Diplomado en Gestión Estratégica de Procesos Administrativos
SIGI
Secretaría Administrativa
Dirección de Aseguramiento de la Calidad Administrativa
Unidad de competencia Laboral:
Sistema Integral de Gestión Institucional (SIGI)
Contenido temático
Objetivo general Sistemas de Gestión Procesos Evaluación del Desempeño Mejora Continua
Sistema Integral de Gestión Institucional
ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Objetivo general
Fortalecer las capacidades de gestión de los Directores/as y Secretarios/as Administrativos/as de las Unidades Académicas de la BUAP; a través del desarrollo de competencias clave en sistemas de gestión, procesos, evaluación del desempeño y mejora continua, con base en los lineamientos del Sistema Integral de Gestión Institucional, la Ley General de Educación Superior (LGES), el Sistema de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior (SEAES) y la planeación institucional, para impulsar una administración estratégicamente eficiente, orientada a resultados y alineada con los principios de calidad, transparencia y responsabilidad social universitaria.
Sistema Integral de Gestión Institucional
ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Sistemas de Gestión
Objetivo del subtema:
Comprender qué es un sistema de gestión, sus elementos claves, su función dentro la organización y el contexto institucional que lo condiciona.
Sistema Integral de Gestión Institucional
ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
¿Qué creen que necesita una organización para funcionar de forma coordinada y cumplir con sus metas?
Sistema Integral de Gestión Institucional
ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Reflexión:
Imagina una orquesta sin partitura, donde cada músico toca a su ritmo, sin coordinación ni dirección clara.
Sistema Integral de Gestión Institucional
ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Así puede funcionar una institución cuando carece de un sistema de gestión: los esfuerzos se dispersan, los recursos se malgastan y los resultados no reflejan el verdadero potencial del equipo.
Sistema Integral de Gestión Institucional
ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Los sistemas de gestión son una herramienta poderosa que permite alinear la visión institucional con las acciones cotidianas. A través del enfoque sistémico, cada decisión, cada proceso y cada resultado se conecta estratégicamente, generando orden, eficiencia y mejora continua.
Sistema Integral de Gestión Institucional
ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Comprender este enfoque es dar un paso firme hacia una administración universitaria más inteligente, transparente y orientada al cumplimiento de los fines educativos. No se trata sólo de cumplir —se trata de transformar.
Sistema Integral de Gestión Institucional
ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
¿Qué es un Sistema de Gestión?
Definición de Sistema:
Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que trabajan de manera coordinada para lograr un propósito común. Estos elementos pueden ser personas, procesos, recursos, normas, tecnologías o estructuras que, al interactuar entre sí, generan resultados que no podrían obtenerse si actuaran de forma aislada.
Sistema Integral de Gestión Institucional
ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Definición de Sistema de Gestión:
Un Sistema de Gestión es un conjunto de políticas, procesos y procedimientos utilizados por una organización para asegurar que puede cumplir con las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos.
Sistema Integral de Gestión Institucional
ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
¿Qué es un Sistema de Gestión?
Definición “Sistemas de Gestión”, de acuerdo a ISO 9000:2015 Fundamentos y vocabulario:
Certificaciones BUAP:
En proceso de implementación:
Sistema Integral de Gestión Institucional
ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
¿Por qué es importante un Sistema de Gestión?
Dirección estratégica clara
Mejora continua
Cumplimiento normativo
Gestión de riesgos
Satisfacción del cliente
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¿Implementar o no un sistema de gestión?
Estudio de casos
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Reflexión:
Contar con un enfoque sistémico ayuda para:
Claridad en la definición de roles y Responsabilidades.
Mejorar la interacción entre las áreas.
Mejora en la toma de decisiones basada en resultados.
Reducción de reprocesos y errores.
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Contexto de la BUAP Identificación de Factores Internos y Externos
La comprensión de la BUAP y su contexto se basa en la normativa universitaria y diversos documentos que describen su naturaleza y el entorno que la rodea, dan una referencia clara sobre las cuestiones internas y externas relacionadas con nuestro Sistema Integral de Gestión Institucional.
Sistema Integral de Gestión Institucional
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Ley de la BUAP: define su objeto, autonomía, funciones sustantivas y principios de transparencia y rendición de cuentas.
Estatuto Orgánico, Reglamentos, Lineamientos y Acuerdos: regulan la vida universitaria, derechos y obligaciones de la comunidad.
Marco Legal e Institucional
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Plan de Desarrollo Institucional (PDI 2025–2029)
Define ejes estratégicos alineados con la dirección institucional y el Sistema Integral de Gestión Institucional (SIGI).
Construido con base en el análisis de la comunidad universitaria.
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Políticos
Económicos
Sociales
Tecnológicos
Ecológicos (ambientales)
Legales
¿Qué es el análisis PESTEL?
El análisis PESTEL
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Actividad 3:
Aplicación del Análisis PESTEL (20 min) Los participantes aplican la técnica PESTEL en su unidad académica/dependencia administrativa para identificar oportunidades y riesgos en la implementación de sistemas de gestión.
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Factores Externos Relevantes
Políticos y legales
Reformas constitucionales anticorrupción, Sistema Nacional y Estatal Anticorrupción, Ley General de Transparencia. Existen leyes secundarias de aplicación general a sujetos obligados como la BUAP, incluyendo la Ley General del SNA y la Ley General de Responsabilidades Administrativas.
Sociales
Inclusión, equidad, combate a la corrupción, participación ciudadana en la educación.
Tecnológicos
Acceso a TIC, innovación educativa, digitalización de procesos.
Económicos
Reducción de financiamiento federal, dependencia de recursos extraordinarios.
Ambientales
Cambio climático, políticas de sostenibilidad, Agenda 2030, SUMA BUAP.
Educativos
Directrices de la UNESCO, ANUIES, CEPAL; retos de cobertura, calidad y pertinencia.
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Comprensión del Liderazgo y compromiso en los sistemas de gestión
El liderazgo es uno de los principios de gestión de la calidad y se establece como un requisito clave: “La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión…”(ISO)
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Responsabilidades del Liderazgo según las normas ISO
Definir el rumbo estratégico (alineados al PDI) y transmitir la visión institucional.
Promover y sostener una cultura de calidad y mejora continua.
Comunicar eficazmente expectativas y prioridades.
Asignar recursos, tomar decisiones informadas y actuar como ejemplo.
Evaluar el desempeño del sistema y tomar decisiones con base en evidencias.
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Impacto del Liderazgo en el Sistema de Gestión
Un liderazgo comprometido:
Aumenta la credibilidad del sistema. Mejora la participación del personal.
Facilita la resolución de problemas.
Impulsa la innovación y mejora continua.
Asegura el cumplimiento de objetivos.
Liderazgo
Gestión
Inspira y motiva
Planifica y controla
Define visión y dirección
Ejecuta procesos y tareas
Del Director de UA- Artículo 110 del Estatuto Orgánico
Del Sadministrativo
Se enfoca en la estabilidad
Se enfoca en el cambio
Promueve la cultura
Administra recursos
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Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
La alta dirección debe asegurarse que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda lo organización.
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Definición de clientes y partes interesadas (internas y externas)
Partes interesadas:
Socios de negocio:
Clientes:
Nota:
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Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Debe determinar: partes interesadas, los requisitos pertinentes debe realizar el seguimiento y la revisión de la información.
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Procesos
1.2 Procesos
Objetivo
Comprenderán la importancia del enfoque a procesos y cómo gestionarlos eficazmente para lograr los objetivos institucionales y de sus dependencias administrativas/unidades académicas.
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Proceso:
- Es un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas en salidas con valor para una parte interesada.
- Se enfoca en "qué" se hace y para qué, alineado con los objetivos institucionales.
- Tiene propósito, responsables, indicadores, y recursos asignados.
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
Proceso de Gestión de Admisión de Alumnos.
Ver ejemplo:
Título
Escribe aquí una descripción breve
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Procedimiento:
- Es la forma específica de llevar a cabo una o más actividades dentro de un proceso.
- Describe "cómo" se realiza, paso a paso, de manera estandarizada.
- Puede incluir formatos, responsables por actividad, equipos, plazos, etc.
Usa esta cara de la tarjeta para dar más información sobre un tema. Focalízate en un concepto. Haz que el aprendizaje y la comunicación sean más eficientes.
Procedimiento para la validación de documentos de aspirantes
Ver ejemplo:
Título
Escribe aquí una descripción breve
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Importancia del Enfoque a Procesos en la BUAP
¿Qué es el Enfoque a Procesos?
Es una metodología que permite comprender, gestionar y mejorar todas las actividades interrelacionadas dentro de una organización, considerándolas como procesos que transforman entradas en salidas con valor agregado.
Tipos de Procesos
Procesos de Apoyo (Adjetivos)
Procesos Sustantivos o Clave
Procesos Estratégicos
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Modelo integral de Gestión Institucional BUAP
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Tipos de procesos de la BUAP:
La Benemérita Universidad Autónoma de Puebla identifica dos tipos de procesos: sustantivos (Ps) y adjetivos (Pa).
Los procesos sustantivos son aquellos que están enunciados en el artículo 1 de la Ley de BUAP, fracciones I, II, III y IV y los procesos adjetivos son aquellos que establecen la dirección, planificación, control y evaluación de los procesos, para asegurar una administración funcional y ágil en beneficio de la formación académica de los estudiantes, comunidad universitaria y sociedad, en congruencia con los lineamientos del Plan de Desarrollo Institucional.
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Elementos clave de un proceso
Cada proceso debe tener:
Entradas:
Actividades:
Salidas:
Responsables:
Indicadores:
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Nombre
Descripción
El ciclo PHVA (también conocido como PDCA por sus siglas en inglés: Plan-Do-Check-Act) es una herramienta fundamental en la gestión de calidad y mejora continua. Fue popularizado por W. Edwards Deming y se aplica ampliamente en sistemas de gestión como ISO 9001.
Planificar
Establecer los objetivos y procesos necesarios para lograr resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
Hacer
Implementar lo planificado. Esta fase incluye la ejecución de tareas, capacitación del personal involucrado y aseguramiento de los recursos necesarios.
Monitorear y medir los procesos y productos respecto a las políticas, objetivos y requisitos. Se analizan los resultados para detectar desviaciones.
Verificar
Tomar acciones en función del análisis, para mejorar continuamente el desempeño del proceso. Si hay desviaciones, se corrigen; si no, se estandariza lo que funciona bien para reiniciar el cliclo de manera más robusta.
Actuar
Fase
Aplicación
Unidad Académica
Planificar
Se revisan los lineamientos institucionales, se identifican las necesidades de asignaturas por programa educativo y se consulta la disponibilidad del personal docente. Se elabora un cronograma de asignación.
Proceso de Asignación de Carga Académica
Título
Usa esta cara para dar más información sobre un tema.
Se realiza la asignación de carga en el sistema institucional, se notifican los horarios a los docentes y se publican en la plataforma académica.
Hacer
Ver ejemplo:
Subtítulo
Se revisa que no haya traslapes de horarios, se valida que todos los grupos tengan docente asignado y se recopilan observaciones de los coordinadores académicos.
Verificar
Se ajustan asignaciones si hay errores o inconformidades, y se documentan las lecciones aprendidas para mejorar el proceso en el siguiente ciclo.
Actuar
Sistemas de Gestión (4)
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Evaluación del Desempeño
Evaluación de Desempeño
Medir, analizar y mejorar el rendimiento de una persona o equipo en función de los objetivos, responsabilidades y competencias esperadas en su rol dentro de la organización.En el contexto de una institución como la BUAP, además:
Refuerza la cultura de la calidad y el compromiso con el servicio público.
Garantiza que docentes, administrativos y directivos contribuyan eficazmente al cumplimiento de la misión universitaria.
Sirve como base para programas de incentivos, capacitación o evaluación docente (en procesos de acreditación o certificación).
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Análisis y evaluación
Los resultados del análisis deben utilizarse para evaluar:
La conformidad de los productos y servicios;
El grado de satisfacción del cliente;
El desempeño y la eficacia del proceso;
Si lo planificado se ha implementado de forma eficaz;
La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades;
El desempeño de los proveedores externos.
La importancia del analisis y evaluación es que se tomen deciciones y soluciones que garanticen la mejora de los procesos.
Las necesidades de mejoras en el SGC.
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La importancia de la Satisfacción del Cliente en la Evaluación del Desempeño
La satisfacción del cliente permite conocer qué tan bien están cumpliendo los procesos con las expectativas y necesidades de quienes reciben los servicios.
Incorporar la satisfacción del cliente a la evaluación del desempeño es fundamental porque:
Refleja la percepción real sobre la calidad de los servicios que ofrece la institución.
Ayuda a identificar debilidades que podrían no ser visibles desde indicadores operativos.
Fomenta una cultura centrada en el usuario, en la mejora de la experiencia y en la corresponsabilidad.
Apoya la toma de decisiones basadas en evidencia y no solo en supuestos.
Fortalece la reputación institucional y la confianza de la comunidad universitaria.
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Auditorías internas como herramienta de autoevaluación
La auditoría interna es un proceso sistemático, independiente y documentado que permite evaluar si un sistema de gestión cumple con los requisitos establecidos (internos y normativos), si se aplica de manera efectiva y si contribuye a la mejora continua.
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Etapas del proceso de auditoría interna:
Planificación:
Informe:
Preparación:
Seguimiento:
Ejecución:
Planificación:
El auditor recopila y revisa información relevante, como procedimientos, indicadores, informes previos y otros documentos que permitan conocer el contexto del proceso a auditar.
Se presentan los hallazgos (cumplimientos, no conformidades, oportunidades de mejora) de forma clara y objetiva.
Se verifica que se hayan implementado las acciones correctivas derivadas de los hallazgos.
Se define el alcance, los objetivos, el equipo auditor y el cronograma.
Se revisan evidencias documentales, se realizan entrevistas y observaciones para verificar el cumplimiento.
Preparación:
Nota: Da clic en las flechas para ver más información
Ejecución:
Informe:
Seguimiento:
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El valor de las auditorías como herramienta de autoevaluación:
Permite identificar debilidades y fortalezas en los procesos institucionales.
Fomenta la autocrítica constructiva y el aprendizaje organizacional.
Es una fuente clave para la mejora continua al generar acciones correctivas y preventivas.
Alinea a los equipos con los objetivos institucionales y con los principios del sistema de gestión.
Mejora la transparencia, la rendición de cuentas y la toma de decisiones basadas en evidencias.
En el contexto universitario, las auditorías internas no deben verse como mecanismos de sanción, sino como una oportunidad para revisar cómo estamos haciendo las cosas y cómo podemos hacerlo mejor.
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Mejora continua
10. Mejora
Debe determinar y seleccionar las oportunidades de mejora e implementar cualquier acción necesaria para cumplir con requistos del cliente y aumentar la satisfacción del cliente.
- Mejorar los productos y servicios para cumplir los requisitos, así como considerar las necesidades y expectativas;
- Corregir, prevenir o reducir los efectos no deseados;
- Mejorar el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
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10.2 No conformidad y acción correctiva.
Cuando ocurra la No conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, la organización debe:
Reaccionar ante la no conformidad y, cuando sea aplicable:
- Tomar acciones para controlarla y corregirla;
- Hacer frente a las consecuencias;
Debe conservar información documentada como evidencia de:
- La naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente;
2. Los resultados de cualquier acción correctiva.
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El líder como catalizador del cambio y la mejora continua
Su papel como directivos y secretarios administrativos es esencial para impulsar, fomentar y sostener una cultura de mejora continua en las unidades académicas.
Promover:
Apoyar:
Seguir:
Reconocer:
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Síntesis del Viaje:
Las cuatro competencias del Liderazgo SIGI
1. Comprender el Ecosistema:
2. Trazar las rutas de valor:
4. Impulsar el avance perpetuo:
3. Calibrar la brújula:
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Gestión de riesgos
Identifica y controla riesgos operativos, financieros, ambientales o de seguridad.
Reconocer:
Valorar y celebrar el esfuerzo y los logros del personal en la mejora de los procesos,
2. Trazar las rutas de valor:
Mapear procesos para eliminar la fricción y crear caminos directos hacia los objetivos.
Actividades:
las tareas que transforman las entradas en salidas.
Socios de negocio:
parte externa con la que la organización tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial.
Nota:
Una parte interesada pertinente puede ser interna o externa a la organización.
4. Impulsar el avance perpetuo:
Fomentar la mejora continua como el motor de la excelencia y la adaptabilidad.
1. Comprender el Ecosistema:
Ver la organización como un sistema interconectado para tomar decisiones integrales.
3. Calibrar la brújula:
Evaluar el desempeño con datos para asegurar que estamos en el rumbo correcto.
Responsables:
personas o áreas encargadas.
Partes interesadas:
persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad.
Satisfacción del cliente
Mejora la calidad del producto o servicio, aumentando la confianza del cliente.
4. Impulsar el avance perpetuo:
Fomentar la mejora continua como el motor de la excelencia y la adaptabilidad.
Mejora continua
Fomenta la revisión constante de procesos para aumentar la eficiencia y la calidad.
Dirección estratégica clara
Permite alinear los procesos con los objetivos estratégicos de la organización.
Procesos de Apoyo (Adjetivos)
- Soportan el funcionamiento de los procesos clave.
- No generan valor directo al usuario final, pero son críticos.
Procesos Estratégicos
- Orientan el rumbo de la institución.
- Alineados al Plan de Desarrollo Institucional.
- Son responsabilidad del nivel directivo.
Clientes:
personas u organización a quien entregamos el producto o servicio final.
Tipo de Procedimiento
Definición “Sistemas de Gestión”, de acuerdo a ISO 9000:2015 Fundamentos y vocabulario:
Licitación Pública.Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa.
“Un sistema de gestión es el marco mediante el cual una organización gestiona las partes interrelacionadas de su negocio para lograr sus objetivos.”
Salidas:
los resultados del proceso (productos, servicios, decisiones).
Cumplimiento normativo
Ayuda a cumplir con leyes, regulaciones y estándares internacionales (como ISO).
En la BUAP, esto significa:
- Identificar qué hacemos, cómo lo hacemos, quién lo hace, y para quién.
- Asegurar que cada unidad académica, administrativa o de servicio contribuya coherentemente al cumplimiento de la misión universitaria.
Apoyar:
Brindar los recursos y el respaldo necesario para la implementación de cambios.
Procesos Sustantivos o Clave
- Dan cumplimiento a la misión universitaria.
- Son el core de la BUAP: enseñanza, investigación, vinculación.
Indicadores:
para medir eficacia y eficiencia.
2. Trazar las rutas de valor:
Mapear procesos para eliminar la fricción y crear caminos directos hacia los objetivos.
El análisis PESTEL
Es una herramienta estratégica que permite identificar factores del entorno externo que pueden influir en una organización
Entradas:
lo que se necesita para iniciar el proceso (información, materiales, solicitudes).
1. Comprender el Ecosistema:
Ver la organización como un sistema interconectado para tomar decisiones integrales.
Tipo de Procedimiento
En proceso de implementación:
Licitación Pública.Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa.
Sistema de Gestión para Organizaciones Educativas - ISO 21001:2018
Promover:
Fomentar la generación de ideas innovadoras y la participación activa del personal.
3. Calibrar la brújula:
Evaluar el desempeño con datos para asegurar que estamos en el rumbo correcto.
Seguir:
Dar seguimiento puntual a las acciones correctivas y planes de mejora.
Tipo de Procedimiento
Certificaciones BUAP:
- Sistema de Gestión de la Calidad - ISO 9001:2015
- Sistema de Gestión Antisoborno - ISO 37001:201
Licitación Pública.Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa.
¿Qué es el análisis PESTEL?
PESTEL es un acrónimo que representa seis dimensiones del entorno externo:
NUEVA_Sistema Integral de Gestión Institucional
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Diplomado en Gestión Estratégica de Procesos Administrativos
SIGI
Secretaría Administrativa
Dirección de Aseguramiento de la Calidad Administrativa
Unidad de competencia Laboral:
Sistema Integral de Gestión Institucional (SIGI)
Contenido temático
Objetivo general Sistemas de Gestión Procesos Evaluación del Desempeño Mejora Continua
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Objetivo general
Fortalecer las capacidades de gestión de los Directores/as y Secretarios/as Administrativos/as de las Unidades Académicas de la BUAP; a través del desarrollo de competencias clave en sistemas de gestión, procesos, evaluación del desempeño y mejora continua, con base en los lineamientos del Sistema Integral de Gestión Institucional, la Ley General de Educación Superior (LGES), el Sistema de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior (SEAES) y la planeación institucional, para impulsar una administración estratégicamente eficiente, orientada a resultados y alineada con los principios de calidad, transparencia y responsabilidad social universitaria.
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Sistemas de Gestión
Objetivo del subtema:
Comprender qué es un sistema de gestión, sus elementos claves, su función dentro la organización y el contexto institucional que lo condiciona.
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
¿Qué creen que necesita una organización para funcionar de forma coordinada y cumplir con sus metas?
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Reflexión:
Imagina una orquesta sin partitura, donde cada músico toca a su ritmo, sin coordinación ni dirección clara.
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Así puede funcionar una institución cuando carece de un sistema de gestión: los esfuerzos se dispersan, los recursos se malgastan y los resultados no reflejan el verdadero potencial del equipo.
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Los sistemas de gestión son una herramienta poderosa que permite alinear la visión institucional con las acciones cotidianas. A través del enfoque sistémico, cada decisión, cada proceso y cada resultado se conecta estratégicamente, generando orden, eficiencia y mejora continua.
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Comprender este enfoque es dar un paso firme hacia una administración universitaria más inteligente, transparente y orientada al cumplimiento de los fines educativos. No se trata sólo de cumplir —se trata de transformar.
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
¿Qué es un Sistema de Gestión?
Definición de Sistema:
Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que trabajan de manera coordinada para lograr un propósito común. Estos elementos pueden ser personas, procesos, recursos, normas, tecnologías o estructuras que, al interactuar entre sí, generan resultados que no podrían obtenerse si actuaran de forma aislada.
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Definición de Sistema de Gestión:
Un Sistema de Gestión es un conjunto de políticas, procesos y procedimientos utilizados por una organización para asegurar que puede cumplir con las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos.
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¿Qué es un Sistema de Gestión?
Definición “Sistemas de Gestión”, de acuerdo a ISO 9000:2015 Fundamentos y vocabulario:
Certificaciones BUAP:
En proceso de implementación:
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
¿Por qué es importante un Sistema de Gestión?
Dirección estratégica clara
Mejora continua
Cumplimiento normativo
Gestión de riesgos
Satisfacción del cliente
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¿Implementar o no un sistema de gestión?
Estudio de casos
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Reflexión:
Contar con un enfoque sistémico ayuda para:
Claridad en la definición de roles y Responsabilidades.
Mejorar la interacción entre las áreas.
Mejora en la toma de decisiones basada en resultados.
Reducción de reprocesos y errores.
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Contexto de la BUAP Identificación de Factores Internos y Externos
La comprensión de la BUAP y su contexto se basa en la normativa universitaria y diversos documentos que describen su naturaleza y el entorno que la rodea, dan una referencia clara sobre las cuestiones internas y externas relacionadas con nuestro Sistema Integral de Gestión Institucional.
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Ley de la BUAP: define su objeto, autonomía, funciones sustantivas y principios de transparencia y rendición de cuentas.
Estatuto Orgánico, Reglamentos, Lineamientos y Acuerdos: regulan la vida universitaria, derechos y obligaciones de la comunidad.
Marco Legal e Institucional
Sistema Integral de Gestión Institucional ISO 9001:2015 / ISO 37001:2016
Plan de Desarrollo Institucional (PDI 2025–2029)
Define ejes estratégicos alineados con la dirección institucional y el Sistema Integral de Gestión Institucional (SIGI).
Construido con base en el análisis de la comunidad universitaria.
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Políticos
Económicos
Sociales
Tecnológicos
Ecológicos (ambientales)
Legales
¿Qué es el análisis PESTEL?
El análisis PESTEL
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Actividad 3:
Aplicación del Análisis PESTEL (20 min) Los participantes aplican la técnica PESTEL en su unidad académica/dependencia administrativa para identificar oportunidades y riesgos en la implementación de sistemas de gestión.
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Factores Externos Relevantes
Políticos y legales
Reformas constitucionales anticorrupción, Sistema Nacional y Estatal Anticorrupción, Ley General de Transparencia. Existen leyes secundarias de aplicación general a sujetos obligados como la BUAP, incluyendo la Ley General del SNA y la Ley General de Responsabilidades Administrativas.
Sociales
Inclusión, equidad, combate a la corrupción, participación ciudadana en la educación.
Tecnológicos
Acceso a TIC, innovación educativa, digitalización de procesos.
Económicos
Reducción de financiamiento federal, dependencia de recursos extraordinarios.
Ambientales
Cambio climático, políticas de sostenibilidad, Agenda 2030, SUMA BUAP.
Educativos
Directrices de la UNESCO, ANUIES, CEPAL; retos de cobertura, calidad y pertinencia.
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Comprensión del Liderazgo y compromiso en los sistemas de gestión
El liderazgo es uno de los principios de gestión de la calidad y se establece como un requisito clave: “La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión…”(ISO)
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Responsabilidades del Liderazgo según las normas ISO
Definir el rumbo estratégico (alineados al PDI) y transmitir la visión institucional.
Promover y sostener una cultura de calidad y mejora continua.
Comunicar eficazmente expectativas y prioridades.
Asignar recursos, tomar decisiones informadas y actuar como ejemplo.
Evaluar el desempeño del sistema y tomar decisiones con base en evidencias.
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Impacto del Liderazgo en el Sistema de Gestión
Un liderazgo comprometido: Aumenta la credibilidad del sistema. Mejora la participación del personal. Facilita la resolución de problemas. Impulsa la innovación y mejora continua. Asegura el cumplimiento de objetivos.
Liderazgo
Gestión
Inspira y motiva
Planifica y controla
Define visión y dirección
Ejecuta procesos y tareas
Del Director de UA- Artículo 121
- Artículo 110 del Estatuto Orgánico
Del SadministrativoSe enfoca en la estabilidad
Se enfoca en el cambio
Promueve la cultura
Administra recursos
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Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
La alta dirección debe asegurarse que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda lo organización.
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Definición de clientes y partes interesadas (internas y externas)
Partes interesadas:
Socios de negocio:
Clientes:
Nota:
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Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Debe determinar: partes interesadas, los requisitos pertinentes debe realizar el seguimiento y la revisión de la información.
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Procesos
1.2 Procesos
Objetivo
Comprenderán la importancia del enfoque a procesos y cómo gestionarlos eficazmente para lograr los objetivos institucionales y de sus dependencias administrativas/unidades académicas.
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Proceso:
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Proceso de Gestión de Admisión de Alumnos.
Ver ejemplo:
Título
Escribe aquí una descripción breve
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Procedimiento:
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Procedimiento para la validación de documentos de aspirantes
Ver ejemplo:
Título
Escribe aquí una descripción breve
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Importancia del Enfoque a Procesos en la BUAP
¿Qué es el Enfoque a Procesos?
Es una metodología que permite comprender, gestionar y mejorar todas las actividades interrelacionadas dentro de una organización, considerándolas como procesos que transforman entradas en salidas con valor agregado.
Tipos de Procesos
Procesos de Apoyo (Adjetivos)
Procesos Sustantivos o Clave
Procesos Estratégicos
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Modelo integral de Gestión Institucional BUAP
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Tipos de procesos de la BUAP:
La Benemérita Universidad Autónoma de Puebla identifica dos tipos de procesos: sustantivos (Ps) y adjetivos (Pa).
Los procesos sustantivos son aquellos que están enunciados en el artículo 1 de la Ley de BUAP, fracciones I, II, III y IV y los procesos adjetivos son aquellos que establecen la dirección, planificación, control y evaluación de los procesos, para asegurar una administración funcional y ágil en beneficio de la formación académica de los estudiantes, comunidad universitaria y sociedad, en congruencia con los lineamientos del Plan de Desarrollo Institucional.
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Elementos clave de un proceso
Cada proceso debe tener:
Entradas:
Actividades:
Salidas:
Responsables:
Indicadores:
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Nombre
Descripción
El ciclo PHVA (también conocido como PDCA por sus siglas en inglés: Plan-Do-Check-Act) es una herramienta fundamental en la gestión de calidad y mejora continua. Fue popularizado por W. Edwards Deming y se aplica ampliamente en sistemas de gestión como ISO 9001.
Planificar
Establecer los objetivos y procesos necesarios para lograr resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
Hacer
Implementar lo planificado. Esta fase incluye la ejecución de tareas, capacitación del personal involucrado y aseguramiento de los recursos necesarios.
Monitorear y medir los procesos y productos respecto a las políticas, objetivos y requisitos. Se analizan los resultados para detectar desviaciones.
Verificar
Tomar acciones en función del análisis, para mejorar continuamente el desempeño del proceso. Si hay desviaciones, se corrigen; si no, se estandariza lo que funciona bien para reiniciar el cliclo de manera más robusta.
Actuar
Fase
Aplicación
Unidad Académica
Planificar
Se revisan los lineamientos institucionales, se identifican las necesidades de asignaturas por programa educativo y se consulta la disponibilidad del personal docente. Se elabora un cronograma de asignación.
Proceso de Asignación de Carga Académica
Título
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Se realiza la asignación de carga en el sistema institucional, se notifican los horarios a los docentes y se publican en la plataforma académica.
Hacer
Ver ejemplo:
Subtítulo
Se revisa que no haya traslapes de horarios, se valida que todos los grupos tengan docente asignado y se recopilan observaciones de los coordinadores académicos.
Verificar
Se ajustan asignaciones si hay errores o inconformidades, y se documentan las lecciones aprendidas para mejorar el proceso en el siguiente ciclo.
Actuar
Sistemas de Gestión (4)
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Evaluación del Desempeño
Evaluación de Desempeño
Medir, analizar y mejorar el rendimiento de una persona o equipo en función de los objetivos, responsabilidades y competencias esperadas en su rol dentro de la organización.En el contexto de una institución como la BUAP, además:
Refuerza la cultura de la calidad y el compromiso con el servicio público.
Garantiza que docentes, administrativos y directivos contribuyan eficazmente al cumplimiento de la misión universitaria.
Sirve como base para programas de incentivos, capacitación o evaluación docente (en procesos de acreditación o certificación).
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Análisis y evaluación
Los resultados del análisis deben utilizarse para evaluar:
La conformidad de los productos y servicios;
El grado de satisfacción del cliente;
El desempeño y la eficacia del proceso;
Si lo planificado se ha implementado de forma eficaz;
La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades;
El desempeño de los proveedores externos.
La importancia del analisis y evaluación es que se tomen deciciones y soluciones que garanticen la mejora de los procesos.
Las necesidades de mejoras en el SGC.
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La importancia de la Satisfacción del Cliente en la Evaluación del Desempeño
La satisfacción del cliente permite conocer qué tan bien están cumpliendo los procesos con las expectativas y necesidades de quienes reciben los servicios.
Incorporar la satisfacción del cliente a la evaluación del desempeño es fundamental porque:
Refleja la percepción real sobre la calidad de los servicios que ofrece la institución.
Ayuda a identificar debilidades que podrían no ser visibles desde indicadores operativos.
Fomenta una cultura centrada en el usuario, en la mejora de la experiencia y en la corresponsabilidad.
Apoya la toma de decisiones basadas en evidencia y no solo en supuestos.
Fortalece la reputación institucional y la confianza de la comunidad universitaria.
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Auditorías internas como herramienta de autoevaluación
La auditoría interna es un proceso sistemático, independiente y documentado que permite evaluar si un sistema de gestión cumple con los requisitos establecidos (internos y normativos), si se aplica de manera efectiva y si contribuye a la mejora continua.
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Etapas del proceso de auditoría interna:
Planificación:
Informe:
Preparación:
Seguimiento:
Ejecución:
Planificación:
El auditor recopila y revisa información relevante, como procedimientos, indicadores, informes previos y otros documentos que permitan conocer el contexto del proceso a auditar.
Se presentan los hallazgos (cumplimientos, no conformidades, oportunidades de mejora) de forma clara y objetiva.
Se verifica que se hayan implementado las acciones correctivas derivadas de los hallazgos.
Se define el alcance, los objetivos, el equipo auditor y el cronograma.
Se revisan evidencias documentales, se realizan entrevistas y observaciones para verificar el cumplimiento.
Preparación:
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Ejecución:
Informe:
Seguimiento:
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El valor de las auditorías como herramienta de autoevaluación:
Permite identificar debilidades y fortalezas en los procesos institucionales.
Fomenta la autocrítica constructiva y el aprendizaje organizacional.
Es una fuente clave para la mejora continua al generar acciones correctivas y preventivas.
Alinea a los equipos con los objetivos institucionales y con los principios del sistema de gestión.
Mejora la transparencia, la rendición de cuentas y la toma de decisiones basadas en evidencias.
En el contexto universitario, las auditorías internas no deben verse como mecanismos de sanción, sino como una oportunidad para revisar cómo estamos haciendo las cosas y cómo podemos hacerlo mejor.
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Mejora continua
10. Mejora
Debe determinar y seleccionar las oportunidades de mejora e implementar cualquier acción necesaria para cumplir con requistos del cliente y aumentar la satisfacción del cliente.
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10.2 No conformidad y acción correctiva.
Cuando ocurra la No conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, la organización debe:
Reaccionar ante la no conformidad y, cuando sea aplicable:
Debe conservar información documentada como evidencia de:
2. Los resultados de cualquier acción correctiva.
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El líder como catalizador del cambio y la mejora continua
Su papel como directivos y secretarios administrativos es esencial para impulsar, fomentar y sostener una cultura de mejora continua en las unidades académicas.
Promover:
Apoyar:
Seguir:
Reconocer:
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Síntesis del Viaje:
Las cuatro competencias del Liderazgo SIGI
1. Comprender el Ecosistema:
2. Trazar las rutas de valor:
4. Impulsar el avance perpetuo:
3. Calibrar la brújula:
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Gestión de riesgos
Identifica y controla riesgos operativos, financieros, ambientales o de seguridad.
Reconocer:
Valorar y celebrar el esfuerzo y los logros del personal en la mejora de los procesos,
2. Trazar las rutas de valor:
Mapear procesos para eliminar la fricción y crear caminos directos hacia los objetivos.
Actividades:
las tareas que transforman las entradas en salidas.
Socios de negocio:
parte externa con la que la organización tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial.
Nota:
Una parte interesada pertinente puede ser interna o externa a la organización.
4. Impulsar el avance perpetuo:
Fomentar la mejora continua como el motor de la excelencia y la adaptabilidad.
1. Comprender el Ecosistema:
Ver la organización como un sistema interconectado para tomar decisiones integrales.
3. Calibrar la brújula:
Evaluar el desempeño con datos para asegurar que estamos en el rumbo correcto.
Responsables:
personas o áreas encargadas.
Partes interesadas:
persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad.
Satisfacción del cliente
Mejora la calidad del producto o servicio, aumentando la confianza del cliente.
4. Impulsar el avance perpetuo:
Fomentar la mejora continua como el motor de la excelencia y la adaptabilidad.
Mejora continua
Fomenta la revisión constante de procesos para aumentar la eficiencia y la calidad.
Dirección estratégica clara
Permite alinear los procesos con los objetivos estratégicos de la organización.
Procesos de Apoyo (Adjetivos)
Procesos Estratégicos
Clientes:
personas u organización a quien entregamos el producto o servicio final.
Tipo de Procedimiento
Definición “Sistemas de Gestión”, de acuerdo a ISO 9000:2015 Fundamentos y vocabulario:
Licitación Pública.Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa.
“Un sistema de gestión es el marco mediante el cual una organización gestiona las partes interrelacionadas de su negocio para lograr sus objetivos.”
Salidas:
los resultados del proceso (productos, servicios, decisiones).
Cumplimiento normativo
Ayuda a cumplir con leyes, regulaciones y estándares internacionales (como ISO).
En la BUAP, esto significa:
Apoyar:
Brindar los recursos y el respaldo necesario para la implementación de cambios.
Procesos Sustantivos o Clave
Indicadores:
para medir eficacia y eficiencia.
2. Trazar las rutas de valor:
Mapear procesos para eliminar la fricción y crear caminos directos hacia los objetivos.
El análisis PESTEL
Es una herramienta estratégica que permite identificar factores del entorno externo que pueden influir en una organización
Entradas:
lo que se necesita para iniciar el proceso (información, materiales, solicitudes).
1. Comprender el Ecosistema:
Ver la organización como un sistema interconectado para tomar decisiones integrales.
Tipo de Procedimiento
En proceso de implementación:
Licitación Pública.Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa.
Sistema de Gestión para Organizaciones Educativas - ISO 21001:2018
Promover:
Fomentar la generación de ideas innovadoras y la participación activa del personal.
3. Calibrar la brújula:
Evaluar el desempeño con datos para asegurar que estamos en el rumbo correcto.
Seguir:
Dar seguimiento puntual a las acciones correctivas y planes de mejora.
Tipo de Procedimiento
Certificaciones BUAP:
Licitación Pública.Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa.
¿Qué es el análisis PESTEL?
PESTEL es un acrónimo que representa seis dimensiones del entorno externo: