Mein Notariat

Notare

Claus Ulbrich & Mikolaj Pogorzelski LL.M.

(Havard)

START

Präsentation von: Michelle Starosta

Inhaltsverzeichnis

1. Grunddaten 2. Organisationsstruktur 2.1 Zusammenschluss 2.2 Leitungssystem 2.3 Aufgabenverteilung 2.4 Postausgang 2.5 System am Empfang3. Mein Aufgabenbereich 4. Mein Fazit zur Ausbildung

Grunddaten

• Am 24. Juli 1920 eröffnete das Notariat

zum ersten Mal-> ist somit das älteste Notariat in Solingen

• Hat seinen Amtssitz seit 1991 in der Goerdelerstraße 66 in 42651 Solingen
• die Schwerpunkte liegen in diesem Notariat überwiegend beim:

- Immobilienrecht- Erbrecht-> Einzelne Sacharbeiter haben auch andereSchwerpunkte (Familien-/Gesellschaftsrecht)

Grunddaten

Reinhard Rathscheck 1920 - 1952

Notare

Eugen Laux 1952 - 1956

Sozietät

Rolf Langenbruch 1956 - 1976

Dr. Karl-Otto Haarhaus 1961 - 1996

Wolfram Manstein 1996 - 2020

Dr. Rolf Petzoldt 1976 - 1996

Mikolaj Pogorzelski 2020 - jetzt

Claus Ulbrich 1996 - jetzt

Organisationsstruktur

2.1 Form des Zusammenschlusses

• Mein Notariat ist eine Sozietät, also eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

- Geschäftsführung führen beide Notare gemeinschaftlich aus - Sie vertreten das Notariat gemeinsam - Sie tragen den gemeinsamen Namen "Notare Claus Ulbrich & Mikolaj Pogorzelski GbR" => haften aber nicht gemeinschaftlich und gesamtschuldnerisch!! Beide haben eine Berufshaftpflichtversicherung die sie beide bei Berufsfehlern absichert.

Organisationsstruktur

2.2 Leitungssystem

• Das Notariat organisiert seine Leitung in Form eines Einliniensystems

-> jede Stelle bekommt von der unmittelbar vorgesetzten Stelle Anweisungen + Vorteile: übersichtlicher Aufbau und klare Dienstwege - Nachteile: oft lange Kommunikationswege und starke Belastung derjenigen die entscheiden müssen

ORganisationsstruktur

2.2 Organigramm unseres Büros

Notare Ulbrich und Pogorzelski

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Bürovorsteherin

Buchhaltung

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Notar- ander- konten

Sach- bear- beiter

Steuer- berater

Post + Empfang

Mahn- wesen

Archiv

<----

Azubi (Ich)

---->

*die Namen wurden aus datenschutzrechtlichen Gründen geändert

OrganisAtionsstruktuR

2.3 Aufgabenverteilung

Frau Hartmann

Frau Simon, Frau Kraft, Frau Strauss, Frau Gast

Frau Pansen, Frau Wolke, Frau Wagner

Frau Mayer

Frau Bohne, Frau Briese, Frau Henkel

Frau Betac

Herr Bohne

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-Archivar

- Bürovorsteherin - Ausbilderin - Schwerpunkt: Handels-/ Gesellschaftsrecht

- Sachbearbeiter - Schwerpunkte: Immobilienrecht Nachlass

- Volljuristin- Schwerpunkt Familienrecht

- Abwicklung - Empfang

- Mahnwesen

- Konten -Steuerberater Notaranderkonten

OrganisationsstruktuR

Schritt 1:

2.4 Unsere Postausgangsbearbeitung

• Im ersten Schritt legen wir die Schreiben, die wir gefertigt haben, in das jeweilige Fach von dem zu unterschreibenden Notar

LOREM IPSUM

= Herr Ulbrichs Fach

= Herr Pogorzelskis Fach

=> zu diesem Zeitpunkt hatte Herr Ulbrich schon all seine Post unterschrieben und in das Postzimmer. (Schritt 2) gelegt. => Herr Pogorzelski hatte die Post noch nicht unterschrieben.

Organisationsstruktur

Schritt 2:

2.4 Unsere Postausgangsbearbeitung

• Die Notare sortieren die Post dann in sechs mögliche Fächer ein:

1. Gutachterausschuss2. Stadt Solingen 3. Finanzamt 4. allgemeine Post * 5. Grundbuchamt 6. Stadt-Sparkasse Solingen

2.

1.

3.

4.

5.

6.

*allgemeine Post war zu dem Zeitpunkt schon rausgegangen

=> diese Taktik dient dem Vorteil, dass häufige Empfänger in einem Briefumschlag mehrere Schreiben erhalten können, was für das Notariat auch ein deutetest Kostenersparnis mit sich bringt.

Organisationsstruktur

Schritt 3:

2.4 Unsere Postausgangsbearbeitung

• Als nächstes sortieren wir alle Briefe in verschiedene Größen und das unterschiedliche Gewicht ein, um die passenden Briefumschläge dafür zu finden.

= kleine Briefumschläge (0,85€)

= mittlere Briefumschläge (1,00€)

= große Briefumschläge (1,60€)

Organisationsstruktur

Schritt 4:

2.4 Unsere Postausgangsbearbeitung

• An diesem Ort werden unsere Briefe

1. gefalzt 2. kuvertiert und

3. frankiert

• Dieser Ort ist außerdem wie eine Kontrollstation. Bevor irgendein Brief eingetütet wird, kontrollieren wir, ob auch wirklich alle Schreiben ggf. nebst Anlagen unterschrieben worden, ob es eventuell Einschreiben sind oder ob der Brief vielleicht ins Ausland gehen soll.

Organisationsstruktur

Schritt 5:

2.4 Unsere Postausgangsbearbeitung

• Als letztes werden alle Briefe in rote Umschläge mit der Aufschrift "sofort öffnen" (s. Bild Schritt 4) gesteckt und auf diesen Tresen gelegt.

=> eine unserer Empfangsdamen nimmt sie dann mit zum Briefkasten der Post, wo sie gegen 18 Uhr abgeholt werden => die Einschreiben bringt sie jedoch sofort zur Post!

Organisationsstruktur

Der Empfang

2.5 Unser System am Empfang

• Bei uns am Empfang sitzt immer nur eine Empfangsdame, welche je nach Wochentag variiert

• Die Empfangsdame

- nimmt die Klienten in Empfang, leitet sie ins Wartezimmer und kopiert ihre Ausweise - geht an das Telefon wann immer es klingelt, leitet die Klienten an die zuständigen Sachbearbeiter weiter oder schreibt Telefonnotizzettel - kümmert sich um die Akten, wo an dem Tag die Beurkundung stattfindet

Organisationsstruktur

Telefonnotiz

2.5 Unser System am Empfang

• Der Telefonnotizzettel ist bei uns wie folgt aufgebaut:

1. "z.Hd." => für welchen Sachbearbeiter?

2. "Anruf von" => Name und ggf. Firma vom Anrufer sowie das Datum

3. "Nummer" => Telefon-/Faxnummer oder Email

4. "Sache" => das Aktenzeichen/UR- bzw. UVZ-Nr. oder eine neue Sache

5. "Ankreuzen" => verschiedene Ankreuzmöglichkeiten wie "Fragen zum Sachstand/zur Rechnung/zum Entwurf", "zu erledigen ist noch Übersendung Entwurf. oder Rechnung/Rückruf"

6. "Sonstiges" => jegliche Anmerkungen wie eine neue Adresse, einen Erreichbarkeitszeitraum etc.

Organisationsstruktur

Termine

2.5 Unser System am Empfang

• Unser Terminkalender ist dreigeteilt

1. Herr Ulbrichs Kalender

2. Herr Pogorzelskis Kalender

3. Kalender für die Mitarbeiter

So sieht es aus, wenn man beispielsweise bei Herrn Pogorzelski am 13. Oktober 2022 um 11:15 Uhr einen einstündigen Termin einträgt.

Mein auFgabenbereich

Generelle Aufgaben von mir

Allgemein habe ich folgende Aufgaben

• Unterschriftsbeglaubigungen
• Löschungsanträge
• Elektro-/Handakten anlegen
• Grundbuchauszüge versenden
• Entwürfe versenden
• Termine vereinbaren
• Entwürfe für Generalvollmachten fertigen
• Rubrum + Grundbuchstand in Entwurf einfügen

• Empfang (Mittwoch 8 - 12:30 Uhr)
• Posteingang/-ausgang

Mein Aufgabenbereich

Beispiel Tagesabläufe

Mittwoch

Freitag

08:00 - 09:00 Schwierigkeiten klären

08:00 - 12:30 Empfang

12:30 - 14:15 Pause

09:00 - 10:30 Schreiben für Sachbearbeiter fertigen

14:15 - 15:00 Posteingang bearbeiten

10:30 - 12:30 eigene Sachen (Beglaubigungen, Termine, Entwürfe etc.)

15:00 - 16:00 Löschungen vorbereiten

12:30 - 14:15 Pause

14:15 - 15:00 Posteingang bearbeiten

16:00 - 17:30 neue Sachen vorbereiten

17:30 - 18:00 Postausgang bearbeiten

15:00 bis 17:00 eigene Sachen (s. oben)

17:00 bis 18:00 Postausgang bearbeiten

FAZIT

zu meiner Ausbildung

Abschließend lässt sich am Ende meiner Präsentation über mein Notariat sagen, dass ich mit meinem Aufgabenbereich sehr zufrieden bin. Ich komme gut mit der Organisationsstruktur klar, die Abläufe sind logisch für mich und als oberste Priorität steht immer meine Förderung, was ich sehr schätze. Die aus dem BP-Unterricht erlernten Themen haben mir gezeigt, dass ich sehr zufrieden sein kann, dass die Arbeit in meinem Notariat so geregelt abläuft.

Außerdem spendiert unser Chef uns des Öfteren Eis :)

Danke für Ihre Aufmerksamkeit !