Inqom - Tâches/Contrôles à réaliser lors de la MAJ comptable

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Tâches et contrôles à réaliser lors de la mise à jour comptable

Bienvenue dans notre guide dédié aux tâches et contrôles à réaliser lors de la MAJ comptable

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Ce guide s'adresse aux gestionnaires de données et a pour objectif de les accompagner dans la réalisation des tâches et contrôles à effectuer lors de la mise à jour d'un dossier.

Ce guide répond aux questions suivantes :

• Où s'arrête le travail du gestionnaire de données ?
• Quels sont les tâches et contrôles spécifiques à réaliser en cours d'année (en plus de la mise à jour en elle-même) ?

Ce guide est organisé sous la forme de cycle de révision. Bonne lecture !

Contrôles et tâches en cours d'année

Cycle A : Contrôles préalables

Classement

Numéro

Période

Contrôles

Comptes

Compte d'attente

471 / 473

Apurer le compte d'attente pour reclassement dans le bon comptefaire les demandes au client des éléments manquants

A la mise à jour

Virements internes

580

Vérification que les comptes 580 soient bien soldés (ou justifiés car soldés sur les jours suivants)

Au trimestre

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Cycle B : Trésorerie, Financement (1/2)

Classement

Numéro

Période

Contrôles

Comptes

GED

Banque

512

Rapprocher les soldes comptables des comptes 512 avec les relevés bancaires. Ce contrôle pourra être réalisé suivant des intervalles plus courts (par exemple tous les mois) selon la taille du dossier et les outils utilisés (MEG Banque...)

Au trimestre au minimum

Classer les relevés bancaires dans

INQOM

CAT/DAT Placement financiers

A rattacher à l'écriture

Si souscription d'un compte à terme (CAT) ou dépôt à terme (DAT) > obtenir le bulletin de souscription et le rattacher à l'écriture (ou tout autre élément permettant de justifier le placement financier).Si VMP, obtenir les documents d'acquisitions/cessions et les rattacher à l'écriture.

508

A la mise à jour

GED

Dossier Annuel

Comptes de réglements

511

Lettrer les comptes 511 (justifier, il ne doit rester en théorie que des opérations datées en fin du dernier mois)

Au trimestre

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Cycle B : Trésorerie, Financement (1/2)

Classement

Numéro

Période

Contrôles

Comptes

Caisse

530

Rapprocher les soldes comptables des comptes 53 avec les pièces justificatives de caisse

Au trimestre au minimum

Emprunts

164

Récupérer le contrat et tableau d'emprunt (nouveau ou en cas d'actualisation)Créer l'empunt dans l'ORI dédié dans le module révision

INQOM

A la mise à jour

Rattacher le tableau d'amortissement à l'emprunt dans le module Emprunts

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Cycle C/D : Fournisseurs, achats, charges externes (1/2)

Classement

Numéro

Période

Contrôles

Comptes

Fournisseurs

Lettrage à effectuer pour les dossiers organisés en compta d'engagement

• Utiliser le lettrage automatique
• Effectuer des recherches par montant & libellé en cas de règlements sans facture. Pour consulter les règles de traitement des pièces manquantes chez TGS France, cliquer sur

• En cas de factures non réglées de plus de 60 jours : effectuer une recherche par montant pour vérifier la présence ou non de doublon de facture ou la mauvaise imputation du règlement, ouvrir la facture pour connaître les conditions de règlements prévues

Au trimestre au minimum

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Cycle C/D : Fournisseurs, achats, charges externes (2/2)

Classement

Numéro

Période

Contrôles

Comptes

Charges externes

612-6135

Pour les nouveaux contrats de location longue durée (>12 mois) et crédits baux :

• Utiliser un sous-compte par contrat

• Compléter le module Crédits-bails dans tous les cas pour complétude des éléments à indiquer dans l'annexe ou dans les éléments complémentaires en cas de dispense d'annexe.

INQOM

A la mise à jour

Rattacher l'échéancier à la fiche dans le module Crédits-bails

A la mise à jour

616

GED

Si nouveau contrat, voir si nous avons le contrat d'assurance dans la GED, sinon le réclamer au client et le classer dans la GED.Obtenir l'appel de cotisations de l'année et le joindre au compte.

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Cycle E : Clients, ventes

Classement

Numéro

Période

Contrôles

Comptes

Clients/Ventes

Lettrage à effectuer pour les dossiers organisés en compta d'engagement

• Utiliser le lettrage automatique

• Effectuer des recherches par montant & libellé en cas de règlements sans facture
• En cas de factures non réglées de plus de 3 mois : effectuer une recherche par montant pour vérifier la présence ou non de doublon de facture ou la mauvaise imputation du règlement, ouvrir la facture pour connaître les conditions de règlements prévues

Au trimestre

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Cycle G : Immobilisations

Classement

Numéro

Période

Contrôles

Comptes

INQOM

Immobilisations

Dans le module Immobilisations, détecter les acquisitions en automatique en utilisant l'icône (pour celles qui n'ont pas été créées au fur et à mesure de la saisie ou pour les dossiers en révision), classer la pièce justificative en pièce-jointe de la fiche immo correspondante

A la mise à jour

A la fiche immo dans le module Immobilisations

GED

A la mise à jour

Si nouveau véhicule (Immos, LLD) > obtenir la carte grise et la joindre au compte

Véhicules

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Cycle H : Personnel

Classement

Numéro

Période

Contrôles

Comptes

Personnel

42-43 salariés

Vérifier que les écritures de paies mensuelles soient bien descendues dans la compta, sinon faire le nécessaire. Puis, effectuer le lettrage des comptes 42, 43 (Solder les écarts < 50€). Si écart > 50€, l'indiquer dans une note / point en suspens et alerter le chargé de dossier

Au trimestre

DIA

Abondements PEE/PERCO

Si connaissance d'abondements PEE PERCO, obtenir le justificatif et alerter le chargé de dossier pour que celui-ci se rapproche éventuellement du gestionnaire de paie.

A la mise à jour

Dossier Annuel : classer l'échéancier dans 2 - H - Personnel et le rattacher au compte dans ComptaExpert.

TNS

DIA

A la mise à jour

Obtenir Echéancier URSSAF/Indépendants ainsi que les contrats et échéanciers des assurances facultatives TNS

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Classement

Si nouveau contrat d'assurances facultatives TNS (mutuelle/prevoyance/retraite) :

• obtenir le contrat d'assurance
• et le classer dans la GED sous Dossier Permanent 3.53 Contrats d'assurance

Si échéancier(s) ou attestation(s) MADELIN obtenu(s) en cours d'année :

• classer dans la GED sous Dossier Annuel 2 - H - Personnel
• et le(s) joindre au compte concerné