Essential Presentation
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Tu pourras revenir à la page « Étapes » à tout moment en cliquant sur le bouton de retour situé en haut à droite du tuto.
Hello !Nous, c'est Lucy et Niko. Nous allons te guider tout au long du tuto.
Dans la page suivante, tu trouveras les étapes à réaliser pour organiser et suivre ta nouvelle session.
Nous te conseillons de suivre l'ordre chronologique dans un 1er temps. Par la suite, tu pourras aller directement sur l'étape de ton choix en cliquant sur le bouton flèche à droite de celle-ci.
Tu trouveras également des flèches ou des numéros sur lesquels cliquer pour t'indiquer les menus, champs et actions.
Pour revenir à la page précédente ou passer à la suivante, tu pourras utiliser les boutons de navigation.
Et maintenant, à toi de jouer !Nous te souhaitons bonne lecture.
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Les étapes à réaliser pour organiser et suivre une session.
6. Permissions et saisies du compte binôme Animateur sur le portail.
1. Vérifier si le lieu de la formation est dans la base. Si non, le créer.
11. PENDANT la session
13. Cas particulier : le suivi administratif de participants non-inscrits mais présents à la formation.
7. Attention, ne déposer aucun document.
2. Vérifier si la structure organisatrice est dans la base. Si non, la créer.
3. Vérifier si la session existe dans la base. Si non, le créer.
8. Finaliser la création de la session et la publier sur le portail.
12. Après la formation, réaliser le suivi administratif des participants.
14. Suivre les réponses au quiz et questionnaire de satisfaction.
4. Créer une nouvelle session.
9. Gérer les préinscriptions.
10. Mettre à jour l’état d’avancement AVANT la session.
5. Planifier les séances de la nouvelle session.
15. Clôturer la session.
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Barre horizontale en haut d'écran > menu Autres > Liste des Lieux
Avant de créer une nouvelle fiche Lieu, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si le lieu de ma nouvelle session existe déjà dans la base.Je me rends dans la Liste des Lieux.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Je renseigne le champ Ville. Je clique sur Actualiser pour lancer la recherche.
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Je parcours la liste des lieux proposée dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'un nouveau lieu.
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Dans le champ Libellé , je saisis : Numéro de dépt[espace]-[espace]VILLE[espace]-[espace]Nom du lieu de formation
Il est important de respecter les consignes de saisie : 1. numéro de département 2. un espace tiret du 6 un espace 3. nom de la ville en majuscules 4. un espace tiret du 6- un espace 5. nom du lieu de formation C'est grâce à ce champ que les participants pourront via le portail de préinscription rechercher une session par ville.
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Je renseigne tous les champs du formulaire création d'un nouveau lieu.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
+ info
Après avoir saisi le champ Libellé :1. Renseigner ensuite les champs Nom et Rue. 2. Saisir les premières lettres de la ville dans le champ Commune. 3. Attendre que s’affiche la liste Insee et sélectionner la commune du lieu !!! 4.Ne pas saisir manuellement le code postal : il se renseigne automatiquement une fois la commune du lieu sélectionnée. 5. Renseigner le champ Commentaires convocation (digicode, étage, …). 6. Cocher la case Visible sur le portail. 7. Renseigner si besoin les infos transport, hébergement, restauration et PMR en cliquant sur « Saisir ». 8. Cliquer sur Enregistrer.
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Barre horizontale en haut d'écran > menu Tiers > Recherche Tiers
Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Il existe 3 types de Tiers représentés par des icones différentes.
Les « Intervenants »
Les « Personnes Morales »
Les « Personnes Physiques »
+ info
+ info
+ info
Les Personnes Physiques qui permettent de recenser les participants : représentées par une icône Personnage en bleu clair
Les Personnes Morales qui permettent de recenser les structures organisatrices et les groupes de structures : représentées par une icône Usine en rouge
Les Intervenants qui permettent de recenser les Formateurs et les Utilisateurs du back-office : représentés par une icône Personnage en bleu foncé
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Je renseigne le champ *Nom. Je clique sur Actualiser pour lancer la recherche.
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Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Barre horizontale en haut d'écran > menu Session > Liste des Sessions
Avant de créer une nouvelle session, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la Liste des Sessions.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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1. Dans le formulaire de recherche, renseigner le champ Libellé : Numéro de dépt[espace]-[espace]premières lettres de la ville 2. Cliquer sur Actualiser. 3. Cliquer sur le lieu concerné dans la liste de r"sultats pour revenir automatiquement dans le formulaire de recherche avec le champ Lieu renseigné. 4. Cliquer sur « Actualiser ».
Je clique sur l’icône Loupe au niveau du champ Lieu pour rechercher puis sélectionner un lieu.
1. Dans le formulaire de recherche, renseigner le champ Libellé : Numéro de dépt[espace]-[espace]premières lettres de la ville 2. Cliquer sur Actualiser. 3. Cliquer sur le lieu concerné dans la liste de r"sultats pour revenir automatiquement dans le formulaire de recherche avec le champ Lieu renseigné. 4. Cliquer sur « Actualiser ».
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Je parcours la liste dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'un nouvelle session.
+ info
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CREER UNE NOUVELLE SESSION
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Avant de poursuivre, j'en profite pour partager une fiche mémo sur laquelle je m'appuie quand je créé une nouvelle session : elle me permet de faire les choses chronologiquement et efficacement !
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Remplir tous les champs de l’onglet Session en premier.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Remplir les champs de l’onglet Département et infos complémentaires.
Ne pas oublier de cliquer sur Enregistrer.
Revenir sur l’onglet Session pour noter le Numéro de session qui vient d’être généré.
Garder impérativement ce numéro qui me permettra de gagner du temps pour revenir sur la session.
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1. Dans le champ Action de formation, saisir « VRL » ou « niv » et sélectionner dans la liste le niveau concerné.
A gauche de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session.
2. Le champ Région est automatiquement renseigné avec la région de rattachement.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Dans le champ Durée, suivant le niveau de formation sélectionné, le nombre d’heures indiqué est le minimum obligatoire. Si vous le souhaitez, augmentez jusqu’à 7h par jour.
Renseigner le champ Type de public en saisissant « Tout public » ou préciser le public spécifique.
⚠️ Cette information apparaît sur le portail d’inscription : soyez précis et explicite.
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A gauche de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Au niveau du champ Lieu, cliquer sur l’icône Loupe pour ouvrir le formulaire de recherche de lieu.
Dans le champ Libellé, saisir le numéro de département et cliquer sur Actualiser. Cliquer sur le lieu dans les résultats affichés .
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A gauche de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
6. Le champ Structure est renseigné par défaut avec les nom et prénom du compte de connexion au back-office Agate. Cliquer sur l’icône Gomme pour vider le champ 7. Cliquer sur l’icône Loupe pour ouvrir le formulaire de recherche. 8. Dans le champ *Nom, saisir le numéro de département et cliquer sur Actualiser.
8. Sélectionner la structure organisatrice concernée dans la liste de résultats.
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A gauche de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
9. Pour le champ Ref. régional, rechercher le référent régional de la session en cliquant sur l’icône Loupe pour ouvrir le formulaire Gestion des intervenants.
10. Renseigner les premières lettres du nom du référent régional ( pour l’Occitanie : Audrey Glandières ) dans le champ Nom et cliquer sur Actualiser.
11. Sélectionner le nom correspondant dans la liste de résultats.
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12. Pour le champ Contact, rechercher le nom du formateur en charge de la session en cliquant sur l’icône Loupe afin d'ouvrir le formulaire Gestion des intervenants.
13. Renseigner les premières lettres du nom du formateur en charge de la session dans le champ Nom et cliquer sur Actualiser.
14. Sélectionner le nom du formateur en charge de la session dans la liste de résultats.
⚠️Ce contact figurera sur les convocations, sur le portail, dans les communications aux participants.
A gauche de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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A gauche de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
15. Dans le champ Effectif, saisir :9 pour le minimum 18 pour le maximum 12 pour le champ Probable
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A droite de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session sauf le champ Etat.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
16. Dans le champ Modalité, cliquer sur le champ vide et sélectionner la modalité de la session dans la liste (Présentiel ou Distanciel ou Hybride).
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18. Pour le champ Etat, on attendra d’avoir saisi l’ensemble des informations de la session pour venir le modifier.
17. Dans le champ Type, cliquer sur le champ vide et indiquer le type de la session (Public mixte, Public interne).
⚠️ Seules les sessions Public mixte sont visibles sur le portail et permettent aux stagiaires de s’inscrire.
Si vous choisissez Public interne, la session n’est pas visible sur le portail donc les stagiaires ne peuvent pas s’inscrire. Vous aurez donc à créer une Fiche Tiers par stagiaire et les inscrire un part un depuis le back-office Agate.
Il est donc fortement conseillé de renseigner ce champ avec Public mixte et de renseigner le public spécifique dans le champ Type public vu précédemment.
A droite de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session sauf le champ Etat.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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20. Les informations pratiques seront intégrées aux convocations, cliquer sur Saisir pour ouvrir le formulaire de saisie.
19. Dans l' onglet Département et informations complémentaires, renseigner le champ obligatoire du « département » de rattachement.
Je reste dans le formulaire de création Session mais je viens saisir les champs de l'onglet département et infos complémentaires.
Je reste dans le formulaire de création Session mais je viens saisir les champs de l'onglet département et infos complémentaires.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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PLANIFIER LES SEANCES DE LA SESSION
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Utiliser le menu Semaine Type pour créer une séance.Cliquer sur la proposition d'horaires dans la liste.
Cliquer sur Ajouter une date à droite de l'écran pour faire apparaitre l'icône Calendrier.
Je me rends dans l'onglet Déroulements pour en renseigner les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Je renseigne la date de ma journée de session.
Cliquer sur l'icône Calendrier et choisir la date de votre choix. Cliquer sur l'icône Disquette au milieu et à droite de l'écran pour Enregistrer .
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Cliquer sur l'icône Calendrier et choisir la date de votre choix. Cliquer sur l'icône Disquette au milieu et à droite de l'écran pour Enregistrer .
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Suite à l'enregistrement, s’ouvre alors une fenêtre Ajout d’un déroulement cliquer sur Valider. ⚠️Si je me suis trompé de date, je clique sur le bouton Retour pour revenir dans la fiche et cliquer à nouveau sur l’icône Calendrier et sélectionner la bonne date. Si la session comprend 2 journées, recommencer les mêmes actions depuis l’étape d’ajout d’une date.
Je confirme mon choix et je renouvelle l'opération si besoin pour une 2nde date.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Je renseigne la limite de préinscription.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Renseigner le champ Limite préinscription en jours en saisissant 5 jours (préconisé).
⚠️Il s’agit du nombre de jours à comptabiliser avant la date de début de session pour obtenir la date limite de publication et de préinscription via le portail.
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J'ajoute maintenant les formateurs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Depuis le bloc Organisation, cliquer sur Ajouter un intervenant pour ouvrir le formulaire Gestion des intervenants.
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Rechercher le formateur en renseignant les premières lettres dans le champ Nom, cliquer sur Actualiser.
Sélectionner le formateur concerné dans les résultats.
J'affecte les formateurs à ma session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Rechercher le formateur en renseignant les premières lettres dans le champ Nom, cliquer sur Actualiser.
Sélectionner le formateur concerné dans les résultats.
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Cocher la case Date pour sélectionner l’ensemble des plages horaires puis cliquer sur Valider.Après avoir validé, une fenêtre « Aucun tarif n’est redescendu » s’ouvre , cliquer sur OK.
Réaliser les mêmes actions pour chaque ajout d’intervenant.
Cliquer sur Enregistrer.
J'affecte les séances aux formateurs de ma session.
10
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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PARAMETRER LE COMPTE ANIMATEUR SUR LE PORTAIL
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Rester dans le formulaire Session et aller dans l’onglet ParamètresCocher les 4 cases afin d'activer les permissions et saisies pour l’animateur depuis son compte sur le portail.
Cliquer sur « Enregistrer ».
Je vais dans l'onglet Paramètres pour paramétrer le compte du binôme animateur sur le portail.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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NE DEPOSER AUCUN DOCUMENT
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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⚠️ L’Onglet Documents ne concerne pas les formateurs d'acteurs de terrain : ne déposer aucun documents. Les documents destinés aux stagiaires sont envoyés automatiquement par Agate.
Je n'ai aucun document à déposer.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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FINALISER LA CREATION ET PUBLIER LA SESSION SUR LE PORTAIL
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Avant validation, vérifier tous les champs : contrôler les dates et intervenants.
Retourner dans l’onglet Session, passer le champ Etat de Préparation à Publiée.
Cliquer sur Enregistrer & fermer. ⚠️ La session est visible immédiatement sur le portail depuis lequel les préinscriptions sont être possibles.
Je finalise la création en ayant pris soin de vérifier tous les champs et je la publie sur le portail.
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GERER LES PRE-INSCRIPTIONS
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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Avant toute action, je vérifie les préinscriptions.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
⚠️ La 1ère chose à vérifier avant toute action sur les préinscriptions est : Le nombre indiqué dans le sous-menu Suivi Général correspond aux nombres de mails automatisés envoyés par Agate.
• S’il est à 0, cela signifie qu’il n’y pas de préinscriptions.
• Si il y a un nombre, cliquer sur le sous-menu Participants pour consulter les préinscriptions.
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Je sélectionne les dossiers en Préisncription pour les passer à Validé.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Un stagiaire est en Préinscription qu’il se soit inscrit depuis le portail ou qu’il ait été inscrit par le formateur depuis le back-office Agate. Depuis le sous menu Participants, cocher les dossiers concernés.
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Je passe l'état à Validé.
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Cliquer sur Etat en bas de l’écran Passer l’état de Préinscription à Validé.
Cliquer sur Enregistrer.
⚠️Le nombre indiqué au sous-menu Participants correspond maintenant au nombre de stagiaires validés.
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⚠️Lorsque le nombre maximum de participants préinscrits est atteint mais que la date limite d'inscription n’est pas dépassée, la demande de préinscription passe automatiquement à l'état Liste d'attente. Un mail automatisé est envoyé au participant pour l'informer qu'il est en liste d'attente.
Une place peut se libérer, par exemple à la suite d’un désistement.
Cocher le dossier en Liste d'attente. Cliquer sur Etat en bas de l’écran. Passer l’état de Liste d'attente à Validé. Cliquer sur Enregistrer. ⚠️Ce participant va alors recevoir le mail automatisé de convocation.
Je passe l'état de Liste d'attente à Validé.
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Je passe l'état à Refusé par l’organisateur.
Cette action est à effectuer dans les 2 cas suivants :
• Si le stagiaire s’est préinscrit 2 fois (ou plus).
• Si le stagiaire ne correspond pas au public cible de la session.
Cliquer sur le participant concerné. Dans l'onglet Général, passer le champ Etat de Préinscription à Refusé par l’organisateur. Cliquer sur Enregistrer .
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Cliquer sur l’onglet Motif, saisir le commentaire et motif associé puis Enregistrer. Utiliser « Retour » pour revenir à la liste.
Pour l'état Refusé par l’organisateur, j'indique le motif.
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Je peux exceptionnellement passer un dossier à l'état Désistement.
⚠️ Lorsque qu’un participant informe le formateur par téléphone ou mail qu’il annule sa participation.
Avant toute action, demander au participant de se désister à partir de son compte sur le portail.
Si le participant est dans l’incapacité de le faire lui-même :
Cocher la case à côté du nom du participant concerné.
Passer le champ Etat à Désistement.
Cliquer sur Enregistrer.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Je peux corriger les données erronées d'un stagiaire.
⚠️ Si un stagiaire informe le formateur que ces données comportent des erreurs.
Toujours depuis le sous menu Participants, cliquer sur le nom concerné dans la liste des participants.
Cliquer sur l’icône Carte de visite (à droite du nom du participant) pour ouvrir sa fiche tiers.
Cliquer sur Modifier en haut d'écran et corriger les informations erronées dans les onglets Identité ou Structure.
⚠️ Pour modifier le n° de téléphone, avec la souris, sélectionner l'ensemble de chiffres et faire un clic droit pour vider le champ. Saisir ensuite le numéro de téléphone correct. Cliquer sur Enregistrer.
Utiliser Retour pour revenir à la liste des participants.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
⚠️ Si un stagiaire informe le formateur que ces données comportent des erreurs.
Toujours depuis le sous menu Participants, cliquer sur le nom concerné dans la liste des participants.
Cliquer sur l’icône Carte de visite (à droite du nom du participant) pour ouvrir sa fiche tiers.
Cliquer sur Modifier en haut d'écran et corriger les informations erronées dans les onglets Identité ou Structure.
⚠️ Pour modifier le n° de téléphone, avec la souris, sélectionner l'ensemble de chiffres et faire un clic droit pour vider le champ. Saisir ensuite le numéro de téléphone correct. Cliquer sur Enregistrer.
Utiliser Retour pour revenir à la liste des participants.
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METTRE A JOUR L'ETAT D'AVANCEMENT AVANT LA SESSION
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Avant la session, je mets à jour l'état d'avancement de ma session.
Depuis l'onglet Gestion et le sous menu Liste des sessions/Cycles, renseigner le numéro de session.Cliquer sur Actualiser.
Sélectionner la session concernée. 2 possibilités : Lorsque le nombre maximum de participants est atteint, passer l’état de la session à Confirmée puis cliquer sur Enregistrer & Fermer. ⚠️Si la session doit être annulée (manque de participants, absence formateur, …), passer l’état à Annulée puis cliquer sur Enregistrer & Fermer. Un mail automatisé d’annulation est envoyé aux participants après enregistrement du changement d’état.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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2 heures avant la fin de la session, les participants reçoivent un mail automatisé avec le quiz et le questionnaire de satisfaction à compléter.
Pendant la session, aucune action requise sur le back office !
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Pendant la session, aucune action requise sur le back office !
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METTRE A JOUR L'ETAT D'AVANCEMENT AVANT LA SESSION
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
Barre horizontale en haut d'écran > menu Tiers > Recherche Tiers
Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Il existe 3 types de Tiers représentés par des icones différentes.
Les « Intervenants »
Les « Personnes Morales »
Les « Personnes Physiques »
+ info
+ info
+ info
Les Personnes Physiques qui permettent de recenser les participants : représentées par une icône Personnage en bleu clair
Les Personnes Morales qui permettent de recenser les structures organisatrices et les groupes de structures : représentées par une icône Usine en rouge
Les Intervenants qui permettent de recenser les Formateurs et les Utilisateurs du back-office : représentés par une icône Personnage en bleu foncé
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Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
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Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
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Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
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Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
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Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
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Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
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Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
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Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
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Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
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Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
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GERER LES PRE-INSCRIPTIONS
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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Je sélectionne les dossiers en Préisncription pour les passer à Validé.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Un stagiaire est en Préinscription qu’il se soit inscrit depuis le portail ou qu’il ait été inscrit par le formateur depuis le back-office Agate. Depuis le sous menu Participants, cocher les dossiers concernés.
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Je passe l'état à Validé.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Cliquer sur Etat en bas de l’écran Passer l’état de Préinscription à Validé.
Cliquer sur Enregistrer.
⚠️Le nombre indiqué au sous-menu Participants correspond maintenant au nombre de stagiaires validés.
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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Cliquer sur Etat en bas de l’écran Passer l’état de Préinscription à Validé.
Cliquer sur Enregistrer.
⚠️Le nombre indiqué au sous-menu Participants correspond maintenant au nombre de stagiaires validés.
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Cliquer sur Etat en bas de l’écran Passer l’état de Préinscription à Validé.
Cliquer sur Enregistrer.
⚠️Le nombre indiqué au sous-menu Participants correspond maintenant au nombre de stagiaires validés.
Cliquer sur Etat en bas de l’écran Passer l’état de Préinscription à Validé.
Cliquer sur Enregistrer.
⚠️Le nombre indiqué au sous-menu Participants correspond maintenant au nombre de stagiaires validés.
Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Cliquer sur Etat en bas de l’écran Passer l’état de Préinscription à Validé.
Cliquer sur Enregistrer.
⚠️Le nombre indiqué au sous-menu Participants correspond maintenant au nombre de stagiaires validés.
Cliquer sur Etat en bas de l’écran Passer l’état de Préinscription à Validé.
Cliquer sur Enregistrer.
⚠️Le nombre indiqué au sous-menu Participants correspond maintenant au nombre de stagiaires validés.
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METTRE A JOUR L'ETAT D'AVANCEMENT AVANT LA SESSION
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Avant de poursuivre, j'en profite pour partager une fiche mémo sur laquelle je m'appuie quand je créé une nouvelle session : elle me permet de faire les choses chronologiquement et efficacement !
Remplir tous les champs de l’onglet Session en premier.
Remplir les champs de l’onglet Département et infos complémentaires.
Ne pas oublier de cliquer sur Enregistrer.
Ne pas oublier de cliquer sur Enregistrer.
Ne pas oublier de cliquer sur Enregistrer.
Remplir les champs de l’onglet Département et infos complémentaires.
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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GERER LES PRE-INSCRIPTIONS
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création.
Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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Avant la session, je mets à jour l'état d'avancement de ma session.
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Depuis l'onglet Gestion et le sous menu Liste des sessions/Cycles, renseigner le numéro de session.Cliquer sur Actualiser.
Sélectionner la session concernée. 2 possibilités : Lorsque le nombre maximum de participants est atteint, passer l’état de la session à Confirmée puis cliquer sur Enregistrer & Fermer. ⚠️Si la session doit être annulée (manque de participants, absence formateur, …), passer l’état à Annulée puis cliquer sur Enregistrer & Fermer. Un mail automatisé d’annulation est envoyé aux participants après enregistrement du changement d’état.
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Avant la session, je mets à jour l'état d'avancement de ma session.
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Tu pourras revenir à la page « Étapes » à tout moment en cliquant sur le bouton de retour situé en haut à droite du tuto.
Hello !Nous, c'est Lucy et Niko. Nous allons te guider tout au long du tuto.
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Tu pourras revenir à la page « Étapes » à tout moment en cliquant sur le bouton de retour situé en haut à droite du tuto.
Hello !Nous, c'est Lucy et Niko. Nous allons te guider tout au long du tuto.
Dans la page suivante, tu trouveras les étapes à réaliser pour organiser et suivre ta nouvelle session.
Nous te conseillons de suivre l'ordre chronologique dans un 1er temps. Par la suite, tu pourras aller directement sur l'étape de ton choix en cliquant sur le bouton flèche à droite de celle-ci.
Tu trouveras également des flèches ou des numéros sur lesquels cliquer pour t'indiquer les menus, champs et actions.
Pour revenir à la page précédente ou passer à la suivante, tu pourras utiliser les boutons de navigation.
Et maintenant, à toi de jouer !Nous te souhaitons bonne lecture.
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Les étapes à réaliser pour organiser et suivre une session.
6. Permissions et saisies du compte binôme Animateur sur le portail.
1. Vérifier si le lieu de la formation est dans la base. Si non, le créer.
11. PENDANT la session
13. Cas particulier : le suivi administratif de participants non-inscrits mais présents à la formation.
7. Attention, ne déposer aucun document.
2. Vérifier si la structure organisatrice est dans la base. Si non, la créer.
3. Vérifier si la session existe dans la base. Si non, le créer.
8. Finaliser la création de la session et la publier sur le portail.
12. Après la formation, réaliser le suivi administratif des participants.
14. Suivre les réponses au quiz et questionnaire de satisfaction.
4. Créer une nouvelle session.
9. Gérer les préinscriptions.
10. Mettre à jour l’état d’avancement AVANT la session.
5. Planifier les séances de la nouvelle session.
15. Clôturer la session.
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Barre horizontale en haut d'écran > menu Autres > Liste des Lieux
Avant de créer une nouvelle fiche Lieu, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si le lieu de ma nouvelle session existe déjà dans la base.Je me rends dans la Liste des Lieux.
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Je renseigne le champ Ville. Je clique sur Actualiser pour lancer la recherche.
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Je parcours la liste des lieux proposée dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'un nouveau lieu.
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Dans le champ Libellé , je saisis : Numéro de dépt[espace]-[espace]VILLE[espace]-[espace]Nom du lieu de formation
Il est important de respecter les consignes de saisie : 1. numéro de département 2. un espace tiret du 6 un espace 3. nom de la ville en majuscules 4. un espace tiret du 6- un espace 5. nom du lieu de formation C'est grâce à ce champ que les participants pourront via le portail de préinscription rechercher une session par ville.
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Je renseigne tous les champs du formulaire création d'un nouveau lieu.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
+ info
Après avoir saisi le champ Libellé :1. Renseigner ensuite les champs Nom et Rue. 2. Saisir les premières lettres de la ville dans le champ Commune. 3. Attendre que s’affiche la liste Insee et sélectionner la commune du lieu !!! 4.Ne pas saisir manuellement le code postal : il se renseigne automatiquement une fois la commune du lieu sélectionnée. 5. Renseigner le champ Commentaires convocation (digicode, étage, …). 6. Cocher la case Visible sur le portail. 7. Renseigner si besoin les infos transport, hébergement, restauration et PMR en cliquant sur « Saisir ». 8. Cliquer sur Enregistrer.
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Barre horizontale en haut d'écran > menu Tiers > Recherche Tiers
Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
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Il existe 3 types de Tiers représentés par des icones différentes.
Les « Intervenants »
Les « Personnes Morales »
Les « Personnes Physiques »
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+ info
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Les Personnes Physiques qui permettent de recenser les participants : représentées par une icône Personnage en bleu clair
Les Personnes Morales qui permettent de recenser les structures organisatrices et les groupes de structures : représentées par une icône Usine en rouge
Les Intervenants qui permettent de recenser les Formateurs et les Utilisateurs du back-office : représentés par une icône Personnage en bleu foncé
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Je renseigne le champ *Nom. Je clique sur Actualiser pour lancer la recherche.
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Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Barre horizontale en haut d'écran > menu Session > Liste des Sessions
Avant de créer une nouvelle session, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la Liste des Sessions.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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1. Dans le formulaire de recherche, renseigner le champ Libellé : Numéro de dépt[espace]-[espace]premières lettres de la ville 2. Cliquer sur Actualiser. 3. Cliquer sur le lieu concerné dans la liste de r"sultats pour revenir automatiquement dans le formulaire de recherche avec le champ Lieu renseigné. 4. Cliquer sur « Actualiser ».
Je clique sur l’icône Loupe au niveau du champ Lieu pour rechercher puis sélectionner un lieu.
1. Dans le formulaire de recherche, renseigner le champ Libellé : Numéro de dépt[espace]-[espace]premières lettres de la ville 2. Cliquer sur Actualiser. 3. Cliquer sur le lieu concerné dans la liste de r"sultats pour revenir automatiquement dans le formulaire de recherche avec le champ Lieu renseigné. 4. Cliquer sur « Actualiser ».
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Je parcours la liste dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'un nouvelle session.
+ info
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CREER UNE NOUVELLE SESSION
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Avant de poursuivre, j'en profite pour partager une fiche mémo sur laquelle je m'appuie quand je créé une nouvelle session : elle me permet de faire les choses chronologiquement et efficacement !
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Remplir tous les champs de l’onglet Session en premier.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Remplir les champs de l’onglet Département et infos complémentaires.
Ne pas oublier de cliquer sur Enregistrer.
Revenir sur l’onglet Session pour noter le Numéro de session qui vient d’être généré.
Garder impérativement ce numéro qui me permettra de gagner du temps pour revenir sur la session.
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1. Dans le champ Action de formation, saisir « VRL » ou « niv » et sélectionner dans la liste le niveau concerné.
A gauche de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session.
2. Le champ Région est automatiquement renseigné avec la région de rattachement.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Dans le champ Durée, suivant le niveau de formation sélectionné, le nombre d’heures indiqué est le minimum obligatoire. Si vous le souhaitez, augmentez jusqu’à 7h par jour.
Renseigner le champ Type de public en saisissant « Tout public » ou préciser le public spécifique. ⚠️ Cette information apparaît sur le portail d’inscription : soyez précis et explicite.
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A gauche de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Au niveau du champ Lieu, cliquer sur l’icône Loupe pour ouvrir le formulaire de recherche de lieu. Dans le champ Libellé, saisir le numéro de département et cliquer sur Actualiser. Cliquer sur le lieu dans les résultats affichés .
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A gauche de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
6. Le champ Structure est renseigné par défaut avec les nom et prénom du compte de connexion au back-office Agate. Cliquer sur l’icône Gomme pour vider le champ 7. Cliquer sur l’icône Loupe pour ouvrir le formulaire de recherche. 8. Dans le champ *Nom, saisir le numéro de département et cliquer sur Actualiser. 8. Sélectionner la structure organisatrice concernée dans la liste de résultats.
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A gauche de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
9. Pour le champ Ref. régional, rechercher le référent régional de la session en cliquant sur l’icône Loupe pour ouvrir le formulaire Gestion des intervenants. 10. Renseigner les premières lettres du nom du référent régional ( pour l’Occitanie : Audrey Glandières ) dans le champ Nom et cliquer sur Actualiser. 11. Sélectionner le nom correspondant dans la liste de résultats.
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12. Pour le champ Contact, rechercher le nom du formateur en charge de la session en cliquant sur l’icône Loupe afin d'ouvrir le formulaire Gestion des intervenants. 13. Renseigner les premières lettres du nom du formateur en charge de la session dans le champ Nom et cliquer sur Actualiser. 14. Sélectionner le nom du formateur en charge de la session dans la liste de résultats. ⚠️Ce contact figurera sur les convocations, sur le portail, dans les communications aux participants.
A gauche de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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A gauche de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
15. Dans le champ Effectif, saisir :9 pour le minimum 18 pour le maximum 12 pour le champ Probable
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A droite de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session sauf le champ Etat.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
16. Dans le champ Modalité, cliquer sur le champ vide et sélectionner la modalité de la session dans la liste (Présentiel ou Distanciel ou Hybride).
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18. Pour le champ Etat, on attendra d’avoir saisi l’ensemble des informations de la session pour venir le modifier.
17. Dans le champ Type, cliquer sur le champ vide et indiquer le type de la session (Public mixte, Public interne). ⚠️ Seules les sessions Public mixte sont visibles sur le portail et permettent aux stagiaires de s’inscrire. Si vous choisissez Public interne, la session n’est pas visible sur le portail donc les stagiaires ne peuvent pas s’inscrire. Vous aurez donc à créer une Fiche Tiers par stagiaire et les inscrire un part un depuis le back-office Agate. Il est donc fortement conseillé de renseigner ce champ avec Public mixte et de renseigner le public spécifique dans le champ Type public vu précédemment.
A droite de l'écran, je renseigne tous les champs de l'onglet Session du formulaire de création Session sauf le champ Etat.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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20. Les informations pratiques seront intégrées aux convocations, cliquer sur Saisir pour ouvrir le formulaire de saisie.
19. Dans l' onglet Département et informations complémentaires, renseigner le champ obligatoire du « département » de rattachement.
Je reste dans le formulaire de création Session mais je viens saisir les champs de l'onglet département et infos complémentaires.
Je reste dans le formulaire de création Session mais je viens saisir les champs de l'onglet département et infos complémentaires.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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PLANIFIER LES SEANCES DE LA SESSION
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Utiliser le menu Semaine Type pour créer une séance.Cliquer sur la proposition d'horaires dans la liste.
Cliquer sur Ajouter une date à droite de l'écran pour faire apparaitre l'icône Calendrier.
Je me rends dans l'onglet Déroulements pour en renseigner les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Je renseigne la date de ma journée de session.
Cliquer sur l'icône Calendrier et choisir la date de votre choix. Cliquer sur l'icône Disquette au milieu et à droite de l'écran pour Enregistrer .
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Cliquer sur l'icône Calendrier et choisir la date de votre choix. Cliquer sur l'icône Disquette au milieu et à droite de l'écran pour Enregistrer .
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Suite à l'enregistrement, s’ouvre alors une fenêtre Ajout d’un déroulement cliquer sur Valider. ⚠️Si je me suis trompé de date, je clique sur le bouton Retour pour revenir dans la fiche et cliquer à nouveau sur l’icône Calendrier et sélectionner la bonne date. Si la session comprend 2 journées, recommencer les mêmes actions depuis l’étape d’ajout d’une date.
Je confirme mon choix et je renouvelle l'opération si besoin pour une 2nde date.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Je renseigne la limite de préinscription.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Renseigner le champ Limite préinscription en jours en saisissant 5 jours (préconisé). ⚠️Il s’agit du nombre de jours à comptabiliser avant la date de début de session pour obtenir la date limite de publication et de préinscription via le portail.
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J'ajoute maintenant les formateurs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Depuis le bloc Organisation, cliquer sur Ajouter un intervenant pour ouvrir le formulaire Gestion des intervenants.
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Rechercher le formateur en renseignant les premières lettres dans le champ Nom, cliquer sur Actualiser. Sélectionner le formateur concerné dans les résultats.
J'affecte les formateurs à ma session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Rechercher le formateur en renseignant les premières lettres dans le champ Nom, cliquer sur Actualiser. Sélectionner le formateur concerné dans les résultats.
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Cocher la case Date pour sélectionner l’ensemble des plages horaires puis cliquer sur Valider.Après avoir validé, une fenêtre « Aucun tarif n’est redescendu » s’ouvre , cliquer sur OK. Réaliser les mêmes actions pour chaque ajout d’intervenant. Cliquer sur Enregistrer.
J'affecte les séances aux formateurs de ma session.
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Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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PARAMETRER LE COMPTE ANIMATEUR SUR LE PORTAIL
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Rester dans le formulaire Session et aller dans l’onglet ParamètresCocher les 4 cases afin d'activer les permissions et saisies pour l’animateur depuis son compte sur le portail. Cliquer sur « Enregistrer ».
Je vais dans l'onglet Paramètres pour paramétrer le compte du binôme animateur sur le portail.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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NE DEPOSER AUCUN DOCUMENT
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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⚠️ L’Onglet Documents ne concerne pas les formateurs d'acteurs de terrain : ne déposer aucun documents. Les documents destinés aux stagiaires sont envoyés automatiquement par Agate.
Je n'ai aucun document à déposer.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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FINALISER LA CREATION ET PUBLIER LA SESSION SUR LE PORTAIL
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Avant validation, vérifier tous les champs : contrôler les dates et intervenants. Retourner dans l’onglet Session, passer le champ Etat de Préparation à Publiée. Cliquer sur Enregistrer & fermer. ⚠️ La session est visible immédiatement sur le portail depuis lequel les préinscriptions sont être possibles.
Je finalise la création en ayant pris soin de vérifier tous les champs et je la publie sur le portail.
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GERER LES PRE-INSCRIPTIONS
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création. Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création. Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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Avant toute action, je vérifie les préinscriptions.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
⚠️ La 1ère chose à vérifier avant toute action sur les préinscriptions est : Le nombre indiqué dans le sous-menu Suivi Général correspond aux nombres de mails automatisés envoyés par Agate. • S’il est à 0, cela signifie qu’il n’y pas de préinscriptions. • Si il y a un nombre, cliquer sur le sous-menu Participants pour consulter les préinscriptions.
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Je sélectionne les dossiers en Préisncription pour les passer à Validé.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Un stagiaire est en Préinscription qu’il se soit inscrit depuis le portail ou qu’il ait été inscrit par le formateur depuis le back-office Agate. Depuis le sous menu Participants, cocher les dossiers concernés.
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Je passe l'état à Validé.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Cliquer sur Etat en bas de l’écran Passer l’état de Préinscription à Validé. Cliquer sur Enregistrer. ⚠️Le nombre indiqué au sous-menu Participants correspond maintenant au nombre de stagiaires validés.
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⚠️Lorsque le nombre maximum de participants préinscrits est atteint mais que la date limite d'inscription n’est pas dépassée, la demande de préinscription passe automatiquement à l'état Liste d'attente. Un mail automatisé est envoyé au participant pour l'informer qu'il est en liste d'attente. Une place peut se libérer, par exemple à la suite d’un désistement. Cocher le dossier en Liste d'attente. Cliquer sur Etat en bas de l’écran. Passer l’état de Liste d'attente à Validé. Cliquer sur Enregistrer. ⚠️Ce participant va alors recevoir le mail automatisé de convocation.
Je passe l'état de Liste d'attente à Validé.
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Je passe l'état à Refusé par l’organisateur.
Cette action est à effectuer dans les 2 cas suivants : • Si le stagiaire s’est préinscrit 2 fois (ou plus). • Si le stagiaire ne correspond pas au public cible de la session. Cliquer sur le participant concerné. Dans l'onglet Général, passer le champ Etat de Préinscription à Refusé par l’organisateur. Cliquer sur Enregistrer .
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Cliquer sur l’onglet Motif, saisir le commentaire et motif associé puis Enregistrer. Utiliser « Retour » pour revenir à la liste.
Pour l'état Refusé par l’organisateur, j'indique le motif.
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Je peux exceptionnellement passer un dossier à l'état Désistement.
⚠️ Lorsque qu’un participant informe le formateur par téléphone ou mail qu’il annule sa participation. Avant toute action, demander au participant de se désister à partir de son compte sur le portail. Si le participant est dans l’incapacité de le faire lui-même : Cocher la case à côté du nom du participant concerné. Passer le champ Etat à Désistement. Cliquer sur Enregistrer.
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Je peux corriger les données erronées d'un stagiaire.
⚠️ Si un stagiaire informe le formateur que ces données comportent des erreurs. Toujours depuis le sous menu Participants, cliquer sur le nom concerné dans la liste des participants. Cliquer sur l’icône Carte de visite (à droite du nom du participant) pour ouvrir sa fiche tiers. Cliquer sur Modifier en haut d'écran et corriger les informations erronées dans les onglets Identité ou Structure. ⚠️ Pour modifier le n° de téléphone, avec la souris, sélectionner l'ensemble de chiffres et faire un clic droit pour vider le champ. Saisir ensuite le numéro de téléphone correct. Cliquer sur Enregistrer. Utiliser Retour pour revenir à la liste des participants.
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⚠️ Si un stagiaire informe le formateur que ces données comportent des erreurs. Toujours depuis le sous menu Participants, cliquer sur le nom concerné dans la liste des participants. Cliquer sur l’icône Carte de visite (à droite du nom du participant) pour ouvrir sa fiche tiers. Cliquer sur Modifier en haut d'écran et corriger les informations erronées dans les onglets Identité ou Structure. ⚠️ Pour modifier le n° de téléphone, avec la souris, sélectionner l'ensemble de chiffres et faire un clic droit pour vider le champ. Saisir ensuite le numéro de téléphone correct. Cliquer sur Enregistrer. Utiliser Retour pour revenir à la liste des participants.
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METTRE A JOUR L'ETAT D'AVANCEMENT AVANT LA SESSION
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Avant la session, je mets à jour l'état d'avancement de ma session.
Depuis l'onglet Gestion et le sous menu Liste des sessions/Cycles, renseigner le numéro de session.Cliquer sur Actualiser. Sélectionner la session concernée. 2 possibilités : Lorsque le nombre maximum de participants est atteint, passer l’état de la session à Confirmée puis cliquer sur Enregistrer & Fermer. ⚠️Si la session doit être annulée (manque de participants, absence formateur, …), passer l’état à Annulée puis cliquer sur Enregistrer & Fermer. Un mail automatisé d’annulation est envoyé aux participants après enregistrement du changement d’état.
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2 heures avant la fin de la session, les participants reçoivent un mail automatisé avec le quiz et le questionnaire de satisfaction à compléter.
Pendant la session, aucune action requise sur le back office !
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Pendant la session, aucune action requise sur le back office !
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METTRE A JOUR L'ETAT D'AVANCEMENT AVANT LA SESSION
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Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
Barre horizontale en haut d'écran > menu Tiers > Recherche Tiers
Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
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Il existe 3 types de Tiers représentés par des icones différentes.
Les « Intervenants »
Les « Personnes Morales »
Les « Personnes Physiques »
+ info
+ info
+ info
Les Personnes Physiques qui permettent de recenser les participants : représentées par une icône Personnage en bleu clair
Les Personnes Morales qui permettent de recenser les structures organisatrices et les groupes de structures : représentées par une icône Usine en rouge
Les Intervenants qui permettent de recenser les Formateurs et les Utilisateurs du back-office : représentés par une icône Personnage en bleu foncé
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Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
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Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
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Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
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Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
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Une fois dans le formulaire de création : 1. Dans l’onglet Identité, saisir le nom de la structure comme suit : Numéro de dépt[espace]-[espace]STRUCTURE 2. Dans l’onglet Structure, renseigner les 6 premiers champs. 3. Pour le champ Groupe lié à la structure, sélectionner le groupe correspondant ou « Aucun des groupes mentionnés ci-dessus » si aucun ne correspond. 4. Renseigner le champ obligatoire Région. 5. Cliquer sur Enregistrer et fermer.
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Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création. Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
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Avant de créer une nouvelle fiche Structure, pour éviter de créér un doublon, je commence par vérifier si la structure organisatrice de ma session existe déjà dans la base.Je me rends dans la recherche Tiers.
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GERER LES PRE-INSCRIPTIONS
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création. Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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Je sélectionne les dossiers en Préisncription pour les passer à Validé.
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Un stagiaire est en Préinscription qu’il se soit inscrit depuis le portail ou qu’il ait été inscrit par le formateur depuis le back-office Agate. Depuis le sous menu Participants, cocher les dossiers concernés.
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Je passe l'état à Validé.
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Cliquer sur Etat en bas de l’écran Passer l’état de Préinscription à Validé. Cliquer sur Enregistrer. ⚠️Le nombre indiqué au sous-menu Participants correspond maintenant au nombre de stagiaires validés.
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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Cliquer sur Etat en bas de l’écran Passer l’état de Préinscription à Validé. Cliquer sur Enregistrer. ⚠️Le nombre indiqué au sous-menu Participants correspond maintenant au nombre de stagiaires validés.
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Cliquer sur Etat en bas de l’écran Passer l’état de Préinscription à Validé. Cliquer sur Enregistrer. ⚠️Le nombre indiqué au sous-menu Participants correspond maintenant au nombre de stagiaires validés.
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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Cliquer sur Etat en bas de l’écran Passer l’état de Préinscription à Validé. Cliquer sur Enregistrer. ⚠️Le nombre indiqué au sous-menu Participants correspond maintenant au nombre de stagiaires validés.
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METTRE A JOUR L'ETAT D'AVANCEMENT AVANT LA SESSION
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Avant de poursuivre, j'en profite pour partager une fiche mémo sur laquelle je m'appuie quand je créé une nouvelle session : elle me permet de faire les choses chronologiquement et efficacement !
Remplir tous les champs de l’onglet Session en premier.
Remplir les champs de l’onglet Département et infos complémentaires.
Ne pas oublier de cliquer sur Enregistrer.
Ne pas oublier de cliquer sur Enregistrer.
Ne pas oublier de cliquer sur Enregistrer.
Remplir les champs de l’onglet Département et infos complémentaires.
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création. Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création. Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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Je recherche ma session à l'aide de son numéro.
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1. Renseigner le numéro de votre session que vous avez pris soin de noter lors sa création. Cliquer sur « Actualiser ». 2. Sélectionner votre session
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Avant la session, je mets à jour l'état d'avancement de ma session.
Je parcours la liste des résultats dans l'écran du bas. Si aucun résultat ne correspond, je clique sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création d'une nouvelle personne morale et je renseigne tous les champs.
Depuis l'onglet Gestion et le sous menu Liste des sessions/Cycles, renseigner le numéro de session.Cliquer sur Actualiser. Sélectionner la session concernée. 2 possibilités : Lorsque le nombre maximum de participants est atteint, passer l’état de la session à Confirmée puis cliquer sur Enregistrer & Fermer. ⚠️Si la session doit être annulée (manque de participants, absence formateur, …), passer l’état à Annulée puis cliquer sur Enregistrer & Fermer. Un mail automatisé d’annulation est envoyé aux participants après enregistrement du changement d’état.
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Avant la session, je mets à jour l'état d'avancement de ma session.
Avant la session, je mets à jour l'état d'avancement de ma session.
Avant la session, je mets à jour l'état d'avancement de ma session.
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Avant la session, je mets à jour l'état d'avancement de ma session.
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