DECK GENIAL

Profesora: Evelin Adriana Zea Elizalde Alumna: Rocio Aguila Martínez2022OD004026 mayo 2023

Recursos Técnicos

INSTITUTO POLITECNICO NACIONALEscuela Nacional de Biblioteconomía y ArchivonomíaAdministración de Recursos en los Archivos

Estos recursos son en la actualidad una parte imprescindible de las empresas, ya que se han vuelto un aliado muy importante para la ejecución de toda clase de tareas. Para crear o suministrar un producto o servicio, se necesitan recursos técnicos para que esto suceda. Estos recursos cubren una amplia gama de cosas, incluyendo máquinas, energía, información, herramientas y, por supuesto, las personas, sin las cuales no sería posible ninguna de las cosas mencionadas anteriormente. Tal como se conoce, la tecnología está cambiando muy rápidamente, debiéndose esto esencialmente a que las personas buscan, diseñan e implantan nuevas ideas. Los recursos técnicos hacen que el proceso de creación de algo sea más efectivo y eficiente. Estos recursos ayudan a aumentar la productividad de las empresas.

Los recursos técnicos, llamados también tecnológicos, son los utilizados como instrumentos y herramientas auxiliares para poder coordinar los otros recursos de una empresa, como los sistemas de ventas, sistemas de producción, sistemas administrativos y financieros, etc.,

Recursos técnicos

Características de los recursos técnicos

Tangibles e intangibles Los recursos técnicos pueden ser intangibles o tangibles, ya que engloban desde los sistemas informáticos hasta las herramientas físicas, los conocimientos que la empresa maneja, tal como fórmulas secretas de productos, e incluso los equipos de información y telecomunicaciones que se encuentren al servicio de la misma. Mejoran el trabajo humano Muchos resultados técnicos consisten en sistemas o productos que mejoran la percepción sensorial o la capacidad física del ser humano, lo que le permite ir más allá que con su funcionamiento natural. Conjunto productivo Además de las maquinarias e instrumentos, los recursos técnicos muestran el conjunto productivo de una empresa, con todas las prácticas y conocimientos, muchas veces patentadas, en sus procesos de producción y organización.Impacto en la producción Estos recursos suelen tener un impacto altísimo en la producción, ya que ofrecen mayores márgenes de supervisión y control, de documentación, de coordinación y efectividad, al igual que un conocimiento técnico mayor para la innovación y así crear productos nuevos a partir de los que ya se saben elaborar. Ahorro de costos Las empresas se ven beneficiadas con esta importante ventaja, evitando muchas veces tener que trasladarse al sitio donde esté el problema. Dando simplemente un click y enviando un e-mail con la solución se podrá evitar cualquier clase de adversidad, que pueda afectar el proceso productivo de forma operativa.

La memoria documental de una institución se genera en el ejercicio de sus atribuciones y funciones. El uso y aprovechamiento de la información que producen y reciben cada una de las áreas del Archivo General de la Nacion (AGN) requiere de una sistematización que reflejen los procesos y actividades que se deriven del cumplimiento de dichas funciones institucionales.

Cuadro General de clasificación archivística

Solució

Por tanto dicha sistematización se ve reflejada en el Cuadro General de Clasificación Archivística (cuadro), instrumento técnico que refleja la estructura documental en la Entidad, con base en sus atribuciones y funciones, el cual permite proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las mismas, para que facilite la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo con la finalidad de dar acceso a la información contenida en el acervo documental.

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Así, organizar su archivo conlleva dos tareas concatenadas que son:a) La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la Entidad.b) Ordenar los documentos de archivo, estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso.

En este sentido y en cumplimiento al mandato constitucional de documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades competencias o funciones y dado que los archivos reúnen la información que constituye el testimonio de su actuar institucional, al tiempo que son la base sobre la que descansan la transparencia, el derecho de acceso a la información y la rendición de cuentas , el AGN se ha ocupado en organizar y sistematizar su fondo documental.

Cuadro

OBJETIVO: Contar con un instrumento de control que refleje la estructura docmental del AGN, mediante el establecimiento de criterios que permitan clasificar los documentos para ubicarlos en expedientes de archivo, dentro del nivel documental al que correspondaaOBJETIVOS EXPECÍFICOSEstablecer un esquema de clasificación documental que cuenta con una estructura lógica basada en las funciones y atribuciones de las áreas del AGN, a través de la cual puedan agruparse los expedientes que se produzcan de manea homogénea.Controlar el flujo de la información de la documentación para su pronta localización, a efecto de garantizar el derecho de acceso a la información.Organizar, describir y vincular los expedientes de archivo.

Solución

El artículo 4, fracción XIII, de la Ley General de Archivos, define lo que debe entenderse por Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), señalando que es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental.Asimismo, el CADIDO es el instrumento de control archivístico en donde se establece el destino final de los documentos, acorde con el ciclo vital documental, mediante la determinación de reglas y normas a partir de la valoración primaria o secundaria, para establecer procesos de transferencia y depuración, a los que deben sujetarse los documentos de acuerdo con sus usos específicos.El CADIDO permite una adecuada organización documental al constituir un instrumento de control archivístico a observar por todas las Unidades Administrativas que los integran.

Catálogo de Disposición Documental

CADIDO

OBJETIVO GENERAL Administrar de manera eficiente y homogénea los archivos que se generan y reciben; así como su vigencia, plazos de conservación y destino final de las series documentales producidos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer los plazos de conservación de las series documentales en los archivos de trámite y de concentración. Identificar los valores documentales: administrativo, legal o fiscal.Facilitar la gestión de los documentos en los archivos de trámite de las Unidades Administrativas; así como su constante circulación en su ciclo vital, a través de transferencias controladas y sistemáticas a las que haya lugar. Apoyar con la disponibilidad, localización, integridad y conservación de los documentos de archivos, fortaleciendo de esa manera la rendición de cuentas y la transparencia. Identificar la documentación de valor permanente que será objeto de transferencia secundaria al archivo histórico.

¿Que son los instrumentos consulta

* Son las herramientas de las que se vale la o el archivista para planear sus actividades, organizar, controlar y administrar los documentos de archivo bajo su responsabilidad, así como para difundir la información contenida en ellos. ▪ Ante la complejidad que representa el manejo de la totalidad de la información contenida en los documentos de archivo, resulta necesaria la creación de representaciones o descripciones que reflejen los atributos de la información y la relación de un documento con otros. ▪ Existen diferentes tipos de instrumentos técnicos archivísticos relacionados con la planeación, el control y la consulta de la información contenida en los documentos de archivo, pero cada uno tiene una finalidad específica y se utilizan en las distintas etapas del ciclo vital

Determinar las responsabilidades y acciones que el AGN contemplará en cuanto a los procesos de valoración, dictamen, baja o transferencia documental, así como los trámites que observará para otorgar las autorizaciones que le corresponden.

Establecer las responsabilidades y acciones que las entidades y dependencias deberán llevar a cabo en los procesos de valoración, dictamen, baja o transferencia documental, así como los trámites a efectuar para obtener las autorizaciones que corresponden al AGN.

Definir los criterios, mecanismos y actividades inherentes al trámite y control de las bajas de archivos como patrimonio histórico, generadas por la administración pública federal que permitan la adecuada coordinación entre las instancias archivísticas del gobierno federal y el AGN.

Solución

Problema

INVENTARIOS EN ARCHIVO

OBJETIVOS

Somos capaces Definir los criterios, mecanismos y actividades inherentes al trámite y control de las bajas de archivos como patrimonio histórico, generadas por la administración pública federal que permitan la adecuada coordinación entre las instancias archivísticas del gobierno federal y el AGN. de entender imágenes de hace millones de años, incluso de otras culturas.

Inventarios documentales: A los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental); de acuerdo a la Ley General de Archivos, art. 4, inciso XXXIX.

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Permiten apoyar el desarrollo adecuado e implementación de la gestión documental al propiciar la planeación, la organización, el control y la conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital y permiten el acceso y la consulta de la información contenida en los documentos de archivo así como su localización, transferencia o baja documental.

CONSULTAa) Guía de Archivo Documental (Guía Simple de Archivo) b) Inventarios documentales Aplicados en el Archivos de Trámite, Concentración e Histórico

Solución

Importancia

ARCHIVO DE TRÁMITE: a) Transfarencia primariab) Baja documentalC) Volumen total. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓNa) Transferencia primariab) Baja documentalc) Transferencia secundariad) Volumen totalARCHIVO HISTÓRICOa) Transferencia secundariab) Volumen total.

Elementos específicos

Solución

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Instrumento de consulta que describe los expedientes que resguardan los archivos de trámite, concentración e histórico para facilitar su localización.

Describe los expedientes y series documentales que serán destruidas debido a que prescribieron sus valores primarios y no poseen valores secundarios.

• Describe los expedientes de los archivos que son transferidos del archivo de trámite al archivo de concentración o de éste al archivo histórico. • Tiene como finalidad contribuir al flujo documental controlado de los expedientes que han cumplido su plazo de conservación en el archivo de trámite y deben pasar, para su guarda precautoria, al archivo de concentración o de éste al archivo histórico.

Tipos de inventarios

Producto

DE BAJA DOCUMENTAL

DE TRANSFERENCIA

GENERAL

Es indudable la importancia que en los últimos años ha tenido la organización archivística como medio indispensable para contribuir, por un lado, a la transparencia y acceso a la información y a la rendición de cuentas, y por otro, a sentar las bases para modernizar y hacer eficientes las actividades de la Administración Pública Federal, con el propósito de contar con una sociedad mejor informada, que a su vez tenga elementos para una mejor toma de decisiones.Ello ha llevado a la necesidad de establecer diversas obligaciones para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, a efecto de contar con criterios uniformes para el diseño y elaboración de diversos instrumentos que orienten la organización y la disposición de los documentos de archivo

Conclusiones