ISO 9001

ISO 9001

Bien gérer la documentation chez 2i

On l'a tous vécu ?!

• Le doc introuvable
• Le doc que personne ne connaissait
• Le doc de 1995
• Le doc qui s'était créé tout seul
• Le doc pas validé
• Le doc multi-versions

Les objectifs d'une bonne gestion documentaire

Gagner du temps !

Réduire les erreurs

Et donc augmenter la satisfaction client

Comment répondre à cet enjeu ?

Suivre des règles simples et communes à tous

Les questions à se poser

1 - Comment savoir au premier coup d'oeil de quoi parle le document ?

IDENTIFICATION

RÉDACTION / MODIFICATION

2 - Comment faire pour que mon document soit clair et pertinent ?

3 - Est ce que je dois le faire valider ?

APPROBATION

DIFFUSION &SÉCURITÉ

4 - A qui je le diffuse et comment ?

1 - Bien identifier le doc

Pour tous les documents

Pour les documents "qualité"

• Un titre clair, concis et explicite
• L'entité concernée
• Une version ou une date

• L'auteur
• L'approbateur
• Pagination X/X sur toutes les pages

Qu'est ce qu'un document qualité ?

Processus ex : S'assurer de la bonne gestion des locaux

Procédure

Instruction

Politique / Charte

ex : Faire tourner la machine deux fois / sem pour qu'il y ait assez de vaisselle pour tout le monde

ex : La charte de vie des locaux

ex : Comment faire fonctionner la machine (tutos)

Nommer les fichiers informatiques

Type de document

(Hors types déjà définis dans les services ex : CC, FA, etc.)

• POL : Politique - charte
• PRO : Procédure
• ENR : Enregistrement
• RA : Rapport
• IN : Indicateurs / KPI

Type (si existant)_Titre_Société (si pertinent)_Version Exemples :

• Charte Achats Responsables : POL-Achats Responsables-2igroup-V1.0
• Extrait KBIS 2i portage 02 02 2026
• Suivi de facturation immoportage 2026

Faire une passe sur l'ensemble des sharepoint !

Important : Harmoniser le nommage des fichiers dans un même service et partager ses bonnes pratiques au sein de l'équipe

2 - Rédaction et modification

Toute personne est autorisée à rédiger, modifier un document dès lors qu'elle a les compétences nécéssaires.

Trois bonnes pratiques :

Eviter la confusion : Mettre le document en brouillon (filigrane "draft / brouillon", dans le nommage du fichier, ...) Pour identifier un risque : ! Veiller à ne pas ouvrir le lave vaisselle pendant le cycle Pour une information utile : i Les tablettes sont disponibles sous l'évier

Tracer la vie du document

1 - Est ce que le document disponible est à jour ? 2 - Est ce que les anciennes versions sont bien archivées ?

Faire une passe sur l'ensemble des sharepoint !

3 - Approbation

Qui valide ?

Quels documents faire approuver ?

Tous documents Faire relire et valider par le manager du service concerné Documents de communication Faire relire et valider par la Directrice communication ou le Président Documents Qualité Mettre en copie la responsable QRSE

• Tout ce qui touche à l'organisation et au fonctionnement de l'entreprise.
• Les documents officiels
• Les documents promotionnels (Brochure, Présentation externe)
• Les documents opérationnels qui font déjà l'objet d'une validation

Une validation pour les documents "externes" est systématiquement écrite !

Template qualité

Disponible sur le sharepoint COMMUN / 2iGROUP / Qualité

4 - Diffusion & sécurité

Limiter la diffusion des documents aux personnes ciblées (éviter le sur-partage / sur-diffusion) - S'assurer du niveau de confidentialité du document

Dossier sharepoint Qualité : Envoi par email du document à préserver à la responsable QRSE avec trace de la validation. Exemples de document à envoyer : Politique de frais, procédure de vérification des contrats commerciaux ! A distinguer des instructions de travail

Prévoir un mode de communication adapté en fonction du document : Un simple message teams ? Une note de service ? Un classement simple ?

Protéger le document : Transformer en PDF, bloquer les cellules excel, etc.

S'assurer de la bonne organisation des sharepoint Le responsable du service est garant de son espace documentaire.

Que nous demande ISO ?

🔍 4. Ce qu’un auditeur ISO vérifie

Assurer que l’information essentielle est : ✅ Fiable ✅ À jour ✅ Accessible ✅ Protégée ✅ Traçable

Version la plus récente utilisée Processus de gestion documentaire appliqué Documents accessibles et lisibles Sécurité et maîtrise des accès Archivage et enregistrements contrôlés

Trois piliers de la gestion documentaire dans la norme ISO

7.5.1 — Exigences générales - Définir les documents nécessaires - Garantir leur disponibilité - Assurer leur protection

7.5.2 — Création & Mise à jour Chaque document doit être : - Identifié (titre, version, date) - Relu et approuvé - Lisible, compréhensible, à jour

7.5.3 — Maîtrise documentaire Contrôler tout le cycle de vie : - Identification Diffusion (versions valides uniquement) - Accès sécurisé - Modifications tracées - Archivage / conservation - Destruction maîtrisée

To do

• Mettre en forme les documents qualité avec le template (seulement les documents dont on se sert aujourd'hui)
• Lister et transmettre les documents qualité à la responsable QRSE
• Harmoniser le nommage des documents si nécéssaire

• Créer un dossier archive dans chaque sharepoint
• S'assurer que la seule version disponible est à jour
• Avoir une trace écrite des validations pour les documents externes

• S'assurer du niveau de sécurité et de confidentialité des documents

D'ici fin juin

Q&A

Merci à tous !