ADMISIÓN POS - APP
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¿Qué lograrás en este curso?
Fortalecerás tu proceso de admisión para asegurar un registro correcto desde el inicio.
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Ingreso al módulo
1. Accede desde el escritorio.
2. Digita tu usuario y contraseña. 3. Confirma el acceso al módulo presionando el botón de Entrar.
Admisión de envíos
Selecciona el recuadro denominado Admisión de envíos.
Al seleccionar la opción se desplegaran dos opciones: Admisión de envíos en línea y Creación de envíos.
Admisión de pre - envíos
Al ingresar a la ventana de “envíos en línea”, podrás diligenciar tu número de identificación y tu celular.
Al ingresar tu número de identificación y celular, haz clic en Buscar. Se abrirá una ventana donde podrás ver los envíos generados previamente por el cliente y que aún están pendientes de admisión.
Agregar nuevo envío:
Este botón te permite añadir envíos adicionales.
Verifica los datos del remitente y el número de guía.
Consulta el estado (“sin admitir”) y usa Anular si es necesario.
Selecciona Agregar Empaque para proteger tu producto.
Al hacer clic en CONTINUAR, podrás visualizar:
Valida toda la información; la liquidación y costos son tu responsabilidad.
Ajustes que cambien el valor se descuentan al Centro de Servicio Origen.
Admite el Pre-envío solo en la ciudad registrada; si es otra, usa creación de envíos.
Puedes guardar varios Pre-envíos y generar una sola factura.
Consideraciones
al admitir un Pre-envío:
Para cambiar el cliente convenio, usa Editar datos para la cotización.
Al guardar la admisión, se activa la impresión; solo se permite una copia de la guía.
Si el cliente solicita una copia, puedes imprimir una segunda en papel Bond seleccionando primero la opción Bond y luego Imprimir.
Si hay un problema al imprimir la etiqueta, verás un aviso que te recuerda que puedes volver a imprimirla en papel autoadhesivo.
Compartir guía por WhatsApp: Confirma con el cliente el número celular y, al hacer clic en Enviar, se generará un link para que el cliente descargue la guía o factura.
Una vez creada e impresa la guía, puedes generar una nueva admisión haciendo clic en Imprimir y luego en Continuar para confirmar la información.
Listas restrictivas – Restricción para remitente
Al admitir envíos con forma de pago al cobro, el sistema verifica si tienes pagos pendientes o devoluciones no cobradas.
Se mantiene un registro con fechas de entrega, vencimiento y comunicaciones, aplicando la política de suspensión de servicios a clientes morosos. La validación se hace usando tu número de cédula y celular al momento de la admisión.
Si al consultar el sistema detecta que el remitente tiene alguna novedad, se mostrará una ventana informativa.
Si esto ocurre, puedes: Continuar con la venta usando pago al contado. Realizar el pago de los envíos devueltos.
Selecciona efectivo o QR como forma de pago, genera la factura y envía el link por WhatsApp para que el cliente descargue el comprobante.
Restricción para destinatario
Al admitir una venta al cobro, el sistema verifica tu número de identificación y celular para identificar si el destinatario ha generado devoluciones de envíos por no pagar en los últimos 3 meses.
Advertencia: Si el destinatario no pagó entre 2 y 3 envíos al cobro en el periodo.
Bloqueo: Si el destinatario no pagó 4 o más envíos al cobro en el periodo.
Por qué puedes ingresar a la lista restrictiva:
- Remitente: Debes una guía al cobro que fue devuelta y no se pagó.
- Destinatario: Generaste más de 3 devoluciones en 2 meses.
Cómo salir de la lista restrictiva:
- Paga las guías devueltas pendientes.
- Mantén un buen comportamiento como destinatario.
- Genera una PQRS para que revisen tu caso y puedas ser retirado de la lista.
Creación de Envío
Si necesitas crear un envío que el cliente no ingresó como Pre-envío, ve a Creación de Envíos y haz clic en Nuevo Envío.
Al hacer clic en Nuevo Envío, se abre la ventana de edición, dividida en tres módulos: Datos del envío, Remitente y destinatario y Resumen.
Datos del envío
Ciudad de Destino: Ingresa la ciudad donde se entregará el envío.
Pantalla de Datos del Envío:
Medidas
Peso
Pago en Casa
Formas de Pago
Convenio
Valor Declarado
Tipo de Envío
Dice Contener
Cotizar
Observaciones
Módulo
Remitente y Destinatario
Registrar remitente y destinatario:
Nota: Si la ciudad no está parametrizada, el sistema ocultará el Check Sur.
Al finalizar el ingreso de los datos del remitente y destinatario, haz clic en Continuar.
Módulo
de resumen y facturación
En este módulo verás el resumen de la admisión; si los datos ingresados son correctos, haz clic en “Sí, de acuerdo”.
Finalmente, el sistema te mostrará la guía generada. Selecciona “Continuar” para emitir el comprobante.
Creación de Envío con Atributo Pago en Casa
Si realizas la admisión del envío con atributo de pago en casa, sigue estos pasos:Haz clic en “Continuar” después de diligenciar la pantalla “Datos del envío” y selecciona “Sí” en envío pago en casa.
Después de hacer clic en “Confirmar”, selecciona el tipo de servicio que se adapte a la necesidad del cliente y luego haz clic en “Aceptar”.
Registra el número de identificación del cliente sin espacios.
Validar el número de cuenta ya antes registrada.
En los datos de remitente y destinatario encontrarás nuevas ayudas, identificadas con un símbolo, que muestran la importancia de diligenciar correctamente la información al seleccionarlo.
Si quieres cambiar la cuenta, marca el recuadro para actualizarla; luego ingresa tu celular para recibir el enlace por WhatsApp o SMS.
Si no has registrado tu cuenta, recibirás un mensaje que enviará el enlace al portal de autogestión vía WhatsApp o SMS para que te registres y puedas realizar el servicio.
Para que el mensajero PAMI o contratista sepa que el destinatario puede verificar el envío, la etiqueta mostrará una caja abierta y el valor a cobrar.
Creación de envío sin atributo de pago en casa
Selecciona el servicio según la necesidad del cliente y haz clic en Aceptar; el sistema mostrará el detalle del costo del envío para informarlo antes de continuar.
- Continuar: Haz clic para avanzar a la siguiente interfaz.
- Se mostrarán los datos previamente diligenciados del remitente y destinatario de la siguiente manera:
Identificación
Celular
Email
Se activará un mensaje de alerta para las direcciones del destinatario que el sistema no pueda identificar, indicando que podrían ser incorrectas. Esto permitirá corregir, confirmar y agregar detalles adicionales de la dirección si se requiere para la entrega.
Desde esta pantalla puedes volver a los datos del remitente o destinatario si necesitas hacer cambios, o continuar con la admisión.
- Al hacer clic en Admitir, se mostrará la pantalla de Impresión, donde:
- Al acercar el cursor a Imprimir, aparecerá un aviso: “Solamente podrás imprimir una copia de la guía”.
Si el cliente necesita una copia adicional, se puede imprimir en papel Bond seleccionando esa opción antes de imprimir.
Si hay un inconveniente con la impresión de la etiqueta, aparecerá un aviso recordando que puedes volver a imprimirla en papel autoadhesivo.
Tienes la opción de reimprimir la etiqueta autoadhesiva, y se realizará un seguimiento y reporte mensual de las causas de la reimpresión.
Compartir guía por WhatsApp: Confirma con el cliente el número de celular al que se enviará la copia del comprobante. Al hacer clic en “Enviar”, se generará un enlace que permitirá al cliente descargar las guías y comprobantes.
Una vez creada la etiqueta, puedes imprimirla y luego agregar una nueva venta, haciendo clic en Imprimir y luego en Continuar para confirmar la información.
Admisión de Pre-Envíos de Cliente
Cuando los clientes lleguen a tu punto de venta, puedes ofrecerles escanear un código QR para crear Pre-Envíos durante la fila o antes de llegar. Esto agiliza la admisión, solo verificando el peso y demás datos del envío. Cuando los clientes lleguen con Pre-Envíos creados, ingresa a POS para continuar el proceso.
En “Admisión de envíos en línea”, ingresa la identificación y celular del cliente (marca si es cliente crédito) para ver y admitir sus Pre-Envíos uno por uno.
Verifica el peso y demás datos del envío; si hay errores, edítalos y luego admite los envíos rápidamente.
Finalmente, tras verificar el peso y los datos, admite el envío y luego imprime la etiqueta.
Medios de pago
Al cerrar la factura, el cliente puede pagar con código QR, mostrando sus datos, la cantidad de envíos y el valor a cobrar.
Selecciona el medio de pago que se adapte al cliente. Aparecerá un camión de Inter Rapidísimo por menos de un minuto para evitar duplicidad. El cliente debe escanear el código en pantalla, válido por 2,5 minutos, y recibirá una notificación cuando el pago sea efectivo.
En el POS se mostrará el pago exitoso. Luego, haz clic en Continuar para generar la factura o comprobante, que se podrá compartir por WhatsApp.
Facturación Electrónica
Para garantizar la correcta creación de la factura electrónica:
Asegúrate de que el NIT esté correctamente registrado; identifica al cliente ante la DIAN.
Solicita nombre completo o razón social según el RUT del cliente.
Pide correo electrónico, dirección y teléfono; el correo es necesario para enviar la factura electrónica.
Para guías de contado, la factura se envía al remitente; para al cobro, al destinatario.
Se genera factura electrónica para personas naturales que superen 5 UVT diarios, según resolución DIAN N° 001092.
Venta de empaque
Durante la admisión, indica al cliente si desea incluir (facturar) un empaque; no es obligatorio y depende del stock disponible.
Agregar un empaque
En el proceso de cotización, haz clic en “Agregar empaque” en la parte inferior derecha para habilitar su facturación.
Valor: Según el tipo y las medidas del empaque, se mostrarán los precios disponibles.
Una vez el cliente confirme el empaque, podrás GUARDAR o CANCELAR para incluir o no el costo en la cotización.
Modificar los datos del suministro
Para modificar los datos del empaque, haz clic sobre las dimensiones en pantalla y selecciona nuevamente.Para eliminarlo, haz clic en el icono de bote de basura junto a las dimensiones.
Agregar un empaque
En “Resumen de facturación”, si el cliente desea añadir un empaque antes de generar la factura, haz clic en “Agregar empaque” en la parte superior derecha.
Una vez confirmada la adición de uno o más empaques, haz clic en “Cerrar factura / comprobante” para que el sistema confirme los costos.
Anulaciones de envíos
Los canales de venta pueden anular los envíos admitidos en el módulo POS de su ID o Centro de Servicio de dos formas:
Una vez realizada la admisión sin finalizar:
Si en “Resumen y Facturación” solo hay una venta asociada al cliente y haces clic en “Anular”, el sistema regresa a la página de inicio del canal de venta para iniciar una nueva admisión.
Anular envíos después de finalizar la admisión
Si el cliente solicita la anulación tras finalizar la admisión, el canal de venta debe ir al home del POS, hacer clic en “Anular Envío” y registrar los datos solicitados: número de guía y motivo de anulación.
El cliente recibirá un código de aprobación de anulación, que debe entregar al recepcionista o administrador del canal de venta para ingresarlo en el POS y completar la anulación del envío.
Anulación de envío “Validado por Centro de Servicios”
El usuario ingresa al módulo “Anular Envío”, escribe el consecutivo en “Guía a Anular” y selecciona la causal “Validado por centro de servicios”.Advertencia: El sistema muestra los parámetros y las consecuencias que la anulación tendría en la caja del centro de servicio.
Al hacer clic en “Cancelar”, el sistema cierra el módulo de anulación y regresa a la vista principal del POS.
Si el centro de servicios necesita modificar el número de celular, se activará la opción “Cambiar el número” para que el usuario pueda completar la anulación.
Continuar: Al registrar el número de celular y hacer clic en “Continuar”, el sistema mostrará la ventana para ingresar el código de anulación.
Cerrar: Al hacer clic en “Cerrar”, el sistema regresa a la pantalla principal.
Anular otro envío: Al hacer clic en esta opción, el sistema mostrará nuevamente la pantalla de anulación para repetir el proceso.
Cierre de caja
En el cierre de caja podrás visualizar las anulaciones, incluyendo cantidades y valores de los envíos, para llevar control y seguimiento de las afectaciones generadas.
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Valor Declarado: Se calcula automáticamente según peso y parametrización del sistema.
El POS abrirá la pantalla de “Selección de empaque” para detallar el nuevo empaque.Al seleccionarlo, el sistema añadirá automáticamente su costo a la liquidación previa a la facturación.
Forma de Pago: Selecciona Contado o Al cobro.
Nota: Confirma los datos con el cliente antes de continuar para evitar reprocesos.
Si seleccionas el atributo Pago en Casa y deseas que el destinatario pague el valor del transporte, elige la forma de pago “Al cobro”.
Cotizar: Al hacer clic, se mostrarán los servicios disponibles según los datos.Una vez completados los datos, haz clic en Continuar.
Nota: En los datos de remitente y destinatario encontrarás nuevas ayudas, identificadas con un símbolo, que indican la importancia de diligenciar correctamente la información al pasar sobre él.
Identificación: Ingresa el número real de identificación del cliente; no se permiten registros como 11111111 o 222222.
Nombre o Razón Social: Nombre del remitente.
Tipo de Inmueble: Selecciona en la lista desplegable.
Regresar: Vuelve a la lista de Pre-envíos del cliente para seleccionar otro envío.
Al ingresar el código del cliente en el POS, el sistema confirma la anulación exitosamente, permitiendo realizar otra anulación o cerrar la ventana.
El POS abrirá la pantalla de “Selección de empaque” para detallar el nuevo empaque.Al seleccionarlo, el sistema añadirá automáticamente su costo a la liquidación previa a la facturación.
Celular: Registra correctamente el número, ya que se enviará el enlace al cliente.
Destinatario: Datos del cliente que recibirá el envío; sí se pueden actualizar.
Al hacer clic en “Agregar empaque”, el sistema mostrará dos opciones para diligenciar.
Dice Contener: Ingresa el contenido del envío según lo indicado o verificado.
Nota: Si hay ciudades con el mismo nombre en otros departamentos, el sistema mostrará una alerta de “¡ciudades parecidas!” para ayudarte a elegir la correcta y evitar errores.
El sistema validará que el número registrado sea de celular; si no, mostrará el mensaje: “El número registrado no corresponde a una línea celular, por favor seleccione cambiar número”.
Cambiar número: Al seleccionar esta opción, se abrirá una ventana para modificar el número de celular al cual se enviará el código de anulación.
Dirección: Dirección completa según el rótulo.
Validado por Centro de Servicios: El usuario ingresa el número de guía a anular y selecciona la causal “Validado por centro de servicios”.
Nota: El sistema mostrará la alerta: “Esta acción no se podrá deshacer y tendrá una afectación a caja”.
Al hacer clic en “Anular”, el sistema llevará al usuario a la opción “Confirmar el número de celular”.
Cuando el cliente confirme el costo total, haz clic en CONTINUAR para avanzar con el proceso de admisión.
Celular: Registra correctamente el número, ya que se enviará el enlace al cliente.
Editar: Modifica información diligenciada por el cliente; solo puedes cambiar datos del destinatario.
Tipo de Dirección: Obligatorio seleccionar en la lista; si la entrega es en “Reclame Oficina”, escribe “Reclame” o “Reclamo” para que el sistema muestre las oficinas disponibles según el destino.
- Evitar reprocesos administrativos.
- Garantizar una correcta admisión en el sistema POS.
- Optimizar los tiempos de atención.
- Prevenir errores en la liquidación.
Afectación de caja
- Forma de pago contado: Al generar la anulación, se realiza el egreso en la caja del centro de servicio de admisión.
- Forma de pago Al cobro: Al generar la anulación, se retiran los pendientes del canal de venta destino.
Nota: Se hará seguimiento y reporte mensual de las causas de la reimpresión.
E-mail: Aunque no es obligatorio, sirve para contactar al cliente en caso de novedad.
Check Sur: Marca para complementar la dirección con “Sur”.
Cuando el cliente confirme el empaque, su costo se añadirá a la liquidación del servicio.
Remitente: Información del cliente que generó el Pre-envío; no editable.
Peso: Ingresa el peso registrado en la báscula.
Confirmar el número de celular: Al seleccionar “Validado por centro de servicios”, el sistema enviará un código para realizar la anulación del envío.
Confirmar anulación:
Para anular el envío, ingresa el código de 6 dígitos enviado al número de celular registrado.
- Celular registrado: Número al cual se enviará el código de anulación.
- Puedes enviar un nuevo código en: Tiempo de espera para solicitar un nuevo código.
- Cancelar: Regresa a la pantalla principal del POS.
- Confirmar anulación: Al ingresar el código, el sistema genera la anulación del envío.
- Envío anulado exitosamente: Se mostrará una ventana confirmando que la guía fue anulada correctamente y sin novedad.
Los datos del remitente y destinatario son esenciales para garantizar una operación correcta, ubicar al cliente en caso de novedad y reducir reclamaciones.
Regresar: Permite volver al campo de liquidación de envíos si se requiere algún cambio.
Forma de Pago: Selecciona Contado o Al cobro.
Observaciones: Describe características y estado; si no se verifica, escribe “envío sin verificar bajo responsabilidad del cliente”.
Tipo de Envío: Selecciona en la lista desplegable.
Después de ingresar los datos del remitente y destinatario, aparecerá una pantalla con una ayuda para confirmar con el cliente que la información es correcta. Si el cliente está de acuerdo, se le consulta si desea proceder con la creación de la guía.
Convenio: Habilítalo solo si es un envío a crédito.
Medidas: Si un lado supera 40 cm, registra medidas volumétricas; el sistema calculará el peso por volumen.
Al seleccionar “Si” en agregar pago en casa, ingresar el monto que se va a transferir y esté debe ser igual al valor comercial del envío. Después, dar clic en “Confirmar”.
Datos para la Cotización: Verifica ciudad de destino y peso antes de guardar.
Al registrar los datos del envío, remitente y destinatario, en “Resumen y Facturación” podrás anular el envío, ya sea por el canal de venta o el cliente.
Al hacer clic en “Anulación”, el envío seleccionado se eliminará inmediatamente.
Nota: La venta OFFLINE con atributo pago en casa solo se puede realizar para clientes frecuentes que estén en la base local del canal de venta.
Nota: Captura correctamente toda la información para evitar reclamaciones por no envío de facturas.
Admitir: Guarda la información y cambia el estado del envío a “Admitido” para imprimir la guía.
Barrio: Ingresa el nombre; si está parametrizado, se activará automáticamente Check Sur.
Continuar: Avanza con la admisión y muestra el resumen; los campos se pueden editar si es necesario.
Admisión POS - APP
INTERRAPIDISIMO S.A.
Created on February 23, 2026
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ADMISIÓN POS - APP
Procesos claros, resultados confiables
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¿Qué lograrás en este curso?
Fortalecerás tu proceso de admisión para asegurar un registro correcto desde el inicio.
Al finalizar, podrás:
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Ingreso al módulo
1. Accede desde el escritorio.
2. Digita tu usuario y contraseña. 3. Confirma el acceso al módulo presionando el botón de Entrar.
Admisión de envíos
Selecciona el recuadro denominado Admisión de envíos.
Al seleccionar la opción se desplegaran dos opciones: Admisión de envíos en línea y Creación de envíos.
Admisión de pre - envíos
Al ingresar a la ventana de “envíos en línea”, podrás diligenciar tu número de identificación y tu celular.
Al ingresar tu número de identificación y celular, haz clic en Buscar. Se abrirá una ventana donde podrás ver los envíos generados previamente por el cliente y que aún están pendientes de admisión.
Agregar nuevo envío:
Este botón te permite añadir envíos adicionales.
Verifica los datos del remitente y el número de guía.
Consulta el estado (“sin admitir”) y usa Anular si es necesario.
Selecciona Agregar Empaque para proteger tu producto.
Al hacer clic en CONTINUAR, podrás visualizar:
Valida toda la información; la liquidación y costos son tu responsabilidad.
Ajustes que cambien el valor se descuentan al Centro de Servicio Origen.
Admite el Pre-envío solo en la ciudad registrada; si es otra, usa creación de envíos.
Puedes guardar varios Pre-envíos y generar una sola factura.
Consideraciones
al admitir un Pre-envío:
Para cambiar el cliente convenio, usa Editar datos para la cotización.
Al guardar la admisión, se activa la impresión; solo se permite una copia de la guía.
Si el cliente solicita una copia, puedes imprimir una segunda en papel Bond seleccionando primero la opción Bond y luego Imprimir.
Si hay un problema al imprimir la etiqueta, verás un aviso que te recuerda que puedes volver a imprimirla en papel autoadhesivo.
Compartir guía por WhatsApp: Confirma con el cliente el número celular y, al hacer clic en Enviar, se generará un link para que el cliente descargue la guía o factura.
Una vez creada e impresa la guía, puedes generar una nueva admisión haciendo clic en Imprimir y luego en Continuar para confirmar la información.
Listas restrictivas – Restricción para remitente
Al admitir envíos con forma de pago al cobro, el sistema verifica si tienes pagos pendientes o devoluciones no cobradas.
Se mantiene un registro con fechas de entrega, vencimiento y comunicaciones, aplicando la política de suspensión de servicios a clientes morosos. La validación se hace usando tu número de cédula y celular al momento de la admisión.
Si al consultar el sistema detecta que el remitente tiene alguna novedad, se mostrará una ventana informativa.
Si esto ocurre, puedes: Continuar con la venta usando pago al contado. Realizar el pago de los envíos devueltos.
Selecciona efectivo o QR como forma de pago, genera la factura y envía el link por WhatsApp para que el cliente descargue el comprobante.
Restricción para destinatario
Al admitir una venta al cobro, el sistema verifica tu número de identificación y celular para identificar si el destinatario ha generado devoluciones de envíos por no pagar en los últimos 3 meses.
Advertencia: Si el destinatario no pagó entre 2 y 3 envíos al cobro en el periodo.
Bloqueo: Si el destinatario no pagó 4 o más envíos al cobro en el periodo.
Por qué puedes ingresar a la lista restrictiva:
Cómo salir de la lista restrictiva:
Creación de Envío
Si necesitas crear un envío que el cliente no ingresó como Pre-envío, ve a Creación de Envíos y haz clic en Nuevo Envío.
Al hacer clic en Nuevo Envío, se abre la ventana de edición, dividida en tres módulos: Datos del envío, Remitente y destinatario y Resumen.
Datos del envío
Ciudad de Destino: Ingresa la ciudad donde se entregará el envío.
Pantalla de Datos del Envío:
Medidas
Peso
Pago en Casa
Formas de Pago
Convenio
Valor Declarado
Tipo de Envío
Dice Contener
Cotizar
Observaciones
Módulo
Remitente y Destinatario
Registrar remitente y destinatario:
Nota: Si la ciudad no está parametrizada, el sistema ocultará el Check Sur.
Al finalizar el ingreso de los datos del remitente y destinatario, haz clic en Continuar.
Módulo
de resumen y facturación
En este módulo verás el resumen de la admisión; si los datos ingresados son correctos, haz clic en “Sí, de acuerdo”.
Finalmente, el sistema te mostrará la guía generada. Selecciona “Continuar” para emitir el comprobante.
Creación de Envío con Atributo Pago en Casa
Si realizas la admisión del envío con atributo de pago en casa, sigue estos pasos:Haz clic en “Continuar” después de diligenciar la pantalla “Datos del envío” y selecciona “Sí” en envío pago en casa.
Después de hacer clic en “Confirmar”, selecciona el tipo de servicio que se adapte a la necesidad del cliente y luego haz clic en “Aceptar”.
Registra el número de identificación del cliente sin espacios.
Validar el número de cuenta ya antes registrada.
En los datos de remitente y destinatario encontrarás nuevas ayudas, identificadas con un símbolo, que muestran la importancia de diligenciar correctamente la información al seleccionarlo.
Si quieres cambiar la cuenta, marca el recuadro para actualizarla; luego ingresa tu celular para recibir el enlace por WhatsApp o SMS.
Si no has registrado tu cuenta, recibirás un mensaje que enviará el enlace al portal de autogestión vía WhatsApp o SMS para que te registres y puedas realizar el servicio.
Para que el mensajero PAMI o contratista sepa que el destinatario puede verificar el envío, la etiqueta mostrará una caja abierta y el valor a cobrar.
Creación de envío sin atributo de pago en casa
Selecciona el servicio según la necesidad del cliente y haz clic en Aceptar; el sistema mostrará el detalle del costo del envío para informarlo antes de continuar.
Identificación
Celular
Email
Se activará un mensaje de alerta para las direcciones del destinatario que el sistema no pueda identificar, indicando que podrían ser incorrectas. Esto permitirá corregir, confirmar y agregar detalles adicionales de la dirección si se requiere para la entrega.
Desde esta pantalla puedes volver a los datos del remitente o destinatario si necesitas hacer cambios, o continuar con la admisión.
Si el cliente necesita una copia adicional, se puede imprimir en papel Bond seleccionando esa opción antes de imprimir.
Si hay un inconveniente con la impresión de la etiqueta, aparecerá un aviso recordando que puedes volver a imprimirla en papel autoadhesivo.
Tienes la opción de reimprimir la etiqueta autoadhesiva, y se realizará un seguimiento y reporte mensual de las causas de la reimpresión.
Compartir guía por WhatsApp: Confirma con el cliente el número de celular al que se enviará la copia del comprobante. Al hacer clic en “Enviar”, se generará un enlace que permitirá al cliente descargar las guías y comprobantes.
Una vez creada la etiqueta, puedes imprimirla y luego agregar una nueva venta, haciendo clic en Imprimir y luego en Continuar para confirmar la información.
Admisión de Pre-Envíos de Cliente
Cuando los clientes lleguen a tu punto de venta, puedes ofrecerles escanear un código QR para crear Pre-Envíos durante la fila o antes de llegar. Esto agiliza la admisión, solo verificando el peso y demás datos del envío. Cuando los clientes lleguen con Pre-Envíos creados, ingresa a POS para continuar el proceso.
En “Admisión de envíos en línea”, ingresa la identificación y celular del cliente (marca si es cliente crédito) para ver y admitir sus Pre-Envíos uno por uno.
Verifica el peso y demás datos del envío; si hay errores, edítalos y luego admite los envíos rápidamente.
Finalmente, tras verificar el peso y los datos, admite el envío y luego imprime la etiqueta.
Medios de pago
Al cerrar la factura, el cliente puede pagar con código QR, mostrando sus datos, la cantidad de envíos y el valor a cobrar.
Selecciona el medio de pago que se adapte al cliente. Aparecerá un camión de Inter Rapidísimo por menos de un minuto para evitar duplicidad. El cliente debe escanear el código en pantalla, válido por 2,5 minutos, y recibirá una notificación cuando el pago sea efectivo.
En el POS se mostrará el pago exitoso. Luego, haz clic en Continuar para generar la factura o comprobante, que se podrá compartir por WhatsApp.
Facturación Electrónica
Para garantizar la correcta creación de la factura electrónica:
Asegúrate de que el NIT esté correctamente registrado; identifica al cliente ante la DIAN.
Solicita nombre completo o razón social según el RUT del cliente.
Pide correo electrónico, dirección y teléfono; el correo es necesario para enviar la factura electrónica.
Para guías de contado, la factura se envía al remitente; para al cobro, al destinatario.
Se genera factura electrónica para personas naturales que superen 5 UVT diarios, según resolución DIAN N° 001092.
Venta de empaque
Durante la admisión, indica al cliente si desea incluir (facturar) un empaque; no es obligatorio y depende del stock disponible.
Agregar un empaque
En el proceso de cotización, haz clic en “Agregar empaque” en la parte inferior derecha para habilitar su facturación.
Valor: Según el tipo y las medidas del empaque, se mostrarán los precios disponibles.
Una vez el cliente confirme el empaque, podrás GUARDAR o CANCELAR para incluir o no el costo en la cotización.
Modificar los datos del suministro
Para modificar los datos del empaque, haz clic sobre las dimensiones en pantalla y selecciona nuevamente.Para eliminarlo, haz clic en el icono de bote de basura junto a las dimensiones.
Agregar un empaque
En “Resumen de facturación”, si el cliente desea añadir un empaque antes de generar la factura, haz clic en “Agregar empaque” en la parte superior derecha.
Una vez confirmada la adición de uno o más empaques, haz clic en “Cerrar factura / comprobante” para que el sistema confirme los costos.
Anulaciones de envíos
Los canales de venta pueden anular los envíos admitidos en el módulo POS de su ID o Centro de Servicio de dos formas:
Una vez realizada la admisión sin finalizar:
Si en “Resumen y Facturación” solo hay una venta asociada al cliente y haces clic en “Anular”, el sistema regresa a la página de inicio del canal de venta para iniciar una nueva admisión.
Anular envíos después de finalizar la admisión
Si el cliente solicita la anulación tras finalizar la admisión, el canal de venta debe ir al home del POS, hacer clic en “Anular Envío” y registrar los datos solicitados: número de guía y motivo de anulación.
El cliente recibirá un código de aprobación de anulación, que debe entregar al recepcionista o administrador del canal de venta para ingresarlo en el POS y completar la anulación del envío.
Anulación de envío “Validado por Centro de Servicios”
El usuario ingresa al módulo “Anular Envío”, escribe el consecutivo en “Guía a Anular” y selecciona la causal “Validado por centro de servicios”.Advertencia: El sistema muestra los parámetros y las consecuencias que la anulación tendría en la caja del centro de servicio.
Al hacer clic en “Cancelar”, el sistema cierra el módulo de anulación y regresa a la vista principal del POS.
Si el centro de servicios necesita modificar el número de celular, se activará la opción “Cambiar el número” para que el usuario pueda completar la anulación.
Continuar: Al registrar el número de celular y hacer clic en “Continuar”, el sistema mostrará la ventana para ingresar el código de anulación.
Cerrar: Al hacer clic en “Cerrar”, el sistema regresa a la pantalla principal.
Anular otro envío: Al hacer clic en esta opción, el sistema mostrará nuevamente la pantalla de anulación para repetir el proceso.
Cierre de caja
En el cierre de caja podrás visualizar las anulaciones, incluyendo cantidades y valores de los envíos, para llevar control y seguimiento de las afectaciones generadas.
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¡Felicitaciones, has terminado!
Valor Declarado: Se calcula automáticamente según peso y parametrización del sistema.
El POS abrirá la pantalla de “Selección de empaque” para detallar el nuevo empaque.Al seleccionarlo, el sistema añadirá automáticamente su costo a la liquidación previa a la facturación.
Forma de Pago: Selecciona Contado o Al cobro.
Nota: Confirma los datos con el cliente antes de continuar para evitar reprocesos.
Si seleccionas el atributo Pago en Casa y deseas que el destinatario pague el valor del transporte, elige la forma de pago “Al cobro”.
Cotizar: Al hacer clic, se mostrarán los servicios disponibles según los datos.Una vez completados los datos, haz clic en Continuar.
Nota: En los datos de remitente y destinatario encontrarás nuevas ayudas, identificadas con un símbolo, que indican la importancia de diligenciar correctamente la información al pasar sobre él.
Identificación: Ingresa el número real de identificación del cliente; no se permiten registros como 11111111 o 222222.
Nombre o Razón Social: Nombre del remitente.
Tipo de Inmueble: Selecciona en la lista desplegable.
Regresar: Vuelve a la lista de Pre-envíos del cliente para seleccionar otro envío.
Al ingresar el código del cliente en el POS, el sistema confirma la anulación exitosamente, permitiendo realizar otra anulación o cerrar la ventana.
El POS abrirá la pantalla de “Selección de empaque” para detallar el nuevo empaque.Al seleccionarlo, el sistema añadirá automáticamente su costo a la liquidación previa a la facturación.
Celular: Registra correctamente el número, ya que se enviará el enlace al cliente.
Destinatario: Datos del cliente que recibirá el envío; sí se pueden actualizar.
Al hacer clic en “Agregar empaque”, el sistema mostrará dos opciones para diligenciar.
Dice Contener: Ingresa el contenido del envío según lo indicado o verificado.
Nota: Si hay ciudades con el mismo nombre en otros departamentos, el sistema mostrará una alerta de “¡ciudades parecidas!” para ayudarte a elegir la correcta y evitar errores.
El sistema validará que el número registrado sea de celular; si no, mostrará el mensaje: “El número registrado no corresponde a una línea celular, por favor seleccione cambiar número”. Cambiar número: Al seleccionar esta opción, se abrirá una ventana para modificar el número de celular al cual se enviará el código de anulación.
Dirección: Dirección completa según el rótulo.
Validado por Centro de Servicios: El usuario ingresa el número de guía a anular y selecciona la causal “Validado por centro de servicios”.
Nota: El sistema mostrará la alerta: “Esta acción no se podrá deshacer y tendrá una afectación a caja”. Al hacer clic en “Anular”, el sistema llevará al usuario a la opción “Confirmar el número de celular”.
Cuando el cliente confirme el costo total, haz clic en CONTINUAR para avanzar con el proceso de admisión.
Celular: Registra correctamente el número, ya que se enviará el enlace al cliente.
Editar: Modifica información diligenciada por el cliente; solo puedes cambiar datos del destinatario.
Tipo de Dirección: Obligatorio seleccionar en la lista; si la entrega es en “Reclame Oficina”, escribe “Reclame” o “Reclamo” para que el sistema muestre las oficinas disponibles según el destino.
Afectación de caja
Nota: Se hará seguimiento y reporte mensual de las causas de la reimpresión.
E-mail: Aunque no es obligatorio, sirve para contactar al cliente en caso de novedad.
Check Sur: Marca para complementar la dirección con “Sur”.
Cuando el cliente confirme el empaque, su costo se añadirá a la liquidación del servicio.
Remitente: Información del cliente que generó el Pre-envío; no editable.
Peso: Ingresa el peso registrado en la báscula.
Confirmar el número de celular: Al seleccionar “Validado por centro de servicios”, el sistema enviará un código para realizar la anulación del envío.
Confirmar anulación: Para anular el envío, ingresa el código de 6 dígitos enviado al número de celular registrado.- Celular registrado: Número al cual se enviará el código de anulación.
- Puedes enviar un nuevo código en: Tiempo de espera para solicitar un nuevo código.
- Cancelar: Regresa a la pantalla principal del POS.
- Confirmar anulación: Al ingresar el código, el sistema genera la anulación del envío.
- Envío anulado exitosamente: Se mostrará una ventana confirmando que la guía fue anulada correctamente y sin novedad.
Los datos del remitente y destinatario son esenciales para garantizar una operación correcta, ubicar al cliente en caso de novedad y reducir reclamaciones.
Regresar: Permite volver al campo de liquidación de envíos si se requiere algún cambio.
Forma de Pago: Selecciona Contado o Al cobro.
Observaciones: Describe características y estado; si no se verifica, escribe “envío sin verificar bajo responsabilidad del cliente”.
Tipo de Envío: Selecciona en la lista desplegable.
Después de ingresar los datos del remitente y destinatario, aparecerá una pantalla con una ayuda para confirmar con el cliente que la información es correcta. Si el cliente está de acuerdo, se le consulta si desea proceder con la creación de la guía.
Convenio: Habilítalo solo si es un envío a crédito.
Medidas: Si un lado supera 40 cm, registra medidas volumétricas; el sistema calculará el peso por volumen.
Al seleccionar “Si” en agregar pago en casa, ingresar el monto que se va a transferir y esté debe ser igual al valor comercial del envío. Después, dar clic en “Confirmar”.
Datos para la Cotización: Verifica ciudad de destino y peso antes de guardar.
Al registrar los datos del envío, remitente y destinatario, en “Resumen y Facturación” podrás anular el envío, ya sea por el canal de venta o el cliente. Al hacer clic en “Anulación”, el envío seleccionado se eliminará inmediatamente.
Nota: La venta OFFLINE con atributo pago en casa solo se puede realizar para clientes frecuentes que estén en la base local del canal de venta.
Nota: Captura correctamente toda la información para evitar reclamaciones por no envío de facturas.
Admitir: Guarda la información y cambia el estado del envío a “Admitido” para imprimir la guía.
Barrio: Ingresa el nombre; si está parametrizado, se activará automáticamente Check Sur.
Continuar: Avanza con la admisión y muestra el resumen; los campos se pueden editar si es necesario.