Capacitación GIP - 3de4

Administración de proyectos | Secretaría de Planificación y Gestión

INTRODUCCIÓN A LAGESTIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS

03. Ejecución.04. Desempeño.

Capacitación - Guía 3 de 4

Contenido

3. Ejecución

4. desempeño

A. Acerca de la etapa de desempeño.

A. Acerca de la etapa de ejecución

B. Informe de avance del proyecto.

C. Próximos pasos.

B. Solicitud de cambio + Registro de lecciones aprendidas.

C. Próximos pasos.

03

ejecución

Alcance:

Roles principales:

Descripción:

Documentos principales:

La siguiente etapa del ciclo de vida abarca toda ejecución del trabajo definido en el Plan de gestión de proyecto para alcanzar los objetivos, por lo tanto, aquí sucede lo siguiente:

• Los miembros del equipo del proyecto trabajan y completan las tareas que tienen asignadas.
• El Director de proyecto se encarga de liderar el proyecto y de mantener una comunicación fluida junto con una colaboración eficiente.

Equipo del proyecto. Director del proyecto.

Solicitud de cambioRegistro de lecciones aprendidas.

Recomendaciones:

Comenzar con una reunión inicial donde el Director de proyecto:

• Explique la metodología y el plan de gestión del proyecto a todas las partes involucradas.
• Verifique que el equipo de proyecto cuente con las herramientas y documentos de la gestión de proyectos.

A. Acerca de la etapa de ejecución.

Inicio

Planificación

Ejecución

Desempeño

Cierre

Alcance de la etapa de ejecución: Esta etapa comprende toda ejecución del trabajo definido en el plan de gestión de proyecto para alcanzar los objetivos, por lo tanto, aquí se pone en marcha el proyecto. Es importante aclarar que esta etapa se desarrolla en conjunto con la etapa de desempeño, ya que la misma abarca el seguimiento y análisis del progreso del proyecto.

B. Solicitud de cambio

Qué es?

Una Solicitud de cambio, en términos de la Guía PMBOK 6° edición de PMI Global Standard, es una propuesta formal para modificar cualquier documento, entregable o línea base.Su principal beneficio es que ofrece una forma de comunicar los cambios del proyecto para que el equipo entienda cómo avanzar y los interesados conozcan las modificaciones realizadas.

Objetivo

El objetivo de la Solicitud de cambio es documentar formalmente una solicitud de cambio significativa en el proyecto, la cual será aprobada o rechazada por la autoridad designada para su análisis.Cada una de estas solicitudes deberán ser aprobadas o rechazadas por un responsable, generalmente el Director del proyecto, el cual será identificado en el Plan de gestión del proyecto.

Cuándo se presenta?

¿Cuándo se presenta una Solicitud de cambio?: Se presenta un Solicitud de cambio cuando:

• Se necesita realizar modificaciones o actualizaciones que impacten en cualquiera de las líneas base del proyecto, ya sea por nuevas solicitudes, errores u omisiones en la planificación, cambios en el alcance, etc.
• Se detectan problemas durante la ejecución del trabajo del proyecto asociadas a políticas, procedimientos, alcance del proyecto, presupuesto del proyecto, cronograma del proyecto, calidad del proyecto o resultados del proyecto.
• Se requieren aplicar acciones preventivas necesarias para asegurar que el desempeño futuro del proyecto esté alineado con el Plan de gestión del proyecto.
• Se requieren aplicar acciones correctivas necesarias para realinear el desempeño del trabajo del proyecto con el Plan de gestión del proyecto.

Importante

Es importante considerar que, aunque los cambios pueden iniciarse verbalmente, se deben registrar por escrito en una Solicitud de cambio.

DATOS GENERALES DEL PROYECTO Tomar estos datos del Acta de Constitución del proyecto.

SOLICITUD DE CAMBIO. Datos principales:

• Fecha de solicitud: indicar la fecha en la que se realiza la solicitud de cambio.
• Nro. de solicitud de cambio: indicar el número de solicitud de cambio.
• Nombre del solicitante del cambio: indicar el nombre de la persona que realiza la solicitud de cambio.
• Rol del solicitante del cambio: indicar el rol que tiene la persona que realiza la solicitud de cambio.

Descripción detallada del cambio solicitado: describir con claridad el cambio solicitado, precisando el qué, quién, cómo, cuándo y dónde. Justificación del cambio solicitado: indicar con claridad cuáles son los motivos o razones por los cuales se solicita el cambio, explicando por qué se elige este curso de acción y qué sucedería si el cambio no se realiza. Impacto en el proyecto: describir el efecto del cambio solicitado, indicando si impacta o no en el alcance, cronograma, costo, aspectos técnicos, recursos, etc., y si tiene impacto a corto o largo plazo. Observaciones y comentarios adicionales: en este espacio se pueden agregar datos adicionales acerca del cambio solicitado.

REVISIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS. Estado: marcar con una X (cruz) la opción correspondiente. Los estados disponibles son “Aceptado” y “Rechazado”. A continuación, indicar también el nombre y rol del responsable de aceptar/rechazar el cambio y la fecha. Detalle de las razones: mencionar cuáles son las razones de aceptación o rechazo del cambio solicitado.

B. Registro de lecciones aprendidas

Qué es?

En términos de la Guía PMBOK 6° edición de PMI Global Standard, se definen los siguientes conceptos:

• Las Lecciones aprendidas son conocimientos adquiridos durante un proyecto que muestra cómo se abordaron o deberían abordar en el futuro los eventos del proyecto, a fin de mejorar el desempeño futuro.
• El Registro de lecciones aprendidas es un documento del proyecto que se utiliza para registrar el conocimiento adquirido durante un proyecto de modo que pueda ser empleado en el proyecto actual e ingresado al Repositorio de lecciones aprendidas.

Objetivo

El objetivo del Registro de lecciones aprendidas es entonces documentar cada una de las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto para capitalizar el aprendizaje y compartir esta información con los miembros del equipo y de la organización. Este documento puede registrar desafíos, problemas, riesgos, oportunidades y otro contenido adicional (archivos multimedia u otros) que sirva de recomendación para mejorar los resultados en el futuro, según corresponda.

Beneficios

Beneficios: En resumen, los beneficios de contar con un Registro de lecciones aprendidas son:

• Permite documentar las causas de los errores y aciertos, para aprovechar este conocimiento en futuras iniciativas y preparar mejor a los equipos de trabajo.
• Permite la recopilación y procesamiento de las lecciones aprendidas para un mejor almacenamiento y difusión.
• Permite identificar y transmitir los beneficios de las lecciones aprendidas en toda la organización y evitar así que ocurran siempre los mismos errores.

Importante

Las lecciones aprendidas se pueden documentar en cualquier momento durante el cronograma del proyecto. De hecho, se recomienda realizar una revisión de lecciones aprendidas luego de cada fase para registrar la información lo más pronto posible y aprovechar cada detalle.

DATOS GENERALES DEL PROYECTO Tomar estos datos del Acta de Constitución del proyecto.

LECCIÓN APRENDIDA Datos principales:

• Fecha de registro: indicar la fecha en la que se registra la lección aprendida.
• Nro. de lección aprendida: indicar el número de lección aprendida.

Descripción de la situación presentada: describir la situación que generó la lección aprendida, indicando la fase en la que se presentó e incluyendo la causa raíz. Acciones correctivas y resultados obtenidos: describir las acciones correctivas que se realizaron para solucionar el problema identificado y los resultados objetivos después de aplicar estas acciones. En caso de existir, incluir las herramientas o métodos elaborados a partir de la acción correctiva. Descripción de la lección aprendida: describir la lección aprendida a fin de que se pueda aprovechar para mejorar la performance futura de proyectos.

C. Próximos pasos

Solicitud de cambio. Si el/los cambio/s a realizar en el proyecto tienen un impacto considerable en su alcance, cronograma o costo, deberán ser informados al Patrocinador y/o Equipo de Fortalecimiento Institucional, según corresponda. Tanto las solicitudes de cambio como los registros de lecciones aprendidas deberán ser comunicadas al Área de Administración de Proyectos de la Secretaría de Planificación y Gestión para su registro.

04

desempeño

Alcance:

Roles principales:

Descripción:

Documentos principales:

En esta etapa se realiza la gestión de recursos, se supervisa el rendimiento del proyecto, se gestionan los riesgos, se actualiza el cronograma del proyecto y se realizan las modificaciones requeridas en la planificación original del proyecto. Asimismo, tiene lugar la presentación de entregables y la medición de la efectividad del proyecto a través de los indicadores de desempeño establecidos.

Director del proyecto. Equipo de proyecto.Patrocinador del proyecto.

Informes de estado del proyecto + Solicitudes de cambio + Registro de lecciones aprendidas.

Recomendaciones:

Utilizar un proceso de control de cambios que permita gestionar los cambios sin problemas.

Inicio

Planificación

Ejecución

Desempeño

Cierre

A. Acerca de la etapa de desempeño.

Alcance de la etapa de desempeño: Esta etapa ocurre en paralelo a la etapa de ejecución y abarca el seguimiento y análisis del progreso y desempeño del proyecto respecto del plan original, donde se identifican los obstáculos o los puntos de mejora y se toman las medidas correctivas necesarias.

B. Informe de estado de proyecto

Qué es?

Los Informes de estado de proyecto son documentos que contienen información general y actualizada acerca del progreso de un proyecto, destinado a generar decisiones, acciones o conciencia. Estos informes permiten al equipo de proyecto e interesados conocer el estado actual del proyecto, qué fases están en curso y/o si existe algún bloqueo que esté afectando al proyecto. Por esta razón, es clave que sean compartidos con regularidad para mantener alineados a los participantes del proyecto.

Objetivo

El objetivo principal de un Informe de estado de proyecto es mantener alineados e informados a todos los participantes del proyecto acerca del progreso del mismo. Con estas actualizaciones, el equipo de proyecto conocerá el estado del proyecto y, en caso de ser necesario, podrá actuar para corregir el curso y adecuarlo para cumplir con los objetivos.La elaboración y presentación de los Informes de estado de proyecto son responsabilidad del Director de proyecto.

Beneficios

Beneficios: Los beneficios de elaborar Informes de estado de proyecto son, entre otros:

• Resumen del progreso del proyecto, permitiendo al equipo de trabajo estar informados acerca del cumplimiento o no del plan del proyecto.
• Comparte un resumen de los siguientes pasos y acciones pendientes.
• Crean responsabilidad y compromiso dentro del equipo.
• Permite identificar los obstáculos y problemas con proactividad
• Reduce los riesgos y permite que el proyecto se mantenga encaminado a cumplir con los objetivos del proyecto.

El Informe de estado de proyecto, además del contenido sugerido, pueden incluir gráficos, cuadros, informes y otras representaciones que sirvan para aporten información al avance del proyecto.

DATOS GENERALES DEL PROYECTO Tomar estos datos del Acta de Constitución del proyecto.

INFORME DE ESTADO Estado del proyecto: completar el recuadro con los indicadores de avance y la fecha correspondiente, lo que permitirá conocer el estado del proyecto según lo planificado.

• Grado de avance anterior: datos presentados en el informe de avance anterior.
• Grado de avance actual: datos correspondientes al porcentaje de avance actual (al momento de la fecha de corte) del proyecto considerando el resumen del cronograma de ejecución del proyecto.
• Grado de avance esperado: datos correspondientes al porcentaje de avance que muestra el proyecto según el cronograma planificado para el proyecto en la fecha de corte.

Resumen estado actual: Describir brevemente los puntos más relevantes acerca del estado de avance del proyecto. También se deben incluir aquellos obstáculos, retrasos o medidas correctivas aplicadas que justifiquen la demora, si corresponde. Estado y grado de avance por fase/entregable: completar el recuadro con el estado de avance de cada fase del proyecto:

• Cód.: código de la fase/entregable, correspondiente a la EDT.
• Fase / entregable: nombre de la fase o entregable, debe ser el mismo nombre que está indicado en el cronograma y en la EDT.
• Avance – Estado:
  • Completado: cargar este estado en la fase o entregable con avance = 100%
  • En proceso: cargar este estado en la fase o entregable que haya iniciado anteriormente. Su valor debe estar entre el 0% y 100%.
  • Demorado: cargar este estado en la fase o entregable que esté demorado respecto de la planificación y que esté relacionado con un obstáculo que no dependa del equipo de proyecto.
• Avance – % de avance: porcentaje de avance de cada fase o entregable según el cronograma de ejecución.
• Observaciones: campo disponible para cargar datos adicionales acerca del avance, tareas pendientes, obstáculos o problemas a resolver.

Problemas / obstáculos: escribir los problemas u obstáculos que se presentaron durante la ejecución del proyecto y que exceden el alcance del equipo del proyecto, por lo que necesitaría la intervención de otra/s áreas/s. Indicar las medidas necesarias para su solución y plazo sugerido. Notas adicionales: incluir observaciones adicionales que sean de interés para agregar al informe de avance, por ejemplo, próximos pasos principales.

APROBACIÓN DEL INFORME Fecha de corte del informe: indicar la fecha de corte a la que corresponde el presente informe. Elaborado por: indicar el nombre de quien / quienes elaboraron el informe. Generalmente es Director de proyecto o algún integrante del equipo de trabajo al que se le delegue esta función. Revisado por: indicar el nombre de quien hace la revisión del documento. Es responsabilidad del Director de proyecto. Aprobado por: indicar el nombre de quien aprueba el informe. Generalmente es el Patrocinador de proyecto.

Importante

La frecuencia de elaboración y comunicación de los Informes de estado de proyecto dependerá del cronograma de cada proyecto. Por lo tanto, es importante planificar cuál es la frecuencia más útil en cada caso, ya que estos informes serán eficaces siempre y cuando mantengan al equipo al tanto del progreso del proyecto y se identifique si el proyecto está en curso, con retraso o en riesgo. Es fundamental que los informes sean oportunos, claros y concisos para que sean de utilidad en la detección de riesgos y la toma de decisiones.

C. Próximos pasos

De acuerdo con la periodicidad establecida en el plan de gestión de proyecto, se deberan presentar los informes de estado de proyecto ante el Equipo de Fortalecimiento Institucional y/o a quien corresponda.Cada informe de estado de proyecto deberá enviarse también al Área de Administración de Proyectos de la Secretaría de Planificación y Gestión para su registro.

RecoRDATORIO

Antes de terminar con esta guía...

Contacto

Glosario

• Para implementar la Gestión Integrada de Proyectos cuenta con la asistencia y colaboración del Área de Administración de Proyectos.

• Al finalizar el recorrido a través de todas las guías, encontrarán un cuestionario para revisar los contenidos aprendidos.