Conoce cómo realizar
Solicitudes Documentales
en
Empezar
Objetivo
Al finalizar el curso, serás capaz de radicar y gestionar solicitudes documentales ,actualizarlas o eliminarlas, dominando todo su ciclo de vida desde la petición inicial hasta la divulgación final del documento.
Siguiente
1. Ingresar a la herramienta
Para ingresar, entra a SAIA o busca el siguiente enlace:
https://inter-rapidisimo.netsaia.com/views/login/login.php
2. Escribe tu usuario y contraseña, y haz clic en “ingresar”.
1. Radicar solicitud
Responsable: Usuario Cuando ingreses al sistema, verás la pantalla “Mis Tareas” con tu agenda y calendario. Para radicar un préstamo documental, haz clic en “+Nuevo”.
Después de hacer clic en “+Nuevo”, se desplegarán varias opciones. Ingresa a “Solicitudes documentales” para continuar:
Una vez iniciado el flujo, selecciona el formato "GPL-PRO-R-12 Solicitud Documental" para validar y continuar con la radicación. Si lo requieres, añade información adicional en el campo "Observaciones".
Se desplegará un formulario. Este debe ser diligenciado con los datos especificos.
En la ventana de la actividad, marca "Crear el formato", selecciona "Solicitud radicada" en la siguiente acción y haz clic en "Ejecutar". Si el proceso es correcto, verás este aviso:
Para consultar el historial del proceso y los comentarios, hacer clic en “Proceso”.
2. Asignar solicitud documental
Tiempos de gestión: 1 día.
Los responsables verán la tarea en el calendario como "Asignar solicitud documental" en color amarillo (sin gestionar). Al seleccionar la tarea, abre la ventana “Tarea o Recordatorio”.
En el campo "Elija la siguiente acción", selecciona "Validar documento", elige al gestor asignado y haz clic en "Ejecutar". ¡Ten en cuenta! Si la solicitud no la radicó el líder del proceso, selecciona "El flujo no fue radicado por el líder del proceso" para cerrarla. En este caso, se deberá tramitar de nuevo.
6. Crear, Actualizar o Eliminar documento
Tiempos de gestión: 4 días.
El gestor asignado verá la tarea en su calendario. Al abrirla, solo debe ir a la pestaña "Proceso" en la parte superior para descargar el documento y comenzar la validación.
Una vez descargado y validado el documento, ve a "Elija la siguiente acción" y selecciona la opción que corresponda: "Novedad encontrada", "Documento listo para revisión" o "No requiere revisión cruzada".
Una vez creado o ajustado el documento con los cambios solicitados, ve a "Adjuntos" para subirlo. Si lo necesitas, escribe tus comentarios en "Observaciones" y haz clic en "Continuar" para seguir adelante.
7. Corregir Novedades Documentales
Tiempos de gestión: 3 días.
Como líder del flujo, encontrarás la tarea en tu agenda para corregir las novedades. Ábrela y haz clic en "Proceso" para ver los detalles solicitados en el campo "Observaciones".
Cuando tengas listas las correcciones, ve a la pestaña "Decisión" y selecciona "Documento corregido"; si prefieres no continuar, elige "Cancelar Solicitud". Para terminar, haz clic en "Ejecutar" y el flujo pasará a la etapa de "Validar y Codificar Documento".
8. Realizar Revisión Cruzada.
Tiempos de gestión: 1 día.
Para hacer la revisión cruzada, ve a la pestaña "Proceso", descarga el documento y verifica que cumpla con el instructivo GPR-PRO-I-01. Al terminar, ve a "Elija la siguiente acción", selecciona "Hay novedades" si encuentras algún detalle por corregir y haz clic en "Ejecutar".
9. Cargar a plataforma de firmas.
Tiempos de gestión: 1 día.
Si fuiste el gestor que tramitó el documento, verás una nueva tarea llamada “Cargar a plataforma de firmas” en tu módulo. Solo debes hacer clic en ella para abrir la ventana de decisión, seleccionar la opción “Documento Cargado a Plataforma de firmas” y hacer clic en “Ejecutar” para avanzar con el proceso.
Una vez finalizada la respectiva validación y cargue del documento, seleccione la opción de “Documento cargado a plataforma” y haga clic en “Ejecutar”. Con esta acción, la actividad quedará finalizada.
10. Firmar Documento
Tiempos de gestión: 5 días.
Asegúrate de que el documento se firme a tiempo. Después, abre la tarea "Firmar documento" en tu calendario y elige "No se firmó en los 5 días hábiles" o "Documento firmado", según corresponda. ¡Para terminar, solo haz clic en "Ejecutar"!
¿El documento ya está firmado? Selecciona "Documento firmado" para pasar a la actividad "Cargar SAIA y Drive" y adjuntar el archivo. ¿Se venció el plazo? Elige "No se firmó en los 5 días hábiles" y haz clic en "Ejecutar" para cerrar el flujo automáticamente.
11. Cargar SAIA y Drive
Tiempos de gestión: 1 día.
Verás la actividad "Cargar a SAIA y Drive" en tu calendario. Tras subir los archivos al Software de Gestión Documental siguiendo el manual GPL-PRO-M-03, abre la tarea, selecciona "Documento cargado" y haz clic en "Ejecutar" para pasar a la etapa de "Realizar Divulgación".
12. Divulgar Documento
Tiempos de gestión: 1 día.
Los gestores verán la actividad "Realizar divulgación" en su calendario. Ábrela y marca la casilla "Asignarme" para tomar la tarea. Antes de continuar, verifica que el documento ya esté en el Listado Maestro GPL-SIG-R-10, cargado en SAIA y guardado en la carpeta de Drive de Vigentes y Originales.
Envía el correo de vigencia usando la plantilla establecida. Luego, adjunta una captura de pantalla de la divulgación en la tarea y deja un comentario confirmando el trámite, por ejemplo: “Documento en SAIA, Listado Maestro, Drive y Divulgado”.
Una vez verifiques y registres la divulgación, ve a "Elija la siguiente acción", selecciona "Documento divulgado" y haz clic en "Ejecutar".¡Con esto el flujo de trabajo quedará finalizado!
Opción flujos
Al ingresar al sistema, pasa el cursor sobre la barra negra de la izquierda, selecciona la opción "Flujos" y haz clic.
By
¡Felicitaciones, has terminado!
Cuando el documento presente una novedad, debe seleccionar la opción “Documento con novedad”. Con esta acción, el flujo se devuelve al gestor que tramitó la solicitud. Cuando el documento no presente novedad, debe seleccionar la opción “Documento Divulgado” y luego hacer clic en “Ejecutar”, con ello se finaliza el flujo.
Al finalizar el diligenciamiento, el sistema mostrará una ventana emergente, para completar el proceso, cierre la ventana haciendo clic en .
¿Hay novedades? Selecciona "Hay novedad" para devolver el flujo al gestor asignado y que realice los ajustes. ¿Todo está en orden? Elige "Documento correcto y requiere firma" para enviarlo al gestor encargado de subirlo a la plataforma de firmas Nota: Recuerda que en esta ventana puedes adjuntar el documento revisado y dejar tus comentarios en el campo correspondiente.
¿Tiene novedades? Selecciona "Novedad encontrada" para devolver el flujo al solicitante y que realice los ajustes. ¿Requiere firma? Elige "Documento listo para revisión" para asignar al gestor que hará la revisión cruzada. ¿No requiere firma? Marca "No requiere revisión cruzada" y el sistema enviará el documento automáticamente a SAIA y Drive.
se mostrará el botón “Iniciar flujo”, el cual le permitirá comenzar el proceso de Solicitudes Documentales.
Selecciónala y marca la casilla "Asignarme" para comenzar a tramitarla.
Luego verás el botón “Iniciar flujo”, que te permite empezar el proceso.
Después de hacer clic en “+Nuevo”, se abrirá un menú con varias opciones. Elige “Solicitud Préstamos Documentales” para seguir con el proceso.
¿Corregiste la novedad? Selecciona "Documento corregido", elige al gestor asignado en la lista y la solicitud continuará su curso. ¿Ya no necesitas el documento? Elige "Cancelar solicitud" y el flujo se cerrará automáticamente.
Solicitudes Documentales
INTERRAPIDISIMO S.A.
Created on May 22, 2026
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Conoce cómo realizar
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Al finalizar el curso, serás capaz de radicar y gestionar solicitudes documentales ,actualizarlas o eliminarlas, dominando todo su ciclo de vida desde la petición inicial hasta la divulgación final del documento.
Siguiente
1. Ingresar a la herramienta
Para ingresar, entra a SAIA o busca el siguiente enlace:
https://inter-rapidisimo.netsaia.com/views/login/login.php
2. Escribe tu usuario y contraseña, y haz clic en “ingresar”.
1. Radicar solicitud
Responsable: Usuario Cuando ingreses al sistema, verás la pantalla “Mis Tareas” con tu agenda y calendario. Para radicar un préstamo documental, haz clic en “+Nuevo”.
Después de hacer clic en “+Nuevo”, se desplegarán varias opciones. Ingresa a “Solicitudes documentales” para continuar:
Una vez iniciado el flujo, selecciona el formato "GPL-PRO-R-12 Solicitud Documental" para validar y continuar con la radicación. Si lo requieres, añade información adicional en el campo "Observaciones".
Se desplegará un formulario. Este debe ser diligenciado con los datos especificos.
En la ventana de la actividad, marca "Crear el formato", selecciona "Solicitud radicada" en la siguiente acción y haz clic en "Ejecutar". Si el proceso es correcto, verás este aviso:
Para consultar el historial del proceso y los comentarios, hacer clic en “Proceso”.
2. Asignar solicitud documental
Tiempos de gestión: 1 día.
Los responsables verán la tarea en el calendario como "Asignar solicitud documental" en color amarillo (sin gestionar). Al seleccionar la tarea, abre la ventana “Tarea o Recordatorio”.
En el campo "Elija la siguiente acción", selecciona "Validar documento", elige al gestor asignado y haz clic en "Ejecutar". ¡Ten en cuenta! Si la solicitud no la radicó el líder del proceso, selecciona "El flujo no fue radicado por el líder del proceso" para cerrarla. En este caso, se deberá tramitar de nuevo.
6. Crear, Actualizar o Eliminar documento
Tiempos de gestión: 4 días.
El gestor asignado verá la tarea en su calendario. Al abrirla, solo debe ir a la pestaña "Proceso" en la parte superior para descargar el documento y comenzar la validación.
Una vez descargado y validado el documento, ve a "Elija la siguiente acción" y selecciona la opción que corresponda: "Novedad encontrada", "Documento listo para revisión" o "No requiere revisión cruzada".
Una vez creado o ajustado el documento con los cambios solicitados, ve a "Adjuntos" para subirlo. Si lo necesitas, escribe tus comentarios en "Observaciones" y haz clic en "Continuar" para seguir adelante.
7. Corregir Novedades Documentales
Tiempos de gestión: 3 días.
Como líder del flujo, encontrarás la tarea en tu agenda para corregir las novedades. Ábrela y haz clic en "Proceso" para ver los detalles solicitados en el campo "Observaciones".
Cuando tengas listas las correcciones, ve a la pestaña "Decisión" y selecciona "Documento corregido"; si prefieres no continuar, elige "Cancelar Solicitud". Para terminar, haz clic en "Ejecutar" y el flujo pasará a la etapa de "Validar y Codificar Documento".
8. Realizar Revisión Cruzada.
Tiempos de gestión: 1 día.
Para hacer la revisión cruzada, ve a la pestaña "Proceso", descarga el documento y verifica que cumpla con el instructivo GPR-PRO-I-01. Al terminar, ve a "Elija la siguiente acción", selecciona "Hay novedades" si encuentras algún detalle por corregir y haz clic en "Ejecutar".
9. Cargar a plataforma de firmas.
Tiempos de gestión: 1 día.
Si fuiste el gestor que tramitó el documento, verás una nueva tarea llamada “Cargar a plataforma de firmas” en tu módulo. Solo debes hacer clic en ella para abrir la ventana de decisión, seleccionar la opción “Documento Cargado a Plataforma de firmas” y hacer clic en “Ejecutar” para avanzar con el proceso.
Una vez finalizada la respectiva validación y cargue del documento, seleccione la opción de “Documento cargado a plataforma” y haga clic en “Ejecutar”. Con esta acción, la actividad quedará finalizada.
10. Firmar Documento
Tiempos de gestión: 5 días.
Asegúrate de que el documento se firme a tiempo. Después, abre la tarea "Firmar documento" en tu calendario y elige "No se firmó en los 5 días hábiles" o "Documento firmado", según corresponda. ¡Para terminar, solo haz clic en "Ejecutar"!
¿El documento ya está firmado? Selecciona "Documento firmado" para pasar a la actividad "Cargar SAIA y Drive" y adjuntar el archivo. ¿Se venció el plazo? Elige "No se firmó en los 5 días hábiles" y haz clic en "Ejecutar" para cerrar el flujo automáticamente.
11. Cargar SAIA y Drive
Tiempos de gestión: 1 día.
Verás la actividad "Cargar a SAIA y Drive" en tu calendario. Tras subir los archivos al Software de Gestión Documental siguiendo el manual GPL-PRO-M-03, abre la tarea, selecciona "Documento cargado" y haz clic en "Ejecutar" para pasar a la etapa de "Realizar Divulgación".
12. Divulgar Documento
Tiempos de gestión: 1 día.
Los gestores verán la actividad "Realizar divulgación" en su calendario. Ábrela y marca la casilla "Asignarme" para tomar la tarea. Antes de continuar, verifica que el documento ya esté en el Listado Maestro GPL-SIG-R-10, cargado en SAIA y guardado en la carpeta de Drive de Vigentes y Originales.
Envía el correo de vigencia usando la plantilla establecida. Luego, adjunta una captura de pantalla de la divulgación en la tarea y deja un comentario confirmando el trámite, por ejemplo: “Documento en SAIA, Listado Maestro, Drive y Divulgado”.
Una vez verifiques y registres la divulgación, ve a "Elija la siguiente acción", selecciona "Documento divulgado" y haz clic en "Ejecutar".¡Con esto el flujo de trabajo quedará finalizado!
Opción flujos
Al ingresar al sistema, pasa el cursor sobre la barra negra de la izquierda, selecciona la opción "Flujos" y haz clic.
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¡Felicitaciones, has terminado!
Cuando el documento presente una novedad, debe seleccionar la opción “Documento con novedad”. Con esta acción, el flujo se devuelve al gestor que tramitó la solicitud. Cuando el documento no presente novedad, debe seleccionar la opción “Documento Divulgado” y luego hacer clic en “Ejecutar”, con ello se finaliza el flujo.
Al finalizar el diligenciamiento, el sistema mostrará una ventana emergente, para completar el proceso, cierre la ventana haciendo clic en .
¿Hay novedades? Selecciona "Hay novedad" para devolver el flujo al gestor asignado y que realice los ajustes. ¿Todo está en orden? Elige "Documento correcto y requiere firma" para enviarlo al gestor encargado de subirlo a la plataforma de firmas Nota: Recuerda que en esta ventana puedes adjuntar el documento revisado y dejar tus comentarios en el campo correspondiente.
¿Tiene novedades? Selecciona "Novedad encontrada" para devolver el flujo al solicitante y que realice los ajustes. ¿Requiere firma? Elige "Documento listo para revisión" para asignar al gestor que hará la revisión cruzada. ¿No requiere firma? Marca "No requiere revisión cruzada" y el sistema enviará el documento automáticamente a SAIA y Drive.
se mostrará el botón “Iniciar flujo”, el cual le permitirá comenzar el proceso de Solicitudes Documentales.
Selecciónala y marca la casilla "Asignarme" para comenzar a tramitarla.
Luego verás el botón “Iniciar flujo”, que te permite empezar el proceso.
Después de hacer clic en “+Nuevo”, se abrirá un menú con varias opciones. Elige “Solicitud Préstamos Documentales” para seguir con el proceso.
¿Corregiste la novedad? Selecciona "Documento corregido", elige al gestor asignado en la lista y la solicitud continuará su curso. ¿Ya no necesitas el documento? Elige "Cancelar solicitud" y el flujo se cerrará automáticamente.