queste comunicazioni posso essere soltanto per comunicazioni riguardanti a:
1. Eventi
2. Saluti compleanni
3. Sondaggi
4. Annunci che riguardano a tutta la azienda
5. Comunicazioni di chiusura o assenze di tutto un riparto

Feed Generali

Feed

Responsabili

1. Ciascun utente è responsabile di generare personalmente gli incarichi a partire da un messaggio nella chat.
2. Il riparto Commerciale dovrà comunicare all'interno della chat relativa alla cartella della commessa se tutti i documenti correlati sono stati creati e se si trovano nella corrispondente cartella in rete.
3. Nel caso di necessità di scambio di informazioni tra i diversi reparti, si effettuerà la coordinazione preliminare attraverso la piattaforma di chat per poi crearsi degli incarichi propri.
4. Qualora si necessitasse di aggiornamenti su una commessa, si richiederanno attraverso la chat dedicata a quella commessa stessa; non è permesso creare incarichi per conto di altri utenti per ottenere informazioni riguardo a una commessa, questa coordinazione si dovrà fare traverso la chat.
5. Le comunicazioni relative a modifiche o richieste di modifiche (sia meccaniche che elettriche) su una commessa saranno effettuate attraverso la chat specifica della commessa. Si dovranno fornire dettagli esaustivi sulle modifiche in modo che ciascun responsabile possa generare l'incarico corrispondente e assicurare la tracciabilità della modifica.

Chat e chiamate

Responsabili

1. La facoltà di istituire una chat relativa a un evento è riservata esclusivamente all'utente che ha creato l'evento o a colui che ne detiene la responsabilità
2. Se ci è presente che saranno assente (per motivi personale) si dovrà creare un evento in calendario e si deve mettere in disponibilità: Assente.
3. Per visualizzare la disponibilità dei partecipanti si potrà fare cliccando su modifica nelle sezioni partecipanti.
4. Per prenotare una sala riunione o un veicolo aziendale, si dovrà cliccare su editor completo e selezionare Sede per poter visualizzare se ci sono disponibilità.
5. Il Calendario aziendale si userà per riunioni che devono coinvolgere a tutti i dipendenti.

Calendario

Responsabili

1. Prima di procedere con la creazione di incarichi per conto di altri, è obbligatorio effettuare una coordinazione preliminare attraverso chat o chiamata per la comunicazione di esso per poi procedere con la creazione, in collaborazione, stabiliranno anche la data di scadenza dell’incarico ovvero crearlo senza scadenza, che dovrà poi inserirla il responsabile dell'incarico.
2. Ogni qualvolta si riceva l'assegnazione di un incarico, il responsabile sarà tenuto a selezionare l'opzione "Avvia incarico" al momento dell'avvio effettivo. In tal modo, chi ha generato l'incarico riceverà una notifica che è stato intrapreso e potrà verificare lo stato "In corso".
3. Quando si genera un incarico collegato a una commessa, è fondamentale specificare nella sezione "Altro" a quale progetto o commessa è associato. In questo modo, l'incarico verrà reso visibile anche all'interno di tali progetti o commesse correlati evitando così di ripetere l'informazione o la richiesta.
4. Nel caso di un incarico di portata generale che coinvolge diversi reparti, ciascun responsabile associato a tale incarico sarà tenuto a generare gli incarichi secondari corrispondenti.
5. Il responsabile dell’incarico è l’unico responsabile di chiuderlo su Bitrix, soltanto quando si ha completato e scritto un riassunto di quello che si ha fatto.

Incarichi e progetti

1. Nella sezione Documenti saranno presenti tutti i documenti allegati, condivisi e scaricati su Bitrix.
2. Per ogni gruppo di lavoro si crea in automatico una cartella che potrà essere visualizzata in Bitrix.24.Drive

Documenti e Bitrix24.Drive

Responsabili

1. È possibile generare cartelle suddivise per reparti, tuttavia queste saranno create in modalità nascosta e dunque accessibili soltanto agli utenti presenti all'interno di quella cartella.
2. Al fine di consultare le attività in corso, è necessario accedere al Gruppo di Lavoro "DEMA MASTER PLAN – Incarichi gant", il quale sarà mantenuto aggiornato esclusivamente dal PM. Per ottenere informazioni più dettagliate, si dovrà rivolgersi direttamente al PM.

Gruppi di lavoro

Tutti gli utenti che vogliono comunicare qualche informazione che riguarda a tutti.

Creazione feed generale per tutti gli utenti

Responsabilità

Il PM creerà la cartella Progetto (pubblico) con la seguente struttura: #commessa + Nome Cliente

Creazione di cartella “commessa pubblica” in gruppi di lavoro Bitrix

Tutti gli utenti.

Creazione di gruppi di lavoro nascosti

Responsabilità

Solo i responsabili di ogni reparto.

Creazione chat pubblica

Responsabilità

Tutti gli utenti, prima di procedere con la creazione dell'evento si deve coordinare attraverso la chat privata.

Creazione di riunioni in base allo slot disponibile

Responsabilità

Ogni utente ha la facoltà di designare come osservatori coloro che sono coinvolti nell'incarico o necessitano di aggiornamenti relativi al medesimo.

Creazione degli incarichi con osservatori

Ogni utente ha il permesso di aggiungere ulteriori partecipanti, a condizione che l'incarico in questione includa un elenco di controllo che coinvolga uno o più reparti.

Creazione degli incarichi con più partecipanti

Soltanto il responsabile di ogni reparto è autorizzato ad eseguire tale azione.

Creazione degli incarichi aggiungendo altri responsabili

Soltanto il responsabile di ogni reparto è autorizzato, in situazioni quali:

1. Quando sorgono attività che richiedono competenze specializzate.
2. Quando l'obiettivo è suddividere in modo ottimale il carico di lavoro tra i membri del proprio team.
3. Quando ci sono delle scadenze da rispettare e si devono distribuire i compiti in base alle capacità e disponibilità.

Creazione degli incarichi per gli altri

Responsabilità

Feed Commessa

1. Al fine di condividere informazioni riguardanti una commessa nel feed specifico per ogni commessa è necessario includere nella relativa comunicazione il destinatario "A: nome della cartella commessa", e per farlo si deve per forsa essere un participante di quella cartella.
2. Questa informazione può contenere:
1. Aggiornamenti punti apperti
2. Modifiche
3. Avanzamento della commessa, ecc

• Quando verrà pianificato un precollaudo con il cliente, il Project Manager dovrà condividere un messaggio sul feed generale, indirizzato “A: nome della cartella commessa”, contenente i seguenti dettagli: numero di commessa, nome del cliente e data prevista per il precollaudo.