Cápsula NOM-06

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¿Sabes qué son las BPD?... Son los principios y/o lineamientos para garantizar que la documentación, ya sea en papel o electrónica, cumpla con el

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Las BPD son importantes

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Atribuible: se refiere a la identidad de la persona que documenta el registro. ¿Quién realiza la actividad?

Legible: las entradas de datos deben ser registradas de manera clara, legibles y libres de ambigüedad. ¿Se puede leer y entender?

Contemporáneo: las actividades deben ser documentadas en el momento de la ejecución, incluyendo firma, fecha y si aplica, la hora. ¿Se registró al momento de realizar la actividad?

Original: son datos con el archivo o formato original en el que se generó, preservando la identidad del registro. ¿El documento es original?

Acertado/preciso: es la captura automática de datos que proporciona un mayor control sobre la precisión de un registro. ¿Los datos no contienen errores?

• Generan rastreabilidad, identificando el porqué, cómo y quién realizó la actividad.
• Unificamos la forma de registro.
• Dan soporte a las actividades.
• Se detectan en Auditorías Externas e Internas.
• Son de carácter obligatorio (Normativo).

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Estimado colaborador (a) bienvenido (a) a la Cápsula de Buenas Prácticas de Documentación. Antes de iniciar es importante que conozcas la siguiente información, da clic en cada icono para conocer la información.

Bienvenida

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¿Estás listo para iniciar? ¡Comencémos!

¿Tienes alguna duda? Ponte en contacto al correo electrónico alsmx.capacita@alsglobal.com o a la ext. 3631.

Total de diapositivas de contenido: 10 Duración de la Cápsula: 25 minutos

Evaluación: Al finalizar realiza tu evaluación en la Net, recuerda que la calificación mínima aprobatoria es 8.

Temario: 1. Buenas Prácticas de Documentación (BPD)2. Firma institucional / fecha / hora3. Corrección de errores4. Llamados5. Comentarios / información adicional 6. Lacrado7. Cancelación de espacios en blanco

Introducción: En esta cápsula mencionaremos los lineamientos para efectuar correctamente el registro de datos e información en ARJ para asegurar el cumplimiento de actividades y la trazabilidad de estos, minimizar el riesgo de errores, estandarizar y regularizar actividades. Competencia a desarrollar: Al finalizar la cápsula el colaborador será capaz de aplicar las Buenas Prácticas de Documentación con el objetivo de cumplir con los lineamientos establecidos y evitar No Conformidades.

Cápsula de Buenas Prácticas de Documentación

Contenido: Minerva Yáñez MolinaDiseño: Erika Arellano López

Right Solutions - Right Partnerwww.alsglobal.com | www.arj.mx

INICIAR

¿Conoces los aspectos con los cuales deben cumplir las correcciones?

3. Corrección de errores

Instrucciones: Selecciona los aspectos con los cuales debe cumplir toda correción que realices.

La modificación puede realizarse en cualquier momento, siempre y cuando no haya transcurrido más de 1 mes.

Debe contener firma del INE de quien realiza la corrección, así como la fechafecha; y permitir la lectura de la información original.

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Es necesario colocar el motivo de la corrección.

Colocar el dato corregido en la parte inferior del documento.

No realizar correcciones parciales en registros numéricos como: fecha, hora, resultados.

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Ten en mente los números que corresponden a las respuestas correctas, ya que para avanzar se te solicitará este código secreto.

Retroalimentación: Es necesario que la corrección se realice en el momento en que se detecta el error y de preferencia, la persona que hace la corrección debe ser la misma persona que hizo el registro original.

Retroalimentación: Quien realice la modificación deberá colocar su firma institucional y fecha, y permitir la lectura de la información original.

¡Muy bien!

Retroalimentación: Colocar el dato corregido lo más cerca posible del dato a corregir.

¡Muy bien!

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A continuación te mostraremos algunos elementos importantes que necesitas conocer antes de mostrarte el proceso de correción de errores y cancelación de espacios en blanco.

Fecha

Firma

¡Tu firma es sinónimo de RESPONSABILIDAD!

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Hora

La firma en el Laboratorio se compone por el nombre abreviado y la rúbrica como se muestra a continuación: Para los documentos de ARJ que indican “Firma”, se debe registrar la firma institucional, a menos que se indique lo contrario.

• Escríbela en español bajo el formato: DD/MMM/AAAA
• Para la separación entre dígitos y letras utiliza guiones, diagonales o espacios.

La hora debe registrarse en formato de: 24:00 horas, dos dígitos para la hora y 2 dígitos para los minutos (hh:mm). Ejemplo: 09:00 horas

A continuación te mostramos la forma correcta de corregir un error. ¡Pon mucha atención!

Documentasión

Documentación

Error ortográfico

M. Yáñez 30 mar 2021

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3. Corrección de errores

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Traza una línea diagonal de arriba hacia abajo de izquierda a derecha sobre el dato incorrecto.

Registra el dato correcto y el motivo de la corrección en TODAS las correcciones.

Firma institucional y fecha. No está permitido agregar tu firma de manera electrónica.

Algunos ejemplos de tipo de error son:

• Error de transcripción
• Error ortográfico
• Omisión de dato

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De acuerdo con lo que hemos revisado hasta el momento, selecciona los errores que están corregidos con base en las BPD.

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3. Corrección de errores

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1

4

2

Ten en mente los números que corresponden a las respuestas correctas, ya que para avanzar se te solicitará este código secreto.

Recuerda que considerando las BPD la línea para cancelar debe cubrir completamente el dato.

Recuerda que considerando las BPD no se deben hacer correcciones parciales.

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4. Llamados

Un llamado (número arábigo entre paréntesis) se utiliza cuando no se tiene suficiente espacio para realizar una corrección o comentario.

En la presente documentasión se marca la secuencia de datos correspondientes al análisis realizado por el químico Francisco Rosales, en la cual se específica el tipo de análisis realizado, así como los resultados obtenidos.A continuación se describe la información:12 abr 2021 Análisis de HPLC 13 de abr Resultado obtenido 0.0044, 0.2245g Prueba de valoración

(2) 13 abr 2021 Error de fecha

M. Yáñez 13 abr 2021

(3) 0.0044g Omisión de dato

M. Yáñez 13 abr 2021

(1) documentación Error ortográfico

M. Yáñez 13 abr 2021

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5. Comentarios / información adicional

Si se requiere registrar comentarios o información adicional se debe avalar colocando firma y fecha de quien lo realiza.

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6. Lacrado

¿Sabes qué es el lacrado?

Registrar firma y fecha en un documento que se pega sobre otro de manera que la firma abarque el reporte, la información pegada y el documento en donde se pega, con el objetivo de asegurar la integridad y veracidad del mismo.

Ticket emitido por E/I que arroje lecturas directas sobre la muestra (por ejemplo: balanzas, Karl Fisher, durómetro, etc.) registrar a mano todas las lecturas del dato junto con las unidades (metadato).

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7. Cancelación de espacios en blanco

Dentro de las BPD también es importante la cancelación de espacios en blanco, lo cual se realiza trazando una diagonal de izquierda a derecha de arriba hacia abajo que abarque todo el espacio a cancelar. Si el espacio en blanco es pequeño, se puede colocar "NA".

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• Todos los espacios en blanco deben cancelarse, excepto el reverso de Bitácora Volante (BV).
• Si el espacio en blanco es un apartado que no se emplea debido al tipo de análisis, de la acción que se realiza (por ejemplo: formatos de respuesta de opción múltiple), podrá tener espacios en blanco.

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Conclusiones

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Las BPD son de carácter obligatorio y normativo.

Queda prohibido:

• El uso de corrector, goma para borrar, tinta de gel, plumón y lápiz.
• Encimar, remarcar números o letras.
• El uso de comillas para reemplazar palabras.
• Utilizar símbolos y/o abreviaturas, al menos que se identifiquen en el mismo documento o dato oficial.
• El uso de post-it y hojas recicladas, únicamente están permitidos con fines de revisión y capacitación.

• Tu firma institucional se compone de tu nombre abreviado y rúbrica, la cual se asigna durante tu proceso de inducción y es única, la cual ya no podrás cambiar posteriormente.
• Es necesario registrar la hora en formato de 24 horas.

Es considerado falsificación de información el llevar a cabo registros y/o firmas de quien participa en alguna actividad en fechas anteriores o posteriores a la real, así como, firmar con un nombre que no es el propio, o no haber realizado la acción y firmar de haberla realizado.

¡Lo lograste!

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