Arquivo MOD 1

arquivoconceitos, funcões e características

+ INFO

Conceito

• conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos.
• Local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados.
• Unidade de serviços administrativos especializados, cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido arquivo funciona como a memória organizadada da intituição que serve.

Arquivo

mediante a recolha, registo e classificação dos documentos

fornece os documentos solicitados com rapidez para diversos serviços, à medida que a documentação se vai desatualizando

não só mediante a utilização do equipamento adequado, como também, porpocionando condições ambientais ideais de forma a não se danificarem os suportes

Ordenação da documentação

funções do arquivo

Despacho

Conservação da documentação

Fidedignidade

Através da sua localização, recuperação, apresentação e interpretação no contexto das suas funções e actividades da organização

Utilização

Sendo digno de crédito, representando de modo fiel às transações, actividades ou factos que atesta

Permanecendo o seu conteúdo, completo e inalterado

Integridade

Garantindo a sua conservação, permanece intacto, sem qualquer alteração

Autenticidade

Características do Documento de Arquivo

Nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra se normalmente centralizado num único sector, comum aos vários departamentos

Centralizados

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTOÀ SUA Organização

Combinação dos dois sistemas

Mistos

Nas grandes empresas, cada departamento tem um arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acesso informatico da parte da administração/gestão

Descentralizados

classificação dos arquivos quanto à frequÊncia de consulta

Contém documentação que por razão fiscal ou jurídica ou histórica, devem ser conservados, sendo a consulta feita apenas em casos especiais

Inactivo ou Mortos

Dizem respeito a documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica

Semi - activo

São constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso

Activos

Documentos arquivados horizontalmente, uns sobre os outros, em caixas, armários ou em estantes com prateleiras

Horizontais

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTOposição do documento

Documentos arquivados uns após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo

Verticais

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTOposição do documento

Documentação colocada em pastas ou bolsa de papel craft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As pastas podem mostrar visibilidade superior ou lateral, ou encontrando-se em gavetas.

Suspensos

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTOposição do documento

Os documentos estão presos num sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com um artigo suspenso, sendo neste caso nomalmente guardado num armário próprio.

Rotativos

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTOposição do documento

Arquivos eclesiásticos

Arquivos de família ou privados

Arquivos empresariais

Nacionais, distritais, municipais, notoriais, de ministérios, de escolas, de entidades administrativas variadas. São inispensáveis para a proteção da propriedade e outros direitos legais dos cidadãos

Arquivos públicos

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTOàs Instituições que os produzem os documentos

Parcial ou totalmente informatizado

Não informatizados ou tradicionais

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTOao grau de informatização

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Fim!