TEORÍAS DE LA ADMINISTRACIÓN

TEORÍAS DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración organiza personas y recursos para evitar el desorden, optimizar esfuerzos y alcanzar objetivos colectivos. Su evolución integra enfoques centrados en tareas, estructura, personas y entorno, los cuales se complementan para mejorar la gestión organizacional.

Empezar

Teoría Clásica

por Henri Fayol

Esta teoría ve a la organización desde la perspectiva de la gerencia. Fayol estableció que el gerente tiene cinco funciones vitales: planear (ver hacia el futuro), organizar (dar recursos), dirigir (guiar al personal), coordinar (unir esfuerzos) y controlar (verificar que todo salga según el plan). Todo se basa en el orden, la eficiencia y una estructura muy clara de mando.

Teoría de la Burocracia

por Max Weber

Esta teoría tiene similitudes con la Clásica porque también busca el orden, pero Weber se enfocó en crear un sistema basado en reglas escritas y la impersonalidad.

• Todo funciona a través de manuales y procedimientos estrictos.

• Hay una jerarquía muy definida donde cada puesto tiene sus responsabilidades detalladas.

• Las decisiones son "racionales"; es decir, se basan en criterios objetivos y no en si le caes bien o mal al jefe. Busca eliminar el favoritismo para que la empresa sea totalmente predecible.

Teoría Neoclásica

Mientras la Burocracia se enfocaba en seguir las reglas y la Clásica en seguir al jefe, la Neoclásica se enfoca exclusivamente en los resultados. De ahí nace la APO (Administración por Objetivos). Funciona así: En lugar de que el jefe solo dé órdenes, el jefe y el empleado se sientan juntos a definir una meta clara.

ORGANIZACIÓN

PLANEACIÓN

DIRECCIÓN

CONTROL

Teoría de los Sistemas y Teoría de las Contingencias

Las teorías anteriores veían a la empresa como una máquina cerrada y aislada. Aquí la administración cambia de enfoque y se propone que la organización es un sistema abierto, interactuando de manera constante con su entorno. Podemos poner como ejemplo:

joyería lobo imperíaL

Transformación

Entradas

Salidas

Retroalimentación

Teoría del Caos

Un evento minúsculo puede cambiarlo absolutamente todo en la empresa. Por ejemplo: Un simple tweet de un cliente quejándose del producto se hace viral en 2 horas y destruye la reputación de la marca. El barco del proveedor se queda atascado y hace que la empresa se quede sin inventario durante meses. Los gerentes no deben intentar controlarlo todo, sino sepan organizarse solos para sobrevivir y encontrar las nuevas oportunidades que trae el desorden. Se propone que las empresas sean ágiles y capaces de autoorganizarse.

Transformación

Procesa y administra esos elementos internamente.

Por ejemplo: La gerencia organizando los horarios y aprobando los nuevos diseños para la compra y venta de estos productos.

Desventajas

1. Si el jefe no cuenta con las aptitudes necesarias para ser un buen líder, el manejo jerárquico puede afectar negativamente al equipo.
2. Para que una idea llegue al nivel más alto de mando, es decir, al gerente, puede tardar demasiado o incluso no llegar, ya que pasa por muchas personas y autorizaciones.
3. Puede suceder que no se deleguen tareas a los subordinados, debido a que todo recae en el jefe y el personal solo cumple una función específica.
4. Puede generarse desmotivación en el personal al realizar la misma función repetitiva todos los días, sin recibir nuevas responsabilidades.
5. Si ocurre un cambio inesperado en la empresa, como el de la pandemia, podrían generarse pérdidas, ya que la organización no se adaptaría con rapidez y podría haber reducción de personal.

Salidas

Entrega productos o servicios al mercado.

Ejemplo: Si contamos con kioscos físicos, los anillos, collares y pulseras se exhiben brillantes en las vitrinas, listos para su compra inmediata. En cambio, si se trata de una empresa en línea, el proceso culmina cuando el repartidor envía los productos al cliente a través de un servicio de paquetería.

Medir los resultados para ver si lo logramos, y si no, corregir.

A mitad de mes notan ventas bajas; la estrategia en Instagram falla y cambian a una oferta 2x1 en tienda para alcanzar la meta.

Ventajas

1. La gerencia tiene un mayor control sobre lo que sucede dentro de la organización.
2. Se brindan los recursos necesarios a los empleados y, además, se reduce el desperdicio.
3. Se guía al personal de la manera más eficiente posible.
4. Los intereses de los individuos y los de la organización son tratados con el mismo respeto.
5. Se tiene claridad sobre a quién dirigirse, ya que se trabaja por medio de una jerarquía establecida.

Entradas

Entrega productos o servicios al mercado.

Por ejemplo: Estos incluyen recursos físicos, vienen de los proveedores, brindan el oro, la plata y las piedras preciosas; también la mano de obra o el capital humano, representado por el talento de los artesanos. Además, debemos considerar el presupuesto general y factores externos: la voz del cliente, que guia a las nuevas tendencias de moda.

¿A dónde queremos llegar? (Metas)

La meta exacta es vender 100 pares de zapatos en 30 días. El gerente y el vendedor deciden una estrategia rápida: el vendedor hará campañas por WhatsApp a clientes antiguos y publicará fotos en Instagram.

¿Qué recursos y personas necesitamos para lograrlo?

El gerente le asigna un teléfono de la empresa con internet y al whatsapp corporativo, le da acceso al catálogo digital actualizado, le aparta los 100 pares en la bodega para asegurar que haya inventario.

Ventajas

1. Cada persona sabe qué hacer y cómo hacerlo, lo que brinda claridad en los roles y responsabilidades.
2. Los procedimientos estandarizados permiten que la organización funcione de manera ordenada y que cada quien cumpla con su función.
3. Las decisiones se basan en reglas y no en favoritismos; esto reduce la discriminación y el amiguismo.
4. La jerarquía definida facilita la supervisión y el control del trabajo.
5. Los puestos se asignan por competencia técnica y no por relaciones personales.

Liderar e inspirar al equipo para que camine hacia esa meta.

El gerente motiva al vendedor diciéndole: "Si logras los 100 pares, te llevas un 10% de comisión extra". Mantiene una comunicación abierta por si el vendedor tiene dudas sobre cómo cerrar una venta difícil.

Desventajas

1. El exceso de reglas y procedimientos puede dificultar la adaptabilidad a los cambios o la innovación.
2. La cantidad de registros y formularios puede volver el trabajo demasiado pesado.
3. La impersonalidad puede hacer que el personal se sienta como un número y no como parte importante de la empresa.
4. La estructura piramidal puede generar trámites innecesarios o conflictos entre los distintos niveles.
5. Puede ocurrir que, si algo no está escrito en un manual o reglamento, el proceso se bloquee y sea necesario escalar la situación para poder tomar una decisión.

Retroalimentación

Analiza la respuesta del entorno (ventas, quejas, tendencias) para ajustar sus procesos.

Por ejemplo: Si los clientes ya no compran el oro amarillo pero empiezan a preguntar mucho por anillos de oro rosado y , o si hay quejas porque un tipo de broche se rompe fácil. La joyería analiza esta información para ajustar sus futuras compras (entradas) y diseños (transformación).

Ventajas

1. Este modelo permite una mayor cercanía con el cliente, logrando impactar en diversos segmentos del mercado.
2. La estructura facilita el ajuste inmediato de la empresa ante los requerimientos y cambios del mundo exterior.
3. Al permitir cambios drásticos de manera ágil, se crea un entorno ideal para la creatividad y la mejora continua.
4. Existe un movimiento constante de dinero, ya que los costos y precios se adaptan al gasto de recursos, mano de obra y la demanda de los clientes.
5. La administración no es rígida, sino que responde de manera estratégica a las circunstancias específicas del entorno.

Desventajas

1. Al reaccionar rápido, los gerentes suelen delegar decisiones a niveles inferiores; si estas decisiones son erróneas, el impacto negativo afecta a toda la organización.
2. La dependencia del entorno es total. Una crisis de mercado o la falla de un proveedor pone en riesgo inmediato la capacidad de cubrir costos internos, como salarios y existencias.
3. Al no existir un manual rígido para cada situación, las soluciones pueden tardar más en ejecutarse, ya que requieren el consenso de varias personas.
4. No se puede realizar un plan de negocios a largo plazo,, dado que el rumbo depende de las necesidades cambiantes del cliente, de las tendencias y tecnológias.
5. Para mantenerse competitiva, la empresa debe invertir en investigación de mercado y análisis de datos, lo que eleva significativamente los gastos fijos.

Estos principios son las reglas o guías prácticas sobre cómo el gerente debe realizar esas funciones para que todo el sistema funcione con eficiencia.

Maquila

• El jefe en la punta es planea lo que harán los ejecutivos, organiza los departamentos, dirige las acciones, coordina que ventas y contabilidad no se peleen, y controla a los empleados de base.
• La pirámide separa a la gente por especialidad. Los "vendedores" solo le rinden cuentas a "ventas", y los "empleados de oficina" solo a "administración". No se cruzan entre ellos.

Ventajas

1. Permite que la empresa no solo reaccione, sino que se ajuste ante las transformaciones del mercado.
2. Ante un incremento en la demanda, permite la contratación inmediata de personal, ajustando la capacidad operativa al ritmo de la producción.
3. La innovación y las soluciones rápidas son fundamentales para el crecimiento de la organización.
4. La implementación de Inteligencia Artificial permite automatizar procesos y analizar datos del entorno para tomar decisiones estratégicas.
5. Se consolidan equipos de trabajo resilientes y capaces de autoorganizarse, reduciendo la dependencia de una supervisión jerárquica tradicional.

Desventajas

1. Existe un riesgo de que la organización no sobreviva a cambios drásticos o imprevistos en el ecosistema empresarial.
2. Un cambio en el entorno puede obligar a la empresa a prescindir de personal, afectando la continuidad del equipo.
3. Resulta sumamente complejo trazar un plan de negocios a largo plazo, ya que el rumbo depende enteramente de las reacciones del mercado y el ambiente externo.
4. El estado de cambio constante puede generar niveles de ansiedad, estrés y desgaste psicológico en los colaboradores.
5. La necesidad de invertir constantemente en tecnología y capacitación para nuevas habilidades puede presionar las finanzas al punto de comprometer la estabilidad económica de la empresa.

Desventajas

1. Al priorizar el resultado a toda costa, los empleados podrían a prometer de más al cliente para cumplir la meta.
2. Los colaboradores pueden sufrir de estrés y ansiedad debido a la exigencia constante de alcanzar los indicadores de rendimiento (KPIs) mensuales o anuales.
3. Puede generar rivalidad, reduciendo la colaboración y el trabajo en equipo al enfocarse cada persona únicamente en su meta individual.
4. Al evaluar exclusivamente los resultados finales, la gerencia podría ignorar fallas en el proceso o descuidar los recursos de la empresa.
5. Si los objetivos no se definen con absoluta claridad desde el inicio, se genera confusión en el equipo y el desempeño general se ve afectado.

Ventajas

1. Todo el personal trabaja de manera coordinada bajo un objetivo común y bien definido.
2. Entre gerencia y el colaborador se fomenta una comunicación fluida y una constante motivación
3. Se asignan a los empleados los recursos y herramientas específicas que necesitan para el cumplimiento de sus tareas.
4. Facilita un canal de comunicación directo y sin intermediarios para asegurar el alcance oportuno de las metas.
5. Permite evaluar de cerca el rendimiento del colaborador, brindándole retroalimentación y apoyo cuando es necesario.