Bloque Tenant Coordination

BLOQUE TENANT

COMERCIAL Y OF

CICLOS DE NEGOCIO

Índice

BLOQUE LEGAL| UN PROYECTO EXTRAORDINARIO

Aprobación de Proyecto Ejecutivo

4. APROBACIÓN PARCIAL PROYECTO EJECUTIVO

1. CARGA DE PROYECTO EJECUTIVO

3. REVISIÓN DE PROYECTO EJECUTIVO

2. REVISIÓN DE DOCUMENTOS

6. APROBACIÓN TOTAL Y NOTIFICACIÓN DE APROBACIÓN

5. REVISIÓN COMPLEMENTARIA

CLIENTE

TENANT COORDINATION

TENANT COORDINATION

TENANT COORDINATION

TENANT COORDINATION

TENANT COORDINATION

+ Info

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BLOQUE LEGAL| UN PROYECTO EXTRAORDINARIO

Supervisión de Adecuación

5. PROGRAMACIÓN DE LIBERACIÓN DE ADECUACIÓN

3. VISITA DE ADECUACIÓN Y REGISTRO DE AVANCE

7. REVISIÓN CHECK LIST APERTURA

4. REVISIÓN DE REPORTES

2. REPORTE DE AVANCE

1. INICIO DE ADECUACIÓN

6. FIRMA DE ACTA DE LIBERACIÓN

8. FIRMA DE CARTA DE APERTURA

ADMINISTRADOR DE INMUEBLE/JEFE DE MANTENIMIENTO

CLIENTE /CONTRATISTA

CLIENTE/ CONTRATISTA

ADMINISTRADOR DE INMUEBLE

TENANT

TENANT

TENANT

CLIENTE

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+ Info

+ Info

+ Info

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BLOQUE LEGAL| UN PROYECTO EXTRAORDINARIO

Entrega de espacio comercializado

5. NOTIFICACIÓN DE FECHA DE ENTREGA

3. REVISIÓN DEL ESTADO DEL LOCAL

4. VALIDACIÓN DE PAGOS

2. CONCILIACIÓN DE INFORMACIÓN

1. NOTIFICACIÓN DE ENTREGA DE LOCAL

6. ENTREGA FÍSICA DE ESPACIO

7. FIRMA DE ACTA DE ENTREGA

ADMINISTRADOR DE INMUEBLE

TENANT

MESA DE CONTROL

TENANT

TENANT

ADMINISTRADOR DE INMUEBLE

CLIENTE/TENANT

+ Info

+ Info

+ Info

+ Info

+ Info

+ Info

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BLOQUE LEGAL| UN PROYECTO EXTRAORDINARIO

Carga de Proyecto Ejecutivo

I. Layout general II. Planos de trazo III. Planos de instalación (ingenierías) IV. Planos de muros V. Planos estructurales (cuando se requiera) VI. Plano de iluminación VII. Plano de acabados en pisos VIII. Cronograma de obra IX. Fichas técnicas de mobiliario a utilizar X. Diseño de tapial (con marca) solo en caso de CC Nota: Consultar los documentos obligatorios en las Reglas de Operación.

Responsable: Cliente

Después de la entrega del espacio al cliente (ver proceso de Entrega de Espacio), el cliente deberá cargar su proyecto ejecutivo en Monday mediante un formulario, adjuntando la siguiente documentación:

Pagos preliminares:

• Depósitos en garantía
• Rentas anticipadas
• Guantes
• Pagos especiales

2. Si la información no es correcta, Tenant notifica el error mediante Monday a Mesa de control, quien a su vez, corrige el error mediante Monday. Toda situación que Mesa de control no pueda solucionar, debe de escalarla con el líder del departamento.Se debe colocar el estatus del contrato, en Escalado. 3. Si la información es correcta, continúa con la etapa de validación de pagos.

1. Confirma contra contrato:

• Nombre comercial
• Razón social
• Inmueble
• Metraje
• Fecha de firma
• Fecha de entrega
• Fecha de apertura (solo CC)
• Fecha de inicio de renta
• Periodo de gracia
• Anexos técnicos
• Condiciones especiales

Conciliación de información Responsable: Tenant

4. Carga Acta de Entrega en Monday.5. El Administrador del Inmueble descarga el Acta de Monday y valida que la información esté correcta.

1. Notifica al cliente mediante correo electrónico la fecha de entrega del espacio y la registra en Monday.
2. Desarrolla correo machote y liga de formulario de solicitud de PE.
3. En paralelo se ejecuta el proceso de Aprobación de proyecto Ejecutivo.

Notificación de fecha de entrega Responsable: Tenant

Aprobación parcial proyecto ejecutivo

Responsables: Tenant Coordination

1. Aprueba por medio de Monday el proyecto ejecutivo.

• Aprobación parcial con VoBo de los primeros requerimientos. Con ello se puede iniciar la adecuación.
• Se envía al cliente la liga para ingreso.

2. Continúa el proceso con actividades paralelas:

• Proceso de Supervisión de Adecuación
• Continuidad del proceso

De forma quincenal, el cliente elabora el reporte de avance y lo carga en Monday por medio de un formulario.

Reporte de avance Responsable: Cliente/Contratista

Responsable: Tenant

Firma de acta de liberación

1. Se debe coordinar y conseguir la firma del representante legal del cliente y la Administración del inmueble.2. Se puede liberar la adecuación con algunos puntos pendientes, siempre y cuando estos no sean de alto impacto. 3. Tenant debe dar seguimiento al cumplimiento de esos pendientes. 4. Debe cargar el acta de liberación en Monday. En este punto culmina para la línea de negocio de oficinas corporativas.

1. Cambia estatus en Monday a validación de pagos. 2. Carga confirmación de pagos en Monday, adjuntando el correo que recibe de parte del departamento de Cobranza:

• Depósito en garantía
• Rentas adelantadas
• Guante (solo CC)
• Pagos especiales (revisar contrato)

Validación de pagos Responsable: Tenant

Selecciona a los perfiles viables para entrevista técnica con el líder.

Selección de perfiles

1. Publica la vacante 2. Realiza una entrevista telefónica y valida los siguientes puntos: I. Escolaridad II. Años de experiencia. III. Conocimientos técnicos. IV. Horario. V. Prestaciones. VI. Distancia. VII. Esquema de trabajo VIII. Sueldo

Reclutador

1. En cuanto recibe la notificación por parte de Tenant, revisa el estado del local rectificando el inventario y registra en Monday la información. 2. Si el espacio no puede entregarse, continúa con el proceso Pendientes Tenant. 3. Si el espacio puede entregarse, continua con la notificación de la fecha de entrega.

Revisión del estado del local Responsables: Administrador de inmueble

Reclutador envía CVs y formatos de evaluación de los candidatos viables (dupla, terna o de manera escalonada).

Envío de candidatos

Solicitante revisa perfiles y da fechas propuestas de entrevista.

Revisión y selección de perfiles

1. Se debe coordinar con el representante legal o con quien este asigne, del cliente y la Administración del Inmueble.
2. La programación se realizará por medio de Monday.

Programación de liberación de adecuación Responsable: Tenant

3. Se ejecuta check list de liberación por medio de Monday.4. Si no se liberó la adecuación, Tenant solicita al cliente que atienda las correcciones mediante un plan de acción y cargue nuevamente el reporte de avance. 5. Si se libera la adecuación, continúa el proceso.

Responsable: Administrador de Inmueble

Entrega física del espacio

1. Entrega el espacio al cliente.2. Cliente recibe el espacio.

I. En caso de que alguno cumpla con el perdil, avisa al reclutador para su contratación. II. Da retroalimentación de perdiles no seleccionados. III. En caso de que ninguno cubra el perfil, se continúa con la búsqueda.

Selección

Entrevista a los candidatos y llena el formato de Evaluación de candidatos.

Entrevista

El cliente inicia la adecuación, la cual deberá de estar apegada al proyecto ejecutivo aprobado.

Inicio de adecuación Responsable: Cliente/Contratista

Realizan la visita de adecuación y registran el avance en Monday. Se debe definir el check list.

Visita de adecuación y registro de avance Responsables: Administrador de inmueble/ Jefe de mantenimiento

Revisión de documentos

Responsables: Tenant Coordination

• Desde Monday realizará la revisión de documentos ingresados por el cliente.
• Si la documentación está completa, se continúa con el siguiente paso.
• En caso de detectar errores o faltantes, se solicitará la corrección al cliente mediante Monday, quien a su vez deberá atender las correcciones también a través de la plataforma.

Aprobación total y notificación de aprobación.

Responsable: Tenant Coordination

1. Tenant Coordination realiza la Aprobación Total por medio de Monday y lo notifica por medio de correo electrónico y Monday a los siguientes involucrados:

• Cliente
• Jefe de mantenimiento
• Administrador de inmueble

4. En el momento en que Tenant cambia en Monday el estado a Entregado, se envía una notificación a los interesados:

• Facturación
• Comercialización
• Cobranza
• Operaciones

Responsable: Cliente/ Tenant1. El Representante Legal del cliente o responsable asignado firma el Acta de entrega. 2. El Administrador del Inmueble carga Acta de entrega en Monday. 3. Tenant Coordination deberá descargar y firmar el Acta de entrega y notificar mediante Monday.

Firma de Acta de Entrega

I. Puesto II. Ubicación III. Aprobación en presupuesto IV. Tipo de vacante.

Validación de vacante

Notifica la entrega del local mediante Monday a Tenant y al Administrador del Inmueble.Se notifican los contratos firmados por el cliente y que el departamento Juridico libera.

Notificación de entrega de local Responsable: Mesa de control

Responsable: Administrador de Inmueble1. Se debe garantizar que el cliente cuente con todo lo necesario para su correcta operación. 2. Revisar la imagen y el cumplimiento normativo. 3. Si no cumple con el check list:

• Solicitar al cliente que corrija las inconsistencias.
• Una vez corregidas, se revisa nuevamente el check list de apertura.

4. Si cumple con el check list, el Administrador del Inmueble otorga el Vo. Bo. para la apertura del espacio por parte del cliente.

Revisión de check list de apertura

1. Revisa el reporte del cliente y de Administración en Monday. 2.Si el avance no es adecuado:

• Solicita un plan de acción al cliente, quien a su vez ejecutará dicho plan.
• El plan de acción no debe exceder el periodo de gracia; de lo contrario, el cliente debe notificar al Administrador y a Tenant.

3.El cliente debe cargar nuevamente el reporte de avance en Monday.

Revisión de reportes Responsable: Tenant

4. Si el avance es adecuado, pero la adecuación no se ha concluido, Tenant debe esperar al siguiente reporte. 5. Si el avance es adecuado y la adecuación se ha concluido, continúa el proceso.

Revisión complementaria

Responsable: Tenant Coordination

1. Tenant Coordination realiza una revisión complementaria en Monday. 2. Si no se aprueba el resto de los documentos, el proceso continúa con actividades paralelas

• Tenant solicita plan de acción al cliente por medio de correo electrónico, el cliente deberá atender el plan de acción por medio de un formulario de Monday y continua en la etapa "Revisión complementaria".
• Tenant solicita detención de adecuación y posteriormente el Administrador de inmueble detiene la adecuación.
• Si Tenant aprueba total el proyecto, libera y da permiso para continuar con la adecuación.

3. Si se aprueba el resto de los documentos, el proceso continúa.

Responsable: Cliente/ Administrador de Inmueble1. El cliente firma la carta de apertura, y posteriormente la firman el Administrador del Inmueble y el Jefe de Mantenimiento. 2. El Administrador del Inmueble carga la carta de apertura en Monday.

Firma de carta apertura

Revisión de Proyecto Ejecutivo

Responsable: Tenant

1. Tenant Coordination revisa que el proyecto ejecutivo compartido por el cliente cumpla con los lineamientos vigentes del Manual de Adaptaciones. 2. En caso de que el proyecto requiera correcciones: Solicitará las correcciones al cliente vía correo electrónico y Monday.

• Se establecen 3 revisiones de manera ordinaria.
• Si se detectan y requieren más de 3 revisiones, el cliente será acreedor a una sanción.

3. En caso de que el proyecto no requiera correcciones: Revisa si el proyecto es factible.

• Si el proyecto no es factible, continua con el proceso Pendientes Tenant.
• Si el proyecto es factible, continua con el proceso.

No continpua con el proceso y da aviso a líder.

PRUEBAS INCONSISTENTES

Se realiza un estudio de referencias laborales.

PRUEBAS CONSISTENTES