5S Conocimiento e implantación

Félix Basarte López

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Conocimiento, análisis e implantación

Método 5S

Objetivos

Bibliografía

Quiz

Implantación de 5S

Las 5S a fondo

Introducción a las 5S

Curso de Conocimiento e Implantación de 5S

Índice

Este curso está dirigido a aquellas personas que desean adquirir nuevas habilidades de gestión que permitan a ellas o sus organizaciones (independientemente del su función y tamaño), orientarse hacia nuevas cotas de rentabilidad y prosperidad. 5S es una herramienta de mejora y como tal, una parte esencial junto a la estandarización.

Qué y para quién

Objetivos

El objetivo de las 5S es conseguir, mediante el orden, la estandarización, el hábito y la disciplina, los mejores resultados de Calidad, Eficiencia y Seguridad en toda aquella actividad que realicemos o planteemos realizar. Es muy importante interiorizar que 5S no consiste como concepto en "Orden y Limpieza" sino que va mucho más allá de eso al incluir principios y valores.

Qué vamos a conseguir

Objetivos

Introducción a las 5S

TEMA 1

Félix basarte lópez

¿Qué son las 5S? Podemos decir que las 5S son una metodología de origen japonés que a través de la gestión impulsada por la dirección, desplegada por los mandos y aplicada por todos, se utiliza como herramienta de mejora para incrementar funcionalidades clave en las organizaciones.

La metodología 5S persigue la responsabilidad, la autonomía y el empoderamiento del empleado en su puesto o área de trabajo y por lo tanto, su compromiso para mantenerlo en el mejor estado posible, aplicando su ingenio y encontrando posibles oportunidades de mejora, las cuales permitan realizar el trabajo de una forma más segura, optima y sencilla. Además, 5S permite iniciar el proceso de sensibilización hacía el trabajo estandarizado, ya que exigirá de forma muy sencilla que cumplamos una serie de normas y reglas de fácil cumplimiento. Pero no solo esto, también nos permitirá fomentar la disciplina y rigurosidad en el trabajo, factores clave para alcanzar la máxima calidad, eficiencia y seguridad.

5S nacen en Toyota en los años 60 y hoy en día forman parte de las primeras etapas en la implantación de cualquier sistema “Lean”, siendo esto debido a su fácil comprensión y rápida visibilidad de resultados. Más allá de la metodología, su implantación no es sencilla, ya que en muchas ocasiones no se contemplan los principios y valores en los que se basa y que son los que realmente la sustentan y hacen tan especial.

Qué son

5S

1. Introducción a las 5S

5S hacen referencia a las 5 palabras japonesas que comienzan por "S" y que resumen el paso a paso que debemos seguir en su aplicación, en primer lugar Seiri, luego Seiton, Seiso, Seiketsu y finalmente Shitsuke. Hoy en día cada lengua ha intentado buscar su adaptación, por lo que también las verás por ejemplo en inglés cómo: Sort, Set in order, Shine, Standardize y Sustain. En todo caso los nombres no son lo importante siempre y cuando entendamos los fundamentos y su metodología.

Empezando a conocerlas

5S

1. Introducción a las 5S

5S

Recientemente han surgido variantes relacionadas que incluyen 6 ó más “S” que se han desarrollado adaptando la metodología a ciertas organizaciones y condiciones. En cualquier caso, no obedecen a la definición original del método. Las 5S suelen ser traducidas habitualmente al español de ésta forma: Seiri Separar Lo necesario de lo innecesario. Seito Ordenar Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.Seiso Limpiar Limpiar, inspeccionar y descubrir los problemas.Seiketsu Estandarizar Implantar Estado de Referencia de 3S anteriores.Shitsuke Mantener Normas, estándares, capacitar y comprobar. Veremos sus significados con detalle más adelante…

1. Introducción a las 5S

+ info

Es muy común escuchar que 5S significan “orden y limpieza” y no por menos conocido hemos visto ya el resultado: muy alejado del objetivo verdadero, por lo que insistiremos en las diferencias con éste termino. Seiri (separar): Ni siquiera aparece en el habitual “orden y limpieza”. Podemos ordenar nuestras cosas, pero sin haber separado antes lo necesario de lo innecesario pueden no sernos de utilidad o no tener funcionalidad. Seiton (ordenar): La clave está en como se lleva a cabo. Es vital identificar que objetos tienen mayor frecuencia de uso y definir un “lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. Mediante la gestión visual el puesto debe ser intuitivo, ergonómico y eficiente. No esconder elementos y facilitar el flujo del trabajo.

5S

1. Introducción a las 5S

Seiketsu (estandarizar): La estandarización nos permitirá crear el “Estado de Referencia” y conocer la situación de origen de un puesto para, en caso de desviación, volver a ella evitando situaciones desconocidas e incertidumbres. Mediante la gestión visual se identifica de forma rápida y sencilla la anormalidad o situación fuera del estándar.

Seiso (limpiar): Se relaciona muy estrechamente con limpiar, si bien su significado real es limpiar para inspeccionar, e inspeccionar es detectar los problemas. De ahí la importancia de éste punto, que radica en el hábito para detectar problemas y solucionarlos antes de vernos sorprendidos por ellos.

5S

1. Introducción a las 5S

Shitsuke (mantener): No suele estar valorada de forma correcta. Shitsuke hace referencia al hábito, clave en el desarrollo de la metodología. Sin la implicación de la dirección, sin auditorias y revisiones periódicas del estado de las 5S, el sistema tenderá al desorden. Por ello la importancia del cumplimiento de los estándares, el mantenimiento de la rigurosidad, así como la disciplina en los chequeos. Esto nos conducirá al empoderamiento del personal, de forma que se sientan con libertad de proponer ideas y oportunidades de mejora.

5S

1. Introducción a las 5S

1. Introducción a las 5S - Beneficios

1. Introducción a las 5S - Beneficios

A nivel estructural, las 5S se componen de 3 actividades prácticas más 2 actividades de gestión que contribuyen a la estandarización del puesto de trabajo y su control mediante auditorias.

Estructuración de las 5S

1. Introducción a las 5S

Cada “S” de la metodología tiene un objetivo específico y se gestiona de acuerdo a su estructura, las tres primeras con medidas de acción, las dos siguientes con medidas de gestión.

Medidas en torno a las 5S

1. Introducción a las 5S

Las 5S en profundidad

TEMA 2

La definición típica de Seiri es “Separar lo necesario de lo innecesario” pero, ¿qué es necesario y qué no?¿quién lo define?¿con qué criterios? Vamos a verlo…

Separar

Seiri

2. 5S en profundidad

Separar la necesario de lo innecesario Valorar lo innecesario Arreglar lo dañado Eliminar lo innecesario (vender, tirar, definir destino...) Realización de las actividades correctivas

Seiri - Acciones Habituales

2. 5S en profundidad

Definir criterios sobre lo que es necesario y lo que no lo es para cada puesto de trabajo Conseguir lo necesario que no tenemos disponible. Definir un área de almacenamiente temporal para lo innecesario que requiere decisión. Promover el pensamiento análitico y la búsqueda de causas raíz.¿Por qué tengo innecesarios? ¿Por qué me faltan cosas necesarias?Dar un enfoque preventivo a la primera "S"

Seiri - Acciones Profundas

2. 5S en profundidad

Los criterios de lo necesario o no en cada área son variables en función del tipo de actividad (operaciones, oficinas, etc) y se deben explorar y definir los correctos. Algunos criterios comunes son: INNECESARIOS

• Aquello que ponga en riesgo la Seguridad, la Calidad o la Eficiencia
• Lo que no tiene uso o pertenece a otras áreas
• Lo que no sirve, está roto o ha caducado
• Los excesos
• Lo que tiene un uso muy puntual (menos de una vez al año)

NECESARIOS

• Lo legal.
• Lo que proporciona seguridad, calidad o eficiencia.

• Lo que se usa cada día, semana o mes (más cerca cuanto más uso)

Aplicar a el esquema siguiente...

Seiri - Puntos Clave

2. 5S en profundidad

2. 5S en profundidad

La definición típica de Seiton es “Ordenar” pero su significado verdadero es Organizar. Organizar es ordenar con un criterio. Vamos a verlo…

Ordenar

Seiton

2. 5S en profundidad

Colocar o situar lo necesario Ordenar el área y las cosas Hacer agradable a la vista Identificar las cosas Delimitar áreas, pasillo, zonas...

Seiton - Acciones Habituales

2. 5S en profundidad

Orderar con criterio es Organizar. Fomentar el pensamiento análitico y la búsqueda de la causa raíz- ¿Por qué está desorganizado? - ¿Por qué tardo en encontrar las cosas? - ¿Por qué se dañan? Seguir la premisa: "Fácil de encontrar, fácil de coger, fácil de devolver"- Aplicar los 4 principios de la economía de movimientos. Preguntarnos qué vamos a identificar y para qué- ¿Sirve para tomar decisiones? - ¿Proporciona la información que se precisa? Establecer criterios de control visual. Al mirar debemos saber que esta bien o mal.

Seiton - Acciones Profundas

2. 5S en profundidad

2. 5S en profundidad

- Definición de los criterios de organización-Áreas -Zonas -Producción -Mantenimiento- Pensar en por qué lo tenemos desorganizado.- Ir a las causas origen y tener una predisposición y pensamiento análitico- ¿Se encuentra rapido, se coge fácil, se devuelve bien?- Aplicar los 4 principio de la economía de movimientos- Mismo producto, en el mismo lugar y en la misma cantidad. - Preguntarnos por qué vamos a identificar, que información se precisa, que aporte y para qué (válido para marcas, mesas, carteles...) - Establecer los criterios de control visual de forma que "cualquiera" pueda apreciar una anormalidad.- Indicadores en máquinas y tuberias - señalizaciones horizontales y verticales - carpetas, libros de oficina

Seiton - Puntos Clave

2. 5S en profundidad

La definición típica de Seiso es “Limpiar” y como vamos viendo, su significado también es mucho más profundo. Vamos a verlo…

Limpiar

Seiso

TEMA 2 5S en profundidad

Limpiar Entorno limpio y agradable Reusar, reciclar, reducir Suelos despejados, nada fuera de su sitio Limpieza y aseo personal

Seiso - Acciones Habituales

2. 5S en profundidad

La limpieza no es el fin, es un medio para realizar una correcta inspección Fomentar el pensamiento analítico y la busqueda de las causas raiz- ¿Por qué se ensucia? Crear un "Estado de referencia" y rutinas de limpieza, planificar auditorias. Aplicar el ciclo de mejora PRCA con las 3 primeras "S" Estudiar desde un punto de prevención de accidentes. Autogestión de las zonas y áreas.

Seiso - Acciones Profundas

2. 5S en profundidad

- Hacer nuesto entorno de tabajo más agradable (ningún trabajo de Calidad puede realizarse en un entorno degradado, sucio o inadecuado) - Identificar y eliminar las fuentes de suciedad - Anticipar fallos y averias, permitir la reparación antes de que ocurra el fallo. - Prevenir accidentes, evitar daños a las personas - Evitar daños en las instalaciones, herramientas y materiales. - Nos permite habilitar la identificación de los problemas.

Seiso - Puntos Clave

2. 5S en profundidad

Vamos a verlo…

Mantener lo que se ha conseguido con las anteriores 3S

Seiketsu

2. 5S en profundidad

Estandarizar las mejoras para que permanezcan Implantar Controles Visuales Carteles con el antes y el despuésCreación y mantenimiento del Manual de 5S

Seiketsu - Acciones Habituales

2. 5S en profundidad

- Cualquiera pude utilizar el área y conoce como estaba y cómo tiene que quedar despues de su uso. - Documentar las buenas prácticas - Estandarizar mejoras de otras áreas - Promover el pensamiento analítico ¿Por qué debemos continuar la evolución y estandarización de las 5S? - Establecer un enfoque preventivo en los aspectos de las 5S - Autogestionar las áreas

Seiketsu - Acciones Profundas

2. 5S en profundidad

- No aplicar la 4S Seiketsu si no se ha estabilizado la implantación y procesos de las 3S anteriores. - Estandariza las 3 primeras "S" - Crea un Reporte fotográfico del estado ideal - Genera documentación sobre las Mejores Prácticas - Documenta las "Lecciones Aprendidas" - Documenta los significados de colores, códigos, etc.

Seiketsu - Puntos Clave

2. 5S en profundidad

Vamos allá…

La "guinda del pastel", disciplina y constancia para aplicar lo aprendendido y convertirlo en hábito.

Shitsuke

2. 5S en profundidad

- Fomentar la disciplina y los hábitos - Matriz fotográfica - Auditorias planificadas

Shitsuke - Acciones Habituales

2. 5S en profundidad

- Respeto por lo establecido, fomentar la constancia en el tiempo - Enseñar con el ejemplo, compartir las mejoras con la organización - Disponer de indicadores de resultados. - Mantener actividades rutinarias diarias de 5S. - Auditar y ser auditado.

Shitsuke - Acciones Profundas

2. 5S en profundidad

Implantación de 5S

TEMA 03

Divideremos la implantación en diversas actividades a realizar en 4 fases: Fase 1. Primeros pasosFase 2. Aplicación de las 3SFase 3. EstandarizaciónFase 4. Mantenimiento

Implantación

3. Implantación de 5S

• Definir los objetivos de mejora
• Identificar y priorizar las áreas en las que desplegar las 5S
• Establecer la organización del proyecto (Roles y Responsabilidades)
• Definir el calendario con los plazos para cada paso
• Dividir el área en secciones
• Asignar un piloto a cada sección
• Realizar una evaluación de la situación actual
• Dejar claros los recursos y el equipo
• Educar a las personas implicadas en las "5S"
• Tener en cuenta el coste y los beneficios de esta actividad

Fase 1 Primeros pasos

3. Implantación de 5S

• 1S: Clasificar / Poner en orden / Brillar

• Para cada sección el piloto deberá:
• Observar las anomalías
• Comprobar que se han alcanzado los objetivos de mejora
• Identificar sus causas de origen
• Establecer acciones correctivas
• Aplicar medidas correctoras

Fase 2 Aplicación de las primeras 3S

3. Implantación de 5S

• Definir un estado de referencia (directamente en el entorno de trabajo o en papel si aún no es posible en el entorno de trabajo).

• Definir las actividades que deben realizarse con regularidad, algunas a diario, para mantener el nivel alcanzado tras la aplicación de las primeras "3S".

• Implementar un proceso para gestionar las anomalías.

Fase 3 Estandarización

3. Implantación de 5S

• Ejecutar las normas previamente definidas que mantendrán el estado de referencia.

• Compruebar la aplicación de las normas definidas.

• Identifica las anomalías a través de:
• La observación diaria del trabajo
• Proceso de gestión de las anomalías
• Entrenar a los miembros del equipo hasta que sean autónomos

Fase 3 Mantenimiento

3. Implantación de 5S

El resultado de las primeras 3S es la formalización del estado de referencia. El objetivo es formalizarlo directamente en el entorno de trabajo para evitar el papeleo. Si todavía no es posible en el entorno de trabajo, el estado de referencia debe formalizarse en un documento llamado "estado de referencia 5S". En este documento es fácil encontrar : Entorno de trabajo estándar Criterios para calificar el entorno de trabajo estándar Actividades regulares para mantener el entorno de trabajo estándar Este documento debe ser lo más visual posible. Debe ser completado por el Supervisor o una persona designada por él mismo. El supervisor decide que el documento de estado de referencia de las 5S se utilice con una o varias imáges

Documentación a utilizar en la implentación de 5S

3. Implantación de 5S

El documento debe incluir los siguientes apartados: - Identificación de la ubicación especificando el nombre de la zona o proceso. - Seguimiento y validación de las modificaciones mediante la especificación de la fecha de la versión y los aprobadores (supervisores, supervisor superior del área y miembro de la función de soporte). - Representación de la situación estándar del entorno de trabajo mediante imágenes o dibujos. - Formalización de lo que debe comprobarse para juzgar el respeto del estado de referencia mediante criterios - Especificaciones de las acciones regulares que deben realizarse para mantener el estado de referencia (frecuencia y responsable)

Documentación a utilizar en la implentación de 5S

3. Implantación de 5S

Pulsa para descargar

Documento de ejemplo

3. Implantación de 5S

EMPEZAR

Veamos lo que has aprendido

QUIZ

Metodología básica de mejora continua

Técnica de ordenación

Metodo para mantener todo limpio

¿Qué son las 5S?

PREGUNTA 1/5

QUIZ Curso de Implantación 5S

¡Correcto!

QUIZ Curso de Implantación 5S

SIGUIENTE

Organizar lo necesario

Limpiar e inspeccionar

Separar necesario de innecesario

Seiri consiste en...

PREGUNTA 2/5

QUIZ Curso de Implantación 5S

¡Correcto!

QUIZ Curso de Implantación 5S

SIGUIENTE

Organizar

Estandarizar

Limpiar e inspeccionar

Seiso es...

PREGUNTA 3/5

QUIZ Curso de Implantación 5S

¡Correcto!

QUIZ Curso de Implantación 5S

SIGUIENTE

¡Correcto, así es!

Sin estándar no hay mejora

Depende de varios factores

Es posible hacer 5S sin estandarizar

PREGUNTA 4/5

QUIZ Curso de Implantación 5S

¡Correcto!

QUIZ Curso de Implantación 5S

SIGUIENTE

El responsable de 5S

Toda la organización, empezando por la dirección y terminando en el operario.

Los responsables de cada área

Quién esta implicado en las 5S

PREGUNTA 5/5

QUIZ Curso de Implantación 5S

¡Correcto!

QUIZ Curso de Implantación 5S

SIGUIENTE

5 correctas

4 correctas

3 correctas

2 correctas

1 correcta

0 correctas

RESULTADOS

QUIZ Curso de Implantación 5S

5/5

4/5

3/5

2/5

1/5

0/5

Wikipedia

05

Keisen Consultores.

04

Experiencia profesional como Section Manager de Logística durante más de 30 años en plantas de Barcelona, Santander, China, Japón y Ávila.

03

Manual 5S Alianza Renault-Nissan (enlace desabilitado)

02

Manual 5S Toyota

01

BIBLIOGRAFÍA

Muchas gracias por llegar hasta aquí, estoy seguro que te aportará una mayor amplitud a la hora de enfocar el día a día, tanto personal como laboral.

¡Lección finalizada!