Diplomado en Gestión Estratégica de Procesos Administrativos
CP
Dirección General de Control Patrimonial
Administración de bienes patrimoniales
Actividad inicial
Evaluación diagnóstica
https://virtualhorizon.buap.mx/
Contenido temático
Unidad 1. Fundamentos legales1.1 Conceptos preliminares1.2 Marco jurídico1.3 Relación con Dependencias1.3.1 Dirección de Contabilidad General1.3.2 Secretaría Administrativa 1.3.3 Oficina del (a) Abogado (a) General
Unidad 2. Registro de bienes inmuebles e intangibles2.1 Conceptos preliminares2. 2 Exhibición y resguardo de bienes muebles, inmuebles e intangibles
Unidad 3. Actualización del inventario 3.1 Inventario físico3.1.1 Reasignación o intercambio de bienes 3.2 Transferencia de bienes 3.3 Bajas de bienes
Objetivo
Que los titulares de las Unidades Académicas y/o Dependencias Administrativas obtengan los conocimientos, las habilidades y las actitudes necesarias para la administración de los bienes muebles, inmuebles e intangibles de su área de competencia, con base en los lineamientos establecidos en el Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla y demás normatividad aplicable.
Qué verbos describen tu posición como Titular de una Unidad Académica y/o Dependencia Administrativa
https://www.mentimeter.com/app/presentation/al39ocupqovvofpyxbetgsc6kr94o1j7/edit?question=wtyjqtzaojwk&source=present
Representar
CONOCER
Participar
Instruir
Coadyuvar
Intervenir
COMPRENDER
Supervisar
Detectar
Objetar
Autorizar
OPERAR / APLICAR
Asesorar
Enseñar
Evaluar / Retroalimentar
DOMINAR
Proponer
Aportar
Implementar
CONTRIBUIR
Unidad 1. Fundamentos legales
Objetivo de la unidad
Que los participantes conozcan e identifiquen los principales conceptos para la administración de bienes, así como las principales disposiciones normativas que los rigen.
1.1 Conceptos preliminares
1.1 Conceptos preliminares
Activo No Circulante
Activo
Activos intangibles
Bienes muebles
Bienes inmuebles
Inventario
Inventario físico
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
1.2 Marco Jurídico
Ley General de Contabilidad Gubernamental
Artículo 23 […] Los entes públicos deberán registrar en su contabilidad los bienes muebles e inmuebles […] (LGCG, 2008). […] en la cuenta pública incluirán la relación de los bienes que componen su patrimonio […] (LGCG, 2008).
Ley General de Contabilidad Gubernamental
Artículo 27 “[…] Los entes públicos deberán llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de los bienes a que se refiere el artículo 23 de esta Ley. Dicho inventario deberá estar debidamente conciliado con el registro contable […]” (LGCG, 2008).
Ley General de Contabilidad Gubernamental
Artículo 31 “Cuando se realice la transición de una administración a otra, los bienes que no se encuentren inventariados o estén en proceso de registro y hubieren sido recibidos o adquiridos durante el encargo de su administración, deberán ser entregados oficialmente a la administración entrante a través de un acta de entrega y recepción […]” (LGCG, 2008).
Ley General de Responsabilidades administrativas
- Transparencia
- Rendición de cuentas y
- Prevención de la corrupción.
Esta ley desarrolla los casos donde proceden sanciones con motivo de los daños o perjuicios patrimoniales causados por actos u omisiones de los servidores públicos.
Ley de la BUAP
Artículo 5, fracción X “La Universidad tiene facultades para […] Administrar libremente su patrimonio" […] (LBUAP, 2023) Capítulo III – Patrimonio Artículos 10, 11 y 12
Estatuto Orgánico de la BUAP
Título Quinto del Patrimonio Universitario, Capítulo Único, artículos 122 al 126. Artículo 86 La o el Abogado General tendrá las facultades y obligaciones siguientes: […]“V. Llevar a cabo la regularización de bienes integrantes del patrimonio de la Universidad” […]
Estatuto Orgánico de la BUAP
Título Quinto del Patrimonio Universitario, Capítulo Único, artículos 122 al 126. Artículo 122 “La conservación, preservación, administración, uso, usufructo y, en su caso, la enajenación o donación del patrimonio universitario estarán bajo la responsabilidad de las autoridades y del funcionariado en los términos previstos en la legislación universitaria” (EOBUAP, 2023).
Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la BUAP
Tiene por objeto regular todas las acciones relativas al registro, control, vigilancia, custodia y conservación de los bienes muebles, inmuebles e intangibles que integran el patrimonio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.
Autoridades:
La facultad para establecer los mecanismos de control interno se encuentra sustentada en el Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.
Todo usuario de algún activo fijo es responsable del cuidado, custodia, y en su caso restitución, de los bienes que le son asignados para el desarrollo de sus actividades.
Es responsabilidad de los titulares de las Unidades Académicas y Dependencias Administrativas establecer los mecanismos de control interno que se determinen convenientes en sus respectivas áreas de trabajo, para asegurar el adecuado uso, cuidado y conservación de los bienes patrimoniales que se encuentren bajo custodia.
IMPORTANTE
Otros
Políticas, Bases y Criterios para Inventariar Muebles e Inmuebles en la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.
Circular emitida por la DGCP referente al monto para el registro de bienes sujetos a inventario.
Contratos colectivos de trabajo ASPABUAP y SITBUAP.
¿En dónde se enmarca la responsabilidad del personal académico respecto al cuidado de los bienes patrimoniales?
Contrato colectivo de trabajo ASPABUAP
CLÁUSULA 24 Está prohibido al personal académico:
II
III
Sustraer de la Unidad Académica, de los laboratorios, clínicas, talleres, etc.; equipo de laboratorio, reactivos, etc., o instrumentos de trabajo.
Utilizar el equipo de laboratorio, reactivos, materiales, etc., e instrumentos de trabajo para objetivos distintos al trabajo académico encomendado.
¿Qué implicaciones existen en caso de descuido de los bienes patrimoniales para personal académico?
Contrato colectivo de trabajo ASPABUAP
CLÁUSULA 89 La Universidad; sin responsabilidad para ella, podrá rescindir el contrato individual de trabajo en los siguientes casos:
XII
XI
Por ocasionar por negligencia perjuicios materiales durante el desempeño de sus labores o por motivo de ellas, en edificios, obras, instrumentos, máquinas y demás objetos relacionados con su trabajo.
Por ocasionar, el trabajador académico, intencionalmente, perjuicios materiales durante el desempeño de sus labores o por motivo de ellas en edificios, obras, instrumentos, máquinas y demás objetos relacionados con su trabajo.
¿En dónde se enmarca la responsabilidad del personal no académico respecto al cuidado de los bienes patrimoniales?
Contrato colectivo de trabajo SITBUAP
CLÁUSULA 53 Son obligaciones de los trabajadores:
Suscribir el inventario por escrito de los materiales, instrumentos y útiles que reciban para el desempeño de su trabajo y de aquellos que queden bajo su custodia. Serán depositarios de los bienes antes mencionados y responsables de que no se pierdan ni deterioren. No tendrán ninguna responsabilidad del deterioro originado por su uso normal, caso fortuito, fuerza mayor, mala calidad o defectuosa construcción, ni cuando ocurra su pérdida o deterioro en el día o momento en que no estén bajo su cuidado, reportando por escrito los casos antes especificados al titular de la dependencia. Cuando dejen de prestar el cargo, entregarán los bienes referidos de acuerdo con el inventario que suscribieron
¿Qué implicaciones existen en caso de descuido de los bienes patrimoniales para personal no académico?
Contrato colectivo de trabajo SITBUAP
CLÁUSULA 88 La Universidad; sin responsabilidad para ella, podrá rescindir el contrato individual de trabajo en los siguientes casos:
VIII
III
Por ocasionar por negligencia perjuicios materiales durante el desempeño de sus labores o por motivo de ellas, en edificios, obras, instrumentos, máquinas y demás objetos relacionados con su trabajo.
Por ocasionar, el trabajador intencionalmente, perjuicios materiales durante el desempeño de sus labores o por motivo de ellas en edificios, obras, instrumentos, máquinas y demás objetos relacionados con su trabajo.
Vigencia del 1 de febrero de 2026 y hasta el 31 de enero de 2027
Circular sobre el registro de bienes sujetos a inventario para el ejercicio fiscal 2026
El monto de cada bien a inventariar debe ser igual o mayor a 36 veces el valor diario de una UMA
$4,223.16
Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI). Diario Oficial de la Federación.
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
1.3 Relación con Dependencias
1.3 Relación con Dependencias
1.3.1 Dirección de Contabilidad General
¿Cuál es la acción vinculante de la DGCP con la Dirección de Contabilidad General?
Enviar a la DGCP el Reporte de Activo Fijo con las facturas originales y demás información.
1.3.2 Secretaría Administrativa
¿Cuál es el papel fundamental de la DGCP junto con la Secretaría Administrativa respecto al registro de los bienes?
La Secretaría Administrativa es la dependencia encargada de mantener actualizados la planimetría y nomenclatura de los espacios de cada uno de los inmuebles de la Universidad.
Fuente: arquitectura.buap.mx
En apego al Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla “las Unidades Académicas y Dependencias Administrativas no podrán modificar o asignar por sí mismas nomenclatura a los espacios de los inmuebles propiedad de la BUAP".
1.3.3 Oficina del (a) Abogado (a) General
¿Cómo se relaciona la Oficina del (a) Abogado (a) General con la DGCP?
Al ser la dependencia responsable de emitir el dictamen o informe de las acciones procedentes para baja bienes o reposición de los mismos en caso de robo o extravío. Asimismo, tiene la custodia de las escrituras originales de los bienes inmuebles adquiridos.
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
Unidad 2. Registro de bienes muebles, inmuebles e intangibles
Objetivo de la unidad
Que los participantes conozcan las medidas básicas para el registro de los bienes que conforman el inventario de la universidad y puedan aplicarlas e instruirlas dentro de su área de competencia de acuerdo con las políticas y criterios normativos.
2.1 Alta o registro de bienes
Sobre la Dirección General de Control Patrimonial
El Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la BUAP.
Dirección General de Control Patrimonial.
Las unidades académicas y dependencias administrativas deberán solicitar a la DGCP el registro de los movimientos que pretendan realizar.
Es la dependencia administrativa encargada de llevar el registro y control de los inventarios de bienes muebles, inmuebles e intangibles que integran el patrimonio universitario.
Tiene por objeto establecer los principios y obligaciones que rigen el registro y control patrimonial de los bienes sujetos a inventario.
Sobre el encargado de la administración de los bienes
El Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla señala:Los titulares de las Unidades Académicas y Dependencias Administrativas deberán nombrar de entre su personal, al encargado de la administración de los bienes, quien será responsable de estos y deberá coadyuvar, así como facilitar los apoyos que resulten necesarios.
Sobre la alta o registro de bienes
$4,223.16
Origen de las adquisiciones o motivo de las altas:
a) Compra, b) Donación u obsequio, c) Transferencia y comodato, d) Construcción, e) Verificación de inventarios y f) Reposición.
Bienes muebles de activo no circulante
Gastos dentro del rubro de Materiales y Suministros
Importe inferior
Importe igual o superior
¿Cómo deben reportar la adquisición de bienes y solicitar el registro ante la DGCP?
Mediante el oficio de solicitud de alta o registro, el “Formato de activo fijo” y facturas de los bienes; contando con un máximo de 10 días hábiles para hacerlo, luego de su adquisición.
Formato de activo fijo
Oficio de solicitud de alta o registro
Alta o registro de bienes
Facturas
Utiliza el Formato denominado “Formato de activo fijo” – Sección Lineamientos y Requisitos de Ingresos y Egresos” – “Formatos Anexos” – “Formato 6 Activos Fijos”
www.contraloria.buap.mx
Determinación del valor o costo de la adquisición
Costo de la adquisición, comprenderá:
No se conoce el valor de adquisición
Costo de obras de construcción
¿Qué necesito para poder realizar el alta o registro de los bienes bajo el resguardo de mi área de competencia?
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
2.2 Exhibición y resguardo de bienes muebles, inmuebles e intangibles
¿Qué pasa después de haber recibido los bienes?
Es necesario acordar con personal de la DGCP el día de la exhibición de los bienes para su etiquetado, para ello, previamente el titular debe:
Instruir la actualización de la planimetría y la nomenclatura de sus espacios ante la Secretaría Administrativa, a fin de que pueda brindar datos correctos a la DGCP.
Instruir al encargado de la administración de los bienes sobre la exhibición de estos, proporcionando la ubicación y el usuario directo.
Devolver los resguardos de los bienes en original y mediante oficio, en un plazo de 5 días hábiles a partir de la recepción de estos.
Firmar y sellar los resguardos correspondientes que envía la DGCP.
Es responsabilidad de las Unidades Académicas y Dependencias Administrativas contar con los resguardos firmados por el o la Titular, la persona encargada de la administración de los bienes y el usuario directo de estos activos.
IMPORTANTE
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
Unidad 3. Actualización del Inventario
Objetivo de la unidad
Que los participantes adquieran los conocimientos necesarios para llevar a cabo, de manera eficiente, el inventario físico de bienes muebles, inmuebles e intangibles de la universidad. Dicho inventario les permitirá definir el estatus que a cada uno proceda, según sus circunstancias, transferencias o bajas, asegurando su adecuada conciliación y actualización.
3.1 Inventario Físico
Los principales elementos son: el número de inventario, descripción del bien, marca, modelo, serie, usuario directo y ubicación física. Inventario físico: Es la verificación periódica de las existencias que se deberá realizar por lo menos una vez al año, preferentemente al cierre del ejercicio o cuando la DGCP así lo solicite, puede ser de manera total o parcial mediante pruebas selectivas, brindando información del bien en cuanto a su ubicación física o cambio de usuario directo para que proceda la actualización del registro y resguardo.
¿Cómo puedo consultar el inventario?
a) A través de la sección “Consulta de Inventario” del portal de internet de la DGCP: https://patrimonio.buap.mx, proporcionando usuario y clave de acceso del Titular, Secretario Administrativo o del encargado de la administración de los bienes. b) En el caso de los usuarios directos, se podrá acceder al portal de internet mediante el ID de trabajador en “Consulta de bienes por ID”, siempre que se cuente con la red de internet universitaria.
¿Cómo se realiza el inventario físico?
Se recomienda:
Para realizar el inventario físico de bienes, las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas deberán contar con la siguiente información:
III
II
IV
IV. Formato de bienes NO relacionados
Listado de usuarios directos y clave de trabajador (ID)
Planimetría actualizada de cada uno de los edificios.
Archivo o listado de inventario físico de bienes.
Utiliza el Formato denominado "Inventario físico de bienes” – Sección “Consulta de Inventarios” - https://patrimonio.buap.mx
Utiliza el Formato denominado "Bienes NO relacionados” – Sección “Formatos” - https://patrimonio.buap.mx
¿Cómo se realiza el inventario físico?
Durante la verificación física de bienes, se recomienda agotar la búsqueda en todos los espacios, cubículos, laboratorios, bodegas, sótanos y azoteas.
Corroborar que los bienes se encuentren físicamente y que estén asignados a los mismos usuarios directos y que se encuentren en la misma ubicación conforme al listado, si no es así, relacionar el nombre del usuario directo y la ubicación del bien en el listado del inventario físico de bienes.
En caso de que los bienes no cuenten con etiqueta de identificación, o se encuentren en malas condiciones, se deberán relacionar en el formato de “Inventario físico de bienes” para su reposición.
Los bienes no localizados, deberán ser identificados en el listado del inventario físico de bienes y aclarados en primera instancia por el usuario directo ante el encargado de su administración y el titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa de que se trate, efectuando los trámites legales y administrativos correspondientes.
¿Cómo se realiza el inventario físico?
Los bienes que no se encuentran en el registro oficial, y que deberán ser reportados en el formato de Bienes No Relacionados, las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas solicitarán el alta en su inventario anexando la factura y/o la documentación adicional que resulte necesaria a efecto de proceder a su alta en los registros.
Una vez concluida la verificación física, registrar la información recabada en el archivo del inventario físico de bienes, como son: nombre completo de usuario directo actual, ID de trabajador, nomenclatura de la ubicación actual y nombre de la ubicación o espacio; o cualquier otro dato relevante a actualizar.
Turnar el archivo del inventario físico de bienes a la Dirección General de Control Patrimonial para su actualización en el sistema institucional.
La Dirección General de Control Patrimonial analiza, registra las actualizaciones e imprime los resguardos correspondientes y turna por oficio a las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas, solicitando devolver los originales debidamente sellados y firmados por las partes involucradas.
¿Cuál es el estatus de un bien no presentado físicamente durante su verificación?
Bienes no localizados Son aquellos que no se encontraron físicamente en la unidad académica o dependencia administrativa de que se trate, al momento de realizar el inventario físico y para su localización se efectuarán las investigaciones necesarias. Si una vez agotadas las investigaciones, los bienes no son encontrados, se efectuarán los trámites legales correspondientes.
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
3.1.1 Reasignación o intercambio de bienes
Sucede cuando se reasignan o intercambian bienes entre el personal de la misma Unidad Académica o Dependencia Administrativa. Implica cambio de ubicación o usuario.
Causas válidas de cambio en ubicación o usuario, dentro de las unidades académicas y dependencias administrativas:
a)
Jubilación
b)
Cambio de adscripción
c)
Renuncia
d)
Despido
e)
Proceso de entrega y recepción
f)
Fallecimiento
¿Cómo se realiza la reasignación o intercambio de bienes?
Mediante oficio de solicitud de reasignación de bienes, firmada y sellada, más el formato “Constancia de entrega de bienes”
Oficio de solicitud de reasignación
Constancia de entrega de bienes
Reasignación o intercambio de bienes
Utiliza el Formato denominado “Constancia de entrega de bienes” – Sección Formatos https://patrimonio.buap.mx
Importante
Titulares, al asumir su encargo, deberán realizar el inventario físico de los bienes que reciben. De encontrar alguna diferencia, los bienes faltantes serán registrados como “No localizados”, los cuales deberán aclararse por el titular saliente y el encargado de su administración. De no resolverse la diferencia, la DGCP notificará a la Contraloría General y a la oficina del(a) Abogado(a) General.
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
3.2 Transferencia de Bienes
Las transferencias son los movimientos de los bienes muebles con motivo del desuso o la obsolescencia, es decir, aquella disponibilidad del bien por parte del área a su cargo y procede en los siguientes casos:
e)
1. Transferencia de bienes de las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas al almacén de bajas de la DGCP.
2. Transferencia de bienes entre Unidad Académica o Dependencia Administrativa.
Transferencias
3. Transferencia de bienes del almacén de bajas de la DGCP a las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas.
¿Cómo se solicita una transferencia?
Mediante un oficio de solicitud de transferencia, firmado y sellado.
Oficio de solicitud de transferencia
Formato de transferencia de bienes
Transferencia de bienes
Utiliza el Formato de Transferencia de Bienes – Sección Formatos https://patrimonio.buap.mx
Nota: Los movimientos de bienes que las unidades académicas o dependencias administrativas realicen de manera unilateral y directamente entre ellas, sin previa notificación por escrito a la DGCP, no serán reconocidos. Quedarán bajo el total riesgo y responsabilidad de quienes lo efectúen y se considerará como una disposición de bienes no autorizada y unilateral.
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
3.3 Baja de bienes
Se procederá a baja definitiva cuando:
Se trate de bienes en desuso o en evidente estado de deterioro u obsoletos. En este caso el destino final que se les podrá dar a los bienes muebles es:
Canalizar cualquier solicitud de donación a Rectoría.
Al realizar el inventario físico de bienes y una vez agotadas las investigaciones correspondientes, los bienes continúan sin ubicarse.
Extravío, robo o siniestro.
En el caso de pérdida o robo de algún bien, la primera acción que debe realizar el usuario directo del bien es informar al titular de su Unidad Académica o Dependencia Administrativa. No obstante, se recomienda que, previo a la presentación formal de la notificación de un bien extraviado dentro de la universidad, se realice la verificación física de aquellos registrados en el área para descartar otros faltantes.
Formas de proceder ante los casos de:
Bienes extraviados o robados dentro de las instalaciones universitarias: levantar un Acta Administrativa en la que se haga constar el hecho, turnar y esperar el dictamen del (la) Abogado (a) General
Bienes extraviados o robados fuera de las instalaciones universitarias: levantar la denuncia, constancia o cualquiera otra gestión que en su caso se hubiere realizado ante las autoridades ministeriales correspondientes, turnar y esperar el dictamen del (la) Abogado (a) General.
NOTA IMPORTANTE
El no dar aviso inmediato a la DGCP sobre un siniestro y las afectaciones generará responsabilidad directa del titular de la unidad académica o dependencia administrativa por lo que se hará del conocimiento a la Contraloría General de la BUAP (Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla).
¿Cómo se notifica el robo, extravío o pérdida de un bien?Mediante un oficio de notificación, firmado y sellado.
El o la titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa
Usuario directo del bien
Unidad académica o dependencia administrativa
copia del Acta Administrativa o de la denuncia ante las autoridades ministeriales
Copia de Oficio de notificación de robo, extravío o siniestro
Baja definitiva de bienes
1er Momento
Oficina de la abogada general
Sin responsabilidad del usuario: DGCP procede a realizar la baja definitiva
Oficio de Baja de Bien
Baja definitiva de bienes
2º Momento
Con responsabilidad del usuario: La Unidad Académica o Dependencia Administrativa solicita al usuario directo la reposición del bien
Oficio de Gestión de Recuperación
Con responsabilidad del usuario:
DGCP informa a la oficina de la Abogada General o a la Unidad Académica o Dependencia Administrativa correspondiente sobre la reposición del bien.
En consecuencia:
La Unidad Académica o Dependencia Administrativa informa mediante oficio que el bien ha sido recuperado por otro de características similares o remite el voucher original de reposición.
La oficina de la Abogada General o la Unidad Académica o Dependencia Administrativa remite el voucher original de reposición.
Finalmente
DGCP procede a la baja definitiva e informa a la Abogada General o Unidad Académica o Dependencia Administrativa correspondiente.
Despido
Cierre
Evaluación final
https://virtualhorizon.buap.mx/
Referencias
- Ley General de Contabilidad Gubernamental
- Ley General de Responsabilidades Administrativas
- Ley de la BUAP
- Estatuto Orgánico de la BUAP
- Contrato Colectivo de Trabajo ASPABUAP
- Contrato Colectivo de Trabajo SITBUAP
- Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la BUAP
- Políticas, Bases y Criterios para Inventariar Muebles e Inmuebles en la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla
- Portal oficial de la Dirección General de Control Patrimonial: patrimonio.buap.mx
Gracias por tu participación y apoyo
Activo
Un activo es un recurso controlado por la BUAP, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado que la han afectado económicamente.
Inventario físico
Es la verificación periódica de las existencias de bienes muebles, inmuebles e intangibles con los que cuentan las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas y se deberá realizar por lo menos una vez al año, preferentemente al cierre del ejercicio y/o cuando la DGCP así lo solicite.
Tipo de Procedimiento
Licitación Pública.Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa.
Activo No Circulante
Constituido por el conjunto de bienes requeridos por la BUAP sin el propósito de venta: Inversiones, valores y derechos cuya realización o disponibilidad se considera en un plazo mayor a doce meses.
Existen equipos que por sus características, tamaño, uso y ubicación, no es posible colocarles etiqueta de identificación, sin embargo, serán registrados y resguardados.
Tipo de Procedimiento
Licitación Pública.Concurso por invitación. Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa.
En caso de que algún bien se encuentre como no localizado el titular de la unidad académica o dependencia administrativa requerirá al usuario directo de manera inmediata la presentación física del mismo. Si el usuario directo no cuenta con el bien faltante o no localizado que le ha sido requerido, deberá restituirlo con uno igual o de características similares a satisfacción de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa, de lo cual se deberán realizar los registros respectivos. De no ser posible la presentación física ni la reposición del bien no localizado o faltante, el usuario directo responsable deberá solicitar a la DGCP, por conducto del titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa que corresponda, que cuantifique el monto económico a recuperar por la falta del bien, mismo que deberá cubrir el usuario directo a cuyo resguardo hubiere estado el bien respectivo.
Bienes muebles
Son muebles por su naturaleza los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro, ya sea que se muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior. Por ejemplo: Aquellos requeridos en el desempeño de las actividades de la BUAP.
Tipo de Procedimiento
Licitación Pública
Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa. Comparación de ofertas.
Existen equipos que por sus características, tamaño, uso y ubicación, no es posible colocarles etiqueta de identificación, sin embargo, serán registrados y resguardados.
Costo de obras de construcción
Deberá incluir el de la elaboración de proyectos, la propia construcción y la supervisión, así como los gastos y costos relacionados con la misma, generados hasta su conclusión, independientemente de la fuente de financiamiento, observando los lineamientos aplicables en cada caso.
En caso de que algún bien se encuentre como no localizado el titular de la unidad académica o dependencia administrativa requerirá al usuario directo de manera inmediata la presentación física del mismo. Si el usuario directo no cuenta con el bien faltante o no localizado que le ha sido requerido, deberá restituirlo con uno igual o de características similares a satisfacción de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa, de lo cual se deberán realizar los registros respectivos. De no ser posible la presentación física ni la reposición del bien no localizado o faltante, el usuario directo responsable deberá solicitar a la DGCP, por conducto del titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa que corresponda, que cuantifique el monto económico a recuperar por la falta del bien, mismo que deberá cubrir el usuario directo a cuyo resguardo hubiere estado el bien respectivo.
Inventario físico
Es la verificación periódica de las existencias de bienes muebles, inmuebles e intangibles con los que cuentan las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas y se deberá realizar por lo menos una vez al año, preferentemente al cierre del ejercicio y/o cuando la DGCP así lo solicite.
Inventario
Relación o lista de los bienes muebles, inmuebles e intangibles comprendidos en el activo no circulante, la cual debe mostrar el número de inventario, descripción del bien, marca, modelo, serie, usuario directo y ubicación física, cuya instrumentación está a cargo de la DGCP pero debe efectuarse con apoyo de las Unidades Académicas y Dependencias Administrativas; representa el valor de los bienes propiedad de la BUAP destinados para su utilización.
Activo No Circulante
Constituido por el conjunto de bienes requeridos por la BUAP sin el propósito de venta: Inversiones, valores y derechos cuya realización o disponibilidad se considera en un plazo mayor a doce meses.
Activo
Un activo es un recurso controlado por la BUAP, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a la BUAP.
Activos intangibles
Representa el monto de derechos por el uso de activos de propiedad industrial, comercial, intelectual y otros.
El o la titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa
El titular o la titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa deberá notificar a la oficina de la Abogada General, con copia a la DGCP, mediante oficio firmando y sellando, el extravío, robo o siniestro.
No se conoce el valor de adquisición
Entonces, el costo podrá ser asignado para fines de registro, por la Dirección General de Control Patrimonial, considerando el valor de otros bienes con características similares o, en su defecto, el que se obtenga de consultar en internet o a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes.
Costo de obras de construcción
Deberá incluir el de la elaboración de proyectos, la propia construcción y la supervisión, así como los gastos y costos relacionados con la misma, generados hasta su conclusión, independientemente de la fuente de financiamiento, observando los lineamientos aplicables en cada caso.
Instruir al encargado de la administración de los bienes sobre la firma y sello de la factura, cuando los bienes hayan sido recibidos.
Usuario directo del bien
Primero, la persona víctima del hecho debe comunicarlo al o a la titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa. Después, debe realizar las gestiones correspondientes: levantar un acta administrativa o una denuncia ante las autoridades ministeriales.
Instruir al encargado de la administración de los bienes sobre la revisión de las facturas y los bienes recibidos, ya que la factura de compra es un documento de gran importancia para la identificación de las características, precios y cantidades.
Costo de la adquisición, comprenderá:
El precio de adquisición, incluyendo aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables), la instalación y puesta en operación, la transportación, el almacenamiento, los seguros de trasportación y otros gastos directamente aplicables, incluyendo los importes derivados del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en aquellos casos que no sea acreditable. Los descuentos, bonificaciones y rebajas sobre compras y cualesquiera otras partidas similares deben restarse al determinar el costo de adquisición.
Costo de la adquisición, comprenderá:
El precio de adquisición, incluyendo aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables), la instalación y puesta en operación, la transportación, el almacenamiento, los seguros de trasportación y otros gastos directamente aplicables, incluyendo los importes derivados del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en aquellos casos que no sea acreditable. Los descuentos, bonificaciones y rebajas sobre compras y cualesquiera otras partidas similares deben restarse al determinar el costo de adquisición.
Activos intangibles
Representa el monto de derechos por el uso de activos de propiedad industrial, comercial, intelectual y otros.
Notificar a la DGCP sobre las adquisiciones de su área, durante los primeros diez días de haber recibido los bienes en cuestión, mediante el oficio de solicitud de alta o registro, el formato de activo fijo y las facturas correspondientes.
Bienes muebles
Son muebles por su naturaleza los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro, ya sea que se muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior. Por ejemplo: Aquellos requeridos en el desempeño de las actividades de la BUAP.
Bienes inmuebles
Se entenderán como bienes inmuebles afectos al patrimonio universitario aquellos terrenos, edificios, obra de infraestructura, construcciones, estatuas, monumentos y todo lo unido al inmueble en forma fija, de manera tal que no pueda separarse sin el deterioro del mismo o del objeto a él adherido; así como aquellos que lo son por su naturaleza y por determinación de la Ley.
No se conoce el valor de adquisición
Entonces, el costo podrá ser asignado para fines de registro, por la Dirección General de Control Patrimonial, considerando el valor de otros bienes con características similares o, en su defecto, el que se obtenga de consultar en internet o a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes.
Bienes inmuebles
Se entenderán como bienes inmuebles afectos al patrimonio universitario aquellos terrenos, edificios, obra de infraestructura, construcciones, estatuas, monumentos y todo lo unido al inmueble en forma fija, de manera tal que no pueda separarse sin el deterioro del mismo o del objeto a él adherido; así como aquellos que lo son por su naturaleza y por determinación de la Ley.
Instruir al encargado de la administración de los bienes, respecto a solicitar a los proveedores que emitan las facturas por separado, es decir, según su tipo y monto. En otras palabras, facturas de bienes que serán considerados como un aumento en los activos no circulantes o considerados contablemente como un gasto dentro del rubro de materiales y suministros.
Inventario
Relación o lista de los bienes muebles, inmuebles e intangibles comprendidos en el activo no circulante, la cual debe mostrar el número de inventario, descripción del bien, marca, modelo, serie, usuario directo y ubicación física, cuya instrumentación está a cargo de la DGCP pero debe efectuarse con apoyo de las Unidades Académicas y Dependencias Administrativas; representa el valor de los bienes propiedad de la BUAP destinados para su utilización.
NUEVA - Administración de bienes patrimoniales
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Transcript
Diplomado en Gestión Estratégica de Procesos Administrativos
CP
Dirección General de Control Patrimonial
Administración de bienes patrimoniales
Actividad inicial
Evaluación diagnóstica
https://virtualhorizon.buap.mx/
Contenido temático
Unidad 1. Fundamentos legales1.1 Conceptos preliminares1.2 Marco jurídico1.3 Relación con Dependencias1.3.1 Dirección de Contabilidad General1.3.2 Secretaría Administrativa 1.3.3 Oficina del (a) Abogado (a) General
Unidad 2. Registro de bienes inmuebles e intangibles2.1 Conceptos preliminares2. 2 Exhibición y resguardo de bienes muebles, inmuebles e intangibles
Unidad 3. Actualización del inventario 3.1 Inventario físico3.1.1 Reasignación o intercambio de bienes 3.2 Transferencia de bienes 3.3 Bajas de bienes
Objetivo
Que los titulares de las Unidades Académicas y/o Dependencias Administrativas obtengan los conocimientos, las habilidades y las actitudes necesarias para la administración de los bienes muebles, inmuebles e intangibles de su área de competencia, con base en los lineamientos establecidos en el Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla y demás normatividad aplicable.
Qué verbos describen tu posición como Titular de una Unidad Académica y/o Dependencia Administrativa
https://www.mentimeter.com/app/presentation/al39ocupqovvofpyxbetgsc6kr94o1j7/edit?question=wtyjqtzaojwk&source=present
Representar
CONOCER
Participar Instruir Coadyuvar Intervenir
COMPRENDER
Supervisar Detectar Objetar Autorizar
OPERAR / APLICAR
Asesorar Enseñar Evaluar / Retroalimentar
DOMINAR
Proponer Aportar Implementar
CONTRIBUIR
Unidad 1. Fundamentos legales
Objetivo de la unidad
Que los participantes conozcan e identifiquen los principales conceptos para la administración de bienes, así como las principales disposiciones normativas que los rigen.
1.1 Conceptos preliminares
1.1 Conceptos preliminares
Activo No Circulante
Activo
Activos intangibles
Bienes muebles
Bienes inmuebles
Inventario
Inventario físico
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
1.2 Marco Jurídico
Ley General de Contabilidad Gubernamental
Artículo 23 […] Los entes públicos deberán registrar en su contabilidad los bienes muebles e inmuebles […] (LGCG, 2008). […] en la cuenta pública incluirán la relación de los bienes que componen su patrimonio […] (LGCG, 2008).
Ley General de Contabilidad Gubernamental
Artículo 27 “[…] Los entes públicos deberán llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de los bienes a que se refiere el artículo 23 de esta Ley. Dicho inventario deberá estar debidamente conciliado con el registro contable […]” (LGCG, 2008).
Ley General de Contabilidad Gubernamental
Artículo 31 “Cuando se realice la transición de una administración a otra, los bienes que no se encuentren inventariados o estén en proceso de registro y hubieren sido recibidos o adquiridos durante el encargo de su administración, deberán ser entregados oficialmente a la administración entrante a través de un acta de entrega y recepción […]” (LGCG, 2008).
Ley General de Responsabilidades administrativas
Esta ley desarrolla los casos donde proceden sanciones con motivo de los daños o perjuicios patrimoniales causados por actos u omisiones de los servidores públicos.
Ley de la BUAP
Artículo 5, fracción X “La Universidad tiene facultades para […] Administrar libremente su patrimonio" […] (LBUAP, 2023) Capítulo III – Patrimonio Artículos 10, 11 y 12
Estatuto Orgánico de la BUAP
Título Quinto del Patrimonio Universitario, Capítulo Único, artículos 122 al 126. Artículo 86 La o el Abogado General tendrá las facultades y obligaciones siguientes: […]“V. Llevar a cabo la regularización de bienes integrantes del patrimonio de la Universidad” […]
Estatuto Orgánico de la BUAP
Título Quinto del Patrimonio Universitario, Capítulo Único, artículos 122 al 126. Artículo 122 “La conservación, preservación, administración, uso, usufructo y, en su caso, la enajenación o donación del patrimonio universitario estarán bajo la responsabilidad de las autoridades y del funcionariado en los términos previstos en la legislación universitaria” (EOBUAP, 2023).
Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la BUAP
Tiene por objeto regular todas las acciones relativas al registro, control, vigilancia, custodia y conservación de los bienes muebles, inmuebles e intangibles que integran el patrimonio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.
Autoridades:
La facultad para establecer los mecanismos de control interno se encuentra sustentada en el Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.
Todo usuario de algún activo fijo es responsable del cuidado, custodia, y en su caso restitución, de los bienes que le son asignados para el desarrollo de sus actividades.
Es responsabilidad de los titulares de las Unidades Académicas y Dependencias Administrativas establecer los mecanismos de control interno que se determinen convenientes en sus respectivas áreas de trabajo, para asegurar el adecuado uso, cuidado y conservación de los bienes patrimoniales que se encuentren bajo custodia.
IMPORTANTE
Otros
Políticas, Bases y Criterios para Inventariar Muebles e Inmuebles en la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.
Circular emitida por la DGCP referente al monto para el registro de bienes sujetos a inventario.
Contratos colectivos de trabajo ASPABUAP y SITBUAP.
¿En dónde se enmarca la responsabilidad del personal académico respecto al cuidado de los bienes patrimoniales?
Contrato colectivo de trabajo ASPABUAP
CLÁUSULA 24 Está prohibido al personal académico:
II
III
Sustraer de la Unidad Académica, de los laboratorios, clínicas, talleres, etc.; equipo de laboratorio, reactivos, etc., o instrumentos de trabajo.
Utilizar el equipo de laboratorio, reactivos, materiales, etc., e instrumentos de trabajo para objetivos distintos al trabajo académico encomendado.
¿Qué implicaciones existen en caso de descuido de los bienes patrimoniales para personal académico?
Contrato colectivo de trabajo ASPABUAP
CLÁUSULA 89 La Universidad; sin responsabilidad para ella, podrá rescindir el contrato individual de trabajo en los siguientes casos:
XII
XI
Por ocasionar por negligencia perjuicios materiales durante el desempeño de sus labores o por motivo de ellas, en edificios, obras, instrumentos, máquinas y demás objetos relacionados con su trabajo.
Por ocasionar, el trabajador académico, intencionalmente, perjuicios materiales durante el desempeño de sus labores o por motivo de ellas en edificios, obras, instrumentos, máquinas y demás objetos relacionados con su trabajo.
¿En dónde se enmarca la responsabilidad del personal no académico respecto al cuidado de los bienes patrimoniales?
Contrato colectivo de trabajo SITBUAP
CLÁUSULA 53 Son obligaciones de los trabajadores:
Suscribir el inventario por escrito de los materiales, instrumentos y útiles que reciban para el desempeño de su trabajo y de aquellos que queden bajo su custodia. Serán depositarios de los bienes antes mencionados y responsables de que no se pierdan ni deterioren. No tendrán ninguna responsabilidad del deterioro originado por su uso normal, caso fortuito, fuerza mayor, mala calidad o defectuosa construcción, ni cuando ocurra su pérdida o deterioro en el día o momento en que no estén bajo su cuidado, reportando por escrito los casos antes especificados al titular de la dependencia. Cuando dejen de prestar el cargo, entregarán los bienes referidos de acuerdo con el inventario que suscribieron
¿Qué implicaciones existen en caso de descuido de los bienes patrimoniales para personal no académico?
Contrato colectivo de trabajo SITBUAP
CLÁUSULA 88 La Universidad; sin responsabilidad para ella, podrá rescindir el contrato individual de trabajo en los siguientes casos:
VIII
III
Por ocasionar por negligencia perjuicios materiales durante el desempeño de sus labores o por motivo de ellas, en edificios, obras, instrumentos, máquinas y demás objetos relacionados con su trabajo.
Por ocasionar, el trabajador intencionalmente, perjuicios materiales durante el desempeño de sus labores o por motivo de ellas en edificios, obras, instrumentos, máquinas y demás objetos relacionados con su trabajo.
Vigencia del 1 de febrero de 2026 y hasta el 31 de enero de 2027
Circular sobre el registro de bienes sujetos a inventario para el ejercicio fiscal 2026
El monto de cada bien a inventariar debe ser igual o mayor a 36 veces el valor diario de una UMA
$4,223.16
Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI). Diario Oficial de la Federación.
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
1.3 Relación con Dependencias
1.3 Relación con Dependencias
1.3.1 Dirección de Contabilidad General
¿Cuál es la acción vinculante de la DGCP con la Dirección de Contabilidad General?
Enviar a la DGCP el Reporte de Activo Fijo con las facturas originales y demás información.
1.3.2 Secretaría Administrativa
¿Cuál es el papel fundamental de la DGCP junto con la Secretaría Administrativa respecto al registro de los bienes?
La Secretaría Administrativa es la dependencia encargada de mantener actualizados la planimetría y nomenclatura de los espacios de cada uno de los inmuebles de la Universidad.
Fuente: arquitectura.buap.mx
En apego al Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla “las Unidades Académicas y Dependencias Administrativas no podrán modificar o asignar por sí mismas nomenclatura a los espacios de los inmuebles propiedad de la BUAP".
1.3.3 Oficina del (a) Abogado (a) General
¿Cómo se relaciona la Oficina del (a) Abogado (a) General con la DGCP?
Al ser la dependencia responsable de emitir el dictamen o informe de las acciones procedentes para baja bienes o reposición de los mismos en caso de robo o extravío. Asimismo, tiene la custodia de las escrituras originales de los bienes inmuebles adquiridos.
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
Unidad 2. Registro de bienes muebles, inmuebles e intangibles
Objetivo de la unidad
Que los participantes conozcan las medidas básicas para el registro de los bienes que conforman el inventario de la universidad y puedan aplicarlas e instruirlas dentro de su área de competencia de acuerdo con las políticas y criterios normativos.
2.1 Alta o registro de bienes
Sobre la Dirección General de Control Patrimonial
El Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la BUAP.
Dirección General de Control Patrimonial.
Las unidades académicas y dependencias administrativas deberán solicitar a la DGCP el registro de los movimientos que pretendan realizar.
Es la dependencia administrativa encargada de llevar el registro y control de los inventarios de bienes muebles, inmuebles e intangibles que integran el patrimonio universitario.
Tiene por objeto establecer los principios y obligaciones que rigen el registro y control patrimonial de los bienes sujetos a inventario.
Sobre el encargado de la administración de los bienes
El Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla señala:Los titulares de las Unidades Académicas y Dependencias Administrativas deberán nombrar de entre su personal, al encargado de la administración de los bienes, quien será responsable de estos y deberá coadyuvar, así como facilitar los apoyos que resulten necesarios.
Sobre la alta o registro de bienes
$4,223.16
Origen de las adquisiciones o motivo de las altas:
a) Compra, b) Donación u obsequio, c) Transferencia y comodato, d) Construcción, e) Verificación de inventarios y f) Reposición.
Bienes muebles de activo no circulante
Gastos dentro del rubro de Materiales y Suministros
Importe inferior
Importe igual o superior
¿Cómo deben reportar la adquisición de bienes y solicitar el registro ante la DGCP?
Mediante el oficio de solicitud de alta o registro, el “Formato de activo fijo” y facturas de los bienes; contando con un máximo de 10 días hábiles para hacerlo, luego de su adquisición.
Formato de activo fijo
Oficio de solicitud de alta o registro
Alta o registro de bienes
Facturas
Utiliza el Formato denominado “Formato de activo fijo” – Sección Lineamientos y Requisitos de Ingresos y Egresos” – “Formatos Anexos” – “Formato 6 Activos Fijos” www.contraloria.buap.mx
Determinación del valor o costo de la adquisición
Costo de la adquisición, comprenderá:
No se conoce el valor de adquisición
Costo de obras de construcción
¿Qué necesito para poder realizar el alta o registro de los bienes bajo el resguardo de mi área de competencia?
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
2.2 Exhibición y resguardo de bienes muebles, inmuebles e intangibles
¿Qué pasa después de haber recibido los bienes?
Es necesario acordar con personal de la DGCP el día de la exhibición de los bienes para su etiquetado, para ello, previamente el titular debe:
Instruir la actualización de la planimetría y la nomenclatura de sus espacios ante la Secretaría Administrativa, a fin de que pueda brindar datos correctos a la DGCP.
Instruir al encargado de la administración de los bienes sobre la exhibición de estos, proporcionando la ubicación y el usuario directo.
Devolver los resguardos de los bienes en original y mediante oficio, en un plazo de 5 días hábiles a partir de la recepción de estos.
Firmar y sellar los resguardos correspondientes que envía la DGCP.
Es responsabilidad de las Unidades Académicas y Dependencias Administrativas contar con los resguardos firmados por el o la Titular, la persona encargada de la administración de los bienes y el usuario directo de estos activos.
IMPORTANTE
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
Unidad 3. Actualización del Inventario
Objetivo de la unidad
Que los participantes adquieran los conocimientos necesarios para llevar a cabo, de manera eficiente, el inventario físico de bienes muebles, inmuebles e intangibles de la universidad. Dicho inventario les permitirá definir el estatus que a cada uno proceda, según sus circunstancias, transferencias o bajas, asegurando su adecuada conciliación y actualización.
3.1 Inventario Físico
Los principales elementos son: el número de inventario, descripción del bien, marca, modelo, serie, usuario directo y ubicación física. Inventario físico: Es la verificación periódica de las existencias que se deberá realizar por lo menos una vez al año, preferentemente al cierre del ejercicio o cuando la DGCP así lo solicite, puede ser de manera total o parcial mediante pruebas selectivas, brindando información del bien en cuanto a su ubicación física o cambio de usuario directo para que proceda la actualización del registro y resguardo.
¿Cómo puedo consultar el inventario?
a) A través de la sección “Consulta de Inventario” del portal de internet de la DGCP: https://patrimonio.buap.mx, proporcionando usuario y clave de acceso del Titular, Secretario Administrativo o del encargado de la administración de los bienes. b) En el caso de los usuarios directos, se podrá acceder al portal de internet mediante el ID de trabajador en “Consulta de bienes por ID”, siempre que se cuente con la red de internet universitaria.
¿Cómo se realiza el inventario físico?
Se recomienda:
Para realizar el inventario físico de bienes, las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas deberán contar con la siguiente información:
III
II
IV
IV. Formato de bienes NO relacionados
Listado de usuarios directos y clave de trabajador (ID)
Planimetría actualizada de cada uno de los edificios.
Archivo o listado de inventario físico de bienes.
Utiliza el Formato denominado "Inventario físico de bienes” – Sección “Consulta de Inventarios” - https://patrimonio.buap.mx
Utiliza el Formato denominado "Bienes NO relacionados” – Sección “Formatos” - https://patrimonio.buap.mx
¿Cómo se realiza el inventario físico?
Durante la verificación física de bienes, se recomienda agotar la búsqueda en todos los espacios, cubículos, laboratorios, bodegas, sótanos y azoteas.
Corroborar que los bienes se encuentren físicamente y que estén asignados a los mismos usuarios directos y que se encuentren en la misma ubicación conforme al listado, si no es así, relacionar el nombre del usuario directo y la ubicación del bien en el listado del inventario físico de bienes.
En caso de que los bienes no cuenten con etiqueta de identificación, o se encuentren en malas condiciones, se deberán relacionar en el formato de “Inventario físico de bienes” para su reposición.
Los bienes no localizados, deberán ser identificados en el listado del inventario físico de bienes y aclarados en primera instancia por el usuario directo ante el encargado de su administración y el titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa de que se trate, efectuando los trámites legales y administrativos correspondientes.
¿Cómo se realiza el inventario físico?
Los bienes que no se encuentran en el registro oficial, y que deberán ser reportados en el formato de Bienes No Relacionados, las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas solicitarán el alta en su inventario anexando la factura y/o la documentación adicional que resulte necesaria a efecto de proceder a su alta en los registros.
Una vez concluida la verificación física, registrar la información recabada en el archivo del inventario físico de bienes, como son: nombre completo de usuario directo actual, ID de trabajador, nomenclatura de la ubicación actual y nombre de la ubicación o espacio; o cualquier otro dato relevante a actualizar.
Turnar el archivo del inventario físico de bienes a la Dirección General de Control Patrimonial para su actualización en el sistema institucional.
La Dirección General de Control Patrimonial analiza, registra las actualizaciones e imprime los resguardos correspondientes y turna por oficio a las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas, solicitando devolver los originales debidamente sellados y firmados por las partes involucradas.
¿Cuál es el estatus de un bien no presentado físicamente durante su verificación?
Bienes no localizados Son aquellos que no se encontraron físicamente en la unidad académica o dependencia administrativa de que se trate, al momento de realizar el inventario físico y para su localización se efectuarán las investigaciones necesarias. Si una vez agotadas las investigaciones, los bienes no son encontrados, se efectuarán los trámites legales correspondientes.
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
3.1.1 Reasignación o intercambio de bienes
Sucede cuando se reasignan o intercambian bienes entre el personal de la misma Unidad Académica o Dependencia Administrativa. Implica cambio de ubicación o usuario.
Causas válidas de cambio en ubicación o usuario, dentro de las unidades académicas y dependencias administrativas:
a)
Jubilación
b)
Cambio de adscripción
c)
Renuncia
d)
Despido
e)
Proceso de entrega y recepción
f)
Fallecimiento
¿Cómo se realiza la reasignación o intercambio de bienes?
Mediante oficio de solicitud de reasignación de bienes, firmada y sellada, más el formato “Constancia de entrega de bienes”
Oficio de solicitud de reasignación
Constancia de entrega de bienes
Reasignación o intercambio de bienes
Utiliza el Formato denominado “Constancia de entrega de bienes” – Sección Formatos https://patrimonio.buap.mx
Importante
Titulares, al asumir su encargo, deberán realizar el inventario físico de los bienes que reciben. De encontrar alguna diferencia, los bienes faltantes serán registrados como “No localizados”, los cuales deberán aclararse por el titular saliente y el encargado de su administración. De no resolverse la diferencia, la DGCP notificará a la Contraloría General y a la oficina del(a) Abogado(a) General.
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
3.2 Transferencia de Bienes
Las transferencias son los movimientos de los bienes muebles con motivo del desuso o la obsolescencia, es decir, aquella disponibilidad del bien por parte del área a su cargo y procede en los siguientes casos:
e)
1. Transferencia de bienes de las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas al almacén de bajas de la DGCP.
2. Transferencia de bienes entre Unidad Académica o Dependencia Administrativa.
Transferencias
3. Transferencia de bienes del almacén de bajas de la DGCP a las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas.
¿Cómo se solicita una transferencia?
Mediante un oficio de solicitud de transferencia, firmado y sellado.
Oficio de solicitud de transferencia
Formato de transferencia de bienes
Transferencia de bienes
Utiliza el Formato de Transferencia de Bienes – Sección Formatos https://patrimonio.buap.mx
Nota: Los movimientos de bienes que las unidades académicas o dependencias administrativas realicen de manera unilateral y directamente entre ellas, sin previa notificación por escrito a la DGCP, no serán reconocidos. Quedarán bajo el total riesgo y responsabilidad de quienes lo efectúen y se considerará como una disposición de bienes no autorizada y unilateral.
ALTO. ¿Tienes alguna duda?
Puedes externarla frente al grupo.
3.3 Baja de bienes
Se procederá a baja definitiva cuando:
Se trate de bienes en desuso o en evidente estado de deterioro u obsoletos. En este caso el destino final que se les podrá dar a los bienes muebles es:
Canalizar cualquier solicitud de donación a Rectoría.
Al realizar el inventario físico de bienes y una vez agotadas las investigaciones correspondientes, los bienes continúan sin ubicarse.
Extravío, robo o siniestro.
En el caso de pérdida o robo de algún bien, la primera acción que debe realizar el usuario directo del bien es informar al titular de su Unidad Académica o Dependencia Administrativa. No obstante, se recomienda que, previo a la presentación formal de la notificación de un bien extraviado dentro de la universidad, se realice la verificación física de aquellos registrados en el área para descartar otros faltantes.
Formas de proceder ante los casos de:
Bienes extraviados o robados dentro de las instalaciones universitarias: levantar un Acta Administrativa en la que se haga constar el hecho, turnar y esperar el dictamen del (la) Abogado (a) General
Bienes extraviados o robados fuera de las instalaciones universitarias: levantar la denuncia, constancia o cualquiera otra gestión que en su caso se hubiere realizado ante las autoridades ministeriales correspondientes, turnar y esperar el dictamen del (la) Abogado (a) General.
NOTA IMPORTANTE
El no dar aviso inmediato a la DGCP sobre un siniestro y las afectaciones generará responsabilidad directa del titular de la unidad académica o dependencia administrativa por lo que se hará del conocimiento a la Contraloría General de la BUAP (Reglamento de la Administración de Bienes que Integran el Patrimonio de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla).
¿Cómo se notifica el robo, extravío o pérdida de un bien?Mediante un oficio de notificación, firmado y sellado.
El o la titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa
Usuario directo del bien
Unidad académica o dependencia administrativa
copia del Acta Administrativa o de la denuncia ante las autoridades ministeriales
Copia de Oficio de notificación de robo, extravío o siniestro
Baja definitiva de bienes
1er Momento
Oficina de la abogada general
Sin responsabilidad del usuario: DGCP procede a realizar la baja definitiva
Oficio de Baja de Bien
Baja definitiva de bienes
2º Momento
Con responsabilidad del usuario: La Unidad Académica o Dependencia Administrativa solicita al usuario directo la reposición del bien
Oficio de Gestión de Recuperación
Con responsabilidad del usuario:
DGCP informa a la oficina de la Abogada General o a la Unidad Académica o Dependencia Administrativa correspondiente sobre la reposición del bien.
En consecuencia:
La Unidad Académica o Dependencia Administrativa informa mediante oficio que el bien ha sido recuperado por otro de características similares o remite el voucher original de reposición. La oficina de la Abogada General o la Unidad Académica o Dependencia Administrativa remite el voucher original de reposición.
Finalmente
DGCP procede a la baja definitiva e informa a la Abogada General o Unidad Académica o Dependencia Administrativa correspondiente.
Despido
Cierre
Evaluación final
https://virtualhorizon.buap.mx/
Referencias
Gracias por tu participación y apoyo
Activo
Un activo es un recurso controlado por la BUAP, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado que la han afectado económicamente.
Inventario físico
Es la verificación periódica de las existencias de bienes muebles, inmuebles e intangibles con los que cuentan las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas y se deberá realizar por lo menos una vez al año, preferentemente al cierre del ejercicio y/o cuando la DGCP así lo solicite.
Tipo de Procedimiento
Licitación Pública.Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa.
Activo No Circulante
Constituido por el conjunto de bienes requeridos por la BUAP sin el propósito de venta: Inversiones, valores y derechos cuya realización o disponibilidad se considera en un plazo mayor a doce meses.
Existen equipos que por sus características, tamaño, uso y ubicación, no es posible colocarles etiqueta de identificación, sin embargo, serán registrados y resguardados.
Tipo de Procedimiento
Licitación Pública.Concurso por invitación. Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa.
En caso de que algún bien se encuentre como no localizado el titular de la unidad académica o dependencia administrativa requerirá al usuario directo de manera inmediata la presentación física del mismo. Si el usuario directo no cuenta con el bien faltante o no localizado que le ha sido requerido, deberá restituirlo con uno igual o de características similares a satisfacción de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa, de lo cual se deberán realizar los registros respectivos. De no ser posible la presentación física ni la reposición del bien no localizado o faltante, el usuario directo responsable deberá solicitar a la DGCP, por conducto del titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa que corresponda, que cuantifique el monto económico a recuperar por la falta del bien, mismo que deberá cubrir el usuario directo a cuyo resguardo hubiere estado el bien respectivo.
Bienes muebles
Son muebles por su naturaleza los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro, ya sea que se muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior. Por ejemplo: Aquellos requeridos en el desempeño de las actividades de la BUAP.
Tipo de Procedimiento
Licitación Pública Invitación a cuando menos tres personas. Adjudicación directa. Comparación de ofertas.
Existen equipos que por sus características, tamaño, uso y ubicación, no es posible colocarles etiqueta de identificación, sin embargo, serán registrados y resguardados.
Costo de obras de construcción
Deberá incluir el de la elaboración de proyectos, la propia construcción y la supervisión, así como los gastos y costos relacionados con la misma, generados hasta su conclusión, independientemente de la fuente de financiamiento, observando los lineamientos aplicables en cada caso.
En caso de que algún bien se encuentre como no localizado el titular de la unidad académica o dependencia administrativa requerirá al usuario directo de manera inmediata la presentación física del mismo. Si el usuario directo no cuenta con el bien faltante o no localizado que le ha sido requerido, deberá restituirlo con uno igual o de características similares a satisfacción de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa, de lo cual se deberán realizar los registros respectivos. De no ser posible la presentación física ni la reposición del bien no localizado o faltante, el usuario directo responsable deberá solicitar a la DGCP, por conducto del titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa que corresponda, que cuantifique el monto económico a recuperar por la falta del bien, mismo que deberá cubrir el usuario directo a cuyo resguardo hubiere estado el bien respectivo.
Inventario físico
Es la verificación periódica de las existencias de bienes muebles, inmuebles e intangibles con los que cuentan las Unidades Académicas o Dependencias Administrativas y se deberá realizar por lo menos una vez al año, preferentemente al cierre del ejercicio y/o cuando la DGCP así lo solicite.
Inventario
Relación o lista de los bienes muebles, inmuebles e intangibles comprendidos en el activo no circulante, la cual debe mostrar el número de inventario, descripción del bien, marca, modelo, serie, usuario directo y ubicación física, cuya instrumentación está a cargo de la DGCP pero debe efectuarse con apoyo de las Unidades Académicas y Dependencias Administrativas; representa el valor de los bienes propiedad de la BUAP destinados para su utilización.
Activo No Circulante
Constituido por el conjunto de bienes requeridos por la BUAP sin el propósito de venta: Inversiones, valores y derechos cuya realización o disponibilidad se considera en un plazo mayor a doce meses.
Activo
Un activo es un recurso controlado por la BUAP, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a la BUAP.
Activos intangibles
Representa el monto de derechos por el uso de activos de propiedad industrial, comercial, intelectual y otros.
El o la titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa
El titular o la titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa deberá notificar a la oficina de la Abogada General, con copia a la DGCP, mediante oficio firmando y sellando, el extravío, robo o siniestro.
No se conoce el valor de adquisición
Entonces, el costo podrá ser asignado para fines de registro, por la Dirección General de Control Patrimonial, considerando el valor de otros bienes con características similares o, en su defecto, el que se obtenga de consultar en internet o a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes.
Costo de obras de construcción
Deberá incluir el de la elaboración de proyectos, la propia construcción y la supervisión, así como los gastos y costos relacionados con la misma, generados hasta su conclusión, independientemente de la fuente de financiamiento, observando los lineamientos aplicables en cada caso.
Instruir al encargado de la administración de los bienes sobre la firma y sello de la factura, cuando los bienes hayan sido recibidos.
Usuario directo del bien
Primero, la persona víctima del hecho debe comunicarlo al o a la titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa. Después, debe realizar las gestiones correspondientes: levantar un acta administrativa o una denuncia ante las autoridades ministeriales.
Instruir al encargado de la administración de los bienes sobre la revisión de las facturas y los bienes recibidos, ya que la factura de compra es un documento de gran importancia para la identificación de las características, precios y cantidades.
Costo de la adquisición, comprenderá:
El precio de adquisición, incluyendo aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables), la instalación y puesta en operación, la transportación, el almacenamiento, los seguros de trasportación y otros gastos directamente aplicables, incluyendo los importes derivados del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en aquellos casos que no sea acreditable. Los descuentos, bonificaciones y rebajas sobre compras y cualesquiera otras partidas similares deben restarse al determinar el costo de adquisición.
Costo de la adquisición, comprenderá:
El precio de adquisición, incluyendo aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables), la instalación y puesta en operación, la transportación, el almacenamiento, los seguros de trasportación y otros gastos directamente aplicables, incluyendo los importes derivados del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en aquellos casos que no sea acreditable. Los descuentos, bonificaciones y rebajas sobre compras y cualesquiera otras partidas similares deben restarse al determinar el costo de adquisición.
Activos intangibles
Representa el monto de derechos por el uso de activos de propiedad industrial, comercial, intelectual y otros.
Notificar a la DGCP sobre las adquisiciones de su área, durante los primeros diez días de haber recibido los bienes en cuestión, mediante el oficio de solicitud de alta o registro, el formato de activo fijo y las facturas correspondientes.
Bienes muebles
Son muebles por su naturaleza los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro, ya sea que se muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior. Por ejemplo: Aquellos requeridos en el desempeño de las actividades de la BUAP.
Bienes inmuebles
Se entenderán como bienes inmuebles afectos al patrimonio universitario aquellos terrenos, edificios, obra de infraestructura, construcciones, estatuas, monumentos y todo lo unido al inmueble en forma fija, de manera tal que no pueda separarse sin el deterioro del mismo o del objeto a él adherido; así como aquellos que lo son por su naturaleza y por determinación de la Ley.
No se conoce el valor de adquisición
Entonces, el costo podrá ser asignado para fines de registro, por la Dirección General de Control Patrimonial, considerando el valor de otros bienes con características similares o, en su defecto, el que se obtenga de consultar en internet o a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes.
Bienes inmuebles
Se entenderán como bienes inmuebles afectos al patrimonio universitario aquellos terrenos, edificios, obra de infraestructura, construcciones, estatuas, monumentos y todo lo unido al inmueble en forma fija, de manera tal que no pueda separarse sin el deterioro del mismo o del objeto a él adherido; así como aquellos que lo son por su naturaleza y por determinación de la Ley.
Instruir al encargado de la administración de los bienes, respecto a solicitar a los proveedores que emitan las facturas por separado, es decir, según su tipo y monto. En otras palabras, facturas de bienes que serán considerados como un aumento en los activos no circulantes o considerados contablemente como un gasto dentro del rubro de materiales y suministros.
Inventario
Relación o lista de los bienes muebles, inmuebles e intangibles comprendidos en el activo no circulante, la cual debe mostrar el número de inventario, descripción del bien, marca, modelo, serie, usuario directo y ubicación física, cuya instrumentación está a cargo de la DGCP pero debe efectuarse con apoyo de las Unidades Académicas y Dependencias Administrativas; representa el valor de los bienes propiedad de la BUAP destinados para su utilización.