Gestione e Conservazione documentale - Protocollo informatico

Gestione e Conservazione documentale - Protocollo informatico

Titolo 2

Presentation

Dr.ssa Eleonora Pecchi

Indice

Ricerca

Protocollo in Entrata

Introduzione

Protocollo Informatico

Segnatura di Protocollo

Gestione Documentale

Protocollo in Uscita/PEC

Manuale di Gestione

FAQ

Registrazione di Protocollo

Indicazioni uso corretto

Firma Digitale

Protocolliamo Insieme

Assegnazione protocollo

Conclusioni

Il protocollo informatico e digitalizzazione dei documenti

La protocollazione non è una funzione a sè stante e non è la segnatura sul foglio con il numero progressivo, ma è l'inizio di un vero e proprio procedimento amministrativo

Il protocollo cosa rappresenta?

Un sistema di certificazione e registrazione della corrispondenza attraverso il quale le amministrazioni pubbliche registrano il transito dei documenti tra l'esterno e l'interno.E'quella fase del processo amministrativo che certifica provenienza e data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca per mezzo dell'apposizione di informazioni numeriche e temporali. Costituisce un passo obbligato per tutti i flussi documentali che intercorrono tra le Aministrazioni ed all'interno di esse.

- eliminare registri cartacei, snellire attività uffici protocollo e razionalizzare flusso documentale - implementare gli strumenti del diritti di accesso al fine di migliorare la trasparenza dell'azione amministrativa

Obiettivi

Vantaggi

- adempiere obblighi normativi - reperire agevolmente documenti e informazioni - ricostruire e riconoscere lo svolgimento e consequenzialità delle attività del procedimento/affare - garantire sicurezza e integrità della documentazione

Manuale di gestione del protocollo informatico

Il Manuale: cos'è e a cosa serve?

- E' uno strumento operativo che descrive e disciplina il sistema di produzione e di gestione di documenti (analogici e digitali) come prvisto dall'art.3 e dall'art.5 del DPCM 3 Dicembre 2013. - Serve ad indicare le procedure e a fornire le istruzioni per la corretta trattazione, tenuta e conservazione della documentazione prodotta, ricevuta, inviata o acquisita dall'ente nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali. - Il manuale di gestione costituisce una guida per l'operatore di protocollo e per l'utente: al primo, per porre in essere le corrette operazioni di gestione documentale, al secondo per comprendere e collaborare nella gestione documentale stessa.

Responsabile Gestione Documentale

E' il Dirigente o il Funzionario in possesso di requisiti professionali o di professionalità tecnico- archivistica, dedicato al servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi. Produce il pacchetto di versamento e si occupa del versamento del pacchetto nel sistema di conservazione. E' una delle figure professionali chiave nel processo di gestione documentale introdote dal DPCM 3 Dicembre 2013, deve lavorare in sinergia con il Responsabile della conservazione e Responsabile della privacy. Insieme dovranno redigere e vigilare sull'applicazione del manuale di gestione, uno strumento che diventa sempre più il punto di riferimento tecnico per tutti i responsabili, gli operativi e i tecnici della PA che si occupano di gestione documentale e di procedimenti amministrativi.

Atti aziendali a atti normativi di riferimento

- Delibera n. 1085 del 20.10.2023 " Norme del Responsabile Aziendale della Conservazine e del Responsabile aziendale gestione documentale"- Delibera n. 737 del 17.07.2024 "Nuova nomina del Responsabile della gestione documentale dell'Azienda USL TSE"

- Linee Guida Agid - DPR 445/2000 - Capo IV - Sistema di gestione informatica dei documenti - da art. 50 ad art. 57

- Delibera n. 1323 del 18.12.2023 "Approvazine Manuale di gestione documentale dell'Azienda USL TSE" - Delibera n. 288 del 22.03.2024 "Approvazione integrazioni al Manuale di gestione documentale dell'Azienda USL TSE - Delibera n. 817 del 13.08.2024 "Approvazione revisione Manuale di gestione documentale Azienda ULS TSE"

Delibera n. 817 del 13.08.2024 "Approvazione revisione Manuale di Gestione documentale"

Cosa registrare

Per registrazione di protocollo si intende l'apposizione o l'associazione al documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni rigurdanti il documento stesso.I documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi devono essere registrati a protocollo o a repertorio. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti da e verso l'esterno e tutti i docuementi informatici, ad eccezione di quelli espressamente esclusi dalla legge (DPR 445/2000,Art 53,comma 5).

Documenti esclusi dalla registrazione per legge

• Gazzette Ufficiali
• Bollettini ufficiali p.a
• Notiziari p.a
• Note ricezione delle circolari ed altre disposizioni

• Materiali statistici
• Atti preaparatori interni
• Giornali/Riviste/Libri
• Materiali pubblicitari
• Inviti a manifestazioni

Non si protocollano

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Registrazione di protocollo

Cosa devo inserire per protocollare?

Sono elementi necessari per attribuire al documento data e provenienza certi, nonchè per permetterne il corretto inserimento nel sistema di gestione documentale e la relativa trattazione.Essi sono:

• Numero di protocollo progressivo di 7 cifre numeriche e data di registrazione(attribuito in automatico dal sistema)
• Mittente per il documento in arrivo e Destinatario per documento in partenza
• Oggetto
• Allegato
• Data del documento
• Mezzo di trasmissione

Quando e come registrare

La registrazione si effettua di norma entro la giornata di arrivo o comunque entro le 24 ore lavorative dal ricevimento, nel primo giorno lavorativo utile se intercorrono giorni festivi o di chiusura programmata.Ogni numero di protocollo individua un unico documento e gli eventuali allegati allo stesso recano un solo numero di protocollo immodificabile. Gli elementi obbligatori del protocollo sono inalterabili e immodificabili. La registrazione degli elementi non può essere modificata, integrata, cancellata, può tuttavia essere annullata mediante un'apposita procedura in capo al Coordinatore della gestione documentale o suo vicario.

Il registro giornaliero di protocollo

E' prodotto dal software di gestione documentale entro il giorno lavorativo seguente.Gli elementi memorizzati del registro giornaliero sono:

• Identificativo univoco e persistente espresso in Codice IPA, AOO, anno, mese e giorno in 8 cifre, numero progressivo annuale del registro
• Data di chiusura (data creazione del registro)
• Operatore che ha prodotto il registro
• Impronta del documento informatico
• Responsabile della gestione documentale
• Oggetto
• Codice identificaivo del registro
• Numero progressivo del registro
• Numero della prima ed ultima registrazione effettuata sul registro

E' trasmesso al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva alla produzione

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Protocolliamo insieme

Come accedere alla procedura

Accesso I-ShareDoc

Per poter accedere dalla Intranet aziendale selezionare: - nella voce Applicativi la descrizione Protocollo e Delibere - nella voce Link rapidi la descrizione Protocollo e Delibere Per autenticazione: Nome utente: codice fiscale in minuscolo Password: password utilizzata per accendere il pc

Come si configura la postazione di lavoro

Gli utenti possono configurarsi autonomamente i criteri di ordinamento e organizzazione dei dati

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Protocollo in Entrata

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Protocollo in Uscita e PEC

Segnatura di protocollo

E' l'associazione permanente e non modificabile di informazioni identificative (numero, data, AOO) al documento informatico o cartaceo.Consente di individuare univocamente l'atto, garantendone la tracciabilità e la provenienza, e deve essere apposta alla registrazione di protocollo (D.P.R 445/2000 art 55)

Formato informatico: la segnatura è spesso un file XML associato al documento

Informazioni minime : codice AOO, anno, numero progressivo e data di protocollo

Differenza con registrazione: la registrazione è l'inserimento dei dati nel registro , la segnatura è la timbratura digitale o fisica che riporta tali dati sul documento stesso

Funzione: garantisce che il documento sia formalmente regitrato e tracciabile, essenziale per la trasparenza e gestione documentale nella PA.

La Firma Digitale

E' l'equivalente informatico di una firma autografa apposta su carta.Rappresenta il livello più alto di sicurezza tra le firme elettroniche ed è l'unica a garantire lo stesso valore legale della firma fatta a mano.Garantisce:

• Autenticità : identità del firmatario
• Integrità: il documento non è stato modificato
• Non ripudio: il firmatario non può negare la firma

E' basata su crittografia a chiavi asimmetriche (pubblica/privata).

Livelli di Firma Elettronica

Firma Elettronica Semplice : dati in forma elettronica connessi ad altri dati, usati come metodo di identificazione (es.login + password + email);Firma Elettronica Avanzata : connessa al firmatario in modo univoco, permette identificazione e controllo esclusivo (es. firma su tablet in banca); Firma Elettronica Qualificata: il massimo livello di sicurezza, creata con un dispositivo qualificato e basata su un certificato qualificato (es. codice OTP, Tessera Sanitaria, SmS o App); Validità: 3 anni rinnovabili

Tipologia di firma digitale applicata al file

Per distinguere a prima vista la tipologia di firma applicata al file occorre visualizzarne l'estensione :

• CADES :indica un tipo di firma digitale che può essere applicata a qualsiasi tipo di documento (pdf, word, txt, immagine, ecc...) Al termine della procedura di firma, il software produce una busta crittografata con estensione .p7m.
• PADES: questo tipo di firma può essere applicata solo sui file di formato .pdf, la procedura produce una "busta virtuale" crittografata con estensione .pdf che contiene il documento sottoscritto, anchesso in pdf. Il file firmato tramite questa modalità non cambia formato e può essere aperto e verificato con qualsiasi programma compatibile come Adobe Reader.
• XADES: questo tipo di firma può essere applicato solo sui file .xml., non necessita di imbustamento ed è particolarmente utile per firmare documenti composti da vari elementi scritti da diverse persone. Consente di sottoscrivere anche solo una singola parte di un file.

Difetti: i file xml sono di difficile lettura. La Corte di Cassazione già nel 2018 è intervenuta sulla validità della Cades e Pades sostenendo che entrambe le tipologie hanno valore giuridico e sono equiparabili alla firma autografa su carta.

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Assegnazione di protocollo

06

Ricerca

07

Gestione Documentale

Gestione documentale: definizione

La gestione documentale è l'insieme di attività e strumenti utilizzati per organizzare, archiviare, proteggere e accedere ai documenti di un'azienda.E' un processo fondamentale per garantire che le informazioni siano facilmente recuperabili e gestire in modo sicuro durante tutto il loro ciclo di vita, dalla creazione alla conservazione a lungo termine.La gestione è importante perchè permette di:

• Migliorare l'efficenza operativa: riducendo i tempi di ricerca dei documenti e facilitando l'accesso alle informazioni necessarie.
• Garantire la sicurezza dei dati: riducendo il rischio di perdita o accesso non autorizzato
• Assicurare la conformità alle normative: mantenendo una gestione documentale che sia in linea con le leggi e regolamenti vigenti
• Ridurre i costi: attraverso la digitalizzazione dei documenti, è possibile eliminare la necessità di archivi fisici e dimunuire l'uso della carta.
• Favorire la collabrazione: consente di accedere ai documenti in modo più rapido e lavorare insieme in maniera più efficace

Migliora la gestione delle informazioni

Ottimizza i flussi di lavoro

Una buona gestione documentale

Evita una gestione disorganizzata dei documenti

Riduce i rischi di perdita di dati

Gestione documentale in I-ShareDoc

Ruolo utente

Responsabile

Protocollatore

Coordinatore

Oltre ad avere il ruolo base di protocollatore può gestire le attività nel gestore documentale della propria struttura per conto del Dirigente

Ha il ruolo sia di Protocollatore che Coordianatore in quanto Direttore di struttura

Permette di svolgere protocollo in entrata/uscita e PEC istituzionali

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FAQ Domande Frequenti

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Indicazioni per un corretto protocollo

Problemi riscontrati in corrispondenza

• Posta Interna se si deve protocollare e assegnare un protocollo ad una struttura interna occorre "Protocolla e Assegna", altrimenti "Protocolla" permette solo di ricevere il numero di protocollo ma non viene assegnato

• Allegato mancante E' obbligatorio, qualora fosse un allegato con dati sensibili, a discrezione della struttura, si può criptare.
• Richiesta annullamento protocollo NO i protocolli non si possono annulare, ma qualora ci si accorgesse dell'errore nel medesimo giorno si può sostituire con i dati corretti.

• Indirizzo mail aziendale tra i destinatari Non si inserisce l'indirizzo mail aziendale tra i destinatari perchè non avviene l'invio automatico sulla Zimbra, pertanto occorre effettuare Resoconto per mail al collega .

FARE ATTENZIONE!!!

Problemi riscontrati con PEC

• Posta interna scambiata per Pec qualora vi è una comunicazione da inviare ad una struttura interna non si invia per PEC ma si utilizza l'opzione "Corrispondenza Interna".
• Documento in Originale Deve essere protocollato SOLO il documento in originale cartaceo o firmato digitalmente - non si protocollano mail o scanzioni che perdono di validità.
• Indirizzo destinatari l'indirizzo deve essere scritto una sola volta, anche qualora sono soggetti diversi ma che lavorano presso il solito ente, altrimenti viene inviata la pec molteplici volte
• Allegato mancante a PEC ricevute qualora pervengano Pec dove non è presente l'allegato deve essere richiesto al mittente e non all'Ufficio Protocollo.

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Parola a Voi

Dubbi e Domande

Grazie per l'attenzione Buon protocollo a tutti voi!!!