OCCE 2A - GESTION de Coop

Bienvenue dans l'Association Départementale OCCE de Corse du Sud

Gestion d'une Coopérative scolaire

Clairement

Comment ça se passe ?Des explications claires Un accès aux ressources et documents nécessaires

Concrètement

Entrez, c'est par ici !

Coopérativement

GESTION d'une coopérative scolaire

Foire Aux Questions

Assurance de la coopérative

Organisation générale

Intervenants extérieurs

Retkoop

Comptabilité en ligne

Espèces et chèques

Recettes Dépenses

Régie d'avance

Fonctionnement des classes

Obligations juridiques

Cotisation

et Participation volontaire

Subventions et dons

Légal ou illégal ?

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Organisation générale

Pour la tenue de la comptabilité, il nous paraît intéressant d’adopter l’organisation matérielle suivante :

Ouvrir un classeur ANNUEL coop

Les PIÈCES JUSTIFICATIVES

Créer à l'intérieur les onglets suivants :

sont classées dans un ordre défini, c'est-à-dire selon leur ordre d'émission

• Documents de synthèse (Bilan, ...)
• Justificatifs de recettes
• Justificatifs de dépenses (Factures)
• Relevés bancaires
• Régie d'avance (si besoin)
• Justificatifs de caisse (si besoin)

On aura donc une numérotation du type :

• pour les dépenses : D1, D2, D3, etc.
• pour les recettes : R1, R2, R3, etc.

Ouvrir un classeur PERMANENT

Cette numérotation est ANNUELLE

Créer à l'intérieur les onglets suivants :

À chaque rentrée scolaire, on recommence au n°1. On peut éventuellement ajouter l'année scolaire devant, sous la forme 20../20.. D1 ou 20../20.. R1, etc.

• Organisation
• Statuts et réglement intérieur
• Délégation de signature
• Inventaire de biens
• Assurances
• Documentations reçues

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RETKOOP

Les Plus

Outil en ligne de gestion

de votre Coopérative

et de votre COMPTABILITE

de la gestion en ligne

Engagement

Cahier

Adhésion

du mandataire

de COMPTABILITE

à l'OCCE

Retkoop

S'y rendre

Vous les avez égarés ?

Vous disposez

• d'un identifiant du type 02A...
• d'un mot de passe

memento vENTILATION

Contactez nous : ad2a@occe.coop

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Chèques et espèces

Généralités

Les recettes et dépenses doivent être justifiées

Une coopérative scolaire ne peut pas avoir de carte bancaire

• Celles en espèces doivent être inscrites dans le cahier de comptabilité Retkoop dans la colonne "Caisse"
• Celles en chèques doivent être inscrites dans la colonne du compte bancaire ("Banque postale" ou Banque populaire")

(sur décision du Conseil d'Administration, afin de ne pas surcharger la responsabilité du mandataire en cas de perte de la carte bancaire)

NB : La régie d'avance permet aux enseignants de ne pas avoir à faire l'avance pour leurs achats (notamment sur Internet).

Toute recette perçue par la Coopérative scolaire doit être remise en banque telle quelle :

• en espèces si elle a été perçue en espèces
• en chèques si elle a été perçue en chèques

+ info

Dépenses

Recettes

Généralités

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Chèques et espèces

Recettes

à télécharger

Participation volontaire des parents

Recettes dues à une vente de produits

ATTESTATION DE DON

Remplir un Relevé de recettes et le conserver comme Pièce Justificative. La validation doit être faite par deux personnes (dont le mandataire).

• Un Reçu pour les parents doit être rempli et remis à ces derniers.
• Un Relevé de recettes doit être renseigné et conservé comme Pièce Justificative. La validation doit être faite par deux personnes (dont le mandataire).

Reçu pour les parents

Relevé de recettes

Recettes dues à l'organisation d'une manifestation, d'une sortie ...

Don de personnes extérieures

Remplir une Attestation de don et la transmettre à l'Association Départementale de Corse du Sud pour qu’elle puisse vous fournir un Cerfa officiel de Reçu pour don comme Pièce Justificative.

Remplir un Relevé de recettes et le conserver comme Pièce Justificative. La validation doit être faite par deux personnes (dont le mandataire).

Espèces - arrêté de caisse

Dépenses

Recettes

Généralités

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Chèques et espèces

Dépenses

Dépense sans justificatif

à télécharger

Dans le cas d'une dépense

• pour laquelle il n'est pas possible d'obtenir une facture (ex. : un achat en brocante)
• et uniquement pour de petites sommes,

vous pouvez établir très exceptionnellement un Titre de dépense qui sera votre Pièce Justificative. (Ce peut aussi être un reçu par la personne qui reçoit le somme en brocante)

Toute dépense (chèque ou espèces), doit être recensée dans le cahier de comptabilité de la plateforme Retkoop La caisse en espèces doit fonctionner comme le compte bancaire, avec un suivi (facture, etc.)

Titre de dépense (PDF)

Titre de dépense (EXCEL)

Dépenses

Recettes

Généralités

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Régie d'avance

Télécharger la pièce justificative

La régie d'avance est un outil qui permet aux enseignants (non-mandataires) de pouvoir gérer un petit budget destiné au fonctionnement de leurs classes, sans avoir à avancer eux-mêmes de l'argent.

Outre le côté pratique de la gestion de la coopérative, c'est un outil qui permet aux élèves de pouvoir gérer l'argent de leur classe.

Par exemple

Attention !

Concrètement

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Régie d'avance

Attention !

Concrètement

Par exemple

En maternelle, les enseignants font souvent de petits achats pour faire la cuisine. Au primaire, certains enseignants font leurs achats sur Internet et utilisent leur carte bancaire.

Nota Bene :

Une Coopérative scolaire ne peut pas avoir de carte bancaire (sur décision du Conseil d'Administration, afin de ne pas surcharger la responsabilité du mandataire en cas de perte de la carte bancaire). La régie d'avance permet aux enseignants de ne pas avoir à faire l'avance pour leurs achats (notamment sur Internet).

Au lieu de demander un remboursement à chaque fois, il peut être décidé, en Conseil de Coopérative, que chaque classe reçoive un budget.

La limite maximum conseillée pour ce budget est de 150€

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Régie d'avance

Attention !

Par exemple

Concrètement

Pendant l'année

En juin

Au départ

Les comptes sont faits afin de savoir si :

Le mandataire fait un chèque d'avance de la somme choisie et le donne à l'enseignant (qui le dépose sur son compte personnel).

L'enseignant fait ses petits achats et tient un cahier de compte avec tous ses tickets de caisse.

- la Coopérative donne à l'enseignant un supplément (lorsque l'enseignant a dépensé plus que la somme versée au départ et qu'il y a été prélablement autorisé)

- l'enseignant doit rendre de l'argent (lorsque la somme de départ n'a pas été entièrement dépensée)

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Régie d'avance

Par exemple

Concrètement

Attention !

Les achats doivent rester dans le cadre juridique de la Coopérative scolaire et servir le projet pédagogique.

La régie d'avance doit obligatoirement apparaître dans le cahier de comptabilité dans la colonne "Régie d'avance".

Cf. "9. Ressources et dépenses" dans le Réglement intérieur

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Cotisation et Participation volontaire des familles

Deux versements de nature différente

La participation volontaire

La cotisation

est versée

est versée

• en raison d'une obligation statutaire
• par la Coopérative scolaire
• à l'Association Départementale (OCCE 2A)

• volontairement
• par les familles
• à la Coopérative scolaire

est statutaire et doit être réglée avant le 31 octobre de l'année en cours

n'est donc pas obligatoire

Il ne faut pas confondre "Participation volontaire" et "Appartenance à la Coopérative".Une absence de paiement n'est pas synonyme d'exclusion de l'enfant.

La cotisation doit rester un symbole d'appartenance, accessible à l'enfant

Distinction

Cotisation à l'OCCE

Participation volontaire des familles

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Cotisation et Participation volontaire des familles

Participation volontaire des familles

Vous ne pouvez pas demander une cotisation aux parents pour la Coopérative.

Vous pouvez demander une participation "coopérative". Son montant est déterminé par le Conseil de coopérative et peut être fixe, échelonné ou variable.

Il ne faut pas confondre "Participation volontaire" et "Appartenance à la Coopérative". Une absence de paiement n'est donc pas synonyme d'exclusion.

+ info

La participation à la Coopérative est donc volontaire et non obligatoire !

Distinction

Cotisation à l'OCCE

Participation volontaire des familles

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Cotisation et Participation volontaire des familles

Cotisation à l'OCCE

+ info

le droit d'entrée ou l'apport numéraire, le versement de la cotisation n'est pas exceptionnel mais, au contraire, susceptible d'être régulier.

le don manuel, le versement de la cotisation est l'exécution d'une obligation statutaire liée à l'adhésion et ne procède pas d'une intention libérale.

la somme d'argent qu'une association peut demander à ses membres en rémunération de services rendus ou en contrepartie de biens vendus, la cotisation ne doit correspondre, au sens strict, qu'à la quote-part des frais de fonctionnement, d'intérêt général et incombant à chaque membre.

À la

différence

La cotisation est une somme d'argent mise à la charge des sociétaires pour leur adhésion à l'Association.

entre

Le versement de la cotisation est statutaire et doit être effectué avant le 31 octobre de l'année en cours

Cotisation à l'OCCE

Participation volontaire des familles

Participation volontaire des familles

Distinction

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Subventions et dons

Subventions

Contrôle de l'utilisation des fonds

Les subventions sont des aides pécuniaires ou en nature d'une personne publique. Elles revêtent des formes diverses :

• affectées ou libres d'emploi
• d'équipement ou de fonctionnement
• forfaitaires ou d'équilibre
• unilatérales ou résultant d'un engagement conventionnel

Il peut être exercé par :

• les financeurs (les délégués de la commune, de la région... qui ont accordé la subvention)
• les chambres régionales et la Cour des comptes
• les comptables supérieurs du Trésor, l'Inspection Générale des Finances et l'Inspection de l'Administration du Ministère de l'Intérieur.

Tout manquement aux obligations du mandataire engage sa responsabilité. La Coopérative perdrait la couverture juridique de l'Association Départementale, en cas de contestations mettant en cause la régularité de sa gestion. Dans cette hypothèse, les dirigeants de l'Association Départementale sont en droit d'exiger de la part des coopératives la restitution des subventions reçues en leur nom et responsabilité.

Les subventions devraient être versées au siège départemental, le siège reversant alors les subventions aux Coopératives scolaires tout en organisant un système de contrôle quant à leur utilisation effective. Dans la pratique, elles sont souvent versées directement aux Coopératives.

Les subventions ne sont pas destinées à financer le fonctionnement régulier de l'école (circulaire de 2008). Elles sont versées uniquement pour des activités ou des projets coopératifs initiés par la Coopérative scolaire.

Cadre des activités

Subventions et dons

Cadre des activités

dons (Personne privée)

Cadre des activités

Subventions (Personne publique)

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Les Subventions sont

Issues d'une personne publique

en bas de la page d'accueil

Constitution du dossier

01

La Coopérative contaccte l'OCCE 2A pour avoir les documents nécessaires à la consitution d'une dossier de demande de subvention.

La mairie verse à la coopérative une subvention pour les achats de fournitures scolaires, le téléphone, etc. Est-ce légal? Non, une coopérative scolaire ne saurait prendre en charge des dépenses afférentes au fonctionnement de l'école.

SIRET de l'AD : 390 637 585 00022

Notification sur Retkoop

02

Les mandataires renseignent, sur la plateforme Retkoop, le montant et la nature des subventions reçues, à partir de leur cahier de comptabilité.

Le bouton SUBVENTIONS apparaît dans RETKOOP

sous le cahier de comptabilité

La coopérative reçoit une subvention municipale : quel peut être le contrôle de la municipalité ? Les délégués de la commune ont droit de regard sur l'utilisation de la subvention et peuvent demander une copie certifiée du budget, des comptes de l'exercice écoulé, ainsi que tous documents faisant connaître les résultats de l'activité.

Envoi des justificatifs

03

La Coopérative envoie à l'OCCE 2A (avant le 30 septembre n+1, en même temps que le CRF et le quitus) :

• la notification de subvention
• les factures relatives aux dépenses faites avec le montant de la subvention

Cadre des activités

Subventions et dons

Cadre des activités

dons (Personne privée)

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Les Dons sont

Issus d'une personne privée

Les dons manuels se caratérisent par "la tradition réelle", c'est à dire la remise de la main à la main antérieurement au décès du donateur.

Seule l'Association Départementale est habilitée à produire les reçus pour dons (documents CERFA).

Ne peuvent donc être donnés que des objets corporels, comme, par exemple :

• billets de banque et espèces
• chèques
• objets, meubles
• nourriture
• etc.

Les legs (par acte authentique de notaire) ne peuvent être perçus que par la Fédération nationale.

Ci-dessous, un document (à télécharger) à faire remplir aux donateurs puis à envoyer à l'AD pour obtenir le CERFA

Attestation de don (PDF)

Cadre des activités

Subventions et dons

Cadre des activités

Subventions (Personne publique)

Cadre des activités

dons (Personne privée)

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Obligations juridiques

Règles de fonctionnement

Le mandataire local ne peut prendre aucun engagement sur l'avenir et surtout au-delà de l'exercice annuel pour lequel il a mandat. Le mandataire ne peut, que ce soit sur la durée, ou concernant les attributions du mandataire, outrepasser le mandat explicite qui engage la responsabilité personnelle du ou des signataires, dans le cadre des activités organisées par la Coopérative scolaire OCCE (que ce soit durant ou hors du temps scolaire).

La gestion de votre coopérative scolaire ou foyer coopératif vous impose un certain nombre de règles.

• Tenir un registre de comptabilité renseignant le CRF sur la plateforme Retkoop

• Tenir un registre d'inventaire du matériel

• Tenir un registre des délibérations du conseil de coopérative.

• Se mettre à jour au 1er trimestre de chaque année scolaire de la cotisation annuelle auprès de l’association départementale

Règles de fonctionnement

Biens et Dépenses

Rôle de la coop

Gestion

Cadre des activités

Ce que je ne peux pas faire... mais...

Obligations juridiques

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Rôle de la Coopérative

Projets

Recettes

Dépenses

Percevoir le montant des ressources prévues

• au

• au

• Payer les factures des intervenants pour ces projets, après en avoir vérifié la légalité : respect des charges d'employeur par le prestataire, respect de la nécessité d'agrément si nécessaire.

• Mettre en place les projets coopératifs décidés en Conseil de coopérative.
• Acheter le matériel dans le cadre de ces projets, payer les prestations (voyages, matériels individuels ou collectifs à destination des projets des enfants...).

BO des Coopératives scolaires

&

Règlement Intérieur de la Coopérative scolaire

• Achats pour revente dans le cadre d'activités autorisées (kermesses, fêtes d'école, photos de classe...)

Biens et Dépenses

Rôle de la coop

Recettes

Règles de fonctionnement

Retour FAQ

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Cadre des activités

Ce que je ne peux pas faire... mais...

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Obligations juridiques

Gestion

Autorisé

Interdit

Les règlements financiers ne peuvent concerner que ceux visés par l’article du règlement intérieur déterminant les buts ou objets de la coopérative dans le cadre des statuts de l’Association Départementale. Se référer au et s’interroger pour savoir si l’objet de la dépense correspond bien au rôle que doit jouer la Coopérative.

• Le paiement d’associations qui relèvent, comme pour une adhésion syndicale, d’un choix personnel de l’enseignant
• L’achat à crédit ou crédit-bail de gros matériels (photocopieur, informatique...)

• Les placements
• Tout engagement financier de dépenses supérieures à 300 € sans accord préalable de l’Association Départementale.

• La gestion de la cantine
• La gestion de l’étude

• Tout emploi nécessitant une déclaration à l’URSSAF (intervenants extérieurs rémunérés...)
• Les subventions, pour fonctionnement de l’école, versées par la Mairie pour fournitures ou transports réguliers

• Les cartes bancaires
• L’émission de chèque sans provision
• Les contrats sans accord préalable de l’Association Départementale

Règlement Intérieur de la coopérative scolaire

Biens et Dépenses

Rôle de la coop

Gestion

Règles de fonctionnement

Retour FAQ

Retour FAQ

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Cadre des activités

Interdit

Ce que je ne peux pas faire... mais...

Obligations juridiques

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Biens et dépenses

Toléré

Autorisé

Interdit

La coopérative scolaire ne doit en aucun cas se substituer aux obligations des collectivités territoriales cf. :Les achats suivants sont donc impossibles:

• Photocopieur et/ou son contrat de maintenance

• Manuels scolaires, fournitures pour le fonctionnement normal de la classe.
• Livres pédagogiques pour les maîtres.
• Outils de gestion d’école (logiciels, matériel administratif, consommables)
• Tout gros matériel (informatique, hi-fi, vidéo, électroménager, EPS, jeux de cour...) Le Président de l’Association serait responsable en cas d’accident.

• La solidarité individuelle (l’achat exceptionnel d’un ou deux manuels manquants...)
• L’achat de fournitures scolaires en petites quantités (pour finir l’année) … si tout autre financement ne peut être trouvé.

• Tout ce qui rentre dans le cadre d’un projet pédagogique géré par les enfants avec l’aide des adultes que ce soit au niveau d’une classe ou au niveau d’une école (sortie scolaire, voyage, entrée spectacle, musée etc.)
• Des livres pour la bibliothèque, des jeux, du petit matériel TM, bricolage et EPS (style ballons, balles, raquettes).
• Des abonnements annuels à des revues ou des journaux pour enfant, sans renouvellement automatique
• Des logiciels éducatifs
• Des participations à des actions de solidarité.

BO des Coopératives scolaires

Biens et Dépenses

Rôle de la coop

Règles de fonctionnement

Gestion

Retour FAQ

Retour FAQ

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Cadre des activités

Ce que je ne peux pas faire... mais

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Obligations juridiques

Rôle de la coopérative

Mais...

Ce que je ne peux pas faire....

Le Mandataire est toujours un enseignant de l’école mais pas forcément le directeur.

La tenue du cahier de comptabilité peut être confiée à un autre enseignant.

L’assurance des biens et des membres de la coopérative est obligatoire.

Depuis septembre 2010, les coopératives OCCE bénéficient d’un contrat unique inclus avec l’adhésion.

Toute dépense doit être accompagnée d’une pièce justificative (facture).

À titre exceptionnel, et pour une petite somme, un ticket de caisse peut faire office de pièce justificative.

Il est interdit aux enseignants de mettre sur leur compte personnel les chèques des parents ou l’argent liquide. Toute somme perçue par la classe doit obligatoirement transiter par la Coopérative.

Les enseignants peuvent prévoir une régie d'avance limitée à 150€ (renouvelable ou non) : Ils perçoivent des fonds sous forme d'un chèque de la Coopérative et tiennent la comptabilité de cette régie d’avance (voir ce chapitre via l'index).

Biens et Dépenses

Règles de fonctionnement

Rôle de la coop

Gestion

Retour FAQ

Retour FAQ

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Cadre des activités

Ce que je ne peux pas faire... mais

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Obligations juridiques

Gestion

Mais...

Ce que je ne peux pas faire....

On peut demander une « participation volontaire ». On ne doit exclure aucun élève de quelque activité que ce soit pour des raisons financières. Il serait aussi anormal de faire payer plus cher une activité à un élève sous prétexte que ses parents n’ont pas participé à la coopérative.

Demander une « cotisation » aux parents.

Il est indispensable de présenter les Comptes-Rendus Financiers (CRF) lors des Conseils d’École, dans un souci de transparence.

Entraver la transparence de la gestion de la coopérative scolaire.

Biens et Dépenses

Rôle de la coop

Gestion

Règles de fonctionnement

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Retour FAQ

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Cadre des activités

Ce que je ne peux pas faire... mais

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Obligations juridiques

Biens et dépenses

Mais...

Ce que je ne peux pas faire....

L’argent de la coopérative sert à financer les projets pédagogiques.

La Coopérative ne doit en aucun cas pallier les manques des collectivités locales.

Les frais d’affranchissement du courrier administratif ne doivent pas être pris en charge par la Coopérative mais par la mairie.

Seule la correspondance scolaire, considérée comme projet pédagogique peut être financée par la coopérative.

Les classes transplantées proposées par la municipalité ne peuvent pas être gérées par la Coopérative mais par la municipalité elle-même.

Les classes transplantées proposées par la Coopérative peuvent être gérées par la coopérative.

Une école ne peut pas rémunérer un particulier ni éditer une feuille de paye, ou signer un contrat GUSO.

On peut payer les intervenants mais uniquement sur facture de l’association ou de l’entreprise qui les emploie et toujours par chèque.

Biens et Dépenses

Rôle de la coop

Gestion

Règles de fonctionnement

Retour FAQ

Retour FAQ

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Cadre des activités

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Intervenants extérieurs

Un intervenant est une personne, physique ou morale, qui vient compléter par son action le travail de l'enseignant pendant le temps scolaire, pour une séance (agrément du directeur) ou pour plusieurs séances (agrément du Rectorat ou de la DASEN)

+ info

Intervenant bénévole

Intervenant dont la prestation est rétribuée

Statutairement, les bénévoles (intervenants, accompagnateurs, agents municipaux, mandataires) ne peuvent être destinataires de cadeaux ou de défraiements. Cela pourrait être assimilé à une rémunération et donc à du travail au noir.

La Coopérative ne rémunère pas l'intervenant. La Coopérative paie pour la prestation de l'intervenant.

+ info

Définition

Frais kilométriques

Facture ou rémunération ?

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Intervenants extérieurs

La Coopérative ne rémunère pas l'intervenant. Elle règle le montant de la prestation de l'intervenant.

La coopérative paie une facture de prestation

La Coopérative ne peut pas être employeur

La facture de prestation est éditée par la structure prestataire.

Le mandataire ne peut pas signer de contrat de travail.

Le GUSO place l'Association Départementale OCCE en position d'employeur.

Cette facture doit comporter le numéro de SIRET de cette structure ainsi que la mention "Structure Prestataire prend à sa charge la totalité de ses obligations d'employeur".

Le GUSO n'est pas un système adapté au milieu scolaire et est illégal pour des pratiques d'ateliers.

Cette facture doit être à destination de "Coopérative scolaire OCCE" suivi du numéro de la coopérative.

L'employeur est la structure prestataire (association support, compagnie, auto-entreprise...)

Définition

Frais kilométriques

Facture ou rémunération ?

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Intervenants extérieurs

Remboursement des frais kilométriques des intervenants

L'indemnité kilométrique est perçue par des intervenants qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur prestation. Le barème de ces indemnités est fixé par l'administration fiscale. Il existe plusieurs critères permettant de percevoir ce type d'indemnité.

• Principalement, il faut que le véhicule soit personnel (qu'il n'appartienne pas à l'entreprise de l'intervenant).
• Les déplacements faisant l'objet d'une indemnisation doivent avoir été effectués à titre professionnel.

La pièce justificative peut être :

• une facture d'essence (il faut alors vérifier la proportionnalité du déplacement)
• une facture de la structure prestataire (employeur, auto-entreprise, etc.) qui est réglée par la Coopérative scolaire, la strucure prestataire reversant ensuite ce montant à l'intervenant.

Cela ne peut pas être un salaire déguisé et la structure prestataire doit être bien distincte (compagnie, auto-entreprise, etc.) de l'intervenant.

Il faut s'assurer que la structure prestataire ne dédommage pas de son côté ces déplacements (afin d'éviter qu'il y ait un double remboursement).

+ info

Frais kilométriques

Participation volontaire des familles

Facture ou rémunération ?

Définition

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Assurance de la coopérative

Adhésion

01

La Coopérative est sollicitée par l'OCCE 2A pour le renouvellement de son adhésion

Votre coopérative OCCE est assurée par un contrat MAE/MAIF

Cotisation

02

Votre contribution aux frais d'assurance est indissociable du paiement de votre cotisation à l'OCCE 2A

Par votre adhésion à l’OCCE, vous bénéficiez du contrat d’assurance départemental co-assuré par la MAE et la MAIF, souscrit par votre Association Départementale OCCE, pour l’année scolaire en cours.

Assurance

03

Les frais d'assurance coûtent 0,25€ par coopérateurs

Kit d'informations

Cadre des activités

Sinistres

Biens et personnes

FAQ + que faire en cas de

Affectation des locaux

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Assurance de la coopérative

Biens et personnes

Quels matériels et biens sont assurés ?

Quelles personnes sont assurées ?

Dans le cadre des activités organisées par la Coopérative scolaire OCCE (que ce soit durant ou hors du temps scolaire), sont assurés :

• les matériels propriété de la Coopérative (facture à l'ordre de la Coop ou justificatif d'un don)
• les matériels confiés ou prêtés (période courte dans le cadre d'une activité de la Coopérative)

• les élèves
• les enseignants
• les bénévoles
• les ATSEM, EVS, ...

L'assurance individuelle (de l'élève, de l'enseignant et du bénévole) reste le meilleur moyen pour couvrir la totalité des accidents

• les biens personnels ou municipaux (qui n'ont pas été prêtés à la Coopérative)

Ne sont pas assurés

• les intervenants extérieurs rémunérés
• le public

Ne sont pas assurés

Sinistres

Cadre des activités

Assurance - Accueil

Affectation des locaux

FAQ + que faire en cas de

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Assurance de la coopérative

Cadre des activités

Ex.

Personne et accident

Qui organise ?

Un accident qui se produit pendant la classe ne relève pas de l'assurance de l'OCCE, contrairement à un accident qui se produit lors d'une activité organisée par la Coopérative.

L'assurance de l'OCCE couvre les accidents qui se produisent dans le cadre des activités organisées par la Coopérative scolaire OCCE (que ce soit durant ou hors du temps scolaire)

Personne ou bien, accident ou vol

Ex.

Ne sont pas des activités organisées par la Coopérative :

• la garderie
• la restauration scolaire
• l'aide aux devoirs
• l'aide personnalisée
• le soutien scolaire
• le sport fait dans le cadre des enseignements obligatoires
• etc.

Les biens (ex. : vélos) prêtés par les familles pour une sortie organisée par la Coopérative scolaire sont assurés pour la période nécessaire à la préparation des élèves à cette sortie ainsi que pendant la sortie.

Cadre des activités

Sinistres

Biens et personnes

Affectation des locaux

Assurance - Accueil

FAQ + que faire en cas de

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Assurance de la coopérative

Affectation des locaux

A quelle activité sont affectés les locaux ?

Ex.

Personne et accident

Un accident qui se produit dans la cour de récréation ne relève pas de l'assurance de l'OCCE, sauf s'il a eu lieu lors d'une activité organisée par la Coopérative.

Il ne faut pas confondre "école" et "coopérative scolaire". Les locaux de l'école sont affectés à l'enseignement par défaut et sont assurés par la mairie. Cependant, si c'est la coopérative scolaire qui organise une activité dans les locaux scolaires, les incidents ou sinistres en lien avec l'activité sont assurés par l'assurance MAE MAIF de l'OCCE.

Ex.

Bien et détérioration

Les locaux scolaires sont assurés par défaut par la mairie. Un sinistre lié, par exemple, à un dégat des eaux (inondation...) ne concerne pas l'assurance de l'OCCE.

En cas d'une organisation dans les locaux scolaires :

• d'une manifestation organisée par la coopérative scolaire
• et qui ne se déroule pas dans le cadre une activité pédagogique (ex. : kermesse, loto)

il convient de demander à l'Association Départementale OCCE 2A une attestation spécifique à cet évènement.

Cadre des activités

Sinistres

Biens et personnes

Cadre des activités

Assurance - Accueil

FAQ + que faire en cas de

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Assurance de la coopérative

Déclaration de sinistres

La Coopérative

01

établit une déclaration de sinistre et l'adresse à l'Association Départementale (OCCE AD2A) dans les meilleurs délais.

Les déclarations de sinistres survenus lors d'une activité organisée par la Coopérative,que ce soit durant le temps scolaire obligatoire ou pas, sont à adresser à la fois à :

• l'Association Départementale (OCCE AD2A)
• l'Inspecteur de Circonscription

Télécharger la Déclaration de sinistre

+ (En cas de vol)

L'OCCE AD2A

02

transmet la déclaration de sinistre à sa MAE.

En cas de besoin d'assistance, la Coopérative contacte directement IMA GIE au 08 00 875 875 (depuis la France) ou au 33 5 49 77 47 78 (depuis l'étranger)

La MAE

03

enregistre l'événement et en informe l'Association Départementale.

+ info

N° de contrat et d'adhérent

Cadre des activités

Affectation des locaux

Biens et personnes

Cadre des activités

Assurance - Accueil

FAQ + que faire en cas de

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Assurance de la coopérative

Que faire en cas de ... ?

FAQ

Si la totalité des élèves sont déclarés adhérents USEP et adhérents OCCE, est-il nécessaire de souscrire deux contrats d'assurance ?

Le contrat MAE-MAIF dispense-t-il les familles de souscrire une assurance individuelle ?

OUI. Car les activités ne sont pas les mêmes (sportives pour l'USEP | coopératives pour l'OCCE). Juridiquement, ce sont deux entités distinctes, avec deux risques différents à assurer.

NON. Le contrat MAE-MAIF ne couvre pas :

• le temps scolaire obligatoire, la cantine, la garderie,
• le trajet domicile-école, les activités extra-scolaires,
• les accidents qui surviennent pendant la récréation (notamment si l'enfant se blesse seul).

Quels sont les délais pour déclarer un accident ou un vol auprès de votre assureur ?

L'enfant affilié OCCE qui se blesse seul et qui n'a pas d'assurance individuelle est-il couvert par le contrat MAE-MAIF ?

L'OCCE, souscripteur du contrat, a un délai de 48h à 5 jours pour effectuer l'envoi de la déclaration de sinistre. Il est donc impératif que votre déclaration parvienne à l'OCCE dans des délais très brefs.

OUI, si l'accident survient au cours des activités de la Coopérative (sorties, expositions, spectacles, voyages, fêtes...) NON, si l'accident survient en classe où à l'école pendant le temps scolaire. L'assurance scolaire individuelle reste donc une nécessité puisque son champ d'intervention est plus étendu.

Le contrat couvre-t-il les bâtiments mis à disposition pour des manifestations de la Coopératives (loto, fêtes, repas, exposition, spectacle,etc.) ?

OUI. Cela est inclus dans notre contrat. Si une attestation d'assurance ou la signature d'une convention sont nécessaires, sollicitez l'OCCE de Corse du Sud.

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Assurance de la coopérative

Que faire en cas de ... ?

... accident corporel ?

... vol ?

... annulation de sortie ?

• A l'école, prévenir immédiatement le Maire. Il lui appartient d'effectuer les démarches liées à l'effraction des bâtiments publics.
• Déposer plainte. Le dépôt de plainte devra mentionner la liste des biens volés appartenant à la Coopérative OCCE et faire état du propriétaire : Coopérative OCCE.
• Faire une déclaration de sinistre auprès de l'OCCE 2A en joignant une copie du récépissé du dépôt de plainte.

La garantie "annulation de sortie scolaire" entre en jeu lorsque :

• l'enseignant porteur du projet est dans l'impossibilité d'effectuer la sortie (décès, accident, arrêt maladie de plus de 8 jours survenu dans les 4 jours précédents) et ne peut être remplacé.
• une injonction administrative (préfet, recteur, DASEN) est émise alors que la sortie était autorisée.

• Si l'accident a lieu pendant le temps scolaire à l'école, faire une déclaration d'accident selon les directives et formulaires de l'Education Nationale.
• Si l'accident a lieu lors d'une sortie scolaire, faire une déclaration d'accident selon les directives et formulaires de l'Education Nationale + une déclaration à l'OCCE.
• Si l'accident a lieu lors d'une fête, faire une déclaration à l'OCCE.

Dans tous les cas, les assureurs utiliseront ces écrits pour déterminer les responsabilités des personnes concernées et donc l'intervention ou non des contrats en jeu.

Avant de procéder à une annulation de votre propre chef, contactez l'OCCE AD2A.

Dans tous les cas, contactez votre OCCE départementale.

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Foire Aux Questions (1/2)

Suite (2/2)

Mandataire | Enseignant | Intervenant

Un enseignant peut-il se faire rembourser un achat qu'il a payé avec un chèque personnel ?

Qui est responsable de la gestion de la coop ?

Le Mandataire est responsable de la gestion de la coopérative MAIS elle ne peut se faire qu'avec le concours du Conseil de Coopérative et des vérificateurs.

OUI. L'enseignant peut se faire rembourser sur présentation d'une facture, à condition qu'il ait été mandaté par le Conseil de Coopérative pour engager cette dépense.

Le Mandataire peut-il gérer seul la coopérative ?

NON. Le Mandataire doit être accompagné et secondé par le Conseil de Coopérative afin de garantir un fonctionnement coopératif et transparent.

La Coopérative scolaire peut-elle employer un intervenant ?

Le Mandataire peut-il avancer de l'argent en espèces à un enseignant ?

NON. Une Coopérative scolaire ne peut que payer une "prestation" à un organisme ou à une association, sur présentation d'une facture uniquement (avec un numéro de SIRET)

OUI, jusqu'à hauteur de 150€ (plafond conseillé) : cela s'assimile à une "Régie d'avance".

A titre tout à fait exceptionnel, il est admis d'établir une note sur papier libre, indiquant : la date, l'objet de la dépense, le montant et le mode de règlement. Cette note doit être signée par la personne ayant engagé la dépense.

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Foire Aux Questions (2/2)

Retour(1/2)

Parents | Factures

A partir de quelle somme faut-il produire une facture ?

La participation des parents est-elle obligatoire ?

NON. La participation des parents ne peut être que volontaire.

Pour tout paiement, il est impératif de produire un justificatif sous la forme d'une facture qui doit comporter un minimum de renseignements : nature du produit acheté, date, nom du magasin, somme détaillée et mode de paiement.Le ticket de caisse doit rester l'exception.

Y a-t-il un montant minimum ou maximum fixé pour les participations des familles ?

A quel nom les factures peuvent-elles être libellées ?

NON. La participation des familles est libre. Elle est présentée en Conseil d'Ecole.Plus le fonctionnement de la Coopérative est transparent, plus les parents ont connaissance de l'usage de l'argent au service de projets, et plus ils participent volontiers, financièrement et physiquement, à la Coopérative scolaire.

Les factures doivent être libellées au nom de "Coopérative scolaire de l'école de ..." (et pas au nom de "Ecole de ...." et encore moins au nom du Mandataire).

La participation des familles en début d'année donne-t-elle des droits supplémentaires ?

Comment prouver qu'un parent a réglé une participation en espèces ?

NON. Un coopérateur est toujours l'égal d'un autre. L'absence de participation financière ne pénalise pas le coopérateur.

Le Mandataire doit donner au parent d'élève un reçu.Il existe, dans le commerce, des carnets de reçus carbonés qui servent ensuite, pour le Mandataire, de justificatifs comptables.