ORAL

Commencer

Noémie CADELYMarina CHARENTON Adelaide DE SALES CUNHA Öznur ÖZKARA

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

• Quantitatifs :
• Entre 2 500 et 3 000 étudiants.

• Qualitatifs :
• Veiller à bien organiser l'arrivée des exposants et des lycéens.
• Veiller à la gestion du projet, suivre son aspect financier.
• Faire découvrir le BUT
• Préserver une bonne image
• Apporter de la visibilité
• Garantir la satisfaction

Objectifs

• Organiser la communication, la logistique, l'animation et la gestion du forum.

Projet à mener

• Forum du Futur Etudiant
• Un évènement tout public
• Bachelor Universitaire de Technologie
• Par qui le FFE est-il dirigé ?

Conduite du projet

Contextualisation du projet

Définition du projet :

• Organisationelles :
• Organiser en moins de 2 mois
• Matérielles :
• Vérification des akilux
• Juridiques :
• Contrôler le pass, masque
• Suivre les règles comptables,
• Respecter la charte graphique

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

Planification des tâches

• Adelaide DE SALES CUHNA

Cheffe de projet

• Financières :
• Budget global de 19 000€
• Trouver un financement
• Humaines :
• Demander de l'aide

• Internes à la gestion :
• Etudiantes de 1ère année BUT GEA et 2ème année DUT GEA.
• Enseignants-tuteurs.
• CIO de Brive.
• Externes à la gestion :
• Exposants,
• Rectorat de Limoges,
• Mairie de Brive.

Les acteurs

• 14 octobre 2021
• 19 mai 2022

Durée prévisionelle

Contraintes

Contextualisation du projet

Définition du projet :

GANTT

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

• Evaluer la gravité et probabilité des risques

• Gérer les risques inhérents au projet

• Un risque par commission :
• Animation : problème technique lié au vidéoprojecteur
• Communication : temps imparti pour réaliser les supports
• Logistique : akilux ne sont pas prêts à temps
• Gestion : retards d'inscriptions des exposants

Cartographie des risques

• Work Breakdown Structure

• Découper le projet en sous-ensembles

• Organisé sous forme d'aborescence

WBS général

Planification des tâches :

Contextualisation du projet

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

Bilan par commission :

• Communication,
• Animation stand,
• Déroulement des activités,
• Stand.

Animation

• Les stands,
• Les recettes et dépenses,
• Les participants.

Gestion Financière

• Relation avec la sécurité,
• Accrochage des banderoles,
• Nouvelle signalétique.

Logistique

• Cahier des charges,
• L'imprimeur Maugein,

• Communiquer avec les médias,
• Demande de financement

Communication

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

Myriam SASSOU-MESSAN et Noémie CADELY

La commission communication :

• Livraison initialement prévue le 8 novembre mais finalement retardée.

• Des bars à eau qui n'ont pas pu être installés : inscription faussée "plan au dos des flyers".

Contacter l'imprimeur Maugein

• Nos supports : flyers, affiches, bars à eau, plans.

• Inspiration des affiches des années précédentes.

• Thème de l'année le Bachelor Universitaire de Technologie BUT
• respect des couleurs du BUT institutionnel,
• image de chapeau de diplômé

Définir le cahier des charges

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

Myriam SASSOU-MESSAN et Noémie CADELY

La commission communication :

• Rédaction du dossier de partenariat :
• Définition du projet
• Partenariat recherché
• Apports mutuels : besoin d'espace avec deux tables

• Financement obtenu à hauteur de 1000€

Demande de financement

• Contact avec Simon SOULACROIX, commercial pour le journal La Montagne.

• Choix de diffusion publicitaire sur les réseaux sociaux (publicité apparaissant sur Youtube, Instagram).

• Alimentation des profils Facebook et Instagram.
• Résultat : les visiteurs nous ont dit nous avoir vus sur Youtube et Instagram, les enquêtes qui n'ont pas pu être exploitées.

Communiquer avec les médias

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

Elisa BORIE et Adelaide DE SALES

La commission logistique :

• Prise de contact avec la Croix Rouge et le collège Cabanis

• Installation sur les grilles

Accrochage des banderoles

• Contrôle du pass prévu et mis dans le contrat.

• Agents de sécurité arrivés avec 1h30 de retard et dans l'incapacité de contrôler les pass.

• Etudiants bénévoles ont pris le relais.

Relation avec la sécurité

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

Elisa BORIE et Adelaide DE SALES

La commission logistique :

• Ballons de couleur pour repérer les stands par rapport au plan.

• Trois ballons par stand.

• Meilleur repérage dans l'espace selon les visiteurs.

Nouvelle signalétique dans l'espace

10

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

Christilla AFONSO et Marina CHARENTON

La commission animation :

• Création d'un Kahoot et diaporama.

• Achat de goodies pour les gagnants.

Animation du stand

• Création de flyers, affiches.

• Création d'un logo pour les tee shirts.

• Création d'une enquête de satisfaction auprès des visiteurs et des exposants.

Communiquer

Christilla AFONSO et Marina CHARENTON

11

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

La commission animation :

• Présence de certains étudiants du projet FFE et de BUT1 (bénévoles).

• Environ 100 participations pour le Kahoot

.

Animation du stand

• Présentation du BUT avec le diaporama

• Kahoot sur le BUT

• Goodies pour les gagnants

Déroulement des activités

12

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

80,23%

Privé

Public

19,77%

Estelle DEBAUD et Öznur ÖZKARA

La commission gestion financière :

• 102 stands vendus.

• Pourcentage de stands d'établissements privés et publics sur un total de 86 exposants.

Les stands :

13

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

La communication

42,97%

La sécurité et transports

20,12%

La logistique

36,91%

75% de vente

15% de subvention

Les dépenses :

Estelle DEBAUD et Öznur ÖZKARA

La commission gestion financière :

• Un budget total 19 000€.

Les recettes :

Le Lot

14

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

3,04%

4,88%

92,08%

Sur un total de 7636 lycéens en Dordogne

La Dordogne

Sur un total de 4025 lycéens dans le Lot

Sur un total de 4386 lycéens en Corrèze

La Corrèze

Estelle DEBAUD et Öznur ÖZKARA

La commission gestion financière :

• Répartition par département :

Les participants :

• Logistique : écart date de commande des Akilux

• Communication : écart date de livraison des supports

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Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

• Objectifs atteints

L'analyse des écarts

Acquisition de compétences :

• Organisationnelles
• Délai, situation urgente
• Imprévus du jour-J
• Délai d'inscription

• Communicationnelles
• Internes (pas d’échanges instantanés), externes (avec l'imprimeur)

• Matérielles
• Questionnaires de satisfaction
• Gestion des stands, de la salle et des Akilux

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Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

• Compétence 1
• AC 1, 2 et 3
• Compétence 2
• AC 2, 3 et 4
• Compétence 3
• AC 1, 2, 3 et 4

Difficultés :

Conclusion du projet

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Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

Conclusion du projet

• Demander les logos auprès des structures

• Revoir les dépenses en communication

• Repousser la date du forum

• Mettre une date délai pour les inscriptions

• Disposition des stands

• Gestion des flux des visiteurs

Préconisations :

• Bonne dynamique de travail pour le forum : motivation

• Se réunir régulièrement

• Bracelets si jamais on retrouve les pass sanitaires

• Ballons dans les stands

• Étudiants bénévoles pour aider à l’installation

• Pas d’espace de restauration : permet une coupure entre midi et 14h, gain de place.

Pérénnisations :

Préconisations et Pérennisations :

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Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

Merci pour votre attention