Herramienta SPA

Herramienta

SPA

inventarios

Módulo de

Herramienta creada para el control y seguimiento de cada una de las guías que se encuentran en tránsito a cliente final, permitiendo la identificación desde tempranas etapas del proceso de novedades relacionadas con centros de servicio específicos.

Etapas del proyecto:

Selecciona los puntos para Ver más información

III

II

Investigación

Auditoría

Inventario

IV

VI

Notificación al cliente

Revisión jurídica

Liquidación de pago

Inicialmente utilizaremos los módulos de:

• Inventarios
• Auditorias

Módulo de Inventarios

Ingreso a

Seleccionar la opción 'Herramienta SPA'

Realizar el logueo y hacer clic en ingresar

Ingresar al portal sitiologin

Ingresa aquí

Fase I

Módulo deIinventarios

Registro de guías por escaneo o digitación.

¡Pasa el mouse por los textos para Ver más información!

Permite el control de las guías por estado, asignadas a la bodega de la que es responsable.

Etapa de ejecución diaria que consiste en el registro una a una de la totalidad de guías asignadas en cada bodega a nivel nacional.

Identificación de novedades desde el registro de la guía.

Información particular para cada bodega.

Generación de Reportes de Registros para control diario.

Ingreso a

Módulo de Inventarios

Para realizar el ingreso al módulo el usuario deberá:

Seleccionar el Centro de servicio a trabajar.

Seleccionar el rol operador de inventario y haz clic en aceptar

Módulo de Inventarios

Al ingresar al módulo, se presentan las siguientes funcionalidades iniciales:

Conceptos Básicos

Seleccionar la ubicación y posición:

Seleccionar la bodega a inventariar.

Se pueden seleccionar 3 opciones:

El campo Zona / Posición, permite la captura de información alfanumérica acorde a propia distribución de la bodega.

Se pueden seleccionar las opciones:

• Centro de acopio Nacional.
• Centro de acopio Regional
• Centro de acopio Urbano

• Estiba
• Contenedor
• Casillero

• Jaula
• Tula

Módulo de Inventarios

Encabezado

Información capturada para Bodega, Ubicación / Zona - Posición

Contador de guías pendientes de inventario para la bodega.

Opciones de descarga de archivos con la información capturada en la grilla.

Registro de guías una a una del inventario para la bodega .

Buscador de guías en la grilla.

Módulo de Inventarios

Realizar Inventario

Para realizar el Inventario, se debe hacer lo siguiente:

Seleccionar la bodega a inventariar.

El usuario debe registrar en el campo “Número de guía”, el consecutivo propio de cada una de las guías asociadas a los paquetes.

Se puede registrar: Manual o Escaneado

Se debe ejecutar el botón: Ingresar

Seleccionar la ubicación y posición:

Las guías inventariadas se irán registrando una a una en la grilla de la vista. De la más reciente a la más antigua.

La grilla únicamente será limpiada posterior a la ejecución del proceso automático.

Módulo de Inventarios

Identificación de una Novedad

A medida que se realiza el inventario de las guías, se pueden generar diferentes novedades

Visualmente se presentará una ventana emergente, con la información de la incidencia relacionada

En la grilla del módulo se presenta el registro subrayado de color azul, para facilitar la identificación de la novedad de cara al usuario.

Sobrante: No coincide ID Sobrante: No coincide Bodega Estado no corresponde a bodega.

Al registrar la guía, se presenta el mensaje con la novedad presentada y la indicación del centro de servicio al que pertenece el envío.

Módulo de Inventarios

En la grilla del módulo se presenta una columna denominada 'Acciones', que permite relacionar condiciones particulares a guías especificas.

Acciones

Fase II

Módulo de Auditoría

Establecer caso como recuperado, adjunto de documentos por guía con novedad.

¡Pasa el mouse por los textos para Ver más información!

Permite validación de novedades presentadas en el inventario de las bodegas a cargo.

Etapa de identificación y gestión de novedades presentadas en la ejecución del inventario.

Envío a fase de Investigación

Oportunidad de gestión de novedades.

Generación de Reportes de guías en las diferentes etapas del proceso.

Ingreso a Módulo

Auditoría

El usuario deberá seleccionar el Rol Auditor de Inventario físico y dar clic en el botón 'Aceptar'.

En caso de que el usuario tenga más de un centro de servicio asignado, deberá seleccionar del listado el correspondiente sobre el que hará gestión.

En caso de que el usuario tenga a cargo una Racol, deberá seleccionar la bodega sobre la cuál validara la auditoría.

Módulo de Auditoría

Conceptos Básicos

Contadores de información

Filtros de consulta.

Al ingresar al módulo, se presenta la siguiente pantalla:

Registros de la grilla.

Formatos de generación información.

Grilla de novedades .

Módulo de Auditoría

Contadores de Información

Los contadores de la vista se dividen en 3 grupos, cada uno con sus respectivas particularidades:

Descarga de Archivos

Presenta la cantidad de novedades que han llegado durante el día. Al finalizar el día el contador se reiniciará en 0.

Auditoria del día

Presenta la cantidad de novedades que se tienen pendientes de gestión (total). Este contador únicamente disminuye a medida que se van solucionando novedades.

Auditoria por Gestionar

Presenta la cantidad de novedades que se encuentran en etapas diferentes a Auditoría. Este contador únicamente disminuye a medida que se van solucionando novedades.

Otras etapas

Módulo de Auditoría

Los filtros se encuentran agrupados en la opción 'Filtros', que al ser ejecutada despliega las opciones de consulta.

Filtros

Número de Guía:

Permite consultas por guías específicas.

Novedad:

Permite consultas por el tipo de novedad.

Fecha Inicial :

Corresponde al rango de fecha mínimo desde el cuál se hará la consulta.

Bodegas:

Permite consultas por el tipo de bodega desde donde genera la novedad.

Fecha Final :

Corresponde al rango de fecha máximo hasta el cuál se hará la consulta.

Etapas de proceso :

Permite consultas de guías que se encuentran en etapas especificas.

IDCS Físico :

Permite consultar las novedades que se presentan a un Centro de Servicio específico.

Sedes :

Permite consultas de guías que se encuentran asociadas a nodos de racol.

Módulo de Auditoría

Gestión de Auditoría

El usuario auditor puede realizar la gestión de las novedades de las guías. Para esto deberá buscar la columna Acciones y dar clic en el icono asociado a la guía a gestionar.

Encabezado:

Se presenta el numero de la guía y el estado actual de la guía.

Datos Generales:

Se presenta la información básica de la guía.

Gestión realizada:

Se presenta campo para el registro de la gestión realizada.

Envío Gestionado:

Campo de marcación para relacionar la finalización de la gestión de guías con novedad.

Adjuntar archivo :

Campo que permite el cargue de documentos que se adjuntarán a la gestión del caso con novedad.

Pasar Investigación:

Campo de selección para la marcación del paso de la guía al módulo de investigación.

Botón Guardar:

Botón que permite asociar la gestión realizada para la guía.

Envío Gestionado

Módulo de Auditoría

Cuando el usuario auditor garantiza que la novedad relacionada con una guía ha sido ajustada, deberá:

• Realizar el registro de la gestión en el campo 'Gestión Realizada'.
• Es necesario marcar el check 'Envío Gestionado'.
• Se debe dar clic en el botón 'Guardar'.
• La solicitud se retira de la bandeja de auditoría.

Paso a Investigación

Módulo de Auditoría

Cuando el usuario auditor garantiza que la novedad no puede ser gestionada debido a que la guía no se encuentra, deberá:

• Realizar el registro de la gestión en el campo 'Gestión Realizada' .

• Realizar marcación de alguna de las opciones para el campo '¿Pasar Investigación?'.

• Se debe dar clic en el botón 'Guardar' .

• La guía se enviará a la etapa de Investigación.