Mettez en place d'un système de veille efficace 2023

Projet 1 - Parcours IRP (Openclassrooms) Mettez en place un système de veille efficace Production réalisée par Sophie Caristan Llamas (juillet 2023)

Bonnes pratiques pour mettre en place et exploiter un système de veille

Ecole Française de Formation

Veille et Qualiopi :

Présentée par : Sophie CARISTAN LLAMAS Ingénieur Pédagogique

Juillet 2023

Mme Perez (Directrice du développement à l'EFF). L'objectif de notre rencontre d'aujourd'hui est la présentation du système de veille automatisé auquel vous m'avez demandé de réfléchir notamment en vue du prochain audit Qualiopi. Je vais comme convenu vous exposer ma démarche de la façon qui suit ....

Bonjour !

L'École française de Formation (EFF) couvre la majorité des domaines professionnels et propose plus de 350 formations. Elle s'est développée rapidement mais l'ingénierie de formation et pédagogique n'a pas été intégralement réalisée et il y a aujourd'hui, un manque de maitrise du processus pédagogique. Pour y pallier, l'EFF a décidé de recruter une équipe d’ingénieurs pédagogiques. D'ici un an, chaque ingénieur pédagogique sera responsable d'un domaine de formation. Etant la première recrutée et n'ayant pas dans l'immédiat de domaine attribué, ma mission consiste dans un premier temps à structurer les activités. La veille étant quasi-inexistante, j'ai commencé par réfléchir à la mise en place d'un système de veille que je vais vous présenter.

Introduction

SOMMAIRE

• Etat des lieux : analyse SWOT
• Présentation du système de veille automatisé
• Echantillonage sur deux thématiques :
• Andragogie
• Handicap
• Guide pratique pour mes collègues
• Conclusions - Préconisations

...principalement, du CATALOGUE :

• thématiques similaires
• supports incomplets ou obsolètes
• fiches manquantes
• non à jour
• non en lien avec la réglementation ou problématiques actuelles

Lors de l'état des lieux, j'ai identifié des Forces et des faiblesses...

SWOT

C'est à partir de cet état des lieux, analyse des besoins et objectifs que j'ai élaboré le système de veille.

...et les menaces !

SWOT

Objectifs de la veille pour l'EFF organisme de formation ?

J'ai identifié différents axes de veille :

Périmètre de la veille : en prévision du prochain audit Qualiopi : l'une des conditions d'obtention de la certification est qu’EFF puisse démontrer la mise en place d’une veille légale et réglementaire, et son exploitation.

1. Veille stratégique 2. Veille informationnelle 3. Veille technologique 4. Veille pédagogique 5. Veille économique 5. Veille légale et réglementaire 6. Veille image ou e-réputation

Impact :

Les veilles (indicateurs 23, 24 et 25) incluent celle sur le champ du handicap en formation qui sera traitée dans le GUIDE PRATIQUE.

Les indicateurs 23 et 26 :

Système de veille automatisé.

identifier sources pertinentes

collecter efficacement

Outil de curation de contenu WAKELET

Faire évoluer sa stratégie en fonction des résultats obtenus, Modifier et adapter les process, Diffuser les résultats de la veille et modificatios décidées en interne et en externe

EXPLOITER et DIFFUSER

Vérifier fiabilité des sources et pertinence pour les objectifs, cibler, sythétiser, classer, répertorier...

Internet : Ministère du Travail, JO, Centre Inffo,Carif-Oref, Agefiph, Réseaux sociaux, Sites et blogs de la formation Abonnements newsletters Conférences, formations, Salons Réseaux Pro

Quoi ? - Périmètre de la veille : indicateurs 23 et 26 - Objectifs et mots-clés Quand ? Fréquence et temps consacré Qui ? le ou les responsables de la veille

ANALYSER, TRIER, TENIR A JOUR

Etablir un PLAN de veille

Qualiopi - Construire sa veille : Indicateurs 23 et 26

Carif-Oref

Etapes de structuration de la veille :

Veille juridique avec focus ANDRAGOGIE

Thématique 1 :

# ANDRAGOGIE avec focus infos légales et certifications professionnelles # QUALIOPI indicateur 23 # Réglementation # VAE #Actualités des OPCO # Actualités de la formation professionnelle

Choix de mots-clés pertinents :

l'andragogie

Dans un permier temps : - collecte PULL, - alertes GOOGLE - abonnement à des newsletters , blogs et comptes Linkedin de personnalités et experts.

Collecte des sources :

Comment ? Une fois les meilleures sources idenfiées et l'information pré-filtrée, il est important de respecter les étapes suivantes :

• Choix d’un agrégateur de flux RSS gratuit et semi automatisé pour regrouper mes sources : WAKELET
• Suivi et traçabilité de la veille et de l’exploitation sur tableur ou outil type tableau de bord
• Enregistrer les adresses url

Jai ensuite selectionnné quelques sources vraiment pertinentes et fiables comme par exemple des sites internet d'actualités spécialisés :

• les sites en extension .gouv
• Légifrance
• Le J.O
• Centre Inffo
• Carif Oref
• Agefiph

J'ai analysé et selectionné des sources :

* Curation et agrégation de contenus : sélection, édition, regroupement et partage de contenus pertinents cherchés sur internet.

Outils de veille avec formules gratuites et payantes :

Découvrez une présentation rapide

WAKELET

WAKELET est l'outil de curation que j'ai testé uniquement avec la formule gratuite. Les ingénieurs pédagogiques pourront :

• Faire de la curation de contenus automatisé des information à partir des sources selectionnées
• Faire des présentations visuelles
• Personnaliser les collections
• Partager
• Créer des espaces collaboratifs
• Accèder aux collections de la Communauté
• Créer des Newsletters qui permettront de découvrir les infos intéressantes de la semaine et du point de vue d'expert des IP

Il convient ensuite de définir :

• le traitement et synthèse des informations récoltées
• la classification et la valorisation des contenus
• leur mode de diffusion

Exemple d'exploitation des données sur WAKELET :

Outils d’exploitation de la veille gratuits ou compris dans nos abonnements internet / suite bureautique :

Les ingénieurs pédagogiques seront ainsi capables de mettre en place une veille efficace.

J'ai ensuite réalisé un guide pratique à destination de mes futurs collègues sur le thème du HANDICAP pour qu'ils puissent apprendre à :

• collecter,
• partager,
• mettre en place des routines de veille,
• décliner cette méthode de veille à d’autres domaines.

GUIDE PRATIQUE

GUIDE PRATIQUE

• Conquérir un public plus large
• Disposer d’une communauté d’élèves, à la fois dynamique et active, nous offrant plus de visibilité
• Proposer des formations au domaines plus spécifiques et éligibles au CPF
• Exploiter le Distance Learning
• Développer une chaine YouTube
• Proposer des formations 100% en ligne
• Engager des IP et des tuteurs
• Entrainer les apprenants pour qu’ils deviennent formateurs et vendent nos formations
• Bénéficier de financements issus des OPCO, de l’État, des Régions, de Pôle emploi et de l’AGEFIPH
• Obtention de la certification Qualiopi

Opportunités d'un système de veille :

CONCLUSIONS

Mettre en place des routines de veille efficaces

ATELIER EN PRESENTIEL pour mes collègues

Ressources à mettre en place :

La ou les personnes chargées de la veille, pourraient déployer des outils complémentaires en interne de : > veille hebdomadaire : documents synthètiques au format PDF > flux RSS thématiques : mail pour chaque ressource publiée sur une thématique.

PRECONNISATIONS

Merci pour votre attention

Ingénieur pédagogique

Sophie Caristan Llamas