REUNIONES EFECTIVAS

¿Qué valorle dasal tiempo?

REUNIONES EFECTIVAS

GUIA PRACTICA

Guía Práctica Reuniones Efectivas

Propósito

¿Qué temas se van a tratar?

¿Para qué es la reunión?

¿Cómo se va llevará a cabo la reunión?

¿Por qué hacer la reunión aporta valor?

Hacer uso efectivo del tiempo promueve el foco y la productividad.

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Convocatoria

¿A quiénes les aporta valor al tema?

¿Cómo lograr asistencia?

Regla de dos pies: Si un participantes no encontrara sentido a su participación, posibilidad de aprendizaje y/o contribución al tema será responsable de usar sus dos pies para moverse, haciéndolo con respecto sin perjuidicar la reunión.Quienes permanezcan en la misma aceptarán la decisión con naturalidad.

¿Qué hacer para lograr involucramiento?

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Roles

En equipos maduros, es posible, que la distribución de tareas surja de manera espontánea y autogestionada. Podrían utilizarse técnicas de creatividad y construcción colaborativa que promuevan el intercambio de miradas y desafíen modelos mentales.

Especificar funciones antes del inicio teniendo en cuenta las fortalezas de los participantes. Hacerlo favorecerá la efectividad de la reunión.

Organizador

Guardián del tiempo

Participantes

Tomador de notas

sombreros para pensar

zapatos para la acción

Moderador

Facilitador visual

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Entrega de valor y acciones

¿En qué plazos se establecen?

¿Qué acciones se acuerdan?

¿Cómo se visibilizarán para que sean trazables?

¿Quiénes son responsables de llevarlas adelante?

¿Se ha descubierto alguna práctica para compartir?

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Atención

Usar el celular y/u otra distracción

Como en toda práctica suelen haber situaciones frecuentes que pontencian y/o debilitan las mismas.

Interrumpir

Juzgar y suponer

Revisar el material antes

Faltar el respeto

Probar las herramientas

Tomar personal las opiniones

Puntualidad

Seguir con un tema cuando no se avanza

Actitud positiva y colaborativa

Elevar el tono de voz y usar expresiones inapropiadas

Preguntar y escuchar

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CheckList

¿Propósito claro?

¿Concurrencia mayor al 50%?

Este checklist interactivo tehacer un aprendizaje evolutivo de los encuentros que lleves adelante para convertirlos en reuniones efectivas.

¿Interracción de la mayoría?

¿Cumplimiento del tiempo?

¿Hubo distracciones?

Instrucciones

¿Las herramientas y dinámicas funcionaron?

¿Hay notas de la reunión?

¿Hay acciones y responsables definidos?

¿Las expectativas están acordadas?

Todas las reuniones te servirán para mejorar y aprender de otros y con otros.

¿Hay visibilidad y trazabilidad acordada?