Mein Notariat

Präsentation von: Michelle Starosta

(Havard)

Notare

START

Claus Ulbrich &Mikolaj Pogorzelski LL.M.

1. Grunddaten2. Organisationsstruktur2.1 Zusammenschluss2.2 Leitungssystem2.3 Aufgabenverteilung2.4 Postausgang2.5 System am Empfang3. Mein Aufgabenbereich4. Mein Fazit zur Ausbildung

Inhaltsverzeichnis

Grunddaten

• Am 24. Juli 1920 eröffnete das Notariat

zum ersten Mal-> ist somit das älteste Notariat in Solingen

• Hat seinen Amtssitz seit 1991 in der Goerdelerstraße 66 in 42651 Solingen
• die Schwerpunkte liegen in diesem Notariat überwiegend beim:

- Immobilienrecht- Erbrecht-> Einzelne Sacharbeiter haben auch andereSchwerpunkte (Familien-/Gesellschaftsrecht)

Notare

Grunddaten

Mikolaj Pogorzelski 2020 - jetzt

Claus Ulbrich 1996 - jetzt

Wolfram Manstein 1996 - 2020

Dr. Rolf Petzoldt 1976 - 1996

Dr. Karl-Otto Haarhaus 1961 - 1996

Rolf Langenbruch 1956 - 1976

Sozietät

Eugen Laux 1952 - 1956

Reinhard Rathscheck 1920 - 1952

• Mein Notariat ist eine Sozietät, also eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

- Geschäftsführung führen beide Notare gemeinschaftlich aus- Sie vertreten das Notariat gemeinsam - Sie tragen den gemeinsamen Namen "Notare Claus Ulbrich & Mikolaj Pogorzelski GbR"=> haften aber nicht gemeinschaftlich und gesamtschuldnerisch!! Beide haben eine Berufshaftpflichtversicherung die sie beide bei Berufsfehlern absichert.

2.1 Form des Zusammenschlusses

Organisationsstruktur

• Das Notariat organisiert seine Leitung in Form eines Einliniensystems

-> jede Stelle bekommt von der unmittelbar vorgesetzten Stelle Anweisungen + Vorteile: übersichtlicher Aufbau und klare Dienstwege - Nachteile: oft lange Kommunikationswege und starke Belastung derjenigen die entscheiden müssen

2.2 Leitungssystem

Organisationsstruktur

Azubi(Ich)

Steuer-berater

Notar-ander-konten

Post +Empfang

Archiv

Mahn-wesen

Sach-bear-beiter

Buchhaltung

Bürovorsteherin

Notare Ulbrich und Pogorzelski

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2.2 Organigramm unseres Büros

ORganisationsstruktur

-Archivar

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- Konten-SteuerberaterNotaranderkonten

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- Mahnwesen

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- Abwicklung - Empfang

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- Volljuristin- SchwerpunktFamilienrecht

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- Sachbearbeiter - Schwerpunkte:Immobilienrecht Nachlass

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Herr Bohne

Frau Mayer

Frau Betac

Frau Bohne, Frau Briese,Frau Henkel

Frau Pansen, Frau Wolke,Frau Wagner

Frau Simon, Frau Kraft, Frau Strauss, Frau Gast

- Bürovorsteherin- Ausbilderin- Schwerpunkt: Handels-/Gesellschaftsrecht

Frau Hartmann

*die Namen wurden aus datenschutzrechtlichen Gründen geändert

2.3 Aufgabenverteilung

OrganisAtionsstruktuR

=> zu diesem Zeitpunkt hatte Herr Ulbrich schon all seine Post unterschrieben und in das Postzimmer. (Schritt 2) gelegt.=> Herr Pogorzelski hatte die Post noch nicht unterschrieben.

= Herr Pogorzelskis Fach

= Herr Ulbrichs Fach

• Im ersten Schritt legen wir die Schreiben, die wir gefertigt haben, in das jeweilige Fach von dem zu unterschreibenden Notar

2.4 Unsere Postausgangsbearbeitung

OrganisationsstruktuR

Schritt 1:

LOREM IPSUM

=> diese Taktik dient dem Vorteil, dass häufige Empfänger in einem Briefumschlag mehrere Schreiben erhalten können, was für das Notariat auch ein deutetest Kostenersparnis mit sich bringt.

*allgemeine Post war zu dem Zeitpunkt schon rausgegangen

1. Gutachterausschuss2. Stadt Solingen3. Finanzamt4. allgemeine Post *5. Grundbuchamt6. Stadt-Sparkasse Solingen

6.

5.

4.

3.

2.

1.

• Die Notare sortieren die Post dann in sechs mögliche Fächer ein:

Schritt 2:

2.4 Unsere Postausgangsbearbeitung

Organisationsstruktur

= große Briefumschläge (1,60€)

= mittlere Briefumschläge (1,00€)

= kleine Briefumschläge (0,85€)

• Als nächstes sortieren wir alle Briefe in verschiedene Größen und das unterschiedliche Gewicht ein, um die passenden Briefumschläge dafür zu finden.

2.4 Unsere Postausgangsbearbeitung

Organisationsstruktur

Schritt 3:

3. frankiert

• An diesem Ort werden unsere Briefe

• Dieser Ort ist außerdem wie eine Kontrollstation. Bevor irgendein Brief eingetütet wird, kontrollieren wir, ob auch wirklich alle Schreiben ggf. nebst Anlagen unterschrieben worden, ob es eventuell Einschreiben sind oder ob der Brief vielleicht ins Ausland gehen soll.

1. gefalzt 2. kuvertiert und

2.4 Unsere Postausgangsbearbeitung

Organisationsstruktur

Schritt 4:

=> eine unserer Empfangsdamen nimmt sie dann mit zum Briefkasten der Post, wo sie gegen 18 Uhr abgeholt werden=> die Einschreiben bringt sie jedoch sofort zur Post!

• Als letztes werden alle Briefe in rote Umschläge mit der Aufschrift "sofort öffnen" (s. Bild Schritt 4) gesteckt und auf diesen Tresen gelegt.

2.4 Unsere Postausgangsbearbeitung

Organisationsstruktur

Schritt 5:

• Bei uns am Empfang sitzt immer nur eine Empfangsdame, welche je nach Wochentag variiert

• Die Empfangsdame

- nimmt die Klienten in Empfang, leitet sie ins Wartezimmer und kopiert ihre Ausweise- geht an das Telefon wann immer es klingelt, leitet die Klienten an die zuständigen Sachbearbeiter weiter oder schreibt Telefonnotizzettel- kümmert sich um die Akten, wo an dem Tag die Beurkundung stattfindet

Der Empfang

2.5 Unser System am Empfang

Organisationsstruktur

6. "Sonstiges" => jegliche Anmerkungen wie eine neue Adresse, einen Erreichbarkeitszeitraum etc.

5. "Ankreuzen" => verschiedene Ankreuzmöglichkeiten wie "Fragen zum Sachstand/zur Rechnung/zum Entwurf", "zu erledigen ist noch Übersendung Entwurf. oder Rechnung/Rückruf"

4. "Sache" => das Aktenzeichen/UR- bzw. UVZ-Nr. oder eine neue Sache

3. "Nummer" => Telefon-/Faxnummer oder Email

2. "Anruf von" => Name und ggf. Firma vom Anrufer sowie das Datum

1. "z.Hd." => für welchen Sachbearbeiter?

• Der Telefonnotizzettel ist bei uns wie folgt aufgebaut:

Telefonnotiz

2.5 Unser System am Empfang

Organisationsstruktur

So sieht es aus, wenn man beispielsweise bei Herrn Pogorzelski am 13. Oktober 2022 um 11:15 Uhr einen einstündigen Termin einträgt.

3. Kalender für die Mitarbeiter

2. Herr Pogorzelskis Kalender

1. Herr Ulbrichs Kalender

• Unser Terminkalender ist dreigeteilt

Termine

2.5 Unser System am Empfang

Organisationsstruktur

• Unterschriftsbeglaubigungen
• Löschungsanträge
• Elektro-/Handakten anlegen
• Grundbuchauszüge versenden
• Entwürfe versenden
• Termine vereinbaren
• Entwürfe für Generalvollmachten fertigen
• Rubrum + Grundbuchstand in Entwurf einfügen

• Empfang (Mittwoch 8 - 12:30 Uhr)
• Posteingang/-ausgang

Allgemein habe ich folgende Aufgaben

Generelle Aufgaben von mir

Mein auFgabenbereich

17:00 bis 18:00 Postausgang bearbeiten

15:00 bis 17:00 eigene Sachen (s. oben)

14:15 - 15:00 Posteingang bearbeiten

12:30 - 14:15 Pause

10:30 - 12:30 eigene Sachen (Beglaubigungen, Termine, Entwürfe etc.)

09:00 - 10:30 Schreiben für Sachbearbeiter fertigen

08:00 - 09:00 Schwierigkeiten klären

17:30 - 18:00 Postausgang bearbeiten

16:00 - 17:30 neue Sachen vorbereiten

15:00 - 16:00 Löschungen vorbereiten

14:15 - 15:00 Posteingang bearbeiten

12:30 - 14:15 Pause

08:00 - 12:30 Empfang

Freitag

Mittwoch

Beispiel Tagesabläufe

Mein Aufgabenbereich

Außerdem spendiert unser Chef uns des Öfteren Eis :)

Abschließend lässt sich am Ende meiner Präsentation über mein Notariat sagen, dass ich mit meinem Aufgabenbereich sehr zufrieden bin. Ich komme gut mit der Organisationsstruktur klar, die Abläufe sind logisch für mich und als oberste Priorität steht immer meine Förderung, was ich sehr schätze. Die aus dem BP-Unterricht erlernten Themen haben mir gezeigt, dass ich sehr zufrieden sein kann, dass die Arbeit in meinem Notariat so geregelt abläuft.

zu meiner Ausbildung

FAZIT

Danke für Ihre Aufmerksamkeit !