ORAL

Noémie CADELYMarina CHARENTONAdelaide DE SALES CUNHAÖznur ÖZKARA

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Définition du projet :

Contextualisation du projet

Conduite du projet

Forum du Futur Etudiant
Un évènement tout public
Bachelor Universitaire de Technologie
Par qui le FFE est-il dirigé ?

Projet à mener

Organiser la communication, la logistique, l'animation et la gestion du forum.

Objectifs

Quantitatifs :

Entre 2 500 et 3 000 étudiants.

Qualitatifs :

Veiller à bien organiser l'arrivée des exposants et des lycéens.
Veiller à la gestion du projet, suivre son aspect financier.
Faire découvrir le BUT
Préserver une bonne image
Apporter de la visibilité
Garantir la satisfaction

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

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Définition du projet :

Contextualisation du projet

Contraintes

Durée prévisionelle

14 octobre 2021
19 mai 2022

Les acteurs

Internes à la gestion :

Etudiantes de 1ère année BUT GEA et 2ème année DUT GEA.
Enseignants-tuteurs.
CIO de Brive.

Externes à la gestion :

Exposants,
Rectorat de Limoges,
Mairie de Brive.

Financières :

Budget global de 19 000€
Trouver un financement

Humaines :

Demander de l'aide

Cheffe de projet

Adelaide DE SALES CUHNA

Planification des tâches

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

Organisationelles :

Organiser en moins de 2 mois

Matérielles :

Vérification des akilux

Juridiques :

Contrôler le pass, masque
Suivre les règles comptables,
Respecter la charte graphique

Contextualisation du projet

Planification des tâches :

WBS général

Work Breakdown Structure

Découper le projet en sous-ensembles

Organisé sous forme d'aborescence

Cartographie des risques

Evaluer la gravité et probabilité des risques

Gérer les risques inhérents au projet

Un risque par commission :

Animation : problème technique lié au vidéoprojecteur
Communication : temps imparti pour réaliser les supports
Logistique : akilux ne sont pas prêts à temps
Gestion : retards d'inscriptions des exposants

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

GANTT

Communication

Cahier des charges,
L'imprimeur Maugein,

Communiquer avec les médias,
Demande de financement

Logistique

Relation avec la sécurité,
Accrochage des banderoles,
Nouvelle signalétique.

Gestion Financière

Les stands,
Les recettes et dépenses,
Les participants.

Animation

Communication,
Animation stand,
Déroulement des activités,
Stand.

Bilan par commission :

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

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Définir le cahier des charges

Nos supports : flyers, affiches, bars à eau, plans.

Inspiration des affiches des années précédentes.

Thème de l'année le Bachelor Universitaire de Technologie BUT

respect des couleurs du BUT institutionnel,
image de chapeau de diplômé

Contacter l'imprimeur Maugein

Livraison initialement prévue le 8 novembre mais finalement retardée.

Des bars à eau qui n'ont pas pu être installés : inscription faussée "plan au dos des flyers".

La commission communication :

Myriam SASSOU-MESSAN et Noémie CADELY

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

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Communiquer avec les médias

Contact avec Simon SOULACROIX, commercial pour le journal La Montagne.

Choix de diffusion publicitaire sur les réseaux sociaux (publicité apparaissant sur Youtube, Instagram).

Alimentation des profils Facebook et Instagram.
Résultat : les visiteurs nous ont dit nous avoir vus sur Youtube et Instagram, les enquêtes qui n'ont pas pu être exploitées.

Demande de financement

Rédaction du dossier de partenariat :

Définition du projet
Partenariat recherché
Apports mutuels : besoin d'espace avec deux tables

Financement obtenu à hauteur de 1000€

La commission communication :

Myriam SASSOU-MESSAN et Noémie CADELY

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

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Relation avec la sécurité

Contrôle du pass prévu et mis dans le contrat.

Agents de sécurité arrivés avec 1h30 de retard et dans l'incapacité de contrôler les pass.

Etudiants bénévoles ont pris le relais.

Accrochage des banderoles

Prise de contact avec la Croix Rouge et le collège Cabanis

Installation sur les grilles

La commission logistique :

Elisa BORIE et Adelaide DE SALES

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

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Nouvelle signalétique dans l'espace

Ballons de couleur pour repérer les stands par rapport au plan.

Trois ballons par stand.

Meilleur repérage dans l'espace selon les visiteurs.

La commission logistique :

Elisa BORIE et Adelaide DE SALES

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

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Communiquer

Création de flyers, affiches.

Création d'un logo pour les tee shirts.

Création d'une enquête de satisfaction auprès des visiteurs et des exposants.

Animation du stand

Création d'un Kahoot et diaporama.

Achat de goodies pour les gagnants.

La commission animation :

Christilla AFONSO et Marina CHARENTON

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

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Déroulement des activités

Présentation du BUT avec le diaporama

Kahoot sur le BUT

Goodies pour les gagnants

Animation du stand

Présence de certains étudiants du projet FFE et de BUT1 (bénévoles).

Environ 100 participations pour le Kahoot

La commission animation :

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

Christilla AFONSO et Marina CHARENTON

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Les stands :

102 stands vendus.

Pourcentage de stands d'établissements privés et publics sur un total de 86 exposants.

La commission gestion financière :

Estelle DEBAUD et Öznur ÖZKARA

19,77%

Public

Privé

80,23%

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

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Les recettes :

Un budget total 19 000€.

La commission gestion financière :

Estelle DEBAUD et Öznur ÖZKARA

Les dépenses :

15% de subvention

75%de vente

36,91%

La logistique

20,12%

La sécurité et transports

42,97%

La communication

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

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Les participants :

Répartition par département :

La commission gestion financière :

Estelle DEBAUD et Öznur ÖZKARA

La Corrèze

Sur un total de 4386 lycéens en Corrèze

Sur un total de 4025 lycéens dans le Lot

La Dordogne

Sur un total de 7636 lycéens en Dordogne

92,08%

4,88%

3,04%

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

Le Lot

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L'analyse des écarts

Objectifs atteints

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

Communication : écart date de livraison des supports

Logistique : écart date de commande des Akilux

Conclusion du projet

Difficultés :

Compétence 1

AC 1, 2 et 3

Compétence 2

AC 2, 3 et 4

Compétence 3

AC 1, 2, 3 et 4

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

Organisationnelles

Délai, situation urgente
Imprévus du jour-J
Délai d'inscription

Communicationnelles

Internes (pas d’échanges instantanés), externes (avec l'imprimeur)

Matérielles

Questionnaires de satisfaction
Gestion des stands, de la salle et des Akilux

Acquisition de compétences :

Préconisations et Pérennisations :

Pérénnisations :

Bonne dynamique de travail pour le forum : motivation

Se réunir régulièrement

Bracelets si jamais on retrouve les pass sanitaires

Ballons dans les stands

Étudiants bénévoles pour aider à l’installation

Pas d’espace de restauration : permet une coupure entre midi et 14h, gain de place.

Préconisations :

Demander les logos auprès des structures

Revoir les dépenses en communication

Repousser la date du forum

Mettre une date délai pour les inscriptions

Disposition des stands

Gestion des flux des visiteurs

Conclusion du projet

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

Merci pour votre attention

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Difficultés

Préconisations et Pérénnisations

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