PRISE EN CHARGE FORMATION

TPE/PME : Réaliser la prise en charge de la formation du salarié

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TPE/PME : Réaliser la prise en charge la formation du salarié

objectifs

D'identitifer les dispositifs de prise en charge de la formation du salarié

De définir le besoin de l'entreprise dans son contexte

De réaliser la demande de prise en charge et son suivi

Durée : 4 heures

TPE/PME : Réaliser la prise en charge de la formation du salarié

Réaliser la demande sur la plateforme de l'OPCO

L'entreprise et son contexte

Le cadre de la formation professionnelle

Pour une meilleure compréhension, il vous est recommandé de réaliser ces modules de formation dans l'ordre indiqué.

Cliquez sur le Numéro pour accéder au module concerné

TPE/PME : Réaliser la prise en charge la formation du salarié

La formation professionnelle et son contexte règlementaire

Rôle et Missions des OPCO

La formation du salarié

La loi "Avenir Professionnel"

Pour une meilleure compréhension, il vous est recommandé de réaliser ces modules de formation dans l'ordre indiqué.

- La loi "Avenir Professionnel"

Obligation de l'employeur de former ses salariés pour :

• S'adapter au poste de travail

• Etre maintenu dans l'emploi

• Réaliser les formations obligatoires de certains métiers

A l'initiative du salarié

Le CPF

Compte Personnel de Formation

Projet de Transition Professionnelle

• Remplace le CIF

(Compte Individuel de formation)

• Objectif ==> Changer de métier

• Formations Certifiantes

Les OPCO

Fonds mutualisés

Parfois, pas d'avance de trésorerie

La loi Avenir professionnel

Le système français de la formation a subi depuis 2018 une profonde transformation. La loi « Avenir professionnel » a produit ces dernières années d’importants changement dans la formation :

De nouveaux dispositifs de formation et la transformation des anciens

De nouveaux opérateurs (France Compétences) et acteurs (OPCO)

Le CPF directement accessible par les bénéficiaires

La norme QUALIOPI imposée aux Organismes de Formation (OF)

La collecte des contributions à la formation transférée aux URSSAF par le biais de la DSN

La loi Avenir professionnel

Pour ce qui concerne les entreprises

L'accès aux fonds mutualisés des OPCO est réservé aux

Entreprises de moins de 50 salariés

Et plus particulièrement, aux

Entreprises de moins de 11 salariés

Les entreprises de plus de 50 salariés n'ont qu'un accès aux dispositifs conventionnels et ce, pour les formations prioritaires pour les branches de référence.

La formation du salarié

Cotisations employeur

Obligation de l'employeur

Les entretiens professionnels

En complément...

Le Plan de Développement des Compétences (PDC)

Cliquez sur chaque partie pour accéder au contenu concerné

Une obligation de formation pour l'employeur

Si la formation du Salarié est un droit pour celui-ci, elle est aussi une obligation pour l'employeur.

Définition d'une obligation de formation sur une période de 6 années, hors formation obligatoire (formations sécuritaires ou certifiantes ex. Caces(R))

En vertu de l’article Article L6321-1 du Code du travail, l’employeur est tenu de faire évoluer ses collaborateurs afin de garantir leur employabilité et leur adaptation. L’ employeur se doit également de maintenir la capacité de ses salariés à occuper un emploi, même lorsque leur poste de travail ne l’exige pas.

Une obligation de formation pour l'employeur

Si la formation du Salarié est un droit pour celui-ci, elle est aussi une obligation pour l'employeur.

La formation reste aujourd’hui le moyen le plus sollicité pour maintenir et développer l’employabilité du collaborateur.

Aussi, les entreprises ont l’obligation de consacrer une partie de leur budget à la formation de leurs collaborateurs. Cette obligation est concrétisée par une participation à la formation professionnelle, dont le montant dépend de l’effectif de l’entreprise et de la masse salariale.

Cotisations employeur

Depuis peu, la collecte de cette contribution à la formation est réalisée par le biais de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) sur une base mensuelle.

Depuis Janvier 2022

0,55 % de masse salariale brute

Plus, si :

• contribution conventionnelle (de branche)
• ou volontaire libre (non mutualisée à l'OPCO)

Entreprise jusqu'à 10 salariés

Les entretiens professionnels

L'entretien annuel d'évaluation

L'évaluation prend souvent la forme d'un entretien annuel entre le salarié et son supérieur hiérarchique pour faire un bilan du travail accompli et faire le point sur la réalisation des objectifs. Une grille d'appréciation peut servir de support à l'entretien. La convention collective peut prévoir l'obligation pour l'employeur de remettre un compte-rendu écrit au salarié. Si c'est le cas, le salarié n'est pas obligé de le signer. Le salarié n'est pas autorisé à être assisté par un représentant du personnel pendant l'entretien.

L'entretien professionnel réalisé tous les 2 ans

Il est obligatoire pour les salariés de plus de 2 ans d’ancienneté. Il vise à cerner les perspectives d’évolution professionnelle (changement de poste, nouvelles responsabilité, mobilité…) et récolte les besoins en formation.

C'est aussi une obligation au retour de certains congés du salariés ayant généré une interruption : congé maternité - congé pour adoption - congé de proche aidant - congé sabbatique - période de mobilité volontaire - arrêt maladie de plus de 6 mois - mandat syndical.

Le bilan à 6 ans

Obligatoire tous les 6 ans, cet entretien récapitule le parcours professionnel du salarié. On y vérifie que le salarié a bien réalisé une formation ou acquis une certification professionnelle dans ce laps de temps.

L’employeur doit, ainsi, maintenir ou développer l’employabilité de ses salariés afin de lutter contre l’obsolescence des compétences. Le salarié reste, cependant, l’acteur principal de son projet professionnel, par son initiative personnelle et son implication.

Le plan de développement des compétences

Le plan de développement des compétences ou PDC, qui remplace le plan de formation depuis le 1er janvier 2019, recense l’ensemble des actions de formation mises en place par l’employeur pour ses salariés, dont certaines sont obligatoires (article L 6321-2 du code du travail).

Objectif professionnel

Action de formation

Parcours pédagogique

Côté Employeur

L’élaboration d’un plan de développement des compétences peut concerner toutes les entreprises quelle que soit leur taille. La mise en œuvre ou non d’un plan de développement des compétences relève de la décision pleine et entière de l’employeur, après consultation des représentants du personnel.

Côté Salarié

Tout salarié peut être visé par une action de formation prévue par le plan de développement des compétences de son entreprise.

Le départ en formation est alors assimilé à l’exécution normale de son contrat de travail. Il ne peut pas s’y opposer (sauf cas particuliers) : la demande de l’employeur relève de son pouvoir de direction, ne pas s’y soumettre peut être qualifié de faute professionnelle pouvant justifier, le cas échéant, un licenciement.

Mise en oeuvre du PDC

• Tous les salariés peuvent suivre des formations dans le cadre du plan de l'employeur. Il n'y a pas de condition d'ancienneté.

• Il en est de même pour les salariés en alternance (contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation).

• L'employeur est libre de choisir les salariés qu'il souhaite faire bénéficier d'une formation.

• Cependant, ce choix ne peut pas présenter de critères discriminants (par exemple : l'âge, l'origine ethnique, la situation familiale).

À noter : Le salarié peut, à son initiative, demander à son employeur de suivre une formation à inscrire au plan. L’employeur doit alors donner son accord pour ce faire.

Les formations du PDC

Action de formation obligatoire

Il s'agit de toute action de formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'un texte (exemples : convention internationale, une loi, un décret).

À noter :

Le refus du salarié de suivre la formation constitue une faute pouvant en justifier le licenciement.

Action de formation non obligatoire

Elle regroupe toutes les actions facultatives à l'initiative de l'employeur. Le refus de suivre cette formation ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement.

Bilan de compétences et Validation des Acquis de l'Expérience (VAE)

Le plan de développement des compétences peut également prévoir des actions de bilan de compétences et de validation des acquis de l'expérience (VAE). L’accord du salarié est nécessaire pour suivre ces actions.

Cliquez sur la question posée pour en obtenir la réponse

Le temps de formation compte-t-il comme temps de travail ?

L'employeur doit-il reconnaître les compétences acquises en formation ?

En complément...

Cliquez sur l'étiquette pour en découvrir le contenu.

Qui peut l'utiliser ?

Pour quelles formations ?

Qui peut l'utiliser ?

Comment est-il alimenté ?

Peut-il abonder le PDC ?

- Rôle et Missions des

1er avril 2019 - Loi Avenir Professionnel

11 OPCO

20 OPCA

Opérateurs de Compétences

Organismes Paritaires Collecteurs Agréés

Les OPCO (Opérateurs de compétences) sont donc des organismes agréés par l’Etat découlant de groupements de branches professionnelles. Ils ont pour objectifs d’accompagner les entreprises de - 50 salariés dans leurs besoins en formation et financer l’apprentissage. Au nombre de 11, les OPCO couvrent l’ensemble des branches professionnelles.

Rôle

Chargés d'accompagner la formation professionnelle

Missions

• Financer l’apprentissage,
• Aider les branches à construire les certifications professionnelles
• Accompagner les PME pour définir leurs besoins en formation.

Les OPCO interviennent dans le financement de :

• La formation en alternance ( contrat d’apprentissage ou de professionnalisation )
• Le dispositif Pro-A qui facilite la reconversion professionnelle,
• Le plan de développement des compétences (frais pédagogiques, de déplacement, de restauration, d’hébergement et maintien des rémunérations des salariés).

Côté Entreprise

Une entreprise n’a en principe qu’un OPCO. Celui-ci est déterminé par la branche professionnelle de laquelle elle dépend, ou tout simplement par son code APE ou sa convention collective. L’adhésion à un OPCO est obligatoire dès le premier salarié.

La formation professionnelle et son contexte règlementaire

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LE CADRE DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE

Quiz

Répondez aux 5 questions suivantes...

QUESTION N° 1

La loi pour "la liberté de choisir son avenir professionnel" a été promulguée le

5 septembre 2018

5 septembre 2014

5 septembre 2019

Vrai !

Loi N° 2018-771 du 5 septembre 2018 "pour la liberté de choisir son avenir professionnel"

Question suivante

QUESTION N°2

L'entretien professionnel obligatoire a lieu à quelle fréquence ?

2 ans

6 ans

1 an

Vrai !

L'entretien professionnel est obligatoire pour les salariés de plus de 2 ans d'ancienneté. Il a bien lieu tous les 2 ans et vise à cerner les perspectives d'évolution professionnelle (changement de poste, nouvelles responsabilités, mobilité...) et récolte les besoins en formation.

Question suivante

QUESTION N°3

Les formations concernées par la PDC (Plan de Développement des Compétences) sont :

• Les formations obligatoires,
• Les formations non obligatoires,
• les bilans de compétences et la V.A.E.

• Les formations obligatoires et
• Les formations non obligatoires

• Les formations non obligatoires
• Les Bilans de compétences et la V.A.E.

Vrai !

Question suivante

QUESTION N°4

Le taux de la contribution formation des entreprises de moins de 11 salariés est de

0,40 % de la masse salariale brute

1 % de la masse salariale brute

0,55 % de la masse salariale brute

Vrai !

Question suivante

QUESTION 5 of 5

Le CPF (Compte Personnel de Formation) a remplacé :

Le CIF

Le DIF

Le PDC

Vrai !

Le CPF remplace en effet le DIF qui était le Droit Individuel à la Formation, actif jusqu'au démarrage du CPF le 1er janvier 2019.

Fin

Merci de votre participation !

TPE/PME : Réaliser la prise en charge la formation du salarié

L'entreprise et son contexte

Adhérer à l'OPCO de sa branche

Le financement par son OPCO

Les frais de la formation du salarié

Cliquez sur chaque partie pour accéder au contenu concerné

Adhérer à l'OPCO de sa branche

L’adhésion à un OPCO est obligatoire dès le premier salarié. Une entreprise n’a généralement qu’un OPCO. Celui-ci est déterminé par la branche professionnelle de laquelle elle dépend, ou tout simplement par son code APE ou sa convention collective.

Adhérer à l'OPCO de sa branche

Le code NAF ou APE correspond à l’activité de l’entreprise enregistrée auprès de l’INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques). Cette activité principale de l’entreprise est couverte par une convention collective, texte règlementaire additionnel d’une branche par rapport au code du travail, plus global. Le code NAF / APE figure obligatoirement sur le contrat de travail et le bulletin de salaire ainsi que le code IDCC ou le nom de la convention collective.

Code APE / NAF

7112B

Exemple

ACTIVITE Bureaux d'études techniques, cabinets d'ingénieurs-conseil et sociétés de conseils

Code APE / NAF

7112B

IDCC 1486

Convention collective

Identifier l'OPCO de l'entreprise

Si vous ne connaissez pas l’OPCO dont votre entreprise dépend, vous pouvez consulter le site du ministère du travail :

https://www.travail-emploi.gouv.fr

La table de correspondance des OPCO avec les Conventions collectives – IDCC y est accessible.

Cliquez ici pour accéder au site

Liste des 11 OPCO

Survolez le logo avec la souris pour en découvrir les secteurs de compétence

Quelques exemples...

Entreprise du bâtiment

Artiste - Interprète

Quel financement par l'OPCO ?

Les conditions de financement varient selon l’activité au sein de la branche, le type de formation concernée dans le Plan de Développement des Compétences (PDC) et l’effectif salarié de l’entreprise (- de 11 salariés et de 11 à 49). De plus, des services complémentaires peuvent être proposés par l’OPCO, par exemple l’accès à une plateforme proposant des formations à des prix négociés pour les adhérents. Enfin, la prise en charge peut varier également pour les frais annexes des formations ainsi que pour les salaires.

Exemples de barèmes 2022

Concerne le PDC pour les entreprises de moins de 50 salariés

Interrogez votre OPCO

Pour connaître le barême exact du financement mobilisable par votre OPCO et pour votre projet de formation, vous devez alors prendre contact directement avec votre OPCO et leur soumettre votre besoin !

Ce qu'il faut savoir...

Votre entreprise a un budget défini, la plupart du temps, pour le financement des formations. Une fois ce budget épuisé, plus aucune prise en charge ne pourra se faire. En revanche, si votre budget n’est pas utilisé au cours de l’année, il sera définitivement perdu.

Ce qu'il faut savoir...

Enfin, selon la période de l’année où intervient votre demande, le budget global de l’OPCO peut ne pas lui permettre, s’il est trop entamé ou épuisé, de prendre en charge votre besoin.

Les financements par les OPCO sont alimentés par la Contribution Unique à la Formation Professionnelle et à l’Apprentissage (CUFPA). Cependant, la crise sanitaire de 2020 a généré la montée en charge de l’activité partielle dans les entreprises. La baisse de la masse salariale a donc impacté la contribution à la formation et les budgets des OPCO ont diminué. Ainsi, certains Opco peuvent être amenés à suspendre leur financements !

Les frais de la formation du salarié

Quand un salarié part en formation à l'initiative de l'entreprise, on distingue 2 catégories de coûts engendrés, soit :

Le coût pédagogique

Les frais annexes

Le coût pédagogique

Induits par toutes les catégories de la formation :

• actions de formation certifiantes ou qualifiantes
• autres actions de formation
• bilans de compétences
• validation des acquis de l'expérience (VAE)

• formations de groupe

Cela concerne l'ensemble des coûts liés une formation qui sont relatifs à l'organisme de formation ou est dispensé la formation. Ils englobent ainsi la rémunération des formateurs, les supports pédagogiques ou encore la préparation des contenus des programmes de formation... Pour certaines formations, on y ajoutera les frais d'inscription, et les frais éventuellement générés par l'accès à l'évaluation.

Les frais annexes à la formation

Ce sont tous les autres frais générés par l'action de former le salarié. Cela comprend :

• le déplacement

Attention : Les barêmes de remboursement sont pré-définis ou limités par les OPCO. Renseignez-vous avant d'engager vos dépenses !

• la restauration

• l'hébergement

Les frais annexes à la formation

Les frais avancés pas les salariés (ex. Repas...), sont remboursés au salarié, par l'entreprise, sur présentation des factures (impératif). Puis, l'entreprise intégre ces frais dans sa demande de prise en charge faite à son OPCO. Les OPCO demandent alors la conservation de toutes les factures concernées, par l'entreprise, en cas de contrôle.

Les frais annexes à la formation

Ces frais font également l'objet de la prise en charge par l'OPCO, selon ses conditions définies au préalable.

Certains OPCO prennent en charge les frais d'avion depuis les régions d'Outre-mer, à raison d'un billet A/R par an, et sous la condition que la formation ne soit pas dispensée sur le territoire d'origine (comme l'OPCO EP).

Il est alors recommandé d'interroger votre OPCO avant toute avance de frais liés à la formation !

Autres frais annexes à la formation

Les frais de garde d'enfants ou de parents à charge

Les coûts supportés par le ou la stagiaire sont pris en charge dès lors que la formation se déroule en tout ou partie hors temps de travail.

Autres frais annexes à la formation

L'allocation de formation

Si la formation se déroule en dehors du temps de travail, une allocation de formation d'un montant égal à 50 % de la rémunération nette de référence du salarié est versée par l'employeur.

Cette allocation peut être prise en charge par votre OPCO, selon des conditions pré-définies.

Autres frais annexes à la formation

Les frais spécifiquement liés à l'alternance

• Frais de repas et d'hébergement versés au CFA
• Frais de déplacement pour les apprentis ultra-marins
• Frais pour une mobilité internationale

L'entreprise et son contexte

Votre module est presque terminé

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Vous devez maintenant réaliser le quizz d'évaluation !

Accéder à l'évaluation

Vous avez terminé le module 2 - Merci de bien vouloir réaliser ce quizz afin d'en mesure l'atteinte des objectifs.

QUIZ

L'entreprise et son OPCO

Démarrer

1/8

Le code NAF

Le KBIS

Quel est le code qui définit la Convention collective de l'entreprise ?

Le code IDCC

+ info

1/8

Bonne réponse

qUESTION SUIVANTE

2/8

Les entreprises de moins de 50 salariés

Uniquement les entreprises de moins de 11 salariés

Les financements mutualisés des OPCO concernent

Les entreprises de plus de 50 salariés

2/8

Bonne réponse

Les entreprises de moins de 50 salariés peuvent accéder aux financements mutualisés des OPCO pour la prise en charge des actions de formation du PDC et particulièrement les entreprises de moins de 11 salariés.

Question suivante

3/8

www.travail-emploi.gouv.fr

www.justice.gouv.fr

Où peut-on trouver la table de correspondance des OPCO avec la convention collective ?

www.cci.fr

3/8

Bonne réponse

Le site du ministère du travail : www.travail-emploi.gouv.fr affiche, en effet, la table de correspondance des OPCO avec les Conventions collectives (IDCC).

question suivante

4/8

Récupérer le reliquat pour l'entreprise

Si vous n'avez pas utilisé l'intégralité du budget alloué à votre entreprise par son OPCO, vous pouvez...

Dommage ! C'est perdu !

Demander le report du reliquat sur l'année suivante

4/8

Bonne réponse

Votre entreprise a un budget défini, la plupart du temps, pour le financement des formations. Une fois ce budget épuisé, plus aucune prise en charge ne pourra se faire. En revanche, si votre budget n’est pas utilisé au cours de l’année, il sera définitivement perdu.

QUESTION SUIVANTE

5/8

Oui, si la formation n'existe pas localement et pour certains OPCO, dans la limite d'un billet par an.

Oui, sans condition.

Le salarié prend l'avion depuis un DOM pour suivre une formation en Hexagone. Le billet d'avion peut-il faire l'objet d'un remboursement par l'OPCO de l'entreprise ?

Non, les billets d'avion ne sont pas pris en charge par les OPCO.

5/8

Bonne réponse

Pour les résidents des DOM, les billets d'avion sont remboursés sur la base d'un billet en classe économique, à la condition qu'aucune offre de formation identique n'existe localement.

question suivante

6/8

Les supports pédagogiques - le salaire du formateur et la préparation de la formation

Les frais annexes comprennent :

L'hébergement et la restauration du salarié en formation

L'hébergement - la restauration - les déplacements - autres frais selon le cas

6/8

Bonne réponse

Les frais annexes sont les frais réels de restauration, d'hébergement et de déplacement réglés par l'entreprise. Les justificatifs sont à conserver par l'employeur en cas de contrôle.

QUESTION SUIVANTE

7/8

Toutes les factures réglées par le salarié pour suivre la formation.

Le relevé des frais réglés par elle-même en conservant à disposition les justificatifs.

Que doit fournir l'entreprise pour justifier les frais pédagogiques à son OPCO ?

La note de frais du salarié.

7/8

Bonne réponse

Les frais qui seront remboursés sont ceux réglés par l'entreprise. Si tout ou partie des frais sont avancés par le salarié (exemple : factures de restauration), l'entreprise remboursera le salarié par le biais de la note de frais dûment justifiée par les factures correspondantes et rajoutera les frais réglés directement par elle-même (facture d'hôtel par exemple).

QUESTION SUIVANTE

8/8

Aucune. Les OPCO ne remboursent pas les frais de garde d'enfants.

Sous quelle condition les frais de garde d'enfants peuvent-ils être remboursés par l'OPCO ?

Si la formation a lieu hors du temps de travail du salarié

Si la formation est réalisée pendant les horaires de travail du salarié

8/8

Bonne réponse

Les frais de garde d'enfants (ou de parents à charge) du ou de la stagiaire sont pris en charge dès lors que la formation se déroule en tout ou partie hors temps de travail.

SUIVANT

Félicitations !

Vous avez franchi cette nouvelle étape. Il ne reste plus que le 3ème module.

Bonne continuation !

suivant

TPE/PME : Réaliser la prise en charge la formation du salarié

Réaliser la demande de prise en charge sur la plateforme de l'OPCO

Ce module vous est présenté sous forme de maquette. En effet, plusieurs modalités d'apprentissage y étant intégrées, il est, à ce moment, plus judicieux d'aborder sa structuration selon les modalités définies.

Maquettage du module 3 :

Réaliser sa demande de prise en charge

Schéma de l'organisation du module 3

Séquence 4

Séquence 1

Séquence 2

Séquence 3

Fiche de synthèse

Mon espace OPCO

CAS PRATIQUE FINAL : Réaliser individuellement une demande prise en charge de formation

Evaluation : Quizz

Evaluation : Jeu d'étiquettes

Cas pratique : Créer son espace attitré sur le portail web de son OPCO

Merci de votre attention.

J'espère que cette maquette vous a plu. Moi, je suis convaincue que vous avez déjà des idées de formations ou de modules à organiser de la sorte.

Mon conseil : Jouez de la multimodalité. C'est, en réalité, une variation des modes d'apprentissage, de temps, de lieux et de supports, qui intègrent plus ou moins le numérique, et qui interagissent pour le seul objectif pédagogique.

Je suis à votre disposition pour tout échange !

Isabelle

(+596) 0696 91 42 31

contact@iseconsulting.fr

www.iseconsulting.fr