Inqom - Tâches/Contrôles à réaliser au moment du bilan

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Tâches et contrôles à réaliser au moment du bilan par le Gestionnaire de Données

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Bienvenue dans notre guide dédié aux tâches et contrôles à réaliser au moment du bilan

Ce guide s'adresse aux gestionnaires de données et a pour objectif de les accompagner dans la réalisation des tâches et contrôles à effectuer après la mise à jour d'un dossier et avant sa transmission au chargé de dossier pour révision. Important : les contrôles du guide "Tâches et contrôles à réaliser lors de la mise à jour comptable" doivent être effectués avant de réaliser les tâches de ce guide.

Ce support, organisé sous la forme de cycle de révision, répond aux questions suivantes :

• Où s'arrête le travail du gestionnaire de données ?

• Quels sont les tâches et contrôles spécifiques à réaliser au moment du bilan (ou de la situation comptable) ?

Bonne lecture !

Contrôles et tâches au moment du bilan

Cycle A : Contrôles préalables

Classement

Numéro

Contrôles

Comptes

Compte attente

471 / 473

Vérifier les écritures présentes dans le compte d'attente et reclasser les écritures dans les comptes correspondants via la fonction "Raffecter".Ces comptes doivent être soldés.

Comptes de virement de fonds

580 / 581

Vérifier les écritures présentes dans ces comptes. Ceux-ci doivent être soldés.

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Cycle B : Trésorerie - Finances

Classement

Numéro

Contrôles

Comptes

Emprunts

164

• Renseigner le module Emprunts, classer le contrat (y compris les garanties données ou reçues) et le tableau d'emprunt dans la Ged, lier le tableau d'emprunt à l'emprunt concerné dans le module

• Générer les écritures depuis le module et vérifier qu'aucun écart ne subsiste entre le capital dû en compta et le tableau de comparaison du module (la diligence dans la révision passe à vrai quand c'est ok)

GED

Classer le contrat

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Cycle C/D : Fournisseurs, achats, charges externes (1/2)

Classement

Numéro

Contrôles

Comptes

Fournisseurs

Mettre des notes de compte pour justifier par exemple un solde débiteur ou une facture ancienne (d'un montant significatif) non réglée ("Ex : "Vu avec le client le XX/XX/XX , la facture est en litige avec le fournisseur, en attente d'un avoir"). Reclasser les acomptes versés en 4091

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Cycle C/D : Fournisseurs, achats, charges externes (2/2)

Classement

Numéro

Contrôles

Comptes

Charges externes

606-615

Pour les comptes 606 et 615 et factures en charge d'un montant > 500€ (tri par montant), se poser la question s'il s'agit d'une immobilisation ou non :

• Si montant(s) > 500 €

> Si immo : charge à reclasser en immo et TVA déd s/ abs en TVA s/ immo> Si pas d'immo : . en note de compte : indiquer que le contrôle a été réalisé et qu'aucune immo n'a été détectée . pour la charge concernée :indiquer le cas échéant en note, par exemple : "Vu plusieurs quantités < 500€ par unité donc ok charge"

• Si pas de montant > 500 €

> Indiquer en note de compte que le contrôle a été réalisé et qu'il n'y a aucun montant > 500 €

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Cycle E : Clients, ventes

Classement

Numéro

Contrôles

Comptes

Clients/Ventes

Mettre des notes de comptes pour justifier par exemple des soldes créditeurs ou une facture ancienne (d'un montant significatif) non réglée. Exemples : Vu avec le client le JJ/MM/AAAA , la facture est en litige avec le client ou Vu avec le client, facture numéro a été relancée pour paiement le JJ/MM ou Client perdu ou irrécouvrable, si RJ ou à Huissier... Reclasser les acomptes perçus en 4191

Vérifier la suite logique (chronologique) des factures et demander des explications sur les éventuelles ruptures dans cette suite

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Cycle F : Stocks

Classement

Numéro

Contrôles

Comptes

Stock

Vérifier que le stock N-1 est bien extourné au 1er jour de l'exercice, sinon le faire.Obtenir du client un inventaire physique détaillé, chiffré et signé des stocks de matières premières, marchandises et produits finis, le comptabiliser manuellement. Obtenir du client l'état des encours de travaux commencés à la date clôture et qui n'auraient pas encore fait l'objet d'une facturation (fréquent dans le secteur d'activité du BTP), le comptabiliser manuellement.

INQOM

Joindre l'inventaire au compte

GED

Classer l'inventaire dans

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Cycle G : Immobilisations

Classement

Numéro

Contrôles

Comptes

• Compléter le module immobilisations
• Détecter les acquisitions en automatique en utilisant l'icône ( pour celles qui n'ont pas été créées au fur et à mesure de la saisie ou pour les dossiers en révision), classer la pièce justificative en pièce-jointe de la fiche immo correspondante

Immobilisations

Cycle I : Impôts et taxes

Classement

Numéro

Contrôles

Comptes

Etat

TVA

Si TVA faite par le client : Récupération des déclarations de TVA du client ou sur impôts.gouv.fr. Valider le compte de TVA à décaisser ou crédit de TVA et lier la dernière déclaration de TVA au compte concerné. Renseigner l'ORI TVA (module Déclarations de ComptaExpert ou ORI OLE Contrôle_de_TVA le cas échéant) pour les déclarations de TVA réalisées directement par le client pendant l'année.

Récupérer les documents suivants : Avis CFE, Taxe foncière et autres taxes locales.Les classer dans la GED.

63

GED

Dossier Annuel

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