DECK GENIAL

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMIA (ENBA) Materia: Diargnóstico y Auditoria Archivística Profesora: MTRA. EN GDYAA EVELYN ADRIANA ZEA ELIZALDE Tema: PRACTICA 2 AUDITORIA DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS Rocio Aguila Martinez Grupo: E506 20220D0040 12 noviembre, 2024

El Archivo General de la Nación (AGN) lleva a cabo una estrategia para incentivar el cumplimiento normativo y de los procesos técnicos de la gestión documental en la Administración Pública Federal (APF). Esto tiene como objetivo consolidar los sistemas institucionales de archivo, en concordancia con las líneas de acción del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, el cual determina que las instituciones de la APF deben establecer modelos ágiles, sistemáticos, ordenados y eficientes para gestionar la información. Para ello es necesario:

• Asegurar el cumplimiento en la APF de los instrumentos
• Implementar un sistema unificado de clasificación archivística que propicie un lenguaje común.
• Establecer un sistema institucional de archivos físicos y electrónicos.
• Vincular los procesos de las dependencias y entidades con la estructura archivísica establecida en la Ley Federal de Archivos.

Introducción

• Asegurar el cumplimiento en la APF de los instrumentos
• Implementar un sistema unificado de clasificación archivística que propicie un lenguaje común.
• Establecer un sistema institucional de archivos físicos y electrónicos.
• Vincular los procesos de las dependencias y entidades con la estructura archivísica establecida en la Ley Federal de Archivos.
• Fortalecer una cultura archivística en los servidores públicos de la APF
• Definir mecanismos de conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de la APF.

LO ANTERIOR CON EL SEGUIMIENTO DEL AGN

PARA ELLO ES NECESARIO:

La memoria documental de una institución se genera en el ejercicio de sus atribuciones y funciones. El uso y aprovechamiento de la información que producen y reciben cada una de las áreas del Archivo General de la Nacion (AGN) requiere de una sistematización que reflejen los procesos y actividades que se deriven del cumplimiento de dichas funciones institucionales.

Cuadro General de clasificación archivística

Solució

Por tanto dicha sistematización se ve reflejada en el Cuadro General de Clasificación Archivística (cuadro), instrumento técnico que refleja la estructura documental en la Entidad, con base en sus atribuciones y funciones, el cual permite proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las mismas, para que facilite la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo con la finalidad de dar acceso a la información contenida en el acervo documental.

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Así, organizar su archivo conlleva dos tareas concatenadas que son: a) La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la Entidad. b) Ordenar los documentos de archivo, estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso.

En este sentido y en cumplimiento al mandato constitucional de documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades competencias o funciones y dado que los archivos reúnen la información que constituye el testimonio de su actuar institucional, al tiempo que son la base sobre la que descansan la transparencia, el derecho de acceso a la información y la rendición de cuentas , el AGN se ha ocupado en organizar y sistematizar su fondo documental.

Cuadro

OBJETIVO: Contar con un instrumento de control que refleje la estructura docmental del AGN, mediante el establecimiento de criterios que permitan clasificar los documentos para ubicarlos en expedientes de archivo, dentro del nivel documental al que correspondaa OBJETIVOS EXPECÍFICOS Establecer un esquema de clasificación documental que cuenta con una estructura lógica basada en las funciones y atribuciones de las áreas del AGN, a través de la cual puedan agruparse los expedientes que se produzcan de manea homogénea. Controlar el flujo de la información de la documentación para su pronta localización, a efecto de garantizar el derecho de acceso a la información. Organizar, describir y vincular los expedientes de archivo.

Solución

El artículo 4, fracción XIII, de la Ley General de Archivos, define lo que debe entenderse por Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), señalando que es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental. Asimismo, el CADIDO es el instrumento de control archivístico en donde se establece el destino final de los documentos, acorde con el ciclo vital documental, mediante la determinación de reglas y normas a partir de la valoración primaria o secundaria, para establecer procesos de transferencia y depuración, a los que deben sujetarse los documentos de acuerdo con sus usos específicos. El CADIDO permite una adecuada organización documental al constituir un instrumento de control archivístico a observar por todas las Unidades Administrativas que los integran.

Catálogo de Disposición Documental

CADIDO

OBJETIVO GENERAL Administrar de manera eficiente y homogénea los archivos que se generan y reciben; así como su vigencia, plazos de conservación y destino final de las series documentales producidos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer los plazos de conservación de las series documentales en los archivos de trámite y de concentración. Identificar los valores documentales: administrativo, legal o fiscal. Facilitar la gestión de los documentos en los archivos de trámite de las Unidades Administrativas; así como su constante circulación en su ciclo vital, a través de transferencias controladas y sistemáticas a las que haya lugar. Apoyar con la disponibilidad, localización, integridad y conservación de los documentos de archivos, fortaleciendo de esa manera la rendición de cuentas y la transparencia. Identificar la documentación de valor permanente que será objeto de transferencia secundaria al archivo histórico.

¿Que son los instrumentos consulta

* Son las herramientas de las que se vale la o el archivista para planear sus actividades, organizar, controlar y administrar los documentos de archivo bajo su responsabilidad, así como para difundir la información contenida en ellos. ▪ Ante la complejidad que representa el manejo de la totalidad de la información contenida en los documentos de archivo, resulta necesaria la creación de representaciones o descripciones que reflejen los atributos de la información y la relación de un documento con otros. ▪ Existen diferentes tipos de instrumentos técnicos archivísticos relacionados con la planeación, el control y la consulta de la información contenida en los documentos de archivo, pero cada uno tiene una finalidad específica y se utilizan en las distintas etapas del ciclo vital

Determinar las responsabilidades y acciones que el AGN contemplará en cuanto a los procesos de valoración, dictamen, baja o transferencia documental, así como los trámites que observará para otorgar las autorizaciones que le corresponden.

Establecer las responsabilidades y acciones que las entidades y dependencias deberán llevar a cabo en los procesos de valoración, dictamen, baja o transferencia documental, así como los trámites a efectuar para obtener las autorizaciones que corresponden al AGN.

Definir los criterios, mecanismos y actividades inherentes al trámite y control de las bajas de archivos como patrimonio histórico, generadas por la administración pública federal que permitan la adecuada coordinación entre las instancias archivísticas del gobierno federal y el AGN.

Solución

Problema

INVENTARIOS EN ARCHIVO

OBJETIVOS

Somos capaces Definir los criterios, mecanismos y actividades inherentes al trámite y control de las bajas de archivos como patrimonio histórico, generadas por la administración pública federal que permitan la adecuada coordinación entre las instancias archivísticas del gobierno federal y el AGN. de entender imágenes de hace millones de años, incluso de otras culturas.

Inventarios documentales: A los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental); de acuerdo a la Ley General de Archivos, art. 4, inciso XXXIX.

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Permiten apoyar el desarrollo adecuado e implementación de la gestión documental al propiciar la planeación, la organización, el control y la conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital y permiten el acceso y la consulta de la información contenida en los documentos de archivo así como su localización, transferencia o baja documental.

CONSULTAa) Guía de Archivo Documental (Guía Simple de Archivo) b) Inventarios documentales Aplicados en el Archivos de Trámite, Concentración e Histórico

Solución

Importancia

ARCHIVO DE TRÁMITE: a) Transfarencia primaria b) Baja documental C) Volumen total. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN a) Transferencia primaria b) Baja documental c) Transferencia secundaria d) Volumen total ARCHIVO HISTÓRICO a) Transferencia secundaria b) Volumen total.

Elementos específicos

Solución

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Instrumento de consulta que describe los expedientes que resguardan los archivos de trámite, concentración e histórico para facilitar su localización.

Describe los expedientes y series documentales que serán destruidas debido a que prescribieron sus valores primarios y no poseen valores secundarios.

• Describe los expedientes de los archivos que son transferidos del archivo de trámite al archivo de concentración o de éste al archivo histórico. • Tiene como finalidad contribuir al flujo documental controlado de los expedientes que han cumplido su plazo de conservación en el archivo de trámite y deben pasar, para su guarda precautoria, al archivo de concentración o de éste al archivo histórico.

Tipos de inventarios

Producto

DE BAJA DOCUMENTAL

DE TRANSFERENCIA

GENERAL

Es indudable la importancia que en los últimos años ha tenido la organización archivística como medio indispensable para contribuir, por un lado, a la transparencia y acceso a la información y a la rendición de cuentas, y por otro, a sentar las bases para modernizar y hacer eficientes las actividades de la Administración Pública Federal, con el propósito de contar con una sociedad mejor informada, que a su vez tenga elementos para una mejor toma de decisiones. Ello ha llevado a la necesidad de establecer diversas obligaciones para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, a efecto de contar con criterios uniformes para el diseño y elaboración de diversos instrumentos que orienten la organización y la disposición de los documentos de archivo

Conclusiones