V2- COMMUNAUTE CREA_ Comment créer une communauté de covoiturage ?

éhop vous accompagne :

Découvrez comment créer et utiliser une communauté de covoitureurs pour vos salariés sur ouestgo.fr, la plateforme de covoiturage du quotidien, bretonne et ligérienne, publique et sans commission

Pour une meilleure expérience privilégiez un visionnage sur un ordinateur

Je clique ici pour commencer

Le seul site de covoiturage qui nous permet de covoiturer comme on veut : tous les jours, pour rendre service, pour aller vers un évènement, ...

un site ET une application smartphone de covoiturage publique

L'association éhop vous accompagne au quotidien dans vos démarches de covoiturage au 02 99 35 10 77 ou par mail contact@ehopcovoiturons-nous.fr

Aucune commission sur vos trajets et pas d'échange d'argent en ligne !

Pour accéder à Ouestgo.fr, deux solutions :

Le site web www.ouestgo.fr

L'application smartphone à télécharger

Quelque soit la solution choisie, vous aurez accès aux mêmes services et fonctionnalités

Présentation générale de la plateforme ouestgo

En haut de la page, cliquez sur "inscription" ou "connexion" pour vous inscire ou vous connecter

Astuce ! Il est possible, même sans inscription, de faire une recherche de trajets

En 1 clic , vous accèdez : - aux communautés de covoitureurs, - aux évènements - ou encore au service de covoiturage solidaire pour l'emploi

Pourquoi créer une communauté de covoiturage ?

Chaque communauté dispose d'un référent de communauté qui a pour mission de suivre et dynamiser le covoiturage et d'être en lien avec les covoitureurs de sa communauté

Regrouper dans un même groupe des inscrits Ouestgo.fr qui ont un interêt commun, par exemple : salariés d’une même entreprise, d’une zone d’activités, habitants d’une même commune

Faciliter les prises de contact et mise en relation en créant de la confiance et un sentiment d'appartenance entre covoitureurs

Ce que les usagers de ouestgo.fr voient d'une communauté

Certaines informations sont visibles depuis l'inferface front-office de la plateforme ouestgo.fr : - sans qu'on soit inscrit/connecté à Ouestgo.fr - sans qu'on soit membre d'une communauté

Ce qui est visible sans être connecté :

La liste de toutes les communautés existantes

Le nombre de membres dans la communauté

La page d'accueil de chaque communauté comprenant : le descriptif, le logo, le module de recherche de trajet, la cartographie "anonyme" des trajets déposés

La prise de contact n'est pas possible

Une fois CONNECTE, je peux cliquer sur le bouton "rejoindre la communauté "

Les fonctionalités mises à disposition des référents de communauté

Modérer les membres

Créer sa communauté

Communiquer avec les membres de la communauté

Donner de la visibilité à sa communauté via un widget, des mailings,...

Obtenir des statistiques sur l'activité de sa communauté

Pas de panique ! éhop vous accompagne et vous aide à comprendre comment utiliser ces différentes fonctionnalités :)

Créer une communauté >

Communautés

Gérer une communauté >

Créer une communauté

Rappel : pour créer une communauté, il est indispensable d'être inscrit et connecté à la plateforme Ouestgo.fr

Depuis la page d'accueil, cliquez sur "voir les communautés"

Créer une communauté

Renseignez un nom pour votre communauté ainsi qu'une description courte ET une description un peu plus détaillée

Précisez l'adresse du lieu de destination (adresse de l'entreprise, du siège, de la zone d'activité...

Il est possible de réserver l'adhésion à votre communauté à certaines adresses mails, précisez ici la terminaison d'adresse mail souhaitée

Insérez ici une image ou un logo représentatif de votre communauté

Créer une communauté

La communauté de mon entreprise existe déjà sur Ouestgo.fr ?

Je vérifie dans la liste des membres qui est référent de cette communauté. Si cette personne est toujours dans mon entreprise, je prend contact avec elle. Plus loin dans la dernière planche ("Gérer votre communauté 11/11"), vous verrez comment changer le statut d'un membre d'une communauté.

Je ne connais pas la personne nommée référente de communauté ou cette personne ne fait plus partie de mon entreprise ?

Si mon entreprise adhère à éhop, l'association gère la communauté et peut vous nommer en tant que référent supplémentaire. Contactez votre chargé.e de mission éhop

Si mon entreprise n'adhère pas à éhop, contactez le modérateur actuel via la messagerie ou directement Ouestgo (contact@ouestgo.fr) qui pourra procéder aux modifications.

Gérer une communauté 1/11

Vous avez créé une communauté de trajet dont êtes désormais le Référent, vous avez le rôle d'administrateur de cette communauté

Ce rôle vous donne automatiquement accès à un "back office", interface de gestion de la communauté

Gérer une communauté 2/11

Cliquez sur "Administrer ma communauté" pour rejoindre l'interface de gestion de votre communauté ou renseignez l'URL : https://admin.ouestgo.fr PUIS Saisissez vos identifiants et mots de passe Ouestgo.fr

Gérer une communauté 3/11

2 accès possibles à votre communauté

En vous identifiant, vous ouvrez une interface de gestion vous proposant : - un tableau de bord de statistiques (nombre d'inscrits selon des périodes, nombre de covoiturages...) - un onglet communauté vous permettant d'administrer vos membres (ajout/ modération, emailling ciblé ou de masse)

cliquer ici pour un accès direct au tuto "statistiques"

cliquer ici pour un accès direct au tuto "gérer votre communauté"

Gérer une communauté 4/11

En cliquant sur l'onglet "communauté", vous accédez à la liste de la ou des communautés que vous avez créées ou pour lesquelles vous avez été nommé "référent)

Le mode "afficher" permet de retrouver les informations sur votre communauté (descriptif...)

Le mode "éditer" permet de modifier les informations sur votre communauté (descriptif...)

Gérer une communauté 5/11

Grâce au mode "éditer" , vous pouvez : - modifier les informations principales telles que l'adresse, le nom de la communauté, le logo, les descriptifs - avoir accès à des options spécifiques telles que :

le type de validation (automatique, manuel ou par nom de domaine)

la possiblité de masquer ou non les annonces proposées aux non-membres

l'export de la liste des membres et de leurs informations en format CSV

la possibilité de masquer ou non les membres de la communauté aux non-membres

N'oubliez pas de bien enregistrer chaque modification.

Gérer une communauté 6/11

A partir de cette liste, vous pouvez sélectionner tout ou partie des membres et leur envoyer un mail. ATTENTION: ne pas envoyer de mail à ceux qui le souhaitent pas. Vous pouvez le vérifier dans la colonne "accepte les emails".

Avant de passer à la rédaction de votre email, un avertissement apparait. Il rappelle votre responsabilité dans le bon usage de l'envoi de mailing.

Gérer une communauté 7/11

Vous accédez ensuite à un éditeur de mail qui vous aide à mettre en page le mail que vous souhaitez envoyer.

Vous pouvez : - rédiger l'objet du mail puis être guidé pour ajouter un titre, un texte ou une image - mettre en forme votre texte en mettant en gras, souligné ou italique, en changeant de police... Il est même possible d'envoyer un test avant l'envoi définitif.

Gérer une communauté 8/11

L'envoi de mail est très utile pour dynamiser et animer votre communauté de covoitureurs

Les emails peuvent être collectifs. Communiquez auprès de toute votre communauté de covoitureurs pour : - les inviter à un évènement - rechercher un témoignage - les féliciter - les informer de nouveautés sur le covoiturage (mise en place de stationnement, d'incitatif...)

Les emails peuvent être individuels ou très ciblés. Par exemple, il est important que les membres de la communauté déposent des trajets conducteur ou passager dans la communauté. Vérifiez régulièrement si cela est fait. Dans le cas contraire, envoyez un mail pour inciter au dépôt de trajet. Un trajet déposé, c'est augmenter ses chances de covoiturer :)

Gérer une communauté 9/11

En cliquant sur "membre et modérateurs", vous accédez à nouveau à la liste des membres

Pour apporter des modifications, il faut cliquer sur "éditer"

La liste des membres ainsi que leur statut, la date d'adhésion/refus à la communauté et s'ils acceptent ou non les emails est disponible

Gérer une communauté 10/11

Après avoir cliqué sur "éditer", vous pouvez modifier la liste des membres et modérateur.

Supprimer un membre : cliquez simplement sur "supprimer" en face du nom de la personne à retirer de la communauté.Cela est notamment utile si une personne a quitté l'entreprise. A noter : cela ne supprime pas le compte ouestgo.fr ni les trajets déposés par la personne

Les actions possibles

Ajouter un membre : Cliquer sur "ajouter un membre" puis renseigner le nom et prénom de la personne que vous souhaitez ajouter, la sélectionner dans la liste puis valider. ATTENTION : il est nécessaire que cette personne soit inscrite sur ouestgo au préalable

Que ce soit lors de l'ajout ou lors de la suppression d'un membre, pensez à le prévenir par mail. Cela n'est pas automatique.

Gérer une communauté 11/11

Aprés avoir cliqué sur "éditer", vous pouvez modifier la liste des membres et modérateur.

Les actions possibles

Modifier le statut d'un membre : En cliquant sur le statut d'un membre, il est possible de le modifier. Voici les différents statuts : - en attente : ce statut est disponible en mode de validation manuelle des membres. Vous devez vérifier si le membre est éligible avec votre communauté avant de changer son statut - membre : ce statut est le statut classique d'un membre d'une communauté - modérateur : ce statut est attribué à la ou aux personnes en charge d'administrer la communauté - Vous pouvez ajouter plusieurs modérateurs. - refusé : ce statut est utilisé pour refuser des membres en attente d'admission et non elligible sur votre communauté.

Pensez à prévenir les membres de votre communauté de chaque changement de statut. L'envoi de notification ou mail n'est pas automatique.

Les statistiques de ma communauté

Dès l'identification validée, vous ouvrez un tableau de bord vous permettant d'obtenir des statistiques quant à l'activité de votre communauté. En un coup d'oeil vous pouvez ainsi connaître :

Le nombre d'offres et de demandes (régulières ET ponctuelles) de covoiturage associées à votre communauté

Nombre global

Le nombre d'adhérents à votre communauté. Pour voir les fluctuations suite à une campagne de communication et/ou des événements internes sur le covoiturage

Graphique

Le nombre d'inscriptions validées (= usager ouestgo ayant finalisé son inscription en validant son adresse électronique)

Mesurer l’évolution des inscrits(crise sanitaire, nouvelle organisation du travail…)

Nombre global

Graphique

Les statistiques de ma communauté

Le nombre d'inscription validées (= usager ouestgo ayant finalisé son inscription en validant son adresse électronique)

Le nombre d'adhérents à votre communauté

Répartition mensuelle du nombre d'inscrits

Le nombre d'offres (régulières ET ponctuelles)

Le nombre de demandes (régulières ET ponctuelles)

Répartition mensuelle des offres et demandes déposées

éhop vous accompagne et active le covoiturage dans votre entreprise en Bretagne

Plus de témoignages sur le covoiturage sur notre chaine Youtube " Paroles de covoitureurs" Cliquer ici :

Des questions supplémentaires sur Ouestgo ?felix.moal@region.bzh 02 99 27 15 99Des questions sur l'accompagnement au changement en faveur du covoiturage en Bretagne ? Contacter l'équipe éhop au 02.99.35.10.77 - contact@ehop.bzh