EU-NET - Toolkit IS Version

EU-NET

“This project has been funded with support from the European Commission. This publication [communication] and all its contents reflect the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

VERKEFNISSKIPULAG OG HÖNNUN VERKEFNA

HANDBÓK UM VERKEFNASTJÓRNUN EVRÓPSKRA SAMSTARFSVERKEFNA FYRIR SAMTÖK OG STOFNANIR Í SÍMENNTUN, 1. hluti

ATHUGIÐ: Í hvert skipti sem þú sérð þetta tákn ( ), smelltu á það til að fá frekari upplýsingar og á þetta tákn ( ) til að skoða frekari upplýsingar. Einnig, ef þú vilt fletta í gegnum skjalið, geturðu notað leitarorðavalmyndina efst á hverri síðu.

Handbókin er þróuð í tengslum við verkefnið "European NETworking as a method for further training and exchange of ideas in the lifelong learning sector", sem er styrkt af Evrópusambandinu.

Allur réttur áskilinn. Heimilt er að vitna í handbókina með heimildartilvísun.

© 2023: Fundacja Alternatywnych Inicjatyw Edukacyjnych (PL), Cooperativa Sociale COOSS MARCHE ONLUS scpa (IT), Folk High School Association Surrounding Budapest (HU), Rightchallenge – Associação (PT), Husavik Academic Center / Þekkingarnet Þingeyinga (IS)

HÖFUNDAR: Agnieszka Dadak, Lorenza Lupini, Luca Bordoni, Marianna Labbancz, Carmen Malya, Jéssica Magalhães, Ingibjörg Benediktsdóttir, Hilmar Gunnarson

HANDBÓK UM VERKEFNASTJÓRNUN EVRÓPSKRA SAMSTARFSVERKEFNA FYRIR SAMTÖK OG STOFNANIR Í SÍMENNTUN, 1. hluti

VERKEFNISSKIPULAG OG HÖNNUN VERKEFNA

Blaðsíða 45-74

2.kafli: Hvernig á að finna og velja rétta sjóði fyrir verkefnið?

Blaðsíða 143-185

5. kafli: Hvaða hæfni þurfa verkefnastjórar evrópskra samstarfsverkefna að hafa?

Blaðsíða 3-12

Samhengið

Blaðsíða 191-192

Aukaefni

Blaðsíða 186-190

Orðskýringar

Blaðsíða 98-142

4. kafli: Hvernig er uppbygging/rammi verkefnisins?

Blaðsíða 75-97

3. kafli: Hvernig á að finna og velja samstarfsaðila?

Blaðsíða 13-44

1. kafli: Hvernig á að skilgreina verkefnishugmynd

Blaðsíða 1-2

Markmið

The European Commission's support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents, which reflect the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Efnisyfirlit

Formáli

Kæri samstarfsaðili! Takk fyrir að velja þessa handbók. Það er frábært að þú hafir áhuga á tengslamyndun og samvinnu á evrópskum vettvangi. höfundar handókarinnar hafa samanlagt um 77 ára reynslu af evrópskri verkefnastjórnun og 122 ára reynslu af starfi í þriðja geiranum, hjá borgaralegum félagasamtökum (CSO). Þess vegna vitum við af reynslu, að vel skipulögð og hönnuð evrópsk samstarfsverkefni sem stofnanir og FÉLAGSSAMTÖK framkvæma, geta haft raunverulegar breytingar í för með sér: þau leysa mikilvæg samfélagsmál, veita stuðning, skila nýstárlegum lausnum, leysa átök, byggja brýr á milli fólks og samfélaga, byggja upp hæfni, vitund og margt fleira. Það er mikilvægti að undirbúa sig vel til starfa á þessu sviði. Við vonum að þessi handók styðji þig í undirbúningi fyrir evrópsk samstarfsverkefni. Við vonum að verkefnishugmyndir þínar verði að veruleika! EU NET teymið.

Markmið

Handbókin leggur áherslu á hagnýt dæmi, rannsóknir, frumkvæði, hönnun og efni til frekara sjálfnáms á sviði evrópskra verkefnaHandbókin var hönnuð sem hagnýtt og endurnýtanlegt úrræði fyrir fagfólk á sviði evrópskar verkefnastjórnunar.

Handbókin skiptist í tvo hluta:1. Það sem þú ert að lesa núna tengist skipulagningu og hönnun verkefna. Markmiðið með fyrri hluta handbókarinnar er að leiða þig áfram frá hugmynd að verkefni til farsællar niðurstöðu.2. Tilgangur seinni hluta handbókarinnar er að styðja framkvæmd evrópskra verkefna sem njóta fjármögnunar Evrópusambandsins og varða samræmingu, eftirlit og mat verkefna.

Markmiðið með þessari handbók er að styðja við byrjendur í verkefnastjórnun og alla þá einstaklinga/stofnanir sem eru fús til samstarfs og myndun tengslanets innan Evrópu. Þessi handbók er einkum ætluð aðilum, starfsmönnum, samstarfsfólki, sjálfboðaliðum og fullorðnum námsmönnum í opinberum samtökum, þ.m.t. óformlegum hópum, frjálsum félagasamtökum og öðrum stofnunum sem eru ekki reknar í hagnaðarskyni. Það er okkar mat að handbókin geti einnig nýst öllum opinberum og/eða einkareknum stofnunum.

AF HVERJU HÖFUM VIÐ ÞRÓAÐ ÞESSA HANDBÓK – OG FYRIR HVERJA?

Markmið

Þessi handbók var þróuð af sérfræðingum í evrópskri verkefnastjórnun, sem starfa fyrir borgaraleg félagssamtök í fimm Evrópulöndum: Póllandi, Ítalíu, Ungverjalandi, Portúgal og Íslandi. Handbókin er hluti af 28 mánaða evrópsku samstarfsverkefni sem ber yfirskriftina „Evrópskt samstarf sem þjálfun og samvinna í símenntunargeiranum“ “EUropean NETworking as a method for further training and exchange of ideas in the lifelong learning sector” [EU NET]. Meginmarkmið verkefnisins er að styðja við tengslanet á evrópskum vettvangi borgaralegra félagasamtaka sem starfa í símenntunargeiranum.

Samhengið

Verkefnið er unnið af fimm borgaralegum félagasamtökum frá fimm Evrópulöndum:

Þessi verkefni voru styrkt af Erasmus+ áætlun Evrópusambandsins. EU NET verkefnið er einnig fjármagnað af Evrópusambandinu.

“Recommendations for international project managers competences recognition and validation for lifelong learning" verkefni sem var unnið 2019 – 2022.

“First-time international projects realisers support network, var stofnað á árunum 2018 – 2022

Samhengið

Höfundar þessarar handbókar eru sérfræðingar á sviði evrópskrar verkefnastjórnunar. Allar stofnanir sem taka þátt í þessu verkefni eru aðilar að FIRST Network. EU NET byggir á niðurstöðum tveggja verkefna:

Samtök borgaralegs samfélags (CSOs) sem vinna saman á evrópskum vettvangi nefna meðal annars eftirfarandi kosti: Að læra nýjar skipulags- og tæknilausnir, að nálgast vandamálin, aðferðir, lausnir frá öðru sjónarhorni. Skiptast á góðum venjum; þar á meðal fagfólk og sjálfboðaliðar í alþjóðlegu samstarfi. Miðla árangursríkum lausnum, starfsháttum, vörum og niðurstöðum á milli samstarfsaðila. Aðgangur að og tækifæri til að nota tilbúnar lausnir og „góða starfshætti“ sem þróaðar eru af samstarfsaðilum verkefnisins í eigin landi/stofnun; tækifæri til að prófa og dreifa eigin lausnum, vörum og niðurstöðum

Hvers vegna er það þess virði að vinna á evrópskum vettvangi?

Samhengið

01

Evrópskt samstarf: ávinningur fyrir samtök borgaralegra samfélaga

Að byggja upp ný alþjóðleg tengsl sem hægt er að nota í framtíðinni, sem leiðir til aðlögunar á nýjum vörum og lausnum, sem auka framboð fyrir viðskiptavini stofnunarinnar.Stækka viðskiptavinahóp stofnunarinnar og starfsemi hennar. Tækifæri til að sannreyna hæfni, möguleika og starfsemi meðan á samstarfi við alþjóðlega samstarfsaðila stendur. Tækifæri til að kynna samtökin, borgina/svæðið/landið á evrópskum vettvangi. Tækifæri til að auka aðgang að mögulegri samfjármögnun, átta sig á hlutverki, markmiðum og áætlunum samtakanna. Síðast en ekki síst færir evrópsk samvinna evrópskan virðisauka – virðisauka sem ekki væri hægt að þróa með aðeins einni stofnun í einu landi.

Source: FAIE

Þar sem verkefnastjórnunaraðferðir eru margar voru nokkrar forsendur gefnar fyrir þessa handbók:

Ramminn fyrir þessa handbók - forsendurnar

Samhengið

Aðferðafræði verkefnastjórnunar Við leggjum til að unnið verði með verkefni á grundvelli aðferðar eins og hentar fyrir CSO samhengi:

Skilningur á „verkefni“Í handbókinni notum við hugtakið „verkefni“ með eftirfarandi merkingar í huga: „Verkefni“ er markmiðið. Samsett úr innbyrðis tengdum athöfnum sem þarf að samræma. Tímabundið og skilgreint – það hefur upphafsdagsetningu og lokadagsetningu. Hafa úthlutað sérstökum úrræðum til innleiðingar þess (mannleg, fjárhagsleg, osfrv.) Einstök og óendurtekin. Skila einstakri vöru/þjónustu/niðurstöðu. Þar með talið óvissu- og áhættuþáttum.

• Hverjar eru sérstakar þarfir nemenda – viðskiptavina stofnunarinnar?
• Hverjar eru orsakir og afleiðingar skilgreindra þarfa/vandamála?
• Hvaða möguleikar eru í boði til að takast á við þarfir/vandamál/áskoranir sem stofnunin hefur – hvaða markmiðum væri raunhæft að ná?

Í upphafi er verið að tilgreina verkefnishugmyndina og svara spurningunum:

Samhengið

Í upphafi skipuleggur stofnunin verkefnið með hliðsjón af:

• Hver er staðan í því umhverfi sem stofnunin vinnur í?
• Hver er núverandi staða fólksins sem stofnunin vinnur fyrir (skjólstæðinga/nemendur) og annarra hagsmunaaðila; hverjar eru þarfir/áskoranir?
• Hvaða félagslegar, efnahagslegar, pólitískar o.s.frv. aðstæður skipta máli fyrir framkvæmd verkefnishugmyndarinnar?
• Er verkefnishugmyndin viðeigandi fyrir tiltekna áætlun?

Samhengið

Ef verkefnið fær fjármögnun hefst framkvæmdastigið, þar á meðal eftirlit og matsferli . Til að læra meira um framkvæmd evrópskrar verkefna, vinsamlegast farðu í kafla 2, samhæfingu, eftirlit og mat á verkefninu.

Í mótunarfasa er framkvæmdaráætlun verkefnisins skipulögð ítarlega. Hér er verkefnishugmyndinni breytt í framkvæmdaáætlun, þar á meðal svör við öllum spurningum sem lýst er í næsta kafla. Lokaafurð þessa áfanga er fullmótuð verkefnisumsókn sem svarar tiltekinni auglýsingu um verkefnisstyrki. Þessir þrír áfangar skipta máli fyrir verkefnið skipulags- og hönnunarstig.

10

8. Hver verður árangur og útkoma verkefnisins? 9. Hvað gæti haft áhrif á niðurstöður verkefnisins(hvaða áhættur eru fyrir hendi)? 10. Hvernig verður verkefninu miðlað og það kynnt? 11. Hvernig verður niðurstöðum verkefnisins miðlað(og þær samþættar)? 12. Hvernig verður sýnt fram á að verkefnið hafi heppnast (hvernig verður fylgst með og metið)? 13. Hvernig er verkefnið í samræmi við markmið styrkjaáætlunarinnar sem valin var og heildarstefnumörkun í Evrópu? VIð skipulagningu og hönnun Evrópuverkefnis er mælt með þvi að skipuleggja það allt með samstarfsaðilum

Samhengið

Við leggjum til að þú ímyndir þér ferlið við hönnun verkefnisins sem skipulega vegferð sem er farin út frá nokkrum spurningum. Að svara eftirfarandi spurningum, í eftirfarandi röð, leiðir þig í gegnum allt ferlið:

Verkefnið skref fyrir skref

1. Hvers vegna þarf þetta verkefni að verða að veruleika?
2. Hvaða markmiðum mun verkefnið ná? Hvaða vandamál þarf að leysa til að ná markmiðunum?
3. Hvað tekur verkefnið langan tíma (hvernig er tímaáætlun verkefnisins)?
4. Hvað kostar verkefnið (kostnaðaráætlun)?
5. Hverjir eru hagsmunaaðilar verkefnisins? (markhópur)
6. Hverjir eiga að koma að því að verkefnið verði að veruleika (hverjir eru samstarfsaðilar)?
7. Hvar er hægt að finna samstarfsaðila og hvernig er hægt að komast að því að samstarfið virki vel? Hverjir eru möguleikar verkefnastjóra (og samstarfsaðila) til að gera verkefnið að veruleika?

11

Samantekt og það helsta

Samhengið

Hér eru nokkur ráð við skipulagningum og hönnun verkefnisins: Verkefni er vinnuaðferð. Hringrás af innbyrðis tengdum þrepum: Skipulagning => Kortlagning => Mótun => Framkvæmd => Eftirlit => Mat => … Verkefni ætti að vera í samræmi við stefnu stofnunarinnar, í samræmi við markmið þess og gildi. Erindið => markmiðin => stefnan => verkefnið => styrkumsóknin. Verðmætustu verkefnin eru þau sem kynna sjálfbærar breytingar á umhverfinu. Verkefni er ekki (styrk)umsókn. Verkefni = vinnuaðferð. Verkefnaumsókn = umsókn send til „styrktaraðila“. Það er tæki til að afla fjár og annarra úrræða til að framkvæma verkefnastarfsemi.

HVERNIG Á AÐ SKILGREINA VERKEFNISHUGMYND? Eftir Ingibjörgu Benediktsdóttir og Hilmar Val Gunnarsson, Husavik Academic Center

Kafli 1

13

Atriðin sem þessi kafli tekur á: Að einbeita sér að þróun verkefna, markmiðasetningum og mati á hugmyndum verkefna.

Kafli 1

Námsmarkmið

Eftir að hafa kynnt þér þennan kafla muntu geta:

• Sett þér langtíma-, meðal- og skammtímamarkmið.
• Skilgreint forgangsröðun og mótað aðgerðaáætlanir.
• Fylgt eftir og lagað þig að ófyrirséðum breytingum.
• Verið meðvituð um hvað á að hafa í huga þegar þú skrifar verkefnaumsókn.

Áætlaður tími til að lesa þennan kafla og gera verklega verkefnið: 2 klst

14

Að þróa verkefnahugmynd

Kafli 1

Í lok þessa kafla muntu geta sett þér markmið og þróað hugmyndir. Markmiðasetning snýst um að átta okkur á hvert við erum að fara og skipuleggja hvernig við getum komist þangað. Námsefnið veitir ráðgjöf um markmiðasetningu. Ferlið verður kynnt með nokkrum dæmum og aðferðir sem geta komið að gagni þegar kemur að því að greina tækifæri, skipuleggja hugsanir og þróa hugmyndir. Kynntar verða aðferðir til að bera kennsl á hindranir og verkfæri til að takast á við áskoranir sem upp kunna að koma. Þú munt auka sjálfstraust þitt við að þróa gott verkefni og skrifa góða verkefnatillögu. Forsenda þess að verða farsæll verkefnahönnuður.

15

Markmiðasetning

Kafli 1

Markmiðasetning getur aðstoðað við að gera sýn að veruleika og mun hafa áhrif á árangur.

• Það þarf að skilgreina markmið.
• Markmið ætti að vera skýrt, greinilegt, raunhæft og mælanlegt.
• Einbeittu þér að markmiðinu og haltu fókusnum. Gerðu áætlun út frá markmiðinu og áætlun til að ná markmiðinu.

Áætlunin, sem markar leiðina að markmiðinu, ætti að innihalda eins mikinn hvata og hægt er, til dæmis með vel skilgreindum verkþáttum eða örmarkmiðum. Ánægjan af því að klára hvern hluta gefur hvatningu. Markmiðasetning snýst um að setja sér markmið og skipuleggja hvernig eigi að ná þeim.

16

Hvernig gengur þér að gera markmiðalýsingu?

Kafli 1

“Formleg samantekt á markmiðum og gildum fyrirtækis, stofnunar eða einstaklings.”

Markmiðalýsing er almennt stutt, venjulega aðeins ein setning eða stutt málsgrein. Í lýsingunni er tilgangur verkefnisins útskýrður fyrir fólki innan og utan fyrirtækisins. Það lýsir því hvað fyrirtæki þitt/stofnun gerir.

17

Horft til framtíðar og framtíðarsýn kynnt!

Kafli 1

Framtíðarsýn getur verið stutt setning eða lengri málsgrein. Tilgangur framtíðarsýnar er að gera markmið skýrari. Lýsingin er stefnumótandi fyrir fyrirtæki eða verkefni. Framtíðarsýn útskýrir hverju fyrirtækið/stofnunin reynir að ná fram í framtíðinni.

" Áhugaverð lýsing á því sem stofnun vill áorka með mið- eða langtíma markmiðum. Henni er ætlað að vera skýr leiðarvísir við val á núverandi og framtíðarleiðum."

18

Tímasett

Viðeigandi

Raunhæf

Mælanleg

Skýr

Markmiðasetning - dæmi um aðferðir

Kafli 1

SMART

Aðferðin gefur fimm orð sem eiga að einkenna hvert markmið. Samkvæmt aðferðinni ætti markmið að vera:

19

Markmiðasetning - dæmi um aðferðir

Aftur á bak markmiðasetning

Fimm meginreglur Locke og Latham um markmiðasetningu. Þessar meginreglur varða skýrleika, áskorun, skuldbindingu, margbreytileika og endurgjöf.

Kafli 1

Eitt orð: Markmiðið sjálft

20

Markmiðasetning- dæmi um aðferðir

Mjúk færni: Ekki er litið á kunnáttu sem fastan eða óumbreytanlegan þátt hjá einstaklingum, þvert á móti, hún þróast, þroskast og breytist.

Kafli 1

Myndræn framsetning sýnar(vision board)

21

Kafli 1

Hafa skýra sýn. Að skrifa verkefnistillögu getur verið ógnvekjandi. Það er langt ferli og mörg skref sem þarf að taka. Hugmyndaferli er ferli sem felur í sér að fá hugmyndir, vinna úr þeim, móta og þróa þær. Ferlið snýst líka um að skoða hugmyndir og reyna að skoða þær frá ólíku sjónarhorni. Reynt er að skoða allar hliðar málsins, líka þær sem í fyrstu virðast ólíklegar. Þú getur byrjað með enga hugmynd, margar hugmyndir eða jafnvel hugmyndir sem þegar hefur verið hrint í framkvæmd. Hugmyndir má þróa með ýmsum hætti. Aðferðir við hugmyndaþróun hafa verið mótaðar og prófaðar við fjölbreyttar aðstæður og geta nýtast mis vel við verkefni og einstaklinga. Það getur verið árangursríkt að sameina aðferðir til að þróa hugmyndir!

Hvernig á að þróa verkefnahugmynd?

22

Info

Stjarnan: Teiknaðu stjörnu með sex horn. Skrifaðu hugmyndina sem þú ert að vinna að í miðju stjörnunnar.

Info

Sviðsmyndir: Að horfa til framtíðar mun alltaf fela í sér mikla óvissu. Settar eru upp sviðsmyndir til að varpa ljósi á hugsanlega stöðu í framtíðinni.

Dæmi um aðferðir

Kafli 1

23

Info

Hugarkort

Info

Hugarflug: Aðferð til að kalla fram hugmyndir.

Dæmi um aðferðir

Kafli 1

24

Aðlagast ófyrirséðum breytingum: Ekki venja þig á að gera breytingar á hverjum degi, en ekki vera heldur hræddur við að grípa inn í og lengja frest eða forgangsraða verkefnum upp á nýtt ef þú þarft

Info

Info

Sex hattar: Hver hattur táknar ákveðið sjónarhorn eða hugarfar: ferli, sköpunargáfu, staðreyndir, ávinning, tilfinningar og varúð.

Info

Að sigrast á áskorunum: Spyrðu sjálfan þig áleitinna spurninga.

Dæmi um aðferðir:

Kafli 1

25

Kafli 1

Í þessum kafla færðu kynningu á nokkrum matsaðferðum. Markmiðið er að þú getir fundið og metið möguleika og tækifæri. Matsaðferðir eru notaðar til að ákvarða árangur og áhrif verkefnisins. Að framkvæma mat á markaðstækifærum getur verið gagnlegt fyrir allar tegundir fyrirtækja og stofnana. Hægt að framkvæma á mismunandi vegu og ýmsar leiðbeiningar er að finna. Megintilgangur matsins er að skoða nokkra lykilþætti í verkefninu, til dæmis með því að gera rannsóknir á nemendum, viðskiptavinum, samkeppni, umhverfisþáttum fyrirtækja/stofnunar og markaðnum almennt. Markaðstækifærismat getur falið í sér beitingu annarra aðferða. Innleiðing á PESTLE eða SVÓT greiningu getur þannig verið hluti af ítarlegu mati á markaðstækifærum.

Mat á verkefnishugmynd og tækifærismat

26

Mat á verkefnishugmynd og tækifærismat

SWOT greining:

SVÓT er dæmi um stefnumótunartækni

Info

Aðferð til að greina sex þætti ytra umhverfis fyrirtækja eða stofnana.

Info

PESTLE greining:

Kafli 1

27

Mat á verkefnishugmynd og tækifærismat

Ansoff Matrix greining:

Sterkari saman

Aðferð til að greina tækifæri, fókus á gildi samvinnu og samskipta

Info

Info

Ansoff Matrix er eitt algengasta markaðsáætlunartækið til að greina og skipuleggja vöxt.

Kafli 1

28

Lestu markmiðin í leiðbeiningunum frá sjóðunum

Talaðu við aðra sem hafa þegar unnið sambærileg verkefni

Lestu um önnur verkefni sem áður hafa verið unnin innan þeirrar fjármögnunar sem þú hefur áhuga á og fáðu innblástur (t.d. eru yfirleitt upplýsingar af áhugaverðustu verkefnum sem unnin hafa verið innan tiltekins styrks, á vefsíðum styrkveitenda. ).

06

05

04

Hver styrkauglýsing hefur sín skilyrði og skref sem þarf að fylgja

Þú getur skoðað skilyrðin fyrir hvern sjóð í leiðbeiningum um styrkáætlunina (þ.e. „leiðbeiningar fyrir styrkþega) eða á landsskrifstofunni/vefsíðu (þ.e. styrkveitanda fyrir tiltekinn styrk).

03

02

Tillaga verður að uppfylla hæfnisskilyrðin sem skilgreind eru í auglýsingu styrktaraðila.

01

Info

Nordplus

Kafli 1

Þörfin, væntanleg útkoma, tímalína og fjárhagsáætlun

Er verkefnið þitt í takt við nýlega þróun og strauma?

Flest verkefni eru með ákveðin skref sem þú þarft að klára.

29

Kafli 1

Hvers vegna þarf að framkvæma þetta verkefni? Mikilvægi þess að byrja á þörfinni/áskoruninni.

Hversu flókið sem það gæti hljómað, þá eru evrópsku opinberu sjóðunum ekki ætlað að fjármagna starfsemi stofnanna. Þeim er ætlað að taka á þörfum, leysa vandamál, sigrast á áskorunum – breyta raunveruleika tiltekinna einstaklinga/hópa/umhverfis til betri vegar. Áður en þú setur þér markmið fyrir verkefnið skaltu muna að nefna greinilega vandamálin/þarfir/áskoranir verkefnisins. Hvernig þú ætlar að bregðast við. Þörfin/áskorunin/vandamálið þarf að vera: til staðar, raunverulegt og ,,skaðlegt" fyrir ákveðna markhópa. Þú þarft að skilja orsakir og afleiðingar þeirra þarfa/áskorana/vandamála sem þú nefnir. Aðeins þegar það er skýrt, byrjar þú að setja þér markmiðin. Skoðaðu spurningar um skilgreiningar og mótunarfasa, sem getið er um í inngangi.

30

Kafli 1

Hefur þú valið réttan tíma til að hefja verkefnið?

Eins og getið er hér að ofan verður verkefnið að takast á við raunverulega áskorun sem tengist starfi stofnunarinnar sem þú ert fulltrúi fyrir. Ef áskorunin er raunveruleg, til staðar og „skaðleg“ - og tillagan þín um að takast á við þessa áskorun passar við lýsingar sem kallað er eftir, þá er rétti tíminn til að byrja að skipuleggja verkefnið þitt. Umsóknarferlið tekur tíma. Mælt er með því að kynna þér kröfur sjóða sem þú vilt sækja um og ganga úr skugga um að þú hafir útvegað allt í tæka tíð. Ekki vanmeta þann tíma sem það tekur að safna öllum nauðsynlegum upplýsingum.

31

Hvaða upplýsingar og aðgerðir þarftu?

Kafli 1

Útskýring

Lýsing

Raunsæi

Nákvæmni og raunsæi.Til að útskýra markmiðin fyrir verkefnið skaltu nota einfaldar skilgreiningar til að lýsa þeim. Þú verður að gera þau tímasett, setja upp undirmarkmið, þ.e.a.s. skammtíma- og langtímamarkmið til að ná á leiðinni að lokamarkmiðinu. Markmiðin verða að vera raunhæf svo að verkefnið eigi góða möguleika á að ná þeim. Hafðu efnið mælanlegt, forðastu orð eins og „meira“, notaðu í staðinn tölfræði.

32

Gæðastjórnun

Kafli 1

Info

Gæði hönnunar og framkvæmdar verkefnisins. Um er að ræða aðgerðir til að meta hvort varan/verkefnið uppfylli gæðakröfur sem tilgreindar eru í leiðbeiningum. Markmið og væntanleg áhrif eru eitt það mikilvægasta og þarf að vera skýrt í umsókn þinni. Þetta er hluti sem þú þarft að útskýra og lýsa væntanlegum breytingum innan samfélags þíns ef tillagan yrði fjármögnuð og framkvæmd. Fara þarf vel yfir og með skýrum hætti hver eru markmiðin, niðurstöðurnar og væntanleg áhrif.

33

Starfsemi með stuðningi

Kafli 1

Tengdu hugmyndir þínar við forgangsröðun sjóðsins sem þú ert að sækja í - útskýrðu hvernig verkefnahugmynd þín passar við markmið og forgangsröðun fjármögnunar ætlunarinnar. Lýsingin á verkefninu er kjarninn í tillögunni. Hér lýsir þú því hvað þú munt gera til að mæta þörfum samfélagsins sem þú hefur greint og hvernig þú munt ná væntanlegum árangri innan tímalínu og fjárhagsáætlunar. Þetta er aðgerðaáætlun. Segðu nákvæmlega hver tillagan þín er, hvaða fjármögnun þarf og hvernig hún verður notuð.

34

Á verkefnið við?

Kafli 1

Þú verður að sýna fram á að verkefnið þitt sé frábrugðið öðrum fyrri verkefnum. Gildið sem verkefnið hefur í för með sér þarf að vera skýrt og þarf að eiga við um önnur lönd eða stofnanir. Styðjið ferlið með gögnum eins og bestu starfsvenjum, skoðunum sérfræðinga, fyrri reynslu o.s.frv. Spyrðu sjálfan þig nokkurra spurninga:

• Er samstarfið skynsamlegt fyrir alla sem taka þátt? Hvað færir hver aðili að borðinu?
• Hefur hver aðili skýrt hlutverk?
• Hvernig sparar samvinna tíma og/eða fjármagn? Hvernig bætir það útkomuna?

35

Hvernig á að forðast mistök

Kafli 1

Fylgdu leiðbeiningum fjármögnunaraðila. Reiknaðu vandlega út kostnaðaráætlun. Gakktu úr skugga um að þú útskýrir vel hvaða áhrif verkefnið getur haft á samfélagið. Vertu tilbúinn að breyta verkefninu út frá niðurstöðum þínum í endurmatinu. Búðu til gátlista.

36

Erasmus+ program- guide (2020-2027)

• Erasmus+ handbókin er nauðsynleg til að skilja Erasmus+. Það veitir þátttökusamtökum og einstaklingum alhliða lista yfir tækifæri sem áætlunin styður. Það er mikilvægt að meta umsókn þína með hliðsjón af handbókinni. Handbókin er nú fáanleg á 23 tungumálum.
• Það er þess virði að hafa í huga að handbókin er uppfærð á hverju ári - svo vertu viss um að þú sért með nýjustu útgáfuna.

Landsskrifstofur

Kafli 1

Handbækur

• Eitt mikilvægasta atriðið er að sannfæra úttektaraðila um að verkefnið þitt sé raunverulega þarft. Á vefsíðu framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins getur þú fundið nýjustu Erasmus+ leiðbeiningarnar. Þú getur líka haft samband við starfsfólk Erasmus+ landsskrifstofna til að fá frekari upplýsingar um þau skilyrði sem umsækjendur þurfa að uppfylla til að geta sótt um styrki frá Erasmus+.

Hver og ein styrktaráætlun býður upp á handbók eða leiðbeiningar. Þessar handbækur lýsa meðal annars hverjir geta sótt um, hvað er hægt að sækja um og hvernig umsóknarferlið lítur út. Venjulega er landsskrifstofa sem stendur fyrir styrktaráætluninni. Þar getur þú haft samband við sérfræðinga varðandi allar spurningar sem þú gætir haft. Umsókn þín verður metin út frá forsendum sem lýst er í handbókinni. Lykilaðgerðirnar eru mismunandi fyrir hvern sjóð.

Það er að mörgu að hyggja, það er mikilvægt frá upphafi að halda vel utan um alla pappírsvinnu og gögn til að auðvelda vinnu meðan á verkefninu stendur og vera með á hreinu hvenær á að skila lokaskýrslu. Starfsfólk landsskrifstofunnar er til staðar til að aðstoða og er tilbúið að aðstoða verkefnastjóra hvenær sem er á meðan á verkefni stendur við að leysa vandamál sem kunna að koma upp við stjórnun verkefna. Í þessum kafla verður þér kynnt, sem dæmi, stuðningur við verkefnastjóra hjá landsskrifstofum

37

Info

Upplýsingar um þessi námskeið eru sendar verkefnisstjóra og auglýstar á vefsíðum Erasmus+ landsskrifstofa.

Það geta líka verið skipulagðir upplýsingafundir fyrir stofnanir „í miðju“ verkefnisis; td. einu ári eftir umsóknarfresti lauk.

Fyrir þær stofnanir sem sendu inn verkefnatillögur, sem valdar voru til fjármögnunar, yrði líklega haldinn einhver upphafsfundur til að útskýra meginatriði framkvæmdar, stjórnunar og skýrslugerðar verkefnisins frá sjónarhóli styrkveitanda.

Það geta verið sérstakar vinnustofur í boði, með sértækari viðfangsefnum, fyrir þá sem hafa ákveðið að hanna verkefni og sækja um (td hvernig á að finna samstarfsaðila verkefnisins eða hvernig á að skipuleggja mat á verkefninu).

Áður en auglýst er eftir tillögum er boðað til upplýsingafundar fyrir þá sem hafa áhuga á að hanna verkefni sem leggja á fram innan áætlunarinnar þar sem farið er yfir eftir hverju er verið að leita í umsóknum.

Landsskrifstofur

Kafli 1

Aðstoð og námskeið

Erasmus+ skrifstofur á landsvísu halda venjulega upplýsingafundi og vinnustofur, bæði fyrir hönnuði verkefnisins og verkefnastjóra, til að styðja þá við að hanna, hefja og útfæra/skýra verkefnavinnuna.

38

Hvernig á að gera frumlega umsókn

Kafli 1

Síur fyrir leitina, aðgerðir, tegundir: Þegar þú leitar að verkefni þarftu að ákveða hvers konar verkefni þú ert að leita að. Í fyrsta lagi velur þú sambærileg verkefni og þú ert að sækja um. Eftir að þú hefur ákveðið markmiðin þín geturðu leitað að þeim í öðrum verkefnum.

Erasmus+ vettvangurinn er til að kynna niðurstöður nýlegra og yfirstandandi verkefna. Þú getur notað þennan vettvang til að fá innblástur fyrir verkefnið þitt og/eða komast að því hvort þú hafir frumlega hugmynd að verkefni.

39

Hér eru nokkur ráð:

1. Skrifaðu niður lykilorðin sem draga saman verkefnið þitt. Þú gætir gert það í hugarflugi með lykilaðilum sem taka þátt í hönnun verkefnisins.
2. Gerðu lista með þremur nöfnum og ræddu um þau. Taktu punkta úr umræðunni og þá ættir þú að geta valið besta nafnið. Ekki ofhugsa þetta ferli.
3. Ekki velja nafn sem er erfitt að bera fram á tungumálum þeirra aðila sem koma að verkefninu. Ef það er erfitt að bera fram, þá mun fólk forðast að tala um það. Forðastu sömuleiðis nöfn sem erfitt er að stafa.
4. Prófaðu nafnahugmyndina þína með öðrum. Gæti það verið tungubrjótur, geta aðrir sagt það?
5. Skoðaðu listann yfir önnur verkefni til að ganga úr skugga um að nafnið þitt hafi ekki verið notað áður, í svipuðum verkefnum.

Hvernig á að gera frumlega umsókn

Kafli 1

Nafnið skilgreint: Verkefnamarkmiðin í lýsingu eru einföldust í titillinn. Titillinn verður að skiljast og höfða til allra. Allir verða að vita um hvað verkefnið snýst.

Heiti verkefnisins Heiti verkefnisins skiptir máli. Nafnið þarf að hafa kraft og gefa til kynna tóninn og ásetninginn. Þú notar nafnið fyrir vefsíður og skammstöfun verkefnisins verður notuð í daglegu tali. Það getur verið áskorun að velja hið fullkomna nafn.

40

Hvernig á að gera frumlega umsókn

Kafli 1

Skammstöfun Ekki ofhugsa þennan þátt. Þú gætir lent í vandræðum ef þú veist ekki fyrir hvað stafirnir standa. Hér eru nokkur dæmi um hjálparefni.

41

Nei

Já

Nei

Já

Nei

Já

Nei

Gátlisti - Kafli 1

Kafli 1 - Spurningar

Já

1. Ég þekki fleiri leiðir til að setja markmið og þróa hugmyndir.
2. Ég þekki nokkrar aðferðir til að greina tækifæri og skipuleggja hugsanir mínar.
3. Ég þekki nokkrar aðferðir til að bera kennsl á hindranir og verkfæri til að takast á við áskoranir sem kunna að koma upp.
4. Ég hef aukið sjálfstraust mitt til að skrifa góða verkefnatillögu og verða betri umsóknarhöfundur

42

Þú ert á réttri leið

Frábært

43

(Baltic Network for Adult Learning)

Samantekt um verkefni

Verkefni:

Kafli 1 - Spurningar

HVERNIG Á AÐ FINNA OG VELJA RÉTTA SJÓÐI FYRIR VERKEFNIÐ? Eftir Jéssica Magalhães, Rightchallenge – Associação og Agnieszka Dadak, Fundacja Alternatywnych Inicjatyw Edukacyjnych

Kafli 2

45

Hvernig á að finna og velja rétta ESB-styrkjaáætlun til að koma hugmyndinni minni í framkvæmd?

Kafli 2

Áskorunin sem tekin er fyrir í þessum kafla: Að skilja hvernig á að nota evrópska fjármögnun til að ná hlutverki/markmiðum fulltrúa stofnunarinnar.

Námsmarkmið

Eftir að hafa kynnt þér þennan kafla, munt þú geta: Skilið grundvöll fjárhagsáætlunar evrópskra verkefna; Gert yfirlit um hvers konar fjármögnun er í boði fyrir evrópsk verkefni; Sýnt grunnþekkingu á fjármálaorðaforða sem notaður er í fjármögnunaráætlunum ESB; Vita hvernig á að leita að fjármagni fyrir verkefnin í ESB.

Áætlaður tími til að læra þennan kafla og gera verklega verkefnið: 2 klukkustundir til að lesa og læra kaflann. Hálftími í verkefni

46

Allar evrópsku styrktaráætlanir eru með opinberar heimasíður. Þar finnur þú helstu upplýsingar um hverja áætlun sem og tengla á opinberar vefsíður hinna ýmsu styrkjaáætlana. Tilgangur þessa kafla er að gefa þér ákveðin dæmi. Við völdum eina af styrktaráætlunum Evrópusambandsins til þess að fjalla um: Erasmus+ áætlunina. Dæmin sem nefnd eru hér að neðan tengjast Erasmus+ áætluninni.

Fjármögnunartækifæri ESB

Kafli 2

Um það bil 80% af fjármunum til borgaralegra félagasamtaka (CSOs), þar á meðal frjálsra félagasamtaka í ESB, er stjórnað af Evrópusambandslöndunum sjálfum. Á vefsíðum sínum veita styrkveitendur (ríkisstofnanir, upplýsingaskrifstofur osfrv.) í hverju landi nákvæmar upplýsingar um tiltekna fjármögnun og umsóknarferlið. Restin af fjármögnuninni er stjórnað af framkvæmdastjórn Evrópusambandsins (miðlægt frá Brussel) eða öðrum ESB-stofnunum.

47

Hvar geta stofnanir leitað að fjármögnunartækifærum?

Kafli 2

Samtök sem starfa á sviði félagslegrar aðlögunar, jafnréttis kynjanna og jafnra tækifæra geta notið góðs af stuðningi frá European Social Fund Plus (ESF+). Fjármagni sem veitt er og stjórnað af yfirvöldum í löndum eða svæðum ESB. Skapandi Evrópa (Creative Europe) er áætlun sem styður frumkvæði sem tengjast hljóð- og myndmiðlun, menningar- og skapandi geira Evrópu. Sjóðurinn samanstendur af tveimur undirþáttum: Menning og fjölmiðlar. Í gegnum Creative Europe, þar sem framkvæmdaskrifstofan er EACEA, er hægt að finna styrki til menningar og fjölmiðla. Fjármögnunarmöguleikar undir áætluninni Menning ná yfir margvíslega möguleika, allt frá samstarfsverkefnum til bókmenntaþýðinga og stuðnings við tengslamyndun. Á hinn bóginn veitir MEDIA undiráætlunin fjárhagslegan stuðning til að hjálpa kvikmynda- og hljóð- og myndlistargeiranum innan ESB að þróa, dreifa og kynna framleiðslu sína, auk þess að fjármagna aðgerðir og þjálfunaráætlanir sem gagnast kvikmyndaiðnaðinum.

48

Info

Info

Þróunar- og mannúðarsamtök geta sótt um verkefni undir Horizon Europe, helstu rannsóknarfjármögnunaráætlun ESB, sem styður við rannsóknarverkefni á ýmsum sviðum á vegum stofnana eða einstaklinga. Borgaraleg félagasamtök (CSO) geta fengið styrki samkvæmt flestum svæðisbundnum þemaáætlunum sem stjórnað er af framkvæmdastjórn Evrópusambandsins um alþjóðlegt samstarf (INTPA). Þau geta einnig fengið styrki til mannúðaraðstoðar og almannavarnastarfsemi í gegnum framkvæmdastjórn fyrir almannavarnir og evrópska mannúðaraðstoð (ECHO).

Hvar geta stofnanir leitað að fjármögnunartækifærum?

Kafli 2

Efling ríkisborgararéttar og borgaralegrar þátttöku er í boði í gegnum áætlunina um ríkisborgararétt, jafnrétti, réttindi og gildi (CERV). Áætlunin miðar að því að vernda og efla réttindi og gildi Evrópusambandsins eins og þau eru lögfest í sáttmálum ESB og í sáttmála um grundvallarréttindi. Ætlunin er að verkefnin sem unnin eru innan CERV stuðli að því að viðhalda og þróa opin, réttindatengd, lýðræðisleg og jafnréttissinnuð samfélög sem byggja á réttarríki.

49

Info

Info

Það eru miklu fleiri styrkveitingar á evrópskum vettvangi. Ef þú ert ekki viss um hvar þú átt að byrja, eða ef þú ert að leita að sérstöku styrktækifæri, mælum við með því að þú prófir nokkur styrkleitartæki. Þar er hægt að leita eftir grunnupplýsingum um fjármögnunina sem þú ert að leita að (til dæmis atvinnugreinina sem þú starfar í) og leitað með ýmsum síum (til dæmis aldurshóp, ákveðið efni, land, osfrv.).

Info

Þjónusta utanaðkomandi stefnumótunartækja (FPI) birtir reglulega útboð og tækifæri. Styrkir eru í boði undir LIFE áætluninni fyrir fjölda verkefna. Sérhver opinber eða einkaaðili sem er skráður í ESB getur sótt um í sjóðinn.

Hvar geta stofnanir leitað að fjármögnunartækifærum?

Kafli 2

Sum fjármögnunarsvið Connecting Europe Facility (CEF) áætlunarinnar, sem fjármagnar verkefni sem tengjast orku, flutningum og upplýsingatækni, eru einnig opin fyrir borgaraleg félagasamtök. CEF er stjórnað af Framkvæmdastofnun loftslags, innviða og umhverfis (CINEA) og heilbrigðis- og stafrænu framkvæmdastofnunarinnar (HaDEA).

50

Hvers vegna eru fjármögnunartækifæri mikilvæg?

Kafli 2

Fjármögnunartækifæri eru mikilvæg tæki fyrir borgaraleg félagasamtök (CSO) sem starfa í Evrópu. Þau hjálpa til við að styðja við viðburði, fræða fólk og skapa öruggt rými fyrir umræður. Fjármögnunina er einnig hægt að nota til að styrkja tengslin við önnur CSOs t.d. með tengslamyndun, samvinnu og fundi. (Frekari upplýsingar um samstarf í kafla 3). Líta má á fjármögnunartækifæri sem öflugt tæki til að vekja almenning til vitundar um málefni sem varða borgaralegt samfélag og ungt fólk. Þeir geta einnig aðstoðað við þróun rannsókna og/eða starfsemi sem hefur víðtækari áhrif með því að hvetja til sameiginlegra viðræðna, aðgerða og samræðna þvert yfir landamæri o.s.frv. Að taka þátt í fjármögnunartækifæri Evrópusambandsins er lykillinn að því að þróa CSO áhrif og sýnileika. Þú getur sótt um og tekið þátt í rannsóknarverkefnum, farið í vinnustofur, tengst sams konar stofnunum og fengið styrki fyrir vinnukostnaði. Í dag eru alþjóðlegir fjármögnunarmöguleikar mikilvægir fyrir félagasamtök sem vilja uppfylla hlutverk sitt. Evrópusjóðirnir bjóða upp á leið til að fá aðgang að stærri markhópi og laða að aðildarsjóði. Þetta er kjörið tækifæri til að hafa áhrif á stofnanir ESB og hagsmunasamtök á landsvísu í lykilmálum og miðla góðum starfsvenjum frá borgaralegu samfélagi, ungmennasamtökum og öðrum sem berjast fyrir betri heim.

51

Reglurnar fyrir Erasmus+ áætlunina eru birtar í Erasmus+ handbókinni sem er fáanleg á öllum tungumálum gjaldgengra samstarfslanda. Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins setur fram þær reglur og leiðbeiningar sem allir sem vilja taka þátt í verkefni sem styrkt eru af ESB verða að fara eftir. Allir umsækjendur verða að fylgja þessum reglum, sem geta verið mismunandi eftir styrktaráætlunum.

Erasmus+ er evrópsk áætlun til að efla hreyfanleika og menntun. Skoðaðu handbókina til að athuga hvernig á að sækja um Erasmus+ styrki og til að komast að því hvers konar verkefni gætu verið styrkt.

Reglur sjóðana

Kafli 2

Erasmus+ styrkur er tækifæri fyrir hvaða stofnun eða fyrirtæki sem starfar á sviði menntunar og þjálfunar.

52

ESB hefur mikið úrval af styrkjaáætlunum. Venjulega er tiltekinni styrkjaáætlun frekar skipt niður í nokkrar svokallaðar „lykilaðgerðir“/ „fjármögnunarlínur“. Það er mjög mikilvægt að velja réttu fjármögnunarleiðina í umsókn þar sem þær geta skipt öllu máli. Þú finnur nokkrar ábendingar um hvernig á að velja hentugustu fjármögnunaraðgerðina í „áætlunarhandbókinni“ fyrir tiltekna styrktaráætlun. Þú getur líka hringt/sent tölvupóst í viðkomandi landsskrifstofu til að fá frekari upplýsingar. Fjármögnunarleiðir/aðgerðir geta verið mismunandi að stærð og úrvalið mikið fyrir gjaldgenga umsækjendur. Í Erasmus+ áætluninni er skipting styrkjalínanna í fyrsta lagi eftir „geirum“ menntunar og í öðru lagi með svokölluðum „lykilaðgerðum“. Menntunarsviðin, sem áætlunin nær til, eru: Skólar (formleg menntun), starfsmenntun (formleg menntun), æðri menntun (formleg menntun), fullorðinsfræðsla (bæði óformleg og formleg menntun), unglingamenntun (óformleg menntun), íþróttir og Jean Monnet kerfið. „Lykilaðgerðirnar“ (KA), sem eru sameiginlegar öllum greinum (fyrir utan Jean Monnet kerfið), skilgreina hvers konar starfsemi má fjármagna undir hverjum KA.

Stefna og leiðbeiningar

Kafli 2

53

LYKILLAÐGERÐ (KA)

Kafli 2

Lykilaðgerð 3: Samfjármagnar stuðning við stefnumótun og samvinnu.

Lykilaðgerð 2: meðfjármagnar samvinnu milli stofnana og stofnana.

Lykilaðgerð 1: Fjármagnar námsmöguleika einstaklinga

Einnig eru svokallaðar miðlægar aðgerðir í boði fyrir greinarnar: háskólamenntun, starfsmenntun og fullorðinsfræðslu.

Hér er hægt að fjármagna þróunarstarf með alþjóðlegu samstarfi stofnana. Þetta eru verkefni sem miða að því að styðja við þróun, yfirfærslu og/eða innleiðingu nýsköpunaraðferða sem og innleiðingu sameiginlegra verkefna sem stuðla að samvinnu, jafningjanámi og reynsluskiptum á evrópskum vettvangi.

Hér, eftir að hafa gert „áætlun“ sem lýsir menntunarþörfum og áskorunum, getur menntastofnun fengið fjármögnun fyrir starfsfólk sitt (og stundum líka nemendur) fyrir nám í hinum ESB löndunum. Til dæmis: Starfsspeglun, námskeið og þjálfun.

54

Tillögur eru opin auglýsing um að skila inn verkefnatillögunum, birt af rekstraraðilum sérstakra styrkjaáætlunar samkvæmt tímaáætlun sérstakra styrkjaáætlunar. Auglýst eftir tillögum og er öllum áhugasömum samtökum og stofnunum opið. Tilgangur auglýsingarinnar er að skilgreina þau svið sem lands- eða svæðisyfirvöld geta ekki sinnt með fullnægjandi hætti, eða sem liggja utan valdsviðs þeirra, hvort sem það er landsbundið eða svæðisbundið. Meginmarkmið er að styðja stofnanir sem vilja taka þátt til að ná markmiðum styrktaráætlunar. Áður en þú sækir um þarftu að athuga hvort verkefnishugmynd þín/umfang verkefnisins falli að viðmiðunum sem lýst er í tiltekinni auglýsingu. Hver fjármögnunaráætlun og hver auglýsing setur fram sérstök skilyrði sem þú þarft að uppfylla til að vera gjaldgeng/ur fyrir styrk. Viðmiðin geta tengst tegund og starfsemi sem eru gjaldgeng fyrir styrki, hlutfall samfjármögnunar og hámarksfjárveitingu, gjaldgeng lönd o.s.frv. Allar þessar upplýsingar eru skýrt skilgreindar í auglýsingu og viðeigandi viðaukum sem þú ættir að lesa vandlega til að vera viss um að hugmyndin þín/umfang verkefnisins passi við þessar viðmiðanir. Forsendurnar eru kynntar í handbók áætlunarinnar eða öðru viðeigandi skjali sem tengist auglýsingu eftir tillögum. Lestu þær vandlega og hafðu í huga þegar þú hannar verkefnið þitt.

Auglýst eftir áherslum

Kafli 2

55

Samstarf þar sem þrjár stakar upphæðir, sem samsvara heildarstyrkupphæð fyrir verkefnið sem boðið er upp á, eru: 120.000 evrur, 250.000 evrur og 400.000 evrur.

Samstarf fárra aðila, þar sem þú velur á milli 30.000 EUR og 60.000 EUR ( er sérstaklega hugsuð fyrir byrjendur á sviði evrópsks samstarfs, það er nóg að hafa aðeins einn samstarfsaðila) .

Í Erasmus+ áætluninni, fyrir lykilaðgerð 2, þyrftir þú að ákveða fyrirhugað verðmæti verkefnisins sem þú vilt framkvæma. Hægt er að sækja um tvenns konar verkefni:

Auglýst eftir áherslum - Dæmi

Kafli 2

56

Ef vafi leikur á um hvaða upphæð skuli velja geta umsækjendur: 1. Dregið úr kostnaði við verkefni t.d. finna hagkvæmari leiðir til að ná svipuðum árangri eða aðlaga fjölda verkefnapakka. 2. Auka umfang verkefnis t.d. taka fleiri þátttakendur í verkefni, fjölga verkefnum eða skapa meiri árangur fyrir verkefnið.

Val á upphæð sem óskað er eftir þarf að byggja á mati umsækjanda sjálfs á heildarkostnaði verksins. Að teknu tilliti til þessa mats ættu umsækjendur að velja þá upphæð sem hentar best, á sama tíma og þeir tryggja hagkvæma nýtingu fjármuna og virða ávallt meginregluna um samfjármögnun (þ.e. aðrar fjármögnunarleiðir; áætlaður heildarkostnaður við verkefnið verður að vera hærri en upphæðin sem sótt er um).

Við skipulagningu verkefna þurfa umsækjendur að áætla upphæð til að standa straum af kostnaði. Þessi kostnaður ætti að byggjast á þörfum og markmiðum viðkomandi verkefnis. Ef verkefnið er valið til styrks verður umbeðin upphæð hámarksstyrkur. Tillögurnar skulu lýsa því sem umsækjendur skuldbinda sig til að framkvæma með greiðslu og verða að vera í samræmi við meginreglur um hagkvæmni og skilvirkni.

Tillögur – Dæmi

Kafli 2

Umsækjendur velja tegundaflokk og eina af tveimur eða þremur fyrirfram skilgreindum fjárhæðum, eftir því hvaða starfsemi þeir ætla að sinna og þeim árangri sem þeir vilja ná og eftir framkvæmdarlengd verkefnisins.

57

Athugaðu matsreglur verkefnatillögunnar

Lykilatriði að kynna sér vel matsskilyrði tillagna (verkefnaumsókn). Þú finnur þessar upplýsingar í handbókinni eða öðru ítarefni við auglýsingu um tillögur. Venjulega eru verkefnaumsóknir metnar af utanaðkomandi matsaðilum sem gefa einkunnir eftir ýmsum eiginleikum. Almennt þarf verkefni, til að hljóta samfjármögnun, að fá að lágmarki 60 stig (af þeim hámarks 100 stigum sem hægt er að fá). Það sem meira er, hvert matsviðmið þarf að fá meira en helming af hámarkseinkunn (til dæmis lágmark 16 stig af 30 mögulegum fyrir „gæða“ viðmiðið). Ef umsóknin nær ekki 60 stigum verður verkefnið ekki fjármagnað.

Hvernig á að byrja

Kafli 2

58

Hámarkseinkunn 20 stig

Áhrif

Hámarkseinkunn 20 stig

Gæði samstarfs og fyrirkomulag samstarfsins

Hámarkseinkunn 30 stig

Gæði hönnunar og framkvæmdar verkefnis

Forsendur fyrir vali

ERASMUS+ Smærri samstarfsverkefni (KA2)

Kafli 2

Hámarkseinkunn 30 stig

Gildi/mikilvægi verkefnisins

59

Hámarkseinkunn 25 stig

Áhrif

Hámarkseinkunn 20 stig

Gæði samstarfs og fyrirkomulag samstarfsins

Hámarkseinkunn 30 stig

Gæði hönnunar og framkvæmdar verkefnis

Forsendur fyrir vali

ERASMUS+ Stærri samstarfsverkefni (KA2)

Kafli 2

Hámarkseinkunn 25 stig

Mikilvægi verkefnisins

60

ATHUGIÐ: Þegar um er að ræða aðgerðir sem stjórnað er af framkvæmdastofnuninni verða umsækjendur, tengdir aðilar og tengdir samstarfsaðilar að skrá sig á fjármögnunartækifæri og keppnisgáttina (FTOP) og fá þátttakandaauðkenniskóða (PIC). Stofnanir sem þegar hafa PIC fyrir þátttöku sína í öðrum áætlunum ESB þurfa ekki að skrá sig aftur. PIC frá fyrri skráningu gildir einnig fyrir umsóknir undir Erasmus+ áætluninni.

ATHUGIÐ: Ef um er að ræða aðgerðir sem stjórnað er af innlendum stofnunum, og umsækjendur eiga ekki fyrri skráningar, verða þeir að skrá sig í gegnum skráningarkerfi stofnunarinnar fyrir Erasmus + áætlunina og European Solidarity Corps og fá auðkenni stofnunarinnar.

4. Skilaðu inn umsókn

3. Athugaðu fjárhagsáætlun

2. Athugaðu viðmið og aðgerðir sem tilgreindar eru

1. Skráir þig

Þegar sækja á um Erasmus+ verkefni er gott að fylgja þessum fjórum skrefum sem tilgreind eru hér að neðan:

Athugaðu þá þætti sem hafa þarf í huga áður en sótt er um

Kafli 2

61

Reynsla og starfsemi þátttökuaðila skipta máli fyrir umsóknina. Tillagan byggir á raunverulegri og fullnægjandi þarfagreiningu. Tillagan er til þess fallin að skapa samlegðaráhrif milli ólíkra sviða menntunar, þjálfunar, æskulýðsmála og íþrótta eða hefur mögulega mikil áhrif á eitt eða fleiri af þessum sviðum. Tillagan er nýstárleg Tillagan er viðbót við önnur verkefni sem þegar hafa verið unnin af samtökunum. Tillagan er einhvers virði á vettvangi ESB með árangri sem myndi ekki nást með starfsemi í einu landi.

Tillagan á við um markmið og forgangsröðun aðgerðarinnar. Auk þess verður tillagan talin mjög góð ef:

Umsóknin fjallar um forgangsverkefnið "aðgreining og fjölbreytileiki"Ef um er að ræða verkefni sem stýrt er af Erasmus+ landsskrifstofunum: ef það fjallar um eina eða fleiri „evrópska forgangsröðun í innlendu samhengi“, eins og landsskrifstofan hefur tilkynnt um.Ef um er að ræða verkefni sem ENGO-samtök leggja fram á sviði menntunar, þjálfunar og æskulýðsmála til Framkvæmdastofnunar Evrópu um mennta- og menningarmál: að hve miklu leyti umsækjandi rekur starfsemi sem styður innleiðingu stefnu ESB í einum af þessum geirum.

Mikilvægi (hámarksstig 25 stig)

Mat og kröfur í auglýsingum eftir áherslum – samstarfsverkefni

Kafli 2

62

Mat og kröfur í auglýsingum eftir áherslum – samstarfsverkefni

Markmið verkefnisins eru:

Fyrirhuguð aðferðafræði er skýr, fullnægjandi og framkvæmanleg:

Gæði hönnunar og framkvæmdar verkefnisins (hámarkseinkunn 30 stig)

Verkefnið er hannað á vistvænan hátt og felur í sér græna starfshætti á mismunandi verkstigum

Vinnuáætlun verkefnisins er skýr og skilvirk, þar á meðal viðeigandi áfangar fyrir undirbúning, framkvæmd og miðlun verkefnaniðurstaðna. Verkefnið ásamt kostnaðaráætlun eru raunhæf. Verkefnið hefur gæðaeftirlit og matsáætlun til að tryggja að framkvæmd verkefnisins verði vönduð, lokið á réttum tíma og innan kostnaðaráætlunar.

Verkþættirnir eru framkvæmdir á aðgengilegan hátt og með inngildingu í huga og eru opnir markhópnum. Verkefnið felur í sér notkun stafrænna verkfæra og námsaðferða til að auka möguleika og bæta samstarf samstarfsstofnana.

• Skýr og skilgreind.
• Raunhæf og taka á þörfum og markmiðum þátttökuaðila og þörfum markhópa þeirra

Kafli 2

63

fyrirkomulag

20 stig

hámarks-einkunn

og samstarfið

Gæði samstarfsins

Mat og kröfur í auglýsingum eftir áherslum – samstarfsverkefni

Sýna þarf fram á mikilvægi samstarfsaðila frá þriðja landi sem ekki tengist áætluninni og hvað viðkomandi færir verkefninu (ef þessu skilyrði er ekki fullnægt, verður útilokað frá verkefnistillögunni á matsstigi)

Tillagan felur í sér aðferðir til samræmingar og samskipta milli þátttökuaðila, sem og við aðra viðeigandi hagsmunaaðila

Fyrirhuguð úthlutun verkefna sýnir skuldbindingu og virkt framlag allra þátttakenda

Verkefnið hefur nýliða og minna reynd samtök sem taka þátt í verkpökkunum

Verkefnið hefur blöndu af stofnunum sem taka þátt hvað varðar uppsetningu, þar á meðal grasrótarsamtök, fyrri reynslu í áætluninni og sérfræðiþekkingu til að ná öllum markmiðum verkefnisins með góðum árangri

Kafli 2

64

Verkefnatillagan felur í sér áþreifanleg og árangursrík skref til að tryggja sjálfbærni verkefnisins, getu þess til að halda áfram að hafa áhrif og skila árangri eftir að ESB styrkurinn hefur verið notaður.

Verkefnistillagan felur í sér áþreifanleg og árangursrík skref til að gera niðurstöður verkefnisins þekktar meðal þátttökulanda, til að deila niðurstöðum með öðrum samtökum og almenningi og til að kynna styrki Evrópusambandsins.

Væntanlegar niðurstöður geta verið notaðar utan þeirra stofnana sem taka þátt í verkefninu á meðan og eftir, einnig á staðbundnum, svæðisbundnum, landsvísu eða evrópskum vettvangi.

Verkefnið hefur jákvæð áhrif á þátttakendur þess og samtök sem taka þátt, sem og samfélög þeirra

Verkefnatillagan felur í sér áþreifanleg og rökrétt skref til að samþætta niðurstöður verkefnisins í reglubundnu starfi samstarfsaðila

Mat og kröfur í auglýsingum eftir áherslum – samstarfsverkefni

Kafli 2

Áhrif (hámarkseinkunn 25 stig)

65

Að hve miklu leyti:

• Verkefnatillagan hefur þýðingu fyrir markmið og forgangsröðun aðgerðarinnar.
• Reynsla og starfsemi þátttakendastofnana skipta máli fyrir svið umsóknarinnar
• Tillagan eykur þekkingu og hæfni á vettvangi ESB með því að byggja upp getu stofnana til að taka þátt í þverfaglegu landamærasamstarfi og mynda tengslanet.

Að hve miklu leyti:

• Markmið verkefnisins eru skýrt afmörkuð og raunhæf.
• Taka á þörfum og markmiðum þátttökusamtaka og þörfum markhópa þeirra.
• Verkefnin eru hönnuð á aðgengilegan hátt og með inngildingu í huga og eru opin markhópnum.
• Fyrirhuguð aðferðafræði er skýr, fullnægjandi og framkvæmanleg.
• Verkefnið felur í sér notkun stafrænna tækja og námsaðferða til að auka möguleika og bæta samstarfið við samstarfsstofnanir.
• Verkefnið er hannað á vistvænan hátt og felur í sér græna starfshætti á mismunandi verkefnastigum.

Að hve miklu leyti:

• Verkefnið felur í sér blöndu af stofnunum sem taka þátt með tilliti til þessa í hvaða geira þessar stofnanir starfa.
• Nýliðar og lítt reyndar stofnanir komi að verkefninu

• Úthlutun verkefna krefjist skuldbindingar og virks framlags allra samstarfsaðila
• Tillagan feli í sér skilvirkar aðferðir til að samræma og koma á virkum samskiptum milli þeirra aðila sem taka þátt

Mat og kröfur í auglýsingum eftir áherslum – smærri samstarfsverkefni

Áhrif (hámarksstig 20 stig)

Gæði samstarfs og samvinnufyrirkomulags (hámarkseinkunn 20 stig)

Gæði hönnunar og framkvæmdar verkefnisins (hámarkseinkunn 30 stig)

Mikilvægi verkefnisins (hámarkseinkunn 30 stig)

Kafli 2

66

Í framhaldi af dæminu um verkefnisumsókn Erasmus+ áætlunarinnar, KA2 - Samstarfsverkefni: Í þessari tegund verkefna eru styrkhæfir kostnaðarflokkar eftirfarandi:

• Verkefnastjórnun
• Nám, kennsla og þjálfun
• Starfsemi
• Fundir og viðburðir
• Afrakstur verkefna (útgáfur, efni, skjöl, verkfæri, vörur osfrv.)

Aðgerðir sem miða að því að deila niðurstöðum verkefnisins. Vinsamlegast hafðu í huga að styrkhæfir kostnaðarflokkar geta verið mismunandi eftir ýmsum styrkjum.Hafðu einnig í huga að fyrir hverja styrktaráætlun er einnig listi yfir kostnað, þar sem skilgreint er hvaða kostnað er ekki hægt að fjármagna með styrknum.Þú finnur báða möguleika tilgreinda í „handbók um styrkþega“ eða öðru ítarefni við auglýsingu eftir áherslum.

Styrkjaáætlanir skilgreina lista yfir möguleika varðandi kostnað/styrkhæfa kostnaðarflokka. Það er sá kostnaður sem hægt er að fjármagna/samfjármagna af styrknum vegna framkvæmdar verkefnisins.

Skipting fjármuna – dæmi

Kafli 2

67

Fyrir hvern verkpakka er fjárveitingunni skipt milli samstarfsaðila verkefnanna eftir því hvaða verkefni þeir vinna. Nauðsynlegt er að hver verkefnisaðili samþykki þá fjárveitingu sem veitt er til þeirra verkefna sem gert er ráð fyrir að hann inni af hendi áður en umsókninni er skilað.

Auk þess að setja niður markmið, aðgerðir og verkþætti þá er áætlun um fjármálastjórnun verkefna er einn mikilvægasti áfanginn við hönnun verkefnisins. Áður en gerð fjárhagsáætlunar verkefnis hefst skal gera ítarlega áætlun um verkþætti, sem miða að því að markmiðum verkefnisins verði náð, ásamt áætlun um ráðstöfun fjármagns til hvers verkþáttar (vinnu, mannafla, tæknilegum aðföngum o.s.frv.). Þannig er unnið með hvern verkþátt verkefnisins. Verkefnamiðuðum verkefnum er yfirleitt skipt í vinnupakka (WP). Nánar er fjallað um verkefnið í kafla 4.

Aðeins er sótt um fjármagn fyrir hverja verkefnistengda aðgerð einu sinni á umsóknarstigi. Þegar verkefnið fær fjármögnun og breyta þarf eða uppfæra fyrirhugaða framkvæmdaáætlun þýðir það ekki að þörf sé á öðrum styrk þar eð slíkt myndi valda óþarfa sóun á fjármunum. Þess í stað getur styrkþegi, ef um er að ræða nauðsynlegar og rökstuddar breytingar vegna leiðréttinga á framkvæmdarstigi, breytt fjárveitingu sem er úthlutað til tiltekinna verkefnapakka og tengdra aðgerðir. Sumar þessara breytinga myndu þó leiða til breytinga á samningnum um styrk.

Skipulagning fjárhagsáætlunar

Kafli 2

68

Sveigjanleikinn sem fjármögnunarferli ESB veitir gerir styrkþegum kleift að vinna með eigun fjármagn og úthluta fjármagni í samræmi við þarfir sínar.

Styrkur til framkvæmdar verkefnisins er yfirleitt greiddur í tveimur eða fleiri hlutum: Fyrsta greiðsla fer venjulega fram eftir undirritun styrksamnings. Næstu hlutar greiðslunnar eru yfirleitt greiddir eftir að árshlutaskýrsla eða -skýrslur hafa verið samþykktar, Síðasta greiðslan–svokölluð lokagreiðsla (‘balance payment’), er gerð eftir að lokaskýrsla um framkvæmd verkefnisins hefur verið samþykkt. Allir verkefnisþættir þurfa að verða að veruleika, á framkvæmdarstigi, með vönduðum hætti. Vert er að hafa í huga að niðurstöður, árangur og áhrif verkefnisins verða metin í lokaskýrslunni.

Skipulagning fjárhagsáætlunar

Kafli 2

Ef einum eða fleiri verkefnisþáttum er ekki lokið, einungis lokið að hluta til eða ef matið sýnir að gæðamatið er ófullnægjandi, er hægt að lækka fjárhæð styrksins á lokastigi skýrslugjafar. Matið getur leitt til þess að verkefnisþættir eða hlutar þeirra verði ekki samþykktir og fjárveitingin verði lækkuð samkvæmt því eða að heildarfjárhæð styrksins verði lækkuð um fastan prósentuhluta. Styrkur er að fullu greiddur ef allir verkefnisþættir eru á lokastigi skýrslugjafar í samræmi við þær gæðaviðmiðanir sem lýst er í umsókninni.

69

Skoðaðu þessa handbók til að læra meira um fjárhagslegar verklagsreglur sem verkefnisstjóri ætti að fylgja, þar á meðal þær sem tengjast greiðslum til samstarfsaðila verkefnisins. Hér finnur þú allar upplýsingar sem þú þarft um greiðsluskilmála, fjárhagslega stjórnun, fjárhagsskýrslur og stuðningsgögn.

Skipulagning fjárhagsáætlunar

Kafli 2

Í upphafi verkefnahönnunar er fjárhagsáætlun skipulögð, þar á meðal reglur um hvernig ætlunin er að deila fjármagni verkefnisins með samstarfsaðilum. Samstarfsaðilar skilgreina reglur um reikningsskil innan hópsins sem síðar er útdeilt af verkefnastjóra. Í verkefnahandbókinni er að finna ábendingar hvers konar fjárhagsleg gögn þarf til að skrá kostnað verkefnisins. Þessar reglur ættu að vera skýrar fyrir alla samstarfsaðila verkefnisins.

Einnig geta umsækjendur skilgreint ákveðna verkþætti

Eins og fyrr segir skal fjárhagsáætlun sett fram á sem verkpakkar eins og í dæminu hér að neðan.

70

Ég get hjálpað öðrum með þeim upplýsingum sem ég hef lesið.

06

Ég veit hvernig á að greina á milli mismunandi áherslna (Erasmus+ áætlunarinnar).

Ég veit hvaða fjármögnun ég gæti notað fyrir ákveðnar áherslur (í Erasmus+ áætluninni).

Mér finnst ég geta fundið styrki fyrir verkefnisumsókn.

Skráðu hverja línu frá 1 til 5 (þar sem 1 er mjög ósammála; 2 ósammála; 3 hvorki sammála né ósammála; 4 sammála; 5 mjög sammála):

Gátlisti fyrir kafla 2

Kafli 2

Ég get greint hvers konar fjármögnun ég gæti fengið fyrir verkefnið mitt.

02

Mér finnst ég betur í stakk búinn til að greina hvers konar styrki hægt er sækja um gegnum ESB.

01

05

04

03

71

Prófaðu að lesa aftur yfir

72

Þetta er næstum komið, þú þarft bara að fara aftur yfir nokkur atriði

73

Þú ert á réttri leið

Frábært

74

Dæmi!

Búðu til þitt eigið excel skjal til að gera útreikningana!

Gangi þér vel

Hver samstarfsaðili ætti að fá greitt fyrir ábyrgð og vinnuframlag í verkpökkum!

Gerðu sanngjarna skiptingu á fjármagninu

Verkefni:

Kafli 2

HVERNIG Á AÐ FINNA OG VELJA SAMSTARFSAÐILA? Eftir Marianna Labbancz og Carmen Malya,Folk High School Association Surrounding Budapest

Kafli 3

76

Hvernig á að finna og velja samstarfsaðila?

Kafli 3

Áskorunin sem þessi kafli fjallar um: Að finna og beita aðferðum til að velja heppilega samstarfsaðila til að framkvæma verkefnið.

Námsmarkmið

Eftir að hafa kynnt þér þennan kafla muntu geta:

• Ákvarðað hvers konar samstarfsaðila/samstarfsstofnanir eru nauðsynlegar til að hrinda tiltekinni verkefnishugmynd í framkvæmd;
• Þekkir leið eða leiðir til að ná til hugsanlegra samstarfsaðila í verkefninu;
• Notað viðeigandi forsendur og stigagjöf til að velja viðeigandi samstarfsaðila.

Áætlaður tími til að kynna sér þennan kafla og gera verklega verkefnið: 1 klst fyrir lestur og 1 klst fyrir verklegt verkefni.

77

Grundvallarþáttur alþjóðlegrar samvinnu er samstarfið. Án samstarfsaðila er engin samvinna og þetta er allra fyrsta hindrunin sem þarf að yfirstíga fyrir stofnun sem vill hrinda verkefni í framkvæmd. Í þessum kafla verður fjallað um hvernig á að leita að og velja heppilegustu samstarfsaðilana til að gera hugmynd þína að veruleika innan ramma alþjóðlegs, evrópsks samstarfs.

Hvernig á að finna og velja samstarfsaðila?

Kafli 3

78

Hver stofnun hefur mismunandi gildi, forgangsröðun, úrræði og hæfni. Áskorunin við að innleiða verkefni í alþjóðlegu samstarfi er að sameina þessa fjölbreyttu eiginleika, mynda sameiginlega framtíðarsýn og ná markmiðum samstarfsins. Stofnanir velja samstarfsaðila vegna þess að tilætluðum markmiðum verður ekki náð án samstarfs. Það er einnig mikilvægt fyrir hvern samstarfsaðila að vera meðvitaðir um hverjir þeirra eigin hagsmunir eru meðan á slíku samstarfi stendur.

Mikilvægi samstarfsaðila í alþjóðlegum verkefnum

Kafli 3

79

Stofnanir sem vilja vinna í samstarfi verða að taka ákvörðun um það strax í upphafi. Samskipti við aðra stofnun eða stofnanir geta haft marga kosti í för með sér og hægt er að skapa tengingar sem koma sér vel fyrir alla aðila. Mögulegur ávinningur felur í sér: Víðtækari aðgang að þekkingu og upplýsingum: Samstarfsaðilar frá mismunandi löndum hafa mismunandi sögulegan og menningarlegan bakgrunn. Þeir geta haft mismunandi nálgun á viðfangsefnið Aðgangur að fólki: Samstarf byggir á víðtækari sérfræðiþekkingu, reynslu, færni og tengslaneti Nýsköpun: Þar sem samstarfsaðilar nálgast ólík viðfangsefni frá mismunandi sjónarhornum gefur þetta tækifæri til að takast á við vandamál á nýjan hátt Þróun færni: Meðan á samstarfinu stendur þróast fagleg og félagsleg hæfni þátttakenda í samstarfinu verulega. Þróun faglegrar færni og hæfni samstarfsaðila er verulegur, óumflýjanlegur og þekktur kostur alþjóðlegs samstarfs Langtímaáhrif: Sjálfbærni og nýting niðurstaðna verkefna getur verið enn áhrifaríkari í gegnum núverandi tengslanet samstarfsaðila þeirra. Það er hagkvæmt fyrir samstarfið í heild ef hver samstarfsstofnun sér áþreifanlegan virðisauka fyrir eigin rekstur meðan á samstarfinu stendur. Það er því hagur samstarfsaðila að þeir séu meðvitaðir um eigin skipulagsmarkmið og að samstarfið stuðli að þeim.

Hvers vegna er samstarf mikilvægt í alþjóðlegum verkefnum

Kafli 3

80

Stofnanir verða að taka tillit til hugsanlegra áhættuþátta, sem geta verið: Taka þarf lýðræðslegar ákvarðanir: áskorun um sameiginlega ákvarðanatökuferla; nauðsyn þess að skapa samstöðu með samstarfsaðilum. Munurinn á hagsmunum samstarfshópsins og samstarfsstofnunarinnar: Hægt er að taka ákvörðun sem styður hagsmuni samstarfshópsins en getur stangast á við hagsmuni einstakra stofnana. Fjármagn: tími og orka sem er nauðsynleg frá lykilstarfsmönnum við uppbyggingu samstarfs og þróunarverkefna getur verið umtalsvert meiri en þegar um er að ræða verkefni sem ekki eru í samstarfi. Framkvæmd verkefnisins er áskorun fyrir þátttakendur, þar sem við framkvæmd verkefnisins þarf einnig að framkvæma alla stjórnun, eftirfylgni, skýrslugerð og mat. Eftir að hafa skoðað alla þessa kosti og áhættu getur það tekið tíma og fyrirhöfn að velja rétta samstarfsaðilann, en það er mikilvægt að finna einhvern sem passar við þig, þín gildi og deilir sýn þinni.

Hvers vegna er samstarf mikilvægt í alþjóðlegum verkefnum

Kafli 3

81

Við mótun þessara spurninga er rétt að skoða skilyrði auglýsingarinnar og móta skilyrði í samræmi við það.

Auk alls þessa þarf að taka ákvörðun um eina mikilvægustu spurninguna: hvort samtökin sem ég er fulltrúi fyrir, sem verkefnastjóri, sé að leita að samstarfsaðilum verkefnisins eða hvort samtökin sem ég er fulltrúi fyrir vilji taka þátt í samstarfinu sem samstarfsaðili verkefnisins. Það er svo sannarlega þess virði að taka ákvörðun um þetta.

Hvaða tungumál ætlar þú eða samstarfsmenn að nota í alþjóðlegum samskiptum og á meðan á alþjóðastarfi stendur? Ertu að leita að landi með sameiginlegt eða svipað tungumál?

V.

Ertu að leita að allt annarri upplifun með landi eða nokkrum löndum í öðrum hlutum Evrópu? Eða viltu frekar hóp sem á meira sameiginlegt?

IV.

Frá hvaða landi ættu samstarfsaðilinn þinn að koma? Hvers vegna?

III.

Ertu að leita að stofnun sem hefur sama bakgrunn? Deilir sömu markmiðum, vinnur á sama sviði? Tekur við sömu áskorunum? Eða einhverjum sem er ólíkur stofnuninni þinni?

II.

Þegar stofnun vill fara í samstarf þarf hún að finna aðila sem er reiðubúinn að leggja sig fram um að skapa sameiginlegt starf. Fyrst af öllu,getur verið hjálplegt að fá svör við nokkrum spurningum til að komast að því, hver er hinn fullkomni samstarfsaðili:

Hverjar eru áherslurnar - hvers konar samstarfsaðila viljum við?

Kafli 3

I.

Hvers konar samstarfsaðila myndir þú vilja vinna með? Og hvaða samstarfsaðila myndir þú ekki vilja hafa? Hvers vegna?

82

4. Leitaðu eftir ákveðnum verkefnum

Það er líka fjöldi óopinberra vefsíðna og Facebook-síður tileinkaðar því að tengja samstarfsaðila.Þetta eru til dæmis: EU Partner Search, Finding partners database, Erasmus+ Partner Finding Facebook page.

EPALE síðan getur einnig verið gagnleg fyrir aðila í starfsmenntun

Æskulýðssamtök geta gert slíkt hið sama þó OTLAS, tólið til að finna samstarfsaðila á SALTO ungmennasíðunni hér

Fullorðinsfræðslustofnanir geta leitað að samstarfsaðilum eða búið til sínar eigin skráningar í gegnum EPALE samstarfsleitarsíðuna hér

Innan ramma Erasmus+ áætlunarinnar er Erasmus+ Project Results Platform besti staðurinn til að byrja. Hér má finna lista yfir öll núverandi Erasmus+ verkefni, þar á meðal samstarfsaðila sem taka þátt. Þú getur skoðað vettvanginn eftir landi eða eftir leitarorði, starfssviði eða samsetningu þeirra.Ef þú vilt þrengja leit eftir geirum eru nokkrir möguleikar í boði.

3. Leitaðu eftir þema og geira

2. Notaðu tengslanet

1. Hvernig finnur þú réttu samstarfsaðilana?

Spurningarnar sem nefndar eru hér munu hjálpa þér að hefja leitina. Þeir hjálpa til við að skýra væntingar og stilla frumkvæði samstarfsaðila í leit

Aðferðir við að leita að samstarfsaðilum

Kafli 3

83

Dæmi um leiðir til að finna samstarfsaðila

Það eru margs konar leiðir til að aðstoða þig við að finna réttu samstarfsaðilana fyrir verkefnið þitt, en besta leiðin til að gera það er í gegnum persónulega tengiliði þína: fyrri samstarfsaðila, kunninga af ráðstefnum, alþjóðlega tengiliði sem vinna á sama sviði/ á sama áhugasviði o.s.frv.

Það er þess virði að vita að margar þessara tengslaráðstefna, alþjóðlegra kynninga og funda eru meðfjármögnuð innan ramma ýmissa evrópskra áætlana. Þátttaka getur verið ókeypis. Ef þú ert samþykkt/ur inn á viðburðinn - gæti einnig kostnaður vegna ferða og gistingu verið greiddur.

Að öðrum kosti, reyndu að sækja alþjóðlegar málstofur um efni sem vekur áhuga þinn. Þú gætir fundið samtök með svipuð hagsmunamál sem gætu verið grundvöllur sameiginlegs alþjóðlegs verkefnis.

Ráðlegt er að taka þátt í alþjóðlegum viðburðum og starfsemi þar sem önnur hugsanleg samstarfssamtök eru einnig til staðar (t.d. ráðstefnur, málstofur, fundi o.s.frv.). Þannig er hægt að kynnast fulltrúum þeirra og samtökum og sjá hversu vel þau passa við þau forgangsatriði sem þið hafið sett ykkur. Eins og með mannleg samskipti, vertu meðvituð um að þú finnur oft ekki hið fullkomna samsvörun og að málamiðlanir og sveigjanleiki eru nauðsynlegar.

Ýmsar innlendar stofnanir og styrktarstofnanir um alla Evrópu skipuleggja alþjóðlega fundi. Þeir hvetja til samvinnu og miðlunar á góðum starfsvenjum innan ramma ýmissa evrópskra áætlana, eins og Erasmus+, og einbeita sér oft að sérstökum viðfangsefnum í menntun, þjálfun og æskulýðsstarfi. Sumir viðburðir, þekktir sem tengslaráðstefnur, eru sérstaklega ætlaðir til að finna samstarfsaðila og þróa sameiginlegar verkefnishugmyndir.

5. Taktu þátt í tengslaráðstefnum

Kafli 3

84

Explore Interreg

ERASMUS+

Verkefnaumsóknir

Kafli 3

European Social Fund

Creative Europe Project results

Vettvangur fyrir umsóknir (dæmi)

85

Í þessu tilfelli er mikilvægast að undirbúa kynningu (prófíl) á stofnuninni sem þú ert fulltrúi fyrir. Búðu til skýran prófíl til að auka sýnileika þinn! Ef þú ert að skrá þig í fyrsta skipti skaltu fylla út alla reiti til að búa til fullkomið prófíl. Ef stofnunin var þegar skráð uppfærðu upplýsingarnar! Lýstu vandamálinu sem þú vilt takast á við og hvernig þú vilt fara að því. Vertu ákveðinn um hvers konar samstarfsaðila þú þarft fyrir verkefnishugmyndina. Það er hægt að búa til prófíl fyrir stofnunina sem þú ert fulltrúi fyrir og verkefnishugmynd þína í flestum leitarverkfærum samstarfsaðila.

1. Annars vegar geturðu skráð stofnunina sem þú ert fulltrúi fyrir í leitargrunn(a) samstarfsaðila', sem tengist því tiltekna efni/styrkjaáætlun sem þú hefur áhuga á. Meðan þú skráir þig, fyrir utan að kynna stofnunina sem verið er að skrá getur þú einnig stuttlega lýst hugmyndinni um verkefnið sem þú ert að leita að samstarfsaðilum að. Einnig er hægt að bæta við kröfum um mögulega samstarfsaðila hér. Nauðsynlegt er að bæta tengiliðaupplýsingunum við þann einstakling sem áhugasamir stofnanir geta haft samband við um samstarfið. Svo geturðu bara beðið eftir fyrirspurnum frá þeim samtökum sem hafa áhuga á samstarfi.

Líklegast, á þessu stigi hefur þú þegar ákveðið hvort þú vilt taka þátt í verkefninu sem samstarfsaðili eða sem umsjónarmaður verkefnisins. Þetta á við þegar stofnunin sem þú ert fulltrúi fyrir hefur fyrst samband við mögulega samstarfsaðila. Við kynnt fyrirtæki okkar fyrir viðkomandi stofnunum á tvo vegu:

Hvernig áttu að kynna sjálfan þig og hugmyndina þína

Kafli 3

86

Í þessu tilviki, í kynningu á stofnuninni, verður þú að draga fram tvö mikilvæg atriði: Það er mikilvægt að kynna fyrri verkefni, reynslu og árangur stofnunarinnar í tilteknu efni. Engu að síður er mikilvægt að setja fram umfjöllun um tilteknið efni, lausn sem umsóknin myndi miða að. Hér væri mikilvægt að setja fram hugmyndir um samvinnuna.

Í öðru tilvikinu mælum við með því að þú undirbúir tvennt: - Stutt kynning á stofnuninni sem þú ert fulltrúi fyrir (hámark 2 síður, þar á meðal verkefni, markmið, aðalstarfsemi, sérfræðisvið, með tenglum á upplýsingarnar - td. vefsíðuna) - Stuttur texti sem sýnir hugmyndina um verkefnið sem þú vilt framkvæma. Reyndu að setja niður aðalatriðin.

2. Á hinn bóginn, ef um beinar fyrirspurnir er að ræða (þ.e. boð um samstarf í gegnum tölvupóst, samfélagsmiðla o.s.frv.), þyrftir þú að kynna stofnunina sem þú ert fulltrúi fyrir á aðlaðandi hátt.

Hvernig áttu að kynna þig og hugmyndina

Kafli 3

87

Að velja hentugasta samstarfsaðilann

Í tölvupóstinum/skilaboðunum til hugsanlegs samstarfsaðila lætur þú bara fylgja kynningu á stofnuninni, verkefnishugmyndina og boð um samstarf. Það er mælt með því að hafa svarfresti .

Eftir að hafa búið til stuttan lista yfir áhugaverðustu, mögulegu samstarfsstofnanirnar – hafðu samband við þann sem er gefinn upp sem tengiliður stofnunarinnar í prófílnum (venjulega er nafn og netfang gefið upp).

Skoðaðu aðra prófíla og hittu annað fólk á völdum samstarfsleitarvettvangi. Þú gætir notað leitarsíurnar til að þrengja hópinn sem þú hefur mestan áhuga á (td landið, viðfangsefnið o.s.frv.) Þú verður að fara til baka og leita reglulega því listinn yfir skráð samtök mun stækka

Byrjaðu leitina og hafðu samband

Unit 3

88

1. Hvaða verkefnum þau hafa tekið þátt í áður og hvað þau hafa lært af þeim.
2. Hver eru markmið þeirra með nýju verkefni?
3. Hvaða samskiptaaðferðir kjósa þau?

Það er mikilvægt að spyrja

Eftir að hafa haft samband við stofnun gefðu þér tíma til að kynnast starfsfólkinu þróa gott samband.

Að velja besta samstarfsaðilann

Kafli 3

89

Að velja besta samstarfsfélagann

Mikilvægt er að gefa sér sem mestan tíma til að ákveða hvern þú velur þér sem samstarfsaðila svo að valið sé vel rökstutt. Mörg fyrirtæki og stofnanir hafa kannski ekki reynslu af alþjóðlegu samstarfi og það getur tekið tíma að skilja hugmyndina og verða örugg og fær um að byggja upp gott samstarf.

Nýttu fundina sem best með því að vera tilbúinn að spyrja margra spurninga og einnig til að komast að því hvers vegna stofnunin sem þú hafðir samband við vill gerast samstarfsaðili verkefnisins. Kynntu stofnunina sem þú ert í forsvari fyrir vel (sýndu bæklinga, glærukynningu o.s.frv.) til að leggja áherslu á það sem þú kemur með að borðinu.

Gott samstarf er ein af grunnstoðum góðs verkefnis og því vert að passa að hafa fundinn rétta samstarfsaðila! Á fundinum sem verður líklegast haldinn á netinu getum við fengið mikið af upplýsingum úr umhverfinu og samskiptum án orða. Mikilvægt er að þeir sem taka ákvarðanir séu einnig á fundinum því þá getum við farið að hugsa saman um efni verkefnisins.

Kalfi 3

90

Ef það er mögulegt er ráðlegt að velja samstarfsaðila sem hefur þegar sannað áreiðanleika sinn við aðrar aðstæður eða í öðrum verkefnum, bæði í samskiptum, fjárhagslegum og öðrum mikilvægum málum.

Hreinskilni og traust

Við framkvæmd verkefnisins er þörf á amstarfsaðila sem þolir mótlæti. Stundum koma upp aðstæður þar sem þú þarft að fara út fyrir þægindarammann þinn.

Þautseigja

Ef þú vilt takast á við efni sem þú hefur ekki enn nægilega reynslu af, ættir þú að leita að félaga sem hefur reynslu á þessu sviði. Þetta getur verið mikil hjálp ef þú lendir í erfiðleikum við framkvæmd verkefnisins. Í þessu tilviki er reynsla og sérþekking samstarfsaðilans mikilvægur þáttur og umtalsverða þekkingu og færni má afla sér í samstarfinu.

Reynsla

Almennar kröfur um val samstarfsaðila

Kafli 3

Sama sýn

Það verður mjög auðvelt að ná sameiginlegum markmiðum sem þú hefur sett þér þegar þú vinnur með einhverjum sem deilir sameiginlegri sýn. Verkið er hálfnað ef viðkomandi hefur vel mótaða framtíðarsýn og stefnu. Hvað þýðir þetta? Þegar stofnað er til samstarfs verður þú að velja samstarfsaðila sem hefur sömu sýn á verkefnið.

Áhugi

Einn af lykilþáttunum sem samstarfsaðili verður að hafa er áhugi. Það er auðveldara að vinna með einhverjum sem hefur drifkraftinn til að ná markmiðum stofnunarinnar en að vinna með einhverjum sem hefur verið þvingaður í að klára ákveðið verkefni. Finndu einhvern sem gerir framkvæmd verkefnishugmyndarinnar að forgangsverkefni.

Tengslanet

Það fer eftir því hvers konar verkefni þú ert að hrinda í framkvæmd en stundum er ráðlegt að leita að samstarfsaðila sem hefur víðtæk tengsl við stofnanir sem vinna með viðkomandi viðfangsefni.

91

Auk almennra þátta í vali á samstarfsaðila verkefnisins er einnig mikilvægt að taka tillit til ýmissa sérþátta. Það eru sérstök hæfisskilyrði fyrir hvern samstarfsaðila sem er tekið fram auglýsingu eftir tillögu, sem geta verið mjög mismunandi eftir efni og áherslum. Sem dæmi:

Auk nauðsynlegra gagna getur verið gagnlegt ef samstarfsaðilar og umsjónaraðili láta fylgja umsókninni skjöl sem sýna fram á faglega og fjárhagslega getu þeirra til að hrinda verkefninu í framkvæmd.

Lágmarkskröfur- Er það nóg?

Almennar kröfur um val samstarfsaðila

Kafli 3

Svæðisskipting

Flestar umsóknir eru aðeins opnar fyrir stofnanir með aðsetur í þeim löndum sem talin eru upp í tilkynningunni. Stundum eru líka reglur um stofnanir sem lönd geta ekki verið frá.

Reynsla, hæfni og færni

Stundum er í auglýsingum eftir áherslum krafist sérstakrar hæfni frá þeim sem taka þátt í verkefninu, t.d. reynslu sem tengist væntanlegu verkefni.

Skipulagshæfileikar

Í flestum tilfellum geta stofnanir sem starfað hafa í eitt ár, þ.e. með lokið einu reikningsári, lagt fram umsóknir. Það eru aðeins nokkrar undantekningar frá þessari reglu. Ákjósanlegasta staðan er auðvitað þegar verkefnisstofnunin hefur meiri reynslu en samstarfsaðilarnir.

92

Almennar kröfur um val samstarfsaðila

Kafli 3

Áður en sótt er um með verkefni, sem á að innleiða í alþjóðlegu samstarfi, er nauðsynlegt að hafa umboðsbréf (mandate letters). Um er að ræða tvíhliða samning milli umsóknaraðila og hverrar samstarfsstofnunar sem tekur þátt í verkefni. Með umboðsbréfinu heimilar samstarfsstofnunin umsóknaraðilanum að koma fram fyrir sína hönd í málum sem varða innleiðingu verkefnisins. Umboðsbréf eða ábyrgðarbréf er yfirleitt sniðmát af skjölum sem finna má meðal þeirra skjala sem fylgja með auglýsingu eftir tillögum.

93

8. Þrautseigja?

7. Áhugi og vilji til samstarfs?

6. Vilji til nýsköpunar og læra af reynslunni?

5. Góð fjármálastjórnun?

Gefði einkunn frá 1 til 5 (þar sem 1 er lágt og 5 er hátt):

4. Góðar samskiptaleiðir og aðgangur að upplýsingum?

3. Góð stjórnun og skipulag?

2. Færni, hæfni og/eða aðrir gagnlegir eiginleikar?

1. Gott orðspor í sínum geira? Í öðrum geirum?

1 - 5

Einkenni / samstarfsgeta (raunveruleg eða hugsanleg):

Sýnishorn hvernig hægt er að meta samstarfsaðila

Kafli 3

94

Ef þú hefur svarað fleiri „1“ en „5“ – gæti verið þess virði að leita að annarri samstarfsstofnun….

95

Þú ert næstum því búin, þú þarft bara að fara yfir nokkur smáatriði og þú munt örugglega vera tilbúinn til að halda áfram í þessu efni!

96

Þú ert á réttri leið

Frábært

97

Ef þú vilt vita meira smelltu hér!

Ef þú ert tilbúinn að finna samstarfsaðila geturðu leitað m.a. á þeim vefsíðum sem eru vettvangur til þess að finna samstarfsaðila!

Ef þú ert tilbúinn með skráningu , undirbúðu auglýsingu fyrir samstarfsaðila!

Skráðu félagið/stofnunina á þessa vefsíðu! Ef þú ert ekki með EPALE reikning þá er um að gera að skrá sig!

Verkefni:

Kafli 3

HVER ER UPPBYGGING/RAMMI VERKEFNISINS? EFTIR Lorenza Lupini OG Luca Bordoni, Cooperativa Sociale COOSS MARCHE ONLUS scpa

Kafli 4

99

Hver er uppbygging/rammi verkefnisins?

KAFLI 4

Áskorunin sem fjallað er um í þessum kafla: Hvernig á að skipuleggja verkefnishugmynd, bæði út frá ferlinu og verkfærum, skrefum, hugtökum og hagnýtum atriðum til að útbúa heildarverkefnistillögu sem svarar tiltekinni auglýsingu eftir tillögum.

Námsþættir

Eftir að hafa kynnt þér þennan kafla muntu geta: Þekkt og skilgreint alla þá þætti sem hafa þarf í huga í uppbyggingu verkefnisins. Vita hvernig verkefnisstjórnunarhluti verkefnishugmyndar er uppbyggður. (þ.e. stjórnun, mat, miðlun) Búðu til verkefnaáætlun (Gantt-töfluna)

Áætlaður tími til að læra þennan kafla og gera verkefnið: 1,5 klst nám – 2 klst verklegt verkefni.

100

Kafli 4

Nú höfum við valið öfluga verkefnahugmynd, samstarfsaðila og mögulegan styrk til að fjármagna hana. Næsta skref er að koma hugmynd okkar í framkvæmd, skipuleggja ítarlega innleiðingu og lýsa henni í umsókn.

Hugleiðing um möguleikann á að hafa veruleg áhrif verkefnisins á hagsmunaaðila, í samræmi við það sem styrkveitendur fara fram á.

Heimildir fjárhagsáætlunar og uppbyggingu sjálfbærni verkefnis.

Söfnun upplýsinga og greining á því sem þegar hefur áunnist á sama sviði, bæði í Evrópu almennt og í þeim löndum sem verkefnið tekur til.

Samantekt ástæðna fyrir verkefninu sem á að framkvæma – nefna þarfir/áskoranir sem á að takast á við og rökstuðning fyrir því hvers vegna ætti að bregðast við þeim þörfum/áskorunum

Hver er uppbygging/rammi verkefnisins?

Greining á eigin getu til að kynna og stjórna verkefninu

Söfnun upplýsinga

Skilgreining á góðri hugmynd er grundvallaratriði fyrir framhald verkefnisins. Skilgreiningin krefst aftur á móti undirbúningsvinnu:

Fyrri kaflar þessarar handbókar sýna hvernig vinnan til að fá verkefni styrkt byrjar á mótun hugmyndar.

101

Kafli 4

Þetta skjal verður síðan grundvöllur mats á framvindu þess og árangri á innleiðingarstigi.

Útfærsla á rammanum er eitt af fyrstu skrefum hönnunarstarfs og gerir kleift að draga saman, í einu skjali, mikið af greiningarvinnunni sem þarf til að móta raunverulegt verkefni.

Þetta er eitt mikilvægasta tækið til að meta raunhæfni verkefnishugmyndar, á grundvelli mismunandi flokka sem tilgreindir eru.

Rammi - rökstuðningur

Í þessum hluta munum við greina hvernig á að skipuleggja verkefnishugmynd, bæði frá sjónarhóli ferlisins, skrefum, hugtökum og hagnýtum leiðum til að sækja um styrk.

Skilgreining á markmiði

102

Kafli 4

Kostnaður

Sama og að ofan

Sama og að ofan

Sannanir til að sannreyna að vísbendingar náist (Hvernig, hvenær, frá hverjum, frá hvaða aðilum er upplýsingum sem varða vísana safnað)

Sannanir

Aðföng sem nauðsynleg eru til að framkvæma vinnuna

Eins og hér að ofan (en tengist niðurstöðum)

Eins og hér að ofan (en tengist sérstökum markmiðum)

Hvernig á að mæla árangur markmiðsins (gæði, magn, tími, upphafs- og endapunktur)

Vísbendingar

Verkefni Sértækar aðgerðir sem þarf til að framkvæma verkefnið og skila fyrirhuguðum árangri

Niðurstöður Áþreifanlegar vörur eða þjónusta innleidd sem hluti af verkefninu

Sérstök markmið Ávinningur verkefnisins fyrir markhópinn

Almennt markmið/áhrif Framlag verkefnisins að hnattrænu markmiði af kerfisbundnum og pólitískum toga

Rökstuðningur

Skilgreining á markmiði

Nauðsynleg uppbygging rammans er sýnd hér að neðan. Mismunandi flokkar eru skilgreindir og greindir í eftirfarandi málsgreinum.

103

Vel skilgreint markmið verður því SMART. Markmið eru grunnur að vali á aðferð, skipulagningu aðgerða og framkvæmd þeirra. Í gegnum verkefnið þarf að endurskoða markmið til að fylgjast með framförum í átt að því að ná þeim. Í lokin munu þeir þjóna til að sýna að hve miklu leyti þeim hefur verið náð. Fyrir frekari upplýsingar um markmiðasetningu, skoðaðu kafla 1.

Kafli 4

Það er áþreifanlegt og það verður að vera mælanlegt (í eigindlegu og megindlegu tilliti) og framkvæmanlegt í verkefninu sem við ætlum að þróa. Hvert markmið verður að vera í samræmi við eina eða fleiri niðurstöður sem verkefnið stefnir að. Við verðum að skoða hagkvæmni verkefnamarkmiðanna, vegna þess að þeim verður að skila innan tímalínunnar sem áætluð er fyrir framkvæmd verkefnisins.

Sýnir helstu áform okkar sem við verðum að ná. Árangurinn og áhrifin sem verkefnið okkar ætti að ná þarfnast sterkrar tengingar við þau markmið sem við skipuleggjum og lýsum. Þegar þú mótar markmið fyrir styrkumsókn er mikilvægt að búa til tengsl við raunverulegar og áþreifanlegar þarfir/áskoranir sem verkefnið þarf að uppfylla. Þess vegna er mælt með því að skilgreina þarfir/áskoranir sem þú vilt takast á við fyrst og á þessum grundvelli að setja almennt markmið og sértæk markmið.

Almenn og sértæk markmið

Sérstakt markmið

Almenn markmið eða áhrif

Í verkefnauppbyggingu eru almenn og sértæk markmið

104

1. Hver eru sérstök vandamál/áskoranir sem þú vilt takast á við og leysa í gegnum verkefnið, sem tengist þörfinni sem nefnd er fyrir almenna markmiðssetningu? 2. Hvaða þörfum bregst verkefnið við og hvaða ávinningi ætti það að skila þeim flokkum styrkþega sem það tekur á?

Helstu spurningar til að spyrja sjálfan sig:

SÉRSTÖK MARKMIÐ Skapa ný atvinnutækifæri í ferðaþjónustu fyrir ungt fólk (18 – 35 ára) sem býr á landsbyggðinni í …. (tiltekið land/lönd/svæði o.s.frv.)

1. Hvers vegna er nauðsynlegt/þarft að stuðla að efnahagslegri og félagslegri þróun landsbyggðarinnar? 2. Hver eru almenn áhrif sem þú vilt ná fyrir íbúa viðmiðunarsvæðisins? 3. Að hve miklu leyti eru þessi áhrif í samræmi við forgangsröðun svæðisbundinna, landsbundinna og evrópskra yfirvalda, sem og það sem hefur áunnist af öðrum lykilaðilum sem starfa á svæðinu?

Helstu spurningar til að spyrja sjálfan sig:

ALMENNT MARKMIÐ Stuðla að efnahagslegri og félagslegri þróun dreifbýlis.

Kafli 4

Almenn og sértæk markmið - hagnýt dæmi

105

Rétt er að minnast á að bæði afurðirnar og áhrifin þurfa að vera mælanlegur – það sama og markmiðin. Þú getur beitt SMART aðferðinni til að móta niðurstöður og úttak. Þú þyrftir líka að skýra hvernig þú ætlar að mæla árangur afraksturs og útkomu.

Niðurstaðan (óefnisleg/óefnisleg niðurstaða) er áhrifin, afleiðingin af þeim árangri sem skapast af verkefninu (t.d. aukning á þekkingu, uppfærðri hæfni, aukinni vitund).

Afurðirnar ættu að vera studdar af eigindlegum og megindlegum vísbendingum sem gera kleift að mæla áhrif verkefnisins (til dæmis: rit, þjálfunaráætlun, athöfn).

Afurðir verkefnisins (eða efnisleg/áþreifanleg niðurstaða) er áþreifanleg þjónusta eða vara sem er framkvæmd í verkefninu. Þær er sönnun þess að markmiðunum hafi verið náð.

Niðurstaða verkefnisins er það sem verkefnið skilar í raun og veru. Niðurstaða er afrakstur röð aðgerða sem miða að því að leysa viðfangsefnið sem verkefnið tekur á.

Kafli 4

Niðurstöður: afrakstur, árangur og áfangar

106

Kafli 4

Niðurstöður: afrakstur, árangur og áfangar

107

Helstu spurningar til að spyrja sjálfan sig:

1. Hver er áþreifanlegur árangur sem verkefnið verður að ná (eða áþreifanlegar vörur sem það verður að framleiða) til að ná markmiði sínu? Það er: Hvernig á að bregðast við vandamálinu eða áskorunum?

Evrópsk þjálfunarnámskeið fyrir nýja aðila í alþjóðlegu samstarfi í boði á FIRST Network

Kafli 4

Niðurstöður: afrakstur, árangur og áfangar - hagnýt dæmi

Niðurstöðurnar (óefnislegar, óáþreifanlegar niðurstöður) voru fyrir þá sem tóku þátt í prufunámskeiðunum:

• Aukið þekkingarstig á sviði evrópskrar verkefnastjórnunar
• Aukin hvatning til að hefja og vinna að evrópska samvinnu

Ef við lítum á dæmi, verkefnið „First time international project realisers support network“ verkefnið, þá er efnisleg niðurstaða til dæmis handbókin um hönnun, skipulagningu alþjóðlegra verkefna.

108

Fyrir áfanga III: Átak í miðlun efnis hafið.

Fyrir áfanga II: Nýjar lausnir prófaðar.

Fyrir áfanga I: Rannsóknir.

Til dæmis, ef verkefni væri í 3 megináföngum: I. Rannsóknir og greining – II. Prófun og innleiðing – III. Með því að miðla niðurstöðum, gætu áfangarnir verið:

Kafli 4

Niðurstöður: afrakstur, árangur og áfangar - dæmi

Áfangarnir tákna millimarkmiðin, eins konar eftirlitspunkta innan hvers áfanga sem skil á ákveðnu efni. Venjulega er um að ræða áfanga sem eru notuðir til að skilgreina helstu tímapunkta í verkefninu. Þeir geta verið t.d. kynningarfundir, skil á skýrslum, viðburði o.s.frv.

109

Fig. 2: Work package description

Kafli 4

Vinnupakkar og verkefni

Verkpakki (WP) merkir grunnskiptingu vinnunnar sem á að vinna í fyrirhuguðu verkefni. Verkpakki er hópur tengdra verkefna og athafna innan verkefnis. WP eru minnstu vinnueiningarnar sem hægt er að skipta verkefni niður í. Það er hins vegar munur á vinnupakka og virkni í verkefni.

Vinnupakkar (WP)

110

Almennt eru tvær megingerðir WP skilgreindar: Lóðrétt og lárétt

Kafli 4

Vinnupakkar: lárétt og lóðrétt

Vinnupakkar

Vinnupakkarnir (hér á eftir WP) eru almennt hópur tengdra örverkefna innan verkefnis. Vegna þess að WP líta út eins og lítil verkefni sjálf, er oft hugsað um þau sem undirverkefni innan stærra verkefnis. Vinnupakkar eru minnsta vinnueiningin sem hægt er að skipta verkefni niður í þegar þú býrð til Work Breakdown Structure (WBS).

111

Kafli 4

Vinnupakkar: lárétt og lóðrétt

Verkefnaramminn

Láréttur vinnupakkar (WP)

Lóðréttir vinnupakkar (WP)

Einstaklingar sem vinna eftir verkefnaramma geta einnig skipulagt jafnvægi milli vinnu og verkefna innan verkefnisins. Sérstakir vinnuhópar taka að sér ákveðin verkefni út frá færni og reynslu samstarfsaðilanna, á hönnunarstigi verkefnisins. Því er nauðsynlegt að hönnuður verkefnisins þekki vel á þau sérsvið sem þeir aðilar, sem fá boð um að taka þátt í verkefninu, hafa. Sérfræðisviðin skulu styðja hvert annað og í þeim skal felast nauðsynleg færni til að áætluð framkvæmd verkefnis gangi vel fyrir sig.

Vinnupakkinn er nefndur láréttur þegar um er að ræða aðgerðir sem eru unnar allan verktímann og eru oft gerðar samfellt og á áætlun. Dæmigerð lárétt WPs tengjast verkefnastjórnun, mati og miðlun.

Lóðrétt WP felur í sér tilteknar aðgerðir sem verkefnið leggur til. Lóðrétt WP getur varðað greiningu á þörfum. Það getur einnig falið í sér tæknilega starfsemi þar sem verkefnið mun þróast og ná tilætluðum árangri.

112

Ef það er samband milli tveggja eða fleiri athafna, hverja þyrfti að klára fyrst til að halda áfram með þá næstu?

Hvenær væri best að gera það, fyrir/eftir/eða samhliða öðrum verkefnum;

Tíminn sem þarf til að framkvæma verkefnið

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja vinnupakka

WP inniheldur sérstakar aðgerðir sem eru almennt skipulagðar í ákveðinni röð og með skýr tengsl sín á milli.

Vinnupakkar WP

113

Þeir innihalda eftirfarandi:

Þar sem hægt er að líta á verkpakka sem undirverkefni, þurfa lykilþættir verkpakka að tengjast markmiðum verkefnisins.

Verkefnahluti er aðgerð sem á að framkvæma í verkefni, er eitt skref innan WP. Verkefnahluti er tengt við frest og verður að stuðla að vinnutengdum markmiðum.

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja vinnupakka

Aðgerðirnar tákna hvernig og í hvaða röð þarf að gera til að ná árangri og uppfylla markmið.

• Markmið vinnupakka
• Lýsing á verkefnum
• Tímaáætlun
• Verkefni og afrakstur
• Hlutverk og ábyrgð
• Tengsl við aðra vinnupakka

114

• Mikilvægi (svarar verkefnið á áþreifanlegan hátt við þörfum endanlegra styrkþega?)
• Skilvirkni (er verkefnið að ná tilætluðum ávinningi og er því stjórnað á skilvirkan hátt?)
• Geta (er getu samstarfsins til að ná og uppfylla markmiðið sem sett er? )
• Sjálfbærni (skilar verkefnið ávinningi og árangri sem heldur áfram eftir lok verkefnisins?)
• Áhrif (þær breytingar í samfélaginu sem verkefnið veldur).
• Virðisauki fyrir ESB (er árangur verkefnisins í samræmi við forgangsröðun Evrópuáætlunarinnar sem fjármagnar/samfjármagnar verkefnið?)

Láréttu vinnupakkarnir (WP) tákna samþættandi hluta hvers verkefnis:

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja WP - Láréttur WP

Eftirlit/vöktun

Eftirlitið miðar að því að athuga og sannreyna framvindu WP í samræmi við lýsingar og markmið verkefnisins. Það er byggt á eftirfarandi forsendum:

Stjórnun

Það er WP sem verkefnisstjóri ber abyrgð á. Þessi WP skilgreinir verklagsreglur fyrir verkefnastjórnun og tekur til fjölda alþjóðlegra funda sem haldnir verða, staðurinn þar sem halda á þessa fundi og kostnaðar, einnig eru þessir hlutar í Gantt-töflunni. Ein af skyldum verkefnisstjóra er að greina frá niðurstöðum fundanna og þeirra ákvarðana sem teknar eru af hópnum í fundargerðum. Þar ætti að fjalla um hvernig stjórnun, allar ákvaðanir og breytingar, áhættustjórnun, gæðastarf, samskiptaleiðir, skalavörslu o.fl.

115

Mat verkefnis tengist eftirliti/vöktun og gerir okkur kleift að gera samantekt með upplýsingum, tölfræði, mikilvægum atriðum o.s.frv. og lausnum sem verkefnishópurinn hefur notað til að takast á við hugsanleg vandamál sem upp komu. Einnig er hægt að skilgreina mat sem kerfisbundið mat á árangri og gæðum verkefnis. Árangur vísar til þess hvort markmiðum verkefnisins hafi verið náð og gæði vísar til þess hvort þörfum hagsmunaaðila hafi verið mætt.

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja WP - Mat (evaluation)

116

• Útkomumat
• Mat á áhrifum
• Kostnaðarhagkvæmni
• Kostnaðar-ábatagreining

II. Samantektarmat miðar að því að meta gæði og áhrif verkefnis og sannreyna hvort verkefnið hafi náð markmiðum sínum. Samantektarmat hefur einnig nokkra þætti:

• Þarfamat
• Mat á hæfni
• Framkvæmdarmat
• Framvindumat

I. Mótandi mat (ferlismat) miðar að því að leggja mat á upphaf og áframhaldandi verkefni með það fyrir augum að bæta þá vinnu sem er í gangi og auka líkur á að verkefnið skili árangri. Það er gert á nokkrum tímapunktum meðan á framkvæmd verkefnisins stendur og hefur nokkra þætti:

Til er fjölbreyttar gerðirmats en grundvallarmunur felst í tilgangi matsins, þ.e. á mótandi mati (sem hefur áhrif á ferlið) og samantektarmati (sem er gert við lok verkefnis).

Gerðir mats

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja WP - Mat

117

Tilkynntu niðurstöður mats

Greina gögn

Safna gögnum

Veldu matshönnun / líkan

Settu fram matsspurningar, vísbendingar og markmið

Þekkja helstu matspunkta

Skref í matsferlinu

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja WP - Mat

118

Miðlun er verkþáttur sem miðar að þvi að miðla þeim árangri sem verkefnið hefur náð á hverju stigi, að gera alla þætti verkefnisins sýnilega fyrir utanaðkomandi aðila. Það táknar ferlið við að gera niðurstöður og afrakstur verkefnis aðgengilegar hagsmunaaðilum og breiðari markhópi. Miðlunarstarfið er stefnumótandi vegna þess að niðurstöður verkefnisins verða að vera þekktar og gagnlegar fyrir sem flesta fulltrúa þeirra markhópa sem verkefnið skilgreinir.

Miðlun: Hvað er það?

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja WP - Miðlun

119

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja WP - Miðlun

Helst ætti kynningaráætlunin að tengjast víðtækari kynningar- og miðlunarstefnu fyrir niðurstöður styrkjaáætlunarinnar, þar sem verkefnið er meðfjármagnað. Kynningarstefnan skal vera unnin í samráði við samstarfsaðila verkefnisins og samþykkt af verkefnisstjórn.

• Hvers vegna – tilgangur miðlunar;
• Hverju verður dreift – skilaboðunum;
• Hver – áhorfendur;
• Hvernig – aðferðin;
• Hvenær - tímasetningin.

Til að tryggja að niðurstöður verkefnisins verði notaðar og þekktar innan ákveðins geira þurfa samstarfsaðilarnir að þróa kynningar- eða miðlunaráætlun sem útskýrir hvernig niðurstöðum og niðurstöðum verkefnisins verður deilt með hagsmunaaðilum, viðkomandi stofnunum, samtökum og einstaklingum. Nánar tiltekið mun kynningaráætlunin útskýra:

Skipulag um miðlun

120

Að skilgreina tilgang miðlunar er fyrsta skrefið til að ákveða áhorfendur, skilaboð, aðferð og tímasetningu miðlunarinnar.

Tilgangur miðlunar getur verið að:

• Auka vitund
• Tilkynna e-ð
• Taktu þátt
• Kynna

Lykilatriði í miðlunaráætlun

Kynningarstefnan ætti að byggja á greiningu hagsmunaaðila. Hagsmunaaðili er hver sá sem hefur hagsmuni af verkefninu eða verður fyrir áhrifum af niðurstöðum þess. Hagsmunaaðilagreining er verkefni þar sem hagsmunaaðilar eru skilgreindir, taldir upp og metnir út frá áhuga þeirra á verkefninu og mikilvægi fyrir árangur þess og frekari útbreiðslu. Lykilhagsmunaaðilar sem eru mjög mikilvægir fyrir velgengni verkefnisins geta virkað sem stuðningsaðilar til að tryggja að verkefnið þitt sé áberandi og að niðurstöður séu kynntar.

Greining hagsmunaaðila

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja WP - Miðlun

121

Hagsmunaaðilar: til hverra vilt þú ná til og hvað geta þeir gert fyrir verkefnið þitt. Innri hagsmunaaðilar: meðlimir samstarfsins og eigin stofnunar.

Greining hagsmunaaðila

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja WP - Miðlun

122

Skilaboð: Skýr, einföld og auðskiljanleg. Sérsniðin að viðtakanda/um. Rétt og raunhæf.

Samfélagið

Verkefninu er hægt að deila með samfélaginu með greinaskrifum, ráðstefnukynningum, dæmisögum o.s.frv.

Ytri hagsmunaaðilar: Hverjir munu njóta góðs af niðurstöðum verkefnisins, svo og "álitsgjafar" eins og kennarar, rannsakendur, bókaverðir, útgefendur, netgestgjafar o.s.frv., geta virkað sem hvatar fyrir kynningarferlið.

Greining hagsmunaaðila:

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja WP - Miðlun

123

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja WP - Miðlun

- Fréttabréf og fréttatilkynningar geta skapað vitund um verkefnið. - Skýrslur, tímaritsgreinar og vefsíður geta gefið upplýsingar um verkefnið. - Ráðstefnukynningar og vefsíður eru leiðir til að kynna verkefnið og niðurstöður þess.

Aðferðir og rásir Þó að það sé mikið úrval af miðlunaraðferðum er mikilvægt að velja réttu til að koma skilaboðum þínum til markhópsins og ná tilgangi þínum.

124

Í lok verkefnis á að leggja áherslu á árangur og afrakstur.Hvað varðar dagskrá „viðtakenda“ ætti að huga að tímaskuldbindingum markhóps og hagsmunaaðila.

Við skipulagningu miðlunar er mikilvægt að ákveða hvenær mismunandi kynningarstarf mun skila mestum árangri. Ákjósanleg tímasetning fer eftir framvindu verkefnisins sem og dagskrá markhópsins. Til dæmis, í upphafi verkefnis er best að einbeita sér að vitundarvakningu.

Tímasetning

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja WP - Miðlun

125

Það er margt sem getur hindrað þig í að skapa og skila árangursríku verkefnisi. Því er mat á áhrifum mögulegra áhættuaðstæðna og mótvægishugmyndir fyrir að minnsta kosti miðlungs/mikil áhrif og líkur skipulagt og innifalið í verklýsingunni. Við köllum söfnun þessara neikvæðu mögulegu hluta „verkefnisáhættu“.Eitt af þrepunum við uppbyggingu verkefnis er að bera kennsl á, meta og skipuleggja á virkan hátt þessa verkefnisáhættu. Þetta er þekkt sem áhættustýring.

Áhætta vísar til hugsanlegra atburða eða aðstæðna sem verkefnishópurinn hefur ekki stjórn á sem munu hafa slæm áhrif á verkefnið. Þegar skipulagsvinna á sér stað ætti verkefnishópurinn að bera kennsl á allar þekktar áhættur. Fyrir hverja áhættu ættu þeir einnig að ákvarða líkurnar á að áhættan verði (lítil – miðlungs – mikil) sem og hugsanleg áhrif á verkefnið. Þeir atburðir sem eru skilgreindir sem áhættusamir ættu að hafa sérstakar áætlanir til að draga úr þeim. Það er margt sem getur haft neikvæð áhrif á verkefni. Allt frá tapi á lykilstarfsmönnum til að verð hækkar óvænt, ófyrirséð tæknivandamál sem krefjast kostnaðarsamrar endurhönnunar, framleiðsluvandamál og svo framvegis.

Áhætta

Kafli 4

Hvernig á að skipuleggja WP - Áhættustýring

126

Fjárhagsáætlun felur í sér að meta nauðsynlegt og væntanlegt framlag, með tilliti til tíma, mannafla og fjármagns, sem nauðsynlegt er til að ná markmiðum verkefnisins.

Í hugtökum verkefnastjórnunar eru tilföng allir þeir hlutir sem þarf til að framkvæma verkefnið. Þeir fela í sér fólk, búnað, aðstöðu, tíma, peninga eða eitthvað annað sem þarf til að ljúka verkefninu. Allir þessir þættir tengjast innbyrðis og tengjast umfangi verkefnisins. Hvern þeirra verður að meta og stjórna á skilvirkan hátt ef verkefnið á að skila árangri. Slæm stjórnun fjármagns getur leitt til ófyrirséðs kostnaðar og jafnvel vanhæfni til að klára verkefnið. Því er nauðsynlegt að meta vandlega kostnað við verkefnið og sjá fyrir fjármagni.

Hver eru úrræðin?

Unit 4

Úrræði

127

Þetta felur í sér:

• Tímaúthlutun: Tími er mikilvæg auðlind fyrir hvaða verkefni sem er. Verkefnastjórar sem ná árangri í að standa við verkefnaáætlun sína eiga góða möguleika á að ná markmiðum sínum. Til að gera tímastjórnun mögulega þarf að forgangsraða mismunandi verkefnum.
• Úthlutun verkefnaþátta á tímalínu, er oft sýnd í formi Gantt-korts. Þetta graf er gerð súlurits (á hlið) sem táknar verkáætlunina og sýnir upphafs- og lokadagsetningar helstu þátta verkefnisins.

Mannauðsáætlun: Raunhæft mat á framlagi starfsfólks, byggt á mati á því hvers konar starfsfólk (sem hefur ákveðna hæfileika) þarf fyrir þau verkefni sem fyrirhuguð eru. Það felur einnig í sér áætlaðan fjölda vinnudaga fyrir hvern starfsmann.

Kafli 4

Úrræði

128

Fjárhagsáætlun: raunhæft mat á fjárframlögum, þar með talið raunhæft mat á tekjustofnum (þar á meðal úthlutun, sjóðum, auk tíma og sérfræðiþekkingar starfsfólks),og áætlun útgjalda yfir tíma. Hafa má í huga að það er líka kostnaður að sleppa öðrum tækifærum með samtökunum, samstarfsaðilum og samfélaginu öllu. Hér er einnig gert ráð fyrir áætlun um að afla nauðsynlegrar eigin fjármögnunar, ef verkefnið yrði ekki fjármagnað 100% af styrknum. Einnig birtist umræðuefnið um lausafjárstöðu og fjárhagslega getu. Hafðu í huga að síðasta greiðsla verkefnisstyrksins, í flestum tilfellum, verður aðeins innt af hendi eftir að lokaskýrsla verkefnisins hefur verið samþykkt (þ.e. hver samstarfsaðili þyrfti að standa straum af síðasta hluta verkefniskostnaðsins með öðrum fjármunum en þessum tiltekna styrk).

Kafli 4

Úrræði

129

Gantt grafið er verkfæri í verkefnastjórn sem gefur myndrænt yfirlit af vinnuáætluninni. Á Gantt töflunni verður hvert verkefni og áfangi að vera með og með tiltekna tímalengd skilgreinda. Gantt grafið gerir tímalínu okkar skýra og auðveldar og gerir úttektaraðilum verkefnisins kleift að skilja betur hagkvæmni þess. Venjulega eru verkefnin sem eru sett fram í Gantt táknuð með mismunandi litum til að gera töfluna skýrari. Annað einkenni töflunnar er tímabundin tilvísun sem almennt er gefin upp í mánuðum: M1 (skammstöfun mánaðarnúmers 1), M2, M3, osfrv. Ef verkefni varir í 2 ár mun skýringarmyndin sýna 24 mánaða starfsemi á myndrænan hátt.

Kafli 4

Tímatafla/Gantt

130

1. Hér er listi yfir þau atriði sem einkenna Gantt-töfluna: Dagsetningar: Verkefnið byrjar alltaf á skilgreindum degi/mánuði/ári og endar skilgreindum degi/mánuði/ári. Þetta eru líka upphafs- og lokadagsetningar á töflunni. Tímabilið á milli upphafs- og lokadagsetningar gerir verkefnastjóranum kleift að „sjá“ líftíma verkefnisins, frá upphafsfundi þar til á lokaviðburði þess. Allir áfangar, afrakstur (framleiðsla og útkoma) og verkefnafundir/viðburðir hafa einnig ákveðna tímasetningu sem sýnd er á myndinni. Starfsemi: Yfirleitt tákna línurnar á Gantt töflunni mismunandi vinnupakka (allir með sinn sérstaka lit). Hver WP getur innihaldið nokkur verkefni sem oft eru sýnileg með línum í sama lit undir WP.

Kafli 4

Tímatafla/Gantt

131

4. Framvinda Myndritið sýnir þér nákvæmlega framvindu verkefnisins og hvaða verk hafa þegar verið framkvæmd. Það er hægt að hafa heildaryfirsýn yfir það sem á eftir að gera og, ef nauðsyn krefur, að fresta lok einhverra þátta eða verkefnis (í seinna tilvikinu er samþykki viðkomandi ESB stofnunar/yfirvalda nauðsynlegt).

2. ÁætlunLínuritið gefur til kynna hvenær þarf að framkvæma hvern verkþátt. Þetta gerir það auðveldara að tryggja að hverju verkefnihluta sé skilað innan tímamarka og þar af leiðandi öllu verkefninu. 3. Tengingar Sum verk er hægt að framkvæma hvenær sem er, á meðan önnur verða að vera hafin fyrir eða eftir að öðru verki er lokið. Gantt línuritið sýnir þessar tengingar.

Kafli 4

Tímatafla/Gantt

132

WP1 gæti verið WP verkefnisstjórnarinnar og gæti falið í sér: Verkefni 1. Stjórnun og samhæfing verkefnisins; Verkefni 2. Eftirlit með vinnuáætlun; Verkefni 3. Gerð og samþykkt áfangaskýrslu o.fl.

Kafli 4

Tímatafla/Gantt - Dæmi:

133

Verkefnishugmyndin hentar tilgreindum fjármögnunar möguleikum (hvað varðar efni og hæfi fyrirhugaðrar tegundar starfsemi). Auglýsing eftir tillögum hentar getu stofnunarinnar (einnig hvað varðar skilafrest, þ.e. frest til að skila verkefnatillögum). Samstarfið er styrkhæft með tilliti til stjórnsýsluviðmiða, með traustum tæknilegum og fjárhagslegum úrræðum og hæfni.

Skrif á umsókn hefst þegar búið er að fara yfr helstu grunnatriði þ.e.

Kafli 4

Áður en skilað er: skrifa og athuga

134

Eftirfarandi eru lykilþættir við undirbúning umsóknarinnar: Lestu vandlega leiðbeiningarnar (þ.e. öll skjölin sem tengjast auglýsingunni um tillögur). Athugaðu og uppfærðu greiningu. Skýr og skipulögð skilgreining á markmiðum og niðurstöðum verkefnisins. Endanleg uppbygging samstarfs og vinnuhóps. Nákvæm lýsing á verkefninu. Gerð raunhæfar og nákvæmar tímaáætlun (Gantt-töflu). Frágangur ítarlegrar og rökstuddrar fjárhagsáætlunar (bæði hvað varðar fjármagn sem samstarfsaðilarnir hafa lagt fram og umbeðið framlag). Fyrir fjárhagsáætlunartengd málefni skaltu einnig skoða kafla 2.

Kafli 4

Áður en skilað er: skrifa og athuga

135

Aðrir viðaukar - Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins gerir oft sniðmát til að leggja inn umsókn, sem hluta af skjölunum sem fylgja umsókninni. Slík sniðmát innihalda venjulega alla ofangreinda þætti, sem og uppbyggingu fyrir lýsingu á 'vinnupökkunum'. Matsviðmið - Þeir þættir sem vega mest í mati á umsókninni eru venjulega skilgreindir í auglýsingunni . Við gerð umsóknarinnar verður fyrst og fremst að taka mið af grundvallarviðmiðunum sem lýst er hér að ofan: mikilvægi, skilvirkni, áhrif og sjálfbærni. Frekari upplýsingar um mat á innsendum verkefnatillögum er að finna í kafla 2.

Kafli 4

Áður en skilað er: skrifa og athuga

136

• Þar sem framlag umsókna fer í mörgum tilfellum fram á tilteknum vefkerfum er ráðlegt að verja nauðsynlegum tíma til að fara yfir leiðbeiningar um notkun þeirra, sem venjulega eru til staðar í útkallsgögnum.
• Mælt er með því að senda ekki umsóknina rétt áður en skilafresti líkur til að forðast tæknileg vandamál eða ofhleðslu á netþjónum sem geta gert það að verkum að ómögulegt verður að senda umsóknina á réttum tíma. Athugaðu öll skjöl og viðauka sem óskað er eftir.

Kafli 4

Loka ábendingar

137

Nei

Já

Nei

Já

Nei

Já

Nei

Já

Nei

Gátlisti kafli 4:

Spurningar

Já

1. Ég er meðvitaður um alla þá þætti sem þarf að huga að áður en ég byggi upp ramma verkefnishugmyndar minnar.2. Ég er meðvitaður um mismunandi flokka sem eru skilgreindir í ramma verkefnisins.3. Ég skil skilgreiningar og innbyrðis tengsl allra verkþátta, þ.e.a.s. þörf/áskorun, almennt og sérstakt markmið/framleiðsla, niðurstaða/virkni, Gantt-rit/tilföng?4. Ég er fullviss um skilgreiningu og innihald mismunandi aðgerða verkefnis5. Ég er fær um að búa til verkefnaáætlun (Gantt töfluna).

138

Þú ert næstum því búin, þú þarft bara að fara yfir nokkur smáatriði og þú munt örugglega vera tilbúin til að halda áfram í þessu efni!

139

Þú ert á réttri leið

Frábært

140

4. Reyndu nú að birta á myndrænan hátt tímalínu WP og verkefnishluta (tasks)- þú getur notað Microsoft Excel eða Google Sheets forritið - við leggjum til að þú notir mismunandi liti í hverjum WP (og skyldum WP) til að sjá verkefnið á myndrænan hátt.

2.2. Fyrir hvern WP eru tilgreind þau verkefni sem á að ljúka við t.d: Skipta má vinnupakkanum Stjórnun í nokkur verkefni sem hér segir: T1 – fjármálastjórnun, T2 Stjórnun starfsemi (eftirlit) - T3 Fyrsti staðfundur - o.s.frv.

3. 3. Til að skilgreina lengd hvers WP og tilsvarandi WP verkefna skal hafa í huga að lárétt WP taka til allrar tímalengdar verkefnisins þversum; lóðréttir WP eru skilgreindir sem lóðréttir WP-dagar samfelldir

1. 1. Greinið og skráið gerðir vinnupakka WP verkefnisins (láréttra og lóðréttra), þið skulið skýra þá til að auðvelda ykkur að vinna að því að gera verkefnið skýrara, útskýrið markmið og afurðir hvers WP.

HVERNIG Á AÐ BÚA TIL Gantt töflu

Hagnýt verkefni:

Kafli 4

141

Myndin er dæmi um Gantt töflu sem er samtals 24 mánuði sem samanstendur af 4 WP (stjórnun, miðlun, þjálfun, prófun); hvert WP er samsett af nokkrum minniháttar verkefnum. Lengd hvers WP/Task er sýnd lárétt á töflunni.

Hagnýt verkefni

Kafli 4

142

4. verkefnakostnaður

3. tímaáætlun og framgangur verkefnisins;

2. skilvirkni mannauðs;

Niðurstaða

Rétt svar er númer 3. Framsetning Gantt-kortanna felur í sér að teikna fyrir hvert verkefni stiku í hlutfallslegri lengd á grundvelli lengd verksins sjálfs og staðsetja hana rétt á tímakvarðanum.

1. að ná markmiðum og tengingu milli verkefna;

GANTT töflur eru tilvalið verkfæri til að sýna á myndrænan hátt:

Verkleg verkefni:

Kafli 4

Hvaða hæfni þarf til að stýra evrópsku verkefni? Eftir Agnieszka Dadak, Fundacja Alternatywnych Inicjatyw Edukacyjnych

Kafli 5

144

Hvaða hæfni þarf til að stýra evrópsku verkefni?

Kafli 5

Áskorunin sem þessi kafli fjallar um: Að búa sig sem best undir að taka að sér verkefnisstjórahlutverkið.

Námsmarkmið

Eftir að hafa kynnt þér þennan kafla muntu geta: Metið það sem skiptir máli fyrir svið evrópskrar verkefnastjórnunar. Nefnt 3/5 lykilsviðin þar sem mest er þörf á þekkingu. Undirbúið tímaáætlun um að uppfæra hæfni þína á 3/5 tilgreindum lykilsviðum, þar á meðal svör við spurningunum: hvar – hvenær – og hvernig á að uppfæra þá hæfni sem mest þarf til (SMART persónuleg hæfniþróunaráætlun).

Áætlaður tími til að kynna sér þennan kafla og gera verklega verkefnið (þ.e. SMART persónulega hæfniþróunaráætlun): 3 klst.

145

Í þessum kafla gerum við ráð fyrir að sá sem skipuleggur/skrifar verkefnið verði verkefnastjóri þegar verkefnið er komið á framkvæmdastig.

Ef þú heldur á þessari bók hefur þú nú þegar áhuga á evrópskri verkefnastjórnun. Það er mjög líklegt að þú hafir nú þegar einhverja reynslu í þessu máli. Kannski hefur þú unnið við eitthvað staðbundið, svæðisbundið eða/og landsverkefni? Kannski hefur þú þegar verið meðlimur í verkefnateymi? Og kannski hefur þú bara tekið þátt í evrópsku verkefni - tekið þátt í ungmennaskiptum, sjálfboðaliðastarfi eða námskeiði/þjálfun erlendis? Hver sem fyrri reynsla þín er geturðu byggt upp þekkingu á allri þessari reynslu. Á þessum tímapunkti er það þess virði að rifja upp þessa reynslu og hvað þú hefur lært þar - og hvað þú þarft enn að læra.

Sjálfsmat

Kafli 5

146

Samkvæmt rannsóknum sýnir reynsla evrópskra borgarasamtaka (CSOs), að flestir evrópsku verkefnastjórarnir læra starfið með því að vinna það og af reyndari jafningjum. Hér er rétt að minnast á að hlutverk þitt, á skipulags- og hönnunarstigi verkefnisins, getur litið öðruvísi út – allt eftir því hvort þú verður verkefnisstjóri eða samstarfsaðili verkefnisins. Þess má líka geta að hjá sumum stofnunum verður verkefnishönnuður að sjálfsögðu verkefnisstjóri ef verkefnið er meðfjármagnað. Hjá sumum stofnunum eru þessi hlutverk þó aðskilin og ólíkir einstaklingar taka þau sér.

Sjálfsmat

Kafli 5

147

Formlegt nám fer fram í skólum og háskólum. Óformlegt nám á sér stað á ýmsum námskeiðum, þjálfun, starfsnámi osfrv., sem mörg okkar bæta við menntun okkar. En það er líka óformlegt nám að læra af reynslunni, í samvinnu og með því að skiptast á reynslu. Það er þess virði að vera meðvitaður um það. Það er þess virði að meta allar þessar leiðir til náms, við þurfum þær allar til að ná tökum á hæfni. Það er sérstaklega mikilvægt fyrir fullorðna nemendur að byggja á fyrri reynslu. Þess vegna leggjum við til að þú hugleiðir fyrri verkefni þín og reynslu sem gæti verið gagnlegt fyrir evrópska verkefnastjórastarfið.

Mismunandi leiðir til náms og þekkingar:

Sjálfsmat

Kafli 5

148

Okkar tillaga er að svara sjálfsmatsspurningalista*** sem byggir á evrópska hæfniþríhyrninginum, og fer eftir SMART aðferðinni. Við mælum með að þú takir þér tíma til að ígrunda þá hæfni sem tengist evrópskri verkefnastjórnun sem þú hefur þegar öðlast. Það er þess virði!

Hvernig á að framkvæma sjálfsmat

Kafli 5

149

Þegar fullorðnar manneskjur undirbúa sig undir það að gera eitthvað nýtt eða að takast á við nýtt starf þá byrja þær sjaldan frá grunni. Því eldri sem þú ert því meiri reynslu hefur þú sem gæti hjálpað þér við að takast á við nýja hlutverkið. Áður en þú tekur að þér verkefnastjórahlutverkið – athugaðu sjálfsmatið og nefndu hvað þú ert nú þegar með í hæfnipottinum þínum og hvað getur hjálpað til við að ná tökum á þessu hlutverki.

Hvers vegna er það þess virði að gera sjálfsmat?

Kafli 5

150

Hugmyndin að baki þróun hæfniþríhyrningsins kviknaði út frá þörfinni á að skipuleggja og lýsa lykilhæfni sem nauðsynleg er fyrir starf evrópsks verkefnastjóra. Innblástur þríhyrningsins: Hæfnislíkan fyrir evrópska verkefnastjóra sem starfa í borgaralegu samhengi byggir að hluta til á PMI þríhyrningnum, sem hefur verið útfærður af Project Management Institute með aðalskrifstofu í Fíladelfíu, Bandaríkjunum.

Hæfniþríhyrninginn

Hugmyndin um hæfniþríhyrning verkefnastjóra

Kafli 5

151

Í stuttu máli, stjórnendur verða að hafa ákveðna hæfni:Þar sem þeir með sérfræðiþekkingu í verkefnastjórnun geta skipulagt og framkvæmt verkefnið. Þó að sérfræðiþekking þeirra á „leiðtogastigi“ muni hjálpa þeim að takast á við hina ýmsu hagsmunaaðila í verkefninu. Og sérfræðiþekkingin „stefnumörkun og viðskiptastjórnun“ þýðir að þeir geta betur innleitt og framkvæmt verkefnin í samræmi við stefnu stofnunarinnar ásamt því að starfa með frumkvöðlaanda og mikla þekkingu á því sviði sem þeir starfa á.

Hugmyndin um hæfniþríhyrning evrópskra verkefnastjóra

Kafli 5

PMI þríhyrningnurinn er tilvalinn fyrir verkefnastjóra þar sem sambland af þekkingu, færni og viðhorfum blandast saman: Tæknilegri verkefnastjórnun: Meiri tæknifærni til að starfa sem verkefnastjóri á tilteknu starfssviði. Forysta: Geta til að byggja upp liðsanda, setja fram framtíðarsýn fyrir liðsmenn þína og hvetja þá til að ná markmiðinu. Stefnumótunar- og viðskiptastjórnun: Þekking og sérfræðiþekking á starfssviðinu sem eykur árangur.

152

Það sem er mikilvægt, PMI líkanið endurspeglar hæfni almennra verkefnastjóra, án þess að taka tillit til einhvers ákveðins geira. Markmið okkar, með 1stTIPPM verkefninu og AER-V verkefninu, var að laga þríhyrninginn að sérstöðu evrópska verkefnastjórans, sem starfar fyrir borgaralegt samfélag.

Hugmyndin um hæfniþríhyrning verkefnastjóra

Kafli 5

Þessi aðferðafræði leggur einnig áherslu á að hagnýta hæfniþríhyrninginn og þörfinni fyrir að aðlaga hann að tilteknum starfssviðum, svo sem sérstökum aðstæðum í samfélaginu og óformlegrar fullorðinsfræðslu, þar sem starfsemin byggjast á frjálsum félagasamtökum og sjálfboðaliðastarfi.

154

Evrópski verkefnastjóraþríhyrningurinn (EPMC Triangle)

Hugmyndin um hæfniþríhyrning verkefnastjóra

Kafli 5

Með innblástur frá PMI þríhyrningnum var PMC þríhyrningurinn (Project Management Competence Triangle) þróaður. Þar höfum við, með vísan til okkar eigin reynslu, talið upp mikilvægustu hæfni sem verkefnisstjórar sem taka þátt í evrópsku samstarfi á sviði borgaralegra samtaka hafa til að bera. Innan 1stTIPPM verkefnisins settum við saman þríhyrninginn með 10 hæfniþætti, alls 30 hæfniþætti. Í AER-V verkefninu ræddum við nánar lýsingu á hæfni. Hér að neðan finnur þú lýsingu á öllum 30 hæfniþáttunum, skipt í 3 arma PMC þríhyrningsins. Lýsingar á hæfni voru til viðbótar, örlítið aðlagaðar að þörfum þessarar handbókar. Hæfniþættirnir 10 í hverjum flokki eru settar fram í handahófskenndri röð.

155

Þú gætir notað EPMC þríhyrninginn til að: skilja betur um hvað starf evrópska verkefnastjórans snýst – hver eru verkefnin og áskoranirnar; Meta þá hæfni sem þú hefur nú þegar á þessu sviði; Skipuleggja frekari þróun þína á þessu sviði; Undirbúa þig og/eða teymi samtakanna sem þú ert fulltrúi fyrir að skipuleggja og hanna evrópsk verkefni; Ráðið meðlimi verkefnishópsins með nauðsynlega hæfni til að hanna og þróa verkefnahugmynd fyrir stofnunina sem þú ert að vinna fyrir.

Notkun hæfniþríhyrningsins

Kafli 5

156

10

Tæknileg færni vísar til hæfni til að skipuleggja og framkvæma verkefnið.

EPM Hæfniþríhyrningur – Tæknileg færni

Kafli 5

157

10

Leiðtogahæfni vísar til hæfni til að sinna hinum ýmsu hagsmunaaðilum í verkefninu, sérstaklega til að byggja upp liðsanda, kynna framtíðarsýn fyrir liðsmenn þína og hvetja þá til að ná markmiðum verkefnisins.

EPM Hæfniþríhyrningur – Leiðtogahæfni

Kafli 5

158

10

Stefnumótunar- og viðskiptastjórnunarhæfni vísar til hæfni til að framkvæma verkefnin í samræmi við stefnu stofnunarinnar og með sérfræðiþekkingu til að starfa á starfssviðinu.

EPM hæfniþríhyrningur – Viðskipta- og stefnumótandi hæfni

Kafli 5

159

Það sem meira er, lýsing á verkefnastjórnun fylgir.

• Það inniheldur upplýsingar um hvers vegna þú vilt inna verkefnið
• Fyrir hvern
• Hver er væntanlegur árangur
• Hvað á að framkvæma
• Innan hvaða tímaramma og fjárhagsáætlunar og með hverjum.

Verkefnið sem lagt er fram í formi umsóknareyðublaðs fyrir sérstaka auglýsingu eftir tillögu er tilbúinn „uppskrift“:

Verkefnaáætlunar- og hönnunar- og framkvæmdarstig verkefnisins eru nátengd. Því betur sem þú skipuleggur og hannar verkefnið, því auðveldara verður framkvæmdin. Svo ekki sé minnst á að vel skipulögð og vel hönnuð verkefni eru líklegri til að fá fjármögnun til að komast í framkvæmd.

Hvaða hæfni hefur þú mest þörf fyrir á skipulags- og hönnunarstigi verkefnisins – og hvers vegna?

Kafli 5

160

Vegna þessa innbyrðis tengsla, bæði sem verkefnishönnuður og verkefnastjóri, þyrftirðu á einn eða annan hátt alla 30 hæfniþættina – en á mismunandi stigum. Annar mikilvægur spurning er hvort þú ert að hanna verkefnið sem verkefnastjóri eða samstarfsaðili í verkefninu. Verkefnahönnuður þyrfti hærra stig allrar hæfni en meðhönnuður verkefnisins. Neðangreind leiðbeinandi tafla gæti sýnt betur hvaða hæfni er þörf á og hvar. Samt hafðu það í huga að ákjósanlegasta hæfnisviðið getur litið öðruvísi út fyrir ýmsar stofnanir og ýmis verkefni, allt eftir því hvernig starfið er skipulagt.

Hvaða hæfni hefur þú mest þörf fyrir á skipulags- og hönnunarstigi verkefnisins – og hvers vegna?

Kafli 5

161

Hvaða hæfni hefur þú mest þörf fyrir á skipulags- og hönnunarstigi verkefnisins – og hvers vegna?

Kafli 5

162

Í hverju evrópsku verkefni, er aðeins einn verkefnisstjóri (samhæfingaraðili). Oftast byrjar verkefnisstjórahlutverkið með skipulagningu og hönnun verkefnisins og þegar verkefnið fær fjármögnun – er haldið áfram með því að leiða (samræma) framkvæmd verkefnisins.

Verkefnisstjóri og samstarfsaðili verkefnisins

Kafli 5

163

Þessi möguleiki er í boði fyrir menntastofnanir og starfsmenn þeirra/sjálfboðaliða innan Erasmus+ ætlunar Evrópusambandsins, lykilaðgerð 1.

Að vinna/sjálfboðaliðastarf í menntageiranum, frá og með leikskóla, í gegnum grunnskóla, framhaldsskóla, starfsmenntun, háskólanám og símenntun – þú hefur tækifæri til að taka þátt í starfsspeglun/þjálfunarnámskeiðum í öðrum Evrópulöndum.

Það eru mörg tækifæri, sérstaklega fyrir einstaklinga undir 30 ára, til að taka þátt í evrópskum verkefnum: sjálfboðaliðastarf, nám, starfsnám, þjálfun og námskeið, ungmennaskipti - þetta er allt opið fyrir þig. Það sem meira er, í flestum tilfellum geturðu fengið fjárhagsaðstoð frá Evrópuáætlunum til að taka þátt. Það er evrópskt net sem veitir ókeypis upplýsingar um öll þessi tækifæri, Eurodesk.

2) Byrjaðu að taka þátt í evrópsku verkefnunum – sem þátttakandi.

Skoðaðu evrópskar rannsóknarniðurstöður (2020) varðandi: árangur og áskoranir í evrópskri verkefnastjórnun og lykilhæfni sem er mikilvæg fyrir farsæla alþjóðlega verkefnastjóra - og þörfina fyrir stuðning sem þeir myndu búast við frá stjórnendum þeirra félagasamtaka sem þeir vinna fyrir.

Taktu þátt í FIRST Network viðburðunum. Þú getur fundið upplýsingar um komandi viðburði.

Lestu þessa handbók og gerðu verkefnin.

Skoðaðu svörin við algengustu spurningunum um alþjóðleg verkefni og samvinnu.

Talaðu við þá sem starfa sem evrópskir verkefnastjórar.

1) Fáðu betri mynd og skilning á því hvað starf evrópsks verkefnastjóra snýst um:

Byggt á fjölbreyttri reynslu og mismunandi störfum höfunda þessar handbókar - hér eru nokkur ráð um hvernig - og hvar - á að fá fyrstu reynslu þína:

Þjálfun og sjálfstýrðir námsmöguleikar í boði ESB

Hvenær, hvar og hvernig er hægt að uppfæra evrópska verkefnastjórnunarhæfni?

Kafli 5

164

Hafðu skapandi og opna nálgun við nám. Það er engin ein leið fyrir alla. Taktu þinn tíma. Njóttu. Haltu áfram að læra.

Byggðu upp þitt eigið tengslanet.

Haltu áfram að læra.

4) Hafa umsjón með fyrsta evrópska verkefninu þínu.

Leitaðu að námskeiðum og þjálfun – bæði á staðnum og á netinu. Taktu þátt í upplýsingafundum og námskeiðum á vegum styrktaraðilanna.

Sæktu viðburði og tengslaráðstefnur og hvettu stofnunina sem þú vinnur fyrir til að ganga í evrópskt tengslanet.

Lærðu með því að gera. Nýttu þér jafningjaráðgjöf, handleiðslu, rafræna handleiðslu, markþjálfun ... allt sem fyrirtækið sem þú vinnur fyrir býður upp á.

Byrjaðu á samstarfi við stofnun sem er í evrópskri samvinnu – sem starfsmaður/samstarfsmaður/sérfræðingur/sjálfboðaliði. Á meðan þú ert þar skaltu biðja um að skrá þig í evrópsk verkefni sem meðlimur/sérfræðingur í verkefnahópnum.

3) Byrjaðu að vinna að framkvæmd evrópsks verkefnis:

Byggt á fjölbreyttri reynslu höfunda þessarar handbókar - hér eru nokkur ráð um hvernig - og hvar - er best að byrja:

Þjálfun og sjálfsnám - námsmöguleikar í boði ESB

Hvenær, hvar og hvernig er hægt að uppfæra evrópska verkefnastjórnunarhæfni?

Kafli 5

165

Tengslamyndun. First Network

Kafli 5

• Aðgangur að sérfræðingum, upplýsingum, þekkingu
• Tækifæri til að finna nýja samstarfsaðila í verkefninu
• Tækifæri til að skiptast á reynslu, kynna nýjar hugmyndir, kynnast nýju fólki sem nær til nýrra markhópa og markhópa
• Tækifæri til að sameina krafta sína til að ná meiri áhrifum og árangri með starfseminni
• Stuðningur við kynningarstarfsemi, veita þjónustu, kynna niðurstöður verkefna; Samnýting góðra starfsvenja og þekkingar í mismunandi geirum
• Gagkvæm aðstoð, að fá stuðning og aukin áhrif á því sviði sem unnið er
• Að vinna sameiginlega að sameiginlegum hagsmunum; gæta sameiginlegra hagsmuna, efla skilning á mikilvægi starfseminnar og margt fleira

Að gerast meðlimur í evrópsku tengslaneti hefur marga kosti í för með sér, meðal annars:

166

Hlutverk FIRST Network er að styrkja getu borgaralegra samtaka og aðila sem starfa í fullorðinsfræðslugeiranum til að starfa á alþjóðlegum vettvangi, efla nýsköpun og getu til að laga sig að breytingum í nútímanum.

Skammstöfunin FIRST er fyrir: First International Realization Support Team Network.

FIRST Network er evrópskt net félagasamtaka sem starfa á sviði símenntunar. FIRST Network er svarið við þörfinni að aðgangi að sérfræðingum á sviði alþjóðlegrar samvinnu til að fá leiðbeiningar um hvernig eigi að leysa ákveðin vandamál, og takast á við áskoranir.

Þér er boðið að taka þátt í FIRST Network!

Kafli 5

Handbókin sem þú ert að lesa núna var þróuð af FIRST Network meðlimum.

167

FIRST Network er opið fyrir nýja meðlimi og aðila sem eru virkir á sviði frjálsrar fullorðinsfræðslu/símenntunar. Ef þú hefur áhuga á að vera meðlimur, vinsamlegast skoðaðu hér.

g) Samstarf við stefnumótendur og aðra hagsmunaaðila.

f) Samstarf við menntastofnanir og borgaralegt samfélag sem starfa í frjálsum fullorðinsfræðslugeiranum víðsvegar um Evrópu.

e) Þekkingarflutningur milli félagsmanna, í ýmsum myndum.

d) Stofnun og stuðningsvefsíðu(r)/netgátt(ir) tileinkuð eflingu alþjóðlegrar samvinnu.

c) Skipulag og kynning á fjöltyngdum viðburðum og útgáfu rita.

b) Skipulag málþinga, funda og fyrirlestra, vinnustofur með fræðimönnum og iðkendum.

a) Skipst á reynslu.

Þér er boðið að taka þátt í FIRST Network!

Kafli 5

Starfsemi FIRST Network er að:

168

The PM² certification

PRINCE2® Project Management Certifications

PMI Certifications

Viðurkenning og fullgilding hæfni – vottunarkerfi

Kafli 5

Hér eru nokkur viðurkenningar- og fullgildingarkerfi fyrir almenna hæfni á sviði verkefnastjórnunar, sem vottar hæfni verkefnastjórnunar:

169

Þú ert kominn í lok kafla 5. Nú ert þú tilbúin til að þróa þína eigin SMART áætlun um þróun persónulegrar hæfni. Við teljum að þetta muni hjálpa þér við að skipuleggja ferlið við að uppfæra hæfni þína á sviði evrópskrar verkefnastjórnunar.

SMART persónuleg hæfniþróun

Kafli 5

170

Nei

Já

Nei

Já

Nei

Já

Nei

Já

Nei

Gátlisti kafli 5:

Spurningar

Já

Ég veit hvaða hæfni ég hef nú þegar (og á hvaða stigi). Ég veit hvaða hæfni ég þarf að uppfæra fyrst.Ég veit hvers vegna/til hvers þarf ég að uppfæra ofangreinda hæfni. Ég vil/ég ákveð að uppfæra ofangreinda hæfni (frá og með núna...😊).Ég hef þróað SMART áætlun til að uppfæra hæfni

171

Einu sinni enn?

Ef þú hefur svarað „NEI“ þá „JÁ“ – gæti verið þess virði að lesa kaflann aftur.

172

Þú ert á réttri leið

frábært

173

SMART = Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Timely defined

þú gætir notað þríhyrninginn sem innblástur, en þú getur líka notað þín eigin orð...

1. MAT mitt á fyrra námi mínu á sviði evrópskrar verkefnastjórnunar

SMART persónuleg hæfniþróun

Verkefni

Spurningar

174

SMART = Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Timely defined

þú gætir notað þríhyrninginn sem innblástur, en þú getur líka notað þín eigin orð...

1. Mat á fyrra námi mínu á sviði evrópskrar verkefnastjórnunar

SMART persónuleg hæfniþróun

Verkefni

Spurningar

175

SMART = Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Timely defined

þú gætir notað þríhyrninginn sem innblástur, en þú getur líka notað þín eigin orð...

1. Mat á fyrra námi mínu á sviði evrópskrar verkefnastjórnunar

SMART persónuleg hæfniþróun

Pratical assignments:

Question

176

2. Fyrir skipulagningu, hönnun og framkvæmd verkefnisins: Í verkefnissamstarfinu geta samstarfsaðilar samþykkt að nota annað tungumál sem er algengt, td. frönsku, þýsku eða öðru.

2. 3/5 hæfni sem ég þarf að uppfæra

SMART persónuleg hæfniþróun

Verkefni

Spurningar

177

2. 3/5 hæfni sem ég þarf að uppfæra

SMART persónuleg hæfniþróun

Verkefni:

Spurningar

178

2. 3/5 hæfni sem ég þarf að uppfæra

SMART persónuleg hæfniþróun

Verkefni

Spurningar

179

2. 3/5 hæfni sem ég þarf að uppfæra

SMART persónuleg hæfniþróun

Verkefni:

Spurningar

180

2. 3/5 hæfni sem ég þarf að uppfæra

SMART persónuleg hæfniþróun

Verkefni:

Spurningar

181

2. 3/5 hæfni sem ég þarf að uppfæra

SMART persónuleg hæfniþróun

Verkefni

Spurningar

182

2. 3/5 hæfni sem ég þarf að uppfæra

SMART persónuleg hæfniþróun

Verkefni

Spurningar

183

2. 3/5 hæfni sem ég þarf að uppfæra

SMART persónuleg hæfniþróun

Verkefni

Spurningar

184

Punktar og viðaukar

SMART = Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Timely defined

3. ÁÆTLUNIN MÍN um persónulega hæfniþróun

SMART persónuleg hæfniþróun

Verkefni

Spurningar

185

Þú hefur lokið við að lesa handbókina!!

Til hamingju!

186

Borgaraleg félagasamtök (CSO) eru hvers konar samtök sem ekki eru rekin í hagnaðarskyni og eru skipulögð á innlendum eða alþjóðlegum vettvangi.

Borgaraleg félagsamtök (CSO)

Boð frá framkvæmdastjórn Evrópusambandsins eða fyrir hennar hönd um að leggja fram, innan tiltekins frests, umsókn sem eiga við þau markmið sem stefnt er að og uppfylla tiltekin skilyrði.

Opið fyrir umsóknir

04

05

Þegar verkefnisumsókn er samþykkt hjá Erasmus+ verður stofnunin að skrifa undir samning við Landsskrifstofuna sem samþykkti verkefnið. Hafi umsókn verið lögð fram fyrir hönd annarra samstarfsaðila sem taka þátt geta þeir orðið með-styrkþegar.

Styrkþegi

Allar stofnanirr sem eiga aðild að verkefninu og/eða hópar, einstaklingar og félagasamtök sem leggja fram umsókn um styrk. Umsækjendur geta sótt um hver fyrir sig eða fyrir hönd annarra stofnana sem taka þátt í verkefninu.

Umsækjandi

Hluti af þeirri vinnu sem inna á af hendi á meðan á verkefninu stendur. Hún einkennist af tímaramma, kostnaði og leiðum til fjármögnunar

Starfsemi eða aðgerð

02

01

03

Orðalisti

187

Um er að ræða athafnir, sem standa yfir ótímabundið, sem eru notaðar til að skilgreina lotur í verkefninu. Áfangar geta farið saman við kynningarfundi, skýrslugerð, atburði o.s.frv.

Áfangar

Eigindlegir eða tölulegir mælikvarðar sem eru notaðir til að mæla árangur

Vísar

09

10

Auðkenni stofnunarinnar (OID) auðkennir stofnunina þína meðal allra þeirra stofnana sem taka þátt í Erasmus+ og samstöðuhópsins sem landsbundnar skrifstofur stjórna. Þú getur notað auðkenni (OID) fyrirtækisins þíns þegar þú óskar eftir faggildingu eða styrk hjá Erasmus+ sem landsskrifstofur hafa umsjón með.

ID eða OID (Auðkenni eða kennimerki þjónustu)

Verkfæri í verkefnastjórnun sem gefur myndræna útlistun á tímalínu verkefnaáætlunarinnar

Tímaáætlun (Gantt-kort)

Kynning á niðurstöðum sem fengust við framkvæmd verkefnisins

Markaðssetning

07

06

08

Orðalisti

188

Umsóknarform, á stafrænu formi, sem fylla skal út til að taka þátt í umsóknarferlinu, inniheldur lýsingu á verkefninu, fjárhagsáætlun, GANNT áætlun og hugsanlegum viðaukum.

Umsóknareyðublað verkefnis (rafrænt)

16

Fyrri reynsla merkir þekking, færni eða hæfni sem aflað er með formlegri eða óformlegri menntun sem fellur ekkert endilega undir hatt hins formlega menntakerfis.

Fyrri reynsla

Það sem verkefnið gefur af sér. Þetta er áþreifanleg þjónusta eða vara sem verkefnið skilar af sér.

Afurðir

14

15

Eru áhrifin sem verkefnið býr til

Niðurstöður

Þau geta verið almenn og sértæk og tákna tilgang verkefnisins, það sem verið er að vinna að.

Markmið

Ein eða fleiri stofnanir, sem bera ábyrgð á að halda utan um framkvæmd áætlunarinnar á landsvísu, í aðildarríki eða þriðja landi, sem tekur þátt í áætluninni. Í hverju landi geta verið ein eða fleiri landskrifstofur.

Landsskrifstofur

12

11

13

Orðalisti

189

Skoðaðu styrkleika þína, veikleika og markmið. Markmiðið er að bera kennsl á og þjálfa hæfni til að bæta sig og setja síðan skýr markmið fyrir hvert og eitt. Það er best að markmiðin innihaldi raunhæfa tímaáætlun.

Áætlun um þróun eigin hæfni

22

Tæki til að gerir starfsfólki kleift að ígrunda hvernig eigin hæfni, þekkingi og færni samsvarast við hæfniviðmið ákveðins starfs

Sjálfsmat á móti hæfniviðmiðum

Með því er átt við stjórnun mögulegra atburða eða aðstæðna sem eru utan þess sem verkefnastjóri getur séð fyrir eða stýrt og gætu haft neikvæð áhrif á verkefnið

Að takast á við áhættur

20

21

Greining eða mat á þáttum sem hafa eða gætu haft áhrif á framvindu eða lokaniðurstöðu verkefnisins

Áhættugreining

Samstarfsaðilar eru þeir sem aðilar í verkefninu sem ekki fara með verkefnastjórnun en eru samt fullgildir aðilar að verkefninu

Samstarfsaðili

Verkefnastjóri er fagmaður sem leiðir fólk og sér til þess að verkefnið sé unnið skv. áætlun.

Verkefnastjóri

18

17

19

Orðalisti

190

Verkefnapakki samanstendur af nokkrum verkefnum sem hafa öll sama markmið og með sameiginlega tengingu.

Verkefnapakkar (WP)

26

Verkefnapakkar (WP) innihalda mörg verkefni. Hvert og eitt verkefni er tímasett og miðar að því að uppfylla lokamarkmið.

Verkefni

Allir einstaklingar/stofnanir sem geta haft áhrif á verkefnið eða sem verkefnið getur haft áhrif á.

Hagsmunaaðilar

Allir einstaklingar/stofnanir sem geta haft áhrif á verkefnið eða sem verkefnið getur haft áhrif á.

Hagsmunaaðilar

24

23

25

Orðalisti

191

e) Ráðleggingar um löggildingar- og viðurkenningarkerfi fyrir evrópska verkefnastjóra sem starfa í borgaralegum samtökum sem þróaðar eru innan AER-V.

d) Algengar spurningar á FIRST Network Portal.

c) "Leiðbeiningar og sviðsmynd fyrir innleiðingu handleiðslu- og rafrænna leiðbeinendakerfa sem styðja alþjóðlega samvinnu og þróun í 3. geira fullorðinsfræðslustofnunum".

b) „Lykilhæfni og þarfir fyrir stuðning. Skýrsla II um alþjóðlega verkefnastjórnun í borgaralegu samfélagi fullorðinsfræðslu“.

a) „Árangur og áskoranir. Skýrsla I um alþjóðlega verkefnastjórnun í borgaralegu samfélagi fullorðinsfræðslu“.

The 1stTIPPM ("First time international projects realisers support network"):

Kafli 5

Kafli 4

3. Ef þú ert tilbúin að finna félaga þá gætir þú leitað á síðum sem auglýsa eftir félögum í verkefni.

2. Ef þú ert nú þegar búin að skrá stofnunina þína , þá hefst leit að félögum.

1. Vinsamlegast skráðu samtökin þín á þessari vefsíðu! Ef þú ert ekki með EPALE reikning, þá er ekkert mál að stofna hann.

Kafli 3:

Viðbótarefni og námsefni

192

Ungverjaland

Portúgal

Ítalía

Ísland

Pólland

Markmiðið með þessum stuttu hugleiðingum er að sýna fram á fjölbreytileika evrópsku verkefnanna, fjölbreytileika viðfangsefna.

STUTT VIÐTÖL OG HUGLEIÐINGAR FYRIR VERKHLUTA

Stutt viðtöl