Proyecto Integral de Trazabilidad Operativa

Proyecto Integral de Trazabilidad Operativa

RJG Soluciones Empresariales

Propuesta por:Contraloría

Fecha: mayo 26

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Evolución del Proyecto

Todo comenzó con una iniciativa enfocada en construir un modelo que permitiera entender, controlar y dar trazabilidad a la operación real de la compañía.Conforme avanzamos en el análisis operativo, identificamos la complejidad de los procesos, la interacción constante entre áreas y la necesidad de centralizar información que actualmente se encuentra dispersa dentro de la organización. El proyecto se encuentra actualmente enfocado en brindarle a Dirección mayor tranquilidad, visibilidad y certeza sobre la operación de la empresa, mediante la obtención de datos puntuales, información centralizada y el levantamiento y entendimiento integral de los procesos críticos de la organización. Entendiendo que no es posible construir controles sólidos sin antes comprender cómo funciona realmente la operación, nuestro primer paso fue desarrollar diagramas de flujo basados en la visión limitada que existía derivada del conocimiento previo del área de Tesorería. Estos primeros diagramas permitieron construir una visión inicial de cómo podrían estar funcionando la operación dentro de la organización, identificar áreas involucradas y, principalmente, estructurar preguntas críticas que ayudaran a sentar las bases del entendimiento operativo de cada proceso.

RJG-OPE-DF-1.0

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¿Cómo se está construyendo el proyecto?

PROYECTO

Nuestro Paso a Paso

Cuestionarios de entendimiento

Desarrollo y ejecución

Implementacion en Operaciones

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Entendimiento inicial

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Estructura de Cuestionarios

Construcción progresiva

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AS-IS

Crear una estructura

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Objetivo

Centralizar información

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DIAGRAMAS DE FLUJO

Evolución de los Diagramas de Flujo y Madurez Operativa

Como parte del Proyecto Integral de Trazabilidad Operativa, los diagramas de flujo han evolucionado progresivamente conforme se ha obtenido mayor entendimiento de la operación real de la empresa.

Cuestionarios

DF-02

DF-01

CEP-02

CEP-01

Herramienta utilizada : Canva

Herramienta utilizada : Excel

Herramienta utilizada : Excel

Herramienta utilizada : Visio

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Proyecto INTEGRAL DE TRAZABILIDAD OPERATIVA

Avances dentro del proyecto de trazabilidad

Proyecto de trazabilidad

Visibilidad

Control

Base de datos centralizada

Levantamientos de entendimiento

Base de datos de Dirección

Trazabilidad

Construcción del Mapa Operativo

Centralización de Información

De manera paralela a los levantamientos operativos y cuestionarios de entendimiento, también se está trabajando en la recopilación y análisis de bases de datos solicitadas a Dirección de distintas áreas estratégicas como: • Operaciones • Gestión Documental • Tesorería

La finalidad de esta información es comprender con mayor profundidad cómo se comporta la operación durante el periodo enero–abril 2026, permitiendo identificar: • Flujos reales de operación • Movimientos financieros • Interacción entre áreas • Trazabilidad de solicitudes • Posibles riesgos o inconsistencias operativas

Centralización de Información

Este análisis permitirá robustecer significativamente el proyecto, ya que la intención es iniciar el próximo semestre contando no solo con información actual, sino también con un histórico operativo y financiero que permita fortalecer controles, conciliaciones, validaciones y futuros análisis estratégicos.

Adicionalmente, el Proyecto Integral de Trazabilidad Operativa fue concebido con una visión transversal, contemplando su implementación progresiva en las distintas áreas críticas de la organización.El enfoque principal del proyecto se encuentra centrado en: • Centralizar la información • Homologar procesos • Establecer identificadores únicos • Mejorar la visibilidad operativa • Construir un mapa integral de la empresa.

Nuestra finalidad

Que Dirección pueda contar con mayor control, visibilidad y entendimiento de cómo fluye realmente la operación dentro de RJG, permitiendo en el futuro una toma de decisiones más clara, estructurada y respaldada por información centralizada.

RJG Soluciones empresariales

A partir de este punto, el proyecto comenzó a evolucionar progresivamente hacia:

• Cuestionarios de entendimiento operativo • Levantamientos AS-IS • Identificación de riesgos • Análisis de interacción entre áreas • Centralización de información • Construcción del proyecto de trazabilidad operativa y financiera.

Actualmente, el proyecto continúa en desarrollo y fortalecimiento constante, buscando construir las bases de un sistema de control y visibilidad operativa mucho más robusto para RJG.

Información Centralizada

Integración progresiva de bases de datos operativas y financieras para generar una sola fuente de consulta institucional.

¿Cómo se está construyendo el proyecto?

Toda esta información continúa evolucionando progresivamente y sirve actualmente como base para la construcción de diagramas operativos más claros, estructurados y alineados a la realidad operativa de la empresa. El objetivo actual no es únicamente entender cómo funciona cada área, sino comenzar a construir una estructura institucional de control, trazabilidad y visibilidad operativa.

¿Cómo se está construyendo el proyecto?

Para continuar desarrollando el modelo de trazabilidad operativa, se elaboraron cuestionarios de entendimiento diseñados específicamente para conocer a profundidad:

• Cómo funciona cada área • Cómo interactúan entre sí • Cuáles son sus procesos reales • Qué pasos siguen las operaciones desde su inicio hasta su conclusión

¿Cómo se está construyendo el proyecto?

Hasta el momento, se han elaborado y ejecutado dos cuestionarios de entendimiento:

El área con la que se inició este proceso fue Operaciones, al ser uno de los principales puntos de interacción dentro del flujo operativo y financiero de la compañía.

• uno dirigido a un Ejecutivo de Operaciones,
• y otro enfocado al área de Supervisión Operativa.

Estos cuestionarios fueron estructurados con preguntas enfocadas principalmente en:

• Flujo operativo • Autorizaciones • Validaciones • Solicitudes de pago • Comunicación entre áreas • Evidencia documental • Seguimiento de operaciones • Puntos de control existentes

¿Cómo se está construyendo el proyecto?

Gracias a este proceso, se ha logrado obtener una visión mucho más amplia y clara sobre la complejidad operativa del área analizada, sentando además las bases para replicar esta misma metodología en las demás áreas críticas de la organización

Lo anterior ha permitido: • Identificar puntos críticos y vulnerables dentro de la operación, • Detectar procesos y áreas con mayor fragilidad operativa, • Entender riesgos operativos y posibles afectaciones, • Reconocer oportunidades de mejora y fortalecimiento de control interno, • Visualizar inconsistencias o áreas de oportunidad dentro de la trazabilidad de ciertas operaciones.

Control Institucional

Concentrar información clave para fortalecer controles, validaciones y seguimiento operativo-financiero.

Visibilidad Operativa Real

Permite entender cómo funciona realmente la operación y detectar áreas críticas, riesgos e inconsistencias.

Seguimiento de Inicio a Fin

Permitir identificar, validar y rastrear cada operación desde su solicitud hasta su conclusión.