BOLETÍN 10 PD 2023

• Verificar qué documentos se pueden eliminar o en dónde deben ser archivados.
• Retirar ganchos y objetos metálicos innecesarios de los documentos.
• Notificar si detectas humedad, goteras o insectos en el archivo.

RECUERDA:

10

Elabora un índice de contenidos utilizando el número de folio y ubícalo en la portada de la carpeta: Folio 1 = acta reunión 28/05/2022 Folio 2 = informe de auditoría Folio 3 = planilla mes mayo

Asigna un número en la esquina superior derecha de cada documento con lápiz

Elabora un manual o un documento con instrucciones para que el siguiente encargado del archivo tenga conocimiento sobre tu metodología de organización.

Cuando utilices papel de reciclaje, verifica si en él aparecen datos personales y ráyalos para proteger la información de los demás.

• Organiza tus documentos cronológicamente (los más antiguos se ubican al final de la carpeta)
• Puedes organizarlos por asuntos o por tipo de documento. En caso de que un documento tenga anexos, déjalos seguidos.
• Escanea los documentos importantes para garantizar su conservación. Organízalos en carpetas por años y asuntos para facilitar la consulta.
• Haz copia de seguridad en una nube.

Usar carpetas en mal estado

Consumir alimentos o bebidas cuando estés manejando documentación

Dejar que entre luz solar directa a los documentos

Legajar demasiados documentos en una sola carpeta

No debes:

Organización y digitalización

Manual de gestión documental

Índice de contenidos

Ocultar datos personales en papel reutilizable

Foliación

para evitar la pérdida de información

Gestión documental