Parcours apprenant 2022

10) La rentrée

A /Prospect en recherche

B/Candidat potentiel

C/ Candidat en formation

1) Prise d'informations

4) Préinscription

7) Etude de cas / orientation

5) Inscription

6) EPEF /PROFILAGE/PREREQUIS

8) Admissibilité

9) Positionnement

11) Organisation pédagogique

12) Evaluations et suivi de l'apprenant en centre

13) Evaluations et suivi de l'apprenant en structure

14) Certifications

15) Evaluation de la formation

D/ Sortie de formation

LES ACTIONS SUR LE PARCOURS APRENANT

3) Demande de renseignements

2) Communication

Je suis apprenant : Je peux trouver des informations générales sur l'organisme de formation FORMASAT et sur les offres de formation (en alternance, apprentissage, formations professionnelles continues) par le biais du site internet, des réseaux sociaux (facebook, instagram, linkedin), des plateformes de recensement de formation (Etoile région centre, mon compte formation), ainsi que par le biais de France travail et des missions locales. Je téléphone, contacte par mail ou me déplace à Formasat, je prends RV avec un développeur de l'alternance. Je peux également déposer ma candidature sur le site via l'onglet "je m'inscris". Je suis le pôle ADM : J'assure la transmission des éléments demandés en lien avec les différents pôles et/ou référents ressources, au prospect demandeur. Je suis le pôle DEV/COM : Je recense toutes les informations nécessaires aux actions de communication, j'organise et détermine les supports de communication appropriés en vue de la diffusion des informations et prépare les actions de communication à venir en fonction des différents calendriers (FPC, formations longues, autres..). J'organise l'accueil et la réception des demandeurs, par le biais des salons, journées portes ouvertes, actions collectives, rv individuels. Je suis le pôle PÉDA : Je transmets, avant chaque rentrée et à tous pôles, toutes les informations actualisées, concernant les formations qui démarrent (calendrier, dates et modalités de sélection et de positionnement, modalités de suivi de la formation (en centre et en structure), programme, modalités de certifications). J'actualise ces informations dès modification et en informe tous les pôles. Je suis le pôle FINANCIER : Je réceptionne les différents éléments liés aux candidatures, aux formations et aux financements et organise le suivi des éléments et des actions à venir. Je suis le pôle QUALITÉ : Je m'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : J'assure le contrôle des actions (sur le fond et sur la forme) effectivement réalisées par les pôles, j'harmonise les besoins avec les objectifs chiffrés financiers et les candidats.

Je suis apprenant : Je participe aux actions de communication (JPO, salons) en amont de la formation, je télécharge les supports de communication ou je viens à Formasat récupérer des supports ou prendre rdv. Je suis pôle ADM : Je collabore aux actions de communication, transfère les demandes (autres que celles liées aux questions ADM) au pôle ou référentr ressource identifié et m'assure de la prise en charge de la demande. Je suis pôle DEV/COM : J'organise les actions, je crée ou mets à jour les supports papiers et digitaux. j'organise toute l'information et la communication, participe aux salons et donne les premières tendances, j'organise les journée portes ouvertes et actions collectives. Je suis pôle PEDA : Je collabore aux actions de communication et contribue à la vérification des informations sur les supports. Je suis le pôle FINANCIER : J'élabore le budget dédié aux actions de communication et le transmets au responsable du pôle DEV/COM. Je suis le pôle QUALITÉ : Je m'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je réceptionne les bilans et analyses des différentes actions de communication.

Je suis Apprenant : J'envoie un mail à contact ou j'appelle Formasat pour demander des renseignements ou prendre RV avec un développeur de l'alternance sur la formation que je souhaite intégrer. Je suis pôle ADM : Je réponds aux appels et aux mails et donne les informations de niveau 1 (questions adm et contractuelles, organisation de l'alternance et fonctionnement de l'OF). Pour des informations de niveau 2 (questions spécifiques, péda ou autres), je transfère au pôle concerné (cf LP) la demande pour traitement. Je m'assure de la prise en charge de la demande et assure la traçabilité des réponses via l'outil de suivi ("one note"). Je suis Développeur de l'alternance : Je prends en charge les contacts qui lui sont transférés ou qu'il reçoit en direct, et assure la traçabilité des actions qu'il mène. Le candidat est renseigné sur les financements de formation et sur la recherche d'alternance si besoin. Je suis pôle PEDA : Je me rends disponible dès que je suis sollicité, je renseigne l'outil de suivi sur les contacts que l'on m'a transférés. Si nécessaire je balise des rdv individuels téléphoniques, visio ou présentiel. Je renseigne le candidat sur tous les aspects techniques et organisationnels de la formation. Je suis le pôle FINANCIER : Je suis informé des possibilités de financements en cours et j'organise le suivi. Je suis le pôle QUALITÉ : Je m'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je réceptionne les profils et les modes de financement.

Je suis Apprenant : Je renseigne le formulaire de demande de renseignement et de prise de contact. je dépose ma candidature sur le site via l'onglet "je m'inscris". Je suis pôle ADM : Je réceptionne les demandes filtrées et transmises par le pôle DEV/COM. Après vérification des conditions d'âge pour la formation pressentie, le pôle envoi un mail de confirmation pour remplir le formulaire d'inscription complète avec identifiant et mot de passe. Je suis Développeur de l'alternance : En lien avec le pôle ADM, je collecte les données et assure les prises de contacts avec les pré inscrits. Je suis pôle PEDA : Je réceptionne les demandes spécifiques techniques filtrées et transmises par le pôle DEV/COM et ou le pôle ADM. Je suis le pôle FINANCIER : Je suis le pôle QUALITÉ : Je m'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je suis informé des prévisions de rentrée.

Je suis Apprenant : Une fois mes résultats d'EPEF positifs communiqués, je recois ma convocation pour la rentrée en formation, conditionnée à plusieurs facteurs : mon dossier adm est complet, ma structure et mon financement sont avérés. Je suis pôle ADM : J'enregistre les documents adm et financiers du candidat dans son "espace apprenant". Je suis Développeur de l'alternance : J' accompagne l'apprenant si besoin dans sa recherche de structure. Je suis pôle PEDA : J'analyse les résultats de profilage et formalise une proposition de parcours individualisé avec identifications des besoins. Je formalise un pré positionnement pour préparer le positionnement officiel. Si la structure d'alternance est trouvée, je m'assure que les activités sont conformes au diplôme préparé. Je suis le pôle FINANCIER : Je formalise le contrat (en fonction du parcours proposé et accepté), l'envoie au destinataire et m'assure de son retour signé pour l'enregistrer dans l' espace apprenant. J' assure et organise le suivi nécessaire pour les devis. Je suis le pôle QUALITÉ : Je m' assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je réceptionne les chiffres des effectifs et les orientations proposées avec critères et indicateurs factuels. Je prends connaissance des entrants potentiels.

Je suis Apprenant : Dès réception de ma convocation je constitue mon dossier avec les éléments nécessaires à la satisfaction des EPEF et je prépare mes TEP. Je suis pôle ADM : Je collabore à l'organisation des TEP, je réceptionne et archive les justificatifs nécessaires à la satisfaction des EPEF. J'enregistre les résultats sur les plateformes officielles (FOROMES) et transmet les résultats au pôle DEV/COM. Je suis Développeur de l'alternance : Je participe l'orgnaisation et au déroulement des TEP, je réalise les entretiens pour guider les apprenants dans les recherches de structures et/ou de financements le cas échéant. Je réoriente les apprenants en cas d'échec aux TEP. Je suis pôle COM : Je communique sur les dates des TEP (en interne et en externe). Je suis pôle PEDA : J'organise les sessions de TEP, épreuves règlementaires et épreuves requises par Formasat (profilage = test de français, test de logique, CV , recueil des attentes) en respectant le DH étapes de sélection Fiche B2 / Annexe III à VI ). Je suis le pôle FINANCIER : Je suis informé, en amont des coûts liés à l'organisation et à la logistique des TEP, et constitue le budget. Je suis le pôle QUALITÉ : Je m'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je réceptionne les résultats du profilage avec le croisement entre la pertinence des outils, les critères et les entrées en formation.

Je suis Apprenant : Je suis les consignes qui m'ont été transmises et je réalise ma candidature en ligne en déposant tous les justificatifs exigés. Je suis pôle ADM : Je réceptionne et m'assure de la complétude du dossier, relance le cas échéant. Dès validation du groupe Orientation, je transmets la convocation aux TEP. Je réalise les devis selon les demandes. Je suis Développeur de l'alternance : Je réalise des points d'étapes avec le pôle adm, il contacte les candidats potentiels lors d'abandon d'inscription (à détailler, réorientation). Les candidatures sont étudiées avec le pôle adm sur la complétude du dossier, le financement envisagé et la situation d'alternance avérée ou potentielle. Je suis pôle PEDA : Je reste à la disposition des autres pôles pour toutes questions techniques spécifiques liées aux formations. Je suis le pôle FINANCIER : Je réceptionne les typologies et profils des candidatures pour toutes les formations et établie les devis demandés dans le respect de la procédure validée. Je suis le pôle QUALITÉ : Je m'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je réceptionne les données sur le nombre de candidatures exprimées sur l'ensemble des formations pour étude et analyse. Je valide les éléments proposés par le groupe Orientation ou propose des actions de régulation le cas échéant

Je suis apprenant : Je démarre officiellement mon parcours de formation, je prends connaissance du règlement intérieur et signe le document de consentement. Si ma situation d'alternance est avérée je reçois une dotation apprenant. Je suis pôle ADM : Dès réception des consentements nominatifs signés, je les archive dans l'espace numérique de l'apprenant. Je pointe cette réalisation dans le CRM et les outils Qualiopi. Je suis pôle DEV/COM : J'organise et assure la transmission des dotations des apprenants . Je suis pôle PEDA : Je prépare et présente le livret de l'apprenant, je balise un temps dédié à la lecture et au consentement du règlement intérieur, j'assure les relances pour les absents. Je présente toute la formation et les outils qui seront utilisés (carnet de bord, programme, Google G suite, plateforme pédagogique...). Je suis le pôle FINANCIER : J'assure le suivi des financements contractuels et vérifie leurs régularités. Je suis le pôle QUALITÉ : je m' assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je contrôle et vérifie le respect des étapes et le bon déroulement de la rentrée.

Je suis apprenant : Je commence mon parcours de formation et respecte le calendrier qui m'a été transmis. Je suis pôle ADM : Je contrôle les relevés des assiduités. Je suis pôle DEV/COM : Je suis pôle PEDA : Je mets en place mes actions de formations dans le respect du dossier d'habilitation et des ingénieries de formation validées annuellement. Je respecte le programme de formation. Mon organisation pédagogique est précisée et mise à jour annuellement, mon calendrier et mon ruban pédagogique sont formalisés, à jour et transmis par discipline. Je suis le pôle FINANCIER : Je suis le pôle QUALITÉ : Je m' assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je contrôle le bon déroulement des étapes.

Je suis Apprenant : Je suis ma formation avec assiduité, investissement et motivation. Je suis pôle ADM : J'organise et mets en œuvre le suivi de l'assiduité quotidiennement pour toutes les formations. J'extrais des bilans d'assiduité en préparation des conseils de section. Je prépare la facturation aux échéances et les transmets au pôle financier. Je suis pôle DEV/COM : Je suis pôle PEDA : Je mets en place les situations nécessaires au suivi de l'apprenant (temps de coordo, entretiens individuels, évaluations...). Je prépare et anime les conseils de section, je formalise les résultats en direct dans le livret de l'apprenant. Je transmets un mail avec accès à ce livret aux tuteurs et aux structures après chaque conseil de section. Je suis le pôle FINANCIER : Je traite les facturations préparées et transmises par le pôle adm. Je suis le pôle QUALITÉ : Je m' assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je prends connaissance et analyse les travaux (organisation et suivi pédagogique)

Je suis Apprenant : Je m'insère dans la vie active ou je poursuis mon parcours de formation. Je suis pôle ADM : Je transmets à chaque bénéficiaire l'attestation de sortie de formation et l'enregistre dans son espace (drive). Je suis pôle DEV/COM : Je communique, sur les réseaux sociaux, les journées de sorties de formation (journées de désintégration) organisées par pôle péda. Je suis pôle Développeur de l'alternance : Je prends contact avec les candidats qui souhaitent poursuivre leur parcours de formation et reprends les étapes du parcours de formation. Je suis pôle PEDA : J'organise les journées de fin de formation. J'informe le développeur de l'alternance des situations de poursuites de parcours. Je laisse à disposition tous supports et documents à l'attention du CA et du conseil de perfectionnement permettant de synthétiser les résultats et travaux des sessions de formation. Je suis le pôle FINANCIER : Je m'assure de la finalisation et clôture des dossiers de financement, et effectue des relances en cas de manquement. Je suis le pôle QUALITÉ : Je m' assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je suis informé de tous les aspects du déroulé des formations écoulées.

Je suis Apprenant : Je réponds à l'enquête de satisfaction en présentiel lors du temps dédié par mon coordonnateur, et réponds aux enquêtes intermédiaires et post-formation. En fonction de mes besoins et de mes projets, je peux solliciter un entretien individuel. Je suis pôle ADM : J'assure la transmission des enquêtes tuteurs et employeurs, après validation et feu vert du pôle qualité, et j'organise le système de relance dans le respect du calendrier d'enquêtes. Je suis Développeur de l'alternance : Je prends connaissance des réponses des enquêtes, et notamment celle relative aux besoins et projets des apprenants en fin de parcours (enquête réalisée 3 mois avant la sortie). Je suis pôle PEDA : Je planifie un temps en présentiel dans le calendrier de formation dans les 2 dernières semaines de cours afin d'assurer le renseignement de l'enquête. Je transmet l'enquête par mail aux absents et assure les relances. J'organise les entretiens en réponse aux demandes (fin de première année) et oriente vers les personnes ressources en cas de questionnement sur des suites de parcours ou de formation professionnelle (FPC). Je suis le pôle FINANCIER : Je suis le pôle QUALITÉ : J'organise le dispositif complet d'enquêtes pour toutes les cibles (fond et forme du questionnaire, transmission aux pôles concernés par les envois, réception en copie des envois effectués, des planifications et relances, traitement des résultats via un groupe de travail dédié et détaché sur cette mission, réalisation de la synthèse et transmission au pôle direction pour diffusion au Conseil de perfectionnement). Je m' 'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je réceptionne le travail de synthèse des enquêtes du pôle qualité et analyse les données puis les communique lors du conseil de perfectionnement.

Je suis Apprenant : Je prépare mes certifications dans le respect des consignes qui me sont passées. J'informe mon coordonnateur de toute difficulté rencontrée avant le passage en certification. Je suis pôle ADM : J'envoie, aux candidats, les convocations aux certifications dans le respect des commandes passées par le pôle pédagogique. Je récupère du pôle péda (chaque coordo), les certifications planifiées et les évaluateurs programmés, et j'établis leurs contrats. Une fois leur mission réalisée (validation du coordo), je complète le TDB mensuel des réalisations et transmets à pôle financier pour règlement. Je suis pôle DEV/COM : Je suis pôle PEDA : Je prépare les certifications (liste candidats, ordres de passage, validation des éléments préparatoires...). J'assure l'accueil et les rappels de consignes avant les sessions. Je veille au bon déroulement des épreuves. Je recrute, forme et mobilise les évaluateurs (programmation des évaluateurs en fonction de leurs compétences/discipline à certifier et de leurs disponibilités), et transmets au pôle adm les renseignements pour établissement des contrats. En post-certification, je m'assure du bon déroulement et participe au jury plénier. Je suis le pôle FINANCIER : Je réceptionne le TDB mensuel du pôle adm et effectue les réglements des évaluateurs. Je suis le pôle QUALITÉ : Je m'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : J'analyse et vérifie l'efficience et la pertinence du dispositif. Je suis informé de tout dysfonctionnement et intervient, le cas échéant.

Je suis Apprenant : Je réalise les missions confiées par ma structure dans le cadre de mon alternance, j'informe mon tuteur et mon employeur du déroulé de ma formation. Je facilite la mise en place des évaluations en structure. Je suis pôle ADM : Je collabore à l'organisation des formations tutorales. Je suis Développeur de l'alternance : Je collabore à l'organisation des formations tutorales et rencontre les tuteurs pour répondre aux questions si besoin. Je participe aux visites sur demande péda. Je suis pôle PEDA : J'organise les réunions et formations tutorales indispensables au suivi de l'alternance. Je mets en place et assure le suivi des étapes du carnet de bord en concertation avec le tuteur. J'organise et assure le suivi des visites. J'assure la traçabilité de toutes ces actions dans le livret de l'apprenant en informant le tuteur et l'employeur. Je suis le pôle FINANCIER : J'assure le suivi et la facturation de la formation tutorale Je suis le pôle QUALITÉ : Je m' assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je vérifie et analyse la pertinence du contenus et les modalités de la formation tutorale. Je suis informé des dysfonctionnements des missions tutorales et des remédiations apportées.

Je suis Apprenant : En fonction de ma situation, les documents administratifs me sont transmis pour signature. Je finalise mon dossier. Je suis pôle ADM : Après validation de la Direction, j' envoie les convocations officielles de rentrée. Le CRM est enregistré et mis à jour avec tous les renseignements nécessaires (structure, financement, parcours….). Je procède le cas échéant aux relances. Je suis Développeur de l'alternance: Je me tiens à disposition des pôles ADM et PEDA en fonction de l'avancée des actions. Je suis pôle PEDA : Je me tiens à disposition du pôle ADM en fonction de l'avancée des actions et informe le développeur de l'alternance. Je suis le pôle FINANCIER : Je suis le pôle QUALITÉ : Je m'assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je valide la liste des entrants

Je suis apprenant : Conformément à ma convocation de rentrée, je participe aux épreuves de positionnement. Je suis pôle ADM : Je réceptionne les résultats de positionnement et prépare les courriers de positionnement nominatifs. Je transmet ce document à l'employeur et au candidat. Je l' archive dans l'espace numérique de l'apprenant. Je suis Développeur de l'alternance : Je prends connaissance des résultats de positionnement et m'assure que tous les candidats reçus ont une structure d'accueil et ont finalisé leurs dossiers de financement. Je suis pôle PEDA : J'organise et je mets en place les séances de positionnement dans le respect des modalités précisées dans le dossier d'habilitation (fiche B2). Je formalise les résultats de positionnement et les transmets au pôle ADM. Je suis le pôle FINANCIER : J'établis les devis post positionnement pour les cas particuliers après validation du parcours par la commission de formation. Je suis le pôle QUALITÉ : Je m' assure du respect du référentiel qualité en vigueur, du respect et de l'application du livret de procédure, du bon usage des matrices et logo et des référencements documentaires. Je suis le pôle DIRECTION : Je contrôle et vérifie le respect des différentes étapes