FUNCIONES DEL PUESTO ASISTENTE DE CAPA

FUNCIONES DEL PUESTO TIENDA

Caja General

EMPEZAR

ÍNDICE

01 · Objetivo y Responsabilidades del puesto

06 · Orden y limpieza

02 · Excelencia en el servicio

07 · Solución a problemas al cliente

08 · Uso de herramientas y sistemas

03 · Funciones del puesto

09 · Imagen y presentación

04 · El valor e impacto de tu puesto

05 · Coordinación con otras áreas de trabajo

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CAJA GENERAL

Tú recibes, custodias y administras los valores que circulan en la unidad para mantener operaciones transparentes, seguras y ordenadas. Para ello te presentamos tu objetivo y responsabilidades que guiarán tu labor diaria.

Cuidar los valores de la empresa en todo momento, realizando acciones como:

• Proporcionar oportunamente los fondos indispensables para iniciar turno de los cajeros, recibir los cortes de caja.
• Elaborar en tiempo y forma las recolecciones de efectivo en punto de venta para su depósito al cofre de protección continua de manera inmediata.
• Conteo de morralla y pago de nómina.

Apoyar en la recepción, administración y control de las entradas de valores físicos (efectivo, vales y valores) a la unidad, derivado de las ventas registradas.

Objetivo

Responsabilidades

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EXCELENCIA EN EL SERVICIO

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FUNCIONES DEL AUXILIAR DE CAJA GENERAL

Para que logres desempeñarte con eficiencia diaria, a continuación te mostramos algunas funciones y actividades que realiza el encargado de Caja General:

Manejo de efectivo

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Gestión de Recursos

Administrativo

En caso de recibir la asignación de otras tareas adicionales a las de tu departamento es importante que recuerdes que estas fortalecen tu desempeño, fomentando un trabajo colaborativo y ordenado.

FUNCIONES DEL ENCARAGADO DE CAJA GENERAL

Para que logres desempeñarte con eficiencia diaria, a continuación te mostramos algunas funciones y actividades que realiza el encargado de Caja General:

Manejo de efectivo

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Gestión de Recursos

Administrativo

En caso de recibir la asignación de otras tareas adicionales a las de tu departamento es importante que recuerdes que estas fortalecen tu desempeño, fomentando un trabajo colaborativo y ordenado.

EL VALOR E IMPACTO DE TU PUESTO

Ahora que ya conocas las principales actividades y funciones podrás identificar el impacto que tiene tu puesto: Tú eres esencial para la unidad porque garantizas la seguridad y control en el manejo de efectivo y valores, permitiendo que cada transacción fluya con confianza, que los cajeros trabajen sin contratiempos y que la operación financiera de la unidad se mantenga sólida y confiable.

COORDINACIÓN CON OTRAS ÁREAS DE TRABAJO

Dentro de tu área hay algunos puestos con los que te relacionarás directamente, por ello te compartimos las actividades y funciones que desarrollan cada uno de ellos.

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COORDINACIÓN CON OTRAS ÁREAS DE TRABAJO

Además, hay áreas que colaboran directamente con tu puesto y que facilitarán el desarrollo de tus funciones. Por ello te compartimos las actividades y responsabilidades de cada una de ellas.

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SOLUCIÓN A PROBLEMAS AL CLIENTE

En Sanborns, cada interacción con el cliente es una oportunidad para generar confianza y fidelidad. Resolver las necesidades del cliente con rapidez y cercanía fortalece su confianza y refleja nuestro compromiso con la excelencia.

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USO DE HERRAMIENTAS Y SISTEMAS

SAP y Back Office

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PRESENTACIÓN E IMAGEN PERSONAL

La imagen que proyectas con nuestros clientes es una expresión de tu profesionalismo, por ello te compartimos los aspectos más relevantes que debes mantener para asegurar un buen impacto con tus clientes.

Hombre

Mujer

Importante

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CONCLUSIÓN

Caja General es el eje que sostiene la confianza del cliente y la solidez de la operación. Cada acción refleja el compromiso y la profesionalidad que distinguen a nuestra empresa. Su labor es esencial porque garantiza que todo funcione con transparencia y seguridad, y porque transmite la certeza de estar en buenas manos. Son guardianes de la integridad financiera y protagonistas silenciosos del éxito diario de la tienda.

Promueve la productividad y la eficacia.

Limita y elimina las distracciones.

Garantiza la integridad y calidad de los servicios evitando daños.

Evita riesgos de trabajo.

• Determinación de pagos de morralla.
• Pedido y recepción de morrallas.
• Llevar el control de certificados electrónicos de regalo, monedero electrónico, búhos de la suerte, círculo Sanborns, círculo del bienestar.
• Arqueo físico en caja general de todos los valores monetarios.
• Conteo de tarjetas y comparación contra teórico.
• Recolecciones de efectivo en puntos de venta.
• Seguimiento a la cancelación de vales provisionales.
• Captura de gastos.

Se debe disponer de una disciplina para mantener el área de trabajo ordenada y limpia.

• Revisar de manera constante durante el día el estado del área, corrigiendo de inmediato cualquier desorden o falta de limpieza para que el espacio se mantenga en condiciones óptimas.

• Verificar que se haya realizado el cierre de ventas del día anterior.
• Sacar de la caja fuerte-buzón los chemisses de las ventas del día anterior.
• Realizar la apertura de Tienday terminales desde el sistema.
• Revisar el original del Corte diario de Caja General con todos los documentos correspondientes.
• Cuantificar el total de los conteos de Valores para determinar el efectivo a depositar.
• Efectuar diariamente el depósito bancario a través del sistema de recolección de valores establecido.
• Recibir avisos de cargo del Departamento de Ingresos (con el formato autorizado) aprobados por el Gerente de la Unidad por concepto de faltantes para cobrarlos el día de pago.
• Pago de nóminas.
• Corte interno de caja (arqueo) de morralla y fondo fijo.

• Entrega de fondos de trabajo y llaves de departamentos.
• Depósito de efectivo a la empresa de traslado de valores.
• Efectuar diariamente el depósito bancario a través del sistema de recolección de valores establecido.

Eliminar la suciedad y asegurar el mantenimiento del área de trabajo.

• Mantener muebles, repisas y pasillos libres de polvo, empaques vacíos o basura, asegurando el buen estado del área de trabajo.

• Capturar e imprimir el corte de caja en el sistema.
• Entrega de corte a gerencia para la revisión y firma correspondiente.
• Imprimir reportes del sistema SAP.
• Control de la libreta de recolecciones.
• Revisar cortes de valores de usuarios.
• Conciliación de pagarés.
• Conciliación y revisión de cheques.
• Depósito de cheques.
• Capacitación y seguimiento a los auxiliares.
• Cuidar y salvaguardar los valores de la empresa.
• Revisar correos y dar seguimiento.

• Capturar fondos de trabajo en el sistema.
• Realizar corte interno de Caja (arqueos).
• Pago de nómina a empleados.
• Seguimiento para la cancelación de vales provisionales.
• Pago de ayudas de transporte a empleados de apertura y cierre.
• Llevar el control de certificados electrónicos de regalo, monedero electrónico, búhos de la suerte, círculo Sanborns, círculo del bienestar.
• Llenado de fichas de depósito y comprobantes de traslado de valores.

CONTROLES ADMINISTRATIVOS

• Cuota departamental, es la cantidad mínima que se espera de ventas mensualmente, es dividida en la cantidad de vendedores por departamento.
• Bitácora de ventas de productos de alto valor, son registros que detallan las transacciones para tener un control de estos productos.

UNIFORME DE HOMBRE

• Vestimenta Formal.
• Sin corbata.
• Zapatos negros de vestir boleados.

ESPECIFICACIONES

• Cabello corto y limpio.
• Afeitado.

• Enviar semanalmente comprobantes de morralla para evitar cargos indebidos en tesorería.
• Efectuar el pago quincenal a los empleados de Unidad.
• Recibir avisos de cargo del Departamento de Ingresos, (con el formato autorizado) aprobados por el Gerente de la Unidad por concepto de faltantes para cobrarlos el día de pago.
• El original del Corte diario de Caja General con todos los documentos correspondientes se le entrega al encargado de Ingresos para su revisión.
• Verificar que se haya realizado el cierre de ventas del día anterior y realizar la apertura de Tienda en el sistema; el encendido de las terminales es responsabilidad de Gerencia.

Asegurar que las tres acciones anteriores se están aplicando correctamente.

• Aplicar siempre los mismos criterios de acomodo y limpieza para que el área se conserve uniforme.

Seleccionar los productos necesarios para las actividades a realizar.

• Revisar los recursos de trabajo de tu área, separando los que se están utilizando de los que no.

• Entregar al personal de piso de venta de Tienda y Restaurante el fondo de trabajo al inicio del turno, verificando que firmen de recibido.
• Abrir terminales de las Cajas Registradoras en el sistema SAP para que los cajeros puedan iniciar su trabajo.
• Hacer recolección a los vendedores cada dos horas o cuando se requiera.
• Recibir cajeros al término de su turno, checando valores y pagarés.
• Atender la ventanilla para realizar cambios de billetes.
• Realizar arqueos a vendedores en Piso de ventas y surtir fondos de cambio desde caja general.

SAP y Back OfficeSe utilizan para el registro y búsqueda de información relacionada con el punto de venta (estatus de gaveta, apertura de Tienda y terminales) así como el registro del fondo de trabajo de los colaboradores.

ASPECTOS IMPORTANTES

• Baño diario.

• Uñas cortas y limpias.

• Ropa limpia y planchada.

Atiende con respeto, esmero y entusiasmo:

Acción: Mantener un trato cordial, responder con cortesía y mostrar interés auténtico. Herramienta: Modula tu voz, usa gestos positivos como una sonrisa y muestra actitud cordial con disposición a ayudar.

Herramientas para control de mercancía

• Revisión de conteos diarios, esto permite tener un control de los artículos existentes, salidas o entradas de mercancía.
• Reporte de teóricos, se realiza en cada departamento una vez al mes, permite detectar los faltantes, sobrantes o perdidas de productos que se encuentran en almacén como en piso de venta.
• Inventario es la validación de la mercancía de cada departamento, tanto en piso de venta como en almacén, se realiza anualmente, en toda la unidad, permite determinar las pérdidas y faltantes generados.

Apoya a la Tienda en la operación, supervisando al personal, verifica el cumplimiento de procesos, controla inventarios y asegura la correcta atención al cliente.Es clave para mantener la continuidad operativa, resolver eventualidades y alcanzar los objetivos comerciales.

• Él ayuda a supervisar al personal, giros de llave y devoluciones.

Ordenar y acomodar los productos que se ocupan en las actividades.

• Acomodar los recursos que utilizas con más frecuencia, facilitando su identificación rápidamente.

Apoya administrativamente a Gerencia, coordinando trámites, controlando documentación.Da seguimiento a reportes y comunicaciones internas, ayuda a todo el personal en tareas administrativas para que ellos se enfoquen a la atención al cliente.

• Te ayudará a gestionar trámites administrativos como vacaciones e incapacidades.

Brinda un trato personalizado:

Acción: Brindar atención cordial respondiendo puntualmente las dudas de los demás permite optimizar procesos. Herramienta: Debes conocer los procesos de tu área, responder preguntas cordialmente y mostrar seguridad al explicarlos.

Es un líder clave que asegura el buen funcionamiento de la unidad. Coordina equipos, impulsa resultados y crea un ambiente positivo tanto para colaboradores como para clientes. Su liderazgo garantiza una operación eficiente, una atención de calidad y una cultura de confianza que refleja los valores de Sanborns.

• Él ayuda a coordinar al personal, apoyando en giros de llave y autorizaciones.

Supervisa que los lineamientos establecidos y requerimientos del área se cumplan, que la documentación sea la correcta y este completa. No está físicamente en la unidad, pero realiza visitas periódicas.

Apoya en el conteo, registro y resguardo de los ingresos diarios, verificando cortes de caja y realizando arqueos.Asegura el control, la exactitud y el buen manejo de los recursos financieros de la tienda.

• Ayuda a gestionar recursos y documentación, organiza y dirige las actividades del departamento, él proporciona horarios y descansos a los auxiliares.

• Preparar los fondos de trabajo del día e ingresarlos al Sistema.
• Contar la morralla.
• Sacar de la caja fuerte-buzón los chemisses de las ventas del día anterior.
• Efectuar diariamente el depósito bancario a través del sistema de recolección de valores establecido.
• Cuantificar el total de los conteos de Valores para determinar el efectivo a depositar.
• Llevar el control de certificados electrónicos de regalo, monedero electrónico, Búhos de la suerte, Circulo Sanborns, Circulo del Bienestar.

Protege los activos de la tienda, supervisando los controles de seguridad y aplicando protocolos para prevenir robos, fraudes o pérdidas.Su labor garantiza un ambiente seguro para clientes, colaboradores y la operación.

• Trabajarás en conjunto con esta área para aplicar estrategias eficaces que pueden mejorar significativamente la seguridad.

• Organización de papelería - actividades administrativas.

• Salvaguarda de los valores de la empresa.
• Brindar apoyo en las actividades del Encargado de Caja General con acompañamiento.

Escucha con atención sus peticiones para identificar necesidades:

Acción: Observa y escucha atentamente sin interrumpir, para posteriormente ofrecer información clara y enfocada a los quererimientos. Herramienta: Usa atención activa, evita interrumpir mientras te habla y emplea lenguaje cordial.

UNIFORME DE MUJER

• Vestimenta formal
• Medias color natural
• Zapatos negros, limpios y boleados.

ESPECIFICACIONES

• Maquillaje discreto.
• Sin accesorios.
• Cabello limpio y bien peinado.

• Brinda siempre una sonrisa y actitud cordial al cliente.
• Escucha con empatía y mantén la calma.
• Siempre mantén una actitud servicial, nunca a la defensiva.
• Ofrece una solución inmediata y canaliza al cliente con un compañero del departamento.
• Asegúrate de dar seguimiento hasta que el cliente se encuentre atendido.

Cuida la calidad del servicio que ofreces.

Acción: Revisar que los sistemas estén en buen estado. Mantener orden y limpieza en el área refleja confianza y profesionalismo. Herramienta: Cuida la calidad del servicio que ofreces mediante la limpieza del área de trabajo, así como la revisión constante de su estado para garantizar siempre el trabajo colaborativo.

• Elaborar y proporcionar a los vendedores los fondos de trabajo y chemisses.

• Entregar al personal de piso de venta de Tienda y Restaurante el fondo de trabajo al inicio del turno, verificando que firmen de recibido.
• Surtir fondos de cambio desde Caja General.
• Capturar fondos de trabajo en el sistema.
• Atender la ventanilla para realizar cambios de billetes.
• Realizar arqueos a vendedores y cajeros en Piso de Ventas.
• Arqueo de valores en su fin de turno.
• Recolección de efectivo a los vendedores y cajeros cada dos horas o cuando se requiera.
• Conteo de morralla.
• Depósito de sobres al cofre de protección continua.
• Recibir los conteos del personal al término de su turno, checando valores y pagarés.

Soníe y saluda a todo colaborador que solicite de tu apoyo:

Acción: Sonríe, saluda y trata cordialmente a los demás. Herramienta: Usa lenguaje corporal abierto, contacto visual y tono amable.