Procedimiento de Archivo y Custodia de la Historia Clínica
Objetivo General:Protegiendo el valor de nuestra información clínica Establecemos lineamientos institucionales para garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad total de los datos del paciente desde su ingreso hasta la disposición final.
Soporte Tecnológico
Personal Asistencial
Personal de Archivo
Soporte Tecnológico
Personal de Archivo
Personal Asistencial
Asegurar sistemas (Manager Clinic, ActualPACS), realizar respaldos y controlar accesos.
Registrar de forma completa, clara, veraz y oportuna la información clínica.
Organizar, custodiar, conservar y facilitar la consulta autorizada de documentos físicos.
Recepción yApertura Clínica
05
Gestión inicial del paciente y registro en el sistema.
Documentos obligatorios para la atención
Para garantizar una atención segura, el personal debe validar los siguientes documentos obligatorios: documento de identidad vigente, orden médica actualizada y la autorización de la EPS cuando aplique. Asimismo, se debe verificar el consentimiento informado firmado en los casos correspondientes, asegurando siempre que cada soporte sea legible y correcto antes de proceder con el ingreso asistencial.
Manager Clinic: Es el eje central para la administración. Aquí se gestionan los datos personales del usuario, se archivan los reportes diagnósticos y se mantiene el registro cronológico de cada atención médica brindada. ActualPACS: Es el sistema técnico especializado en el almacenamiento y visualización de imágenes diagnósticas. Permite la recuperación inmediata de estudios radiológicos y la consulta de los informes médicos asociados a cada prueba de imagen. Ambas herramientas son complementarias y fundamentales en el flujo asistencial, asegurando la trazabilidad total de la historia clínica en un entorno digital protegido.
Plataformas Digitales Institucionales
Para garantizar la integridad y seguridad de la información clínica, la institución emplea dos plataformas especializadas que operan bajo estrictos protocolos de acceso restringido mediante credenciales individuales.
Organización y Custodia del Archivo Físico
La gestión de documentos físicos exige una estructura rigurosa para garantizar su integridad y trazabilidad. Los expedientes se organizan sistemáticamente por vigencia y entidad responsable de pago (EPS), integrando todos los soportes de facturación y registros de atención. Este acervo se custodia exclusivamente en la bodega institucional, asegurando un entorno protegido y con acceso restringido para preservar la confidencialidad de la información.
'La integridad documental depende de la protección física y digital constante frente a desastres y accesos no autorizados.' - Gestión de Riesgos
Riesgos críticos: fallas tecnológicas y brechas de seguridad clínica.
Identificación de los riesgos asociados a la custodia documental
Tiempos legales de retención de la historia clínica
5 años
20 años
Permanencia en el archivo de gestión institucional
Periodo total obligatorio tras la última atención
15 años
Almacenamiento en archivo central o medio autorizado
El Protocolo de entrega de resultados garantiza la seguridad de la información mediante procesos diferenciados según el canal: presencial, digital o gestión por terceros.
vs
Entrega Digital: Los reportes e imágenes se envían exclusivamente a través de los mecanismos institucionales cifrados definidos por CENDIDTER S.A.S.
Entrega Presencial: El titular debe presentar su documento de identidad original para verificar su identidad previo a la entrega del reporte.
Disposición Final y Seguimiento
Al finalizar los periodos de retención, se debe ejecutar la disposición final documental. Este proceso exige el cumplimiento estricto de las tablas de retención, garantizando la destrucción segura y la confidencialidad absoluta de la información clínica. La oficina de calidad asume un rol crítico mediante la monitorización constante, asegurando que cada etapa del archivo cumpla con los lineamientos vigentes, mitigando riesgos y validando el cierre formal del ciclo de vida documental.
Puntos clave de custodia
La confidencialidad es la base de nuestra labor. Recuerde siempre que la historia clínica es un documento reservado y su manejo exige máxima integridad:
- El acceso es exclusivo para personal autorizado.
- La seguridad digital depende de sus credenciales protegidas.
- La redundancia de datos mediante copias de seguridad asegura la continuidad.
- Toda interacción y entrega de información debe quedar debidamente registrada.
La custodia de este documento es un compromiso ético y legal que nos involucra a todos.
¡Muchas gracias!
Recuerda que proteger la información es cuidar de nuestros pacientes. Consulta siempre los formatos oficiales en nuestra base de anexos para garantizar la excelencia en cada proceso. ¡Gracias por tu compromiso con la calidad!
Gestión Integral y Custodia de Historias Clínicas
Alejandra Castaño
Created on June 17, 2026
Domine los lineamientos institucionales para el archivo, custodia y consulta de historias clínicas. Aprenda a gestionar el ciclo de vida documental y asegure la integridad y confidencialidad de la información bajo la normatividad vigente.
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Procedimiento de Archivo y Custodia de la Historia Clínica
Objetivo General:Protegiendo el valor de nuestra información clínica Establecemos lineamientos institucionales para garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad total de los datos del paciente desde su ingreso hasta la disposición final.
Soporte Tecnológico
Personal Asistencial
Personal de Archivo
Soporte Tecnológico
Personal de Archivo
Personal Asistencial
Asegurar sistemas (Manager Clinic, ActualPACS), realizar respaldos y controlar accesos.
Registrar de forma completa, clara, veraz y oportuna la información clínica.
Organizar, custodiar, conservar y facilitar la consulta autorizada de documentos físicos.
Recepción yApertura Clínica
05
Gestión inicial del paciente y registro en el sistema.
Documentos obligatorios para la atención
Para garantizar una atención segura, el personal debe validar los siguientes documentos obligatorios: documento de identidad vigente, orden médica actualizada y la autorización de la EPS cuando aplique. Asimismo, se debe verificar el consentimiento informado firmado en los casos correspondientes, asegurando siempre que cada soporte sea legible y correcto antes de proceder con el ingreso asistencial.
Manager Clinic: Es el eje central para la administración. Aquí se gestionan los datos personales del usuario, se archivan los reportes diagnósticos y se mantiene el registro cronológico de cada atención médica brindada. ActualPACS: Es el sistema técnico especializado en el almacenamiento y visualización de imágenes diagnósticas. Permite la recuperación inmediata de estudios radiológicos y la consulta de los informes médicos asociados a cada prueba de imagen. Ambas herramientas son complementarias y fundamentales en el flujo asistencial, asegurando la trazabilidad total de la historia clínica en un entorno digital protegido.
Plataformas Digitales Institucionales
Para garantizar la integridad y seguridad de la información clínica, la institución emplea dos plataformas especializadas que operan bajo estrictos protocolos de acceso restringido mediante credenciales individuales.
Organización y Custodia del Archivo Físico
La gestión de documentos físicos exige una estructura rigurosa para garantizar su integridad y trazabilidad. Los expedientes se organizan sistemáticamente por vigencia y entidad responsable de pago (EPS), integrando todos los soportes de facturación y registros de atención. Este acervo se custodia exclusivamente en la bodega institucional, asegurando un entorno protegido y con acceso restringido para preservar la confidencialidad de la información.
'La integridad documental depende de la protección física y digital constante frente a desastres y accesos no autorizados.' - Gestión de Riesgos
Riesgos críticos: fallas tecnológicas y brechas de seguridad clínica.
Identificación de los riesgos asociados a la custodia documental
Tiempos legales de retención de la historia clínica
5 años
20 años
Permanencia en el archivo de gestión institucional
Periodo total obligatorio tras la última atención
15 años
Almacenamiento en archivo central o medio autorizado
El Protocolo de entrega de resultados garantiza la seguridad de la información mediante procesos diferenciados según el canal: presencial, digital o gestión por terceros.
vs
Entrega Digital: Los reportes e imágenes se envían exclusivamente a través de los mecanismos institucionales cifrados definidos por CENDIDTER S.A.S.
Entrega Presencial: El titular debe presentar su documento de identidad original para verificar su identidad previo a la entrega del reporte.
Disposición Final y Seguimiento
Al finalizar los periodos de retención, se debe ejecutar la disposición final documental. Este proceso exige el cumplimiento estricto de las tablas de retención, garantizando la destrucción segura y la confidencialidad absoluta de la información clínica. La oficina de calidad asume un rol crítico mediante la monitorización constante, asegurando que cada etapa del archivo cumpla con los lineamientos vigentes, mitigando riesgos y validando el cierre formal del ciclo de vida documental.
Puntos clave de custodia
La confidencialidad es la base de nuestra labor. Recuerde siempre que la historia clínica es un documento reservado y su manejo exige máxima integridad:
- El acceso es exclusivo para personal autorizado.
- La seguridad digital depende de sus credenciales protegidas.
- La redundancia de datos mediante copias de seguridad asegura la continuidad.
- Toda interacción y entrega de información debe quedar debidamente registrada.
La custodia de este documento es un compromiso ético y legal que nos involucra a todos.¡Muchas gracias!
Recuerda que proteger la información es cuidar de nuestros pacientes. Consulta siempre los formatos oficiales en nuestra base de anexos para garantizar la excelencia en cada proceso. ¡Gracias por tu compromiso con la calidad!