Gestión documental electrónica

GESTIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS - UNIDAD 2

Gestión documental electrónica

POR: CASTAÑEDA DUARTE VÍCTOR

GRUPO : 6CM01

CONTENIDO

fASES DE LA gESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Documento electrónico de archivo

fASE PRE-ARCHIVISTICA

FASE DE PLANEACIÓN DOCUMENTAL

dOCUMENTO NATIVO ELECTRÓNICO

expediente electrónico

aNÁLISIS LEGAL, TECNOLÓGICO, FUNCIONAL Y ARCHIVÍSTICO

DIGITALIZACIÓN

Proceso de gestión documental electrónica

mETADATOS DE CONTENIDO

Código QR

mETADATOS DE ADMINISTRATIVOS

Fase archivística

INTRODUCCIÓN

En la era de la transformación digital, la administración de la información ha dejado de ser un proceso estático de acumulación de papel para convertirse en un ecosistema dinámico de datos y evidencias. La Gestión Documental Electrónica no consiste simplemente en sustituir el estante por el servidor; representa un cambio estructural en la forma en que las organizaciones aseguran su memoria, legalidad y eficiencia.

2.1 fases de la Gestión Documental Electrónica

Desde que un documento nace (o se crea) hasta que muere (o se destruye) tiene que pasar por varias fases. Dichas fases lo que vienen a demostrar es la importancia y utilidad de la información que contiene dicho documento tanto para las personas como para las organizaciones que lo generan y que posteriormente preservan, o destruyen.

FASE 1: PLANEACIÓN DOCUMENTAL:

2.2 fase 1: Planeación documental

En esta primera fase nos habla de la planificación y valoración de lo que va a ser el archivo, su documentación y estructura del documento electrónico.

2.2 fase 1: Planeación documental

2.2.1 Análisis legal, tecnológico, funcional y achivístico

¿Qué es análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico?

Legal

Tecnológico

2.2 fase 1: Planeación documental

2.2.1 Análisis legal, tecnológico, funcional y achivístico

¿Qué es análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico?

Funcional

Archivístico

2.2 fase 1: Planeación documental

2.2.1 Análisis legal, tecnológico, funcional y achivístico

La creación de documentos debe estar precedida del análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico.

¿Por qué?

Resultado

METADATOS

Los metadatos son "datos sobre los datos". Sin ellos, el documento electrónico es invisible para el sistema.

¿Tipos de metadatos?

METADATOS DE CONTENIDO

EJEMPLOS:

Estos metadatos describen de qué trata el documento y su contexto de creación. Son los que permiten que un buscador encuentre el archivo exacto entre miles.

METADATOS ADMINISTRATIVOS

EJEMPLOS:

Estos son más técnicos y "silenciosos". No describen el tema del documento, sino cómo se gestiona y protege dentro del sistema a lo largo del tiempo.

FASE 2: PRE-ARCHIVÍSTICA

FASE PRE-ARCHIVÍSTICA

En la segunda fase referente a la producción, la gestión y tramitación, y la valoración, nuevamente. En esta fase se produce el documento electrónico (ya sea por digitalización del documento analógico o porque nace directamente en electrónico), pasa por la fase de gestión y tramitación y, posteriormente, se valora su necesidad de formar parte del archivo o no.

DOCUMENTO NATIVO ELECTRÓNICO

Es un documento que se crea directamente en formato digital, sin haber sido convertido desde papelImportancia:

• Facilita la automatización de procesos
• Reduce el uso de papel
• Permite mayor rapidez en la gestión

EJEMPLO

Digitalización

EJEMPLO

Es el proceso de convertir documentos físicos (papel) en formato digital mediante escáner u otros medios. Tipos:

• Simple: Solo imagen del documento
• Certificada: Tiene validez legal (cumple normas específicas)

Importancia en GDE: Permite integrar documentos físicos al sistema electrónico.

Código QR

El Código QR (Quick Response) es un tipo de código de barras bidimensional que almacena información.¿Para qué sirve en GDE?

• Acceso rápido a documentos digitales
• Identificación de expedientes
• Vinculación entre documento físico y digital

Ejemplo de uso: Un expediente físico puede tener un QR que al escanearlo te lleve a su versión digital.

EJEMPLO

FASE 3: ARCHIVÍSTICA

FASE ARCHIVÍSTICA

Es la etapa de la Gestión de Documentos Electrónicos (GDE) donde los documentos dejan de usarse de manera activa y pasan a ser organizados, conservados y resguardados.Ayuda a:

• Garantiza la preservación a largo plazo
• Facilita el acceso a la información
• Apoya la transparencia y rendición de cuentas

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Es un documento digital que forma parte de un archivo institucional y que sirve como evidencia de actividades o decisiones. Permite conservar evidencia documental sin necesidad de soporte físico. Ejemplos:

• Oficios digitales
• Contratos electrónicos
• Actas en formato digital

CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO:

INTEGRIDAD Y DISPONIBILIDAD

AUTENTICIDAD Y FIABILIDAD

ESTRUCTURALES

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Es el conjunto organizado de documentos electrónicos relacionados con un mismo asunto, trámite o persona.

• Ejemplo:

Un expediente de un trabajador puede incluir:

• Solicitudes
• Contratos
• Correos electrónicos
• Reportes

IIMPORTANCIA

Proceso de gestión documental electrónica

Es el conjunto de actividades para controlar los documentos electrónicos durante todo su ciclo de vida.

ETAPAS

Proceso de gestión documental electrónica

CARACTERÍSTICAS

• Se realiza mediante sistemas digitales
• Usa normas y políticas institucionales
• Busca eficiencia y control

Proceso de gestión documental electrónica

IMPORTANCIA

• Garantiza el buen manejo de la información
• Evita pérdida de documentos
• Asegura cumplimiento legal

PARA FINALIZAR

CONCLUSION UNIDAD 2

CONCLUSIÓN

La Gestión Documental Electrónica no es un destino tecnológico, sino un proceso continuo de preservación de la verdad institucional. A través del análisis de los temas desarrollados, podemos concluir que la efectividad de un sistema archivístico digital depende de la armonía entre sus fases .

PLANEACIÓN

PRE-ARCHIVISTICA

ARCHIVISTICA

CONCLUSIÓN

Gestionar documentos electrónicos de manera profesional permite a las organizaciones transitar de la simple acumulación de archivos a la construcción de una memoria viva y un legado seguro. La adopción de estas fases no es opcional en el mundo contemporáneo; es el requisito indispensable para la transparencia, la eficiencia administrativa y la preservación del conocimiento en la era digital.

BIBLIOGRAFÍA

Archivo General del Estado de México (AGEM). (2023). Gestión Documental Electrónica. Secretaría de Cultura y Turismo. https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/gestion_documental_electronica.pdf Archivo General de la Nación (AGN). (2021). Lineamientos y Guías Técnicas en Materia de Archivos. Secretaría de Gobernación. https://www.gob.mx/agn/documentos/lineamientos-y-guias-tecnicas-en-materia-de-archivos Baratz. (2020, 21 de mayo). El proceso de gestión documental en el archivo electrónico. Comunidad Baratz. https://www.comunidadbaratz.com/blog/el-proceso-de-gestion-documental-en-el-archivo-electronico/ Consejo Internacional de Archivos (ICA). (2016). Gestión de Documentos Electrónicos: Manual de principios y requisitos. https://www.ica.org/es/recursos-y-publicaciones International Organization for Standardization. (2016). Información y documentación — Gestión de documentos (ISO Standard No. 15489-1:2016). https://www.iso.org/standard/62542.html Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA). (2014). Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGD). http://mgd.redtransparencia.org/

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

RESULTADO

El resultado de esta fase permitirá establecer si debe crearse o no un documento y sus características.

EJEMPLOS DE METADATOS ADMINISTRATIVOS

• Perfil de acceso: "Solo lectura para Recursos Humanos".
• Plazo de retención: "Conservar por 5 años en archivo de trámite".
• Historial de trazabilidad: Un registro de quién abrió el archivo y a qué hora (log de auditoría).

TECNOLÓGICO

Es la evaluación de la infraestructura técnica necesaria para soportar los documentos electrónicos a largo plazo.

METADATOS

Dentro de los metadatos habría que diferenciar entre: - Metadatos de contenido - Metadatos administrativos

¿Cuáles son las fases en cuestión?

• Fase 1: Planificación Documental
• Fase 2: Pre-archivística
• Fase: 3: Archivística

LEGAL

Consiste en identificar el marco normativo que obliga a la organización a conservar, proteger o eliminar documentos.

EJEMPLOS DE METADATOS DE CONTENIDO

• Título/Asunto: Nombre específico del documento (ej. "Acta de Comité de Adquisiciones 04-2026").
• Autor/Creador: Persona o área responsable de generar la información.
• Descripción: Un resumen breve del contenido.
• Palabras clave: Términos para facilitar la recuperación.
• Fecha de creación: El momento exacto en que se generó el contenido.

¿Por qué?

En él se determina la utilidad de los mismos como evidencia de las actuaciones de la administración pública.

Características:

• Se puede escanear con celulares

Almacena:

• URLs
• Texto
• Datos de identificación

Ventajas:

• Conservación de documentos
• Acceso rápido
• Ahorro de espacio

Un documento electrónico de archivo:

• Tiene valor administrativo, legal o histórico
• Está organizado dentro de un sistema

Cuenta con:

• Metadatos (fecha, autor, asunto, etc.)

Debe ser:

• Auténtico
• Íntegro
• Fiable

Importancia

• Facilita la gestión de información
• Permite dar seguimiento a procesos
• Mejora la organización documental

Ejemplo de:

Documento Nativo Electrónico

Ejemplo de:

Documento digitalizado

EJEMPLO DE

Código QR

Etapas principales:

1. Creación o recepción
2. Clasificación
3. Registro
4. Almacenamiento
5. Acceso y consulta
6. Conservación
7. Disposición final (eliminación o conservación permanente)

ESTRUCTURALES

Contenido: La información o el mensaje que transmite (el texto, los datos, las imágenes). Estructura: El formato físico o lógico y la relación entre los elementos que lo componen (ej. un formulario XML o un PDF/A con firmas digitales). Contexto: La información sobre quién lo creó, cuándo, por qué y cómo se relaciona con otros documentos (metadatos).

INTEGRIDAD Y

DISPONIBILIDAD

Integridad: Se refiere a que el documento está completo y no ha sido alterado de forma no autorizada. En el entorno digital, esto se verifica mediante algoritmos de "Hash" (huellas digitales únicas). Disponibilidad (Usabilidad): El documento debe poder ser localizado, recuperado, presentado e interpretado a lo largo del tiempo, superando la obsolescencia tecnológica.

AUTENTICIDAD Y FIABILIDAD

Autenticidad: Es la garantía de que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado por la persona o entidad que dice haberlo hecho y en el momento que se indica. Se logra mediante firmas electrónicas o sellos de tiempo. Fiabilidad: El contenido es una representación completa y precisa de las actividades o hechos que documenta. Un documento fiable es aquel en el que se puede confiar para tomar decisiones.

FASE PLANEACIÓN

La planeación es el pilar preventivo: Sin un análisis legal, tecnológico y archivístico profundo, y sin una definición rigurosa de metadatos, los documentos nacen huérfanos de contexto, lo que dificulta su recuperación y pone en riesgo su validez jurídica a largo plazo.

FASE PRE-ARCHIVÍSTICA

Es el punto de control: Ya sea mediante documentos nativos electrónicos o digitalización, el uso de herramientas como el código QR y estándares de captura asegura que la información sea auténtica desde su origen.

FASE ARCHIVÍSTICA

Es la garantía de integridad: La correcta conformación de expedientes electrónicos y la gestión de documentos de archivo bajo principios de fiabilidad y disponibilidad permite que la información no solo sirva para la operación diaria, sino que se convierta en un activo histórico y una prueba legal inalterable.

FUNCIONAL

Se enfoca en el "cómo se trabaja" en la organización. Los documentos son el reflejo de los procesos. Se analizan los procesos de negocio, los flujos de trabajo (workflows), quién crea el documento, quién lo autoriza y quién lo consulta.

ARCHIVÍSTICO

Es la aplicación de la ciencia archivística al entorno digital para dar orden y contexto.Se analiza El Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) y la estructura de las series documentales.